Pengertian Manajemen

Secara etimologis manajemen berasal dari kata “manage”, yang artinya mengemudikan,
memerintah, memimpin atau dapat pula diartikan sebagai pengurusan. Istilah manajemen itu
sendiri hingga saat ini belum ada keseragaman dalam pengertiannya, karena penafsiran dari
para pakar juga berbeda-beda. Oleh sebab itu salah satu cara untuk memahami manajemen
dapat dilakukan dengan mempelajari latar belakang manajemen yang ada pada masa kini,
atau sering pula dikenal sebagai manajemen modern.

Mempelajari latar belakang manajemen modern berarti sama halnya dengan menengok
kembali jalannya sejarah di masa yang lalu. Memang sukar bagi kita untuk menetapkan
pangkal dari mana kita harus memulai, karena sejarah manajemen sama tuanya dengan
sejarah peradaban ummat manusia.

Manajemen itu pada mulanya timbul karena adanya keterbatasan atau ketidakmampuan
manusia akan suatu keahlian dalam usaha mewujudkan suatu cita-cita atau tujuan tertentu.
Karena keterbatasan-keterbatasan tersebut, maka terdoronglah hasrat untuk melakukan suatu
kerjasama dengan maksud untuk mempermudah tercapainya tujuan tersebut.

Manajemen yang sifatnya “konvensional”, yaitu setiap tindakan yang selalu berdasarkan
pertimbangan terhadap “tradisi” yang ada, pada saat itu sudah ditinggalkan dan yang mereka
gunakan adalah manajemen “sistematis”. Di dalam manajemen sistematis itu seorang
manager dalam memecahkan permasalahan disamping memperhitungkan tradisi, juga
mempertimbangkan pengalaman-pengalamannya serta pengalaman-pengalaman orang lain
yang berhasil dengan baik.

Manajemen mengandung tiga pengertian yaitu: Manajemen sebagai suatu proses, Manajemen
sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen, Manajemen sebagai
suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science) Menurut pengertian yang
pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh
para ahli.
Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses
dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.
Hilman mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui
kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama.
Manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi
dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu
badan tertentu disebut manajemen.

Manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pnegetahuan. Mengenai ini pun sesungguhnya
belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni
dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu.

Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan
bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional
atau maksud-maksud yang nyata.

Menurut Marry Parker Follet Manajemen juiga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni.
Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalm kata
lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta
kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen.

Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu
pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan
bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain
untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara
melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.

James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian,

kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber
daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri
dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut
saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
2. Fungsi Manajemen
A. Planning (Perencanaan)
Pengertian
Perencanaan merupakan sesuatu yang mutlak diperlukan didalam menjalankan
suatuorganisasi tertentu, tanpa adanya suatu perencanaan yang matang maka mustahil bagi
suatuorganisasi itu dapat mencapai tujuannya dengan efektif dan efesien. Oleh karena itu
didalam membuat suatu keputusan didalam organisasi dibutuhkan suatu perencanaan yang
matang agartujuan dari organisasi itu dapat tercapai. Hal ini dikarenakan perencanaan bagi
suatu organisasimerupakan Proses untuk membawa suatu organisasi ke arah yang diinginkan
dalan periode tertentudengan tindakan-tindakan yang telah ditetapkan terlebih dahulu Proses
teratur dari setiap usahauntuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
Robert Stueart mengatakan bahwa ada 5 alasan mengapa suatu perencanaan itu
duperlukandidalam suatu organisasi, Yaitu :
1. Menentukan arah dan kerangka kerja perpustakaan yang akan memandu dalam
pembuatan keputusan dan pemecahan masalah
2. Meningkatkan layanan perpustakaan, operasional dan kontrol fiskal melalui aplikasi
teknologi komputer dan sains manakemen untuk prosedurperpustakaan
3. Menjamin perkembangan layanan dan sumber-sumber informasi ang rasional dan efektif
dalam perencanaan daam konteks perencanaan kegiatan akademik universitas
4. Memungkinkan antisipasi kebutuhan-kebutuhan sumber daya yang akan datang untuk
layanan informasi dengan membangun perencanaan yangdidasarkan pada keputusan-
keputusan sekarang
5. Memasukkan keahlian dan pengalaman sekolah dan staff perpustakaan kedalam proses
perencanaan

Langkah-langkah dalam proses perencanaan:

Langkah-langkah didalam membuat suatu perencanaan itu, yaitu :
1. Menentukan sasaran yang jelas
2. Evaluasi Situasi sekitarnya, yakni memperhitungkan pengaruh internal maupun eksternal
(analisis SWOT)
a. Strenghts : kekuatan-kekuatan yang dimiliki pada organisasi tsb
b. Weakness : Kelemahan-kelemahan yang ada pada organisasi
c. Oportunities : beberapa peluang yang mungkin mempengaruhi perencanaan
d. Threats : ancaman atau tantangan
 Faktor-faktor dalam pembuatan perencanaan itu serta unsur-unsur dalam perencanaan
tersebut.
Faktor dalam Perencanaan:
1. Time (waktu): jangka panjang, jangka menengah atau jangka pendek
2. Collecting & Analyzing Data (pengumpulan dan analisis data-data pendukung)
3. Levels of planning (tingkat perencanaan)
4. Flexibility (keluwesan)

Unsur dalam perencanaan:

1. Tujuan : apa yang ingin dicapai
2. Landasan : dasar pemikiran
3. Proses : bagaimana pelaksanaanya
4. Budget : biaya yang diperlukan
5. Program : kegiatan yang akan dilaksanakan

Dengan memperhatikan langkah-langkah diatas maka diharapkan suatu organisasi dapat

membuat suatu perencanaan yang bagus agar suatu organisasi itu dapat mencapai tujuan yang
telah ditetapkan sebelumnya.

B. Organizing ( Pengorganisasian )
Pengertian
Pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-
tujuan tertentu, dengan mempertimbangakan sumber-sumber sarana prasarana yang dimiliki
dan pengaruh lingkunganya. Pada dasarnya pengorganisasian dapat juga dikatakan dengan
penjalanan organisasi dalam mencapai tujuanya, oleh karena itu tanpa adanya suatu
pengorganisasian yang jelas maka organisasi itu mustahil dalam mencapai tujuan organisasi
tersebut, dengan kata lain pengorganisasian merupakan salah satu syarat mutlak bagi suatu
organisasi. Untuk memahami fungsi pengorganisasian maka kita harus memahami konsep
dari pengorganisasian tersebut.

Unsur-unsur
Secara sederhana organisasi memiliki tiga unsur, yaitu ada orang, ada kerjasama, dan ada
tujuan bersama. Tiga unsur organisasi itu tidak berdiri sendiri-sendiri, akan tetapi saling kait
atau saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan yang utuh. Adapun unsur-unsur
organisasi secara terperinci adalah:
a. Man (orang-orang), dalam kehidupan organisasi atau ketata lembagaan sering disebut
dengan istilah pegawai atau personnel. Pegawai atau personnel terdiri dari semua anggota
atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan
(administrator) sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, para manajer yang
memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para
pekerja (non management/workers). Semua itu secara bersama-sama merupakan kekuatan
manusiawi (man power) organisasi.
b. Kerjasama, merupakan suatu perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan yang
dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, semua
anggota atau semua warga yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi
administrator, manajer, dan pekerja (workers), secara bersama-sama merupakan kekuatan
manusiawi (man power) organisasi.
c. Tujuan, merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang apa
yang akan dicapai atau yang diharapkan. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang
harus dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui
prosedur, program, pola (network), kebijaksanaan (policy), strategi, anggaran
(budgeting), dan peraturan-peraturan (regulation) yang telah ditetapkan.
d. Peralatan (Equipment), merupakan Unsur yang keempat yaitu peralatan atau equipment
yang terdiri dari semua sarana, berupa materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal
lainnya (tanah, gedung/bangunan/kantor).
e. Lingkungan (Environment), Faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya,
ekonomi, dan teknologi. Yang termasuk dalam unsur lingkungan:
1. Kondisi atau situasi, yang secara langsung maupun secara tidak langsung berpengaruh
terhadap daya gerak kehidupan organisasi, karena kondisi atau situasi akan selalu
mengalami perubahan.
2. Tempat atau lokasi, sangat erat hubungannya dengan masalah komunikasi dan
transportasi yang harus dilakukan oleh organisasi.
3. Wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi. Wilayah operasi
dibedakan menjadi :
4. Wilayah kegiatan, yang menyangkut jenis kegiatan atau macam kegiatan apa saja
yang boleh dilakukan sesuai dengan tujuan organisasi.
 5. Wilayah jangkauan, atau wilayah geografis atau wilayah teritorial, menyangkut
wilayah atau daerah operasi organisasi.
6. Wilayah personil, menyangkut semua pihak (orang-orang, badan-badan) yang
mempunyai hubungan dan kepentingan dengan organisasi.
7. Wilayah kewenangan atau kekuasaan, menyangkut semua urusan, persoalan,
kewajiban, tugas, tanggung jawab dan kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam
batas-batas tertentu yang tidak boleh dilampaui sesuai dengan aturan main yang telah
ditetapkan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
8. Kekayaan Alam, Yang termasuk dalam kekayaan alam ini misalnya keadaan iklim,
udara, air, cuaca (geografi, hidrografi, geologi, klimatologi), flora dan fauna.

Syarat-syarat

Agar suatu partisipasi dalam organisasi dapat berjalan dengan efektif, membutuhkan
persyaratan-persyaratan yang mutlak yaitu .

1. Waktu. Untuk dapat berpatisipasi diperlukan waktu. Waktu yang dimaksudkan disini
adalah untuk memahamai pesan yang disampaikan oleh pemimpin. Pesan tersebut
mengandung informasi mengenai apa dan bagaimana serta mengapa diperlukan peran
serta.
2. Bilamana dalam kegiatan partisipasi ini diperlukan dana perangsang, hendaknya
dibatasi seperlunya agar tidak menimbulkan kesan “memanjakan”, yang akan
menimbulkan efek negatif.
3. Subyek partisipasi hendaknya relevan atau berkaitan dengan organisasi dimana individu
yang bersangkutan itu tergabung atau sesuatau yang menjadi perhatiannnya.
4. Partisipasi harus memiliki kemampuan untuk berpartisipasi, dalam arti kata yang
bersangkutan memiliki luas lingkup pemikiran dan pengalaman yang sama dengan
komunikator, dan kalupun belum ada, maka unsur-unsur itu ditumbuhkan oleh
komunikator.
5. Partisipasi harus memiliki kemampuan untuk melakukan komunikasi timbal balik,
misalnya menggunakan bahasa yang sama atau yang sama-sama dipahami, sehingga
tercipta pertukaran pikiran yang efektif atau berhasil.
6. Para pihak yang bersangkutan bebas di dlam melaksanakan peran serta tersebut sesuai
dengan persyaratan yang telah ditentukan.
7. Bila partisipasi diadakan untuk menentukan suatu kegiatan hendaknya didasarkan
kepada kebebasan dalam kelompok, artinya tidak dilakukan pemaksaan atau penekanan
yang dapat menimbulkan ketegangan atau gangguan dalam pikiran atau jiwa pihak-
pihak yang bersangkutan. Hal ini didasarkan kepada prisnsip bahwa partisipasi adalah
bersifat persuasif.

Partisipasi dalam organisasi menekankan pada pembagian wewenang atau tugas-tugas

dalam melaksanakan kegiatannya dengan maksud meningkatkan efektif tugas yang
diberikan secara terstruktur dan lebih jelas.

Tujuan pengorganisasian :
1. Membantu koordinasi
Yakni memberi tugas pekerjaan kepada unit kerja secara koordinatif agar tujuan
organisasi dapat melaksanakan dengan mudah dan efektif. Koordinasi ini dibutuhkan
ketika harus membagi unit kerja yang terpisah dan tidak sejenis, tetapi berada dalam satu
organisasi.
2. Memperlancar Pengawasan
Dapat membantu pengawasan dengan menempatkan seorang anggota manajer yang
berkompetensi dalam setiap unit organisasi. Dengan demikian sebuah unit dapat
ditempatkan dalam organisasi secara keseluruhan sedemikian rupa agar dapat mencapat
sasaran kerjanya walaupun dengan lokasi yang tidak sama. Unit-unit operasional yang
identik dapat disatukan dengan sistem pengawasan yang identik pula secara terpadu.
3. Maksimalisasi manfaat spesialisasi
Pengorganisasian ini dapat membantu seorang menjadi lebih ahli dalam pekerjaan-
pekerjaan tertentu. Spesialisasi pekerjaan dengan dasar dari keahlian dapat menghasilkan
seebuah produk yang berkualitas tinggi, sehingga kemanfaatan produk dapat memberikan
kepuasan dan akan memperoleh kepercayaan masyarakat pengguna.
4. Penghematan biaya
Dengan melakukan pengorganisasian seseorang akan semakin mempertimbangkan
segala sesuatu hal yang akan merugikan, seseorang akan menganalisis dahulu agar apa
yang dikerjakannya dapat efisien dan bisa menghemat biaya bahkan seorang tersebut bisa
jadi bertambah profit baik gajinya ataupun upah.
 5. Meningkatkan kerukunan hubungan antar manusia
Setiap orang pasti tidak akan mampu untuk hidup dan melakukan pekerjaannya
seorang diri, kita harus bisa saling melengkapi, mengurangi rasa materialistik dan harus
mampu menumbuhkan rasa saling membutuhkan, maka dari itu seorang manajer harus
mampu megadakan pendekatan sosial dengan penanaman rasa solidaritas dan
menghilangkan sifat individualismenya agar seorang pekerja tidak merasa dirinya
terkotak-kotakkan oleh harta, tahta dan jabatan.

Fungsi pengorganisasian :
1. Mengatur orang - orang.
2. Mengatur kegiatan dalam perusahaan
3. Mengadakan pembagian kerja. (uraian tugas)
4. Menempatkan orang – orang dalam departemen.
5. Menetapkan batasan – batasan wewenang

Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian :

1. Mengalokasikan sunber daya,merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan
prosedur yang diperlukan.
2. Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan
tanggung jawab.
3. Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengambangan sunber daya
manusia/tenaga kerja.
4. Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat.

Proses atau Langkah-langkah Pengorganisasian

Menurut Stoner (1996) langkah-langkah dalam proses pengorganisasian terdiri dari lima
langkah:
1. Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi
2. Membagi beban kerja ke dalam kegiatan-kegiatan yang secara logis dan memadai
dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang.
3. Mengkombinasi pekerjaan anggota perusahaan dengan cara yang logis dan efisien
4. Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu
kesatuan yang harmonis
 5. Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk
mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.
Menurut T.Hani Handoko (1999) proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga
langkah prosedur sebagai berikut:
1. Pemerincian seluruh kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan
organisasi.
2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logis dapat
dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja ini sebaiknya tidak terlalu berat juga
tidak terlalu ringan.
3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan
para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

Proses Pengoranisasian
1. Penentuan sasaran yang ingin dicapai
2. Penentuan jenis kegiatan – kegiatan.
3. Pengelompokan Pekerjaan
4. Pendelegasian wewenang atau pembagian wewenang

Seorang manajer atau seorang pimpinan perusahaan sebagai mansuia mempunyai waktu,
kemampuan dan perhatian yang sangat terbatas maka tidaklah mungkin seorang pimpinan itu
dapat melaskanakan tugasnya sendiri, sungguhpun pimpinan itu harus bertanggung jawab
akan pelaksanaan tugasnya dengan sebaik mungkin.
Karena hal tersebut di atas, maka seorang manajer perlu mendelegasikan sebagian tugas
kepada bawahannya. Pendelagasian wewenang adalah suatu pelimpahan hak atau kekuasaan
pimpinan terhadap bawahannya untuk melaksanakan tugas-tugasnya dengan sekaligus
meminta pertanggung jawaban atas penyelesaian tugas-tugas tersebut.
Dengan demikian, menurut (James, A.F.Stoner, 1996) jika seorang manajer
mendelegasikan tugasnya kepada bawahan maka ia harus mendelegasikan kekuasaannya
yang artinya jika seorang diserahi tugas untuk melaskanakan suatu tugas tertentu, ia
bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas tersebut.
Jenis jenis organisasi

1. Organisasi Lini / garis

Dalam jenis organisasi ini, pembagian tugas dan wewenang terdapat perbedaan yang tegas
antara pimpinan dan pelaksanaan. Peran pimpinan dalam hal ini sangat dominan dimana
semua kekuasaan di tangan pimpinan. Oleh sebab itu dalam pelaksanaan kegiatan yang utama
adalah wewenang dan perintah. Memang bentuk organisasi semacam ini, khususnya didalam
institusi-institusi yang kecil sangat efektif karena keputusan-keputusan cepat diambil dan
pelaksanaan keputusan juga cepat. Kelemahannya jenis organisasi semacam ini kurang
manusiawi, lebih-lebih para pelaksana tugas bawahan hanya dipandang sebagai robot yang
senantiasa siap melaksanakan perintah.

2. Organisasi Lini dan Staf

Dalam organisasi ini, tidak begitu tegas garis pemisah antara pimpinan dan staf pelaksana.
Peran staf bukan sekedar pelaksana perintah pimpinan namun staf berperan sebagai pembantu
pimpinan. Bentuk organisasi semacam ini muncul karena makin kompleksnya masalah-
masalah organisasi sehingga pimpinan sudah tidak dapat lagi menyelesaikan semuanya dan
memerlukan bantuan orang lain (biasanya para ahli) yang dapat memberikan masukan
pemikiran-pemikiran terhadap masalah-masalah yang dihadapi. Meskipun organisasi ini lebih
baik dari yang pertama karena keputusan-keputusan dapat lebih baik namun kadang-kadang
keputusan-keputusan tersebut akan memakan waktu yang lama karena melalui perdebatan-
perdebatan yang kadang-kadang melelahkan.

3. Organisasi Fungsional

bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang
memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Setiap kepala dari
satuan mempunyai kekuasaan untuk memerintah dan mengawasi semua pejabat bawahan
sepanjang mengenai bidangnya.

4. Organisasi Panitia / Tim kerja

Pemanfaatan tim sebagai perangkat sentral untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan kerja.

Karakteristik utama struktur tim adalah bahwa struktr ini meniadakan kendala-kendala
departemental dan mendesentralisasi pengambilan keputusan ke tingkat tim kerja. Struktur
tim juga mendorong karyawan untuk menjadi generalis sekaligus spesialis.