Contabilidad Básica

GUÍA DIDÁCTICA N°2

M2-DV50-GU02
MÓDULO 2: DOCUMENTOS SOPORTE
DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA

© DERECHOS RESERVADOS - POLITÉCNICO DE COLOMBIA, 2018

Medellín, Colombia

Proceso: Gestión Académica

Realización del texto: Jorge Alejandro García, Docente
Revisión del texto: Duber Castrillón Quiroz, Asesor Gramatical
Diseño: Cristian Quintero, Diseñador Gráfico

Editado por el Politécnico de Colombia

DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA 2

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 Índice

Tabla de Ilustraciones ................................................................. 5

Presentación .............................................................................. 6

Competencia específica ............................................................... 7

Resultado de aprendizaje. ......................................................... 7

Contenidos temáticos .................................................................. 8

Tema 1 ..................................................................................... 9

Documentos soportes de contabilidad ............................................ 9

Recibo de caja. ........................................................................ 9

Recibo de consignación y depósitos bancarios. ............................ 10

Factura de venta. ................................................................... 10

Cheque. ................................................................................ 11

Comprobante de venta con tarjetas débito y crédito. ................... 12

Comprobante de egreso. .......................................................... 13

Letra de cambio...................................................................... 13

Pagaré. ................................................................................. 14

Nota Débito. ........................................................................ 15

Nota Crédito. ......................................................................... 16

Recibo de caja menor. ............................................................. 18

Nota de contabilidad. .............................................................. 18

Comprobante diario de contabilidad. .......................................... 19

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 Recursos disponibles para el aprendizaje .................................... 20

Ejercicio ....................................... ¡Error! Marcador no definido.

Material complementario ............................................................ 21

Aspectos claves......................................................................... 22

Referencias bibliográficas ........................................................... 23

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 Tabla de Ilustraciones

Ilustración 1. Caracterización de la guía didáctica. ........................ 8

Ilustración 2. Comprobante de Caja. ........................................... 9
Ilustración 3. Recibos de Consignación Bancaria. ......................... 10
Ilustración 4. Factura Comercial. ............................................... 11
Ilustración 5. Cheque. ............................................................. 12
Ilustración 6. Comprobante de tarjeta débito y crédito. ................ 12
Ilustración 7. Comprobante de Egreso........................................ 13
Ilustración 8. Letra de Cambio. ................................................. 14
Ilustración 9. Pagaré. .............................................................. 15
Ilustración 10. Nota débito. ...................................................... 16
Ilustración 11. Nota Crédito. .................................................... 17
Ilustración 12. Recibo de Caja Menor. ........................................ 18
Ilustración 13. Nota de Contabilidad. ......................................... 19
Ilustración 14. Comprobante de contabilidad. .. .......................... 19

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 Presentación

En el proceso contable en las empresas se debe soportar físicamente

con documentos que registran todas las operaciones de índole mercantil que
realizan las organizaciones, por tal motivo hay que tener claro la forma de
elaborarlos.

Todas las operaciones económicas que se realizan en las empresas

deben estar registradas en los libros de contabilidad, pero deben soportarse
con los documentos soporte de cada una, es por ello que a continuación en
el módulo se presentan los papeles comerciales y títulos valores, su
definición y sus principales características e información: Nombre o razón
social de la empresa que lo emite, Nombre, número y fecha del
comprobante, descripción del contenido, firmas de los responsables de
elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes (Gómez, 2001).

Éstos documentos deben consolidarse con los comprobantes de

contabilidad respectivos, conservarse archivados en orden cronológico,
consecutivo y deben ser verificables; pueden y deben conservarse en el
idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar
las operaciones en los libros y estados financieros.

DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA 6

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 Competencia específica

Se espera que con los temas abordados en la Guía Didáctica N°2 del
Módulo: Documentos soporte, el estudiante logre la siguiente competencia
específica:

Identificar los documentos soporte de las transacciones

contables según las necesidades legales para el adecuado manejo
del área de contabilidad.

Resultado de aprendizaje.

o Conoce los documentos soporte del área contable para

soportar las transacciones económicas de la empresa.

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 Contenidos temáticos

Documentos
soporte de
contabilidad.

Ilustración 1: Caracterización de la guía didáctica.

Fuente: Autor

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 Tema 1
Documentos soportes de contabilidad

Recibo de caja.

Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en

efectivo recaudados por la empresa, donde el original se entrega al cliente y
dos (2) copias para un consecutivo y otra para anexar los comprobantes
diarios de contabilidad. (Gómez, 2001). A continuación un formato
personalizado:

Ilustración 2. Comprobante de Caja.

Fuente: (Nelly, 2011).

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Recibo de consignación y depósitos bancarios.

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a los

clientes. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el
timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa
que consigna; y, tiene la siguiente finalidad, las consignaciones en efectivo y
retiro en efectivo o en cheque. (Gómez, 2001)
. A continuación un formato de un banco en particular:

Ilustración 3. Recibos de Consignación Bancaria.

Fuente: (Pinilla, 2013).

Factura de venta.

Es el soporte contable por excelencia en el mundo de los negocios que

debe contener los siguientes datos: Descripción de los artículos, los fletes,
impuestos y las condiciones de pago; para el caso colombiano, es un
documento obligatorio por parte de la DIAN (Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales) en cualquier tipo de transacción comercial, la cual
puede ser, física o electrónica. A continuación siguiente formato empresarial:

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 Ilustración 4. Factura Comercial.
Fuente: Biztree, 201.

Cheque.

Es un título - valor por medio del cual una persona natural o jurídica
llamado “girador” ordena a un banco que pague una suma de dinero a la
orden de un tercero llamado “beneficiario” (Gerencie.com, 2017). A
continuación un formato de un cheque:

DIPLOMADO EN CONTABILIDAD BÁSICA 1

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 Ilustración 5. Cheque.
Fuente: (Varela, 2017).

Comprobante de venta con tarjetas débito y crédito.

Las tarjetas débito y crédito son medios de pago que utilizan los
clientes para pagar la compra de productos y servicios, incluso las empresas
pueden usarlas para responder por sus obligaciones financieras.

El empresa para afiliarse al sistema electrónico suscribe un contrato

con la entidad financiera que escoge para recibir y cancelar el dinero de sus
ingresos y egresos por medio del sistema financiero, este servicio le genera
a las empresas unos costos financieros que se deducen por un porcentaje
de comisión entre, el 5 - 10% (Alicia, 2010). ). A continuación un
comprobante de tarjetas débito y plástico:

Ilustración 6. Comprobante de tarjeta débito y crédito.

Fuente: (Sepúlveda, 2012).

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Comprobante de egreso.

Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de dinero por

medio de un cheque o efectivo; en la empresa se elabora doble donde, el
original se anexa como comprobante del libro diario y la copia para tener un
archivo consecutivo durante un período de tiempo; y debe llevar copia del
cheque; y los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y
resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se
realizan en una empresa (Gómez, 2001).

Ilustración 7. Comprobante de Egreso.

Fuente: (Alicia MD, 2010)

Letra de cambio.

Es el documento utilizado para respaldar un préstamo o una deuda; es

un título - valor se extiende por una persona natural o jurídica y recoge una
obligación de pago aceptada por otra persona natural o jurídica de una
cantidad de dinero en la fecha de su vencimiento, y que se encuentra
regulado por el Código de Comercio Colombiano en sus artículos 691 a 708
(Gerencie.com, 2017). A continuación, el siguiente formato:

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 Ilustración 8. Letra de Cambio.
Fuente: Nessan, 2018.

Pagaré.

Es un título - valor mediante el cual una persona natural o jurídica que

obliga a pagar una cantidad de dinero en una fecha determinada. Este
documento se utiliza para respaldar los créditos financieros. A continuación,
las partes del pagaré:

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Ilustración 9. Pagaré.
Fuente: (FIDECO, 2015).

Nota Débito.

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de

clientes, un valor por concepto de omisión o error en la liquidación de
facturas y los intereses causados por la financiación o mora en el pago de las
obligaciones (Gómez, 2001). A continuación el siguiente formato:

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 Ilustración 10. Nota débito.
Fuente: El Faro Distribuciones, 2018.

Nota Crédito.

Es un comprobante que se utiliza cuando la empresa concede

descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los
clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías. Este
comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente,
una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de contabilidad (Gómez, 2001). A continuación el siguiente formato:

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Ilustración 11. Nota Crédito.
Fuente: El Faro Distribuciones, 2018.

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Recibo de caja menor.

Es el soporte contable para los gastos pagados en efectivo, por

cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se
establece un fondo denominado caja menor (Gómez, 2001). A continuación
el siguiente formato:

Ilustración 12. Recibo de Caja Menor.

Fuente: (Gómez, 2001).

Nota de contabilidad.

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones

que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de
corrección, ajustes y cierre (Gómez, 2001). A continuación el siguiente
formato:

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 Ilustración 13. Nota de Contabilidad.
Fuente: (Viviana, 2011).

Comprobante diario de contabilidad.

Es un documento que se debe elaborar previamente al registro de

cualquier transacción y, en el cual se indica el número, fecha, origen,
descripción y valor, así como las cuentas afectadas en el asiento contable;
donde, a cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que la
justifiquen (Gómez, 2001). A continuación el siguiente formato:

Ilustración 14. Comprobante de contabilidad.

Fuente: (Cañaveral, 2014).

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Recursos disponibles para el aprendizaje

Para desarrollar las habilidades y destrezas

necesarias en cada competencia, es muy importante que
tengas acceso a los recursos didácticos adecuados.

Entonces, si quieres ampliar la información que

hemos presentado aquí, te sugerimos revisar el Vídeo
denominado: Soportes contables.

Te recomendamos

Si quieres saber mas sobre: Los soportes contables, te

sugerimos la lectura del documento de apoyo denominado
Soportes contables Disponible en el Campus Virtual.

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 Material complementario

 Paloma del Campo. (11.04.2007). Soportes contables. 10/08/2018, de

Gestiopolis Sitio web:
https://youtu.be/fwhPOUmndss?list=PLelUqgJo6lCQDs4esyPfn6do_FXIVjRfG

 perso.wanadoo.es. (2018). Soportes contables. 10/08/2018, de

perso.wanadoo.es Sitio web:
perso.wanadoo.es/misapuntes/contabilidad/asientos.pdf

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 Aspectos claves

Para concluir cuando se habla de: Soportes contables, se hace

referencia a los documento que sirven para registrar y validar las
operaciones comerciales de una empresa.

Según la normativa de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas

Nacionales) para el caso de Colombia, los hechos económicos que no se
encuentren debidamente soportados no pueden registrarse en la
contabilidad de las empresas.

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 Referencias bibliográficas

Andrea Sepúlveda. (12/12/2012). ¿Cómo identificar un "voucher" falso?.

10/08/2018, de Publimetro Sitio web:
https://www.publimetro.cl/cl/nacional/2012/12/12/fotos-identificar-
voucher-falso.html

Edgar Varela. (23 mayo, 2017). El Cheque. 26/07/2018, de Aquí Se Habla

Derecho® Sitio web:
https://apunteslegalesblog.wordpress.com/2017/05/23/el-cheque/

Alicia MD. (12 de noviembre de 2010). Soportes de Contabilidad.

26/07/2018, de Blogspot.com Sitio web:
http://lossoportesdecontabilidad.blogspot.com

Biztree. (2018). Factura de ventas. 26/07/2018, de Biztree Sitio web:

http://www.biztree.com/es/doc/factura-de-ventas-D3925

John Jairo Cañaveral Diaz y otros. (26 de abril de 2014). Comprobantes de

contabilidad. 26/07/2018, de LinkedIn SlideShare Sitio web:
https://es.slideshare.net/jhonjairopanb/comprobantes-de-
contabilidad-33975097

FIDECO Inversiones S.A. (19 de noviembre de 2015). Las partes de un

pagaré. 26/07/2018, de FIDECO Inversiones S.A. Sitio web:
https://www.descuentodepagares.net/las-partes-de-un-pagare.asp

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Gerencie.com. (5 de noviembre de 2017). ¿Qué es un cheque? 26/07/2018,
de Gerencie.com Sitio web: https://www.gerencie.com/cheque.html

Giovanny Gómez. (2001). Los soportes contables. 26/07/2018, de

Gestiopolis Sitio web: https://www.gestiopolis.com/soportes-
contables/

John Jaio Pinilla. (4 de febrero de 2013). Contabilidad Colombiana 2.013.

26/07/2018, de blogspot.com Sitio web:
http://jhonjairopinillacontabilidad2013.blogspot.com/2013/02/recibo-
de-consignacion-bancaria.html
El Faro Distribuciones. (2018). Nota Debito 4012 X100 Legis 02573.
26/07/2018, de El Faro Distribuciones Sitio web:
http://distribuidoraelfaro.com/nota-debito-4012-x100-legis-02573/

El Faro Distribuciones. (2018). Formas Nota Crédito 40-13 X100

Legis26/07/2018, de El Faro Distribuciones Sitio web:
http://distribuidoraelfaro.com/nota-debito-4012-x100-legis-02573/

Nelly y Andrea. (2011). Recibo de caja. 26/07/2018, de Blogspot.com Sitio

web: http://andreanelly02.blogspot.com/2011/02/recibo-de-caja.html

Nessan. (2018). Letra de cambio. 26/07/2018, de Nessan Sitio web:

http://nessan.com.co/index.php/linea-oficina/producto/133-letra-de-
cambio/category_pathway-21

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 Esta guía fue elaborada para ser utilizada con fines didácticos
como material de consulta de los participantes en el Diplomado
Virtual en Contabilidad Básica del Politécnico de Colombia, y solo
podrá ser reproducida con esos fines. Por lo tanto, se agradece a los
usuarios referirla en los escritos donde se utilice la información que
aquí se presenta.

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