ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

Cuentas por pagar es un instrumento práctico para labores constantes, es un manejo sencillo
que le brinda mayor productividad a su empresa por la confiabilidad de su información, reducción
de errores y un auxiliar infalible además de oportuno en la realización de pagos o control de
saldos de sus proveedores por conceptos de compra u otros diversos.

Posee además todas las actividades para cubrir sus expectativas en la planeación, realización y
control de pagos. Además sus efectivos reportes le garantizan pleno conocimiento de sus
movimientos bancarios.

› Las cuentas por pagar son la fuente de financiamiento a corto plazo sin garantía para las
empresas de negocios. Se derivan de transacciones en las que se adquiere mercancía, pero no
se firma ningún documento formal que muestre la responsabilidad del comprador con el
vendedor. De hecho, el comprador acuerda pagar al proveedor el monto requerido según las
condiciones de crédito establecidas normalmente en la factura del proveedor.
› Las cuentas por pagar representan obligaciones presentes provenientes de las operaciones de
transacciones pasadas tales como la adquisición de mercancías o servicios o por la obtención
de préstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo.

La administración de cuentas por pagar es la administración por parte de la empresa del tiempo
que transcurre entre la compra de materia prima y el envío de su pago por correo al proveedor.

La gestión que se realiza con los pagos a proveedores y a entidades financieras por deudas de
corto plazo es la administración de cuentas por pagar. En contraparte con las cuentas por cobrar,
ahora la empresa es el cliente de los proveedores, lo que significa que pasará por una evaluación
similar a la que se hizo a los clientes. En este caso, el objetivo es buscar la fuente de deuda
menos costosa, por lo que aquí también se aplicarán los criterios de costos y beneficios
marginales. Entre las fuentes de financiamiento de corto plazo se mencionan:

* Crédito comercial de proveedores (días de crédito, descuento por pronto pago).

 * Crédito bancario o de entidades financieras (costo y gastos asociados).
* Pasivos acumulados (postergación de pago a empleados, estado, etc).
Cuentas por pagar lleva a cabo sofisticados procesos y reportes diversos que le facilita el análisis
de proveedores y sus pagos, como son los siguientes:
* Control de saldos en pesos y dólares por proveedor.

* Estados de cuenta.

* Reporte de vencimientos.

* Control de saldos de proveedores.

* Catálogos de bancos y chequeras.
* Anticipos o pagos efectuados.
* General de cuentas por pagar.
* Diario de banco

› Las cuentas por pagar representan el crédito en cuenta abierta que ofrecen los proveedores a
la empresa y que se originan generalmente por la compra de materia prima. Es una fuente de
financiamiento común a casi todos las empresas Incluyen todas las transacciones en las cuales
se compra mercancías pero no se firma un documento formal, no se exige a la mayoría de los
compradores que pague por la mercancía a la entrega, sino que permite un periodo de espera
antes del pago. En el acto de compra el comprador al aceptar la mercancía conviene en pagar
al proveedor la suma requerida por las condiciones de venta del proveedor, las condiciones de
pago que se ofrecen en tales transacciones, normalmente se establecen en la factura del
proveedor que a menudo acompaña la mercancía.
En cuentas por pagar puede realizar los movimientos a proveedores, programar los pagos,
imprimir sus cheques, consultar pagos, efectuar movimientos a sus chequeras, así como
auxiliarlo en su conciliación bancaria, entre otras actividades.

4.6.1 Condiciones de crédito

Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores proveedores.
Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa pueden tener
efectos en su rentabilidad total.
 Las condiciones de pago antepuestas por el proveedor, establecen los términos a que se acoge
el cliente para saldar su factura, y se expresan en el siguiente ejemplo:

° d: es el descuento porcentual que recibe el cliente por acogerse al pronto pago.

° 15: es el período de descuento por pronto pago, y refleja los días de que
dispone el cliente para pagar, si desea acogerse al pronto pago.
° : representa el pago neto de la factura si el cliente no desea acogerse al
descuento.
° 30: corresponde al período de crédito, y refleja los días de que dispone el
cliente para pagar, si no desea acogerse al descuento por pronto pago.
Las condiciones de pago también disponen el momento a partir del cual comienza a medirse el
período de crédito. Estos momentos pueden ser:
- el período de crédito comienzan en el momento en que se emite la factura, es decir el
día que se compra.
- el período de crédito comienza el último día del mes actual.
- este término tiene dos vertientes:

Si la factura se emite en la primera quincena del mes, el período de crédito comienza el último
día de la presente quincena o sea el día 15.
Si la factura se emite en la segunda quincena del mes, el período de crédito comienza el último
día del presente mes.
Los meses se consideran de treinta días y el año constará de 360 días convencionalmente.

Veamos un ejemplo: una empresa hace una compra a un proveedor el 10 de noviembre por valor
de $1000 y con condiciones de pago .
4.6.2 Periodos de crédito
El proveedor más grande de crédito a corto plazo está por lo general esperándonos en la puerta
de nuestro negocio: el productor o vendedor de bienes y servicios. Aproximadamente el 40% del
financiamiento a corto plazo se canaliza en forma de cuentas por pagar o de crédito
comercial. Las cuentas por pagar son una fuente espontánea de fondos, las cuales crecen a
medida que el negocio se amplia de un modo estacional o a largo plazo y se contraen de manera
similar cuando el negocio decrece.
El crédito comercial se extiende de ordinario por periodos de 30 a 60 días. Muchas empresas
tratan de estirar el periodo de pago para recibir un financiamiento adicional a corto plazo. Esta
es una forma de financiamiento aceptable en tanto no se lleve a un grado excesivo. Un periodo
promedio de pago de 30 a 35 días podría tolerarse en el comercio, en tanto que alargar los pagos
hasta 65 días podría irritar a los proveedores y ocasionar una disminución en las calificaciones
de crédito otorgadas por las agencias de crédito. Una variable fundamental para determinar el
periodo de pago es la posible existencia de un descuento en efectivo.
Viendo el periodo de crédito desde el punto de vista de nuestros proveedores podemos analizar
la situación de nuestras cuentas por pagar. A continuación se presenta este:

Periodo de crédito
Los cambios en el periodo de crédito también afectan la rentabilidad de la empresa. Pueden
esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crédito como un aumento
en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros como la estimación de cuentas
incobrables también aumenten, así el efecto neto en las utilidades puede ser negativo.
 Fijación de los Términos del Crédito.
Si decide a otorgar un crédito se deben de tomar en cuentas las siguientes pautas:
- En cuanto al plazo de crédito se debe de establecer una política de plazo, teniendo en cuenta
los plazo de cobro que pueden ser a 30 días, a 60 días a 90 días, etc. el cobro de estas cuentas
debe ir de la mano con el periodo de gracia que nos otorgan los proveedores para pagar nuestras
deudas de lo contrario nos veremos en grandes problemas de financiamiento.
- Se debe de establecer el porcentaje de descuento si el cliente paga antes de la fecha indicada
de tal manera que no resulten nocivos para la empresa.
- Se debe de establecer montos estándar de crédito según el tipo de cliente con el cual se haga
el trato.
- Debe de quedar establecido que el beneficiario del crédito, asume la responsabilidad en el
cumplimiento de las cláusulas establecidas en el contrato.
- Tasa de interés, por lo general una tasa de interés de acuerdo al período y al monto del crédito
otorgado

i = d * 365 / t
› dónde "i" es el tipo anual equivalente
› "d" es la tasa de descuento ofrecida

› "t" es el periodo de aplazamiento concedido

4.6.3 Descuentos por pronto pago

En las operaciones comerciales de compra-venta es frecuente que el pago no se realice al contado,
sino que el vendedor conceda al comprador un aplazamiento sin costo alguno y también resulta
frecuente que el vendedor conceda al comprador un descuento si realiza el pago al contado
(descuento por "pronto-pago").
a) Descuento máximo por "pronto pago" que puede ofrecer el vendedor.
Este descuento máximo estará determinado por el costo de su financiación, si fuera mayor le
resultaría más ventajoso esperar a que se cumpla el aplazamiento dado al vendedor y financiarse
mientras por el banco.
b) Descuento mínimo por "pronto pago"
El razonamiento es similar: el ahorro que obtenga por el descuento tendrá que ser mayor que el costo
de su financiación: si la empresa paga al contado dispondrá de unos fondos que tendrá que
financiar, sólo si con el pago al contado consigue un ahorro superior al costo de su financiación.