Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero.

¿Diseñar el procedimiento de control de la

información documentada o montar los procedimientos operativos?

En primer lugar empezaría a codificar y organizar los documentos del sistema de gestión de
calidad, (SGC). También mantener actualizada y disponible la información para brindar
información vigente a los encargados e interesados de cada proceso.

Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.

Este corresponde al proceso de Planeación o Creación, codificación, elaboración y aprobación de

todos los documentos para SGC, ya que es uno de los primeros pasos para soportal el SGC.

Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa

Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la
identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:

a. Creación

b. Revisión y aprobación

c. Identificación

d. Divulgación

e. Control de cambios

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INFORMACION DOCUMENTADA

PROCEDIMIENTO: Elaboración y control de documentos del SGC.

OBJETIVO: Establecer los parámetros para la elaboración, revisión y aprobación de los
documentos que se crean, modifican o eliminan del Sistema de Gestión de Calidad SGC,
para asegurar su identificación, adecuación, suficiencia, disponibilidad, control de cambios
y prevención de obsolescencia.
RESPONSALE: Coordinador SGC
ALCANCE: Este documento aplica a todos los documentos que son parte de la estructura
documental del Sistema de Gestión de Calidad de la Organización. Inicia con la
identificación de la necesidad de crear, modificar, o eliminar un documento, se desarrolla
con la formalización del documento y su registro en el listado maestro de documentos
vigente u obsoleto y finaliza con la divulgación de los documentos vigentes para asegurar
su implementación.
DEFINICIONES
Codificación: Es la asignación alfanumérica única asignada a los documentos del SGC a
través del Listado Maestro de Documentos.
Copia controlada: Es la copia de un documento vigente controlado por el SGC que se
entregara por fuera del Listado Maestro de Documentos para su implementación. Se
entregara exclusivamente a quienes no tienen acceso al Listado Maestro de Documentos.
Estas copias se identifican mediante marca de agua de color verde “COPIA CONTROLADA”.
Cuando el documento cambia de versión, las copias controladas del mismo se expiden
nuevamente. No aplica para formatos.
Copia No controlada: Es la copia de un documento vigente u obsoleto controlado por el
SGC, que se emite exclusivamente con fines informativos para Entes de control, terceros
y/o partes interesadas. Estas copias se identifican con una marce de agua de color Gris
“COPIA NO CONTROLADA” y no será actualizada cuando se realicen modificaciones al
original. No aplica para formatos.
Documentos externos o de referencia: Es aquel que sirve de soporte para la ejecución de
las actividades de un proceso y que son emitidos por entidades u organizaciones externas.
Documento obsoleto: Es aquel que pierde vigencia porque se genera una nueva versión o
porque se elimina del SGC y pasa a formar parte del listado maestro de documentos
obsoletos.
Listado Maestro de Documentos: Relación de los documentos vigentes del SGC.
Versión: Numero que identifica las veces que un documento ha sido formalizado a través
del listado maestro de documentos, comenzando con 01.
GENERALIDADES
La estructura documental del Sistema de Gestión de Calidad está conformado por los
siguientes tipos documentales, que se describen enseguida:
CONTROL DE CAMBIOS Y CONTROL DE DOCUMENTOS
Al finalizar la ultima pagina del documento se encuentra una tabla para mantener los
controles de los cambios que ha sufrido el documento en cada una de sus versiones que
indica nombre de quien elaboro con fecha, reviso con fecha y aprobo con fecha la presente
version. Exepto documentos en excel.