Anda di halaman 1dari 14

PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIS

Makalah

Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah

“Manajemen Arsip”

Dosen Pengampu: Dr. Lilik Huriyah, M.Pd. I

Disusun oleh:

1. Faiz
2. Innanda Oqta P.W. (D93217098)
3. Yuli
4. Dalilah
5. Bambang

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM


JURUSAN PENDIDIKAN ISLAM
FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL SURABAYA
2019

1
KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wr.wb

Alhamdulillah puji syukur kami ucapkan kehadirat Allah SWT, yang telah
melimpahkan rahmat, taufik, serta hidayahnya kepada kami, sehingga kami dapat
menyelesaikan tugas pembuatan makalah tentang “Pengelolaan Arsip Elektronis”.
Dan tidak lupa Sholawat serta salam tetap kami curahkan kepada junjungan kita
Nabi Muhammad saw. yang telah membawa kita dari alam kegelapan menuju
alam terang benderang yakni agama Islam.

Dalam makalah ini kami berusaha memberikan penjelasan seputar bagaimana


penjelasan tentang Pengelolaan Arsip Elektronis. Kami menyadari dalam
pembuatan makalah ini masih banyak sekali kekurangan atau pun kesalahan yang
belum kami ketahui. Karena dalam penyusunannya pun tidak terlepas dari
hambatan dan rintangan. Oleh karena itu kami ucapkan terimakasih kepada Ibu
Dr. Lilik Huriyah, M.Pd. I selaku Dosen Mata Kuliah Manajemen Arsip yang
telah membimbing kami dengan sabar sampai saat ini, kepada Orang tua yang
telah memberi motivasi dan banyak memberi bantuan baik moril maupun materiil,
kepada penulis yang bukunya telah kami jadikan referensi sebagai pelengkap
makalah ini. Kami mengharapkan kritik dan saran atas kesalahan dan kekurangan
dalam penyusunan makalah ini guna perbaikan dalam pembuatan makalah kami
yang selanjutnya.

Akhir kata, kami sampaikan terima kasih. semoga makalah ini bermanfaat
bagi kita semua. Aamiin.

Wassalammuailaikum Wr. Wb.

Surabaya, 29 Maret 2019

Penulis

2
DAFTAR ISI

Kata Pengantar ..............................................................................................i

Daftar Isi ........................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................ 1

A. Latar Belakang .................................................................................... 1


B. Rumusan Masalah ............................................................................... 1
C. Tujuan ................................................................................................. 1
BAB II: PEMBAHASAN ................................................................................ 2

A. Pengertian Manajemen Arsip Elektronis ............................................ 2


B. Sistem Pengelolaan Arsip Elektronis. ..................................................
C. Implementasi Arsip Elektronis.............................................................
D. Kelebihan Dan Kekurangan Pengelolaan Arsip Elekronis.....................
BAB III: PENUTUP .........................................................................................

A. Kesimpulan ..........................................................................................
B. Saran .....................................................................................................
Daftar Pustaka ................................................................................................

3
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dewasa ini, zaman semakin berkembang pesat seiring berjalannya waktu.
Begitu pun pengelolaan kearsipan yang pada dasarnya adalah hal yang sang
diperlukan dalam melakukan kearsipan. Pengelolaan dalam kearsipan juga
mengalami perkembangan yaitu dengan adanya arsip elektronis. Arsip
elektonis merupakan arsip yang disimpan dalam media penyimpanan
elektronik yang dapat diakses atau diubah.
Makalah ini menjelaskan tentang bagaimana pengelolaan arsip elektronis.
Makalah ini dibuat untk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Arsip yang
membahas tentang kearsipan dan macamnya serta pengelolaannya. Penulis
berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat dan dapat dipergunakan dengan
sebaik-baik nya oleh pembaca.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian manajemen arsip elektronis?
2. Bagaimana sistem pengelolaan arsip elektronis?
3. Bagaimana implementasi arsip elektronis?
4. Apa kelebihan dan kekurangan pengelolaan arsip elektronis?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui makna manajemen arsip elektronis.
2. Untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip elektronis.
3. Untuk mengetahui implementasi arsip elektronis.
4. Untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan pengelolaan arsip elekronis.

4
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Manajemen Arsip Elektronis
Arsip elektronik memiliki pola kehidupan yang sama dengan arsip
konvensional, dimulai dari penciptaan, penyimpanan dan penemuan kembali,
pengolahan, pendistribusian, dan penyusutan. Perbedaan antara arsip elektronik
dan konvensional adalah pada kecepatan dan ketepatan dalam penemuan arsip
kembali.1 Manajemen arsip elektronik merupakan solusi atas persoalan arsip
yang semakin hari semakin bertambah banyak. Melalui pengelolaan arsip secara
elektronik dapat diperoleh berbagai manfaat yang mendukung terciptanya
efektivitas dan efisiensi organisasi.2 Berikut ini beberapa pengertian mengenai
manajemen arsip elektronis :
1. Menurut Australia Archive dalam buku Managing Electronic Record,
mendefinisikan arsip elektronik sebagai arsip yang diciptakan dan dipelihara
sebagai bukti transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang
ditransfer di dalam dan di antara system komputer.
2. Wallace mengemukakan bahwa berkas elektronik terdiri dari himpunan
informasi yang terekam dalam bentuk kode yang dappat dibaca dan disimpan
pada beberapa media agar dapat ditemukan kembali, dibaca, dan digunakan.
3. Menurut Read & Ginn, “Electronic record is a record stored on electronic
storage media that can be readly accessed or changed”. Maksud dari definisi
di atas adalah bahwa arsip elektonik merupakan arsip yang disimpan dalam
media penyimpanan elektronik yang dapat diakses atau diubah.
4. Read & Ginn menambahkan bahwa “Electronic records may contain
quantitative data, text, images, or sounds that originate as an electronic
signal”. Maksudnya adalah bahwa arsip elektronik dapat berisi data
kuantitatif, teks, gambar, atau suara yang bersumber dari sinyal elektronik.3

1
Dita Kartika Sari, “Manajemen Kearsipan Elektronis” Diakses pada tanggal 25 Maret 2019 di
laman https://portal-ilmu.com/manajemen-kearsipan-elektronik/
2
Sutirma, “Manajemen Arsip Elektronis”, Diakses pada tanggal 25 Maret 2019 di
laman http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pengabdian/sutirman-mpd/artikel-ppm-arsip-
elektronik-sutirman.pdf
3
Ibid

5
Penggunaan sistem kearsipan elektronik memberikan kemudahan dalam
pengelolaan dan manajemen arsip. National Archieve and Record
Administration (NARA) USA mengartikan arsip elektronik sebagai arsip yang
disimpan dan diolah dalam format tertentu yang hanya dapat diproses dengan
komputer.4 Perkembangan teknologi informasi mengharuskan arsip diolah
secara elektronik. Arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai machine
readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Rekod
elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media
elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun
perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan. Dari beberapa
pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip elektronik dapat berupa file
elektronik maupun dokumen elektronik. Arsip elektronik dapat diartikan
sebagai kumpulan informasi yang direkam dan diolah menggunakan teknologi
komputer sebagai dokumen elektronik agar dapat dilihat dan dipergunakan
kembali. Arsip elektronik juga bisa diartikan sebagai segala macam bentuk
dokumen yang dibuat menggunakan media elektronik (misal komputer) dan
disimpan dalam bentuk file digital.5

B. Sistem Arsip Elektronis


Pada era sekarang ini telah banyak dikembangkan sistem pengelolaan arsip
secara elektronik. Dari yang dulunya memakai sistem konvensional sudah
lebih banyak yang beralih menggunakan arsip elektronis.6 Berbagai sistem
pengelolaan arsip elektronik yang berkembang sekarang ini dapat
dikelompokkan menjadi tiga sistem7, yakni :
1. Sistem Manajemen Dokumen Elektronis (Electronic Document
Management System) yang secara umum akan mengelola arsip atau

4
Dita Kartika Sari, “Manajemen Kearsipan Elektronis” Diakses pada tanggal 25 Maret 2019 di
laman https://portal-ilmu.com/manajemen-kearsipan-elektronik/
5
M. Rifauddin, “Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi” Khizanah Al- Hikmah: Jurnal
Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, Vol 4 No 2, 2016
6
Agus Sugiarto, dkk “Manajemen Kearsipan Elektronik” (Yogyakarta: Gava Media, 2014)
7
Dita Kartika Sari, “Manajemen Kearsipan Elektronis” Diakses pada tanggal 25 Maret 2019 di
laman https://portal-ilmu.com/manajemen-kearsipan-elektronik/

6
dokumen elektronis melalui komputer masing-masing pegawai, misalnya
word processing, spreadsheets, presentasi, proyek dan lain-lain.
2. Sistem Pemindaian Elektronis (Electronic Imaging System) yang akan
mengelola dokumen hasil pemindaian (Scan)
3. Software Manajemen Dokumen (Records Management Software) yang
akan mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau
pusat penyimpanan dokumen.8
C. Implementasi Arsip Elektronis
Ada beberapa aspek yang perlu diperhatiakn sebelum mengimplementasikan
arsip elektronis, yaitu:
1. Mengevaluasi kebutuhan
Yaitu memberi penilaian terhadap kebutuhan yang ada, apakah sudah
sesuai atau belum. Berikut ini yang harus diperhatikan dalam
mengevaluasi:
a) Berapa banyak dokumen yang harus disimpan oleh sistem, termasuk
dokumen yang ada sekarang dan dokumen yang akan ditambahkan per
tahun pada waktu yang akan datang. Proyeksi dokumen yang akan
dikelola akan menyediakan informasi seberapa besar media
penyimpanan yang akan digunakan, konfigurasi hardware maupun
biaya sitem yang harus disediakan.
b) Berapa banyak user yang akan menggunakan sistem. Hal ini akan
menyediakan informasi tentang biaya software dan spesifikasi server
yang dibutuhkan.
c) Departemen apa saja yang akan menggunakan dan apakah publik dapat
mengakses sistem. Hal ini akan menjelaskan fitur khusus level
keamanan yang dibutuhkan.
d) Masalah serius apa yang harus dipecahkan. Isu apa saja yang harus
diperhatikan guna menjadikan sistem lebih mudah dan efisien sehingga
meningkatkan produktivitas kerja. Hal ini akan memberikan informasi

8
Badri Munir Sukoco, “Manajemen Administrasi Perkantoran”. (Surabaya: Erlangga, 2007)

7
tentang fungsi apa saja yang dapat diklasifikasikan sebagai yang utama
dan pilihan dari keberadaan sebuah sistem serta apakah modifikasi
dimungkinkan untuk dilakukan pada masa yang akan datang.
e) Apakah dibutuhkan solusi temu balik atau dapat dimodifikasi sendiri
oleh pengguna atau organisasi. Hal ini menjelaskan perlu tidaknya
keberadaan konsultan, penginstalan, training, konfigurasi, dan
dukungan yang dibutuhkan.
f) Network jenis apakah yang akan digunakan. Apakah NT, NLM, LAN
atau yang lainnya. Dan apakah akan digunakan selamanya. Hal ini akan
menjelaskan hambatan yang akan dialmi sebuah network, konfigurasi
sitem, dan peng-upgrade-an stasiun kerja.
2. Menskala Pilot Project ke Solusi Perusahaan
Biasanya hal ini dimulai pada Departemen Kearsipan, nmaun juga bisa
dimulai pada departemen yang lain. Dengan melakukan pilot project akan
dapat mengoptimalkan sistem dan prosedur yang akan dibangun dan
diimplementasikan ke seluruh bagian organisasi.
3. Instalasi
Instalasi atau memasang adalah inspeksi yang dilakukan oleh konsultan IT
guna melihat penempatan, men-setting, dan mengkoneksikan hardware
secara tepat serta mengidentifikasi masalah yang akan dihadapi sehingga
jaringan yang akan dbangun dapat digunakan sebagaimana yang
diharapkan. Setelah uji konektivitas dilakukan, instalasi software imaging
system akan dilakukan pada server dan unit kerja. Hal tersebut untuk
memastikan apakah semuanya dapat beroperasi sebagaimana mestingan
didampingi oleh personil IT.
4. Training
Training atau bisa disebut pelatihan adalah suatu usaha pembelajaran
tentang pekerjaan yang berkaitan dengan pengetahuan. Dalam training ini,
ada 4 hal yang harus diperhatikan:
a) End user (Pengguna)

8
Mengajarkan pengguna dasar-dasar penggunaan sitem sehari-hari pada
komputer masing-masing dan tergantung program komputer yang akan
digunakan sehingga menjadikan pengguna lebih cepat berapdaptasi.
b) Sistem administrasi
Untuk memastikan sistem berjalan dengan lancar, sangat penting untuk
melatih beberapa orang secara khusus mengenai bagaimana menelola
sostem pengarsipan elektronis.
c) Konsultasi
Hal ini dimaksudkan untuk membuat pengguna bisa meminta bantuan
dalam mengembangkan hal-hal yang bersifat strategis dalam
mentransfer arsip kertas dan menindeksnya ke dalam arsip elektronis.
d) Pengawasan implementasi
Hal ini emncakup pengawasan terhadap pegawai yang berkaitan
dengan arsip elektronis, selain memberi rasa aman dan nyaman karena
mereka didampingi oleh tenaga ahli yang berwenang dalam mengambil
keputusan jika diperlukan.
5. Isu-isu Hukum
Karena arsip elektronis sudah banyak digunakan, maka banyak dibuat
ukum untuk mengantisipasi penggunaannya. Berikut ini adalah syara-
syarat menerima arsip di negara maju:
a) Arsip harus disimpan dalam media atau format yang tidak mungkin
rusak, misalnya CD, DVD maupun WORM.
b) Sistem mempunyai kontrol yang baik untuk menjamin keakuratan,
integritas, maupun reliabilitas sebuah arsip.
c) Sistem harus menyediakan beberapa jenis audit trail untuk menjaga dan
mendeteksi pengubahan, perusakan atau penghapusan sebuah arsip.
d) Transfer arsip yang lengkap dan akurat dapat dilakukan.
e) Mempunyai sistem indeks yang membantu dalam pencarian sebuah
arsip.
f) Sistem harus berkemampuan mencetak arsip yang dibutuhkan
sebagaimana aslinya.

9
g) Sistem harus compatible dengan sistem penyimpanan maupun software
yang lain.
h) Sistem mempunyai dokumentasi mengenai bagaimana sebuah software
bekerja dan melakukan penyettingan.
6. Support dan Pemeliharaan
Sistem ini juga butuh dukungan dan pemeliharaan selama operasi berjalan.
Vendor harus menyediakan upgrading software secara reguler dan
simultan. Beberapa hal yang mempengaruhi dukungan tersebut adalah:
a) Ukuran dari sitem yang dibeli
b) Jumlah sistem yang digunakan
c) Misi dari sistem utama yang harus beroperasi 24 jam selama 7 hari
d) Level pengalaman personil departemen IT terhadap manajemen arsip
elektronis
e) Akses internet
f) Perubahan terhadap jaringan komputer maupun infrastruktur yang lain.
g) Turnover persoil, dimana pergantian personil akan memerlukan
training dan hal alin yang tentunya akan memerlukan tenaga, waktu,
dan biaya suatu organisasi.9
D. Kelebihan dan Kekurangan Pengelolaan Arsip Elektronis
1. Kelebihan Arsip Elektronis

Secara garis besar kelebihan pengelolaan arsip elektronik dibanding


arsip manual atau cetak adalah lebih efektif dan efisien. Artinya bahwa
pengelolaan arsip elektonik dapat menghemat waktu, biaya bahkan
tenaga.10 Adapun diantara kelebihan pengelolaan arsip elektonik antara
lain :

a. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan


Semakin berkembangnya sebuah arsip, maka akan memerlukan rauang
penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau

9
Badri Munir Sukoco, “Manajemen Administrasi Perkantoran”. (Surabaya: Erlangga, 2007)
10
M. Rifauddin, “Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi” Khizanah Al- Hikmah: Jurnal
Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, Vol 4 No 2, 2016

10
diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan
media arsip konvensional kedalam media arsip elektronik.
b. Penghematan Investasi Berupa Kertas, Tinta Cetak (Printer &
Fotocopy)
Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah
penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas
dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya,
walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.11

c. Efisiensi Waktu Akses


Metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah
arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh
sistem penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan
biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya, serta penyimpanan yang
tidak terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik, sistem penyimpanan
yang terstruktur memudahkan temu kembali arsip semudah menginput
kode arsip, sama halnya apabila melakukan pencarian sebuah dokumen
di komputer.
d. Penghematan SDM
Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas
kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini
belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian
arsip. Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan
penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem temu kembali informasi
tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses
informasi dapat dilakukan dengan cepat.
e. Kemungkinan File Akan Hilang Sangat Kecil

11
Daryono, “Pengelolaan Arsip Betbasis Elektronik” Diakses pada tanggal 25 Maret 2019 di laman
https://daryono.staff.uns.ac.id/2011/12/22/pengelolaan-arsip-berbasis-elektronik/

11
Berbeda dengan arsip konvensional yang bisa hilang dan gampang
rusak, arsip elektronik bisa mengurangi kemungkinan-kemungkinan
tersebut karena arsip elektronik hanya dapat dilihat di layar monitor
atau dicetak tanpa dapat mengubahnya.
f. Berbagi Dokumen Dapat Dilakukan Secara Mudah
Dalam sistem arsip elektronik memanfaatkan teknologi internet dan
LAN untuk berbagi dokumen.12
2. Kekurangan Arsip Elektronis
Kekurangan pengelolaan arsip elektronik antara lain:
a. Membutuhkan sumber daya manusia yang berkompeten dibidang
kearsipan dan teknologi Informasi.
b. Kemungkinan kerusakan file dapat terjadi setiap saat, misalnya server
terserang oleh virus atau terhapusnya file secara permanen kerena tidak
sengaja.
c. Adanya kemungkinan untuk di manipulasinya file apabila proteksi
tidak kuat.
d. Terkadang media penyimpanan file tidak comfortable/support dengan
teknologi informasi baru atau software pengelolaan arsip terbaru.13

12
M. Rifauddin, “Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi” Khizanah Al- Hikmah: Jurnal
Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, Vol 4 No 2, 2016
13
Ibid, 177

12
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan

B. Saran
Makalah yang telah kami buat merupakan penjelasan dari pengelolaan
manajemen arsip elktronis. Sehingga sebaiknya dalam membuat makalah
membutuhkan materi yang lebih lengkap lagi dan penulis seharusnya mampu
menguasai materi secara lebih signifikan. Sehingga nantinya bisa
menghasilkan makalah “Manejemen Arsip Elektronis” yang lebih jelas dan
lebih baik lagi.

13
DAFTAR PUSTAKA

Kartika Sari Dita, “Manajemen Kearsipan Elektronis” Diakses pada tanggal 25

Maret 2019 di laman https://portal-ilmu.com/manajemen-kearsipan-

elektronik/

Sutirma, “Manajemen Arsip Elektronis”, Diakses pada tanggal 25 Maret 2019 di

laman http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pengabdian/sutirman-

mpd/artikel-ppm-arsip-elektronik-sutirman.pdf

Rifauddin, M. 2016. “Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi” Khizanah

Al- Hikmah: Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, Vol 4

No 2

Munir Sukoco Badri. 2007. “Manajemen Administrasi Perkantoran”. Surabaya:

Erlangga

Daryono, “Pengelolaan Arsip Betbasis Elektronik” Diakses pada tanggal 25 Maret

2019 di laman https://daryono.staff.uns.ac.id/2011/12/22/pengelolaan-

arsip-berbasis-elektronik/

Sugiarto Agus, dkk. 2014. “Manajemen Kearsipan Elektronik”. Yogyakarta: Gava

Media.

14

Anda mungkin juga menyukai