2018

Introducción a la Gestión de Proyectos

LUIZ DIAZ GAVILAN Y MAURICIO FIERRO

UNIVERSDIDAD ARTURO PRAT
12-7-2018
 Introducción

La gestión de proyectos cobra cada día más importancia en el entorno

organizacional debido a su carácter dinámico y flexible. Este enfoque de gestión brinda
las opciones necesarias para lograr un resultado esperado bajo unas condiciones
específicas, el cual da camino a la evolución organizacional y al mejoramiento
continuo. Para la terea correspondiente a la quinta semana trataremos el tema de
introducción a la gestión de proyecto donde definiremos en primera instancia el acta
de inicio del proyecto, para lo cual se ha elegido un proyecto desarrollado en la
secretaria ministerial de educación que consistió en la creación de una pagina web
para el programa educación de adultos mediante nivelación de estudios,
posteriormente se procederá a identificar los stakeholders y por ultimo desarrollar un
cuadro resumen de cuyas columnas sean los grupos de procesos de administración de
proyectos y las filas sean las áreas de conocimiento de administración de proyectos y
categoriza todas las actividades en las celdas correspondientes.
 Acta de Inicio del Proyecto:
Proyecto Pagina web
Fecha
Elaborado por: Secreduc 07 Educación de adultos
Versión: 01-03-2017

A. INFORMACION GENERAL

Nombre del Proyecto: Pagina web Educación de adultos Región del Maule
Patrocinador: Seremi región del Maule
Fecha de Presentación: 01 de Marzo del 2017

HISTORIAL DE VERSIONES
VERSION PRESENTADO POR FECHA
Primera 1.0 Seremi de Educación 02.03.2017

Autorizado por Propietario del Proyecto: Seremi de Educación Región del Maule

B. ANTECEDENTES
La Seremi de educación es una institución perteneciente a la subsecretaria del ministerio
de educación del estado de Chile.
El plan de inversiones del año 2017 contempla un presupuesto de $ 5.000.000 para el
desarrollo de una página web de difusión de información.

C. JUSTIFICACION DEL PROYECTO

La página web correspondiente a la educación de adulto es un elemento de marketing
indispensable para la promoción de actividades de educación y para desarrollar programas
con las distintas entidades ejecutoras
D. REQUISITOS QUE SATISFACEN LAS NECESIDADES, DESEOS Y
EXPECTATIVAS DEL CLIENTE, PATROCINADOR Y DEMAS INTERESADOS
D1. Funcionales
 La página web educación de adultos debe mostrar la amplia variedad de programas
disponibles en la región del Maule.
 La página web de educación de adultos debe destacar las fortalezas de la
organización: la solvencia financiera, la calidad de los servicios, instituciones
asociadas, beneficios a obtener, disponibilidades etc.
 La página web de educación de adultos debe facilitar el establecimiento de contacto
con potenciales alumnos.
 La página web de ALPACA WEAR debe estar actualizada, para entregar
información exacta y fidedigna.

D2. Técnicos
 La actualización del contenido debe ser muy sencilla. El Webmaster actualizará
simultáneamente los textos, trabajando sobre la pantalla. Las imágenes y otros
serán reemplazadas fácilmente.
 La funcionalidad “contáctenos” debe aparecer en el “home” o página principal. El
alumno potencial debe tener las máximas facilidades para registrarse. Asimismo,
durante este proceso debe mostrarse información que refuerce el interés del mismo
por hacerlo. Ejemplo: beneficios de la educación para el desarrollo laboral.
 El hosting debe ofrecer información estadística para saber si la página web está
siendo visitada. Asimismo, qué páginas dentro del site son mas visitadas.
 La velocidad en la navegación debe estar dentro de los mas altos estándares del
mercado.

E. ALINEAMIENTO DEL PROYECTO A LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS

E1. Objetivos estratégicos a los que contribuirá el Proyecto
 Objetivo de Marketing: Educación de adultos debe ser identificada por los futuros
alumnos como la principal fuente de información para el desarrollo de la educación
para mayores de 18 años, a partir del año 2017.
 Objetivo de matrículas: La cantidad de matrículas por nivelación de estudios debe
alcanzar la meta de 5000 alumnos para la Región del Maule.
E2. Objetivos del Proyecto
 La página web de ALPACA WEAR debe estar lista para el 01 de Agosto del 2017
 El costo de la página web no debe exceder los $5.000.000.
  La página web de educación de adultos debe ser uno de los 10 destinos principales
a los que acceden los jóvenes y adultos con educación incompleta de la región del
Maule.

F. GERENTE DEL PROYECTO Y SU NIVEL DE AUTORIDAD

Nombre del Gerente del Proyecto
Luis Diaz Gavilan
Responsabilidades principales
 Elaborar el Plan del Proyecto y asegurar que se cumpla lo establecido.
 Llevar a cabo labores de seguimiento y control: Reportar periódicamente la
situación del proyecto, actualizar periódicamente el Plan del Proyecto.
 Tomar decisiones sobre aspectos que tengan impacto en el alcance, costo o plazo
comprometidos.
 Asegurar la integridad y calidad de los entregables generados en el proyecto.
Atribuciones principales
 Tendrá la suficiente autoridad y atribución como para resolver los conflictos que
puedan poner en riesgo y los objetivos y metas del proyecto.

G. RESTRICCIONES DE LA ORGANIZACIÓN
 El presupuesto no podrá exceder al 5% del monto aprobado. Cualquier adicional al
presupuesto inicial deberá ser aprobado por la Dirección de presupuesto del nivel
central, para lo cual se presentará un documento con el sustento de la ampliación.
 El costo de mantenimiento no deberá exceder al 5% del presupuesto del proyecto.
 Debe garantizarse la integridad y confidencialidad de la información de la secretaria
ministerial que puede verse afectada al dar acceso al público en general.
 No se hará ninguna inversión en equipos ni infraestructura tecnológica para el
desarrollo del proyecto ni durante la operación del producto.
 La página web debe ser desarrollada por un tercero que sea especialista en el
desarrollo de páginas webs comerciales o promocionales.
 Se debe contratar un servicio de hosting completo. No se hará ninguna inversión en
infraestructura tecnológica.
 La página Web debe ser probada durante un mes por el personal de la compañía

Riesgos de Alto Nivel del Proyecto

 Pérdida de personal clave

  Inexperiencia con la tecnología
 Lentitud en una toma de decisiones
 Falta de proveedores confiables
 Baja calificación del personal
 Reestructuración Institucional
 Cambios en las prioridades
 Trabajos no programados
 Recortes presupuestarios
 Cambios en el proyecto
 Supuestos no validos
 Crisis económica
 Baja motivación
 Accidentes
 Enfermedades

H. SUPUESTOS (ASUNCIONES) DE LA ORGANIZACIÓN

 La empresa tendrá documentado su requerimiento
 La empresa tendrá todos los contenidos (textos, imágenes, videos y audios) en el
momento que sea requerido de acuerdo con el Plan del proyecto.
 El sitio web tendrá un máximo de 12 páginas incluyendo la principal
 Las personas responsables de aprobar los entregables se sujetarán a los plazos
establecidos en el Plan del Proyecto.

I. PRESUPUESTO
I1.- Costos estimados del Proyecto
 Contrato de Diseño y Construcción: $3.000.000
 Contrato de Hosting: $1.000.000
 Costos internos: $1.000.000
I2.- Beneficios esperados
 50% de crecimiento en las matrículas anuales del 2017 y 2018 en virtud a alumnos
nuevos captados por la Web: 50%
 Matriculas de 5000 nuevos alumnos en la región.

J. PROGRAMA DE HITOS
 Culminación del estudio (benchmarking, conceptualización de la página):
31/03/2017
 Culminación del Diseño: 01//04/2017
  Culminación de la Construcción: 01/05/2017
 Culminación del despliegue interno: 01/06/2017
 Lanzamiento, publicación: 01/07/2005

Se definieron las siguientes reglas para el grupo:

1. Reuniones. Se realizará una reunión semanal por el grupo de control,
además de una reunión semanal con cada grupo asignado de desarrollo.

2. Comunicación. La comunicación oficial se realizará a través del correo

electrónico creado con este fin, el cual debe enviarse con copia a todos los
miembros del grupo.

3. Mecanismo de toma de decisiones: Algunas decisiones se toman entre todos,

por medio de un consenso de grupo. Si un integrante NO se encuentra en el
momento de una reunión en donde hay consenso, se aprobará la decisión
tomada, deberá aceptar y cumplir las decisiones que allí se hayan tomado.
En caso de que la decisión que se debe tomar dependa en gran medida de la
persona ausente, el líder del grupo tendrá la autoridad si así lo considera de
aplazar la decisión para la siguiente reunión.

4. Asignación de tareas: Cargas iguales de trabajo para cada miembro del

equipo y cada persona elige qué quiere hacer, debido a que unas personas
tienen más experiencia en ciertos temas que otros. Si existen tareas que no
las quiere nadie se hace por consenso del grupo.
 5. Reporte de tareas. Compromiso de tener el avance de las tareas de cada
integrante los lunes antes de la reunión. El lunes en la reunión el líder del
proyecto hará el seguimiento respectivo. Una vez culminada la tarea
asignada, cada miembro debe subir la tarea al repositorio del grupo y enviarle
la notificación al líder de planeación, para que realice el registro de
cumplimiento y éste informará al líder de calidad para que realice el control
de calidad y con el visto bueno de éste se envié la notificación al líder del.

6. Si algún miembro del grupo no envía la tarea terminada y con el visto bueno
de calidad, se considerará que no cumplió con la tarea asignada. Por tanto,
se debe llevar un registro de incumplimiento en las asignaciones medido en
horas/días según corresponda. Para todos los entregables se definiría fecha
y hora de entrega.

7. Calidad de documentos: Todos los documentos generados deben ser

aprobados por el líder de calidad y luego revisados por la líder del grupo
antes de ser entregados o publicados.

8. Resolución de conflictos: Si se presentan conflictos entre dos o más personas

se podrán escalar al líder del equipo el cual podrá personalmente intentar
solucionarlo, o podrá ponerlo como un punto de la agenda de la reunión
semanal.

L. INTEGRANTES DEL EQUIPO DEL PROYECTO, ROLES.

Nombre Rol
Luis Diaz Gavilan Gerente del proyecto
Luis tobar Valenzuela Líder del Proyecto
Rodrigo Reyes R Analista de sistema
Rene Morales G. Diseñador
Francisco Toloza Ingeniero en softwares
Silvia Cancino Responsable de calidad
Luis tobar Valenzuela Responsable de Prueba
Rodrigo Reyes R Administrador de la configuración
María Angelica Rojas Clientes: Coordinador regional educación de
adultos.

M.FIRMA DE AUTORIZACIÓN DEL ACTA DE CONSTITUCIÓN

Nombre Cargo Firma Fecha
SEREMI DE 01-03-2017
RIGOBERTO ESPINOZA R EDUCACION
REGION DEL
MAULE
Lista de StakeHolder

 Alumnos mayores de 18 años con educación incompleta.

 Entidades ejecutoras que prestan servicio de nivelación.
 Establecimientos particulares y subvencionados.
 Municipalidades.
 Fundaciones educacionales.
 Juntas de vecinos.
 Profesores de educación de adultos.
 Funcionarios del Mineduc.
 Coordinadores de educación de adultos.
 Gerente del proyecto.
 Seremi región del Maule
 Comunidad educativa de la región.
 Departamento de comunicaciones de la seremi y el ministerio de educación
 Superintendencia de Educación región del Maule
 Agencia de calidad de la educación zona centro
 Procesos de
Procesos de Procesos de Procesos de Procesos
ACCIONES iniciación planificación ejecución
seguimiento y
cierre
control
Gestión de la 1) Desarrollar el
2) Cerrar
integración del acta de
proyecto o
proyecto constitución
1) Recopilar
4) Verificar el alcance
requisitos
Gestión del alcance 5) Realizar el control
del proyecto 2) Definir el alcance
del alcance
3) Crear la EDT

1) Definir actividades

2) Secuenciar
actividades
3) Calcular los
Gestión del tiempo recursos de las 6) Realizar el control
del proyecto actividades del cronograma
4) Calcular la
duración de las
actividades
5) Desarrollar el
cronograma
1) Calcular costes
Gestión del coste del 3) Realizar el control
proyecto 2) Determinar el del presupuesto
presupuesto
2) Realizar el
1) Planificar la 3) Realizar el control
Gestión de la calidad aseguramiento de
calidad de calidad
la calidad
2) Incorporar el
equipo de
proyecto
3) Desarrollar el
Gestión de los RR. 1) Desarrollar el plan
equipo de
HH. de RR. HH.
proyecto
4) Dirigir el
equipo de
proyecto
3) Distribuir la
información
Gestión de las 1) Identificar 2) Planificar las 5) Informar del
4) Gestionar las
comunicaciones interesados comunicaciones rendimiento
expectativas de
los interesados
1) Planificar la
gestión de riesgos
2) Identificar los
riesgos

3) Realizar el análisis
Gestión de los 6) Hacer seguimiento
cualitativo de riesgos
riesgos y controlar los riesgos
4) Realizar el análisis
cuantitativo de
riesgos
5) Planificar la
respuesta a riesgos
2) Realizar 4) Cerrar
Gestión de compras y 1) Planificar las 3) Administrar
compras y compras y
contratos compras y contratos compras y contratos
contratos contratos
 Conclusión

Para facilitar la implantación de la dirección de proyectos, es

conveniente crear guías o manuales de dirección de proyectos. Estos
manuales pueden estar basados en las normativas existentes en materia de
gestión de proyectos o pueden desarrollarse a partir del cuerpo de
conocimientos de la gestión de proyectos de alguna asociación nacional o
internacional. Normalmente esta actividad recae en la Oficina de Gestión de
Proyectos (PMO)

Esta forma de trabajar facilita la flexibilidad y el dinamismo, descentralizando

funciones, pero exige una elevada coordinación para realizar esta
concurrencia. De esta forma ciertas actividades se comparten, tales como la
gestión presupuestaria, la gestión de recursos, el control y seguimiento de
proyectos, etc.

Por otra parte, la adopción del enfoque de gestión de proyectos no sería una
situación problemática ya que, tal vez por sus características de dinamismo y
flexibilidad, este encajaría con las características propias de las organizaciones
de equipos interdisciplinarios, altos niveles de rotación de personal, entorno
cambiante y proyectos simultáneos. Además, porque las organizaciones ya
incluyen en su gestión componentes básicos y procesos propios del mismo,
estos son utilizados de manera aislada, incluso en ocasiones desconociendo el
concepto técnico o el saber cómo realizarlo

Bibliografía

http://www.uv-mdap.com/blog/como-hacer-una-acta-de-constitucion/

https://www.mineduc.cl/?s=educacion%20de%20adultos

https://es.workmeter.com/blog/gestion-de-proyectos-concepto-beneficios-y-
fases

http://www.eoi.es/wiki/index.php/INTRODUCCI%C3%93N_A_LA_GESTI
%C3%93N_DE_PROYECTOS_en_Gesti%C3%B3n_de_proyectos_2
 RIESGO PRIORIDAD IMPACTO PROBABILIDAD DESCRIPCIÓN PLANES DE
CONTINGENCIA
Falta de Es posible que Se le preguntará a cada
equidad en todos los miembros miembro que tanta
cuanto al del grupo no experiencia y
conocimient cuenten con la conocimiento tiene en los
o de los misma experiencia diferentes lenguajes
lenguajes y y conocimiento de utilizados, con el fin de
herramienta los lenguajes y asignar tareas de
s utilizadas herramientas acuerdo a los
utilizadas. Si esto conocimientos, destrezas
3 Medio Alta sucede, el tiempo y habilidades de cada
de desarrollo en persona. Si alguno de los
general puede integrantes tiene un alto
incrementarse conocimiento de alguna
significativamente. de las herramientas, el
líder evaluará la
conveniencia de
programar sesiones de
entrenamiento de las
herramientas.
Problemas 4 Medio Baja Se debe considerar Instalar un repositorio de
técnicos la posibilidad de código, datos y
que se presenten documentos, con los
problemas técnicos niveles de seguridad
como fallas en los adecuados, política de
equipos de permisos y backup
cómputo, pérdida definidas.
de información,
cortes de
energía,etc
Problemas 2 Alto Baja Los problemas de El líder del grupo debe
de comunicación dar participación a los
Comunicaci dentro del grupo, miembros del grupo en
ón pueden provocar cada reunión, con el fin
una baja en la de conocer los diferentes
productividad e puntos de vista de cada
incumplimiento de persona y que se
las tareas del establezca un diálogo
proyecto y por ende sano y amigable. Los
de los objetivos del acuerdos y
grupo. responsabilidades deben
ser comunicadas a todos
los integrantes del grupo,
con el fin de evitar malos
entendidos. Si el líder
detecta que un integrante
del grupo tiene alguna
dificultad o existe alguna
rivalidad, se debe hablar
con cada persona y tratar
de resolver los conflictos
en el menor tiempo
posible.