Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis Article History

Vol. 1, No. 2, December 2013, 135-139 Received October, 2013

p-ISSN: 2337-7887 Accepted November, 2013

Analisis Pengendalian Persediaan Bahan Habis Pakai

Chemical dan Fertilizer Dalam Upaya Efisiensi Biaya pada
PT Batamindo Executive Village

Aulia Utami
Program Studi Akuntansi
Jurusan Manajemen Bisnis Politeknik Negeri Batam

Abstrak
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pembelian terhadap ketersediaan persediaan bahan habis pakai
dan upaya yang dilakukan untuk mengefisiensikan biaya persediaan. Teknik pengumpulan data yang digunakan
adalah observasi dan wawancara, metode analisis yang digunakan adalah metode analisis deskriptif. Dari hasil
wawancara, observasi dapat disimpulkan bahwa persediaan bahan habis pakai chemical dan fertilizer ini
maupun dalam pengefesiensian biaya persediaan sudah berjalan dengan efisien dengan kebijakan pembelian
setiap tiga bulan sekali.

Kata Kunci: Pengendalian Persediaan, Efesiensi Biaya.

Abstract
The purpose of this study was to determine the availability of inventory purchases of consumables and efforts
made to streamline inventory costs. Data collection techniques used were observation and interviews, the
analysis method used is descriptive analysis method. From interviews, observation can be concluded that the
supply of consumables chemical and fertilizer nor any efficiency cost of inventory is running efficiently with the
purchasing policy once every three months .

Keywords: Inventory Control, Cost Efficiency.

PENDAHULUAN TINJAUAN PUSTAKA

Persediaan habis pakai biasanya digunakan untuk
memenuhi kebutuhan dalam kegiatan perusahaan
yang sifatnya habis dipakai dan relatif kecil. Pada
dasarnya persediaan bahan habis pakai dapat
mempermudah atau memperlancar jalannya
operasional perusahaan yang harus dilakukan
secara berturut turut. Pada perusahaan jasa
persediaan yang biasanya timbul seperti persediaan
bahan pembantu dan persediaan bahan habis pakai.
Persediaan merupakan faktor yang sangat penting
untuk mempertahankan kelangsungan aktivitas
perusahaan. Jika terjadi penumpukkan persediaan
dalam jumlah yang berlebihan akan menimbulkan
risiko seperti: peningkatan biaya penyimpanan,
biaya pemeliharaan, dan resiko kerusakan
persediaan karena terlalu lama barang disimpan.
Untuk menjamin transaksi-transaksi persediaan ini
PT Batamindo Executive Village harus melakukan
sistem pengendalian persediaan bahan habis pakai
ini dengan baik. Pada sistem pengendalian
persediaan yang baik maka harus ada pemisahan
tugas dengan tepat, hal ini dilakukan untuk
mencegah adanya kecurangan dalam persediaan
yang ada dalam perusahaan tersebut.
Pengertian Persediaan Bahan Habis Pakai
Menurut Munandar (2005), persediaan bahan habis
pakai adalah sebagai persediaan barang barang
(bahan-bahan) yang menjadi objek operasional
perusahaan. Bahan yang digunakan untuk
melengkapi kebutuhan dalam kegiatan perusahaan
yang sifatnya habis dipakai dan nilainya relatif
kecil. Pada dasarnya persediaan bahan habis pakai
dapat mempermudah atau memperlancar jalannya
operasional perusahaan yang harus dilakukan
secara berturut turut. Pada perusahaan jasa
persediaan yang biasanya timbul seperti persediaan
bahan pembantu dan persediaan bahan habis pakai.
Spesifikasi Bahan Habis Pakai
Berdasarkan pengertian bahan habis pakai, bahan
ini mempunyai spesifikasi yaitu:
1. Melengkapi kebutuhan dalam kegiatan
operasional perusahaan
2. Sifatnya habis dipakai atau dipakai berulang-
ulang dalam kegiatan perusahaan
3. Mempermudah dan memperlancar proses
pelaksanaan kegiatan perusahaan
4. Sebagai asset termasuk aktiva lancar
5. Nilainya relative kecil

135 | Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis | Vol. 1, No. 2, Dec 2013, 135-139 | p-ISSN: 2337-7887
Macam-Macam Persediaan Bahan Habis Pakai transaksinya dilakukan dengan mata uang asing
Menurut Yamit (2006), macam-macam persediaan (SGD). Perusahaan memutuskan kebijakan
bahan habis pakai, yaitu: pembelian selama tiga bulan sekali karena
1. Persediaan Pengamanan (Safety Stock) ketersediaan BHP dari pemasok tidak selalu ada
Persediaan pengamanan atau sering kali tiap bulannya. Hal ini dikarenakan BHP yang dibeli
disebut butter stock adalah persediaan untuk tersebut harus dipesan dulu ke produsennya yang
mengantisipasi unsur ketidakpastian ada di Amerika Serikat, sehingga pemasok yang
penyediaan. ada di Singapura tidak selalu menyediakan BHP
2. Persediaan Antisipasi (Anticipation Stock) dalam jumlah yang banyak. Adanya faktor-faktor
Persediaan antisipasi atau berjaga-jaga eksternal tersebut terkait dengan rantai distribusi
sering disebut juga dengan stabilization BHP, maka perusahaan mengambil kebijakan
stock adalah untuk menghadapi fluktuasi pembelian setiap tiga bulan sekali. Kebijakan
penyediaan yang sudah dapat diperkirakan perusahaan ini juga untuk mendukung terjaganya
sebelumnya. fasilitas-fasilitas yang ada di dalam perusahaan
tetap terjaga seperti biasanya. Jika perusahaan
METODE PENELITIAN sampai terkendala BHP karena persediaan yang
habis, maka perusahaan akan menanggung
Penelitian ini menggunakan metode analisis data kerugian dalam jumlah yang banyak terkait dengan
deskriptif. Pada penelitian ini penulis investasi fasilitas-fasilitas yang ada (seperti:
menggambarkan dan mendeskripsikan objek rumput lapangan golf).
penelitian sesuai dengan kegiatan yang ada pada Dalam proses pembelian BHP ini, perusahaan
bagian CMD (Course Maintanace Department) di juga menanggung biaya pengiriman BHP. Akan
PT Batamindo Executive Village. tetapi biaya pengiriman tersebut nilainya sama saja
antara pembelian per bulan dengan pembelian per
PEMBAHASAN tiga bulan. Perusahaan menghitung efisiensi
persediaan BHP tidak dari total belanja BHP
Efisiensi Biaya Persediaan Bahan Habis Pakai tersebut. Perusahaan menghitung efisiensi BHP
(BHP) berdasarkan efek yang ditimbulkan jika sampai
PT Batamindo Executive Village adalah persediaan BHP yang dimiliki perusahaan kosong.
perusahaan yang bergerak di bidangjasa. Jika sampai persediaan BHP kosong maka
Perusahaan ini memerlukan persediaan bahan habis perusahaan akan menanggung kerugian akibat
pakai (BHP) untuk dipakai sendiri dalam fasilitas-fasilitas (rumput lapangan golf) tidak
operasional perusahaannya, contohnya persediaan terawat dan bahkan bisa rusak dan mati. Akibatnya
bahan habis pakai chemical dan fertilizer untuk perusahaan harus menanam ulang rumput yang ada
perawatan penghijauan disekitar perusahaan dan dari awal, yang mana akan memerlukan biaya
perawatan lapangan golf. investasi yang nilainya besar dibandingkan dengan
Kebijakan pembelian BHP yang dilakukan nilai pembelian BHP per tiga bulan sekali.
perusahaan adalah pembelian setiap tiga bulan Tabel dibawah ini akan menunjukkan angka
sekali. Pemasok BHP yang dijadikan langganan pembelian BHP oleh perusahaan selama enam
perusahaan berasal dari Singapura, yang mana bulan.
Tabel 1 Receiving Record Januari-Maret 2013
Unit
Amount
No Product PO No Qty Satuan Price Disc Tax
(SGD)
(SGD)
1 Ultimate Green 19-3-19+TE PO-201302000179 28 Bag 86 0 0 2,408
2 Ultimate 6-0-27+TE PO-201302000179 30 Bag 75 0 0 2,250
Natraklep
3 PO-201302000179 50 Ltr 15.2 0 0 760
(12.0:20+6fe)/18.3.5
Magnesium 4%
4 PO-201302000179 12 Gal 48 0 0 576
Glucoheptonate Chelate
Phusion Manganese 7%, 4%
5 PO-201302000179 12 Gal 24.8 0 0 297.6
Sulfur
6 Green-T n28-0-0, 72% srn PO-201302000179 24 Gal 39.2 0 0 940.8
Sugarcol 10% Calcium chelate
7 PO-201302000179 12 Gal 52 0 0 624
sorbitol
TOTAL 7856.4
Sumber Data: PT Batamindo Executive Village-Receiving Record Jan-Mar 2013

136 | Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis | Vol. 1, No. 2, Dec 2013, 135-139 | p-ISSN: 2337-7887
 Tabel 2 Receiving Record April-Juni 2013
Unit
Amount
No Product PO No Qty Satuan Price Disc Tax
(SGD)
(SGD)
Ultimate Greens 19-3-
1 PO-201305000053 30 Bag 86 0 0 2,580
19+TE
Sugarcol 10% Calcium
2 PO-201305000053 10 Gal 52 0 0 520
Chelate Sorbitol
Phusion Manganese 7%, 4%
3 PO-201305000053 10 Gal 24.8 0 0 248
Sulfur
4 Mancozeb PO-201305000053 50 Kg 10.8 0 0 540
Natraklep
5 PO-201305000053 75 Ltr 15.2 0 0 1,140
(12:0:20+6fe)/18.3.5
TOTAL 5,028
Sumber Data: PT Batamindo Executive Village-Receiving Record April-Juni 2013

Berdasarkan tabel diatas diketahui bahwa
perusahaan selalu melakukan pembelian dalam
waktu tiga bulan sekali. Dalam upaya
mengefisiensikan biaya persediaan bahan habis
pakai (BHP)ini, perusahaan mengambil kebijakan
pemesanan chemical dan fertilizer tersebut
dilakukan sebanyak 1 (satu) kali selama 3 (tiga)
bulan. Kebijakan ini dapat meminimalkan biaya-
biaya yang ada pada persediaan tersebut. Sistem
periodik yang dipakai dalam perusahaan inidapat
meminimalkan terjadinya kekurangan persediaan,
karena ketika perusahaan memakai sistem
perpetual kemungkinan besar akan terjadi tidak
adanya barang ketika dibutuhkan. Adanya
kebijakan yang dilakukan perusahaan ini juga dapat
memonitor tingkat persediaan dan menentukan
tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan
persediaan harus disediakan dan berapa pesanan
yang harus dipesan kembali oleh bagian
purchasing. Biaya-biaya yang terkait dengan
pemesanan selama sebulan sekali dan terjadi
kekurangan bahan timbul apabila persediaan bahan
habis pakai tidak mencukupi adanya permintaan
bahan yang mengakibatkan penanaman kembali
rumput lapangan golf adalah sebagai berikut:
1. Biaya investasi rumput baru
Biaya investasi rumput meliputi biaya
pengadaan rumput baru karena kekurangan
bahan yang mengakibatkan kerusakan pada
rumput. Menurut hasil wawancara dengan
bagian CMD (Course Maintanance
Departement) estimasi biaya penanaman
rumput baru per meter sebesar Rp 75.000,00
2. Biaya shipping
Biaya shipping meliputi biaya pengiriman yang
terjadi karena pemesanan kembali atau
pembelian bahan baru yang dikarenakan harus
menanam rumput kembali yang diakibatkan
karena kurangnya bahan ketika dibutuhkan.
Adanya biaya-biaya yang timbul dari kasus
persediaan ini, maka perusahaan langsung
mengambil kebijakan untuk melakukan pemesanan
dengan sistem periodik yang dapat meminimalkan
biaya dan terlaksananya program pemeliharaan
rumput yang dilakukan selama 3 (tiga) bulan.
Adanya prosedur supaya tidak terjadi pemborosan
maupun kekurangan bahan habis pakai chemical
dan fertilizer untuk perawatan rumput selama
program yang telah ditentukan oleh perusahaan
ketika pengambilan bahan di bagian gudang adanya
prosedur yang telah ditetapkan adalah sebagai
berikut:
1. Adanya instruksi dari manager CMD
(CourseMaintananceDepartement) untuk
pengambilan chemical dan fertilizer yang ingin
dipakai.
2. Foreman mengisi form permintaan pupuk yang
telah ditanda tangan oleh manager dan
menyerahkan ke supervisor yang berwenang di
gudang.
3. Setelah supervisor telah terima form permintaan
dan telah di tanda tangan oleh manager,
supervisor langsung memberikan chemical dan
fertilizer sesuai permintaan.
4. Kemudian supervisor membuat stockcard,
berapa bahan yang keluar dan sampai dengan
sisa bahan yang ada di gudang.
Dengan adanya prosedur ini pengendalian
perusahaan dalam mengefisiensikan biaya cukup
terjaga karena dapat memonitor bahan habis pakai
yang ada di gudang shingga tidak terjadi
pemborosan atau kekurangan bahan habis pakai
yang dapat mengakibatkan kerugian pada
perusahaan.
Dalam melakukan perawatan rumput di perusahaan
ini telah ditetapkan oleh bagian CMD (Course
Maintanance Departement) bahwa perawatan
rumput dilakukan sebanyak 12 kali dalam 3 (tiga)
bulan. Pada saat perawatan green (rumput)
pemakaian chemical dan fertilizer tergantung luas
masing-masing green (rumput), luas green (rumput)
yang dirawat selama program perawatan 3 (tiga)
bulan seluas 2 Ha. Setiap sekali perawatan
chemical dan fertilizer rata rata pemakaian 4 Liter
untuk luas 2 Ha dan lain lain tergantung satuan
produk Chemical dan Fertilizer. Dalam

137 | Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis | Vol. 1, No. 2, Dec 2013, 135-139 | p-ISSN: 2337-7887
mengaplikasikan ke green (rumput) takaran yang
telah ditentukan dicampurkan ke air dan ada juga
yang merupakan butiran (granular) pemakaiannya
menggunakan alat khusus. Pada saat perawatan
green (rumput) ada pengawasan yang dilakukan
Tabel 3 Pemakain Chemical dan Fertilizer sekali dalam seminggu
No Nama Product
1 Ultimate Green 19-3-19+TE
2 Ulltimate 6-0-27+TE
3 Natraklep ( 12.0:20+6fe)/18.3.5
4 Magnesium 4% Glucoheptonate Chelate
5 Phusion Manganese 7% 4% Sulfur
6 Green-T n28-0-0, 72% srn
7 Sugarcol 10% Calcium chelate sorbitol
Sumber Data: Data olahan sendiri
Berdasarkan tabel diatas diketahui bahwa
perawatan green (rumput) dilakukan sekali
seminggu selama program perawatan berjalan yaitu
3 (tiga) bulan. dan mempunyai takaran masing-
masing dalam perawatan tergantung dengan satuan
produknya. Dengan adanya takaran chemical dan
fertlizer ini dalam perawatan green (rumput) dapat
melancarkan dan mensukseskan progaram
perawatan serta juga dapat menentukan berapa
banyak chemical dan fertilizer yang harus dipesan
kembali.
Pengaruh Pengendalian Proses Pembelian
terhadap Ketersediaan Bahan Habis Pakai
(BHP)
Pengendalian persediaan merupakan tindakan yang
sangat penting dalam menghitung berapa jumlah
optimal tingkat persediaan yang diharuskan, serta
kapan saatnya mulai mengadakan pemesanan
kembali. Tujuan pengendalian adalah untuk
menciptakan keseimbangan antara persediaan dan
permintaan, pengendalian diperlukan dalam
pembelian bahan baku untuk kelancaran proses
pembelian. Proses pembelian merupakan hal yang
sangat penting dalam kegiatan operasional
perusahaan, maka pembelian barang merupakan
kegiatan utama yang dapat menunjang ketersediaan
persediaan untuk operasional perusahaan dan untuk
menghindari perusahaan mengalami kekurangan
stok bahan habis pakai. Apabila terjadinya
kekurangan stok bahan habis pakai hal ini akan
menghambat kegiatan operasional perusahaan dan
dampaknya akan mengakibatkan kerugian bagi
perusahaan.
Dapat diketahui bahwa pengendalian pembelian di
suatu perusahaan dapat dikatakan baik itu ketika
perusahaan tersebut mempunyai prosedur
pembelian, perusahaan ini juga secara umum telah
memiliki prosedur pengendalian proses pembelian.
Hal tersebut sebagai berikut:
138 | Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis | Vol. 1, No. 2, Dec 2013, 135-139 | p-ISSN: 2337-7887
oleh supervisor atau executive bagian CMD
(CourseMaintananceDepartemen). Tabel dibawah
ini menunjukkan sekali perawatan rumput seluas 2
Ha.
Banyak
Pemakaian Satuan Luas Green
2 Bag 2 Ha
3 Bag 2 Ha
4 Ltr 2 Ha
1 Gal 2 Ha
1 Gal 2 Ha
2 Gal 2 Ha
1 Gal 2 Ha
1. Bagian gudang membuat purchase requisition
atas persetujuan dari atasan.
2. Setiap dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan penerimaan dan pengeluaran barang
akan diotorisasi oleh pemimpin.
3. Adanya pencocokan jumlah persediaan dengan
stock card untuk mencegah terjadinya
pencurian dan kecurangan dalam persediaan.
4. Secara berkala (setiap bulan) dilakukan stock
opname pada persediaan.
5. Apabila terjadi retur, bagian gudang langsung
memberikan konfirmasi melalui surat jalan dari
supplier dan melaporkan kepada bagian
accounting.
6. Pada saat mlakukan stock opname, tidak hanya
oleh bagian gudang saja tapi juga oleh bagian
accounting.
7. Bagian penerimaan selalu melakukan
pengecekan atas kuantitas dan kualitas dari
barang yang dating dengan teliti dan mlakukan
pencocokan dengan surat jalan, setelah itu
barang dimasukkan kedalam gudang
penyimpanan barang. Barang yang kurang atau
lebih segera dilaporkan kepada bagian
pembelian untuk dilakukan konfirmasi kepada
supplier. Bagian penerimaan jugamelakukan
pencatatan pada surat pengentar barang bahwa
barang yang diterima perusahaan telah sesuai,
kelebihan maupun kekurangan.
8. Digunakan formulir-formulir yang bernomor
urut cetak, seperti purchase order, purchase
requisition, surat jalan bukti penerimaan barang,
bukti pesanan barang, dan faktur penjualan.
Adanya prosedur pembelian yang telah diterapkan
perusahaan selama ini membuat perusahaan tidak
pernah mengalami kekurangan bahan habis pakai
yang dapat mengakibatkan kerugian pada
perusahaan. Perusahaan juga jarang sekali
mengalami gangguan ketersediaan yang dapat
menghambat kegiatan operasional perusahaan
karena sistem pembeliannya dilakukan setiap tiga
bulan sekali.
Dapat disimpulkan bahwa pengaruh pengendalian
proses pembelian terhadap ketersediaan bahan
habis pakai sangat berpengaruh sekali bagi
perusahaan ini, karena untuk menghindari
kekurangan bahan-bahan yang diperlukan
perusahaan dengan tidak terlalu banyak modal yang
terikat padanya. Apabila bahan baku kurang atau
habis akan mengakibatkan terhambatnya proses
operasional perusahaan dan bahkan akan
mengakibatkan terhentinya proses operasional
perusahaan, sebaliknya jika persediaan terlalu
banyak juga akan menimbulkan pemborosan.
Untuk itu sangat besar sekali pengaruh proses
pembelian terhadap ketersediaan bahan habis pakai,
pada perusahaan ini dengan adanya bagian
pengawasan persediaan barang digudang dapat
mengontrol berapa banyak barang yang harus
dipesan kembali pada saat pembelian yang telah
ditentukan oleh perusahaan yaitu 3 (tiga) bulan
sekali.

Kesimpulan dan Saran

Berdasarkan hasil pembahasan pada bab
sebelumnya dapat ditarik kesimpulan sebagai
berikut (1) Upaya perusahaan untuk
mengefisiensikan biaya persediaan bahan habis
pakai dalah adalah dengan cara melakukan
pembelian bahan baku secara periodik, yaitu
pembelian chemical dan fertilizer setiap 3 (tiga)
bulan sekali, dan program perawatan green
(rumput) yang dilakukan perusahaan sebanyak 12
kali dalam 3 bulan. (2) Adanya pengendalian
proses pembelian bahan habis pakai akan
berpengaruh terhadap ketersediaan chemical dan
fertilizer yang mana tidak terjadi kekurangan dan
kelebihan bahan tersebut. akibatnya perusahaan
tidak perlu mengeluarkan biaya lebih untuk
mengelola bahan tersebut.

Daftar Pustaka

Assauri, Sofjan. (1993). Manajemen Produksi dan

Operasional. Jakarta: Fakultas Ekonomi
Indonesia.
Manulang, Marihot. (2005). Pengantar Manajemen
Keuangan. Yogyakarta: Andi Offset.
Munandar, M. (2005) . Manajemen Persediaan.
Jakarta: PT Gramdia Pustaka.
Sartono, Agus. (2005). Manajemen Keuangan.
Edisi Ketiga. Penerbit BPFE Yogyakarta.
Sinaga, Dearlina. (2005). Pengantar Manajemen.
Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat.
Buku Satu. Edisi Delapan.
Zulian Yamit. (2003). Manajemen Persediaan.
Yogyakarta: Ekonisia

139 | Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis | Vol. 1, No. 2, Dec 2013, 135-139 | p-ISSN: 2337-7887