MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL

Menu dan ikon yang terdapat pada Microsoft Excel 2007 mempunyai fungsi sesuai uraian
materi sebelumnya. Penggunaan beberapa menu dan ikon yang terdapat pada Microsoft Excel
2007 akan dibahas pada uraian berikut.Selanjutnya, Anda dapat mempelajari lebih mendalam
tentang penggunaan menu dan ikon pada materi Penggunaan Microsoft Excel 2007 untuk
Menghasilkan informasi
a. Menyimpan lembar kerja Excel
Lembar kerja Excel yang sudah jadi perlu diamankan agar tidak hilang, yaitu dengan cara
disimpan ke hardisk atau disket terlebih dahulu. Lembar kerja yang terdapat dalam sebuah
workbook akan disimpan dalam file Excel, cara menyimpan workbook dengan menggunakan
ikon adalah sebagai berikut.

1) Klik ikon pada quick access toolbar.

2) Setelah masuk ke kotak dialog Save As, masukkan pilihan folder untuk menyimpan lembar
kerja di dalam kotak pilihan Save in.
3) Isikan nama file sesuai dengan keinginan di kotak isian file name dengan cara menghapus
dulu nama file default Excel. Sebagai contoh, apabila Anda akan mengganti nama file
menjadi Daftar Nilai, maka yang harus dilakukan adalah menghapus “Book 1” kemudian
ketikan “Latihan 1”.

4) Apabila Anda menginginkan file simpanan Anda dapat dibuka kembali pada aplikasi Excel
selain 2007 (misalnya di Excel 2003), maka gantilah tipe penyimpanan pada kotak pilihan
Save As Type menjadi Excel 97-2003 workbook.
atau dengan memilih Save as Type Perhatikan tampilan berikut.

5) Setelah selesai klik Save

Dari proses penyimpanan tersebut, hasil lembar kerja Excel yang Anda simpan memiliki
ekstensi xls. Berdasarkan contoh di atas, nama file yang tersimpan menjadi Latihan 1.xls
Menambahkan Ikon Pada Microsoft Excel
Dalam penggunaan Excel 2007 kita membutuhkan tool-tool untuk menyelesaikan pekerjaan
Excel agar akses dan eksekusi data menjadi lebih cepat. Namun, tidak jarang tool-tool yang
sering dibutuhkan belum masuk ke dalam tab.
Anda dapat memasukkan tombol-tombol perintah tersebut ke dalam Quick Access Toolbar
dengan cara sebagai berikut
1. Klik tombol combo box pada baris Quick Access Toolbar
2. Berilah tanda (√) di depan pilihan tombol tersebut.
Jika ternyata dalam pilihan combo box tidak terdapat tool-tool yang kita butuhkan, kita dapat
mengakses dan sekaligus memasukkan ke dalam Quick Access Toolbar dengan cara berikut.
1) Klik tombol combo box pada access toolbar.
2) Pilih dan klik pada pilihan perintah More commands.
3) Pilihlah salah satu tombol yang diinginkan, masukkan ke dalam kotak pilihan Quick
Access Toolbar
A. Ikon Menu Kontrol
Ikon menu kontrol Excel 2007 sangat berbeda dengan Excel 2003 yang hanya berisi
instruksi-instruksi untuk mengubah posisi jendela. Dalam Excel 2007, isi perintah-perintah
ikon menu kontrol ini akan muncul saat ikon menu kontrol tersebut diklik, sebagaimana
ditampilkan dalam gambar berikut.

1. New, yang dilambangkan dengan simbol merupakan perintah untuk

menampilkan lembar kerja kosong untuk dilakukan pengetikan dokumen baru. Untuk
memulai pekerjaan pada Microsoft Excel 2007 dilakukan dengan klik pada ikon ini.
2. Open, disimbolkan dengan lambang merupakan perintah untuk membuka
dokumen Microsoft Excel 2007 yang telah tersimpan dalam hardisk, CD/DVDRom.
USB Flashdisk, Disket, atau media simpan lain.

3. Save, merupakan perintah untuk menyimpan file lembar kerja Excel 2007 yang
baru dibuat atau diedit, yang sebelumnya pernah atau belum pernah tersimpan di
dalam hardisk, CD/DVDROM, USB Flashdisk, disket, atau media simpan lainnya.

4. Save As, tombol ini memiliki fungsi yang sedikit berbeda dengan perintah .
Perintah sudah dilengkapi dengan fasilitas yang apabila diklik terdiri atas perintah-
perintah seperti ditampilkan pada gambar berikut.

Sub tab menu Save As aplikasi Microsoft Excel 2007

5. Keterangan:
o Excel Workbook, adalah perintah menyimpan dokumen dalam format file
default dan Microsoft Excel 2007.
o Excel Macro Enabled workbook, adalah perintah untuk menyimpan lembar
kerja sebagai sebuah template yang dapat digunakan untuk menyimpan lembar
kerja ke format lain.
o Excel Binary Workbook, yaitu perintah untuk menyimpan lembar kerja ke
beberapa format dan diyakini dapat diakses dengan mudah.
o Excel 97-2003 Workbook, digunakan untuk menyimpan lembar kerja dalam
format yang sangat cocok untuk diedit oleh Microsoft Excel 1997 hingga
2003.
o Find add ins for other File formats, perintah ini digunakan untuk mempelajari
dari help tentang add-ins untuk menyimpan format dokumen ke bentuk lain,
misalnya ke format PDF atau XPS.
o Other Format, adalah perintah untuk membuka kotak dialog Save As, sehingga
kita leluasa
b. Quick Access Toolbar
Quick access toolbar letaknya di pojok kanan atas tepatnya di sebelah kiri ikon menu kontrol.
Setiap tombol dikenali menurut bentuk-bentuk ikon gambar yang masing-masing mewakili
perintah tertentu dan berbeda perintah antara tombol satu dengan tombol lainnya.
c. Baris Tab
Lingkungan kerja Excel 2007 sangat berbeda tampilannya dengan Microsoft Excel versi
sebelumnya. Perbedaan tersebut terletak pada tampilan baris judul pull down menu yang
fungsinya berubah menjadi baris judul tab/baris tab. Pada setiap tab terdiri atas kumpulan
toolbar-toolbar.
d. Size Button
Size button digunakan untuk mengatur tampilan lembar kerja. Dalam layar Excel 2007 terdiri
dari empat tombol sebagai berikut.
o Minimize Untuk menutup sementara Ms. Excel, jendela ditutup dan dikirim ke
taskbar menjadi sebuah ikon. Untuk membuka kembali klik pada ikon di
taskbar.
o Restore Mengembalikan jendela Ms. Excel keukuran semula.
o Maximize Mengubah ukuran jendela Ms. Excel menjadi ukuran yang lebar.
o Close Untuk menutup jendela Ms. Excel.

e. Name Box
Name box merupakan toolbar yang berisi alamat suatu cell
1. f. Formula Bar
Formula bar adalah tempat untuk menuliskan rumus (fungsi).

Keterangan :
1. Tombol Cancel digunakan untuk membatalkan pengisian sel melalui formula bar.
2. Tombol Enter digunakan untuk memasukkan teks atau formula pada sel yang
ditentukan sebelumnya.
3. Tombol Insert Function digunakan untuk menyisipkan fungsi tertentu ke dalam sel.
g. Kolom
Kolom merupakan baris lajur yang berisi abjad A sampai IV (256 kolom, kolom maksimal).
h. Baris
Baris berisi angka 1 sampai 65.536 (jumlah baris maksimal).
i. Scroll Bar
Scroll bar merupakan bar penggulung yang dibedakan menjadi dua, yaitu vertical scroll bar
dan horizontal scroll bar.
1. Vertical scroll Bar berfungsi untuk menggulung dokumen ke atas atau ke bawah.
2. Horizontal scroll bar digunakan untuk menggulung layar ke kiri dan ke kanan.
j. Tombol Navigasi Sheet
Tombol navigasi sheet adalah tombol yang digunakan untuk berpindah dari satu sheet ke
sheet yang lain.
k. Baris Status
Baris status adalah baris yang berisi keterangan yang menunjukkan lembar kerja yang saat itu
digunakan/dikerjakan.
l. Zoom
Zoom merupakan tombol untuk mengatur penampilan layar, mengecilkan dan membesarkan
lembar kerja dalam layar.