Profesores: Rogelio Arroyo, Rodrigo Antonio Herrera De León

Elementos Básicos de Access

ARRANCAR Y CERRAR ACCESS

Veamos las dos formas básicas de iniciar Access.

- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de

la pantalla.

Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú.

Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que
hay instalados en tu ordenador.

Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y
se iniciará el programa.

- Desde el icono de Access del escritorio.

Puedes iniciar Access ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando
realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que te
explicamos aquí.

Para cerrar Access, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

- Hacer clic en el botón cerrar

- Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

- Hacer clic sobre la pestaña Archivo y pulsa el botón Salir .

Elementos

LA PANTALLA INICIAL

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se
muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir
exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir

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qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más
adelante (Figura 1.1).

Figura 1.1

LAS BARRAS

La barra de Título (Figura 1.2)

Figura 1.2

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que
estamos trabajando en el momento actual.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar ,

maximizar/restaurar y Cerrar .

La barra de Acceso rápido (Figura 1.3)

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras.
Veremos cómo más adelante.

La Cinta de opciones (Figura 1.4)

Figura 1.4

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en

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pestañas. Al hacer clic en una pestaña accederemos a su ficha que contiene los
botones y menús, organizados en categorías o grupos.

Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un

determinado botón necesitaremos saber en qué pestaña se encuentra y, para
más seña, el grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar sería la
localización exacta del botón Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la
pestaña Inicio. Es importante que te familiarices con esta nomenclatura.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás

porque tienen un color atenuado, gris.

La cinta es dinámica y se comporta de forma inteligente. Está diseñada para

simplificarte el trabajo, mostrando solamente aquellas opciones que te serán
útiles en cada pantalla.

Para ocultar y mostrar en un momento dado las fichas de la cinta, si necesitas

disponer de más espacio de trabajo. Para ello, deberás hacer doble clic sobre
cualquiera de las pestañas o utilizar el botón situado en la parte derecha de la
cinta . Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a
hacer clic en cualquier pestaña o pulses de nuevo el botón.

La pestaña Archivo (Figura 1.5)

Figura 1.5

La pestaña Archivo es especial y como tal, está destacada con un fondo rosado.
Al contrario que el resto de pestañas, no despliega una ficha típica de la cinta de
opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un
menú con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir... En
versiones anteriores se encontraban en el botón Office.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y
como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A.

Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos.

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Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual, o Salir para
cerrar la aplicación. También puede que algunas opciones muestren un cuadro de
diálogo donde nos pedirá más información sobre la

Acción a realizar como la opción Abrir .

Opción que muestra más información. Algunas opciones lo que hacen es

mostrar más opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opción
Información que muestra información de la base de datos abierta o Reciente
que muestra un listado de las últimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic
en una de estas opciones, se coloreará con un color rosado intenso, para que
sepamos que se trata de la opción activa (Figura 1.6).
Figura 1.6

La barra de estado (Figura 1.7)

Figura 1.7

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene

indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información
según la pantalla en la que estemos en cada momento.

Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada
(Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a
Hoja de datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro
botones que aparecen a la derecha. Los nombres de los botones se muestran en
un pequeño cuadro informativo al dejar el cursor sobre uno de ellos, de forma
que no es necesario que los memorices. Con el uso ya irás aprendiendo la forma
de los botones que más utilices.

La Ayuda

LA AYUDA

Access incorpora una documentación muy útil que explica las distintas opciones y
características del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable.

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Para acceder a ella podemos:

Hacer clic en el botón de Ayuda , en la zona derecha de la Cinta de opciones.

Pulsar la tecla F1 del teclado.

El programa también ofrece otras opciones interesantes, para ello:

Pulsar Ayuda en la pestaña Archivo. En este apartado además encontrarás

enlaces a las webs de Microsoft que te facilitarán información sobre las
novedades de esta versión en concreto, ayuda técnica o actualizaciones del
programa.

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