PERIODICIDAD DE

N° Orden TAREA/FUNCIÓN REALIZACIÓN DE LA TAREA

1 ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Elaboracion, coordinación de la expedición , correcto

almacenamiento y en general la ADMINISTRACIÓN de la
1 CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA TANTO FÍSICA diario
COMO ELECTRÓNICA, Ej. DIAN, PROVEEDORES, CLIENTES,
Y OTROS.

1.1 Recepción, administración y diligenciamiento de la cuando se requiera

CORRESPONDENCIA que llega a la empresa.

Recepción y distribución de LLAMADAS TELEFÓNICAS,

1.2 CITOFONÍA y CORREOS ELECTRÓNICOS relacionados con diario
las actividades de la empresa.

Digitación de CONTRATOS DE OBRA en formato y

2 gestionamiento de la documentación exigida para inicio cuando se requiera
de contrato de obra.

2.1 Elaboración y actualización de formato RELACIÓN DE diario

CONTRATOS DE OBRA EJECUTADOS Y/O EN EJECUCIÓN.
 Elaboración y/o actualización del formato RESUMEN PARA En la mitad y al final de la
2.2 ANÁLISIS DEL CENTRO DE COSTOS Y GASTOS POR ejecución del contrato
CONTRATO DE OBRA EJECUTADA

2.3 Elaboración y actualización de formato RELACIÓN DE cada vez que se adquiere

PÓLIZAS DE SEGUROS PARA CONTRATOS DE OBRA una póliza

2.4 Sub contratos cuando se requiera

Hacer CORRECCIÓN de los comprobantes contables

3 mediante INFORME DE SOPORTES RECIBIDOS realizado semanal
por el contador.

Convocar, asistir y tomar atenta nota mediante actas a la

3.1 reunión semanal del proceso de Gestión administrativa y semanal
Financiera

Actualización y gestionamiento del formato CUENTAS POR quincenal

4 PAGAR A PROVEEDORES, 3M.

Planeación y administración con anticipación de las

4.1 CUENTAS POR PAGAR por vencimiento de fecha, para el quincenal
pago oportuno y real de la deuda a pagar

4.2 Solicitud de Estado de cuenta a los proveedores mensual

directamente a CONTABILIDAD

Elaboracion de CUENTA DE COBRO para proveedores de

4.3 Régimen Simplificado que no estan obligados a facturar y cuando se requiera
para clientes a quienes se les solicita anticipo.
 4.4 Elaboración y gestionamiento del INFORME DE SOLICITUD cuando se requiera
DE NOTA CRÉDITO

4.5 Elaboración y/o actualización de COTIZACIONES DE cuando se requiera

PROVEEDORES DE SERVICIOS según formato.

Elaboracion de DOCUMENTOS EQUIVALENTE (talonario) a

4.6 cada una de las facturas que no cumplen los requisitos cuando se requiera
exigidos por la ley.

4.7 Acta de obra cuando se requiera

Elaboración y almacenamiento de CONCILIACIÓN

5 BANCARIA MENSUAL de Bancolombia y Davivienda de mensual
acuerdo a formato establecido.

5.1 Elaboración de CHEQUE FÍSICO (CEE y CED) para realizar cuando se requiera
diferentes pagos, previa aprobación de la Gerencia.

Implementación, realización, impresión y entrega de

soporte para registro contable de los PAGOS que se
5.2 realicen por medio de la plataforma virtual bancolombia, cuando se requiera
previamente aprobados por la Gerencia, tales como:
nómina, proveedores, anticipos y otros.

5.3 Elaboracion de informe movimientos bancarios quincenal

Actualización y gestionamiento del registro de PAGOS DE mensual

6 IMPUESTOS ANTE DIAN Y ALCALDÍA MUNICIPAL.
 Elaboración y/o actualización del formato ANALISIS DE cuando se ejecuta un
7 PAGOS Y DSCTOS. DE FACTURA E INFORME DE CARTERA contrato u orden de compra

7.1 Gestionar la cobranza y controlar la CARTERA VENCIDA cuando se requiera

con Carta Modelo (carta requerimiento de pago)

7.1.1 Instructivo de clientes morosos cuando se requiera

Elaboracion de cuenta de cobro para los clientes que

7.2 soliciten al momento de efectuar un anticipo para cuando se requiera
determinado contrato.

Elaboración, actualización y planificación del pago de los

8 GASTOS FIJOS MENSUALES que se consignan es este mensual
formato.

Revisar la RELACIÓN DE GASTOS V2 enviadas por los

8.1 asistentes tecnicos: Revision de que los soportes cumplan, cuando maneje caja
consecutivos y saldos.

8.2 Actializacion de formato relacion gastos Volqueta cuando se requiera

8.3 RESUMEN GASTOS LUDOVINO cuando se requiera

 Realizar PAGO DE REMUNERACIÓN POR PRODUCTIVIDAD Siempre que se genera pago
9 TRIMESTRAL de acuerdo al formato entregado por el de remuneración por
asistente tecnico. productividad

Elaboracion y pago de liquidación de prestaciones Cuando el empleado deje

10 sociales. de laborar en la empresa

Cada vez que se reciben

11 Relación de materiales recibidos en almacén materiales de los
proveedores.

Cada tres meses, y se

Elaboración de Informe de Gestión Trimestral (según guía) presentará a más tardar los
12 del Proceso de Apoyo Administrativa y Financiera a 31 de 10 primeros días del cuarto
marzo, 30 junio, 31 septiembre, 31 diciembre. mes del trimestre.

12.1 Gestion de los INDICADORES FINANCIEROS de la empresa trimestral

Presentación de informes y recolección oportuna y veraz

12.2 de información requerida para el desempeño de cuando se requiera
actividades relacionadas con la empresa.

Actualizacion de formato cuentas celulares plan

13 mensual
corporativo oficina

14 Actualizacion de formato relacion de vacaciones personal. cuando se requiera

15 Informacion de las NIIF cuando se requiera

16 Consultar tabla de retencion cuando se requiera

17 Caja Genral

17.1 Formato de caja general diario

17.2 Instructivo de caja general diario

2 RECURSOS FISICOS

Elaboración y actualización de HOJA DE VIDA DE Cada vez que se realice una

1 REPARACIÓN Y/O MANTENIMIENTO DE LOS RECURSOS reparación y/o mantenimiento a un
FÍSICOS por equipo. recurso físico de la empresa.

Elaboración, mantenimiento y administración del registro Cada vez que se adquiera

2 un equipo o accesorio
HOJA DE ENTREGA DE EQUIPO Y/O ACCESORIO NUEVO nuevo

Actualización y gestionamiento de la Relación de los

3 vehículos con sus respectivas fecha de pago de impuestos quincenal
y seguro de pólizas.
 RUTA DE ACCESO PC

NANCIERA
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FINANCIERA/2015/1. CORRESPONDENCIA

Archivo Maestro:
-CORRESPONDENCIA
-Correspondencia BANCOS
-CORRESPONDENCIA PROVEEDORES (3M, BYS COMERCIAL, AVERY
DENNISON, COLQUIMICOS S.A.S., SEÑALES LTDA)
-CORRESPONDENCIA PROVEEDORES (PINTUCO, NOVAFLEX,
PHILAAC, CREA, SIKA)
-CORRESPONDENCIA PROVEEDORES (AGOFER, HIERROS H.B.,
ARMETALES, HIERROS BYS, HIERROS DE OCCIDENTE, ARME, HIFER S.A.)
CORRESPONDENCIA DIAN
-CORRESPONDENCIA (SERVICIOS PUBLICOS SEGURIDAD DOSSI, CONTADOR,
PUBLICAR)

N/A

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/2. CONTRATOS

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/2. CONTRATOS/2.1 FORMATO RELACION
DE CONTRATOS EJECUTADOS O EN EJECUCION
Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA/2015/2. CONTRATOS/2.2 FORMATO RESUMEN
PARA ANALISIS DEL CENTRO DE COSTOS Y GASTOS POR
CONTRATO DE OBRA EJECUTADA

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/2. CONTRATOS/2.3 RELACION DE POLIZAS
DE SEGUROS PARA CONTRATOS DE OBRA

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/2. CONTRATOS/2.4 SUBCONTRATOS

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/3. INFORME DE SOPORTES RECIBIDOS
DEL CONTADOR

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/3. INFORME DE SOPORTES RECIBIDOS
DEL CONTADOR/3.1 ACTAS DE REUNION SEMANAL DEL
PROCESO DE GESTIO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/4 PROVEEDORES

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/4 PROVEEDORES/4.1 FORMATO CUENTAS
POR PAGAR A PROVEEDORES, 3M

Via correo electronico

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/4 PROVEEDORES/4.3 CUENTA DE COBRO
PARA PROVEEDORES
Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA/2015/4 PROVEEDORES/4.4 Informe para
solicitud de Nota crédito a proveedores

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/4 PROVEEDORES/4.5 COTIZACIÓN
PROVEEDOR DE SERVICIO 2015

Escritorio auxiliar contable N° 1 (Luis Jhony Rojas)

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/4 PROVEEDORES/4.7 Acta de obra
(Diogenes Giraldo)

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/4 PROVEEDORES/5 BANCOS/ 5. formato
conciliación bancaria mensual davivienda-bancolombia

Escritorio Asistente administrativa y financiera (Lorena

Orozco)

Carpeta TRB (transferencias) Estante N° 3 y 4

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FINANCIERA/2015/4 PROVEEDORES/5 BANCOS/5.3
INFORME MOVIMIENTOS BANCARIOS

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/4 PROVEEDORES/6. PAGO DE IMPUESTOS
ANTE DIAN Y ALCALDIA MUNICIPAL
Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA/2015/4 PROVEEDORES/7 CLIENTES/7 Analisis
de pago y descto por factura Ano 2015

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/4 PROVEEDORES/7 CLIENTES/7.1 Modelo
Carta de requerimiento de pago

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/4 PROVEEDORES/7 CLIENTES/7.1.1
INSTRUCTIVO CLIENTES MOROSOS

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/4 PROVEEDORES/7 CLIENTES/7.2 cuenta
de cobro

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/4 PROVEEDORES/8 GASTOS/ 8. GASTOS
FIJOS MENSUALES

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/4 PROVEEDORES/8 GASTOS/ 8.1
RELACION DE GASTOS V2

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/4 PROVEEDORES/8 GASTOS/ 8.2
RELACION GASTOS VOLQUETA

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/4 PROVEEDORES/8 GASTOS/ 8.3
RESUMEN DE GASTOS DE LUDOVINO
Elasistente tecnico o el lider de obra diligencia el formato
pago de remuneracion por productividad, lo entrega a la
asistente administrativa y financiera debidamente aprobado
por la gerencia y posterior mente se realiza el pago, este
formato reposa en el comprobante contable según como se
haya efectuado el pago. (CED, CEC, TRB, CEF, CCD).

Se adjunta a el soporte contable y se archiva en la carpeta

correspondiente según como se haya efectuado el pago.
(CED, CEC, TRB, CEF, CCD).
Se adjunta a la factura o remisión, y se archiva en la carpeta
correspondiente según como se haya efectuado el pago.
(CED, CEC, TRB).
Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA/2015/12. INFORME DE GESTION TRIMESTRAL

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/12. INFORME DE GESTION
TRIMESTRAL/12.1 GESTION DE LOS INDICADORES
FINANCIEROS

N/A

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/13. CUENTA CELULAR PLAN CORPOTATIVO

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/14. INFORME VACACIONES EMPLEADOS

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/15. INFORMACION DE LAS NIIF
 Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA/2015/16. Tabla retencion 2015

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/17 CAJA GENRAL.
Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA/2015/17 CAJA GENRAL/17.1. Resumen
Comprobante Diario y Cuadre diario de Caja General

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.1 ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA/2015/17 CAJA GENRAL/17.2 INSTRUCTIVO DE
CAJA GENERAL

COS

Archivo Maestro:
-Equipos - mantenimiento - equipos de oficina-inventarios
Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.2 RECURSOS FISICOS/1.
FORMATO HOJAS DE VIDA EQUIPOS V.2

Archivo Maestro:
-Equipos - mantenimiento - equipos de oficina-inventario
Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.2 RECURSOS FISICOS/2
Formato Hoja de Equipo o accesorio Nuevo

Equipo/disco D/..VIAS Y SEÑALES/1.2 RECURSOS FISICOS/3.

Relación de los vehiculos con fechas pagos