CLASIFICACIÓN Y CATALOGACIÓN DE MATERIALES PARA ENTREGA EN OBRA

Los materiales empleados en la construcción de viviendas, edificios y grandes obras de ingeniería se

pueden clasificar en cinco grupos principales:

 Pétreos.

 Cerámicas y vidrios.

 Compuestos.

 Metálicos.

 Aglutinantes.
Materiales pétreos: son las piedras naturales. Pueden presentarse en forma de bloques o losetas, o
también como gránulos. Ejemplos: el mármol, la pizarra o la arena.

Cerámicas y vidrios: son los obtenidos a partir de la cocción del barro, como las tejas y los ladrillos; o
de la fundición de minerales como el vidrio.

Materiales aglutinantes: son productos pulverizantes que, cuando se mezclan con agua, sufren unas
transformaciones químicas que producen su endurecimiento al aire o bajo el agua.

Este proceso se conoce como fraguado. Ejemplos: el cemento y el yeso

Materiales compuestos: son productos formados por la mezcla de materiales con diferentes
propiedades, pero fácilmente distinguibles entre sí. Ejemplos: el asfalto, que es una mezcla de
alquitrán y grava, y el hormigón, que es una mezcla de cemento, arena, grava y agua.

Materiales metálicos: se obtienen a partir de minerales. Ejemplos: el aluminio, el hierro o el acero.

 CATALOGACIÓN DE MATERIALES
No se podría hablar de catalogación, sin antes conocer el significado de “catalogar”; se
conoce como catalogar al proceso, actividad de apuntar, registrar o clasificar un objeto
según normas de ordenación.

1.1. Concepto:
Consiste en asignar a cada material un único nombre de manera que sea imposible
la existencia de diferentes denominaciones para un mismo producto o elemento.
En el proceso de catalogación, por un lado se especifican datos técnicos de
dimensión, calidad, estructura, etc., que definen las características de los
materiales considerados y se realiza la normalización de dichos, o sea se establece
un estándar que define cada uno de ellos. Para catalogar se clasifican todas las
existencias similares identificadas plenamente, de esta manera agrupando por
características comunes u homogéneas, permitiendo clasificar en clases y
subclases. Como todo proceso, la catalogación consume recursos; por lo tanto,
estos deben ser cuidadosamente utilizados. En principio, no se debe catalogar
todo lo que una organización compra, sino aquello que se compra repetitivamente,
como materias primas, repuestos y materiales de oficina, entre otros; aquello que
se compra una sola vez como terrenos, edificios o maquinarias grandes, no es
necesario catalogarlo, pues se consideran activos fijos.
La catalogación es sumamente importante en las empresas, por las diferentes
ventajas que ofrecen a las empresas, por tanto debe ser flexible y adaptable a los
futuros cambios en la organización y en el entorno; se dice que “sin catalogación
no hay organización logística”.

1.2. Definición:
Proceso y/o actividad del área de logística que consiste en la descripción,
catalogación, nominación y numeración de cada artículo con el fin de ser
identificado mediante un solo nombre, un solo número y una sola descripción. La
catalogación es la base de la identificación de los artículos y facilita de mejor
manera su adquisición. Con la catalogación se pretende en sí, crear un lenguaje
único que facilite todo el control administrativo de los materiales y/o productos.
1.3. Ventajas:
La empresa que planea, prepara y pone en ejecución un catálogo de materiales,
obtiene una serie de ventajas en relación con los inventarios y su administración,
entre las cuales se citan a continuación las más importantes:
- Prevenir la emisión de órdenes de compra de materiales innecesarios sobre
todo cuando estos existan en el almacén con otras denominaciones, lo que
evitara el consiguiente gasto financiero que ello representa.
- Optimizar el uso del espacio físico en el almacén, El tener el mismo material
con varios nombres obliga a almacenarlos separados de unos de otros,
impidiendo su consolidación y aumentando los esfuerzos para el control de
stocks.
- Reducir la inversión en inventarios, si en promedio un material tiene dos
nombres entonces el sistema logístico se multiplicara por dos; del mismo
modo, el listado de inventarios y, con ello, la necesidad de capital de trabajo
para mantener este nivel de inventarios.
- Captar las relaciones de intercambialidad que existen entre los materiales,
evitando así compras innecesarias de material, ya que pueden existir en el
almacén otros que pueden cumplir la misma función.
- Mejorar los ciclos de rotación en los almacenes, evitando obsolescencias,
materiales sin uso o sin movimiento. Ello será posible al tener los materiales
plenamente identificados.
- Agilizar la gestión de compras mediante el establecimiento de estándares y
normas para los materiales. El no tener estandarizado los materiales obliga a
definir sus especificaciones cada vez que se realiza la compra de estos.
- Enfocar al personal del área de compras y almacenes en una variedad menor
de inventarios, aumento así su eficiencia.
- Hacer posible la identificación y control de los artículos.
- Crear un lenguaje único en el ámbito de abastecimiento.
- Facilitar la adquisición y controlarla.
- Facilita la gestión y administración de los almacenes.
- Simplificar los inventarios, reduciendo el número de artículos y su variedad.
- Obtener un mejor resultado resultado en la administración de los inventarios
por la reducción de la influencia del costo de posesión (costo mantenimiento
de inventarios)
 Hay que tener en cuenta que todas las ventajas que proporciona una buena
catalogación de materiales inciden sobre los costos y utilidades de la empresa, es
decir sobre sus resultados, lo cual hace que se le considere como muy necesario.

1.4. Etapas de la catalogación:

Para que la catalogación represente un beneficio para la empresa, se recomienda
su realización a través de las siguientes cuatro etapas, las cuales se describen a
continuación:

Normalización
Consiste en la selección de aquellas características fisicoquímicas, tales como
tamaño, peso, densidad, textura, entre otras; que van a regir las compras y la
gestión de los mismos en el interior de la empresa., y que se adapten a esta; para
constituir con ellas las normas, usualmente escritas, a las que deben ceñirse las
existencias de los almacenes y las adquisiciones que se hagan, así como todas las
personas que requieren y soliciten materiales en la empresa. Se define a norma
como el modelo que se ha establecido y con el cual, cualquier objeto puede ser
comprado, el objetivo o finalidad de la norma es proporcionar criterios para
juzgar, y ayudar a prevenir variaciones innecesarias en las especificaciones de los
materiales necesarios para el funcionamiento de la empresa.
Por ejemplo, en la gestión de un almacén se pueden normalizar los pallets
(estructuras de transporte) utilizados para el acomodo de los productos. Entre las
características a normalizar pueden estar sus dimensiones externas, su resistencia
y el tipo de madera utilizado para su fabricación, de manera que cada vez que se
solicite la compra de pallets no se deban redefinir sus características.
La tarea de normalizar o establecer estándares requiere del uso de recursos de la
organización, del personal de compras, de los almacenes, de los usuarios de los
productos e inclusive del apoyo de los proveedores en el establecimiento de la
norma o estándar. Por ello se recomienda realizar la estandarización de aquellos
materiales que representen el mayor gasto en compras o de compra repetitiva. No
es necesario establecer normas para todos los materiales.
Identificación
Consiste en establecer la descripción o denominación del artículo que se va a
utilizar en la empresa, permitiendo precisar las características particulares de cada
artículo, en relación con las generales, de manera de estar seguro de su naturaleza
específica y de sus diferencias con otros artículos del mismo grupo. Muchas veces
una mala identificación de un material ocasiona la existencia de distinto nombres
para el mismo artículo. La identificación debe concluir con la elaboración de la
ficha de identificación de los materiales. En esta ficha se registra la información
relacionada con el producto. Los elementos que conforman una ficha de
identificación son los siguientes:
- Descripción del material.
- Descripción corta o abreviada.
- Código del producto.
- Unidad de despacho.
- Productos intercambiables.
- Código de la norma técnica que rige el material, si es que la tuviera.
- Dimensiones del material.
- Conjunto o subconjunto del cual forma parte.
- Embalajes y formas de almacenamiento.

Clasificación
Consiste en la agrupación de las existencias en base a sus características comunes,
uso, naturaleza u origen. Los diferentes grupos que ya están clasificados deben
contener artículos lo suficientemente distintos para evitar que un artículo pueda
ser considerado en más de dos grupos diferentes, evitando así la multiplicidad de
denominaciones para un mismo artículo. La agrupación que se haga puede
fraccionarse en clases, subclases y secciones según la variedad que pueda
presentarse en cada agrupación que se haya efectuado; el número de grupos
definidos, así como las divisiones dentro de un mismo grupo dependerá de la
variedad de artículos que se tenga en la empresa.
 Codificación
Llamada también simbolización, es la etapa final de la catalogación de artículos y
consiste en la asignación de un código formado por números o letras o un símbolo
que identificara al producto, distinguiéndolo por las características que le
pertenecen, de manera de representarlos y ahorrar esfuerzo, mental, tiempo y
gastos; e evitando errores y equivocaciones.
El empleo de letras en la elaboración de un código permite un mayor número de
combinaciones posibles que los números. En cada espacio o posición del código
se pueden utilizar hasta 26 letras distintas, en comparación de los 10 números
posibles, pero debido a que los equipos de cómputo manejan los códigos
numéricos con mayor facilidad, el uso de los números es más frecuente que el de
las letras. Entre los tipos de código más usados están:
 Códigos estructurados: Son aquellos códigos formados por letras o números,
agrupados por familias o clases según la etapa de clasificación. Cada grupo de
dígitos tiene un significado con respecto a su posición en el código; por ejemplo:
El código 13-139-6328 las dos primeras posiciones (13) suelen representar la
familias de artículos, las siguientes tres (139) a una clase dentro de la familia 13
y las últimas cuatro posiciones (6328) al producto. El número de elementos o
posiciones en un código estructurado debe estar planificado de manera tal que se
pueda incorporar futuros cambios, incrementos o ampliaciones en los grupos
formados, sean estos familias y/o clases.
 Códigos Secuenciales: Son códigos relativos utilizados en las facturas, guías de
remisión, formularios, etc. Este tipo de código facilita el conteo del total de
documentos emitidos y por tanto su control.

1.5. Procedimiento para catalogar materiales:

Determinación de las normas
Se considerara el establecimiento de normas o estándares, como necesidad
primordial en la confección del catálogo, a fin de unificar los criterios de los
usuarios y lograr reducciones apreciables en los stocks en a base a la
simplificación de las existencias (catalogación). Esto es muy importante, en razón
del criterio personal de cada usuario, al analizar sus necesidades y aferrarse en la
mayoría de los casos a marcas, características, dimensiones, etc., que considera
indispensables para el funcionamiento de su dependencia y por lo tanto negándose
a cambiarlas. En estos casos, mediante el dialogo con los usuarios, el encargado
o jefe de la catalogación hacia la normalización debe convencer de las ventajas
que con ella obtiene la empresa.
Identificación de cada material
Establecido las normas y seleccionado el personal que debe realizar la
catalogación, se iniciara la identificación de los artículos en stock, teniendo
presente que debe comenzarse por lo más fácil, dejando los artículos difíciles de
identificar para lo último. En esta forma se van obteniendo avances en la
catalogación, que permite apreciar resultados rápidamente.
Preparación de la clasificación a efectuar
Al efectuar la clasificación de materiales, se han seleccionado prácticamente de 2
a 4 dígitos del código que se quiere utilizar, según abarque dicha clasificación solo
clases o también subclases, quedando únicamente lo relacionado con la
identificación del articulo y el número de dígitos necesarios para completar el
código. Para establecer cuantos dígitos la identificaran plenamente el artículo, hay
que analizar la máxima cantidad de artículos que corresponden a una sección
dentro de las existencias de almacén y determinar entonces cuantos elementos se
emplearan para completar el código, teniendo presente, en estos casos, que la
máxima flexibilidad posible para un buen mantenimiento del catálogo se obtiene
con 4 elementos, ya que es improbable que dentro de una sección puedan existir
más de diez mil artículos diferentes.
Ordenamiento
El ordenamiento de los artículos, dentro de cada sección del catálogo, puede
hacerse con 3 formas:
- Orden Alfabético.
- Orden Numérico o por Dimensiones.
- Según el Catalogo del Productor.

Y al emitir las instrucciones, se deberá establecer que ordenamiento se empleara

en cada clase de materiales y muchas veces en cada subclase. Para ello deberá
considerar lo siguiente:
1) El orden alfabético es conveniente utilizarlo con artículos que carecen de
características dimensionales y en los que la descripción prima sobre cualquier
otra característica para su identificación.
A fin de dar flexibilidad al mantenimiento del catálogo con este tipo de
ordenamiento, es muy conveniente considerar en el código el equivalente
numérico de las letras con que se inicia la descripción, de acuerdo a la tabla
de equivalencias,
2) El orden numérico o por dimensiones, se utiliza generalmente con aquellos
artículos cuya característica principal en su dimensión, lo cual permite
diferenciarlo de otros artículos similares. Es necesario tener en cuenta la
existencia de artículos que tienen una sola dimensión.
3) El ordenamiento según el catálogo del productor, se emplea en las clases
correspondientes a maquinarias y equipos, sus repuestos, accesorios y consiste
en ordenar las secciones de acuerdo a como el producto de dicho material ha
ordenado su catálogo. En esta forma se facilita la codificación y el
mantenimiento del catálogo de la empresa, sin utilizar el código del productor,
salvo que sea factible hacerlo, lo cual se determinara mediante el análisis
correspondiente.

Distribución de los materiales

Otro aspecto que normalmente se encontrara en la empresa, es lo concerniente a
materiales que se piden para entrega directa al solicitante. Es conveniente
establecer una clase para materiales que se denominaran “Material solicitado para
entrega directa al solicitante, sin detención ni stock en el almacén” y cuyas
secciones correspondan a las dependencias que forman la empresa.

Elección de un sistema de catalogación

La preocupación principal para la dependencia de logística es que disponga de
una biblioteca de catálogos de productores de equipos, maquinaria y materiales
en uso, con la finalidad de que el personal que realice la identificación tenga
elementos de consulta para llevarla a cabo.

Asignación de códigos
 Se recomienda que la codificación de artículos nuevos se efectué sobre la
requisición por materiales” (especificación de los materiales necesitados a
comprarse), enviada al Departamento de Compras a iniciar la adquisición de estos
materiales. En esta forma se evita utilizar clasificaciones provisionales, porque a
la llegada de los artículos nuevos, ya estos disponen de su respectivo código. Sin
embargo, siempre es conveniente disponer de una clase para “Clasificación
provisional”, en razón de que nunca faltan compran urgentes que eluden el tramite
o procedimiento de compras.

Procesamiento de los materiales identificados

Una vez realizada la asignación a cada artículo, se recomienda que al finalizar
cada mes se revise, a fin de trasladar a su clasificación definitiva.

1.6. Finalidad de la catalogación:

Establecer una pauta o esquema general que facilite la clasificación de materiales,
en la empresa.

1.7. Aspectos a tener en cuenta para un correcta catalogación:

- Se analizaran los diferentes tipos de materiales y equipos que tenga la entidad
seleccionándose aquellas clases de la clasificación general de materiales
(C.G.M) que puedan utilizarse.
- Para los materiales o equipos, típicos o propios de la empresa se emplearan
las 40 últimas clases que normalmente estarán disponibles. (ANEXO 1)
- Al preparar el Manual de Catalogación, con las instrucciones que deben tener
en cuenta los que confeccionen el catálogo de la empresa, hay que indicar:
1) Finalidad del Manual.
2) Objetivos.
3) Instrucciones para catalogar materiales.
4) Clasificación de Materiales, estableciendo las clases a utilizar y si es
posible sub-clases.
- El personal que lleve a cabo la catalogación no debe ser muy numeroso, para
evitar en lo posible que la variedad de criterios puedan entorpecer y alargar la
confección del catálogo.
- Un clásico error es asignar códigos a los materiales y tener listados de los
materiales codificados y “creer” que es disponer de un catálogo.
1.8. Resultados y beneficios de la catalogación:
Una vez efectuado se pueden observar los resultados a través del ahorro de costos,
debido a que se simplifica los grupos de materiales, para evitar gastos innecesarios
de materiales ya existentes, pero quizás con otro nombre o misma función.

1.9. Importancia de un catálogo en la actualidad:

Se puede apreciar imágenes en los ANEXOS 1 Y 2, en los que respecta a lo que
se hace hoy en las organizaciones. ¿Depuración, estructuración o Administración
o mejora?

ANEXO 1
CLASIFICACIÓN GENERAL DE MATERIALES (Tabla Ejemplo)
Código Descripción de la Clase
01 Material considerado fuera de uso
02 Material solicitado para entrega directa al solicitante
03 Material de ferretería en general
04 Herramienta de Mano y Portátiles – Repuestos y Accesorios
05 Maquinas – Herramientas y sus repuestos. Accesorios
06 Productos básicos de Metal
07 Soldaduras, equipos para soldar
08 Material para Empaquetaduras
09 Artículos para Trasmisión
10 Rodamientos, sus repuestos y accesorios
20 Vehículos automóviles – repuestos y accesorios
21 Equipos de transporte y manipulación de materiales
30 Medicinas
31 Productos Químicos
32 Material y equipo fotográfico, repuestos y accesorios
33 Material y equipo para oficina
34 Útiles de aseo y limpieza, equipos para limpieza
35 Material y equipo para envasar y embalar
36 Alimentos y bebidas
37 Material para servicio de comedor y cocina, equipos y accesorios
38 Ropa
39 Instrumentos de precisión, repuestos y accesorios
ANEXO 2