1.

Pengertian Deskripsi Pekerjaan

Berikut ini adalah beberapa pengertian deskripsi pekerjaan dari beberapa ahli yang
menunjukan bahwa deskripsi pekerjaan merupakan uraian informasi mengenai pekerjaan.
Deskripsi pekerjaan adalah hasil analisis pekerjaan sebagai rangkaian kegiatan atau proses
menghimpun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan (Veithzal Rivai 2009). Uraian
pekerjaan suatu uraian pekerjaan menyebutkan tugas dan tanggung jawab dari suatu
pekerjaan. Disebutkan apa yang dikerjakan, mengapa dikerjakan, dan dimana
dikerjakannya, dan secara singkat bagaimana mengerjakannya (Robert L. Mathis John H.
Jackson 2001). Definisi yang hampir sama diajukan oleh Gary Dessler (2004) bahwa
Sebuah deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan
oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya, dan bagaimana kondisi kerjanya.

Dari definisi para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa deskripsi pekerjaan adalah
pernyataan tertulis tentang ruang lingkup pekerjaan, yang menginformasikan tentang
pekerjaan, bagaimana melakukannya, bagaimana kondisinya. Definisi yang menyebutkan
bahwa deskripsi pekerjaan merupakan tugas, kewajiban, dan tanggung jawab, dikemukakan
oleh Raymond A. Noe (2004) bahwa “ Job description a list of the tasks, duties, and
responsibilities (TRDs) that a particular job entails.” Yang berarti deskripsi pekerjaan adalah
sebuah daftar tugas, kewajiban dan tanggung jawab yang diperlukan oleh pekerjaan
tertentu, dan satu definisi mengatakan bahwa deskripsi pekerjaan adalah identifikasi tugas,
kewajiban, dan tanggung jawab dari sebuah pekerjaan yang dikemukakan oleh Stephen
Robbins (2005).

Dari beberapa definisi para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa deskripsi jabatan
atau pekerjaan adalah merupakan hasil analisis pekerjaan yang sistematis sebagai
rangkaian kegitan atau proses menghimpun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan,
atau dapat pula dikatakan bahwa deskripsi pekerjaan adalah suatu uraian tertulis dari apa
yang diperlukan oleh suatu pekerjaan.

Deskripsi pekerjaan dapat diasumsikan sebagai keseluruhan kajian ringkas informasi

pekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaanya sebagai hasil dari analisis, yang biasanya berisi
tugas pokok dari uraian tersebut, yaitu tugas, kewajiban dan tanggung jawab yang
diperlukan oleh pekerjaan tertentu.
2. Pengertian Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan (job spescification) adalah sebuah daftar pengetahuan ,

keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus dimiliki oleh individu untuk
melaksanakan sebuah pekerjaan. Pengetahuan mengacu ke informasi prosedural dan
faktual yang diperlukan bagi pelaksanaan sebuah tugas secara berhasil.

Keahlian adalah tingkat kecakapan individu dalam menunaikan tugas tertentu.

Kemampuan merujuk ke kapabilitias umum yang dimiliki oleh individu. Karakteristik lainnya
dapat dapat berupa tindak-tanduk kepribadian seperti motivasi pencapaian atau ketekunan.

Perbedaan antara deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah persoalan

perspektif saja, Deskripsi pekerjaan menetapkan apa pekerjaan tersebut, merupakan profil
pekerjaan. Spesifikasi pekerjaan menggambarkan tuntutan pekerjaan atas para karyawan
yang melakukannya dan persyaratan keahlian manusia: merupakan profil manusia yang
dibutuhkan oleh orang yang menunaika pekerjaan tersebut. Persyaratan manusia meliputi
pengalaman, pelatihan, pendidikan dan kemampuan memenuhi tuntutan fisik dan mental.
Informasi yang terdapat dalam spesifikasi pekerjaan dapat merupakan salah satu dari ketiga
kategori tersebut.:

 Persyaratan kualifikasi umum seperti pengalaman dan pengertian

 Persyaratan penddikan termasuk , termasuk pendidikan menengah , universitas,
atau pendidikan kejuruan
 Pengetahuan, keahlian dan kemampuan.

Spesifikasi pekerjaan harus hanya mencakup kualifikasi yang jelas berhubungan

dengan kinerja pekerjaan yang dapat diterima.Spesifikasi pekerjaan melaksanakan fungsi
yang terpisah dari komponen analisis pekerjaan yang lain. Spesifkasi pekerjaan tidak
memaparkan lingkungan fisik tugas dan kewajiban, atau kondisi pekerjaan.Sebaliknya,
tujuan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menentukan karakteristik personalia yang sahih
untuk penyaringan, seleksi dan penempatan.

Spesifikasi pekerjaan penting karena beberapa alasan :

 1. Pekerjaan tertentu mempunyai kualifikasi yang diharuskan oleh undang-
undang.(pilot, pengacara dll)
2. Jenis spesifikasi pekerjaan yang lain berdasarkan tradisi profesional.(profesor harus
setidaknya S3)
3. Spesifikasi pekerjaan dapat melibatkan pembuatan standar atau kriteria tertentu
yang dianggap perlu bagi kinerja yang berhasil (juru tik harus dapat mengetik 100
huruf dalam 1 menit)

3. Manfaat Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat

bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu, informasi
dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1. Perekrutan dan penyeleksian

Analisis pekerjaan memberikan informasi mengenai kebutuhan pekerjaan dan

karakteristik manusia yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas ini. Informasi ini dalam
bentuk deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, yang digunakan untuk membantu manajemen
menentukan jenis orang yang akan direkrut dan dipekerjakan.
Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah
mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan. Dengan
memahami karakteristik pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa personel yang tepat
untuk memangku jabatan tertentu tersebut. Selain itu setiap pekerjaan memerlukan tingkat
pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang berbeda-beda.
1. Kompensasi
Informasi analisis pekerjaan sangat penting untuk memperkirakan nilai dari setiap
pekerjaan dan kompensasi yang tepat. Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada
pekerjaan apa yang mereka lakukan dalam organisasi. Kompensasi (seperti gaji dan bonus)
biasanya bergantung pada ketrampilan dan tingkat pendidikan yang dibutuhkan oleh
pekerjaan itu, tingkat bahaya dan keamanan pekerjaan, tingkat tanggung jawab, dan
seterusnya. Analisis pekerjaan memberikan informasi untuk menentukan nilai relatif dari
setiap pekerjaan kemudian kelompok SDM yang tepat untuk mengerjakannya.
2. Penilaian prestasi kinerja
Penilaian prestasi dilakukan dengan membandingkan prestasi dari setiap karyawan
dengan standar prestasi perusahaan. Manajer menggunakan analisis pekerjaan untuk
 menentukan aktivitas pekerjaan itu dan standar prestasinya. Mengembangkan standar
kinerja yang jelas dan realistis dapat mengurangi problem komunikasi dalam umpan balik
penilaian kinerja antar pimpinan, pengawas, dan karyawan.
3. Keselamatan dan Kesehatan
Informasi yang diperoleh dari deskripsi pekerjaa juga bermanfaat dalam mengidentifikasi
masalah-masalah keselamatan dan kesehatan. Sebagai contoh, para karyawan perlu
memberi pernyataan apakah suatu pekerjaan mengandung bahaya atau tidak.
Diskripsi/spesifikasi pekerjaan harus mencerminkan kondisi tersebut. Di samping itu
membutukan informasi khusus mengenai bahaya-bahaya tersebut agar mereka dapat
menjalankan pekerjaan mereka dengan aman.
4. Hubungan Karyawan dan Perburuhan
Informasi deskripsi juga penting dalam hubungan kekaryawanan dan perburuhan. Ketika
para karyawan diperimbangkan untuk promosi, transfer, atau demosi, deskripsi pekerjaan
memberikan standart evaluasi dan perbandingan bakat. Lepas dari apakah perusahaan
memiliki serikat atau tidak, informasi yang diperoleh melalui analisis pekerjaan seringkali
dapat enghasilkan keputusan-keputusan sumber daya manusia yang objektif.

5. Pelatihan dan Pengembangan

Deskripsi pekerjaan harus memberi gambaran tentang aktivitas, keterampilan dan
pelatihan yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut. Dengan mendefinisikan aktivitas apa
yang dijalankan pekerjaan, analisis pekerjaan membantu pengawas menjelaskan pekerjaan
kepada karyawan baru.
6. Menentukan kewajiban yang tidak ditugaskan
Deskripsi pekerjaan juga dapat membantu mengungkapkan kewajiban yang belum
ditugaskan. Sebagai contoh, manajer produksi perusahaan mengatakan bahwa beliau
bertanggung jawab untuk selusin kewajiban, seperti penjadwalan produksi dan pembelian
bahan mentah. Namun mengatur persediaan bahan mentah bukanlah tugasnya. Tidak ada
satu orang pun dari produksi lainnya yang bertanggung jawab untuk mengatur persediaan
bahan mentah. Dari tinjauan pekerjaan lain bahwa harus ada seseorang yang mengatur
persediaan, engan demikian analisis pekerjaan membantu mengungkapkan kewajiban yang
belum ditugaskan.

4. Pengaruh Spesifikasi jabatan terhadap jumlah lamaran yang diterima di PT Kajima

Indonesia
Dengan adanya job specification yang dijadikan sebagai dasar pertimbangan
perusahaan dalam menerima atau menyeleksi jumlah lamaran yang diterima perusahaan,
 maka lamaran yang akan diseleksi dan diproses untuk ke tahap selanjutnya yaitu yang
sesuai dengan job specification perusahaan tersebut yang telah dibuat.

5. Spesfikasi pekerjaan untuk menerima pegawai di PT Kajima Indonesia

1. Pendidikan minimal SMP / Sederajat ( Kuli lapangan)
2. Pendidikan minimal SMA/sederajat ( Pergudangan dan Staf )
3. Dapat mengoperasikan Ms. Office ( Pergudangan dan Staf )
4. Laki-laki (Kuli lapangan )
5. Laki-laki dan perempuan ( Pergudangan dan Staf )
6. Umur maksimal 27 tahun ( Kuli Lapangan )
7. Umur maksimal 40 ( Pergudangan dan Staf )
8. Non Pengalaman ( Kuli Lapangan )
9. Pengalaman minimal 6 bulan dibidangnya ( Pergudangan dan Staff)
F. Prestasi kerja yang harus dicapai oleh pemegang jabatan

Ø Membuat laporan pemasukan dan pengeluaran barang

Ø Dapat menginput dan outut data ke komputer
Ø Bertanggung jawab kepada suatu perusahaan
Ø Mempunyai sikap loyal yang tinggi terhadap perusahaan
Ø Mengeluarkan inovasi inovasi baru dalam setiap pekerjaan yang dilakukan

6. Hal-hal yang harus dipenuhi dalam proses deskripsi perusahaan

Deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut :

a. Identifikasi jabatan.
Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode
jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.

b. Ringkasan jabatan.
Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu
berupa fungsi dan kegiatan utamanya.

c. Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban.

 Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian
lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab serta
kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.

d. Wewenang dari pemegang jabatan.

Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk
wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.

e. Standar kinerja.
Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karywan
pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.
f. Kondisi kerja.
Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada
jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang
pekerjaan.