Pengendalian Dokumen

No. Dokumen :445/032/TU/PKM-SL/I/ 2018

SOP No. Revisi : 00
TanggalTerbit : 2 Januari 2018
Halaman : 1/5
TandaTangan
UPTD
Suardi Edison,SKM
PUSKESMAS
NIP.197909062005021004
SAWAH LEBAR ...................................

1. Pengertian Pengentadian Dokumen adalah Pengendalian Pada semua dokumen yang memuat
informasi yang digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan Sitem Manajemen Mutu.
Dokumen Sistem manajemen Mutu terdiri dari: Manual Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi
Kerja, Dokumen Internal Terkait, Dokumen Eksternal Terkait, Program Pendukung,
Sasaran Mutu, Rekaman Kegiatan.
2. Tujuan Sebagai acuan dalam melaksanakan pengendalian dokumen.
3. Kebijakan SK Kepala UPTD Puskesmas Nomor 445/165/TU/PKM-SL/I/2018 tentang Pengendalian
Dokumen UPTD Puskesmas Sawah Lebar.
4. Referensi Permenkes 75 Tahun 2014 Tentang Puskesmas
5. Langkah – a.Alat dan Bahan
langkah 1. ATK
/Prosedur 2. Laptop
3. Printer
b.Petugas yang terkait
1. TU
2. UKP
3. UKM
c.Langkah-Langkah Penetapan Jenis Dokumen
1. Wakil Manajemen menetapkan dokumen-dokumen yang dikendalikan
(dokumen terkendali) yaitu:
- Manual Mutu
- Prosedur Kerja
- Instruksi Kerja
- Daftar Tilik

2. Wakil Manajemen menetapkan masa berlaku dokumen adalah selama 2

tahun.
d. PENGESAHAN DOKUMEN
1. Setiap dokumen yang dibuat harus mendapat bukti persetujuan dan
pengesahan dari personil yang berwenang, sebagai berikut :
Jenis
No Disiapkan Diperiksa Disahkan
Dokumen
1 Manual Mutu Wakil Wakil Kepala
Manajemen Manajemen Puskesmas

1
 2 Prosedur Wakil Wakil Kepala
Umum Manajemen Manajemen Puskesmas
3 Prosedur Koordinator Wakil Kepala
Kerja Sub Unit Manajemen Puskesmas

4 Instruksi Koordinator Wakil Kepala

Kerja Sub Unit Manajemen Puskesmas

5 Daftar Tilik Koordinator Wakil Kepala

Sub Unit Manajemen Puskesmas

e. PEMBERIAN IDENTITAS DAN PENOMORAN DOKUMEN

1. Setiap Dokumen Terkendali Langsung memiliki bagian header yang
merupakan identitas
dokumen, berisi
 Logo Pemerintah Kota Bengkulu dan tulisan UPTD PUSKESMAS SAWAH
LEBAR
 Nama / judul dokumen
 Nomor kode
 Nomor revisi
 Tanggal (mulai) berlaku
 Halaman
 Penanggung jawab (disiapkan, diperiksa, disahkan)
Contoh Header sebagai berikut :

No. Dokumen :
SPO No. Revisi :
Tanggal Terbit :
Halaman :
UPTD Tanda Tangan
PUSKESMAS Suardi Edison,SKM
SAWAH NIP.197909062005021004
LEBAR ....................................

2. Judul terdiri dari Manual Mutu, Prosedur (Prosedur Umum), Prosedur Kerja,
Instruksi Kerja dan Daftar Tilik.
3. Tata cara penomoran Manual Mutu : /
4.Tata cara penomoran Prosedur Umum, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Daftar
Tilik: Kode Dokumen / Jenis / Urut / Tahun
Kode Dokumen Keterangan
PK Prosedur Kerja
IK Instruksi Kerja
DTPK Daftar Tilik Prosedur
Kerja
DTIK Daftar Tilik Instruksi Kerja

2
 Jenis Keterangan Berlaku
UMUM Berlaku Umum (Prosedur
Umum)
BPU Sub Unit Balai Pengobatan
Umum
BPG Sub Unit Balai Pengobatan Gigi
DAF&RM Bagian Pendaftaran dan Rekam
Medis
KSR Bagian Kasir
KIA-KB Sub Unit Kesehatan Ibu dan
Anak – Keluarga Berencana
FAR Sub Unit Farmasi
GZ Sub Unit Konsultasi Gizi
LAB Sub Unit Laboratorium

Urut adalah nomor urut dokumen, Tahun adalah tahun penerbitan dokumen
4. Nomor Revisi merupakan urutan revisi sejak pertama kali diterbitkan.
5. Tanggal berlaku adalah tanggal dokumen itu diberlakukan / diterbitkan.
6. Halaman diisi nomor halaman dan jumlah halaman dalam dokumen tersebut.
f. PENERBITAN DOKUMEN
1. Setiap akan diterbitkan atau direvisi, suatu dokumen terlebih dulu harus
dibicarakan dengan petugas yang bersangkutan berkaitan dengan
pelaksanaan dan pengendalian dokumen tersebut.
2. Konsep dokumen harus diedarkan kepada semua pihak yang berkepentingan
untuk diberi komentar atau saran.
3. Setelah mendapat pengesahan / persetujuan, dokumen diperbanyak dan
didistribusikan oleh Wakil Manajemen kepada semua pihak yang berkepentingan.
4. Sub Unit / Bagian yang menerima distribusi salinan dokumen harus
menandatangani formulir tanda bukti penerimaan dokumen. Dokumen asli
disimpan dalam arsip khusus oleh Wakil Manajemen.
5. Wakil Manajemen mengisi daftar induk dokumen, untuk mengetahui distribusi
dokumen. Daftar Induk dokumen ini selalu diperbaharui jika ada perubahan pada
dokumen.
6. Bila akan dilakukan peminjaman dokumen, maka orang yang akan meminjam
dokumen harus mengisi formulir peminjaman dokumen dengan persetujuan Wakil
Manajemen.
7. Salinan dokumen harus diberi cap “TERKENDALI” dengan tinta cap berwarna hijau
agar mudah dikenal dan untuk menunjukkan dokumen tersebut yang berlaku.
g. PENERBITAN ULANG DOKUMEN
1. Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang, termasuk Manual Mutu, jika :
1) Mengalami revisi
2) Terjadi perubahan sistem mutu
3
 3) Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
4) Ada perubahan teknologi
5) Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
2. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama yang bersangkutan ditarik dengan
formulir penarikan dokumen.
h. PEREVISIAN DOKUMEN
1. Sesuai jenis dokumen, dapat diajukan permohonan revisi oleh peninjau
dokumen terkait, dengan menggunakan formulir revisi.
2. Setelah disetujui, kemudian dapat dilakukan revisi dokumen.
3. Berikut peninjau dokumen dan yang menyetujui revisi :
Jenis Peninjau Menyetujui
Dokumen
Manual Mutu Wakil Manajemen Kepala Puskesmas
Prosedur Wakil Manajemen Kepala Puskesmas
Umum
Prosedur Koordinator Unit Wakil Manajemen
Kerja
Instruksi Koordinator Unit Wakil Manajemen
Kerja
Daftar Tilik Koordinator Unit Wakil Manajemen

i. DISTRIBUSI DOKUMEN
1. Semua dokumen sistem manajemen mutu harus didistribusikan secara tercatat
sesuai ketentuan yang telah disepakati. Formulir pendistribusian dapat mengikuti
format yang telah ditetapkan.
2. Setiap dokumen sistem manajemen mutu harus diberi status dengan jelas pada
setiap halaman dengan menggunakan cap warna hijau untuk dokumen
TERKENDALI, cap warna Merah untuk dokumen TIDAK TERKENDALI dan cap
warna Kuning untuk dokumen KADALUARSA.
3. Nama penerima dokumen tercantum pada halaman pertama dokumen yang
didistribusikan.
4. Daftar nama - nama penerima dokumen dituangkan dalam daftar penerima
dokumen yang dikelola / disimpan di sekretariat ISO.
j. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN
1. Bila suatu dokumen revisi, dan dokumen baru telah dibuat, maka Wakil
Manajemen harus menarik kembali semua salinan dokumen yang direvisi.
2. Tiap unit yang salinan dokumennya ditarik, harus mengisi formulir penarikan
dokumen.
3. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan
dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen.
4. Setelah dokumen ditarik, Wakil Manajemen memberi cap “KADALUARSA” dengan
tinta cap warna merah pada dokumen asli dari tiap dokumen yang telah direvisi
dan disimpan dalam arsip khusus oleh Wakil Manajemen, untuk menunjukkan

4
 dokumen asli tersebut sudah tidak berlaku lagi.
5. Formulir penarikan dokumen dan formulir berita acara pemusnahan dokumen
disimpan oleh Wakil Manajemen.

k. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN

1. Tiap unit yang salinan dokumennya ditarik, harus mengisi formulir penarikan.
2. Setiap dokumen ditinjau ulang secara berkala 2 tahun sekali.
3. Bila revisi tidak diperlukan maka MR membubuhkan paraf dan tanggal pada
dokumen asli sebagai tanda tidak diperlukan tindakan lanjutan.
4. Bila revisi diperlukan, maka dokumen harus ditulis ulang dan diberi nomor revisi
yang baru. Tidak dibenarkan mengubah hanya satu halaman atau satu bagian
saja.
6. Hal-Hal yang Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Usulan revisi, Bukti
perlu penarikan dokumen, Berita acara pemusnahan dokumen
diperhatikan
7. Bagan Alir -

8. Unit 1. Urusan TU
Terkait 2. Sub Unit BP Umum
3. Sub Unit BP Gigi
4. Sub Unit KIA-KB
5. Sub Unit Laboratorium
6. Sub Unit Farmasi
7. Sub Unit Konsultasi Gizi
9. Dokumen Dokumen Pedoman Pengendalian Dokumen
Terkait
10. Rekaman Yang diubah Isi Perubahan Tanggal diberlakukan
Historis
Perbaikan -
Perubahan