Guía para aprender a hacer

un mapeo de procesos
Contenido
Proceso de negocio 1

Pasos para hacer un mapeo de procesos 2

1. Identifica los procesos a mapear 2
Criterios para identificar y seleccionar los procesos que tienen más prioridad 3
2. Diagrama los procesos 4
3. Documenta los procesos 4

Conclusiones 5

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Proceso de negocio

Un proceso de negocio según la Wikipedia es un conjunto relacionado y

estructurado de actividades o tareas, para conseguir un objetivo específico.

En un proceso de negocio participan tanto personas, sistemas o máquinas, así

como otros procesos.

Los resultados de los procesos de negocio son comúnmente los producto o

servicios que demandan nuestros clientes.

Sin embargo también existen procesos al interior de la organización para resolver

una necesidad particular, como: realizar una compra, pagar a un proveedor, pagar
impuestos, etc.

Los procesos tienen una definición única y comúnmente están relacionados.

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Pasos para hacer un mapeo de procesos
1. Identifica los procesos a mapear

Si bien entendemos que en una organización o empresa existen diferentes

procesos, nuestro mapa de procesos no tiene por qué contener en un principio a
todos ellos.

Lo que tú requieres o necesitas en una primera instancia es identificar los procesos

que son más importantes.

O quizás los procesos o actividades que están teniendo más problemas y requieren
control.

Con esto no quiero decir que en nuestro mapeo de procesos tengamos que excluir
procesos que no tienen problemas o no sin importantes.

Sin embargo, es una buena estrategia empezar con un conjunto reducido de

procesos para evitar complejidad y comenzar a conseguir resultados a corto plazo.

Criterios para identificar y seleccionar los procesos que tienen más

prioridad
Algunos de estos son:

● Aquellos para entregar un producto o servicio a un cliente (estos comprenden

actividades desde que se hace un solicitud o pedido hasta que se entrega y
cobra)
● Donde la empresa tenga interacción con clientes como: solicitudes de
servicio, atención post venta, atención a clientes, etc.
● Aquellos en áreas donde se acumula carga de trabajo o se dan
continuamente errores o problemas
● Procesos donde se tenga que cumplir con tiempos de entrega no niveles de
servicio

En la siguiente imagen tenemos un mapa donde se categorizan tres tipos de

procesos, los estratégicos, los clave o principales y los de apoyo.

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Puedes tomar en cuenta también esta representación para identificar más
fácilmente con cuáles deseas empezar tu mapeo de procesos.

2. Diagrama los procesos

Lo siguiente es establecer un diagrama de procesos para ayudarte a concebir, cuáles son y
cómo están relacionados.
Para hacer el mapa general puedes ayudarte de una representación como que se
mostró en la imagen anterior.

Y para describir cada proceso en particular debes realizar un diagrama de procesos.

Encuentra aquí cómo realizar un diagrama de procesos.

Algo importante a considerar es el método y notación con el que realizas tu

diagrama de procesos.

El BPMN o Business Process Model And Notation es una notación que tiene mucha
trascendencia para diagramar procesos por la cantidad de empresas que la están
adoptando.

En esta referencia puedes encontrar mucho más acerca de BPMN​ y cómo puede
ayudarte a estandarizar y hacer formal la definición de tus procesos.

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3. Documenta los procesos

Para dar un mejor entendimiento a los procesos mapeados, es necesario

documentarlos.

Documentarlos significa describir a más detalle la información importante que nos

permitirá comprenderlos.

Los elementos clave que debemos incluir con nuestra documentación de proceso
son:

1. Nombre del proceso

2. Objetivo
3. Justificación
4. Alcance
5. Participantes
6. Evento de inicio y fin
7. Pre-condiciones y Post-condiciones
8. Diagrama del proceso
9. Descripción o narrativa
10. Reglas de negocio
11. Glosario de términos

Para facilitar el que puedas documentarlos, ​te dejo aquí una plantilla para
documentar procesos​ con todos estos elementos, lo que debes poner en cada uno
de ellos, así como el lugar para incluir los diagramas que realizaste.

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Conclusiones
El mapeo de procesos es una herramienta de gran valor para identificar lo que se
está haciendo bien o mal en la organización.

Los múltiples beneficios que nos ofrece hacen que realmente valga la inversión en
tiempo y esfuerzo para llevarlo a cabo.

No es necesario complicar en un principio la definición del mapa de proceso que

queremos hacer.

Basta con empezar a identificar los procesos iniciales con los que queremos
comenzar y poco a poco poder ir agregando todos los demás.

Las herramientas que nos ayudan a realizar la tarea de mapearlos son los
diagramas de procesos y su documentación.

Los procesos son siempre perfectibles por lo que no debemos preocuparnos por la
primera versión que generemos, el objetivo será irla mejorando hasta llegar al
resultado deseado.