Anda di halaman 1dari 11

Widiatmoko Adi Putranto Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...

Volume 1 No. 1 September 2017 Halaman 1– 11

PENGELOLAAN ARSIP DI ERA DIGITAL:


MEMPERTIMBANGKAN KEMBALI SUDUT PANDANG PENGGUNA

Widiatmoko Adi Putranto


Program Studi Kearsipan, Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada
widiatmokoputranto@ugm.ac.id

Abstract
The quick and significant development of information technology in the digital era
essentially affects records and archives management. This paper aims to discuss how
archives should be aware and understand the social dimension in the challenges and
possibilities of managing records and archives in the digital era, including the dynamic of
perspectives and behaviours of both internal and external users. In response to the
development of information technology, archives put emphasizes mostly in the technical
dimension of infrastructure availability and the standard or policy compliance. However,
people factor often plays significant role in the transition of management model or
system. The best implementation of a standard needs a more holistic approach by
considering the users point of view as well as collaboration with various stakeholders in
explaining the benefits and functions of the new management system. By putting
emphasizes on people factor when conducting training and developing policy, users’
resistance can be minimized while users’ enthusiasm can be achieved to accelerate the
positive result in the adaptation of the new system and trends.

Keywords: records and archives management, electronic documents and records


management system, digital era

Intisari
Perkembangan teknologi informasi di era digital yang cepat dan signifikan
mempengaruhi secara esensial pengelolaan arsip. Tulisan ini bertujuan untuk
mendiskusikan bagaimana institusi kearsipan harus menyadari dan memahami dimensi
sosial di dalam berbagai tantangan dan kemungkinan yang ada dalam pengelolaan arsip
di era digital, termasuk dinamika sudut pandang dan perilaku dari pengguna internal
maupun eksternal. Sebagai respon dari perkembangan teknologi informasi, kebanyakan
institusi kearsipan memberikan penekanan pada dimensi teknis seperti ketersediaan
infrastruktur ataupun memenuhi standar dan kebijakan. Padahal, faktor manusia kerap
memainkan peran penting dalam transisi model atau sistem pengelolaan. Implementasi
terbaik dari suatu standar membutuhkan pendekatan yang lebih holistik dengan
mempertimbangkan sudut pandang pengguna dan juga kolaborasi dengan berbagai
pihak terkait dalam menjelaskan manfaat dan fungsi dari sistem pengelolaan yang baru.
Dengan menaruh penekanan pada faktor manusia pada saat melakukan pelatihan
ataupun merumuskan kebijakan, resistensi pengguna dapat diminimalisir dan pada saat
bersamaan antusiasme pengguna dapat dicapai untuk mempercepat hasil positif dari
adaptasi pada sistem dan tren terbaru.

Kata kunci: pengelolaan arsip, sistem pengelolaan dokumen dan arsip elektronik,
era digital

Diplomatika, Vol. 1, No. 1 September 2017 1


Widiatmoko Adi Putranto Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...

PENDAHULUAN lebih ringkas bagi pengguna. Namun, di


Perkembangan teknologi informasi sisi lain arsip elektronik juga
dengan kecepatannya di era digital dalam memerlukan tingkat pengelolaan yang
dua dekade terakhir telah membawa memiliki kompleksitas berbeda
dampak yang esensial dalam bidang dibandingkan pengelolaan arsip fisik.
kearsipan. Pengelolaan arsip berbasis Bagi institusi yang tengah melakukan
kertas yang sebelumnya menjadi transformasi pengelolaan dari paper-
konsentrasi dengan segera digantikan based menuju paperless maupun digital,
oleh format elektronik yang membludak tentunya hal ini menimbulkan bermacam
secara kuantitas dan penggunaan. Di era tantangan tersendiri.
digital, pengelolaan arsip elektronik Pertama, arsip elektronik dengan
menjadi tren sekaligus fokus bentuknya yang tidak memiliki wujud
pengembangan pengelolaan dalam fisik bisa menimbulkan perdebatan
banyak institusi. Sejumlah riset telah terkait aspek legalitasnya. Misalnya,
banyak dihelat untuk mendiskusikan beberapa institusi masih belum dapat
kompleksitas peningkatan kualitas teknis sepakat bahwa surat elektronik memiliki
secara konkrit, tantangan, resiko maupun kedudukan yang sama dengan surat fisik.
peluang secara umum dalam pengelolaan Lebih lanjut, institusi-insitusi lain juga
arsip elektronik agar mampu masih mempertimbangkan stempel
memberikan kontribusi yang lebih ataupun tandatangan basah sebagai
konstruktif bagi pengguna. Seiring parameter otentisitas. Kedua,
dengan proses modernisasi, arsip kemunculan arsip elektronik merupakan
elektronik dianggap lebih sesuai dengan salah satu dampak dari perkembangan
kebutuhan zaman yang menuntut teknologi informasi. Institusi-institusi
kecepatan berbagi, kemudahan akses dan yang sebelumnya mengelola arsip dan
fleksibilitas dalam berjejaring. Oleh dokumen dalam bentuk kertas tidak
karenanya, kefasihan institusi dalam dapat menghindar pada keharusan untuk
beradaptasi untuk mengelola arsip berbenah secara teknis maupun
elektronik menjadi penting untuk kebijakan yang mengaturnya.
menjaga keberlangsungan bisnis dan Transformasi ini biasanya dimulai
memenuhi kebutuhan informasi. dengan formulasi kebijakan dan
Kehadiran arsip dalam format pergantian infrastruktur. Arsip elektronik
elektronik menawarkan sejumlah hanya dapat diakses melalui mesin
kemudahan dan berbagai peluang yang pembaca seperti komputer dan pada
sebelumnya tidak dimiliki arsip dalam perkembangannya, membutuhkan
format fisik dalam pengelolaannya. dukungan jaringan internet untuk
Sebagai contoh, arsip elektronik berbagi. Berbicara dalam segi
memerlukan usaha yang lebih sederhana perlindungan dan keamanan, aspek
untuk digandakan atau justru dapat elektronik juga rentan terkena virus dan
dibagi dengan mudah sehingga dapat formatnya pun lebih cepat kedaluarsa
meminimalisir duplikasi. Arsip elektronik dan tak terbaca. Juga, meskipun mampu
juga memberikan perubahan yang menghemat ruang, kemudahannya
signifikan dalam kemudahan dan mencipta dan berbagi menimbulkan
kecepatan untuk melakukan proses banjir dalam kuantitas. Faktanya, salah
pengiriman dan berbagi dibandingkan satu permasalahan yang umum ditemui
dengan arsip berbentuk fisik. Selain itu, adalah bagaimana institusi kerap kali
arsip elektronik juga memberikan memandang perubahan pengelolaan dari
peluang bagi institusi untuk menghemat paper-based ke digital sebagai faktor
ruangan penyimpanan secara fisik teknis semata. Kebijakan pembelian
sekaligus membuka peluang akses yang infrastruktur ataupun penentuan sistem
Diplomatika, Vol. 1, No. 1 September 2017 2
Widiatmoko Adi Putranto Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...

aplikasi yang diyakini mampu menginginkan akses informasi instan


meningkatkan kualitas fasilitas sering sekaligus berjejaring dan sebaliknya,
lalai untuk dikompromikan dengan tidak lagi mesti melewati struktur
pengelola dan pengguna. Akibatnya, alih- hierarkis yang terpusat (Harries, 2009,
alih mampu memaksimalkan potensi p.20). Orang mengharapkan mereka
peningkatan fasilitas, perubahan mampu mendapatkan informasi tanpa
pengelolaan arsip dan dokumen berbasis harus menunggu lama ataupun melalui
elektronik justru kerap menimbulkan prosedur yang berbelit-belit dan tidak
ketakutan pada kegagapan teknologi, hemat waktu, biaya dan energi. Artinya,
kecemasan akan kompleksitas aplikasi, hal ini membuat mereka yang berada
atau bahkan penolakan atas prosedur pada posisi pengelola informasi harus
yang baru. mau dan mampu menyesuaikan tuntutan
Perubahan pengelolaan arsip di era para pengguna yang didorong oleh
digital tidak seharusnya dipandang dampak situasi dan kondisi lingkungan
melalui satu sudut pandang tunggal yang tersebut. Institusi, tidak terkecuali
dimiliki institusi saja. Tulisan ini akan mereka yang mengelola kearsipan,
mencoba untuk mendiskusikan membutuhkan suatu sistem yang
bagaimana pengelolaan arsip di era terintegrasi dan mampu secara maksimal
digital dapat mempertimbangkan berfungsi memenuhi tuntutan tersebut
kembali posisi dimensi sosial, termasuk (Reed, 2010, p. 124).
di dalamnya sudut pandang pengelola Dalam prosesnya, sebagai dampak
sebagai pengguna internal maupun dari tuntutan dan keadaan lingkungan
masyarakat umum sebagai pengguna yang berubah maka institusi-institusi
eksternal. Institusi tidak semestinya abai pengelola informasi berbenah dan
terhadap perspektif maupun perilaku melakukan berbagai perubahan
pengelola dan pengguna. Sehingga, pengelolaan informasinya, termasuk
pengelolaan arsip elektronik sudah pengelolaan arsip. Perubahan ini
semestinya memberikan kontribusi yang membangun keahlian dan pengetahuan
lebih konstruktif dengan membuat baru sebagai dampak atas apa yang
pengelola dan pengguna mampu disebut Gregory sebagai tantangan
mengerti keuntungan yang ditawarkan, intelektual masif sebagaimana orang-
kemudahan yang didapat ataupun visi orang akan dituntut memahami cara
institusi di masa depan dan bukan rasa perangkat lunak bekerja, mampu
cemas akan kompleksitas pengelolaan menjelaskannya kepada orang lain dan
dan akses. berpikir serta bertindak secara berbeda
(Gregory, 2005, p. 85). Perubahan ini
TINJAUAN PUSTAKA biasanya direspon institutsi dengan
Pengelolaan arsip di era digital memulai merumuskan kebijakan dan
Di era perkembangan teknologi aturan baru, sekaligus melakukan usaha
informasi yang begitu masif dan cepat, peningkatan terhadap ketersediaan
akses pencarian atas informasi juga infrastruktur yang mampu menyesuaikan
mendapatkan dampak dan tuntutan yang tuntutan dan kebutuhan. Akan tetapi,
sama. Internet membawa dampak yang pada kenyataannya McDonald,
esensial dalam memunculkan jaringan sebagaimana dikutip di Wilkins, Swatman
informasi yang luas dan membuat & Holt dalam Achieved and tangible
informasi mampu diakses sedemikian benefits: lessons learned from a landmark
cepat. Harries dalam Managing records, EDRMS implementation beranggapan
making knowledge and good governance bahwa kemajuan infrastruktur
mengatakan bahwa perubahan signifikan pengelolaan belum berbanding lurus
di era digital membuat banyak orang
Diplomatika, Vol. 1, No. 1 September 2017 3
Widiatmoko Adi Putranto Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...

dengan kualitas implementasi dari Perubahan pengelolaan arsip di era


kemajuan itu sendiri (Wilkins, L., digital sudah semestinya fokus pada
Swatman, P. M. C., & Holt, D., 2009, p.38). implementasi konkrit yang membawa
Infrastruktur berkualitas bisa jadi telah perubahan dan mampu dirasakan oleh
tersedia, tetapi perumusan kebijakan atas para pengelola maupun penggunanya.
pengelolaan infrastruktur tersebut masih Arsiparis maupun pengelola informasi
belum dapat memberikan kontribusi secara umum seharusnya memahami
maksimal yang nyata kepada perubahan yang terjadi di sekeliling
penggunanya. mereka dan juga jenis pendekatan yang
Seringkali, perubahan dilakukan diperlukan untuk menyesuaikan tuntutan
dengan hanya mempertimbangkan satu atas perubahan yang ada (McLeod, 2012,
sudut pandang. Perubahan pengelolaan p.193). Tanpa hal tersebut, suatu institusi
arsip atas dampak kemajuan teknologi pengelola informasi tidak lagi dianggap
informasi tersebut kerap kali dilakukan mampu beradaptasi dan relevan dengan
dengan fokus memenuhi tuntutan pada tuntutan zaman dan pada akhirnya
kebijakan dan peraturan tertentu semata ditinggalkan oleh para penggunanya.
(Sheperd, 2006, p. 8). Permasalahan yang Oleh karenanya, Sheperd menyarankan
bisa jadi muncul adalah apakah perlunya sumber daya yang mampu
kepatuhan pada peraturan dan kebijakan diandalkan serta memiliki komitmen dan
tersebut mampu membawa dampak atas visi jangka panjang (Sheperd, 2006, p.
perubahan yang diharapkan. Sheperd, 10). Di samping itu, selain mendefinisikan
Stevenson dan Flinn dalam Records kembali tujuan keberlangsungan bisnis
management in English local government: dan sarananya, sejatinya perubahan
the effect of freedom of information pengelolaan arsip dari fisik menuju
menyatakan bahwa alih-alih digital dimaksudkan menggantikan
mempertimbangkan bagaimana struktur birokrasi dan administratif yang
implementasi terbaik pada situasi dan kaku dengan kelompok kerja yang lebih
kondisi lingkungan nyata yang ada, fleksibel dalam suatu institusi (Asogwa,
kebijakan seringkali menekankan pada 2012, p. 200). Menurut Harries, dengan
memenuhi tuntutan teoritis (Shepherd, penggunaan dan kenyamanan internet
E., Stevenson, A., & Flinn, A., 2011, p. yang sudah sedemikian melekat dalam
124). Padahal, McLeod dalam On being kehidupan sehari-hari masyarakat,
part of the solution, not the problem: respon pengelolaan arsip terhadap tren
Taking a proportionate approach to terbaru seharusnya mampu memberikan
managing records menggarisbawahi sumbangsih sosial yang penting, seperti
bahwa daripada menargetkan berpartisipasi dalam peningkatan
kesempurnaan, kemampuan mencari kualitas layanan dan kebijakan publik
proporsi kebutuhan yang diperlukan dengan memanfaatkan teknologi
sesuai tujuan institusi sehingga progres berjejaring (Harries, 2009, p. 18).
yang positif dari suatu perubahan dapat
dicapai dengan memakai pendekatan Arsip elektronik
yang cocok (McLeod, 2012, p.94). Tanpa Kemunculan informasi dalam
adanya dampak signifikan yang bentuk elektronik ataupun tren
ditimbulkan dari implementasi system digitalisasi merupakan hal yang tidak
elektronik, pengguna dan pengelola itu terhindarkan sebagai bagian dari proses
sendiri tentu tidak menyadari adanya modernisasi di era digital. Harries
perubahan yang diharapkan mampu menyatakan bahwa saat ini pengelolaan
memenuhi tuntutan dan kebutuhan informasi elektronik merupakan hal yang
mereka. esensial bagi keberlangsungan bisnis

Diplomatika, Vol. 1, No. 1 September 2017 4


Widiatmoko Adi Putranto Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...

suatu institusi yang disebabkan tuntutan based (Reed, 2010, p. 125) sehingga
untuk beradaptasi dengan lingkungan implementasi secara bertahap dan
maupun memenuhi kepatuhan pada transisi yang dilakukan institusi mesti
kebijakan (Harries, 2009, p. 18). menyesuaikan budaya recordkeeping
Kemunculan informasi elektronik yang ada (Gregory, 2005, p. 80). Lebih
memungkinkan penggunaan informasi lanjut, dinamika sumber daya manusia
dalam banyak tujuan yang berbeda yang menjadi salah satu hal yang memiliki
sebelumnya belum pernah mampu dampak pada isu teknis maupun
dicapai (Kallberg, 2012). Sehingga, kebijakan. Sebagai contoh, Harries (2009,
institusi lebih banyak menciptakan p. 18) menyebut ketidakmampuan
maupun saling berbagi informasi, tak mengoperasikan sistem ataupun
terkecuali arsip dalam format elektronik. kehilangan dokumen elektronik juga
Selain itu, pengelolaan arsip elektronik masih terus berlangsung. Menurut Reed
membuat insitusi pada saat terjadi (2010, p. 125), biaya pembelian software,
bencana dapat memiliki opsi recovery lisensi ataupun perawatan kerap kali
dengan back-up data (Johnston, G. P., & menimbulkan keengganan karena
Bowen, D. V., 2005, p.134). Suatu hal yang dianggap terlalu mahal. Akibatnya,
tidak dengan mudah mampu dilakukan tantangan teknis tidak hanya muncul dari
dalam pengelolaan arsip fisik. Arsip keterbatasan infrastruktur melainkan
elektronik diadopsi oleh banyak resistensi dari sumber daya manusia
stakeholders di sektor industri terkait dan yang ada. Padahal, arsiparis disebut
karenanya dibutuhkan kemampuan Kallberg (2012, p. 112) harus memiliki
untuk mengelolanya dengan tujuan tekad untuk terus belajar tanpa harus
menciptakan sistem administrasi publik menunggu sumber daya yang mencukupi
yang lebih efektif dan transparan sehingga membuat mereka dapat tetap
Meskipun demikian, pengelolaan arsip relevan.
elektronik memiliki sejumlah tantangan
yang kerap kali belum mampu diatasi Dimensi sosial dalam pengelolaan
oleh institusi. arsip
Asogwa menyebut sejumlah Ismail dan Jamaludin (2009, p. 140)
tantangan yang dihadapi institusi dalam menyatakan bahwa bukan hanya
pengelolaan arsip elektronik seperti infrastruktur semata yang membutuhkan
keamaan dan privasi, resiko kehilangan fokus dalam pengembangan pengelolaan
data, isu otentisitas, sumber daya arsip elektronik di era digital, melainkan
manusia dan infrastruktur ataupun juga faktor manusia. Institusi mesti
kebutuhan pengelolaan secara umum memahami bahwa pendekatan yang
(Asogwa, 2012). Secara umum, institusi menyeluruh terhadap berbagai elemen
pengelola informasi tengah melakukan amat dibutuhkan di dalam pengelolaan
transisi pengelolaan dari paper-based arsip di era digital. Hal ini ditegaskan oleh
menuju pengelolaan berbasis elektronik. McLeod, Childs dan Hardiman (2011)
Transisi ini tak terhindarkan dan bisa jadi yang menemukan bahwa faktor manusia
dikarenakan apa yang dikatakan Wilkins, dan hal-hal yang menyertainya saling
Swatman dan Holt (2009, p. 40) bila arsip berkelindan erat dengan faktor proses
fisik memiliki sejumlah keterbatasan dan teknologi serta berperan kuat dalam
yang menghambat kebutuhan untuk mempercepat transisi yang berdampak
menyesuaikan tuntutan atas kecepatan positif. Manusia tidak hanya bisa
informasi pada saat ini. Akan tetapi, hal diartikan sebagai pengguna dalam artian
tersebut kerap kali menjadi kompleks masyarakat umum semata, melainkan
dengan banyak aturan dan kebijakan justru juga termasuk staff pengelola yang
institusi sebelumnya yang bersifat paper-
Diplomatika, Vol. 1, No. 1 September 2017 5
Widiatmoko Adi Putranto Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...

menjadi bagian dan mengoperasikan melakukan analisa pada perilaku


pengelolaan itu sendiri. Maka, people pengguna internal dapat berakibat fatal.
issues merupakan hal utama, fundamental Sehingga, dibutuhkan kemampuan dalam
dan menantang (McLeod, 2012, p. 189) mengelola resistensi ini agar transisi
yang dipercaya Harries (2009, p. 20) pengelolaan tersebut dapat
tidak boleh diabaikan oleh institusi dalam diimplementasikan secara sukses
pengelolaan arsip elektronik di era digital (Asogwa, 2012, p. 202).
apabila prinsip utama arsip adalah salah Selain pengguna internal, perspektif
satunya untuk meningkatkan dan perilaku publik sebagai pengguna
akuntabilitas dan tata kelola pada umumnya juga perlu mendapatkan
pemerintahan yang baik. pertimbangan untuk memenuhi tuntutan
Sebelum fokus kepada masyarakat akan keberlangsungan bisnis. Seperti
atau siapapun pengguna di luar institusi, kebanyakan cara berpikir konsumen
ada baiknya pengelolaan arsip di era yang menginginkan untuk mampu
digital yang fokus pada perubahan melakukan banyak hal dengan lebih
teknologi dan format elektronik ini sedikit usaha, pengguna arsip pun juga
mencoba untuk memahami pengguna berpandangan demikian (Harries, 2009,
internal yang tak lain adalah staff p. 18). Maka, menjadi penting bagi
pengelola sendiri. Sebab, Johsnton & arsiparis untuk mampu menganalisa
Bowen (2005, p. 136) berpendapat pasar dan menentukan metode terbaik
bahwa staff kerap kali memposisikan guna terus membuat konsumen tertarik.
pengelolaan arsip dan dokumen Standar ideal mesti diterjemahkan pada
elektronik kerap kali sebagai ancaman implementasi terbaik dengan
karena dianggap jauh lebih kompleks dan menyesuaikan situasi dan kondisi
bahkan tidak memberikan manfaat institusi, maupun kebutuhan pengguna
(Johnston & Bowen 2005, p. 136). Hal ini (Sheperd, 2006, p. 10; Asogwa, 2012, p.
didukung oleh Reed (2010, p. 125) yang 201) karena pada hakikatnya, nilai-nilai
berpendapat bahwa ada kendala dalam dan fungsi dasar dari arsip memang
memberikan penjelasan akan manfaat diperuntukkan baik bagi pencipta dan
konkrit yang didapat dengan mudah dan pengguna (Dikopoulou & Mihiotis, 2012,
bahwa di antara komunitas yang saling p. 125). Tanpa hal tersebut, pengelolaan
berinteraksi, kebijakan dan nilai kerap arsip di yang berfokus pada transisi
kali mengalami dinamika penafsiran perubahan paper-based menuju
(Harries, 2009, p. 23). Maka, tidak jarang elektornik tidak akan mampu
ditemui keengganan staff untuk terimplementasi dengan maksimal.
menerima sekaligus beradaptasi Dimensi sosial, dengan factor people
terhadap perubahan model pengelolaan. didalamnya merupakan hal yang
Sebagai contoh, banyak pustakawan dan signifikan karena terkait dengan budaya
arsiparis senior di Afrika yang secara institusi, cara berpikir dan kepedulian
psikologi memiliki fobia terhadap terhadap pengelolaan, preferensi dan
perkembangan teknologi karena mereka kemampuan mengelola arsip (McLeod,
merasa harus belajar hal baru kembali 2012, p. 193).
bersama mereka yang lebih muda dan
sebagai akibatnya, tidak lagi merasa METODE
menjadi expert dan terancam (Asogwa, Penelitian ini merupakan kajian
2012, p. 202). Padahal, resistensi staff eksploratif dengan kombinasi metode
disebut Wilkins, Swatman dan Holt tinjauan pustaka sekaligus observasi-
(2009, p. 43) sebagai salah satu penyebab partisipasi secara langsung. Penulis
kegagalan implementasi pengelolaan merupakan peneliti dan dosen pada
arsip elektronik. Maka, kegagalan
Diplomatika, Vol. 1, No. 1 September 2017 6
Widiatmoko Adi Putranto Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...

program studi Kearsipan sekaligus perubahan. Di era digital yang serba


pernah berpartisipasi secara langsung terhubung dan berjejaring, Ismail dan
dalam berbagai pengelolaan arsip pada Jamaludin (2009, p. 144) berpendapat
beberapa institusi pengelola arsip di bahwa dalam mengelola perubahan atas
Indonesia dan Australia. Kombinasi ketersediaan infrastruktur yang baru juga
pendekatan yang dilakukan diharapkan diperlukan transisi cara berpikir untuk
mampu memberikan perbandingan memahami pengelolaan arsip yang
antara kajian teoritis dengan praktek di sistematis dan terintegrasi. Dapat
lapangan. diperdebatkan bila menawarkan cara
berpikir baru membutuhkan proses yang
HASIL DAN PEMBAHASAN membutuhkan usaha jauh lebih besar
Transisi atas perubahan dibandingkan melakukan akusisi fasilitas.
pengelolaan arsip di era digital sudah Faktanya, menerapkan pengelolaan arsip
semestinya juga mempertimbangkan elektronik memang disebut
sudut pandang dan kebutuhan pengguna. membutuhkan proses yang panjang dan
Faktanya, Salah satu faktor penyebab kompleks (Gregory, 2005). Sebagai
kegagalan implementasi pengelolaan contoh, dalam satu kasus kesalahan
arsip elektronik adalah terlalu banyaknya pemahaman pada perubahan sistem
penekanan satu sisi untuk memenuhi justru menimbulkan satu situasi dimana
standar infrastruktur teknologi informasi arsip yang sudah terlahir digital justru
dan bukan bagaimana dinamika dicetak untuk kemudian dikelola dengan
pengelolaan di institusi dapat secara perlakuan sebelumnya sebagaimana
konkrit berubah (Harries, 2009, p. 18). arsip kertas (Sheperd, 2006, p. 9). Hal
Pengelolaan arsip di era digital dinilai tersebut nampaknya sepele, namun bisa
hanya berdasarkan indikator jadi merupakan kasus yang tidak jarang
ketersediaan fasilitas. Padahal menurut terjadi di banyak institusi karena secara
Gregory (2005), dibutuhkan kemampuan fundamental terjadi kekeliruan cara
yang sama untuk memahami perbedaan berpikir dan mengelola perubahan.
antara keinginan dan kebutuhan serta Informasi yang terkandung dalam
budaya dalam suatu institusi acap kali kebijakan maupun panduan teknis
turut memegang perananan dalam proses faktanya masih kerap kali menjadi
perubahan tersebut. Elemen-elemen ini multitafsir dan menimbulkan konflik di
tidak ditentukan justru oleh ketersediaan antara semua pihak yang berkepentingan
infrastruktur, melainkan sumber daya (Harries, 2009, p. 19). Tanpa kemampuan
manusia yang mengelola dan memahami sudut pandang pengguna dan
menggunakannya. Teknologi hanya mengelola kebutuhan mereka, perubahan
memiliki presentase 20% karena 80% pengelolaan arsip akan kesulitan
perubahan budaya kerja ditentukan oleh memastikan transisi dan implementasi
kemampuan mengelola isu kultural sistem yang baru dapat berjalan dengan
(McLeod, 2012, p. 193). Oleh karenanya, maksimal. McLeod (2012, p. 193) bahkan
menjadi signifikan bagi institusi untuk percaya bahwa dibandingkan teknologi
memahami mengapa mereka mesti itu sendiri, berbagai isu sumber daya
melakukan hal tersebut dan bagaimana manusia sebagai pengguna teknologi
mereka dapat mengakomodasi dinamika yang diimplementasikan jauh lebih
perilaku manusia yang terkait. penting. Implementasi yang sesuai tidak
Institusi mesti menyadari bahwa mampu serta merta didapatkan hanya
keberhasilan pengelolaan arsip tidak dalam sekejap dan membutuhkan usaha
hanya bergantung dari segi teknis yang untuk meningkatkan kualitas maupun
memadai, melainkan pendekatan yang
lebih holistik dalam mengelola
Diplomatika, Vol. 1, No. 1 September 2017 7
Widiatmoko Adi Putranto Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...

menyelesaikan berbagai kendala yang pemahaman yang sama di antara semua


mungkin ada dari berbagai sisi. pihak terkait dan berkepentingan dengan
Pengelola dan pengguna bisa jadi pengelolaan maupun penggunaan arsip
akan mempertanyakan mengapa sebagai hal yang wajib dapat tercapai.
perubahan perlu dilakukan dan bukan Berbicara dalam konteks psikologis,
tidak mungkin resistensi internal di perubahan juga bukan hal yang disukai
dalam institusi itu sendiri akan terjadi. oleh kebanyakan orang. Secara umum,
Menurut Ryan (2005), kehadiran orang cenderung memilih untuk tidak
infrastruktur tidak serta merta membuat berubah ketika mereka memiliki pilihan
pengelola dan pengguna yang terdampak tersebut sehingga dibutuhkan kombinasi
mampu mengerti apa fungsi dan antara persuasi dan paksaan (Gregory,
manfaatnya dalam praktek atau bisnis 2005, p. 84) atau bahkan ganti rugi dan
yang dikelola institusi. Faktanya, bukan hukuman guna menumbukan kemauan
data, sistem atau infrastruktur yang yang mendasar untuk melakukan
diberikan yang terpenting melainkan perubahan pengelolaan dengan lebih baik
memahami cara mengelola hal-hal (McLeod, Childs & Hardiman, 2011).
tersebut (Yahaya, sebagaimana dikutip di Mengelola perubahan guna
Asogwa, 2012, p. 200). Maka, menjadi meningkatkan pengelolaan arsip yang
esensial bagaimana pemahaman akan sesuai dengan tuntutan zaman
perubahan disampaikan dan membutuhkan kemampuan untuk
diterjemahkan dalam suatu penjelasan melihat dinamika perilaku manusia.
yang mampu dimengerti semua pihak. Menyelenggarakan pelatihan dan
Membuat people merasa diikutsertakan pemanduan menjadi salah satu cara
dalam setiap proses perubahan dalam untuk mengakomodasi kebutuhan
pengelolaan arsip yang lebih baik pengguna internal dan eksternal dalam
menjadi penting (McLeod, Childs & mengelola perubahan. Memungkinkan
Hardiman, 2011) karena penerimaan dari proses belajar, salah satunya lewat
mereka, selain memberikan pengertian pelatihan, disebut Harries (2009, p. 23)
apa manfaat yang didapatkan, akan mampu meningkatkan kemampuan di
mendorong kesadaran dan kemauan antara semua partisipan. Akan tetapi,
untuk menggunakan sistem tata kelola proses ini bisa jadi akan terkendala
yang baru (Johnston & Bowen, 2005, p. banyak hambatan seperti jumlah mentor
136). Menyampaikan pemahaman yang yang dibutuhkan yang cukup banyak,
memadai dan mampu diterima oleh tempat serta situasi dan kondisi yang
semua pihak yang berkepentingan mencukupi sehingga membutuhkan
menjadi salah satu tantangan yang waktu, energi dan biaya yang bisa jadi
dihadapi institusi. tidak mampu dijangkau oleh institusi.
Sebaliknya, proses perubahan akan Faktanya, pelatihan yang sedemikian
terkendala apabila pemahaman tidak intensif juga tidak menjamin apabila
secara merata dimiliki oleh semua pihak. sistem yang diimplementasikan kurang
Studi yang dilakukan Hagmann (2013) user-friendly, tidak mudah dipahami
mengingatkan bahwa inisiatif kebijakan manfaatnya atau justru menimbulkan
yang hanya mempertimbangkan satu konflik dengan kebijakan atau proses
sudut pandang dapat menimbulkan bias. pengelolaan sebelumnya yang sudah ada.
Oleh karenanya, penting bagi suatu Sebelum mengeset suatu sistem dalam
institusi untuk melakukan pendekatan pengelolaan arsip elektronik di suatu
secara menyeluruh baik dari sisi institusi, diperlukan pengenalan dan
pencipta, pengelola maupun pengguna. penjelasan prinsip-prinsip dasar
Sehingga, apa yang dikatakan oleh Beach pengelolaan arsip dan dokumen
dan Oates (2014, p. 43) bahwa
Diplomatika, Vol. 1, No. 1 September 2017 8
Widiatmoko Adi Putranto Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...

elektronik serta kemauan institusi bahwa kebijakan tidak berguna tanpa


melakukan perubahan (Maguire, 2005) implementasi yang efektif dan sistem
serta apa fungsi dan manfaat yang yang diterapkan harus realistis, sesuai
didapat bagi mereka yang terdampak dengan kebutuhan organisasi, dan
(McLeod, 2012, p. 193) secara sederhana terintegrasi. Integrasi menjadi elemen
dan mudah dipahami maupun diakui penting di era digital yang membutuhkan
(Harries, 2009, p. 18) oleh staff dengan akses berbagi yang instan dan akurat.
latar belakang teknologi informasi yang Integrasi menjadi kebuthan sekaligus
berbeda-beda (Johnston & Bowen, 2005, tantangan karena acapkali sukar untuk
p. 136). Konteks non-teknis inilah yang diterapkan secara menyeluruh. Selain itu,
menjadi salah satu segi fundamental yang integrasi juga mesti tidak hanya dimaknai
harus disampaikan dalam suatu dalam konteks sistem melainkan juga
pelatihan. seberapa sinkron kebijakan yang
Perubahan pengelolaan arsip di era dicetuskan (Sheperd, Stevenson & Flinn,
digital tidak seharusnya dimaknai sebagai 2011). Harries (2009, p. 22) juga
perubahan fisik pengelolaan arsip dari menunjuk pentingnya integrasi dalam
paper-based menjadi elektronik. Selain jaringan pengelolaan arsip elektronik di
kesiapan mengakomodasi pertanyaan- antara semua stakeholders terkait.
pertanyaan tak terduga yang menjadi Integrasi ini juga mendapat tantangan
kebutuhan pengguna (Gregory, 2005, p. besar mengingat banyaknya sektor publik
84), Johsnton dan Bowen (2005, p. 136) di Indonesia yang bahkan masih belum
menggarisbawahi bahwa pelatihan memiliki pengelolaan arsip berbasis
memegang unsur penting dalam elektronik hingga saat ini.
menjelaskan bukan hanya bagaimana Pada akhirnya, kemauan untuk
suatu perangkat lunak bekerja, namun terus belajar dan berkolaborasi juga turut
juga penjelasan mendasar mengapa memegang peran serta. Dengan semakin
pengelolaan arsip berbasis elektronik eratnya kebutuhan keahlian untuk
diperlukan, bagaimana dampaknya pada memahami perkembangan teknologi
pengguna sekaligus memberikan informasi, Asogwa (2012) menekankan
antisipasi untuk meredakan kecemasan pentingnya kerjasama dan keterlibatan
akan perubahan. Standar dalam pelatihan dengan professional lain yang juga
pun juga seharusnya lebih cair dan tidak memiliki perhatian di bidang teknologi
bergantung pada satu formula yang kaku. informasi. Mengantisipasi perubahan
Sebaliknya, pelatihan mesti diberikan pengelolaan arsip di era digital
menyesuaikan dengan kebutuhan membutuhkan kerjasama dengan
institusi dan kapasitas sumber daya berbagai pihak dan sudah semestinya
manusianya (Gregory, 2005, p. 80). dilakukan dengan pendekatan yang
Pada akhirnya, perubahan mengakomodasi berbagai ide, kebutuhan
membutuhkan dukungan yang dan sudut pandang yang terkait.
terintegrasi dari berbagai aspek dan
manajemen dalam institusi. Diperlukan KESIMPULAN
dukungan dari manajemen senior dan Perubahan pengelolaan arsip di era
adanya tim khusus yang mengelola digital perlu dilihat tidak hanya dalam
perubahan untuk melewati masa transisi konteks teknis saja. Sebaliknya,
dengan lebih mudah (Gregory, 2005). pengelolaan arsip di era digital sudah
Institusi juga mesti mempertimbangkan semestinya mempertimbangkan sudut
kebijakan baru dalam mengatur pandang pengguna dan dinamika
perubahan sekaligus efeknya bagi perilaku dan kebutuhan semua yang
penerapan sistem pengelolaan yang baru. terkait. Pemahaman manfaat dan fungsi
Akan tetapi, Willis (2005) menyebut
Diplomatika, Vol. 1, No. 1 September 2017 9
Widiatmoko Adi Putranto Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...

secara nyata mesti diterjemahkan secara governance” in Records


sederhana sehingga mudah dimengerti Management Journal, 19(1), 16-25.
oleh pengguna. Namun, institusi juga Ismail, A., & Jamaludin, A. (2009).
mesti memperhatikan kebutuhan dan “Towards establishing a framework
perubahan apa yang diperlukan secara for managing trusted records in the
spesifik bagi mereka sendiri. Kerjasama electronic environment” in Records
dan kolaborasi mampu menunjang Management Journal, 19(2), 135-
keberhasilan untuk terus berproses 146.
dalam mengantisipasi perubahan Johnston, G. P., & Bowen, D. V. (2005).
pengelolaan. Selain memegang peranan “The benefits of electronic records
penting dalam dampak perubahan dan management systems: A general
implementasi dari cara pengelolaan yang review of published and some
baru, mengakomodasi perspektif dan unpublished cases” in Records
dinamika kebutuhan pengguna menjadi Management Journal, 15(3), 131-
hal wajib dalam menjaga relevansi 175.
pengelolaan arsip yang sesuai dengan Kallberg, M. (2012). “Archivists 2.0:
tuntutan zaman, keberlangsungan bisnis, redefining the archivist's profession
sekaligus mampu memberikan kontribusi in the digital age” in Records
berkelanjutan yang konstruktif. Management Journal, 22(2), 98-115.
Maguire, R. (2005). “Lessons learned
from implementing an electronic
DAFTAR PUSTAKA records management system” in
Asogwa, B. E. (2012). “The challenge of Records Management Journal, 15(3),
managing electronic records in 150-175.
developing countries: Implications McLeod, J. (2012). “On being part of the
for records managers in sub solution, not the problem: Taking a
Saharan Africa” in Records proportionate approach to
Management Journal, 22(3), 198- managing records” in Records
211.
 Management Journal, 22(3), 186-
Beach, J. & Oates, J. (2014). “Information 197.
governance and record keeping in McLeod, J., Childs, S., & Hardiman, R.
community practice” in Community (2011). “Accelerating positive
practitioner: the journal of the change in electronic records
Community Practitioners' & Health management-Headline findings
Visitors' Association, 87(2), 43. from a major research project” in
Dikopoulou, A., & Mihiotis, A. (2012). Archives & Manuscripts, 39(2), 66-
“The contribution of records 94.
management to good governance” Mnjama, N., & Wamukoya, J. (2007). “E-
in The TQM Journal, 24(2), 123-141. government and records
Gregory, K. (2005). “Implementing an management: an assessment tool
electronic records management for e-records readiness in
system: A public sector case study” government” in The Electronic
in Records Management Journal, 15 Library, 25(3), 274-284.
(2), 80-85. Reed, B. (2010). “Service‐oriented
Hagmann, J. (2013). “Information architectures and recordkeeping” in
governance–beyond the buzz” in Records Management Journal, 20(1),
Records Management Journal, 23(3), 124-137.

228-240.
Harries, S. (2009). “Managing records,
making knowledge and good
Diplomatika, Vol. 1, No. 1 September 2017 10
Widiatmoko Adi Putranto Pengelolaan Arsip di Era Digital: Mempertimbangkan Kembali Sudut Pandang ...

Ryan, D. (2005). “The future of managing


electronic records” in Records
Management Journal, 15(3), 128-176.
Sheperd, E. (2006). “Why are records in
the public sector organizational
assets?” in Records Management
Journal, 16(1), 6-12.
Shepherd, E., Stevenson, A., & Flinn, A.
(2011). “Records management in
English local government: the effect
of freedom of information” in
Records Management Journal, 21(2),
122-134.
Svard, P. (2014). “The impact of
information culture on information/
records management: A case study of
a municipality in Belgium” in
Records Management Journal, 24(1),
5-21.
Wilkins, L., Swatman, P. M. C., & Holt, D.
(2009). “Achieved and tangible
benefits: lessons learned from a
landmark EDRMS implementation”
in Records Management Journal, 19
(1), 37-53.
Willis, A. (2005). “Corporate governance
and management of information and
records” in Records Management
Journal, 15(2), 86-97.

Diplomatika, Vol. 1, No. 1 September 2017 11

Anda mungkin juga menyukai