1 PROPOSITO

Establecer las actividades y controles de los registros de SIGGLE, para garantizar su legibilidad,
identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y uso de los registros, entre ellos,
la información electrónica.

2 FRECUENCIA

Se aplicara de forma permanente en cada una de las áreas y procesos de la planta.

3 DEFINICIONES

3.1 Registro

Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados
alcanzados, los cuales pueden ser internos o externos.

3.2. Registro _e

Registro Electrónico

4 RECURSOS

 HUMANOS : Administrador Control Documental

 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS: Computador, impresora
 MATERIALES : No aplica
 TIEMPO Según actividad

5 PROCEDIMIENTO
La administradora de Control documental debe controlar los registros a través de la lista de control de
registros que se llevara por cada una de las áreas. AD-MD-GE-R003e CONTROL DE REGISTROS
POR ÁREA.

5.1 Diligenciamiento y métodos de archivo

ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. El diligenciamiento de los registros se debe hacer en tinta negra Asociados

2. Almacenar los registros físicos en carpetas ordenadas alfabéticamente, Dueño de programa /

por procedimientos, o por código en un lugar adecuado con el fin de sistema de gestión
protegerlos de cualquier condición de deterioro.

3. Almacenar los registros que se encuentran en medio electrónico en el Dueño de programa /

servidor. Con la siguiente características: sistema de gestión

Opción 1:
Servidor/reg.electrónico”xxxxxxxxxx”/proceso, actividad, área /año/mes/archivo
Opción 2:
Servidor/reg.electrónico”xxxxxxxxx”/proceso, actividad, área /año/detalle
 CONTROL DE REGISTROS POR AREA
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ACTIVIDAD RESPONSABLE
4. Los registros electrónicos diligenciados en su totalidad y debidamente Dueño de programa /
firmados se debe bloquear el archivo en Excel mediante una clave, para sistema de gestión
protegerlos de cualquier alteración
5. Los registro electrónico después de ser diligenciado y bloqueados se Dueño de programa /
deben garantizar la trazabilidad y control de cambios cuando estos se sistema de gestión
generen después de la fecha inicial de su diligenciamiento para evitar
posible fraude por alteración
6. Realizar copias de seguridad o back up con el fin de guardar la Encargado de
información. sistemas

5.2 TIEMPO DE RETENCIÓN

El tiempo de retención de los registros dentro de Gaseosas Leticia está establecido de la siguiente
manera en cada área por un periodo máximo de 3 años, hace referencia que al inicio del año se
deben clasificar y dejar los registros del año anterior y los registros del año vigente y enviar a archivo
central donde se retendrán por un año más teniendo en cuenta las siguientes excepciones:

 Los libros y papeles contables su conservación físico y electrónico es de 10 años.

 Los siguientes documentos y registros del SG – SST deben ser conservados por un período
de ochenta (80) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa, los cuales se anexan a la hoja de vida del trabajador:

O Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud y los conceptos de los

exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.

O Cuando la empresa cuente con médico especialista los resultados de exámenes de

ingreso, periódicos y de retiro, así como los resultados de los exámenes complementarios.

O Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal

 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, mediciones ambientales

calidad de agua residual, calidad de aire, emisiones atmosféricas, ruido ambiental, deben ser
conservados por un período mínimo de veinte (20) años.

 Registros referentes a situaciones de IMCR, quejas de consumidor, monitoreo de puntos

críticos de control, registros de validación, disposición de respel. Estos deben ser conservados
por 5 años.

 Los registros y documentación del proceso de elaboración del producto se deben conservar
por un periodo de 5 años.

 Carpetas laborales de los empleados (RRHH) se deben conservar por un periodo de 80 años
contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa
.
 Certificados de aptitud de materiales y/o equipos se deben conservar en el área hasta que
cese su uso.
 CONTROL DE REGISTROS POR AREA
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 Licencias ambientales se deben de conservar de forma vitalicia

Una vez se cumpla el tiempo de retención en las áreas de trabajo se debe entregar las carpetas con
los registros almacenados después del periodo de retención en una caja de cartón debidamente
sellada y mediante el AD-MD-GE-R006 ROTULO PARA ARCHIVO CENTRAL en donde se especifica:
fecha de ingreso al archivo central, área, sub-área, titulo del documento, código, tiempo de retención,
fecha de salida del archivo central y firma física del responsable del archivo central. Según sea la
persona encargada del archivo central.

Superado el tiempo de retención total de los registros su disposición final será destrucción mediante
una forma amigable con el ambiente.

6 REGISTROS

AD-MD-GE-R003 CONTROL DE REGISTROS POR AREA

AD-MD-GE-R006 ROTULO PARA ARCHIVO CENTRAL

ANEXO 1
 CONTROL DE REGISTROS POR AREA
Revisión: 9 AD-MD-GE-T003 Página 4 de 4

DESCRIPCION

INICIO

Diligenciar Formato

Archivar

Consultar

Archivar

NO

t. retención
venció

SI

Destrucción

FIN