RISALAH GUGUS KENDALI MUTU ( TEMA )

Nama Instansi / Organisasi :

Nama Unit kerja / Bagian / UPT :
Nama Gugus :

PENDAHULUAN
1. Analisa Singkat Situasi Tempat Kerja
a. Organisasi
• Visi, misi organisasi
• Strukutur organisasi dan pejabat
• Susunan pengurus GKM
b. Uraian tugas dan fungsi
2. Ketentuan – Ketentuan
3. Kebijaksanaan umum
a. Definisi
b. Batasan-batasan
4. Rencana Kegiatan
• Langkah 1 : Idendifikasi masalah / menentukan masalah
 Anggota gugus bersama-sama menentukan masalah-masalah ditempat kerjanya,
masing-masing mengeluarkan pendapat secara bebas dengan metode pemecahan masalah.
 Menetapkan prioritas masalah yangs selanjutnya menjadi tema.
• Langkah 2 : Analisis penyebab masalah
Setelah masalah prioritas diselesaikan ditetapkan, dianalisis sebab-sebab yang
menyangkut atas masalah tersebut dengan metode pemecahan masalah / analisis sebab
masalah.
• Langkah 3 :Mencari penyebab masalah yang menentukan ( penyebab utama )
Dicari penyebab-penyebab yang amat dominant yang berperan besar adanya masalah,
dengan metode statistic dan lain-lain.
• Langkah 4 : Menyusun rencana perbaikan / perbaikan / perbaikan
 Berdasarkan adanya penyebab utama yang mengakibatkaan masalah, dibuat rencana
perbaikan, sasaran dan targetnya, bila perlu engan alternative solusi pemecahan masalah (
alternative-alternatif perbaikan ). Rencana perbaikan tersebut dapat mengacu pada pola 5
W + 1 H.
 Persetujuan atasan. Setelah rencana perbaikan disusun, perlu dukungan manajemen
atas, mungkin ada petunjuk-petunjuk yang berkaitan dengan rencana perbaikan dan
dukungan bagi penyediaan sumber daya yang diperlukan dalam perbaikan yang
direncanakan tersebut ( biaya ), konsultan, peralatan dan sebagainya.
• Langkah 5 : Melaksanakan kegiatan perbaikan / peningkatan
 Pelaksanaan kegiatan perbaikan memperhatikan pola piker seperti telah dikemukakan
dalam langkah sebelumnya 5 W + 1 H
 Semua kegiatan yang dilaksanakan dicatat dan didokumnetasikan dengan cermat, untuk
keperluan evaluasi yang akan dating
 Dalam proses pelaksanaan kegiatan selalu dimonitoring dari segala aspek untung rugi,
efek samping, kemudahan, penyempurnaan-penyempurnaan yang diperlukan, peralatan-
peralatan yang diperlukan, waktu, pembiayaan, teknik-teknik metodologi, efisiensi,
efektifitas, pedoman teknis yang diperlukan dan sebagainya.
 Hasil monitoring, catatan, dokumentasi-dokumentasi tersebut diperlukan supaya dapat
dipakai sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan perbaikan dan dapat sebagai bahan
acuan bagi petugas lain yang akan mengerjakan pekerjaan yang sama, bahan-bahan
standarisasi.
• Langkah 6 : Memeriksa ( Check ) dan menilai ( Evaluasi ) Hasil perbaikan
Data-data kegiatan perbaikan yang dilaksanakan pada langkah kelima atau dokumen-
dokumen, diperiksa dan diteliti. Baik data-data pelaksanaan sewaktu proses perbaikan
berjalan ataupun hasilnya dievaluasi, dianalisis apa keuntungannya dan kerugiannya, dan
analisis SWOT, dan kemungkinan terjadinya akibat sampingan lainnya sehubungan
dengan adanya peraikan tersebut.
• Langkah 7 : Standarisasi
 Tindakan-tindakan perbaikan yang dilaksanakan, yang telah dianggapmenyelesikan
masalah, yang dikerjakan pada langkah kelima ditelaah sebaik-baiknya, disusun menjadi
standar kegiatan untuk menyelesaikan masalah yang sama bila terjadi lagi.
 Standarisasi dapat pada proses atau persoalan perbaikan ( standar proses ) dan hasil
produksi ( standar hasil ) maupun standarisasi sumber daya yang diperlukan maupun
dukungan-dukungan lain yang diperlukan mungkin dari manajemen atas atau diluar
GKM.
 Setelah standar disusun, perlu dikukuhkan oleh manajemen atas, setelah dipertahankan
kebenarannya didepan pertemuan bersama pemimpin dalam suatu presentase yang
dihadiri pimpinan dan yang terkait ( tenaga ahli atau profesionalisme )
 Pengakuan keberhasilan standar ( baru ) ini, merupakan kebanggaan tersendiri bagi
GKM.
• Langkah 8 : Menetapkan rencana berikutnya
 Seringkali masalah yang satu berkaitan dengan masalah yang lain.
 Kalau tidak ada lagi masalah yang berkaitan dengan proses, GKM perlu identifikasi
masalah lain yang mungkin ada ditempat kerjanya dan mulai lagi dengan data-data awal.