Anda di halaman 1dari 21

RSU GMIM PANCARAN KASIH MANADO

Alamat Kantor: Jl. Sam Ratulangi XIII, Titiwungen, Manado – 95113


Telp. : Operator (0431) 863237
Fax. : (0431) 857628, Email: rspkhospital@gmail.com
Sulawesi Utara – Indonesia 1 Korintus 13

KEPUTUSAN DIREKTUR RSU. GMIM PANCARAN KASIH MANADO


NOMOR : .K/Adm/RSPK/VIII/2018

TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN
SUB BAGIAN SEKRETARIAT
RSU. GMIM PANCARAN KASIH MANADO

DIREKTUR RSU. GMIM PANCARAN KASIH MANADO

Menimbang : a bahwa untuk mewujudkan pengelolaan Sub Bagian Sekretariat perlu dibuat
. pengaturan pengorganisasian di Sub Bagian Sekretariat RSU. GMIM
Pancaran Kasih Manado
b bahwa sehubungan dengan huruf a di atas, perlu ditetapkan Pedoman
. Pengorganisasian dengan Keputusan Direktur RSU. GMIM Pancaran Kasih
Manado

Mengingat : 1. Undang-Undang No. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;


2. Undang – Undang Republik Indonesia No. 44 tahun 2009 tentang
Rumah Sakit;
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor: 36 Tahun 2014 Tentang
Tenaga Kesehatan
4. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
1045/MENKES/PER/XI/2006 tentang Pedoman Organisasi Rumah
sakit;
5. Keputusan Menteri kesehatan RI No. 269/ Menkes/ Per/ III/ 2008
tentang Rekam Medis;
6. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 11 Tahun
2017 Tentang Keselamatan Pasien;
7. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor:
290/MENKES/PER/III/2008 tentang Persetujuan Tindakan Kedokteran
8. Surat Keputusan Badan Pengurus Yayasan Medika GMIM Nomor:
005/S.Kep-Y.Medika GMIM/XII/2017 Tanggal 4 Desember 2017
Tentang Penetapan dr. Franky V.T.Kambey,M.Kes sebagai Direktur
RSU. GMIM Pancaran Kasih Manado

1
MEMUTUSKAN

Menetapkan :
Kesatu : KEPUTUSAN DIREKTUR RSU. GMIM PANCARAN TENTANG PEDOMAN
PENGORGANISASIAN SUB BAGIAN SEKRETARIAT RSU. GMIM
PANCARAN KASIH MANADO

Kedua : Pedoman Pengorganisasian Sub Bagian Sekretariat RSU. GMIM


Pancaran Kasih Manado sebagaimana terlampir digunakan sebagai
acuan dalam pengelolaan pengorganisasian di Sub Bagian Sekretariat
RSU. GMIM Pancaran Kasih Manado

Ketiga : Apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam ketetapan ini
akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Kudus
Pada tanggal : Juli 2018
Direktur

Dr. Franky V.T. Kambey,M.Kes

LAMPIRAN
KEPUTUSAN DIREKTUR RSU. GMIM PANCARAN KASIH MANADO
NOMOR: : .k/Adm/RSPK/VII/2018
TANGGAL : 3 Febuari 2014
2
BAB I
PENDAHULUAN

Sebuah organisasi didirikan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Semua


bagian yang ada di dalam organisasi akan diarahkan untuk mencapai tujuan
tersebut. Tujuan sebuah organisasi haruslah menjadi tujuan bersama walaupun
orang – orang yang terlibat di dalamnya masing – masing mempunyai tujuan
pribadi.
Demikian pula halnya dengan sebuah rumah sakit. Rumah sakit didirikan adalah
dalam rangka pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Oleh sebab itu dalam
penyelenggaraannya dibutuhkan tata kelola yang jelas sehingga semua bagian
yang terlibat di dalamnya memberikan kontribusi bagi tercapainya tujuan itu.
Untuk memberikan pelayanan kesehatan masyarakat dengan baik, RSU. GMIM
Pancaran Kasih Manado dan seluruh bagian – bagiannya memerlukan tata kelola
yang jelas. Dengan tata kelola yang jelas diharapkan semua orang yang terlibat
mampu memahami dan mengerjakan tugas dengan baik. Salah satu hal yang
dilakukan dalam rangka pengelolaan itu maka dibuat pedoman pengorganisasian.
Sebagai salah satu unit kerja RSU. GMIM Pancaran Kasih Manado maka Sub
Bagian Sekretariat membuat Pedoman Pengorganisasian Sekretariat untuk menjadi
acuan petugas Sub bagian Sekretariat agar mampu memahami tata kelola
pengorganisasian RSU. GMIM Pancaran Kasih Manado dan mampu mengerjakan
tugas – tugas yang diberikan dengan efektif dan efisien.
Tujuan Pedoman Pengorganisasian ini dibuat adalah sebagai acuan bagi staff
Sekretariat dalam memahami tata kelola pengorganisasian RSU. GMIM Pancaran
Kasih Manado sehingga mampu mengerjakan tugas – tugas yang diberikan secara
efektif dan efisien.

BAB II
SEJARAH SINGKAT
Usaha-usaha kesehatan Gereja Masehi Injili Minahasa dimulai sejak dua ratus
lima puluh tahun silam (1813) melalui rumah para pendeta dan penginjilan waktu itu
yang menyaksikan kebutuhan untuk hidup sehat sebagai salah satu pelayanan
diakonia. Usaha-usaha tersebut akhirnya direalisasikan dengan dibentuknya beberapa
institusi kesehatan. Awal pelayanan RSU GMIM Pancaran Kasih Manado dimulai dari
Balai Kesehatan Ibu dan Anak (BKIA) Titiwungen Manado, yang berdiri tanggal 8
3
Januari 1955 sehingga bila dihitung pada tahun 2017 ini pelayanan telah berusia 62
tahun, namun untuk pelayanan sebagai sebuah rumah sakit baru dimulai tanggal 28
November 1987.
Seiring dengan perkembangan dan tuntutan pelayanan maka dari pelayanan
BKIA perlahan-lahan mulai meningkatkan upaya pelayanan yang lebih luas cakupannya
karena tuntutan serta perkembangan yang ada di Kota Manado. Dengan telah
dibuatnya sebuah master plan pada tahun 1976 yang lalu dan seiring dengan harapan /
cita-cita dari Komisi Pelayanan Kaum Ibu GMIM, maka ide untuk membangun
BKIA/Rumah Bersalin Titiwungen menjadi sebuah Rumah Sakit Bersalin mulai
dipikirkan secara lebih mantap. Untuk itu, maka dalam tahun 1979 telah dibangun
gedung permanan yang baru lengkap dengan peralatan medis untuk kegiatan Obstetri
Ginekologi yang direncanakan untuk Klinik Sterilisasi atas anjuran Dr. Dus Sampurno,
MPH Perwakilan The Pathfinder Fund di Indonesia.
Pada waktu itu Rumah Bersalin Titiwungen direncanakan untuk ditingkatkan
menjadi Rumah Sakit Bersalin yang rencananya akan diresmikan oleh Dr. A. A. H.
Kawatu, MPH Kepala Dinas Kesehatan Propinsi Sulawesi Utara. Karena peresmiannya
belum terlaksana, maka bangunan baru tersebut digunakan untuk pelayanan
pembedahan/operasi ringan dan pelayanan Keluarga Berencana. Masalah yang
dihadapi pada waktu itu adalah sempitnya lahan yang perlu diatasi. Untuk itu Dr. W.
Litouw sebagai kepala BKIA/Rumah Bersalin Titiwungen telah berusaha luar biasa dan
dengan pengorbanan penuh telah berhasil menghadapi berbagai tantangan dan
hambatan.
Dengan uang hasil usaha BKIA/Rumah Bersalin Titiwungen dalam tahun 1979
juga telah dibeli sebuah rumah berikut pekarangannya di Jalan Sam Ratulangi XII
Manado untuk keperluan asrama bidan dan perawat. Dengan telah dipindahkannya
asrama bidan dan perawat kerumah yang baru, maka bangunan asrama yang lama
diperbaiki dan dijadikan ruang perawatan untuk pasien. Pada tahun 1981 telah
diadakan pembelian pekarangan seluas 880 m2 dan pada tahun 1982 diadakan lagi
pembelian tanah pekarangan seluas 4.000 m2 beserta bangunan semipermanen
diatasnya yang letaknya berdekatan dengan asrama BKIA/Rumah Bersalin Titiwungen.
Pada hari minggu tanggal 26 Januari 1986 telah dilaksanakan peletakan batu
pertama Pembangunan Rumah Sakit Wanita dan Anak tahap I yang berkapasitas 75
tempat tidur oleh Walikota Kotamadya Dati II Manado Ir. N. H. Eman. Setelah menemui
bermacam-macam masalah dan hambatan akhirnya pembangunan selesai dalam
kurang lebih 20 bulan dan pada tanggal 28 November 1987 ditahbiskan oleh Ketua
Sinode GMIM Pdt. Prof. DR. W. A. Roeroe,STh. Dan diresmikan oleh Gubernur Kepala
Daerah Tingkat I Propinsi Sulawesi Utara C.J. Rantung. Pada saat inilah secara resmi
status BKIA/Rumah Bersalin Titiwungen telah berubah menjadi RSU GMIM Pancaran
Kasih Manado dengan kapasitas 85.
Awal tahun 1996 dimulai pembangunan dan perluasan RSU GMIM Pancaran
Kasih Manado berupa sebuah gedung perawatan dan perkantoran tiga lantai yang
dilengkapi dengan peralatan medis. Sehingga terhitung tanggal 20 November 1997
kapasitas tempat tidur RSU GMIM Pancaran Kasih Manado menjadi 130 tempat tidur.
Kemudian pada tanggal 1 April 1999 jumlah tempat tidur ditingkatkan menjadi 170
tempat tidur. Dan pada Agustus 2015 ketambahan satu ruangan (Yehezkiel) sehingga
menjadi 180 tempat tidur.
Pada tanggal 20 Agustus 2016 Gubernur Sulawesi Utara, Bapak Olly
Dondokambey telah meresmikan Gedung “PAULUS” berlantai 6, dimana lantai 1
digunakan untuk loket registrasi, poliklinik Interna, Obstetri/Gynekologi, dan Jantung
serta lantai 6 digunakan untuk aula. Pada bulan July 2017 lantai 4 dan 5 telah

4
digunakan perawatan rawat inap kelas VIP, VVIP dan Lantai 3 untuk Poliklinik Mata
mulai digunakan pada bulan Desember 2017.

VISI, MISI & MOTTO

Visi :
“Profesionalisme dalam pelayanan untuk menjadi Rumah Sakit Pilihan di Kota Manado
tahun 2020”
Misi :
1. Memberikan pelayanan kesehatan yang paripurna, bermutu tinggi dan
terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat.

2. Mengembangkan pelayanan kesehatan ibu dan anak menjadi unggulan.

3. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia.

4. Meningkatkan manajemen yang kreatif, inovatif dan produktif.

5. Meningkatkan dan mengembangkan sarana yang ramah lingkungan.

Motto :
“MELAYANI DENGAN KASIH”

A. STRUKTUR ORGANISASI SUB BAGIAN SEKRETARIAT

5
Kepala Sub Bagian Sekretariat
Maskia Laowo

Staf Sekretariat
Agustin Matindas

URAIAN JABATAN KEPALA SUB BAGIAN SEKRETARIAT & HUMAS :

A. Tugas Pokok

- Melakukan semua tugas, mensupervisi, serta mengurus kegitan rumah sakit yang
berhubungan dengan manajemen dan direksi.
- Menjamin terlaksananya program kerja Humas

B. Uraian Tugas

1. Menyiapkan keperluan Rapat ( Rapat Staf, Rapat Direksi, Raker, Rakor).


2. Menyaring tamu dan menerima panggilan telepon, membuat jadwal pertemuan dan
mengarahkan tamu kepada unit yang berkepentingan.
3. Memelihara arsip korespondensi, membuka, menyortir dan mengarahkan surat masuk.
4. Menyiapkan dan melampirkan data yang sesuai untuk korespondensi yang harus
dijawab.
5. Melakukan tugas ketatausahaan.
6. Menyebarkan prosedur baru, jadwal kegiatan dan pengumuman baru.
7. Mencatat jadwal pertemuan dan rapat dan mengingatkan Direksi tentang jadwal
tersebut.
8. Menciptakan dan menjaga citra yang positif tentang RS, Kebijakan, pelayanan dan
personilnya
9. Memantau pendapat masyarakat baik internal ataupun aksternal dan meneruskannya
kepada manajemen
10. Mengingatkan dan staf untuk rapat – rapat
11. Membuat program kerja tahunan
12. .Membuat laporan bulanan dan tahunan tentang kegiatan humas

6
13. Menindaklanjuti dan menyelesaikan nkeluhan pasien atau keluarga sebelum
meneruskannya ke atasan
14. Menindaklanjuti keluhan rekanan
15. Membuat dan menyiapkan surat – surat perjalanan dinas, menyiapkan transportasi
dan akomodasi (untuk direksi).

Mengurus perijinan semua dokter yang praktek di RSU GMIM Pancaran Kasih, mulai
pembuatan, pengawasan dan perpanjangan surat ijin praktek (SIP) dokter, termasuk
semua prosedural dan alur yang diperlukan perihal pengurusan SIP.

16. Menyusun dan mengajukan program kerja dan Anggaran di wilayah kerjanya.
17. Mengolah dan menampilkan data di wilayah kerjanya.
18. Menampung, menanggapi dan memproses masukan – masukan (misalnya : pendapat,
usulan, keluhan, masalah) di wilayah kerjanya.
19. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
20. Melakukan evaluasi atas segala aktivitas yang telah dilakukan.

C. Tanggung Jawab

1. Bertanggung jawab kepada kepala bagian administrasi Umum.


2. Melaksanakan dan mentaati peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan.
3. Melaporkan adanya kesalahan, kekeliruan dalam melaksanakan tugas.
4. Ikut bertanggung jawab atas keamanan, kebersihan, kenyamanan lingkungan kerja.

D. Wewenang

1. Mengusulkan kepada Kepala bagian administrasi sarana dan prasarana sesuai


dengan kebutuhan kesekretariatan.
2. Memberi saran dan pertimbangan kepada Kepala Bagian Administrasi Umum.

E. Syarat Jabatan

1. Memiliki Ijazah minimal SMA/SMK.


2. Mempunyai pengalaman kerja minimal 2 tahun di RSU GMIM Pancaran Kasih.
3. Memiliki keahlian mengoperasikan Microsoft Word, Microsoft Excell, dan Microsoft
Power Point.
4. Memenuhi persyaratan kepangkatan sesuai SK Direktur RSU GMIM Pancaran Kasih

7
URAIAN TUGAS PELAKSANA SUB BAGIAN SEKRETARIAT

1. TANGGUNG JAWAB:
- Bertanggung Jawab Kepala Sub Bagian Sekretariat
2. KEWENANGAN
- Membantu tugas di sekretariat
3. Uraian Tugas
-Menyapu/Mengepel di ruangan Direksi dan tangga lantai
-Membersihkan meja dan kaca jendela
-Mengganti gorden jika sudah koto
-Melayani makan dan minum
-Menjalankan edaran surat di ruangan-ruangan bila ada
- Selain tugas pokok ada tugas-tugas tambahan dari Direksi dan Kepala
Bagian Administrasi Umum

8
BAB VI
TATA HUBUNGAN KERJA

A. TATA HUBUNGAN KERJA BAGIAN SEKRETARIAT


Tata hubungan kerja bagian Sekretariat dengan bagian – bagian di RSU. GMIM Pancaran
Kasih Manado adalah sebagai berikut :
1. Direksi
a. Melayani dalam hal komunikasi surat menyurat;
b. Pengonsepan surat dan pembuatan surat;
c. Permintaan tanda tangan kepada Direktur;
2. Bagian Perawatan
a. Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian Perawatan;
b. Meneruskan surat-surat yang sudah didisposisikan oleh direktur
3. Bagian SDM
a. Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian SDM;
b. Permintaan pelayanan yang berhubungan dengan karyawan.
c. Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian Diklat
4. Bagian Keuangan
a. Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian keuangan;
b. Memberikan nomor-nomor surat keluar untuk tagihan klaim
5. Bagian SPI (Satuan Pengawas Internal)
Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian SPI.
6. Bagian Pelayanan Medis
Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian Pelayanan Medis.
7. Bagian Penunjang Medis
Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian Penunjang Medis.
8. Bagian Rekam Medik
Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian bagian Rekam Medik.
9. Bagian Sarana dan Prasarana
Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian bagian Sarana dan Prasarana

9
B. SKEMA HUBUNGAN KERJA BAGIAN SEKRETARIAT

SPI EDP Kerohanian Sekretariat UPU

Pelayanan Perawatan Penunjang Rekam Keuangan Sarana &


Medis Medis Medis Prasarana

Sekretarariat

INTERN
Direktur
Utama

10
BAB VII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI

A. KUALIFIKASI PERSONIL BAGIAN SEKRETARIAT


Pendidikan Non Tenaga Yang
Nama Jabatan Pendidikan Masa Dibutuhkan
Formal Kerja Formal/Sertifikasi
Kepala Bagian Min. D3/S1 2 thn D3 Sekretaris 1 orang
Sekretariat
Staf Sekretariat Min. SMU 2 thn SMA 1 orang
Jumlah 2 orang

B. DASAR PERHITUNGAN KETENAGAAN BAGIAN SEKRETARIAT


1. Menetapkan waktu kerja

Waktu Kerja Tersedia = {A- (B+C+D+E)} x F


Waktu Kerja Tersedia = { A – (B+C+D+E)} x F

KATEGORI SDM

KODE FAKTOR ADMINISTRASI KETERANGAN

A Hari Kerja 312 Hari/tahun

B Cuti Tahunan 12 Hari/tahun

C Pendidikan dan Pelatihan 1 Hari/tahun

D Hari Libur Nasional 14 Hari/tahun

E Ketidakhadiran Kerja 1 Hari/tahun

F Waktu Efektif 7 Jam/hari

Hari Kerja Tersedia 284 Hari kerja/tahun

Waktu Kerja Tersedia 1.988 Jam/tahun

11
119.280 Menit/tahun

2. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori Sekretariat


Unit Kerja Sub Unit Kerja Kategori
Sekretariat Administrasi Surat Staf Sekretariat
Menyurat

3. Menyusun Standar Beban Kerja


Perhitungan untuk menetapkan Standar Beban Kerja dengan rumus sebagai berikut :
Standar Beban kerja = Waktu Tersedia
Rata-rata waktu Kegiatan Pokok

NO KATEGORI KEGIATAN KEGIATAN RATA- STANDAR


POKOK RATA BEBAN
WAKTU KERJA
1. Staf Memproses surat masuk pengagendaan 5’ 397.6
Sekretariat dan surat keluar
Membuat surat Pembuatan 10’ 198.8
keterangan pasien surat
Memproses perijinan Penyiapan 360’ 5.522
RO berkas yang
dibutuhkan
Menggandakan surat Fotocopy 30’ 66.266
sesuai dengan disposisi
Mendistribusikan surat Keliling surat- 60’ 33.133
sesuai dengan disposisi surat
Memproses pengiriman Mempersiap 60’ 33.133
parcel lebaran dan natal kan parcel dan
daftar tanda
tangan
Melakukan pengarsipan Memasukkan 60’ 33.133
surat dan menjaga file ke lemari
keutuhan arsip arsip
Menjaga dan Cek setiap 30’ 66.266
memelihara arsip data beberapa
untuk perijinan periode
Memperhatikan Permintaan 5’ 397.6
kebutuhan alat-alat tulis Barang
Pembuatan MOU Membuat 10’ 198.8
surat revisi

4. Menyusun Standar Kelonggaran

12
Perhitungan untuk menetapkan Standar Kelonggaran dilakukan berdasarkan rumus :

Standar Kelonggaran = Rata-rata waktu per faktor kelonggaran


Waktu kerja tersedia

No. Kategori Faktor Rata-Rata Standar


Kelonggaran Waktu Kelonggaran
1. Staf Makan siang 30 menit/hari 0,078
Sekretariat 3 jam/minggu
Kamar kecil 15 menit/hari 0.039
1,5 jam/minggu
Jumlah 0,117

5. Perhitungan Kebutuhan Tenaga Per Unit Kerja


a. Kuantitas Kegiatan Pokok Bagian Sekretariat
No. Kategori SDM Kegiatan Pokok Kuantitas
Kegiatan Per
Tahun
1. Staf Sekretariat Agenda surat masuk 2145
Agenda surat keluar 6119
Penggandaan 6619
Pendistribusian 6619
Pembuatan Perijinan alat 4
RO
Pembuatan surat 3238
Pembuatan MOU 94
Pembuatan SK 76
Pengarsipan 8264

b. Kebutuhan Sekretariat
Rumus perhitungan kebutuhan Sekretariat adalah sebagai berikut :

Kebutuhan Sekretariat= Kuantitas Kegiatan Pokok+ Standar Kelonggaran


Standar Beban Kerja

No Kategori Perhitungan Standar Jumlah


Kelonggaran Tenaga
1. Staf =(0,72+0,47+0,38) 0,117 1,687
Sekretariat = 1,57

C. REKRUITMEN STAF SEKRETARIAT


13
Penarikan calon ( rekruitmen ) adalah suatu proses menemukan dan menarik tenaga kerja
yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk melamar menjadi karyawan. Rekruitmen dilakukan
berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, dimana hasil dari penghitungan kebutuhan tenaga
ditemukan jumlah kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada.
Untuk proses rekruitmen dan seleksi karyawan baru, Kepala Bagian Sekretariat
mengajukan kebutuhan tenaga kerja kepada Direktur Utama untuk disetujui. Selanjutnya
Kepala Bagian Sekretariat mengajukan kebutuhan tersebut kepada bagian SDM Rumah Sakit
Mardi Rahayu.
Untuk proses rekruitmen dan seleksi ada beberapa tahap yang harus dilakukan oleh calon
karyawan, yaitu : tes tertulis, tes kompetensi/praktek, tes psikologi, wawancara, dan tes
kesehatan. Melalui proses tersebut diharapkan akan memperoleh tenaga-tenaga yang
profesional, disiplin, dan handal sehingga dapat meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit
Mardi Rahayu. Dilihat dari sumbernya, penerimaan calon karyawan dibagi menjadi 2 ( dua )
yaitu :
1. Dari dalam RS Mardi Rahayu sendiri ( Internal Resources )
Menerima calon dari dalam RS Mardi Rahayu sendiri memiliki keuntungan lebih
yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan lebih cepat dibanding
dengan mengambil calon dari luar RS Mardi Rahayu. Calon karyawan nantinya akan
masuk ke Bagian SDM akibat mutasi atau promosi. Untuk mendapatkan calon pelamar
dapat melalui :
a. Informasi lisan
b. Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan
tenaga di Bagian SDM.
2. Dari Luar RS Mardi Rahayu ( Eksternal Resources )
Proses penerimaan calon dari luar RS Mardi Rahayu dapat dilakukan dengan cara:
a. Informasi lisan
b. Iklan.
c. Lembaga – lembaga pendidikan
d. Berkas – berkas pelamar yang datang sendiri.

D. SELEKSI STAF SEKRETARIAT


Proses seleksi calon staf Sekretariat dilakukan oleh bagian SDM dan bagian Sekretariat
yang meliputi proses seleksi administratif berupa pengecekan file dan dokumen
lamaran/curriculum vitae. Penerimaan karyawan baru di bagian Sekretariat diadakan sewaktu
– waktu disesuaikan dengan kebutuhan tenaga di bagian Sekretariat, sehingga tidak terjadi
kekosongan atau pemborosan dalam hal ketenagakerjaan. Proses seleksi dibagi menjadi 2
tahapan, yaitu :
1. Seleksi Umum :
Proses seleksi tersebut meliputi beberapa hal, yaitu :
a. Pemeriksaan Administratif, yaitu : proses pengecekan kelengkapan surat
lamaran/curriculum vitae ( Ijazah, Transkrip Nilai, Sertifikat Pelatihan, SIP/STR,
KTP, Pas Foto ).
b. Pengisian Formulir Lamaran, yaitu : proses pengisian formulir lamaran di rumah
sakit.
c. Psikotes, yaitu : proses tes untuk bakat, minat, dan kepribadian pada diri pelamar.
14
d. Wawancara Akhir, yaitu : proses wawancara pada pelamar sesuai dengan
rekomendasi unit kerja yang membutuhkan.
e. Pemeriksaan Kesehatan, yaitu : proses tes kesehatan baik jasmani maupun rohani
pada diri pelamar. Standar kesehatan yang harus dimiliki yaitu :
- Sehat jasmani dan rohani.
- Berpenampilan menarik.
- Berkepribadian baik.

2. Seleksi Khusus
a. Sedangkan bentuk tes khusus yang dilakukan bagi semua calon karyawan di setiap
unit kerja terdiri dari Tes Ketrampilan Teknis ( Tes Tertulis dan Praktek ), yaitu proses
tes untuk kemampuan dan ketrampilan sesuai dengan unit kerjanya. Tes tertulis
diberikan dalam bentuk pilihan ataupun tanya jawab dengan materi yang meliputi :
pengetahuan, ketrampilan, sikap, dan wawasan yang harus dimiliki calon karyawan.
Batas keseluruhan benar adalah 70 ( tujuh puluh ) persen benar.
b. Wawancara Pendahuluan, yaitu : yaitu proses wawancara pada pelamar sesuai dengan
curriculum vitae yang dikirimkan dan unit kerja yang membutuhkan. Tes ini
dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap karyawan yang akan bekerja di
salah satu unit kerja yang ada di rumah sakit sesuai dengan tenaga yang dibutuhkan
di unit kerja tersebut dan berdasarkan kemampuan dan kualitas calon karyawan.

E. PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN STAF SEKRETARIAT


Untuk meningkatkan mutu pelayanan di Bagian Sekretariat diperlukan
pembinaan/pengembangan kompetensi staf Bagian Sekretariat. Pembinaan/pengembangan
dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk
meningkatkan kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan
efektifitas dan efisiensi kerja.
1. Evaluasi
Evaluasi karyawan Bagian Sekretariat menggunakan Formulir Penilaian Kinerja
secara berkala setiap 3 ( tiga ) bulan sekali. Tujuan evaluasi ini adalah sebagai salah satu
bagian dalam promosi pegawai, pemberian penghargaan, rotasi tugas, mutasi karyawan,
atau sebagai pemberian sanksi.
2. Pendidikan dan Pelatihan
Tujuan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan Bagian Sekretariat adalah untuk :
a. Peningkatan kinerja
b. Peningkatan pengetahuan dan wawasan ilmiah
c. Peningkatan ketrampilan
d. Perubahan sikap dan perilaku yang positif terhadap pekerjaan
3. Pendidikan
Pendidikan yang dimaksud adalah melalui pendidikan formal. Adapun syarat
mendapatkan tugas belajar/ijin belajar adalah sebagai berikut :
a. Pendidikan yang akan ditempuh sesuai dengan kebutuhan dan pengembangan Rumah
Sakit Mardi Rahayu.
15
b. Pendidikan berkelanjutan diberikan kepada karyawan yang senior, yang memiliki
penilaian kinerja baik, dedikasi dan loyalitas yang tinggi, atau karyawan minimal
telah bekerja 3 ( tiga ) tahun di Rumah Sakit RS Mardi Rahayu dengan penilaian
kinerja baik.
c. Karyawan yang mendapatkan fasilitas melanjutkan pendidikan diwajibkan untuk
menjalani wajib kerja/ikatan dinas di Rumah Sakit Mardi Rahayu sesudah pendidikan
selesai dalam jangka waktu tertentu.
4. Pelatihan
Pelatihan untuk peningkatan pengetahuan dan ketrampilan staf Sekretariat
diselenggarakan dalam bentuk :
Internal Training yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit Mardi
Rahayu, yaitu :
a. Pelatihan Customer Service
b. Pelatihan K3
c. Pelatihan Blue Code
d. Pelatihan Produktivitas
5. Eksternal Training, yaitu program pelatihan di luar rumah sakit yang diikuti sesuai
dengan kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit khususnya
mutu pelayanan Bagian SDM.

BAB VIII
PENILAIAN KINERJA

A. PENILAIAN KINERJA
Penilaian Kinerja adalah suatu metode untuk mengukur kinerja karyawan yang
dihubungkan dengan pencapaian sasaran kerja. Untuk menetapkan tingkat kinerja karyawan
dibutuhkan penilaian kinerja. Penilaian kinerja yang adil membutuhkan standar. Patokan
yang dapat digunakan sebagai perbandingan terhadap kinerja antar karyawan. Untuk menilai
kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja yang selanjutnya disebut Pedoman
Penilaian Kinerja Karyawan yang terdapat Standar Penilaian Prestasi Kerja yang harus
dicapai oleh setiap karyawan.
Penilai membuat penilaian atas dasar uraian jabatan atau tugas dan wewenang yang
diemban oleh karyawan. Penilaian dilakukan oleh atasan langsung dan atasan satu tingkat di
atas atasan langsung secara berjenjang dengan jabatan minimal Kepala Bagian/Ruang.
Penilaian yang dilakukan oleh atasan langsung dan atasan satu tingkat di atas atasan
langsung secara berjenjang bertujuan agar mengetahui sejauh mana kemampuan dan
kesesuaian kinerja karyawan berdasarkan tugas dan tanggung jawab serta target yang
diharapkan oleh manajemen.
Penilaian kinerja ini merupakan instrumen manajemen yang penting untuk menilai setiap
karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan yang
dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi karyawan.

16
B. TUJUAN DAN SASARAN
1. Tujuan
Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah :
a. Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja yang harus dicapai dan
bagaimana mencapainya, yang keseluruhannya mengacu pada pelayanan dengan
penuh cinta kasih sehingga memuaskan konsumen dan selanjutnya dapat mengatasi
persaingan global, serta dapat meningkatkan laba perusahaan yang dapat membuat
manajemen mampu untuk meningkatkan laba perusahaan yang dapat membuat
manajemen mampu untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mewujudkan
misi bersama serta berkelanjutan.
b. Agar setiap karyawan untuk meningkatkan kemampuan, usaha dan sikap mental
positif, dapat memperoleh keberhasilan dalam karyanya.
c. Agar tercipta persatuan dan kesatuan keluarga besar RS Mardi Rahayu dengan
dilandasi hubungan harmonis antara atasan dan bawahan, antar kerja dan antar
bagian, untuk melayani dengan penuh cinta kasih.

2. Sasaran
Meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja karyawan serta efisiensi perusahaan.

C. PROSEDUR DAN KEBIJAKAN PENILAIAN PRESTASI KERJA


Penilaian kinerja karyawan pembagiannya berdasarkan sistem NPK ( Nilai Prestasi Kerja
) yang sudah disepakati. Namun untuk penilaiannya berdasarkan uraian jabatan masing –
masing karyawan.
Kebijakan Penilaian meliputi :
1. Produktivitas kerja karyawan dinilai setiap 3 ( tiga ) bulan sekali yaitu :
a. Periode I, Januari – Maret
b. Periode II, April – Mei
c. Periode III, Juni – Agustus
d. Periode IV, Oktober – Desember
2. Penilaian dilakukan oleh 2 ( dua ) atasan, atasan satu tingkat di atas atasan langsung
secara berjenjang dengan jabatan minimal Kepala Bagian/Ruang. Hal ini untuk
mencapai keseimbangan obyektifitas dan subyektifitas.

BAB IX
ETIKA KERJA

A. PENGERTIAN DAN TUJUAN


Yang dimaksud dengan etika kerja adalah sistem nilai atau norma yang digunakan oleh
seluruh karyawan, termasuk pimpinannya dalam pelaksanaan kerja sehari – hari. Etika Kerja
yang baik akan memiliki dan mengamalkan nilai – nilai, yakni : kejujuran, keterbukaan,
loyalitas kepada rumah sakit, konsisten pada keputusan, kerja sama yang baik, disiplin, dan
bertanggung jawab.

B. RUANG LINGKUP

17
Ruang lingkup kegiatan pokok pelayanan untuk karyawan di Rumah Sakit Mardi Rahayu
terdiri dari :
1. Penyediaan dan penambahan tenaga kerja, meliputi : pemasangan iklan, proses seleksi,
dan orientasi tenaga kerja. Rangkaian kegiatan tersebut adalah untuk memenuhi
kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan di rumah sakit baik untuk semua unit kerja.
2. Pemberian upah, THR, dan insentif, meliputi : pemberian upah sesuai dengan standar
rumah sakit dan pemerintah, pemberian insentif, dan pemberian THR. Rangkaian
kegiatan tersebut adalah untuk memenuhi hak – hak karyawan sesuai dengan standar
rumah sakit dan pemerintah.
3. Kesejahteraan karyawan ( cuti, ijin meninggalkan pekerjaan, berobat ), meliputi : semua
hak – hak yang harus diterima oleh karyawan yaitu jatah cuti tahunan, cuti sakit, ijin
meninggalkan pekerjaan, dan berobat. Rangkaian kegiatan tersebut adalah untuk
memenuhi hak – hak karyawan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
4. Pengembangan karier, meliputi : pemindahan karyawan dari satu unit kerja ke unit kerja
yang lain, atau dari satu jabatan ke jabatan lain di unit kerja yang berbeda tetapi setaraf.
Serta pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lainnya yang lebih tinggi dari
sebelumnya dikarenakan prestasi, kemampuan, dan pendidikan yang dimiliki. Rangkaian
kegiatan ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan kualifikasi
yang berlaku baik untuk kemampuan maupun kualitas per unit kerja.

C. TATA TERTIB BAGIAN SEKRETARIAT


Tata tertib disusun dengan tujuan agar semua karyawan dan memahami dan mentaati
ketentuan – ketentuan yang berlaku sehingga program kerja yang direncanakan dapat
berjalan dengan lancar. Tata tertib yang tersusun sudah disepakati oleh semua karyawan dan
manajemen yang tercantum dalam Peraturan Perusahaan. Dengan demikian tata tertib Bagian
Sekretariat sebagai salah satu unit kerja Rumah Sakit Mardi Rahayu mengikuti tata tertib
tersebut.

D. KESELAMATAN DAN KEAMANAN KERJA


Keselamatan dan keamanan kerja ditujukan kepada karyawan, petugas, dan alat, meliputi
hal - hal sebagai berikut :
1. Keselamatan dan keamanan karyawan
Untuk menjamin keselamatan dan keamanan karyawan, semua staf SDM meneliti
kembali :
a. Identitas karyawan
b. Hasil test
2. Keselamatan dan keamanan petugas
a. Beban kerja harus sesuai dengan kemampuan dan kodisi kesehatan petugas
b. Perlu adanya keseimbangan antara kesejahteraan, penghargaan, dan pendidikan
berkelanjutan
c. Melakukan pembinaan secara terus menerus dalam rangka mempertahankan hasil
kinerja
d. Membina hubungan kerjasama yang baik intern dan antara profesi
3. Keselamatan dan keamanan alat – alat
a. Menyediakan pedoman/manual dalam Bahasa Indonesia tentang cara penggunaan
alat – alat dan menggantungkannya pada alat tersebut.

18
b. Memeriksa secara rutin kondisi alat dan memberi label khusus pada alat yang rusak.
c. Semua petugas harus memahami penggunaan alat dengan tepat.
d. Melaksanakan pelatihan tentang cara penggunaan dan pemeliharaan alat secara rutin
dan berkelanjutan.
e. Memeriksa alat pemadam kebakaran agar dalam keadaan siap pakai.

BAB X
PERTEMUAN / RAPAT

A. PENGERTIAN
Rapat merupakan suatu pertemuan yang terdiri dari beberapa orang yang memiliki
kepentingan dan tujuan yang sama untuk membicarakan atau memecahkan suatu masalah
tertentu.

B. TUJUAN
1. Menggali permasalahan yang ada di Bagian Sekretariat.
2. Dapat mencari jalan keluar atau pemecahan permasalahan yang ada secara bersama-
sama di Bagian Sekretariat

C. KEGIATAN PERTEMUAN / RAPAT


Pertemuan / rapat yang dilakukan bagian Sekretariat adalah sebagai berikut :
1. Kepala Bagian Sekretariat bersama staff mengadakan pertemuan 1 (satu) bulan sekali
yang dipimpin oleh Kepala Bagian Sekretariat.

BAB XI
PELAPORAN

A. PENGERTIAN
Pelaporan merupakan sistem atau metode yang dilakukan untuk melaporkan segala
bentuk kegiatan Bagian Sekretariat yang terkait dengan pelaksanaan tugas pekerjaan di
Bagian Sekretariat.

B. JENIS PELAPORAN
1. Laporan Bulanan
Laporan Bulanan Bagian Sekretariat meliputi pelaporan kinerja setiap bulan kepada
Direktur Utama.

2. Laporan Kinerja Staf Sekretariat


Laporan Kinerja Staf Gudang Non Medis dilakukan 3 (tiga) bulanan. Form pelaporan
disediakan bagian SDM. Laporan berupa penilaian kinerja Staf Sekretariat yang meliputi
aspek – aspek :
a. Kecakapan di bidang tugas
b. Ketelitian dan kerapian dalam bekerja
19
c. Pengetahuan dan pengalaman di bidang tugas
d. Efektivitas penggunaan jam kerja
e. Inisiatif bekerja
f. Perilaku
g. Kontribusi
h. Absensi
i. Teguran
j. Lama bekerja

BAB XII
PENUTUP

Pemahaman akan tata kelola pengorganisasian bagi seluruh SDM dalam suatu perusahaan
sangatlah penting. Dengan memahami tata kelola pengorganisasian maka SDM diharapkan
mampu mengerjakan tugas pekerjaan yang sesuai dengan hak dan kewajibannya.
Dengan adanya pedoman pengorganisasian bagian Sekretariat ini, SDM bagian Sekretariat
diharapkan mampu memahami dan mengerjakan hak dan kewajibannya sebagai karyawan di
Rumah Sakit Mardi Rahayu. Pada akhirnya hasil yang diharapkan adalah peningkatan kinerja
yang dapat mendukung terwujudnya tujuan Rumah Sakit Mardi Rahayu.

Ditetapkan di Kudus
Pada tanggal : 3 Februari 2014
Plt. Direktur Utama

20
Dr. Khrisna Nugraha Widjaja

21