RSM SITI KHODIJAH GURAH

NOTULEN RAPAT RUTIN UNIT REKAM MEDIS

Hari, Tanggal : Sabtu, 5 Januari 2019

Pukul : 12.00-Selesai
Hadir : 14
Tidak Hadir :0

ISI RAPAT
KEPUTUSAN/TINDAK
NO POKOK BAHASAN
LANJUT/PIC
1 Sosialisasi pengisian form titipan/naik kelas
Mengingatkan terkait ketepatan identifikasi
1. Kalau menggunakan sampul bekas, nomor lama langsung dicoret dan
segera ditempel stiker warna
2 2. Untuk pasien ranap, kalau input dibiling minta tolong dilihat tanggalnya
(tgl masuk MRS diisi manual)
3. Pengisian identitas resep supaya menggunakan label, jangan ditulis
tangan.
Untu semua form rekam medis baru, di simpan di RS-PC  Rekam Medis
3
 7. Form Rekam Medis New
4 Rencana lembur Retensi  dimulai pertenganhan bulan januari (minggu 2)
Untuk penataan status Rajal setelah selesai pemeriksaan supaya di
5
berdirikan dan ditata dengan rapi.
6 Sosialisasi SOP jaga pendaftaran

Kediri : 5 Januari 2019

Menyetujui, Notulen,

Febri Ariningtias A.md RMIK Wiji Sulaimah

RAPAT JANGMED JANUARI 2019

KEPUTUSAN/TINDAK
NO POKOK BAHASAN
LANJUT/PIC
Kunjungan bulan November  Desember
RANAP = 343  391 (Meningkat)
RAJAL = 1418  1396 (Menurun)
1 UGD = 1110  949 (Menurun)
BOR = 67.31%  65.16% (Menurun)
KLPCM  Lengkap =87.76%  91.82%
Tidak Lengkap = 12.24%  8.18%
2 ASURANSI/SIPP dari Humas penanggung jawab tetap HUMAS
3 Lupis Terkait alat kesehatan BPJS (PJ mb Nena)
Retansi digudang In aktif sudah selesai, lanjut Pengetikan dan pengerjaan
4
status rajal
5 Penggunaan label supaya lebih ditertibkan
 RSM SITI KHODIJAH GURAH
NOTULEN RAPAT RUTIN UNIT REKAM MEDIS

Hari, Tanggal : Sabtu, 2 Februari 2019

Pukul : 12.00-Selesai
Hadir : 14
Tidak Hadir :0

ISI RAPAT
KEPUTUSAN/TINDAK
NO POKOK BAHASAN
LANJUT/PIC
Mengingatkan terkait
1. Kerapian dalm make-up
1 2. Kerapian dalam berpakaian
3. Kebersihan dan kerapian ruangan supaya dijaga
4. Ketelitian dalam mendaftar pasien (identitas disesuaikan KTP/SIM)
Petugas pendaftaran supaya menempati tempat yang sudah disediakan
2
sesuai jadwal
Operan supaya lebih on time
3 Pasien yang daftar dijam operan maka menjadi tanggung jawab yang
waktunya dioperi
Sosialisasi Asuransi oleh HUMAS
Sosialisasi tatacara pengecekan pasien asuransi
Yang bisa dilayani oleh ruang SPP
4 1. JASARAHARJA
2. ASURANSI
3. Warning Premi
4. Pengaduan/Komplain
Jika ada pasien Warning Premi
1. Bayar Denda
5
2. Pasien/Keluarga diminta ke ruang SPP untuk pemberitahuan
pembayaran denda

Kediri : 2 Februari 2019

Menyetujui, Notulen,

Febri Ariningtias A.md RMIK Wiji Sulaimah

RAPAT JANGMED FEBRUARI 2019

KEPUTUSAN/TINDAK
NO POKOK BAHASAN
LANJUT/PIC
Kunjungan bulan Desember  Januari
RANAP = 391  488 (Meningkat)
RAJAL = 1396  1735 (Meningkat)
1 UGD = 949  1155 (Meningkat)
BOR = 65.16% 90.82% (Meningkat)
KLPCM  Lengkap =91.82%  82% (Menurun)
Tidak Lengkap = 8.18%  18% (Meningkat)
Prosentase pengembalian berkas ranap kurang dari 2 hari (3 tertinggi)
1. RR  100%
2. Arofah 4  100%
3. Arofah 5  91%
2 4. Arofah 6  87%
Prosentase pengembalian berkas ranap lebih dari 2 hari (3 tertinggi)
1. Madinah 7  88%
2. Madinah 5  81%
3. Madinah 3  76%
Rencana telusur ruangan untuk audit rekam medis (terutama pasien baru
3
ranap saja)
4 Label gizi ditambah logo rumah sakit
5 Pengajuan finger prin sudah ACC, lanjutkan implementasi ke ruangan.
 RSM SITI KHODIJAH GURAH
NOTULEN RAPAT RUTIN UNIT REKAM MEDIS

Hari, Tanggal : Sabtu, 2 Maret 2019

Pukul : 12.00-Selesai
Hadir : 14
Tidak Hadir : 0

ISI RAPAT
KEPUTUSAN/
NO POKOK BAHASAN TINDAK
LANJUT/PIC
Mengingatkan kepada teman-teman semua, terkait :
1. Senyum nya, dalam keadaan apapun
2. Keramahannya,
3. Nada bicara, lebih lembut. Jangan dengan emosi
1
4. Emosi lebih dijaga, dalam keadaan apapun
Karna pendaftaran itu bagian depan, yg pertama dilihat itu pendaftaran, kalau
pendaftaran baik, ins dibelakangnya ikut baik.
Kalau dari awal sudah tidak baik, mesti pasien akan puter balik tidak jadi periksa.
Mengingatkan terkait ketepatan identifikasi
1. Untuk pasien daftar Poli/UGD  Ranap supaya diteliti lagi jenis bayarnya.
2. Untuk pasien daftar Poli/UGD  Ranap supaya diteliti lagi nama ruangnya,
langsung dipindah ruangan.
2 3. Kalau menggunakan sampul bekas, nomor lama langsung dicoret dan segera
ditempel stiker warna
4. Untuk pasien ranap, kalau input dibiling minta tolong dilihat tanggalnya (tgl masuk
MRS diisi manual)
5. Pengisian identitas resep supaya menggunakan label, jangan ditulis tangan.
Untuk yang jaga  dilarang/jangan mengoper-operkan pasien
Untuk tugas jaga itu dibagi supaya lebih tertib. Kalau pasiennya sudahsudah datang,
3 petugas yang mengondisikan.
Kita yang butuh pasien, lek banyak yg complain, kunjungan menurun, dari atasan
mesti mencari pokok permasalahan.
Untuk kunjungan poli mata
4 Hari selasa MAX 25 pasien
Hari rabu MAX 30 pasien, tp ditutup 25 pasien, yg 5 untuk px post opname
Pasien los (terutama BPJS)
Pagi pemeriksaan LAB, sore waktu pemeriksaan tidak datang.
5
Jadi, untuk GDA di labnya sore 1 jam sebelum pemeriksaan, jadi px disuruh datang 1
jam lebih awal.
Usulan KASIR
6 Untuk resume dan kelengkapan BPJS  dipisah per tanggal dan perpoli, bisa apa
tidak?
7 Mutu setiap petugas mengumpulkan 5 sampel, gmana evaluasinya?
8 Retensi, Maret bulan terakhir.
9 Rencana pemusnahan???
Tugas PJ
1. Menangani complain dari manapun, saat itu juga. Harus bisa mengatur nada
bicara. (complain teman, atau pasien)
2. TTD sep (rujukan keluar) , terutama poli rujuk/sep mata.
RAPAT JANGMED MARET 2019

KEPUTUSAN/TINDAK
NO POKOK BAHASAN
LANJUT/PIC
Kunjungan bulan Januari  Februari
RANAP = 488  424 (Menurun)
RAJAL = 1735  1530 (Menurun)
1 UGD = 1155  1518 (Meningkat)
BOR = 86.38% 89.28% (Meningkat)
KLPCM  Lengkap =82%  69.10% (Menurun)
Tidak Lengkap = 18%  30.90% (Meningkat)
Prosentase pengembalian berkas ranap kurang dari 2 hari (3 tertinggi)
1. Arofah 2  100%
2. Arofah 3  100%
3. Shofa 3  100%
Prosentase pengembalian berkas ranap lebih dari 2 hari (3 tertinggi)
1. Madinah 2  100%
2. Madinah 4  100%
2
3. Madinah 5  100%
4. Madinah 7  100%
5. Mina 8  100%
6. RR  100%
7. Shofa 2  100%
8. Shofa 4  100%
9. Shofa 5  100%
Rencana telusur ruangan untuk audit rekam medis (terutama pasien baru
3
ranap saja)  belum bisa berjalan
4 Label gizi ditambah logo rumah sakit  belum, pak jamal masih agak repot
Pengajuan finger prin sudah ACC, lanjutkan implementasi ke ruangan. 
5
masih menunggu konfirmasi ke pak jamal
Per tanggal 22 meret 2019  poli umum sore dialihkan ke UGD semua
6
(masuk P3)
 RSM SITI KHODIJAH GURAH
NOTULEN RAPAT RUTIN UNIT REKAM MEDIS

Hari, Tanggal : Sabtu, 2 April 2019

Pukul : 12.00-Selesai
Hadir :
Tidak Hadir :

ISI RAPAT
KEPUTUSAN/
NO POKOK BAHASAN TINDAK
LANJUT/PIC
Mengingatkan kepada teman-teman semua, terkait :
1. Senyum nya, dalam keadaan apapun
2. Keramahannya,
3. Nada bicara, lebih lembut. Jangan dengan emosi
1
4. Emosi lebih dijaga, dalam keadaan apapun
Karna pendaftaran itu bagian depan, yg pertama dilihat itu pendaftaran, kalau
pendaftaran baik, ins dibelakangnya ikut baik.
Kalau dari awal sudah tidak baik, mesti pasien akan puter balik tidak jadi periksa.
Mengingatkan terkait ketepatan identifikasi
1. Untuk pasien daftar Poli/UGD  Ranap supaya diteliti lagi jenis bayarnya.
2. Untuk pasien daftar Poli/UGD  Ranap supaya diteliti lagi nama ruangnya,
langsung dipindah ruangan.
2 3. Kalau menggunakan sampul bekas, nomor lama langsung dicoret dan segera
ditempel stiker warna
4. Untuk pasien ranap, kalau input dibiling minta tolong dilihat tanggalnya (tgl masuk
MRS diisi manual)
5. Pengisian identitas resep supaya menggunakan label, jangan ditulis tangan.
Untuk yang jaga  dilarang/jangan mengoper-operkan pasien
Untuk tugas jaga itu dibagi supaya lebih tertib. Kalau pasiennya sudahsudah datang,
3 petugas yang mengondisikan.
Kita yang butuh pasien, lek banyak yg complain, kunjungan menurun, dari atasan
mesti mencari pokok permasalahan.
4 Mutu setiap petugas mengumpulkan 5 sampel, gmana evaluasinya?
5 Retensi, Maret bulan terakhir.
6 Rencana pemusnahan???
Tugas PJ
1. Menangani complain dari manapun, saat itu juga. Harus bisa mengatur nada
7
bicara. (complain teman, atau pasien)
2. TTD sep (rujukan keluar) , terutama poli rujuk/sep mata.
RAPAT JANGMED APRIL 2019
KEPUTUSAN/TINDAK
NO POKOK BAHASAN
LANJUT/PIC
Kunjungan bulan Februari  Maret
RANAP = 424  450 (Meningkat)
RAJAL = 1530  1456 (Menurun)
1 UGD = 1518  1259 (Menurun)
BOR = 89,28% 68% (Meningkat)
KLPCM  Lengkap =69,10%  55,56% (Menurun)
Tidak Lengkap = 30,90%  44,44% (Meningkat)
Prosentase pengembalian berkas ranap kurang dari 2 hari (3 tertinggi)
1. Arofah 6  94%
2. Arofah 1  88%
3. Arofah 3  83%
4. Arofah 3  83%
Prosentase pengembalian berkas ranap lebih dari 2 hari (3 tertinggi)
2 1. Madinah 2  100%
2. Madinah 5  100%
3. Madinah 7  100%
4. RR  100%
5. Shofa 1  100%
6. Shofa 2  100%
7. Shofa 4  100%
Rencana telusur ruangan untuk audit rekam medis (terutama pasien baru
3
ranap saja)  belum bisa berjalan
4 Label gizi ditambah logo rumah sakit  belum, pak jamal masih agak repot
Pengajuan finger prin sudah ACC, lanjutkan implementasi ke ruangan. 
5
masih menunggu konfirmasi ke pak jamal
6 Antrian poli mata  banyaknya px mengeluh saat mendaftar
MUTU
1. KLPCM  91% (belum sesuai)
2. KLPCM IC  100% (sudah sesuai)
3. Waktu Penyediaan (rajal)  5 menit (sudah sesuai)
4. Waktu Penyediaan (ranap)  29 menit (belum sesuai)
MIRM
7 1. Penyumpahan melibatkan direktur
2. Pemusnahan : mencari tempat???
8 URM supaya mengajukan alat penghancur kertas (hasil rapat structural)
 RSM SITI KHODIJAH GURAH
NOTULEN RAPAT RUTIN UNIT REKAM MEDIS

Hari, Tanggal : Sabtu, 4 Mei 2019

Pukul : 10.00-Selesai
Hadir : 14
Tidak Hadir : 0

ISI RAPAT
KEPUTUSAN/
NO POKOK BAHASAN TINDAK
LANJUT/PIC
Mengingatkan kepada teman-teman semua, terkait :
1. Senyum nya, dalam keadaan apapun
2. Keramahannya,
3. Nada bicara, lebih lembut. Jangan dengan emosi
1
4. Emosi lebih dijaga, dalam keadaan apapun
Karna pendaftaran itu bagian depan, yg pertama dilihat itu pendaftaran, kalau
pendaftaran baik, ins dibelakangnya ikut baik.
Kalau dari awal sudah tidak baik, mesti pasien akan puter balik tidak jadi periksa.
Mengingatkan terkait ketepatan identifikasi
1. Untuk pasien daftar Poli/UGD  Ranap supaya diteliti lagi jenis bayarnya.
2. Untuk pasien daftar Poli/UGD  Ranap supaya diteliti lagi nama ruangnya,
langsung dipindah ruangan.
2 3. Kalau menggunakan sampul bekas, nomor lama langsung dicoret dan segera
ditempel stiker warna
4. Untuk pasien ranap, kalau input dibiling minta tolong dilihat tanggalnya (tgl masuk
MRS diisi manual)
5. Pengisian identitas resep supaya menggunakan label, jangan ditulis tangan.
Untuk yang jaga  dilarang/jangan mengoper-operkan pasien
Untuk tugas jaga itu dibagi supaya lebih tertib. Kalau pasiennya sudah sudah datang,
3 petugas yang mengondisikan.
Kita yang butuh pasien, lek banyak yg complain, kunjungan menurun, dari atasan
mesti mencari pokok permasalahan.
4 Mutu setiap petugas mengumpulkan 5 sampel, gmana evaluasinya?
5 Rencana pemusnahan???
Tugas PJ
1. Menangani complain dari manapun, saat itu juga. Harus bisa mengatur nada
6
bicara. (complain teman, atau pasien)
2. TTD sep (rujukan keluar) , terutama poli rujuk/sep mata.
Urgas *TUGAS FILING*
*TUGAS PJ SHIF* 1. Mencari status
1. Mengerti dan memahami set2 an RM dan tau 2. Mengecek resep ke 2 (sudah ditempel kartu bpjs atau
tempatnya belum)
2. Memahami semua operan yang di operkan 3. Mengecek resep, sudah ditempel label atau belum
3. Bertanggung jawab jika ada komplain dari px/unit lain *URGAS RANAP*
4. Menyelesaikan komplain, jika belum selesai baru ke 1. mendaftar pasien ranap
kepala unit 2. Menata status pasien ranap
5. Membantu rekan jika ada yg kesulitan saat jaga 3. Mendaftar pasien yg masuk lewat UGD
4. Menulis operan ranap dengan tertib

*PENDAFTARAN PX UMUM*
1. Mendaftar pasien umum
2. Mendaftar pasien via WA
3. Mendaftar pasien untuk pemeriksaan selanjutnya
4. Menyiapkan resume untuk pemeriksaan berikutnya dan melengkapi identitas di resume
5. Menyiapkan resep dan melengkapi isian tgl pemeriksaan, nama dokter dan tujuan poli, serta nomor karcis.
6. Memberikan stempel, terutama stempel untuk rekom dpjp dan mengecek tgl berlakunya surat rujukan.
7. Melayani permintaan resume/visum yg diketik
*PENDAFTARAN PASIEN BPJS/ASURANSI*
1. Mendaftar pasien BPJS/ASURANSI dan mengetahui alur pendaftaran pasien BPJS dan ASURANSI (pendaftaran
online semua harus di kuasai)
2. Untuk yg jaga siang, menyiapkan resep untuk pemeriksaan selanjutnya bersama petugas pendaftaran px
umum.
3. Jika persyaratn BPJS belum lengkap, makan menjadi tanggung jawab petugas jaga BPJS
4. Harus bisa membuat dan mencetak SEP rujukan antar RS dan rujuk balik non PRB
5. Harus bisa membuat dan mencetak serta mengetahui prosedur pembuatan SEP kacamata dan
menandatangani SEP
6. Memahami dan bisa menerima pasien asuransi Admedika
7. Melayani permintaan resume/visum yg diketik
8. Mencetak LOA untuk asuransi Admedika.
Pengumuman kepada teman2 semua.
Tugas jaga, sesuai jadwal.
1. Pendaftaran px umum
2. Pendaftaran px bpjs/asuransi
3. Pendaftaran px ranap
4. Petugas filing
Untuk rolingan, dikarenakan terlalu seringnya terjadi kesalahan dan kekeliruan saat mendaftar, untuk
mengurangi hal tersebut maka rolingan jadwal akan di roling dalam 3 bulan sekali.
Ranap akan jaga 3 bulan sekali, rajal akan di roling 3 bulan sekali, menyesuaikan keadaan.
Semua yg jaga wajib memahami urgasnya masing2, mulai tgl 27 sampai tgl 4, semua yg belum bisa dilakukan,
harus segera ditanyakan, terutama urgas masing2 dalam 3 bulan. Setelah tgl 4 jika masih ada yg belum bisa, akan
kita evaluasi bersama.
Tidak ada alasan, "saya tidak pernah menemui kasus tersebut", semua wajib bisa dan semua wajib tahu, semua
alur penyelesaian di pendaftaran pasien sesuai urgasnya masing2.
PJ shif, yg bertugas di rawat inap.
Jika ada pertanyaan terkait urgas PJ shif, segera ditanyakan.
Semangat teman2, untuk menjalankan tugasnya dengan sebaik-baiknya. Berusaha meminimalisir kesalahan dan
kekeliruan.
Mohon maaf atas segala kesalahan dan terima kasih atas perhatiannya.🙏🙏🙏🙏🙏🙏
Bila ada ada yg kurang susuai, bisa komen atau langsung japri saya.
Ini salah satu usaha, supaya temen2 dan juga saya tidak mendapat teguran dari atasan.
Jika kita memberikan yg terbaik, maka kita akan mendapatkan yg terbaik.☺️
RAPAT JANGMED MEI 2019
KEPUTUSAN/TINDAK
NO POKOK BAHASAN
LANJUT/PIC
Kunjungan bulan April  Mei
RANAP = 450  376 (Meningkat)
RAJAL = 1456  1411 (Menurun)
1 UGD = 1259  688 (Menurun)
BOR = 89,28% 68% (Meningkat)
KLPCM  Lengkap =55,56%  35,17% (Menurun)
Tidak Lengkap = 44,44%  44,44% (Meningkat)
Prosentase pengembalian berkas ranap kurang dari 2 hari (3 tertinggi)
1. Shofa 1  94%
2. Arofah 6  88%
3. Arofah 2  83%
2
Prosentase pengembalian berkas ranap lebih dari 2 hari (3 tertinggi)
1. Shofa 4  100%
2. Madinah 3  100%
3. Mina 7  100%
Rencana telusur ruangan untuk audit rekam medis (terutama pasien baru
3
ranap saja)  belum bisa berjalan
4 Label gizi ditambah logo rumah sakit  Sudah
Pengajuan finger prin sudah ACC,sudah beli. lanjutkan implementasi ke
5
ruangan.  masih menunggu pak tukang
6 Antrian poli mata  banyaknya px mengeluh saat mendaftar
MUTU
1. KLPCM  35% (belum sesuai)
2. KLPCM IC  100% (sudah sesuai)
3. Waktu Penyediaan (rajal)  5 menit (sudah sesuai)
4. Waktu Penyediaan (ranap)  29 menit (belum sesuai)
MIRM
1. Penyumpahan melibatkan direktur  sudah, tinggal scan dan
7
upload sismadak
2. Pemusnahan : mencari tempat???
8 URM supaya mengajukan alat penghancur kertas (hasil rapat structural)