6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Rekapitulasi

Laporan rekapitulasi sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena

merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam

perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.

2.1.1 Pengertian Rekapitulasi

1. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 828)

“ Rekapitulasi adalah ringkasan isi atau ikhtisar pada akhir laporan atau

akhir hitungan. “

2. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992: 41)

Rekapitulasi adalah suatu kegiatan meringkaskan data sehingga menjadi

lebih berguna bentuk, susunan, sifat atau isinya dengan bantuan tenaga
tangan atau bantuan suatu peralatan dan mengikuti rangkaian langkah,
rumus, atau pola tertentu.

2.1.2 Fungsi Laporan Rekapitulasi

a. Pertanggungjawaban dan pengawasan

Laporan rekapitulasi merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang

pejabat atau petugas kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas

yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu, pihak atasan akan meneliti

tentang pelaksanaan fungsi dan tugas oleh pejabat yang bersangkutan

 7

b. Penyampaian informasi

Bagi pejabat yang menerima, laporan rekapitulasi merupakan salah

satu sumber informasi yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi

dan tugas-tugasnya.

c. Bahan pengambilan keputusan

Dalam melaksanakan manajemen, pimpinan harus selalu mengambil

keputusan yang diperlukan setiap waktu. Untuk keperluan

pengambilan keputusan oleh pimpinan itu, dibutuhkan data atau

informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil.

d. Membina kerja sama

Laporan rekapitulasi dapat dijadikan sebagai salah satu alat untuk

membina kerja sama, saling pengertian, dan koordinasi yang setepat-

tepatnya antara atasan dan bawahan.

e. Pengembangan

Laporan rekapitulasi merupakan salah satu bentuk atau alat untuk

memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman.

2.2 Pengertian Data

1. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 88), “data adalah

keterangan yang benar dan nyata; keterangan atau bahan nyata yang dapat

dijadikan dasar kajian (analisis atau kesimpulan).“

 8

2. Menurut Gordon B. Davis (2003 : 253) :

Data is a raw material for information, is defined as groups of nonrandom

system which represent quantities, action, things, etc. Data is formed from
characters. These may be alphabetic, numeric, or special symbols such as
*, $ and @. Data is organized for processing purpose into data structure,
file structure, and data bases.

Artinya :

Data adalah bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai kelompok

lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan,

hal-hal, dan sebagainya. Data-data dibentuk dari lambang grafis. Lambang

grafis ini dapat alfabetis, numerik atau berupa lambang-lambang khusus

seperti *, $, dan @. Data-data disusun untuk mengolah tujuan-tujuan

menjadi susunan data, susunan kearsipan, dan pusat data atau landasan

data.

3. Menurut Jogiyanto Hartono (1999 : 692), “data merupakan kenyataan

yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata.“

4. Menurut Komaruddin Sastradipoera (2000 : 56), data dapat dianggap

memiliki dua arti yang berbeda, yaitu :

a. Data sebagai suatu pernyataan mengenai sesuatu yang telah terjadi

tetapi belum diketahui karena belum dilaporkan. Data seperti ini
mempunyai arti hipotesis.
b. Data sebagai pernyataan mengenai sesuatu yang belum terjadi atau
bisa juga tidak terjadi. Data seperti itu secara kualitatif lebih
merupakan “ramalan” (forecasting) atau prediksi daripada kenyataan.
 9

2.3 Inventaris

Dalam setiap organisasi atau perkantoran harus memiliki inventaris atau

suatu asset kantor. Inventaris merupakan hal yang penting guna pelaksanaan

aktivitas kantor dan produktivitas kerja.

2.3.1 Pengertian Inventaris

1. Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 281), “inventaris adalah

daftar yang memuat barang milik kantor (sekolah, perusahaan, kapal,

dsb) yang dipakai dalam melaksanakan tugas. “

2. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992 : 47) :

Inventaris adalah segala sesuatu hal mulai dari gedung, kendaraan,

mesin-mesin kantor hingga perabot kantor dan alat bantu lainnya yang
dimiliki perusahaan guna terlaksananya pekerjaan dan untuk
meningkatkan produktivitas kerja.

2.3.2 Macam-macam Inventaris Kantor

1. Kendaraan

Kendaraan merupakan alat transportasi yang digunakan untuk

melakukan aktivitas kerja. Tak terbatas jenisnya, mulai dari kendaraan

roda dua hingga pesawat terbang atau helicopter.

2. Gedung

Adalah tempat yang penting untuk berlangsungnya office work dan

office management.
 10

3. Tanah

Adalah merupakan asset yang dimiliki perusahaan dimana dapat

digunakan untuk membangun gedung tempat berlangsungnya aktivitas

kantor.

4. Perabot kantor

a. Meja tulis, lemari dan laci yang dapat dikunci

b. Meja mesin tik atau komputer dengan rak untuk persediaan kertas

c. Kursi yang dapat berputar dan dapat disesuaikan tinggi rendahnya

d. Tempat arsip atau filling cabinet

e. Rak buku, dan lain-lain.

5. Perlengkapan kantor

a. Buku-buku petunjuk informasi :

1). Encyclopedia (ensiklopedia) : untuk memperoleh keterangan

tentang sesuatu hal yang meliputi latar belakangnya dan uraian

dasar yang bersifat luas.

2). Yearbook (buku tahunan) : untuk mengetahui perkembangan

peristiwa-peristiwa dalam tahun-tahun yang terakhir.

3). Dictionary (kamus) : untuk mencari arti, perumusan, ejaan dan

peristilahan dari sesuatu hal.

4). Almanac (almanak) : untuk mencari fakta-fakta khusus dalam

sesuatu bidang tersendiri, termasuk angka-angka statistik.

 11

5). Handbook (buku pegangan) : untuk memperoleh penjelasan yang

luas dan lengkap mengenai pokok soal dalam suatu bidang

spesialisasi.

6). Gazetteer, Atlas (kamus geografi) : untuk mencari keterangan

tentang suatu tempat.

7). Biographical dictionary (kamus riwayat hidup) : untuk mencari

keterangan tentang riwayat hidup seseorang yang sudah termasuk

tokoh.

8). Directory (daftar alamat) : untuk mencari nama alamat dari

seseorang suatu perusahaan atau organisasi-organisasi lainnya.

9). Buku tarip pos dan giro : untuk mengetahui biaya pengiriman yang

menggunakan fasilitas pos dan giro.

b. Perlengkapan lembaran

1). Jenis-jenis kertas :

 Kertas HVS polos/berkepala surat 60 gram, 80 gram : untuk

pengiriman surat dan laporan.

 Kertas Bond polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan

laporan.

 Kertas Conqueror polos/berkepala surat : untuk pengiriman

surat dan laporan.

 Kertas Concorde polos/berkepala surat : untuk pengiriman

surat dan laporan.

 12

 Kertas Strong Hold polos/berkepala surat : untuk pengiriman

surat dan laporan.

 Kertas Union Skin polos/berkepala surat : untuk pengiriman

surat dan laporan.

 Kertas Manifold Tissue (dorslag) : untuk tembusan surat.

 Kertas Duplikator : untuk mencetak naskah yang akan

diperbanyak dengan mesin stensil.

 Kertas Koran : untuk buram atau coret-coretan.

 Kertas Fotokopi : untuk memperbanyak naskah dengan mesin

fotokopi.

 Kertas Thermal Facsimile : untuk digunakan pada mesin

facsimile.

 Kertas Continuous Form : untuk mencetak naskah yang diketik

dengan mesin komputer.

 Kertas NCR (No Carbon Required) : untuk penggunaan tanpa

karbon yang dapat tembus ke rangkap berikutnya.

 Overhead Transparency Films : lembaran yang digunakan

untuk presentasi dengan overhead projector, macam lembaran

itu terdiri dari plain paper copier, infrared transparency makers,

write-on trancparency film.

 Kertas Stensil (stencil sheet) : untuk mengetik naskah yang

akan digandakan dengan mesin stensil.

 13

 Kertas Karbon : untuk dipergunakan tembus ke lembaran

dibawahnya.

2). Ukuran kertas

 Octavo : untuk membuat/menulis memo

 Kuarto : untuk membuat/menulis surat/laporan

 Folio : untuk membuat/menulis surat/laporan

 Double folio : untuk membuat laporan keuangan

3). Berbentuk buku

 Tip Time Planner : untuk mencatat rencana, tindakan dan

supervisi.

 Buku agenda : untuk mencatat kegiatan kerja dan janji temu

pimpinan.

 Buku telepon/alamat abjad

 Buku tulis tebal : untuk keperluan mencatat surat masuk dan

surat keluar, dll.

 Buku catatan benda-benda pos.

 Buku ekspedisi intern dan ekstern : untuk keperluan tanda

terima surat yang dikirim di dalam perusahaan dan keluar

perusahaan.

 Note book : untuk membuat catatan-catatan.

 Signature folder : untuk meletakkan surat-surat yang akan

ditandatangani pimpinan.

 Buku kuitansi
 14

 Buku steno (steno block) : untuk mencatat pendiktean dengan

steno.

 Buku kas bon

4). Berbentuk map

 Stof map : untuk dipergunakan meletakkan berkas–berkas dan

dapat dipergunakan untuk map 3 warna yang diberi tanda

“Penting”, “Untuk Diselesaikan”, dan “Edaran”.

 File guides

 Hanging folders

 File folders

 Snellhecter map

5). Berbentuk formulir

 Formulir kantor

 Formulir cuti/sakit/ijin

 Formulir permintaan perlengkapan dan perbaikan

 Formulir Nota Pengantar Disposisi (NPD)

 Formulir lembar pesan tamu/telepon

 Formulir telegram

 Formulir telex dan fax

 Formulir telegram

 Formulir perjalanan dinas

 Dll
 15

6). Sampul-sampul surat

 Amplop tebal panjang putih untuk pos biasa.

 Amplop tipis panjang dengan pinggiran merah biru untuk pos

udara.

 Amplop tebal persegi putih.

 Amplop tipis persegi dengan pinggiran merah biru.

 Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) untuk

mengirim surat/dokumen tebal menggunakan pos biasa.

 Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) dengan

pinggiran merah biru untuk mengirim dokumen tebal dengan

menggunakan pos udara.

 Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) berkait yang

digunakan untuk mengirim surat/dokumen tebal melalui pos

tidak ditutup lem.

 Amplop berjendela (window envelope) biasanya dipakai untuk

mengirim keterangan-keterangan bank, faktur-faktur dan lain-

lain.

c. Perlengkapan Non Lembaran

1). Desk tidy untuk penyimpanan pensil dan ballpoint, paper clips,

penghapus kare, penggaris dan sebagainya.

2). Desk calendar (tanggalan meja) dan agenda untuk mencatat

janji temu.
 16

3). Letter tray (baki surat) untuk meletakkan surat masuk dan surat

keluar.

4). Rotary list finders dan teledex untuk mencatat nama, alamat

dan nomor telepon sesuai abjad.

5). Name card case (kotak kartu nama) untuk meletakkan kartu

nama sesuai abjad.

6). Copy holder alat penyandang naskah/bahan ketikan.

7). Clipboards/clip holder papan dengan penjepit untuk alas

menulis.

8). Printer ribbons (pita printer), typewriter ribbons (pita mesin

tik), calculator ribbons (pita kalkulator), telex ribbons (pita

telex).

9). Date stamp (stempel tanggal), stamp pad (bantalan stempel),

stamp ink (tinta stempel), stamp racks (rak stempel).

10). Automatic pencil sharpener untuk rautan pensil.

11). Labelmakers/signmakers untuk alat pembuat label.

12). Paper cutter untuk alat pemotong kertas.

13). Cash box untuk menyimpan uang,dll.

14). Alat pembersih mesin tik.

15). Penghapus/alat koreksi terdiri dari : correcting fluid, correcting

paper, correcting tape, koreksilak dan penghapus karet.

16). Jepitan kertas (paper clips), jepitan dokumen tebal (binder

clips).
 17

17). Perforator/punch drill untuk melobangi kertas dua/tiga lubang

dan reinforcement rings atau fastonal untuk memperbaiki

sobekan kertas bekas lobang perforator atau punch drill.

18). Stapler untuk menyatukan kertas, staples untuk isi dari stapler

dan staple remover untuk melepas/mencabut staples.

19). Lem/perekat.

20). Selotape, scothtape, selotape dispenser (tempat seloptape)

21). Penggaris

22). Gunting

23). Pisau pembuka surat

24). Karet gelang

25). Paku payung

6. Mesin kantor

a. Over head projector (OHP) adalah salah satu alat penunjang yang

diperlukan dalam rangka mempresentasikan sesuatu atau memberi

penjelasan secara visual.

b. Mesin tik (typewriter). Jenis mesin tik dapat digolongkan menjadi :

1). Menurut tenaga penggeraknya

 Manual

 Listrik

2). Menurut panjang gandarannya :

 Portable

 Standard
 18

3). Menurut jenis hurufnya :

 Jenis huruf PICA (dalam satu inchi memuat 10

entakan)

 Jenis huruf ELITE (dalam satu inchi memuat 12

entakan)

c. Mesin tik elektronik (memorywriter) adalah alat hasil

pengembangan dari mesin tik dan merupakan kebutuhan primer

dalam suatu kantor modern.

d. Mesin hitung ; dapat digolongkan ke dalam :

1). Mesin jumlah atau manual (listing)

2). Mesin hitung atau calculator

e. Mesin pengganda (mesin stensil) adalah mesin yang dapat

memperbanyak naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar (copy).

f. Mesin photocopy adalah alat penggandaan secara praktis, karena

setiap saat diperlukan, dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

g. Mesin penghancur kertas (shredder) adalah salah satu alat yang

digunakan untuk menghancurkan berkas kertas dengan cara yang

aman.

h. Mesin penyalin dikte (transcribing machine) adalah salah satu

mesin yang digunakan untuk menyalin bahan rekaman kaset dari

pimpinan dan menghemat waktu.

i. Komputer (computer) adalah rangkaian peralatan elektronik yang

dapat melakukan pekerjaan, secara sistematis, berdasarkan instruksi

 19

atau program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan

menampilkan keterangan bilamana diperlukan.

j. Teleprinter exchange (telex) adalah mesin untuk melakukan

komunikasi dimana suatu pesan atau berita dapat diterima pada saat

pesawat tidak dilayani.

k. Facsimile (telecopier) adalah alat untuk mengirim informasi, baik

berupa tulisan atau gambar dengan cepat dan mudah.

l. Pesawat telepon adalah alat komunikasi yang dapat digunakan oleh

2 (dua) orang atau lebih melalui suara.

2.4 Microsoft Excel XP

Pada saat ini, software yang paling diminati oleh masyarakat adalah

Microsoft Windows XP. Alasannya karena Microsoft Windows XP merupakan

pembaharuan sistem operasi Windows yang berbasis Windows NT (New

Technology), dimana didalamnya terdapat banyak utility eksternal yang dibuat

pihak ketiga guna melengkapi fasilitas standar sistem dan mempermudah

pemakaian sistem operasi Windows XP. Selain itu, dalam sistem operasi Windows

XP, terdapat pula utility internal yang siap pakai. Utiliy tersebut diletakkan pada

menu Start submenu All Programs, window My Computer dan My Documents.

Salah satu program yang terdapat dalam utility internal dan merupakan

program yang paling diminati untuk menghitung serta memproyeksikan yaitu

Microsoft Excel XP. Microsoft Excel XP merupakan penyempurnaan dari

Microsoft Excel versi sebelumnya yaitu Excel 2000, namun penyempurnaan ini
 20

tidak mengalami perubahan besar-besaran akan tetapi lebih dikonsentrasikan agar

program aplikasi ini lebih mudah dipakai, lebih fleksibel, lebih mudah

diintegrasikan dengan program aplikasi Microsoft Office XP lainnya, dapat

bekerja bersama pada sistem jaringan dengan lebih baik serta dapat memanfaatkan

fasilitas yang terdapat di Internet maupun Intranet.

Microsoft Excel XP ini menggunakan rumus dan fungsi, memformat

tampilan data, dapat bekerja dengan fungsi logika, menyelesaikan perhitungan

dari suatu data, menggunakan rumus aritmatika, dan fungsi penghitungan lainnya.

Microsoft Excel juga lebih banyak menggunakan mouse untuk mempermudah

pekerjaan sedangkan keyboard lebih efisien untuk mengedit atau mengetik data.

2.4.1 Pengertian Microsoft Excel XP

Microsoft Excel XP merupakan suatu program spreadsheet (lembar kerja

elektronik) dengan modus grafik atau grafhical user interface (GUI). Microsoft

Excel XP mempunyai fasilitas-fasilitas yang lengkap untuk mengolah lembar

kerja yang ditunjang dengan fasilitas grafik dan database, serta mudah untuk

digunakan.

Ahmad Iskandar Z dalam bukunya yang berjudul Komputer Aplikasi

Perkantoran (2003 : 107), mengemukakan sebagai berikut :

Microsoft Excel XP adalah salah satu program aplikasi spreadsheet canggih yang
paling popular dan paling banyak digunakan untuk membantu terutama untuk
proses menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mempresentasikan data.
 21

2.4.2 Mengenal Microsoft Excel XP

Pada saat menjalankan Microsoft Excel XP, sebuah workbook kosong akan

dibuka. Workbook ini terdiri dari beberapa lembar kerja (worksheet) sebagaimana

terlihat di layar. Dalam keadaan standar terdapat 3 (tiga) worksheet yaitu Sheet1,

Sheet2, dan Sheet3. Tetapi kita juga dapat menyisipkan sheet baru apabila

diinginkan.

Lembar kerja Microsoft Excel terdiri dari 256 kolom, mulai dari kolom A

sampai dengan kolom IV dan 65536 baris dari baris 1 sampai dengan baris 65536.

Untuk lebih jelasnya, lihat gambar berikut ini :

baris judul baris menu toolbar toolbar

standard formatting

Formul
Sel a bar
column Task
pane

Row
Baris
Penggulung

Toolbar
drawing

Tab Worksheet Baris Status

Sumber : Komputer Aplikasi Perkantoran – Ahmad Iskandar Z, 2003

 22

Gambar 2.1 Elemen Dasar Microsoft Excel XP

Keterangan :

a. Baris Judul (Title Bar) berisi nama jendela atau nama judul program

aplikasi (Window Title) dan nama dokumen yang sedang dibuka.

b. Baris Menu (Menu Bar) adalah barisan perintah berupa menu yang

terletak di bawah baris judul.

c. Toolbar digunakan agar dapat memilih dan menjalankan suatu

perintah dengan cepat dan mudah, terutama untuk perintah-perintah yang

sering digunakan. Terdiri dari 3, yaitu toolbar standard, toolbar

formating, dan toolbar drawing.

d. Task pane adalah jendela yang terdapat di sebelah kanan dokumen

yang akan membantu pada saat menyunting dokumen.

e. Formula bar adalah baris rumus yang akan menampilkan informasi

mengenai isi sel yang sedang aktif (disorot) di lembar kerja.

f. Sel (cell) adalah perpotongan antara kolom dan baris.

g. Baris (Row) terdiri dari baris 1 sampai dengan baris 65536.

h. Kolom (Column) terdiri dari kolom A sampai kolom IV.

i. Tab Worksheet terdiri dari 3 worksheet yang diberi nama Sheet1,

Sheet2, dan Sheet3 dalam keadaan standar.

j. Baris Status (Status Bar) memberikan informasi mengenai sesuatu

hal yang berhubungan dengan posisi titik sisip sekarang berada.

k. Baris Penggulung (Scroll Bar) digunakan untuk menggulung layar

baik baris per baris maupun layar per layar.

23