LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL) PBF

PT. ENSEVAL PUTERA MEGATRADING

DISTRIBUTION CABANG PALEMBANG

OLEH :
1. Atun Rohayati (PO.71.39.0.16.044)
2. Rika Damayanti (PO.71.39.0.16.032)
3. Widya Gusti Pradini (PO.71.39.0.16.077)

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

POLITEKNIK KESEHATAN PALEMBANG
JURUSAN FARMASI
2018
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Di Era milenial yang serba modern ini, semua perindustrian semakin

meningkat pesat seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi
terutama dalam bidang farmasi. Salah satunya adalah perusahaan besar yang
mendistribusikan sediaan farmasi dan alat kesehatan. Untuk memenuhi kebutuhan
sediaan farmasi dan alat kesehatan tersebut, maka sangat diperlukan suatu sarana
yang dapat menyalurkan obat dan alat kesehatan yaitu melalui Pedagang Besar
Farmasi ( PBF ).

Istilah PBF yang merupakan kepanjangan dari Pedagang Besar Farmasi

tentu sudah tak asing lagi bagi para pharmapreneur dan pebisnis apotek. Sejatinya
PBF sama juga dengan distributor, hanya saja karena dia bergerak di bidang
pendistribusian produk kefarmasian, maka disebutlah sebagai PBF. Peran PBF
dalam kancah bisnis apotek tentu sangat vital, maka dari itu antara PBF dan
apotek sama – sama membutuhkan. Fungsi PBF adalah penyalur dari pabrik
farmasi (principal) untuk mendistribusikan segala produk farmasi ke seluruh
daerah yang telah diliputnya (coverage).
Mengingat akan pentingnya hal tersebut dan upaya untuk pemberian
dukungan terhadap tenaga kefarmasian di Pedagang Besar Farmasi (PBF),
maka Poltekkes Kemenkes Jurusan Farmasi bekerja sama dengan PBF PT.
Enseval Putera Megatrading Distribution dalam menyelenggarakan Praktek Kerja
Lapangan dari tanggal 8 April sampai dengan 1 Juni 2019. Praktek kerja lapangan
ini diharapkan dapat mencapai dan meningkatkan pemahaman calon tenaga
kefarmasian mengenai peranan apoteker di PBF, organisasi dalam PBF, mengenai
tahapan-tahapan pendistribusian obat sesuai CDOB, mengetahui persyaratan
dalam pendirian PBF dan pelaporan-pelaporan yang dilakukan dalam pengelolaan
pendistribusian obat hingga ke sarana distribusi.
 BAB II
TINJAUAN UMUM

A. Definisi PBF (Pedagang Besar Farmasi)

Menurut Peraturan Menteri Kesehaan RI No. 1148/MENKES/PER/VI/2011,
Pedagang Besar Farmasi (PBF),
Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah perusahaan yang berbentuk badan
hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran
perbekalan farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan perundang-undangan.
Izin PBF berlaku 5 tahun dan diperpanjang selama memenuhi persyaratan. Untuk
memperoleh izin PBF, pemohon harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi;
b. memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP);
c. memiliki secara tetap apoteker Warga Negara Indonesia sebagai
penanggung jawab;
d. komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pernah terlibat,
baik langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran peraturan
perundang-undangan di bidang farmasi;
e. menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat
melaksanakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat serta dapat
menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi PBF; menguasai
gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan yang dapat
menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan; dan memiliki ruang
penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain sesuai CDOB.

PBF cabang adalah cabang PBF yang telah memiliki pengakuan untuk
malakukan pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam
jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Setiap pendirian
PBF cabang wajib memperoleh pengakuan dari Kepala Dinas Kesehatan Provinsi
di wilayah PBF cabang berada. Pengakuan PBF cabang berlaku mengikuti jangka
izin PBF.

B. Syarat-syarat Izin PBF

 Menurut Permenkes RI No.1148/MENKES/PER/VI/2011 Pasal 4 ayat (1)
tentang Perizinan yang telah diperbarui melalui Permenkes RI No 34 tahun 2014
untuk memperoleh izin PBF, pemohon harus memenuhi persyaratan sebagai
berikut:
1. Berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi
2. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
3. Memiliki secara tetap apoteker Warga Negara Indonesia sebagai
penanggung jawab
4. Komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pernah terlibat
baik langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran peraturan
perundang-undangan di bidang farmasi dalam kurun waktu 2 (dua) tahun
terakhir
5. Menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat
melaksanakan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat serta dapat
menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi PBF
6. Menguasai gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan
yang dapat menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan dan
7. Memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain sesuai
CDOB.

C. Tata Cara Penyelenggaraan PBF

Adapun tata cara penyelenggaraan menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI
No. 1148/MENKES/PER/VI/2011 Pasal 13 sampai dengan Pasal 24 tentang
Penyelenggaraan yang telah diperbarui melalui Permenkes RI No 34 tahun 2014
adalah sebagai berikut:
1. PBF dan PBF Cabang hanya dapat mengadakan, menyimpan dan
menyalurkan obat dan/atau bahan obat yang memenuhi persyaratan mutu
yang ditetapkan oleh Menteri.
2. PBF hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dari industri farmasi
dan/atau sesama PBF.
3. PBF hanya dapat melaksanakan pengadaan bahan obat dari industri
farmasi, sesama PBF dan/atau melalui importasi.
4. Pengadaan bahan obat melalui importasi dilaksanakan sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan.
5. PBF Cabang hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dan/atau bahan
obat dari PBF pusat
 6. PBF dan PBF Cabang hanya dapat mengadakan, menyimpan dan
menyalurkan obat dan/atau bahan obat yang memenuhi persyaratan mutu
yang ditetapkan oleh Menteri.
7. PBF hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dari industri farmasi
dan/atau sesama PBF.
8. PBF hanya dapat melaksanakan pengadaan bahan obat dari industri
farmasi, sesama PBF dan/atau melalui importasi.
9. Pengadaan bahan obat melalui importasi dilaksanakan sesuai ketentuan
peraturan perundangundangan.
10. PBF Cabang hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dan/atau bahan
obat dari PBF pusat.
11. PBF dan PBF Cabang dalam melaksanakan pengadaan obat atau bahan
obat harus berdasarkan surat pesanan yang ditandatangani apoteker
penanggung jawab dengan mencantumkan nomor SIKA.

D. Tugas dan Fungsi PBF

1. Tugas PBF yaitu:
a. Tempat menyediakan dan menyimpan perbekalan farmasi yang meliputi
obat, bahan obat, dan alat kesehatan.
b. Sebagai sarana yang mendistribusikan perbekalan farmasi ke sarana
pelayanan kesehatan masyarakat yang meliputi apotek, rumah sakit,
toko obat berizin dan sarana pelayanan kesehatan masyarakat lain serta
PBF lainnya.
c. Membuat laporan dengan lengkap setiap pengadaan, penyimpanan,
penyaluran, perbekalan farmasi sehingga dapat dipertanggungjawabkan
setiap dilakukan pemeriksaan.
2. Fungsi PBF antara lain:
a. Sebagai sarana distribusi farmasi bagi industri-industri farmasi.
b. Sebagai saluran distribusi obat-obatan yang bekerja aktif ke seluruh
tanah air secara merata dan teratur guna mempermudah pelayanan
kesehatan.
c. Untuk membantu pemerintah dalam mencapai tingkat kesempurnaan
penyediaan obat-obatan untuk pelayanan kesehatan.
d. Sebagai aset atau kekayaan nasional dan lapangan kerja.

E. Tata Cara Pemberian Izin PBF

 Izin usaha PBF diberikan oleh Menteri Kesehatan yang akan melimpahkan
wewenang kepada Badan POM untuk memberikan izin usahanya yang berlaku
untuk wilayah seluruh Indonesia. Khusus pendiri PBF cabang Provinsi wajib
melaporkan kepada Dinas Kesehatan Provinsi dengan tembusan Kepada Balai
POM.
Adapun tata cara pemberian izin PBF menurut Permenkes RI
No.1148/MENKES/PER/VI/2011 Pasal 7 yangtelah diperbarui melalui Permenkes
RI No 34 tahun 2014adalah sebagai berikut :
1. Pemohon harus mengajukan permohonan kepada Direktur Jenderal dengan
tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan
Kepala Balai POM.
2. Permohonan harus ditandatangani oleh direktur/ketua dan apoteker calon
penanggung jawab disertai dengan kelengkapan administratif sebagai
berikut :
a. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP)/identitas direktur/ketua
b. Susunan direksi/pengurus
c. Pernyataan komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak
pernah terlibat pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang
farmasi dalam kurun waktu 2 (dua) tahun terakhir
d. Akta pendirian badan hukum yang sah sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan
e. Surat Tanda Daftar Perusahaan
f. Fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan
g. Fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak
h. Surat bukti penguasaan bangunan dan gudang
i. Peta lokasi dan denah bangunan
j. Surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung jawab
dan
k. Fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker penanggung jawab.

F. Pencabutan Izin Usaha PBF

Badan POM akan melakukan pencabutan izin usaha PBF apabila PBF
bersangkutan :
1. Tidak mempekerjakan apoteker/tenaga teknis kefarmasian penaggung jawab
yang memiliki Surat Izin Kerja
2. Tidak aktif lagi dalam penyaluran obat selama satu tahun
3. Tidak lagi memenuhi persyaratan usaha sebagaimana ditetapkan dalam
peraturan
4. Tidak lagi menyampaikan informasi PBF tiga kali berturut-turut
5. Tidak memenuhi ketentuan tata cara penyaluran perbekalan farmasi
sebagaimana yang ditetapkan.

G. Gudang PBF
Gudang PBF merupakan tempat penerimaan, penyimpanan, pendistribusian
dan pemeliharaan barang persediaan berupa obat, alat kesehatan dan perbekalan
kesehatan lainnya. Gudang dan kantor PBF atau PBF Cabang dapat berada pada
lokasi yang terpisah dengan syarat tidak mengurangi efektivitas pengawasan
intern oleh direksi/pengurus dan penanggung jawab. Jika gudang dan kantor PBF
atau PBF Cabang berada dalam lokasi yang terpisah maka pada gudang tersebut
harus memiliki apoteker.

H. Pelaporan
Setiap PBF dan cabangnya wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3
(tiga) bulan sekali meliputi kegiatan penerimaan dan penyaluran obat dan atau
bahan obat kepada Direktur Jendral dengan tembusan kepada Kepala Badan,
Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepal Balai POM. Selain itu, Direktur
Jendral setiap saat dapat meminta laporan kegiatan penerimaan dan penyaluran
obat dan /atau bahan obat. Setiap PBF dan PBF Cabang yang menyalurkan
narkotika dan psikotropika wajib menyampaikan laporan bulanan penyaluran
narkotika dan psikotropika sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pelaporan tersebut dapat dilakukan secara elektronik dengan menggunakan
teknologi informasi dan komunikasi. Semua laporan harus dapat diperiksa oleh
petugas yang berwenang.

I. Promosi
Menurut keputusan kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan (2002)
bahwa promosi obat adalah semua kegiatan pemberian informasi dan himbauan
mengenai obat jadi yang memiliki izin edar yang dilakukan oleh industri farmasi
dan pedagang besar farmasi, dengan tujuan meningkatkan peresepan, distribusi,
penjualan dan/atau penggunaan obat.
Kegiatan promosi biasanya dilakukan oleh Medical Representative dan atau
salesman. Medical Representative harus mempunyai latar belakang yang sesuai
dan telah dilatih secara memadai serta memiliki pengetahuan medis dan teknis
untuk dapat menyajikan informasi tentang obat secara akurat, berimbang, etis dan
bertanggung jawab. Medical representative tidak diperbolehkan menawarkan
induksi, hadiah/penghargaan,insentif, donasi, finansial, dan bentuk lain yang
sejenis kepada profesi kesehatan PedagangBesar Farmasi, dan Apotik.

BAB III
TINJAUAN KHUSUS

A. Sejarah Singkat PT. Enseval Putera Megatrading

PT. Enseval didirikan pada tahun 1973 dengan meningkatnya permintaan

dari konsumen terhadap produ farmasi mendorong perusahaan untu k
menyediakan infrastruktur distribusi dan layanan yang modern serta dapat
diandalkan.

Ketika manajemen mengambil kebijaksanaan untuk kembali ke bidang

usaha inti pada tahun 1993, maka semua kegiatan usaha perdagangan dan
distribusi dipindahkan ke PT. Arya Gupta Cempaka suatu Perseroan yang
didirikan pada tahun 1988 yang selanjutnya pada 6 Agustus 1993 berganti nama
menjadi PT.Enseval Putera Megatrading. Surat Ijin Perdagangan : 00318 /
1.824.271 Nomor Pokok Wajib Pajak : 01.342.572.3-054.0000 Pada 1 Agustus
1994 Perseroan tercatat di Bursa Efek Jakarta sebagai PT.Enseval Putera
Megatrading, Tbk. Kegiatan Perseroan difokuskan pada jasa distribusi dan
perdagangan, yang terdiri atas 4 divisi, yaitu :
1. Divisi penjualan dan distribusi produk farmasi.
2. Divisi penjualan dan distribusi produk barang komsumsi, obat bebas dan
nutrisi.
3. Divisi pemasaran dan distribusi produk peralatan dan perlengkapan
kesehatan.
4. Divisi pemasaran dan penjualan produkkimia bahan baku industri farmasi,
kosmetik, makanan dan kesehatan hewan.
 Hingga kini,Perseroan memiliki 42 cabang di seluruh Indonesia yang
tersebar dari Banda Aceh sampai ke Jayapura. Perseroan juga memiliki
infrastruktur yang memadai guna menunjang kelancaranoperasional logistik yaitu
2 Regional Distribution Centreberupa fasilitas gudang besar yang berada diJakarta
dan Surabaya. Masing-masing cabang memiliki gudang dan armada pengiriman
serta personil lengkap guna menunjang kegiatan operasional dankeperluan pihak
pemasok (prinsipal) dan pelanggan (outlet).
Pada saat ini Perseroan mempunyai lebih dari 100 pemasok(principal) dan
melayani secara langsunglebih dari 200,000 outletdi seluruh Indonesia. Sampai
dengan tahun 2009, Perseroan mempunyai 5 anak perusahaan, yaitu :
1. PT. Tri Sapta Jaya
2. PT. Milenia Dharma Insani
3. PT. Enseval Medika Prima
4. PT. Global Chemindo Megatrading
5. PT. Renaldmed Tiara Utama

Pada tahun 2011 adanya Penawaran Saham Baru.

Perusahaan menerbitkan Hak Memesan Efek Terlebih Dahulu
untuk mengeluarkan 428.640.000 saham baru dengan nilai nominal Rp50 per
lembar saham

Enseval cabang Bogor Mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2008

untuk pergudangan dan distribusi farmasi, kosmetik, produk kesehatan dan produk
konsumen pada tahun 2012. Lalu pada tahun 2013 Enseval cabang Makassar,
Bandung dan Bekasi menerima sertifikasi Good Distribution Practices (GDP)
yang diberikan oleh BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan). Lalu pada
tahun 2014, PT. Enseval Menerima Sertifikasi Cara Distribusi Obat yang Baik
(CDOB) yang diberikan oleh Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik
Indonesia (BPOM RI) untuk cabang Jakarta 1, Kupang, Palu, Balikpapan, Bogor,
Jember, RDC Jakarta & RDC Surabaya, Palembang, Jakarta 2, Padang, Pematang
Siantar, Tangerang dan Yogyakarta.
B. Visi dan Misi PT. Enseval Putera Megatrading, Tb
Visi PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk
Menjadi perusahaan jasa distribusi dan logistik yang terintegrasi di bidang
kesehatan melalui penyediaan layanan yang prima, sumber daya manusia
yang kompeten, dan penggunaan teknologi.
Misi PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk
Berkontribusi di dalam meningkatkan kualitas kesehatan melalui
ketersediaan produk.
C. Nilai Inti PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk
Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan
Setiap insan Enseval senantiasa memenangkan hati pelanggan melalui
layanan prima.
Integritas
Setiap insan Enseval senantiasa menjunjung tinggi nilai kejujuran dalam
berinteraksi dengan seluruh stakeholder.
Gigih untuk mencapai yang terbaik
Setiap insan Enseval senantiasa berusaha secara maksimal untuk mencapai
hasil yang terbaik melalui pelaksanaan operasional yang unggul dan
perbaikan berkesinambungan.
Kerjasama yang kuat
Setiap insan Enseval mengutamakan kerjasama tim yang kokoh dalam
keragaman budaya dan suasana kerja yang menyenangkan untuk mencapai
tujuan Perseroan.
Inovasi
Setiap insan Enseval menerapkan inovasi dalam berbisnis dengan
memanfaatkan ilmu dan teknologi untuk memenangkan persaingan.
Lincah
Setiap insan Enseval percaya bahwa kemampuan beradaptasi secara cepat
terhadap perubahan merupakan keunggulan kompetitif untuk memenangkan
persaingan.

D. Struktur Grup Perusahaan

Berikut adalah struktur grup perusahaan PT Enseval Putera Megatrading Tbk.

  PT GLOBAL CHEMINDO MEGATRADING

E. Job Description pada PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk Palembang

1. ABM (Area Businnes Manager)
Wewenang dan tanggung jawab :
a. Mengambil keputusan sepenuhnya
b. Mengambil kebijakan
c. Bertanggung jawab atas operasional perusahaan
d. Menjaga kerahasiaan perusahaan
e. Membina hubungan yang baik dengan karyawan

2. KSA (Kepala Seksi Akuntansi)

Wewenang dan tanggung jawab :
a. Menjaga kelancaran operasional perusahaan
b. Mempertanggung jawabkan laporan akuntansi dan keuangan
c. Menjaga kerahasiaan perussahaan
d. Mengambil alih saat ABM (Area Businnes Manager) tidak ada di tempat
e. Membina kombinasi dan hubungan yang baik dengan karyawan
f. Membagi dan mengatur tugas bawahan
KSA memiliki anggota-anggota yang dapat membantu proses operasional
perusahaan yaitu terdiri dari :
1. KSSA (Kepala Sub Seksi Akuntansi)
2. Divisi Akuntansi, terbagi atas :
a. Data Proses
Wewenang dan tanggung jawab :
1) Bertugas mereolase Sales Order(SO) yang masuk dari ECC dan diproses
sehingga sampai di gudang.
2) Memperlancar proses retur barang
3) Mempelancar atau memproses masuknya Sales Order (SO)
4) Bertanggung jawab kepada ABM dan KSA
5) Menjalin hubungan yang baik dengan sesama karyawan
b. Staf Klaim /GL
Wewenang dan tanggung jawab :
1) Bertugas memproses kembali data yang ditolak dari pusat
2) Mencek payment voucher (jurnal account)
c. IT Chanel
1) Mengatur jaringan yang dipakai PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk
2) Memperbaiki segala kerusakan computer yang dipakai

3. Devisi Keuangan yang terbagi atas :

a. Fakturis
1) Menerima faktur dari tim expedisi yang telah dicek dengan surat jalan
internal.
2) Fakturis melampirkan faktur asli dan pajak
3) Setelah distempel atau ditanda tangani fakturis menyerahkan ke pool faktur
untuk diproses selanjutnya.
b. Pool Faktur
1) Menerima semua faktur
2) Mengimput data tagihan jika outlet akan membayar
3) Data tagihan diserahkan ke kolektor untuk tagihan dalam kota
4) Data tagihan diserahkan parsalesman untuk tagihan luar kota
c. Kasir
1) Menerima setoran dari hasil tagihan oleh kolektor tunai atau giro
2) Menerima setoran dari sales secara tunai
3) Menerima pembayaran tunai dari tim ekspedisi yaitu driverdanloper
4) Mencek pembayaran dan daftar tagihan kredit atau lunas
5) Membuat rekonsilasi Bank
6) Memasukkan atau mencek mutasi Bank (Bank Danamon dan Bank Nagari)
yang telah menyetor uang tunai dari rektorat.
7) Menyimpan uang tunai dan cek giro membayar
8) Pengeluaran-pengeluaran sesuai payment voucher yang sudah di appove
oleh pimpinan cabang, direktorat sales dan akuntansi.
d. Kolektor
1) Menagih pembayaran ke outlet-outlet jika sudah jatuh tempo
2) Outlet-outlet berkredit hanya jangka waktu 7-30 hari

4. ECC (Enseval Costumer Care)

Tugas dan tanggung jawab :
a. Menerima orderan dari salesman
b. Memproses dan mencetak orderan yang masuk
c. Menginput orderan yang masuk secara manual
d. Menghubungi outlet yang tidak dikunjungi salesman untuk menanyakan
orderan yang akan dipesan
e. Bertanggung jawab langsung ke ABM
f. Menjalin hubungan yang baik sesama karyawan

5. Apoteker
Tugas dan tanggung jawab :
a. Menandatangani faktur penjualan, ship list, receive dan BAPB
b. Membuat surat pesanan psikotropika yang dilampirkan ke pusat
c. Membuat laporan psikotropika ke Dinas kesehatan
d. Membuat laporan dinamika obat
e. Mengecek suhu pada waktu yang telah ditentukan (suhu gudang dan suhu
chiller)
f. Arsip faktur dan surat pesanan
g. Mengecek stok psikotropika setiap hari
h. Bertanggung jawab kepada ABM

6. Kepala Gudang
Tugas dan tanggung jawab :
a. Bertanggung jawab kepada ABM
b. Bertanggung jawab atas persediaan barang di gudang sesuai system dan
prosedur yang berlaku
c. Menata kerapian barang digudang dan tata letaknya
d. Memeriksa kadaluarsa produk dan melakukan penyisihan barangyang
expiredatenya dekat dan barang yang rusak.
e. Menjaga keamanan barang farmasi, baik stabilitas maupun keamanan dari
pencurian dan bahaya lainnya.
f. Bertanggungjawab terhadapoperasional gudang mulai dari barang masuk,
barang keluar, penerimaan barang, penyimpanan barang dan penyusunan
barang di gudang.
 Di bawah kepala gudang ada anggota-anggota yang ikut dalam operasional
gudang, yaitu :
1. Wakil kepala gudang
a. Bertanggung jawab atasoperasional gudang
b. Mengambil alih tanggung jawab kepalagudangjika berada di tempat
2. Admin
a. Mengentri picklist untuk dijadikan faktur
b. Membuat laporan selisih kanvas
c. Membuat laporan barang masuk
d. Membuat tanda terima retur barang rusak
3. Picker
Tugas dan tanggung jawab:
a. Membuat laporan barang masuk
b. Mengambil barang yang diminta dalam Surat Orderan (SO)
c. Mengambil barang yang tukar guling
d. Menyiapkan barang sesuai permintaan
e. Menerima barang retur dari outlet, jika barang retur rusak maka proses
lanjutannya untuk dibuatkan laporan rusak, dan jika barangnya masih baik
maka dimasukkan ke locator masing-masing sesuai barang.
4. Checker
Tugas dan tanggung jawab :
a. Mencek barang yangdikeluarkan oleh pickersesuai faktur, jika tidak sesuai
checkermenginformasikan ke picker
b. Mencek barang yang akan dibawa tim ekspedisi sesuai dengan faktur
c. Mencek barang akan masuk kanvas
d. Menerima dan mencek barang masuk dari pusat maupun cabang
e. Membuat surat jalan ke ekspedisi
5. Kepala Ekspedisi
Tugas dan tanggung jawab :
a. Memastikan semua faktur yang tercetak maupun yangterkirim secara ontime
b. Memastikan semua masalah admin di dalam devisi ekspedisi
c. Bertanggung jawab atas keselamatan barang, fakturdan kendaraan pada saat
pengiriman barang.
d. Bertanggung jawab atas keselamatan barang, faktur dan kendaraaan pada
saat pengiriman barang
e. Bertanggung jawab atas pengiriman barang sesuai dengan sistem dan
prosedur
f. Membuat dan mengaturrutepengiriman barang
g. Melakukan pengiriman barang sesuai outlet dan alamat yangtertera pada
faktur
Di bawah kepala ekspedisi ada anggota yang ikut dalam operasional tim
ekspedisi, yaitu :
a. Admin expedisi
1) Mengerjakan semua masalah di ekspedisi yaitu pembuatan surat jalan
2) Menyelesaikan surat jalan dan pengecekan faktur kembali
3) Membuat laporan triwulan,OTD (On Time Delivery), insentive
b. Loper
Loperadalah tim ekspedisi yang mengantarkan barang menggunakan motor.
Produk yang di antar dalam jumlah yang sedikit,biasanya produk ethical,
consumer, dan CHB.
c. Driver
Driveradalah tim ekspedisi yang menghantarkan barang menggunakan
mobil biasanya keluar kota, barang yang diantarkan dalam jumlah yang banyak,
biasanya barang produkethical, consumer dan CHB.

F. Peraturan Kerja
PT.Enseval Putera Megatrading, Tbk mempunyai satu peraturan yang
berupa kesepakatan bersama yang meliputi peraturan kerja.
Tabel 3.1 Hari Kerja dan Jam Kerja
Hari Kerja Jam Kerja Keterangan

Senin s/d Jumat 08.00 s/d 16.00 Jam Kerja

Sabtu 08.00 s/d 13.00 Jam Kerja

Minggu - Libur

Waktu penyimpanan barang/ obat hendaklah diperhatikan petunjuk-

petunjuk/ syarat-syarat yang telah ditetapkan untuk menyimpan barang/ obat
tersebut, agar tetap stabil dan tidak rusak karena penyimpanan yang salah seperti :
1) Sesuai dengan sifat fisika dan kimiawinya
2) Sesuai dengan jenisnya
3) Menurut bentuk sediaan
4) Penyusunan barang berdasarkan principal
5) Penyusunan barang berdasarkan system FEFO
6) Penyusunan barang diletakkan dalam palet-palet ditiap locator, berdasarkan
nomor dan abjad.
7) Tiap-tiap palet dan locator barang masing-masingada penanggungjawab
8) Barang yang rusak atau kemasan penyot dikembalikan ke gudang dan
diletakkan terpisah
9) Barang yang expire date3 bulan terakhir atau yang sudah dekat
kadaluarsanyaditarik oleh gudang dan dimusnahkan.
10) Jangan menyimpan barang/ obat-obatan langsung di atas lantai, dan
dihindarkan dari cahayamatahari langsung, karena akan mempercepat
kerusakan.
Pada waktu penyimpanan barang harus diperhatikan kondisi gudang,
dimana kondisi gudang yang baik sebagai berikut :
1) Lantai rata, kedap air dan tidak licin
2) Dinding, minimal 20 cmdi atas lantai
3) Luas ruangan cukup
4) Atap tidak bocor
5) Punya langit-langit/loteng yang mudah dibersihkan
6) Ventilasi cukup
7) Punya sarana penyimpanan yang memadai seperti rak obat, lemari
pendingin, ruang punya AC dan lain-lain.
8) Punya lemari khusus untuk penyimpanan psikotropika
9) Penyinaran yang cukup
10) Punya sumber air yang memenuhi syarat sebagai air minum
11) Mempunyai pengamanan gudang
 BAB IV
PEMBAHASAN

PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk cabang Palembang merupakan salah

satu perusahaan terbesar di Sumatera Selatan yang bergerak dibidang penjualan
barang-barang farmasi terutama produk-produk Kalbe Farma, Hexpharm Jaya,
Interbat, Sanghyang Perkasa, Saka Pharma, Bintang Toedjoe, Loreal, Kara Santan
Pramata, Mead Johnson, Abbot, dan alat-alat Kesehatan. Produk-produk tersebut
disalurkan kepada outlet-outlet atau pelanggan secara terus-menerus dengan
jumlah dan mutu produk yang terus terjaga kualitasnya. Untuk itu dibutuhkan
Sumber Daya Manusia yang banyak dan berkualitas agar tercapainya tujuan dari
PBF PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk tentang pengadaan, penyimpanan dan
pendisrtibusian barang-barang Farmasi.

Produk yang didatangkan dari produsen kemudian disimpan dalam gudang

untuk dilaporkan jumlahnya dan dicek kualitasnya oleh bagian gudang dan
kemudian disebarkan ke outlet-outlet atau pelanggan sesuai dengan pesanan.
Melalui system pendistribusian yang terkontrol hingga ketangan konsumen.
Diharapkan dapat membantu dalam peningkatan penjualan dan meminimalisasi
kecurangan penggunaan persediaan produk yang dijual, sehingga akan
memaksimalkan tingkat penjualan.

Sistem pendistribusian di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk adalah

sistem tekan dimana jumlah barang yang didistribusikan PT. Enseval Putera
Megatrading, Tbk cabang Palembang ditentukan oleh PT. Enseval Putera
Megatrading, Tbk pusat, yang dikombinasikan dengan sistem tarik (dengan
adanya pesta). Sistem penyimpanan di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk ini
yaitu FEFO (Fisrt Expired First Out).

PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk memiliki 5 Divisi dan masing-masing

Divisi memiliki beberapa Prinsipal, yaitu :
Tabel Divisi dan Pengelompokan Prinsipal
No. Divisi Prinsipal

1. Pharma a. Kalbe Farma

b. Interbat
c. Holistic Care
d. Kalbe Nimitz
e. Primary Care
f. Smith dan Nephew
g. Hexapharm Jaya
2. KND Sanghyang Perkasa

3. CHD a. Saka Pharma

b. Kalbe Farma OTC
c. Kalbe Farma RTD
d. Bintang Toejoe
4. CHB a. John Francis
b. Loreal
c. Aquasalve Sanaria
d. Nata Meridian
e. Amsafe
f. Kara Santan Pratama
g. Aneka Boga Citra
h. Hermon Anugrah Indah
i. Osaki Medical
j. Impers Pratama
k. Tata Nutrisana
l. Mead Johnson
5. MDI a. AAL Midi
b. Roche Indonesia

PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk juga memiliki 2 jenis produk

kembalian. Pertama produk bad, untuk produk yang rusak ataupun yang expired
nya dekat kedua, produk good, untuk produk yang ditarik dari outlet. Selanjutnya
ada Tanda Terima Retur Barang (TTRB) dimana memiliki kelengkapan TTRB
yaitu No. Faktur, Nama Outlet, Nama Penjaja Description, Costumer ID, Kode
Salur, Kode Produk, Description, Quality, Harga Produk, Batch Number, Alasan
Retur, Tanda Tangan Supervisor, untuk produk rusak dan expire dari Kalbe Farma,
Bintang Toedjoe, Abbot, Interbat, Saka Farma dan Loreal dikirim kembali ke PT.
Enseval Putera Megatrading ,Tbk pusat.

PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk cabang Palembang juga melakukan

pemusnahan cabang untuk produk-produk expired ataupun produk rusak 1kali
seminggu khususnya untuk produk Sanghyang Perkasa. Namun hanya untuk
produk konsumer. Pemusnahan dihadiri oleh perwakilan dari principal dan
perwakilan PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk cabang Palembang. Dengan cara
membuat surat permohonan pemusnaan produk ke principal PT. Sanghyang
Perkasa kemudian pihak PT. Sanghyang Perkasa akan membuat surat jawaban
untuk menyetujui pemusnahan produk tersebut kemudian dibuat berita acara
pemusnahan cabang dan dilampirkan dokumentasi pemusnaan produk. Untuk
produk yang rusak dan expired dari Kalbe Farma, Bintang Toejoe, Abbot, Interbat,
Saka Farma damn Loreal dikirimkan kembali ke PT. Enseval PuteraMegatrading,
Tbk pusat.
Sedangkan untuk produk Pharma pemusnahan dilakukan oleh PT. Enseval
pusat. Pt. Enseval cabang melakukan pengiriman barang rusak dan expired 1
bulan sekali.
Pengadaan barang PBF cabang PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk di
Kota Palembang sudah diatur dari PBF pusat PT. Enseval Putera Megatrading,
Tbk pusat yang berada di Jakarta. Pengiriman barangke PT. Enseval Putera
Megatrading, Tbk di Kota Palembang tergantung permintaan, tidak mesti awal
bulan atau akhir bulan. Semua kegiatan di perusahaan bisa dipantaumelalui
komputer yang telah online. Apabila barang meningkat dari konsumen sedangkan
stok kurang makauntuk mengantisipasi supaya cukup perusahaan bisa melakukan
pesanan tambahanyang biasa diterima oleh penanggung jawab gudang isebut
PESTA.
Pada penerimaan barang diterimadan pada waktu menerima barang surat
pengantar barang atau faktur barang. Apabila tidak ada surat pengantar barang
maka penanggung jawab gudang tidak akan menerima barang yang dikirim
tersebut, dan juga pada waktu penerimaan barang perlu dicocokkan antara faktur
denganfisik barang juga perlu dicek kebenarannya seperti spesifikasi, jumlah dan
sebagainya. Barang langsung masuk gudang. Setiap pengiriman barang dari pusat
ke cabang disertai dengan surat barang yang disebut dengan ship listyang berisi
nama barang dan jumlah barang, setelah sampai di cabang fisik barang
dicocokkan dengan ship list.
Setelah melakukan penerimaan barang atau alat kesehatan yang telah
memenuhi syarat dan sesuai dengan spesifikasi maka barang atau alat kesehatan
yang disimpan ke gudang.Di gudang juga dilengkapi dengan monitoringsuhu yang
harus dicatat yaitu tiap pukul 08.00, 11.00, 14.00 dan pukul 16.00 WIB,
pencatatan suhu ini akan diperiksa oleh Badan POM. Suhu ini akan dapat
bermasalah jika suhu tidak sesuai dengan obat atau barang karena ini dapat
mempengaruhi kestabilan obat, khususnya obat-obatan yang suhunya telah
ditetapkan, terutama barang ethical.
Barang keluar merupakan permintaan orderan daricabanglain, ke rumah
sakit, apotik, toko-toko dan mini market. Cara pendistribusian barang di PT.
Enseval Putera Megatrading, Tbk antara lain :
a. Pendistribusian Umum
1) Outlet bisa memesan barang langsung melalui via telepon kepada ECC
2) Outlet bisa memsesan barang melalui aplikasi online berupa EMOS
(Enseval Mobile Online System)
3) Salesman yang berkunjunglangsung ke outlet untuk melakukan orderan, lalu
salesman mengirimkan orderan dari outlet kepada ECC melalui PDA yang
telah diprogram padahandphonesalesman. Pemesanan barang-barang
PHARMA harus menggunakan Surat Pesanan (SP) dan obat psikotropika
harus menggunakan Surat Pesanan khusus.
4) Lalu bagian ECC mengentri orderan di computer, hasil entri berupa Surat
Orderan (SO)
5) Jika tidak ada masalah dengan outlet maka secara otomatis data pesanan
yang telah di entri oleh ECC akan langsung ke gudang.
6) Apabila pending, ditanda tangani supervisorbaru dibawa ke
ABM/KSAkemudianAproved. Apabila order langsung ditanda tangani DSS
ETH baru ke bagian Aproved.
7) Data proses menginput SO (Sales Orderan) untuk sampai ke gudang secara
otomatis.
8) Dan komputer memproses secara otomatis tentang ketersediaan barang. Jika
barang tidak tersedia maka akan keluar Surat Pesanan Tidak Terpenuhi yaitu
surat yangdikeluarkan jika barangyang diminta sedang habis atau stok
sedang kosong.
9) Surat Orderan (SO) disebut juga denganpicklist sampai di gudang terdiri
dari 2 lampir.
10) Dilakukan pickingbarang oleh picker
11) Setelah picker selesai melakukan picking barang diletakkan di masing-
masing tempat, ada yang dalam kota dan luar kota, dan diselipkan copy
picklist untuk diproses pengecekanbarang.
12) Pick list yang asli diserahkan ke admin faktur untuk difakturkan dan ditanda
tangani oleh apoteker.
13) Yang harus dicek oleh checker yaitu nama barang, no batch, kadar, jumlah
barangdan outlet yang dituju
b. Pendistribusian secara Khusus
Diutamakan terhadap produk-produk yang memerlukan suhudi bawah suhu
kamar, biasanya pengantaran untuk produk-produk tersebut membutuhkan alat
pendingin sejenis (stereoform)dengan menambahkan es gell/dryes yang akan
mempertahankan suhu pada produk tersebut dalam batas waktu tidaklebih dari 2
jam pengantaran.
c. Pendistribusian Kanvas
Orderan dilakukan melalui salesman yang keluarkota dengan menggunakan
mobil box. Adapun tata cara pendistribusian kanvas antara lain :
1) Sebelum kanvas melakukan perjalanan, harus ada rencana kanvas yaitu
beberapa banyak barang yang akan di bawa.
2) Jika ada pemesanan di luar kota maka salesman memfax ke Enseval cabang
untuk pengiriman barang.
3) Biasanya barang-barang didistribusikan oleh kanvas adalah barang-barang
kosmetik, makanan dan minuman.
1. Pengiriman Barang
Pengiriman barang dilakukan olehtim ekspedisi. Adapun cara pengiriman
barang yang dilakukanantara lain :
1) Setelah faktur tercetak maka admkin ekspedisi membuat surat jalan untuk
timekspedisi(driver atau loper)
2) Kemudian tim ekspedisi mengambil barang ke gudang yang sesuai dengan
faktur outlet
3) Kemudian tim ekspedisi mengantar barang ke outlet
4) Setelah barang diserahkan, faktur ditanda tangani dan distempel oleh outlet.
Jika outletmemesan barang secara kredit makafaktur yang berwarna biru
diserahkan ke outlet tetapi bila menggunakan system Cash On
Delivery(COD) maka faktur aslidiserahkan ke outlet.
5) Kemudian tim ekspedisi kembali ke PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk
dengan membawa sifat fakturnya dan diserahkan ke bagian Administrasi
ekspedisi untuk dicocokkan sesuai dengan surat jalan dan faktur harus
kembali di hari yang sama.
6) Untuk pengiriman barang ke luar kota, lama pengiriman pesanan 1 hari
setelah pemesanan.Jika ada outlet yang membutuhkan barang dalam waktu
yang cepat, makapengiriman menggunakan jasa pengiriman travel dengan
biaya ditanggung oleh PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk/ outlet.
2. Mekanisme Pembayaran
Sistem pembayaran ada beberapa macam:
a. Tunai (Sebuah sistem pembayaran yang dilakukan menggunakan batas
waktu pembayaran 3 hari)
b. Pola pembayaran kredit terbagi atas :
1) Kredit 7 hari
2) Kredit 14 hari
3) Kredit 21 hari
4) Kredit 30 hari
c. COD (Cash on Delivery) yaitu pembayaran langsung
d. Tender (biasanya dengan harga yang lebih murah dari harga penjualan
biasa).
3. Administrasi
Proses administrasi barang yang telah dikeluarkan melalui beberapa tahap:
a. Setelah tim ekspedisi kembali mengantarkan barang, faktur diserahkan ke
admin ekspedisi dan dicocokkan dengan surat jalan dan ditanda tangani oleh
kepala ekspedisi
b. Setelah selesai diproses di ekspedisi faktur beserta surat jalan diserahkan
kefakturis
c. Fakturis melampirkan fakturasli dengan surat pajak
d. Setelah selesai diproses oleh fakturisfaktur diserahkanke pool faktur untuk
proses selanjutnya.
e. Pool faktur menerima semua fakturdan menginput didata tagihan yang nanti
akan dibawa ke kolektor untuk ditagih ke outlet-outlet jika jatuh 1. tempo.
f. Kasir menerima setoran dari hasil tagihan oleh kolektor
g. Kasir mengimput ke computer untuk melaksanakan pelunasan
h. Pembayaran juga dapat melalui giro, cek, transfer ke rekening perusahaan
dan secara tunai melalui loperatau driver

4. Laporan
a. Laporan obat
Macam-macam laporan yang dibuat yaitu :
1) Laporan psikotropika
2) Laporan insentive
3) Laporan OTD
4) Laporan barang rusak
5) Laporan triwulan yaitu laporan semua barang (laporan dinamika obat)
6) Laporan alat kesehatan

b. Laporan Pajak
Pelaporan pajak berupa PPN (Pajak Pertambahan Nilai) dilakukan langsung
oleh PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk pusat. Pelaporan pajak yang dilakukan
di cabang yaitu pajak penghasilan yang ada dua macam yaitu Pasal 21 (Pajak
Penghasilan) dan Pasal 23 (Pajak Jasa).
 BAB V

KESIMPULAN

Dari kegiatan praktek kerja lapangan yang telah dilakukan di PT. Enseval
Putera Megatrading, Tbk yang telah dilakukan pada tanggal 22 april sampai
tanggal 27 april 2019 dapat disimpulkan sebagai berikut :

1) PT. Enseval Putera Megatrading Tbk merupakan salah satu perusahaan

besar farmasi swasta nasional di kota palembang yang bergerak di bidang
jasa yang mendistribusikan barang-barang farmasi yang mencakup obat-
obatan, kosmetik dan alat-alat kesehatan yang diperlukan oleh konsumen.

2) Sistem kerja di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk adalah sistem

computerisasi yang memiliki program secara online (Oracle), mulai dari
sistem pengadaan, pendistribusian, penyimpanan dan pelaporan. Dan
seluruh kegiatan yang dilakukan di PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk
 dapat diketahui pusat dan seluruh cabang di Indonesia, karena kegiatan
tersebut dapat di akses.

3) PT. Enseval Putera Megatrading, Tbk yang merupakan distributor terbesar

di Sumatra Selatan yang memberikan pelayanan terbaik kepada
pelanggannya.