Anda di halaman 1dari 23

Microsoft Access

Modul

Asye Rachmawaty, S.T.,M.M.,MOS

Politeknik LP3I Bandung


POLITEKNIK LP3I BANDUNG

BAB I

MEMBUAT DATABASE DAN TABEL

 Langkah-langkah Membuat Database dan Tabel dengan menggunakan


Microsoft Access :

1. Setelah Anda berada dalam Windows Desktop, silahkan Anda klik Start
– All Programs – Microsoft Office – Microsoft Access 2007.

2. Selanjutnya akan tampil program Microsof Access, kemudian klik


pilihan Blank Database di sebelah kanan layar monitor, maka akan
tampilan sbb :

3. Ketik di kotak isian File Name nama database-nya, sebagai contoh


silahkan ketik TOKO lalu klik tombol Create, klik menu Insert, pilih Table
Design.

4. Selanjutnya akan tampil tampilan seperti di bawah ini :

Microsoft Access/Asye 1
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

5. Dari gambar di atas masukkan isian tabel berikut:

Field Name Data Field Size


Type
KD_BARANG Text 7
NAMA_BARANG Text 35
HARGA_SATUAN Number LongInteger
SATUAN Text 10

Kemudian simpanlah tabel berikut dengan nama: BARANG. Isikan


datanya sebanyak 6 Record data sebagai data awal.

KD_BARANG NAMA_BARANG HARGA_SATUA SATUAN


N
CB1-001 CABEL UTP 1500 METER
CB1-002 CABEL KOAKSIAL 1000 METER
CD-P001 DVR PIONER A04 2680000 BUAH
CD-Y001 CRW-F1, CD-R/RW 44X24X44 928000 BUAH
Int.Ide
DS-V002 VERBATIM CD-R 1CASE 2CD’S 14000 KEPING
DS-V101 VERBATIM CD-R POCKET 6000 KEPING

6. Buatlah tiga tabel berikutnya, yaitu :


Nama Tabel: JUALAN
Field Name Data Field Size
Type
NO_FAKTUR Text 5
TGL_BELI Date/Time -
TGL_JTH_TMP Date/Time -
NAMA_PEMBELI Text 35
ALAMAT Text 60
JENIS_BAYAR Number Byte

Microsoft Access/Asye 2
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

Isikan record-record berikut ini.


NO TGL_BELI TGL_JTH NAMA ALAMAT JENIS
FAKTUR TMP PEMBELI BAYAR
F-001 5/1/09 19/1/09 ILHAM BUKIT SAWAH INDAH 1
F-002 5/1/09 19/1/09 YOFIE CIPULIR IV 2
F-003 6/1/09 20/1/09 HADIAN RAYA CILEDUG 300 1
F-004 6/1/09 20/1/09 RAISA CIPULIR IV 1
F-005 7/1/09 21/1/09 AMIR SERPONG 2

Nama Tabel : DATA PENJUALAN


Field Name Data Field Size
Type
NO_FAKTUR Text 5
KD_BARANG Text 7
BANYAK Number Single
DISKON Number Single

Pada field NO_FAKTUR, data type pilih Lookup Wizard sehingga


seperti ini :

Kemudian akan tampil jendela Lookup Wizard

Microsoft Access/Asye 3
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

Pilih ’I want the ...’, klik Next. Kemudian akan tampil

Pilih tabel JUAL kemudian klik Next, maka akan tampil

Microsoft Access/Asye 4
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

Pilih NO_FAKTUR untuk Selected fields, klik Next maka akan tampil

Klik Next karena kita tidak akan mengurutkan NO_FAKTUR, maka akan
tampil

Klik Next kemudian Finish.


Microsoft Access/Asye 5
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

Lakukan hal yang sama untuk KD_BARANG yang di Lookup Wizard dari
tabel BARANG.

Isikan record-record berikut ini.


NO_FAKTUR KD_BARANG BANYAK DISKON
F-001 CB1-001 10 0
F-001 CD-P001 1 0.05
F-002 CB1-002 15 0.05
F-002 CD-Y001 1 0
F-002 DS-V101 3 0.1
F-003 CD-P001 2 0.3

Nama Tabel : BAYAR


Field Name Data Field Size
Type
NO_KWITANSI Text 5
NO_FAKTUR Text 5
TGL_BAYAR Date/Time -
JML_BAYAR Number Single
NAMA_KASIR Text 20

Lakukan Lookup Wizard untuk NO_FAKTUR dari tabel JUAL.


Isikan record-record berikut ini.
NO_KWITANSI NO_FAKTUR TGL_BAYAR JML_BAYAR NAMA_KASIR
K-001 F-001 19/1/09 2680000 ANA
K-002 F-002 25/1/09 950000 ANA

 Langkah-langkah Membuat Relasi Antar Tabel (Relationship) :

1. Aktifkan database yang akan dibuat Relationships, dalam hal ini


database TOKO. Kemudian klik Database Tools, pilih Relationships.

2. Setelah tampil Show Table seperti dibawah ini, klik Add untuk tabel
yang akan dibuat relasi.

Microsoft Access/Asye 6
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

3. Setelah semua tabel tampil, double klik garis yang menghubungkan tabel
JUAL dan BAYAR hingga tampil seperti di bawah ini.

4. Beri tanda Check pada tiap CheckBox, dengan pengertian :


a. Enforce Referential Integrity adalah memaksakan adanya suatu
hubungan keterkaitan antara dua tabel
b. Cascade Update Related Fields adalah apabila melakukan
perubahan field pada tabel JUAL, maka field pada tabel BAYAR pun
ikut berubah
c. Cascade Delete Related Records adalah apabila melakukan
penghapusan record pada tabel JUAL, maka record pada tabel
BAYAR pun ikut terhapus

5. Lakukan untuk setiap relasi yang terhubung antar tabel lainnya.


Sehingga relasi antar tabel akan terbentuk seperti :

Microsoft Access/Asye 7
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

Microsoft Access/Asye 8
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

BAB II

MEMBUAT QUERY

 Langkah-langkah Membuat Query Design

A. Query Design dengan Satu Tabel


1. Pilih tabel BARANG kemudian pilih menu Create, klik Query Design
seperti gambar berikut

2. Setelah tampil Show Table, Add tabel BARANG sehingga tampil

Microsoft Access/Asye 9
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

3. Pilih NAMA_BARANG dan HARGA_SATUAN sebagai field dalam


query, seperti pada gambar berikut

4. Setelah itu Save as dengan nama HARGA BARANG. Kemudian


aktifkan kembali untuk melihat hasil query.

B. Query Design dengan Lebih Dari Satu Tabel


1. Pilih Query Design, kemudian Add tabel BARANG, JUAL, dan
DATA PENJUALAN.
2. Pilih field yang akan ditampilkan dalam Query, seperti berikut :

Field Sumber
NO_FAKTUR DATA PENJUALAN
TGL_BELI JUAL
NAMA_PEMBELI JUAL
NAMA_BARANG BARANG
HARGA_SATUAN BARANG
BANYAK DATA PENJUALAN
DISKON DATA PENJUALAN
JUMLAH_UANG Ekspresi

Tuliskan Ekspresi berikut pada field :


JUMLAH_UANG : ([HARGA_SATUAN] * [BANYAK]) –
([HARGA_SATUAN] * [BANYAK] * [DISKON])

3. Save as query tersebut dengan nama PEMBELI.

Microsoft Access/Asye 10
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

 Langkah-langkah Membuat Simple Query Wizard

1. Pilih Query Wizard kemudian pilih Simple Query Wizard.


Pilih tabel BARANG, Selected Fields NAMA_BARANG dan
HARGA_SATUAN.

Pilih tabel JUAL, Selected Fields NO_FAKTUR, NAMA_PEMBELI, dan


TGL_BELI

2. Klik Next sampai Finish.

Microsoft Access/Asye 11
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

 Langkah-langkah Membuat Crosstab Query Wizard

1. Pilih Query Wizard kemudian pilih Crosstab Query Wizard, sehingga


tampil gambar di bawah ini dan klik Next

2. Pilih tabel BARANG, Selected Fields seperti pada gambar di bawah


kemudian klik Next

3. Pilih HARGA_SATUAN, klik Next sampai Finish.

Microsoft Access/Asye 12
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

 Langkah-langkah Menggunakan Fungsi IF

1. Buatlah Query dari tabel JUAL, BARANG, BAYAR, dan DATA


PENJUALAN dengan field sebagai berikut :

Field Sumber
NO_FAKTUR JUAL
NAMA_PEMBELI JUAL
TGL_JTH_TMP JUAL
TGL_BAYAR BAYAR
JUMLAH_UANG Ekspresi
JUMLAH_BAYAR BAYAR
DENDA Ekspresi
TOTAL_BAYAR Ekspresi

Tuliskan Ekspresi berikut pada field :


 JUMLAH_UANG : ([HARGA_SATUAN] * [BANYAK]) –
([HARGA_SATUAN] * [BANYAK] * [DISKON])
 DENDA : IIF ([TGL_BAYAR] > [TGL_JTH_TMP], 0.05 *
[JUMLAH_UANG], 0)
 TOTAL_BAYAR : JUMLAH_BAYAR + DENDA

Microsoft Access/Asye 13
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

BAB III

MEMBUAT FORM

 Langkah-langkah Membuat Form Entry

1. Pastikan database TOKO dalam keadaan aktif. Klik tabel BARANG


kemudian pilih menu Create, klik Form. Seperti pada tampilan di bawah :

2. Setelah itu akan tampil Form Entry Barang seperti gambar berikut

3. Save as form entry tersebut dengan nama FE BARANG.


4. Lakukan hal yang sama untuk masing-masing tabel.

Microsoft Access/Asye 14
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

 Langkah-langkah Membuat Form Wizard

1. Pastikan database TOKO dalam keadaan aktif. Pilih menu Create, klik
More Forms, klik Form Wizard. Pilih field dari tabel JUAL, BARANG,
dan DATA PENJUALAN seperti pada tampilan di bawah kemudian klik
Next.

2. Klik Next sampai Finish dan terlihat tampilan Form seperti di bawah ini.

3. Save as Form dengan nama F Data Penjualan.

Microsoft Access/Asye 15
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

BAB IV

MEMBUAT REPORT

 Langkah-langkah Membuat Report

1. Pastikan database TOKO dalam keadaan aktif. Klik tabel BARANG


kemudian pilih menu Create, klik Report. Seperti pada tampilan di
bawah :

2. Maka akan tampil Report View seperti gambar di bawah. Silahkan Edit
sesuai keinginan Anda.

3. Lakukan hal yang sama untuk masing-masing tabel, query, atau form
yang Anda inginkan untuk dijadikan Report.

Microsoft Access/Asye 16
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

 Langkah-langkah Membuat Report Wizard

1. Pastikan database TOKO dalam keadaan aktif. Pilih menu Create, klik
Report Wizard, pilih query IIF KONDISI untuk dijadikan Report seperti
pada tampilan di bawah :

2. Klik Next sampai Finish. Save as dengan nama LAP PEMBAYARAN.


Silahkan edit sesuai keinginan Anda. Sehingga tampilan seperti

3. Lakukan hal yang sama untuk masing-masing tabel, query, atau form
yang Anda inginkan untuk dijadikan Report Wizard.

Microsoft Access/Asye 17
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

BAB IV

MEMBUAT SISTEM INFORMASI DENGAN


MICROSOFT ACCESS 2007

 Langkah-langkah Membuat Sistem Informasi TOKO Dengan


Menggunakan Switchboard Manager

1. Pastikan database TOKO dalam keadaan aktif. Pilih menu Database


Tools, klik Switchboard Manager, sehingga tampil seperti gambar di
bawah :

2. Klik New… isilah dengan ‘Form Entry’ kemudian klik ok. Seperti gambar
di bawah

3. Lakukan hal yang sama untuk : Report Barang, Report Pembayaran,


Report Penjualan, dan Exit Aplication

Microsoft Access/Asye 18
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

4. Pilih Main Switchboard (Default), klik Edit…, kemudian ubah menjadi


‘Main Menu’ seperti pada tampilan berikut

5. Klik New… untuk membuat bagian yang ada pada Main Menu

Klik OK

6. Lakukan hal yang sama untuk : Report Barang, Report Pembayaran,


Report Penjualan, dan Exit Aplication

7. Pada Exit Aplication, Command diisi dengan Exit Aplication

Microsoft Access/Asye 19
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

8. Pilih Close sehingga kembali ke tampilan sebelumnya Switchboard


Pages. Pilih Form Entry untuk membuat menu dalamnya, klik Edit…

9. Setelah tampil Edit Switchboard Page, klik New… untuk membuat


bagian-bagian yang ada pada Form Entry.

10. Lakukan hal yang sama untuk : Form Entry Jual, Form Entry Data
Penjualan, Form Entry Bayar, dan Close Form.

11. Pada Close Form, Command diisi dengan ‘Go to Switchboard’ dan
Switchboard diisi dengan ‘Main Menu’.

Microsoft Access/Asye 20
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

12. Pilih Close untuk kembali ke menu awal, kemudian lakukan hal yang
sama untuk mengisi bagian-bagian yang terdapat dalam menu Report
Barang, Report Penjualan, dan Report Pembayaran. Hanya karena
menu ini adalah Report, maka Command diisi dengan ‘Open Report’.

13. Setelah semua menu terisi, Close kemudian aktifkan Switchboard dan
akan terlihat tampilan di bawah ini

== Selamat Mencoba ==

Microsoft Access/Asye 21
POLITEKNIK LP3I BANDUNG

Microsoft Access/Asye 22