Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)

Dalam Diplomasi
(21st Century Diplomacy : A Practitioner’s Guide, Kishan S. Rana,2011)

Disarikan Oleh
Joko S Dwi Raharjo

Sifat konservatif kementrian luar negeri suatu negera sering menjadikan ketertinggalan
dalam perkembangan teknologi informasi. Beberapa Negara kecil memulai pemanfaat teknologi
informasi antara lain Austria yang bergeser dalam kearsipan ke arah paperless sejak tahun 90-an,
; Kementrian luar negeri Latvia pada tahun 2003 untuk memenangkan predikat situs terbaik dan
Kanada yang berhasil menerapkan jaringan komunikasi secara mulus dengan kedutaan besarnya
di luar negeri dalam waktu yang sama.
Ada kesenjangan yang cukup lebar dalam perkembangan TIK di Negara berkembang,
dimana sebagian besar kementrian luar negerinya masih baru memperhitungkan kemungkinan
penggunaan TIK dalam diplomasi dan pengelolaan manajemen luar negerinya.
Penggunaan Web 2.0 dapat memberikan potensi yang lebih baik dalam kementrian luar
negeri. Beberapa contoh yang dapat kita ambil :
1. Negera bagian Nordik, di Denmark telah menunjukkan cara kementrian luar negeri dapat
memainkan sebagai kooordinator dan pengaturan jaringan di rumah.
2. Denmark juga mengadopsi apa yang mereka sebut "Lima Perintah E-Manajemen," yang
menyatakan bahwa kepala kementrian luar negeri :
 adalah teladan bagi staf dalam menggunakan IT
 menggunakan Intranet setiap hari untuk berbagi pengetahuan dan berkomunikasi
 mencari jalan keluar praktek terbaik dalam menggunakan IT
 bertanggung jawab untuk memastikan bahwa. . . Staf yang diperlukan memiliki
kompetensi IT
 kementriaj luar negeri akrab dengan kandungan E-Government. Strategi dan
memberikan kontribusi sedapat mungkin untuk mewujudkan tujuannya
3. Kanada memprakarsai jaringan diplomasi publik pada tahun 2005, dimana siswa dan
sarjana didorong untuk menulis tentang tema yang dipilih internasional, untuk memeriksa
pilihan kebijakan, dan menawarkan saran kepada pemerintah. Tulisan tersebut diposting
di situs Kementerian (Setelah dilakukann screening). Tujuannya adalah untuk membuat
 warga sadar akan kompleksitas isu-isu internasional, mendorong diskusi informasi, dan
melibatkan masyarakat luas untuk mendukung kebijakan luar negeri negara.

TIK memungkinkan sebagai metode kerja namun belum layak tanpa adanya revolusi
teknologi informasi dan komunikasi saat ini khususnya pada Negara berkembang.. Revolusi
yang terus menerus juga membuat penting bagi lembaga untuk tetap waspada terhadap
perkembangan baru, dan melihat bagaimana hal ini dapat diterapkan untuk pekerjaan mereka.
Paham teknologi dengan cara yang pragmatis praktis adalah persyaratan untuk semua yang
bekerja dalam kegiatan hari ini. Salah satu contoh adalah situs jejaring sosial, yang memiliki
jangkauan yang luas dan sangat berdampak; ini telah menjadi senjata ampuh dalam diplomasi
publik kontemporer, termasuk menghadapi situasi krisis seperti yang kita lihat sebelumnya.

Aplikasi Utama
Aplikasi TIK dilakukan dalam beberapa tahap, di mana penerapan ini telah dimiliki dan
dapat dilihat pada beberapa Negara yang ada :
1. Tahap pertama adalah penggunaan komputer, pada basis standalone, atau jejaring dalam
"Local Area Network" (LAN). Beberapa komputer saling terhubung ke internet.
Sejumlah kementrian luar negeri pada tahap ini sama sekali tidak belum memanfaatkan
potensi TIK yang tersedia.
2. Tahap selanjutnya adalah pembentukan jaringan pelayanan menyeluruh (Juga disebut
"WAN"); sering ini terintegrasi dengan sistem yang mencakup semua kementerian.
Sementara ini telah menjadi norma di banyak negara Eropa pada pertengahan 1990-an,
namun beberapa negara masih ragu-ragu untuk menerapkan ini, karena kekhawatiran atas
keamanan jaringan seperti dalam lembaga sensitive seperti kementerian luar negeri.
3. Tahap ketiga adalah untuk memperluas jaringan ini untuk lingkup kedutaan luar negeri,
menciptakan "intranet" atau "virtual private network,"atau bentuk lain dari protokol
komunikasi berbasis internet. Banyak negara-negara kecil tidak menggunakan ini karena
alasan biaya dan ketersediaan tenaga teknis. China, India, dan Jepang ragu-ragu untuk
menggunakan metode ini karena kekhawatiran atas keamanan yang serius.
4. Komputer yang digunakan untuk komunikasi bersifat rahasia dan kerahasiaan ini
dilakukan dengan memisahkan dari penggunaan mesin umum dan tidak digunakan untuk
 mengakses internet. Metode yang rumit dirancang untuk meningkatkan keamanan,
termasuk penggunaan smart card untuk akses.
5. Tahap berikutnya adalah penggunaan metode yang lebih canggih untuk berbaur ke dalam
videoconference jaringan komputer dan pemeliharaan arsip terpusat yang dapat diakses
dari jarak jauh dengan kecepatan link data yang tinggi dan juga enkripsi otomatis pada
fitur sistem tersebut.
6. Tahap lain dalam penerapan proses ini adalah untuk mengambil secara mobile, dan
memberdayakan diplomat dan negosiator untuk beroperasi dari setiap lingkungan atau
lokasi; Lokasi dan geografi tidak menjadikan hambatan dalam mempertahankan kontak
dua arah dihampir semua situasi. Diplomat dapat beroperasi dari kamar hotel dan di
lokasi bencana, menggunakan laptop, "Blackberry", dan komunikasi cepat berbasis
telepon menggunakan satelit komunikasi..
7. Tahap yang lebih tinggi adalah aplikasi esoteris, di mana kementerian luar negeri antusias
menggunakan "Virtual" media. Ini memungkinkan memindahkan kedutaan virtual dan
bahkan sebagai bentuk "kehidupan kedua" . Salah satu aplikasi yang sederhana adalah
dengan menggabungkan "kedutaan besar "(yaitu seorang utusan yang tinggal di rumah
negara dan perjalanan sesekali ke negara penugasan),dengan kedutaan virtual. Yang
harus bekerja dengan baik, dalam mengambil keuntungan penuh dari TIK dan
kemampuannya untuk mengatasi geografi. Penggunaan situs media sosial seperti Twitter
dan Facebook adalah hal lain sebagai instrumen baru.

Penggunaan TIK menjadi sebuah keberatan dalam beberapa hal antara lain adalah biaya,
ketersediaan sumber daya manusia, dan fakta bahwa perangkat keras dan perangkat lunak
biasanya menjadi usang dalam tiga tahun atau kurang. Selanjutnya, biaya pemeliharaan sistem
canggih sering sama dengan biaya investasi awal terhadap umur waktu hidup yang singkat. Ini
menghambat banyak negara kecil bergerak terlalu jauh untuk memanfaatkan TIK.
Salah satu pembeda utama antara kementrian luar negeri yang menggunakan intranet atau
sistem komunikasi khusus yang komprehensif dengan mereka yang hanya menggunakan plain-
vanili internet. Pembentukan setidaknya satu generasi ke depan dalam hal yang bisa mereka
lakukan adalah bertukar pesan yang bersifat rahasia, mengoperasikan portal data sendiri, dan
mengatasi geografi dengan merangkai erat kedutaan luar negeri dengan Kementerian luar
negeri, dan sisanya dari system komunikasi pemerintah adalah intranet yang menghasilkan
kualitas baru integrasi sistemik untuk sistem diplomatik.
Yang membahayakan adalah adanya perang antara hacker yang mencoba untuk masuk ke
keamanan jaringan dan orang-orang melindungi ini dengan firewall mereka. Bahaya yang lebih
besar untuk jaringan kementerian luar negeri adalah lembaga dari negara-negara besar yang
menginvestasikan sumber daya yang besar untuk dapat mengintip komunikasi tersebut. Jaringan
"echelon" dari "Badan Keamanan Nasional" rahasia AS adalah salah satu contoh; Inggris Raya
memiliki nya "Markas Komunikasi Pemerintah" (GCHQ). Kementerian luar negeri merespon
dengan protokol komunikasi mereka sendiri dan perangkat pelindung lainnya, selain yang
Firewall yang disebutkan di atas.

Penggunaan lainnya
Untuk diplomatik, TIK menawarkan banyak keuntungan:
 Presiden AS menyesuaikan pada jaringann berita CNN dan internasional untuk breaking
news-diplomatik yang mana lebih cepat dalam cakupan berita instan tersebut. Namun
wartawan BBC, CNN, dan TV5 tidak memberitahu negara manapun, tentang
perkembangan internasional tertentu yang mungkin mempengaruhi kepentingan mereka .
Juga tidak menganalisis dalam The Economist atau Le Monde memberitahu kementerian
luar negeri apa kesempatan yang ditawarkan oleh Situasi eksternal baru. Kedudukan
kedutaan tetap menjadi sumber utama kementrian luar negeri untuk analisis secara tajam
dan memberikan saran kebijakan.
 Komunikasi dengan publik berubah. Situs-situs kementerian luar negeri menarik besar
pembaca untuk mendapatkan informasi dan analisis perkembangan internasional, saran
wisata, Negara asing , dan kedutaan atau informasi konsulat.
 Kegiatan Publisitas bertujuan media juga berubah. Beberapa kementerian luar negeri
melaksanakan briefingnya untuk media (misalnya Perancis, Jepang), melalui juru bicara
resmi pejabat mereka, melalui internet pada hari-hari yang tetap dalam seminggu,
sementara di lain hari jurubicara itu muncul secara pribadi seperti dalam cara tradisional.
 Budaya, pendidikan dan informasi lain yang dapat mencapai audien secara luas, serta
mengubah jangkauan kedutaan dan pusat-pusat budaya. Ini mendorong soft power.
  Diplomasi ekonomi. Beberapa negara menggunakan portal "B2B" (business-to-business)
untuk menjangkau bisnis luar negeri; misalnya Kanada memegang "Virtual Trades
Exhibition" melalui gabungan kementerian luar negeri dan perdagangan.
 Dalam krisis, diplomat dilengkapi dengan laptop dan telepon yang terkonseksi satelit
dapat mengatur kantor-kantor sementara di tempat-tempat kunci di mana kedutaan atau
konsulat tidak ada. Setelah Tsunami Asia Desember 2004, beberapa negara Barat
menggunakan metode yang sama untuk memberikan bantuan konsuler cepat dalam
bencana.
 LSM menjadi penyedia data penting untuk pemerintah nasional dalam berbagai krisis
besar dan TIK memungkinkan mereka untuk mendapatkan informasi realtime dari tim
bantuan mereka di lapangan, pada situasi saat mereka dilibatkan. Mereka sering didepan
jaringan diplomatik. Di PBB di New York, jaringan telah beroperasi selama beberapa
tahun, menyediakan anggota Dewan Keamanan dengan informasi tentang situasi krisis di
Afrika dan tempat lain
 Manajemen sumber daya manusia ditransformasikan dengan penggunaan TIK. Misalnya,
tugas yang diposting online dan "tawaran" mengundang mereka untuk untuk penugasan.
Hal ini menambah transparansi. Hal yang sama berlaku bagi setiap perubahan dalam
aturan yang sedang dipertimbangkan-ini diposting online untuk mengundang komentar.
Ini adalah dua dari banyak cara teknologi membantu dalam manajemen yang baik. Hal ini
juga menambah transparansi.

Perubahan besar lainnya yang ditimbulkan oleh TIK adalah bahwa laju perkembangan
semakin tinggi, dan waktu respon yang jauh berkurang. Menjalankan kementrian luar negeri
sekarang menjadi 24 jam X 7 hari dalam urusan. Yang menambah tuntutan pada personil adalah
keahlian yang mereka butuhkan, terutama kemampuan komunikasi dan berpikir cepat. Setiap
diplomat membutuhkan sedikit keterampilan media dan perlu dilatih. Pusat krisis, tugas aparat,
dan ponsel yang harus diaktifkan sepanjang waktu sekarang adalah kebutuhan dasar professional.
Kebijakan luar negeri di negara demokrasi menuntut jangkauan opini publik; yang mendasar
pada premis diplomasi publik. Web 2.0 telah mengubah penggunaan dunia maya menjadi forum
untuk interaksi dan keterlibatan.
Interaksi ini dapat dalam beberapa bentuk.:
  Pengguna cerdas dari TIK tidak lagi tergantung pada CNN atau setara nya untuk
berita. Ia mendapat informasi cepat lewat RSS (Really Simple Syndication) melalui
ponsel atau blackberry; pengguna menentukan jenis berita yang ia ingin terima.
 Rezim yang otoriter telah belajar, bahwa setiap peristiwa di seluruh dunia dapat
direkam pada ponsel, dengan klip video atau Foto langsung upload ke You Tube,
Facebook, atau langsung ke saluran berita 24 jam. Kementrian luar negeri dan
pemerintah memiliki reaksi terhadap berita dengan cara dan pada kecepatan yang tak
terbayangkan bahkan satu dekade lalu.
 Selama bencana alam atau krisis buatan manusia, jejaring sosial situs yang sering
paling efisien sebagai sarana untuk menjangkau sebagian besar orang. Pejabat
kemnetrian luar negeri harus kompeten dalam menggunakan instrumen ini, dan
belajar dari metode lain yang digunakan. .
 Pemimpin dapat menjalankan blog sendiri, di mana mereka atau staf mereka tetap
bersentuhan dengan publik. Komunikasi tersebut lebih personal dan mungkin latihan
berpengaruh lebih besar dari bentuk-bentuk awal lainnya. Duta Besar dan diplomat
lainnya juga menjalankan mereka blog sendiri
 Shashi Tharoor, ditunjuk sebagai menteri junior di Departemen Luar Negeri pada
pertengahan 2009, membangun pengikut besar 600.000 di Twitter, tapi mengalami
kesulitan dengan memimpin partainya. Sebuah paradoks: para rasio terbalik antara
kredibilitas publik dan popularitas dengan pemimpin senior sendiri

Kementerian luar negeri yang menggunakan Web 2.0. Dalam Satu konferensi baru-baru
menyimpulkan: "Web 2.0 platform adalah alat untuk keterlibatan dengan masyarakat umum,
bukan strategi Diplomasi Publik diri sendiri. "
TIK digunakan untuk negosiasi multilateral, terutama pada tahap awal mengidentifikasi
elemen umum atau setuju, dan untuk mencoba ide-ide yang berbeda.

Bahaya Dalam TIK

TIK bekerja pada prinsip implisit bahwa informasi merupakan komoditi dan bukan
sumber daya. Orang yang berhasil di era TIK adalah bukan orang yang menguasai informasi tapi
tahu bagaimana menggunakannya untuk efek terbaik. Untuk organisasi tradisional ini
membutuhkan pergeseran pola pikir, dan tidak semua negara dan lembaga bersedia untuk
melakukan hal ini.
Situasi bertahan di mana pejabat pejabat pada tingkat yang berbeda kontrol ketat
informasi; ini dapat memberikan keuntungan jangka pendek, tapi menghasilkan ketidakefisiensi
ditambah kerusakan organisasi.
TIK menuntut aliran informasi yang mulus yang relevan di semua bentuk, dari atas ke
bawah, dari bawah ke atas, seperti juga lateral.
Beberapa contoh:
 Rancangan dokumen tidak perlu melakukan hirarki perjalanan, mengatakan dari meja
pejabat ke atasan langsung, kemudian ke kepala divisi, dan akhirnya pada sekretaris tetap
. Hal ini dapat langsung dari meja pejabat kepada sekretaris tetap, dengan orang lain
memberikan saran-saran mereka untuk perubahan. Tapi untuk menangani hal ini dengan
baik menuntut disiplin dan rasa tanggung jawab yang tinggi.
 Komunikasi menjadi tersanjung, dan hirarki kurang penting dari sebelumnya; para senior
mengenal yunior mereka dan bahkan mengevaluasi mereka secara informal. Hal ini juga
telah banyak pengalaman, tapi tidak semua, negara.
 Ini menjadi mungkin untuk mengurangi "jarak" antara kedutaan dan kementrian luar
negeri, dan mengurangi hal-hal geografi dari sebelumnya.

Sebagian besar organisasi yang telah sepenuhnya menggunakan TIK percaya bahwa
Perubahan pola pikir sangat penting untuk menurunkan penuh benefit. TIK adalah alat, bukan
peluru ajaib. Itu tidak menggantikan atau mengubah kebijakan, atau diperlukan reformasi
organisasi, jika itu merupakan tujuan kebutuhan. Satu dapat memvisualisasikan aplikasi yang
baik dari TIK sebagai "force multiplier," yang memungkinkan lembaga untuk meningkatkan
pengiriman kapasitas, ditambah meningkatkan efektivitas.

TIK dan Pelatihan

Diplomat tersebar di berbagai tempat; pada setiap titik waktu setengah atau lebih dari
personil berada di luar negeri. Bahkan pelatihan pertengahan karir dan pelatihan tingkat senior
mendapat arti-penting, sehingga menjadikan biaya langsung dan tidak langsung dari lokasi
global mereka untuk berlatih. Hal ini membuat e-learning yang baik, alternatif parsial untuk
latihan.
 E-learning berbasis TIK sangat ideal untuk kementrian luar negeri, karena faktor lain.
 Pertama, e-learning dengan kekuatan partisipasi kemampuan kerja terbaik dengan kelas kecil.
Justru situasi untuk kementrian luar negeri; mereka tidak perlu metode pembelajaran jarak
jauh.
 Kedua, perubahan yang cepat dalam profesi, terutama dalam keterampilan yang diperlukan,
memerlukan lebih banyak pelatihan pertengahan karir dan pelatihan tingkat senior
selanjutnya digunakan untuk menjadi norma di layanan diplomatik sebelumnya.
 Ketiga, unsur saling belajar yang kuat dalam e-learning, yang sangat ideal untuk layanan
diplomatik di mana rekan emulasi sangat penting.