Materi Kuliah : Manajemen SDM ( Pertemuan Sepuluh)

Dosen Pengampu : Edy Priyono, S.Sos., M.M.

Waktu : 1 tatap muka (150 menit)

PENGERTIAN ORIENTASI
Orientasi adalah upaya pelatihan dan pengembangan awal bagi para karyawan baru yang
memberi mereka informasi mengenai perusahaan, pekerjaan dan kelompok kerja. Kesan
pertama sering kali membekas. Pelajaran ini bisa diterapkan pada kesan yang dimiliki
oleh para karyawan baru terhadap pemberi kerja mereka, dan program-program orientasi
memberikan peluang bagi organisasi-organisasi untuk memulai hubungan dengan
permulaan yang baik.
Program orientasi karyawan baru adalah program yang bertujuan memperkenalkan
tentang kehidupan sosial, budaya, dan lingkungan kerja di sekitar tempat kerja.
Point penting yang disampaikan kepada karyawan baru tersebut adalah pengenalan
tentang letak georgrafis Batam, Budaya, Sosial Ekonomi, infra struktur, Fasilitas umum
(Olahraga, keagamaan, kemasyarakatan). Peraturan tentang kehidupan di lingkungan
dormitory, motivasi kerja.
Setelah memperkerjakan para karyawan, perusahaan menyelenggarakan program orientasi
formal. Berdasarkan yang ada, orientasi biasanya diklasifikasikan menjadi 2, yaitu:
1. Orientasi organisasi, adalah memberitahu karyawan mengenai tujuan, riwayat,
filosofi, prosedur dan pengaturan organisasi tersebut. Itu harus mencakup
tunjangan kebijakan dan tunjangan SDM yang relevan seperti jam kerja, prosedur
penggajian tuntutan lembur dan tunjangan.
2. Orientasi unit kerja, adalah mengakrabkan karyawan itu dengan sasaran unit kerja
tersebut, memperjelas bagaimana pekerjaannya menyumbang pada sasaran unit
itu dan mencakup perkenalan dengan rekan-rekan.

TUJUAN ORIENTASI
Program Orientasi Karyawan Baru bertujuan untuk :
1. Menyiapkan mental bagi karyawan baru dalam menghadapi peralihan suasana dari
lingkungan pendidikan ke dunia kerja yang nyata
2. Menghilangkan hambatan psikologis dalam memasuki kelompok yang baru
3. Mengenal secara singkat lingkungan pekerjaan yang baru
MANFAAT ORIENTASI

1. Mengurangi perasaan diasingkan, kecemasan, dan kebimbangan pegawai.

2. Dalam waktu yang singkat dapat merasa menjadi bagian dari organisasi.
3. Karyawan baru bisa memperlajari tugasnya dengan lebih baik
4. Hasil lain untuk pegawai yang baru diorientasikan adalah:
a) Cukup baik
b) Tingkat ketergantungannya kecil
c) Kecenderungan untuk keluar juga kecil
d) Selanjutnya, program orientasi juga akan mempercepat proses sosialisasi

PENGERTIAN PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Pelatihan adalah Proses yang didesain untuk meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan
teknis, ataupun meningkatkan kinerja pegawai
Pengembangan adalah Proses yang didesain untuk meingkatkan kemampuan konseptual,
kemampuan dalam pengambilan keputusan, dan memperluas human relation.

TUJUAN PELATIHAN
1. Memutakhirkan keahlian seorang individu sejalan dengan perubahan teknologi.
Melalui pelatihan SDM, pelatih (trainer) memastikan bahwa setiap individu dapat
secara efektif menggunakan teknologi-teknologi baru.
2. Mengurangi waktu belajar seorang individu baru untuk menjadi kompeten dalam
pekerjaan.
3. Membantu memecahkan persoalan operasional.
4. Mengorientasikan setiap individu terhadap organisasi.
5. Memberikan kemampuan yang lebih tinggi dalam melaksanakan tugas dalam bekerja.
6. Meningkatkan tingkat professionalisme para karyawan.

MANFAAT PELATIHAN
1. Mengurangi dan menghilangkan kinerja yang buruk

2. Meningkatkan produktivitas
3. Membentuk sikap, loyalitas, dan kerja sama yang lebih menguntungkan
4. Memenuhi kebutuhan perencanaan sumberdaya manusia
5. Mengurangi frekuensi dan biaya kecelakaan kerja
6. Membantu karyawan dalam peningkatan dan pengembangan pribadi mereka
PROSES PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN.
Sebelum pelatihan dapat diselenggarakan, kebutuhan akan hal itu perlu dianalisis lebih
dahulu. Hal demikian disebut sebagai langkah/tahapan penilaian dari proses pelatihan.
 Penentuan kebutuhan pelatihan (Assessing Training Needs)
o Adalah lebih sulit untuk menilai kebutuhan-kebutuhan pelatihan bagi para
pekerja yang ada daripada mengorientasikan para pegawai yang baru. Dari
satu segi kedua-duanya sama. Tujuan penentuan kebutuhan pelatihan ini
adalah untuk mengumpulkan sebanyak mungkin informasi yang relevan guna
mengetahui dan atau/menentukan apakah perlu atau tidaknya pelatihan dalam
organisasi tersebut.
o Dalam tahapan ini terdapat tiga macam kebutuhan akan pelatihan yaitu :
 General treatment need, yaitu penilaian kebutuhan pelatihan bagi
semua pegawai dalam suatu klasifikasi pekerjaan tanpa memperhatikan
data mengenai kinerja dari seseorang pegawai tertentu.
 Oversable performance discrepancies, yaitu jenis penilaian kebutuhan
pelatihan yang didasarkan pada hasil pengamatan terhadap berbagai
permasalahan, wawancara, daftar pertanyaan, dan evaluasi/penilaian
kinerja, dan dengan cara meminta para pekerja untuk mengawasi
sendiri hasil kerjanya sendiri.
 Future human resources neeeds, yaitu jenis keperluan pelatihan ini
tidak berkaitan dengan ketidak sesuaian kinerja, tetapi Iebih berkaitan
dengan sumberdaya manusia untuk waktu yang akan datang.
 Mendesain program pelatihan (Desaigning Training Program).
o Sebenarnya persoalan performansi bisa diatasi melalui perubahan dalam
system feedback, seleksi atau imbalan, dan juga melalui pelatihan. Atau akan
lebih mudah dengan melakukan pemecatan terhadap pegawai selama masa
percobaannya.
o Jika pelatihan merupakan Solusi terbaik maka para manajer atau supervisor
harus memutuskan program pelatihan yang tepat yang bagaimana yang harus
dijalankan.

 Evaluasi efektifitas program (Evaluating Training Program Effectivenees).

Supaya efektif, pelatihan haru merupakan suatu solusi yang tepat bagi permasalahan
organisasi, yakni bahwa pelatihan tersebut dimaksudkan untuk memperbaiki
kekurangan keterampilan. Untuk meningkatkan usaha belajarnya,para pekerja harus
 menyadari perlunya perolheanb informasi baru atau mempelajari keterampilan-
keterampilan baru, dan keinginan untuk belajar harus dipertahankan. Apa saja standar
kinerja yang telah ditetapkan, sang pegawai tidak harus dikecewakan oleh pelatih
yang menuntut terlalu banyak atau terlalau sedikit.

Tujuan dari tahapan ini adalah untuk menguji apakah pelatihan tersebut efektif di dalam
mencapai sasaran-sasarannya yang telah ditetapkan. Ini menghendaki identifikasi dan
pengembangan kriteria tertentu.
Program pelatihan bisa dievaluasi berdasarkan informasi yang bisa diperoleh pada lima
tingkatan :
 Reaction : Ukuran mengenai reaksi ini didesain untuk mengetahui opini dari para
peserta mengenai program pelatihan. Usaha untuk mendapatkan opini para peserta
tentang pelatihan ini, terutama didasarkan pada beberapa alasan utama, seperti: untuk
mengetahui sejauh mana para peserta merasa puas dengan program untuk maksud
diadakannya bebrapa revisi atas program pelatihan, untuk menjamin agar para peserta
yang lain bersikap represif untuk mengikuti program pelatihan.
 Learning: Informasi yang ingin diperoleh melalui jenis evaluasi ini adalah mengetahi
seberapa jauh para peserta menguasai konsep-konsep, pengetahuan, keterampilan-
keterampilan yang diberikan selama pelatihan.
 Behaviors: Perilaku dari para peserta, sebelum dan sesudah pelatihan, dapat
dibandingkan guna mengetahui tingkat pengaruh pelatihan terhadap perubahan
performansi mereka. Langkah ini penting karena sasaran dari pelatihan adalah untuk
mengubah perilaku atau performansi para peseerta pelatihan setelah diadakan program
pelatihan.
 Organizational result: Tujuan dari pengumpulan informasi pada level ini adalah
untuk menguji dampak pelatihan terhadap kelompok kerja atau organisasi secara
keseluruhan.
 Cost effectivity: Ini dimaksudkan untuk mengetahui besarnya biaya yang dihabiskan
bagi program pelatihan, dan apakah besarnya biaya untuk pelatihan tersebut terhitung
kecil atau besar dibandingkan biaya yang timbul dari permasalah yang dialami oleh
organisasi.
METODE PELATIHAN
a. On the Job Training :
On the job training adalah metode yang sudah sangat popular dalam dunia pelatihan
karyawan. OJT sendiri secara definisi adalah melatih seseorang untuk mempelajari
pekerjaan sambil mengerjakanya (Gary Dessler,2006:285). Pelatihan yang diberikan
pada saat karyawan bekerja. Sambil bekerja seperti biasa, karyawan memperoleh
pelatihan, sehingga dapat memperoleh umpan balik secara langsung dari pelatihnya
(Handoko, 1989). Dilakukan oleh semua perusahaan, terutama untuk karyawan baru
s/d karyawan yang berpengalaman. Keuntungannya: relatif tidak mahal, peserta
pelatihan bisa belajar sambil tetap menjalankan proses produksi, tidak perlu ruang
kelas khusus.
Bentuk pelatihan on the job training :
 Coaching/ pendampingan: karyawan dibimbing, diarahkan oleh atasan / supervisor /
karyawan lain yang lebih berpengalaman. Hungan mereka serupa dengan hubungan
karyawan- tutor. Cara ini akan berjalan efektif apabila periode selama bimbingan dan
umpan balik diperpanjang.
 Rotasi pekerjaan: peserta pelatihan ditugaskan untuk berpindah dari satu bagian ke
bagian pekerjaan yang lain dalam satu perusahaan, dengan interval yang terencana,
sehingga diperoleh pengalaman kerja. Cara ini umum dipakai dalam melatih manajer
dengan level manajerial apapun juga.
 Apprenticeship training/Magang: merupakan pembelajaran bagi karyawan baru
kepada karyawan lama yang lebih berpengalaman.
 Job Instruction Training/ Pelatihan Instruksi Jabatan : diberikan untuk pekerjaan yang
terdiri dari urutan langkah-langkah yang logis. Semua langkah perlu ditata dalam
urutan yang tepat. Petunjuk pengerjaan diberikan secara langsung pada pekerjaan
yang sedang dilakukan. Contoh sederhana: mengoperasikan mesin pintal benang.
 Planned progression yaitu pemindahan karyawan dalam salura-saluran yang telah
ditentukan melalui tingkatan-tingkatan organisasi yang berbeda-beda.
 Penugasan sementara
 Sistem penilaian prestasi formal

b. Off the Job Training:

Teknik pelatihan yg dilakukan di luar waktu kerja, dan berlangsung di lokasi jauh dari
tempat kerja, agar perhatian peserta lebih terfokus. Peserta pelatihan menerima
 presentasi tentang aspek tertentu, kemudian mereka diminta memberikan tanggapan
sebagaimana dalam kondisi yang sebenarnya. Dalam teknik ini juga digunakan
metode simulasi.
Keuntungan Off the Job Training :
 Trainer/ Instruktur harus lebih trampil dalam mengajar, karena tidak ada tuntutan
pekerjaan yang lain.
 Trainee/ karyawan terhindar dari kekacauan dan tekanan situasi kerja, sehingga
mampu konsentrasi lebih baik/ lebih terfokus perhatiannya.
 Tidak mengganggu proses produksi yang sedang berjalan di perusahaan.
 Waktu dan perhatian lebih memadai
Simulasi
a. Studi Kasus
b. Role Playing
c. Business game
d. Balai Pelatihan (Vestibule Training): Merupakan alternatif untuk mengatasi
kekurangan pada metode pelatihan di tempat kerja (on the job). Jenis
pekerjaan yang dilatih adalah sama dengan pelatihan di tempat kerja. Cocok
digunakan bila jumlah peserta pelatihan melebihi kemampuan supervisior lini.
e. Laboratorium: di mana seseorang belajar menjadi lebih sensitif terhadap orang
lain,lingkungan dan sebagainya
f. Program Pengembangan Eksekutif: di mana para manajer berpartisipasi dalam
program-program yang di buka untuk umum melalui penggunaan alias
kaskus,simulasi,dan metode pengajaran lainya.
Ceramah
a. Kuliah
b. Program Instruksi
c. Self Study
d. Analisis Transaksional
e. Presentasi video
f. Konfrensi

PENTINGNYA PENILAIAN KEBUTUHAN PELATIHAN

Persaingan telah mendorong organisasi agar selalu meningkatkan kinerja yang dimiliki oleh
setiap anggota-anggota atau pegawai yang dimilikinya. Setiap organisasi akan berusaha
mencapai keunggulan bersaing dengan memaksimalkan kemampuan seluruh anggotanya.
Kondisi ini menyadarkan setiap organisasi bahwa pelatihan karyawan merupakan kebutuhan
yang tak dapat ditunda. Hal ini telah diakui secara umum oleh para manajer organisasi yang
ada bahwa kemajuan suatu organisasi tergantung dari pengembangan sumber daya
manusianya dan diyakini pula bahwa kinerja karyawan dapat ditingkatkan melalui kegiatan-
kegiatan seperti pelatihan dan lain sebagainya. Suatu tantangan dan kesempatan bagi seorang
manajer sumber daya manusia dan para professional pelatihan untuk dapat membantu
organisasi agar mampu berkompetisi dan responsive dalam lingkungan yang berubah cepat.

Seringkali organisasi mengabaikan langkah penting dalam penentuan pelatihan yaitu tentang
penilaian kebutuhan pelatihan, sedangkan langkah ini merupakan langkah yang sangat
penting peranannya dalam mensukseskan program pelatihan yang akan dilaksanakan.
Organisasi perlu menentukan secara tepat tentang apa saja yang menjadi kebutuhan dalam
pelatihan agar penggunaan biaya pelatihan dan sumber lain menjadi lebih efektif. Langkah
awal yang perlu diperhatikan adalah lokasi, scope (ruang lingkup), dan tingkat
kepentingannya.

Penilaian kebutuhan pelatihan (training need assessment) merupakan langkah strategis untuk
mengetahui program pelatihan yang tepat bagi organisasi dan karyawan. Penilaian kebutuhan
pelatihan sangat penting karena menyediakan informasi mengenai tingkat keahlian (skill) dan
pengetahuan (knowledge) sumber daya manusia yang ada dalam sebuah organisasi. Dengan
informasi ini, organisasi dapat mengetahui gap antara kebutuhan organisasi dan kapabilitas
yang dimiliki oleh karyawan. Pelatihan yang diselenggarakan diharapkan dapat difokuskan
untuk mengisi gap tersebut.

Ada tiga tahap penilaian kebutuhan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, yaitu
analisis organisasi, analisis operasi dan analisa individu (Schuler, 1993).
1. Analisis Organisasi
Analisis organisasi menentukan dimana pelatihan dapat dilakukan dan dimana atau di
bidang apa seharusnya dilakukan di dalam organisasi. Analisis ini memfokuskan pada
organisasi secara keseluruhan, antara lain mencakup analisis tujuan organisasi, analisis
sumber daya, analisis efisiensi, dan analisis iklim organisasi.
2. Analisis Operasi
Analisis operasi menentukan bagaimana karyawan melakukan suatu pekerjaan. Tujuan
analisis ini adalah untuk menentukan apa yang seharusnya diberikan kepada karyawan agar
karyawan dapat melakukan pekerjaan sesuai dengan tingkat yang ingin dicapai. Analisis
operasi memerlukan pengujian secara hati-hati pekerjaan yang harus ditampilkan setelah
pelaksanaan pelatihan. Analisis ini mencakup:
a. pengumpulan informasi secara sistematis yang menggambarkan secara tepat bagaimana
suatu pekerjaan atau kelompok pekerjaan dilakukan.
b. penentuan standar kinerja (performance) untuk suatu pekerjaan.
c. Penentuan bagaimana pekerjaan harus dilakukan untuk memenuhi standar tersebut.
d. Penentuan pengetahuan, keahlian, kemampuan, dan karakteristik lain yang diperlukan
untuk suatu kinerja yang efektif.
3. Analisis Individu
Analisis ketiga adalah analisis individu. Analisis ini diperlukan untuk mengetahui
bagaimana kinerja setiap karyawan ketika melakukan pekerjaan. Pada tahap ini kebutuhan
pelatihan setiap karyawan ditentukan.

EVALUASI PROGRAM PELATIHAN

Evaluasi pelatihan adalah suatu proses untuk menentukan kemajuan suatu program
pelatihan dibandingkan dengan tujuan yang ingin dicapai.

Evaluasi setelah pelatihan pada tingkat perilaku dalam pekerjaan sangat penting, karena
belum tentu pengetahuan dan pengalaman pembelajaran yang diperoleh dapat diterapkan
dalam pekerjaan, tetapi perilaku yang baik dalam pekerjaan merupakan gabungan dari
pengetahuan, keterampilan dan sikap. Untuk mengetahui seberapa jauh peserta mengadakan
perubahan perilaku dalam pekerjaan setelah mengikuti pelatihan, evaluasi hendaknya
dilaksanakan oleh beberapa pihak, antara lain: peserta sendiri, atasan peserta, bawahan
peserta, teman sekerja dan pasen serta masyarakat.

Salah satu tehnik evaluasi setelah pelatihan yang berhubungan dengan perilaku adalah
pendekatan terhadap evaluasi, dengan 3 langkah evaluasi :
1. Evaluasi oleh peserta segera setelah pelatihan dengan menggunakan daftar isian.
2. Evaluasi oleh peserta 4 bulan setelah pelatihan dengan menggunakan daftar isian
3. Evaluasi peserta dengan supervisornya 6 bulan setelah pelatihan dengan tehnik
wawancara terpola dan pertanyaannya meliputi: tujuan pelatihan, metoda,isi dan
pendapat mengenai penerapannya.