Disusun oleh:
Ruslan dalam bukunya Kiat & Strategi Kampanye Public Relations (2002),
pelaksanaan event, maka Public Relations harus memperhatikan hal-hal berikut:
1. Cocokan dan padukan rencana kerja event dengan tujuan dan sasaran
secara spesifik.
2. Fokus pada hasil yang dapat diukur.
3. Siapkan “Time Frame” yang realistik / masuk akal.
4. Identifikasikan peranan Stake Holder.
5. Monitor Kinerja dari semua rencana yang telah ditentukan.
1. PRODUKSI
a. Staging / Panggung
b. Entertainment / Hiburan
c. Lighting
d. Special Effect
e. Permit & Labor Need / Perizinan & Kebutuhan Tenaga
2. SUPPORT SERVICES
a. Speakers / Artist
b. Master of Ceremony
c. Presenters
d. Prizes
e. Gift & Amenities
Time mengacu pada berapa waktu yang dimiliki untuk bertindak atau
bereaksi. Lamanya waktu yang tersedia untuk perencanaan dan produksi akan
secara dramatis memengaruhi biaya dan kadangkadang keberhasilan acara.
Space mengacu pada tempat dimana event akan diselenggarakan dan pada
waktu antara keputusan penting yang berkaitan dengan event tersebut. Hubungan
antara time dan space bersifat konstan di sepanjang proses acara secara
keseluruhan. Ketika memilih tempat untuk sebuah acara, lokasi dan sumber daya
secara signifikan memengaruhi waktu yang dimiliki. Ketika mempertimbangkan
space untuk sebuah acara, persiapan checklist secara terperinci perlu dilakukan
untuk meninjau setiap elemen secara hati-hati.
1. KOMUNIKASI
Komunikasi aktif harus dibentuk dengan:
a. Committee / Panitia
b. Client / Stakeholder
c. Vendor / Supplier
Event dievaluasi dengan melihat semua proses atau tahapan dari awal,
karena proses manajemen event merupakan proses yang berkesinambungan
yang selalu berputar tanpa ujung. Pada proses evaluasi dapat dilihat
kesuksesan event yang telah kita adakan serta faktor yang mempengaruhi
keberhasilan atau kegagalan event tersebut.
Proses evaluasi ini berfungsi sebagai bahan acuan untuk event yang
akan diadakan selanjutnya. Terdapat beberapa bentuk evaluasi event yaitu:
Lakukan kegiatan:
Riset, tahap pertama terhubung dengan tahap terakhir, evaluasi. Pada fase
ini, perencana acara akan bertanya: “Apa yang ingin dievaluasi, dan bagaimana
cara mencapainya?” Perencana dapat mengevaluasi acara tiap tahapan dari proses
manajemen event untuk mendapatkan review secara komprehensif dari semua
tahap.