Anda di halaman 1dari 17

BAB IV

ASPEK MANAJEMEN

4.1 Struktur Organisasi

CV. Sezara Abon memiliki struktur organisasi perusahaan yang fungsional,

dimana pembagian kerja berdasarkan fungsi manajemen dari tiap-tiap divisi, seperti

Pemasaran, Produksi & Maintenance, Keuangan, Logistik, Human Resources &

General Affairs dan Health, Safety, and Environment. Perusahaan memilih struktur

organisasi fungsional karena pengelompokkan dilakukan berdasarkan keterampilan

dan tugas yang sama dalam satu divisi sehingga akan menghasilkan orang-orang

yang kompeten pada bidangnya tersebut.

Kelebihan dari struktur organisasi fungsional adalah sebagai berikut:

 Profesionalisme atau keahlian yang lebih

Karena setiap manajemen hanya menangani satu bidang saja, sehingga

memunculkan orang-orang yang kompeten di bidangnya masing-

masing. Hal ini menjadi salah satu faktor bagaimana masing-masing

divisi berjalan sesuai dengan program yang telah direncanakan.

 Perusahaan lebih produktif

Dengan struktur kerja yang baik menyebabkan para pekerja bekerja

dengan giat guna mencapai hasil yang baik.

 Memunculkan inovasi
Bagitu banyak orang-orang yang kompeten di bidang masing-masing,

menimbulkan kreativitas, ide-ide serta inovasi sehingga perusahan

tidak berjalan di tempat dan varietas kerja pun makin beragam.

 Perusahaan lebih berkembang dan maju

Dengan banyaknya inovasi yang muncul maka perusahaan pun akan

cepat berkembang dengan mengatur setiap tujuan-tujuan yang

diharapkan dapat memajukan perusahaan. Dengan pengelompokkan

tugas yang sama juga membuat perusahaan berjalan sesuai dengan

program yang direncanakan dan membuat perusahaan lebih produktif.

Akan tetapi struktur organisasi ini juga membuat komunikasi antar unit

kerja semakin sulit, menimbulkan konflik karena gesekan pendapat

antara orang-orang yang kompeten di bidangnya tersebut, bahkan

menyebabkan persaingan yang tidak sehat karena merasa ahli dan

berperan dalam perusahaan, sulit mengendalikan karena banyaknya

divisi-divisi, dan rawannya terjadi penyimpangan karena pengawasan

yang lebih luas/banyak.

Struktur organisasi fungsional juga memiliki kelemahan, antara lain:

 Karena banyak orang yang ahli dan kompeten di bidangnya maka akan

muncul konflik-konflik baik secara vertikal maupun horizontal,. Tidak

jarang terjadi gesekan-gesekan opini dan ide di masing-masing bidang

yang dapat menganggu stabilitas perusahaan.


 Sulit mengontrol perusahaan karena banyaknya bidang, divisi, serta

ilmuwan-ilmuwan di masing-masing bidang, sehingga harus merekrut

dewan pengawas di setiap bidang.

 Penympangan-penyimpangan menjadi sulit terlacak dan lebih sering

terjadi yang dapat merugikan perusahaan. Banyaknya bidang yang

harus dikontrol menyebabkan lemahnya pengawasan.

 Muncul persaingan yang tidak sehat karena masing-masing individu

merasa ahli dan berperan dalam perusahaan.

CV. Sezara Abon memiliki Dewan Komisaris yang merupakan stakeholder

atau pemangku kepentingan di perusahaan. Dewan Komisaris tidak secara langsung

memimpin perusahaan akan tetapi menunjuk seseorang untuk menjadi Presiden

Direktur perusahaan. Presiden Direktur bertanggung jawab penuh dalam

mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan kepada Dewan Komisaris.

Presiden Direktur memiliki Sekretaris untuk membantu pekerjaannya. Selain itu

Presiden Direktur juga dibantu oleh berbagai divisi dalam menjalankan perusahaan.

Setiap Divisi memiliki Kepala Divisi, Supervisor dan Staff yang menjalankan

operasional perusahaan setiap harinya. Struktur organisasi CV. Sezara Abon dapat

dilihat pada Gambar 4.1.


Dewan Komisaris

Presiden
Direktur

Sekretaris

Kepala Divisi Kepala Divisi Produksi Kepala Divisi Kepala Divisi Kepala Divisi Kepala Divisi
Pemasaran & Maintenance Keuangan Logistik HRGA HSE

Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor


Keamanan
Pemasaran Produksi Keuangan Procurement Human Resources

Supervisor Supervisor
Supervisor Supervisor Cleaning &
Periklanan dan Supervisor QC Akuntansi dan
Gudang General Affairs Support Service
Promosi Pajak

Supervisor Shipping & Staff


Staff
Supervisor Staff Warehouse
Staff
Maintenance

Staff
Staff

Gambar 4.1 Struktur organisasi CV. Sezara Abon

4.2 Kebutuhan Tenaga Kerja

Jumlah kebutuhan tenaga kerja CV. Sezara Abon dapat dilihat pada Tabel 4.1.

Tabel 4.1. Data jumlah tenaga kerja pada CV. Sezara Abon
No. Pekerjaan/Kebutuhan Jumlah
1 Presiden Direktur 1
2 Sekretaris 1
Kepala Divisi Pemasaran 1
Supervisor Pemasaran 1
3
Supervisor Periklanan dan Promosi 1
Staff 4
Kepala Divisi Produksi dan Maintenance 1
Supervisor Produksi 1
Supervisor QC 1
4
Supervisor Maintenance 1
Staff 6
Buruh/Operator 25
Tabel 4.1. (Lanjutan)
No. Pekerjaan/Kebutuhan Jumlah
5 Kepala Divisi Keuangan 1
Supervisor Keuangan 1
Supervisor Akuntansi dan Pajak 1
Staff 4
6 Kepala Divisi Logistik 1
Supervisor Procurement 1
Supervisor Gudang 1
Supervisor Shipping & Warehouse 1
Staff 6
7 Kepala Divisi HRGA 1
Supervisor Human Resources 1
Supervisor General Affairs 1
Staff 4
8 Kepala Divisi HSE 1
Staff 2
Satpam 3
Cleaning & Support Service 4

4.3 Sumber Tenaga Kerja

CV. Sezara Abon dalam memperoleh tenaga kerja bagi perusahaan,

menggunakan beberapa cara, yaitu:

a. Iklan atau advertensi, melakukan pengumuman lowongan pekerjaan

melalui berbagai media massa, seperti koran.

b. Melalui lembaga-lembaga pendidikan, hal ini dilakukan apabila

perusahaan membutuhkan karyawan baru yang membutuhkan syarat-

syarat pendidikan tertentu dari jurusan tertentu. Seperti supervisor

produksi atau maintenance membutuhkan sarjana Teknik Mesin.

c. Lamaran yang masuk secara kebetulan.

d. Nepotisme, pemberian jabatan kepada sanak saudara atau famili. Karena

ada ikatan keluarga biasanya lebih bisa dipercaya, meskipun belum

berarti cakap dalam pekerjaannya.


e. Pemberdayaan sumber daya manusia disekitar daerah perusahaan

sebagai buruh/operator. Sebagian besar sumber tenaga kerja

buruh/operator CV. Sezara Abon berasal dari masyarakat yang tinggal

di sekitar lokasi perusahaan.

f. Outsourcing, hal ini dilakukan jika terjadi fluktuasi kebutuhan pada

jangka waktu tertentu sehingga kapasitas produksi kurang untuk

memenuhi permintaan.

4.4 Jenis Pekerjaan & Job Description

Berikut ini adalah jenis pekerjaan dan deskripsi tugas masing-masing jabatan

pada CV. Sezara Abon:

1. Presiden Direktur

Seorang Presiden Direktur memiliki peranan untuk:

a. Merencanakan strategi implementasi atas kebijakan perusahaan secara

menyeluruh agar dapat dijalankan secara optimal.

b. Memonitor pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan serta

memastikan kelancaran pelaksanaannya agar dapat berjalan secara

maksimal dan tepat.

c. Mengontrol dan mengevaluasi implementasi strategi agar memperoleh

masukan strategis sebagai usulan untuk kebijakan tahun berikutnya.

d. Mengevaluasi dan menganalisa hasil implementasi strategi perusahaan

serta mencari usulan atas pemecahan masalah yang timbul.


e. Mengarahkan fungsi setiap departemen dalam menjalankan strategi

perusahaan.

2. Sekretaris

Sekretaris adalah seorang yang membantu kerja Presiden Direktur dalam

mengurus administrasi sering kita sebut dengan nama sekretaris presiden atau

sekretaris direktur. Secara harfiah sekretaris bisa diartikan juga sebagai profesi

administratif yang sifatnya membantu atau mendukung. Singkatnya,

pekerjaan utama seorang sekretaris direktur adalah seorang yang membantu

pimpinan untuk menyelesaikan pekerjaannya di dalam perusahaan tersebut.

Rincian tugas sekretaris antara lain:

a. Melaksanakan pengaturan jadwal atau agenda kegiatan Presiden

Direktur.

b. Melaksanakan persiapan bahan kerja Presiden Direktur.

c. Melaksanakan administrasi dan pengarsipan kegiatan Presiden Direktur.

d. Menerima dan membalas telepon yang ditujukan kepada Presiden

Direktur.

e. Melaksanakan notulensi dalam kegiatan rapat berkala Presiden Direktur.

f. Mengumpulkan dan menyatukan seluruh rencana kerja dan anggaran

setiap divisi untuk diperiksa dan disetujui oleh Presiden Direktur.

g. Mengumpulkan dan menyatukan seluruh laporan bulanan setiap divisi

untuk diperiksa dan disetujui oleh Presiden Direktur.

h. Mengumpulkan laporan tahunan dari tiap divisi.

i. Melaksanakan notulensi dalam rapat bersama Presiden Direktur.


j. Melaksanakan tugas lain yang relevan sesuai dengan instruksi atasan.

3. Divisi Pemasaran

Tugas utama bagian pemasaran secara umum adalah untuk memasarkan hasil

produk-produk yang telah diproduksi untuk para konsumen dan dapat

mengidentifikasi dan memahami keinginan pelanggan dalam segmen pasar.

Kemudian kepada divisi pemasaran mengumpulkan keterangan mengenai

kinerja produk dan membuat inovasi baru. Selain itu, kepala divisi bagian ini

berwenang mengukur citra perusahaan dan kepuasan pelanggan secara

kontinyu. Secara khusus tugas dan wewenang divisi pemasaran CV. Sezara

Abon adalah :

1. Menentukan segmen pasar yang dituju, yaitu ibu rumah tangga.

2. Pada awal pendirian perusahaan, divisi pemasaran bertugas untuk

menawarkan abon dengan cara memberi sampel kepada warga sekitar,

menampung kritik dan saran yang diberikan. Selanjutnya,

menyampaikan masukan tersebut kepada bagian produksi.

3. Mengikuti trend pemasaran. Dalam hal ini, divisi pemasaran dapat

memasarkan produk melalui media sosial, seperti: Instagram, e-

commerce, atau bekerja sama dengan ojek online sehingga produk

abon lebih mudah didapatkan.

4. Divisi Produksi & Maintenance

Tugas utama dari bagian produksi dalam kaitannya dengan pencapaian tujuan

perusahaan secara umum adalah berusaha mencapai biaya produksi yang


rendah, mutu produk yang tinggi, tanggapan yang cepat atas permintaan, dan

fleksibilitas untuk membuat inovasi terhadap produk dengan selera dan

spesifikasi pelanggan dan juga menganalisa supplier dalam penyediaan bahan

baku. Kepala divisi produksi bertugas mengatur dan mengendalikan proses

produksi dan bertanggung jawab memastikan barang diproduksi secara

efisien, jumlah produksi yang benar dan akurat, diproduksi sesuai dengan

anggaran biaya yang tepat dan berkualitas sesuai standar perusahaan. Tugas

dan tanggungjawab divisi:

5. Divisi Keuangan

Divisi keuangan berfungsi sebagai ujung tombak yang berkaitan dengan

keuangan. Peran kepala divisi keuangan dapat beragam, tergantung pada

ukuran dan kompleksitas suatu perusahaan. Tugas utama kepala divisi

keuangan adalah bertanggung jawab untuk merencanakan anggaran

pendapatan dan belanja negara. Adapun tugas dan tanggung jawab dari divisi

keuangan yang lainnya adalah sebagai berikut:

a. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan investasi dan anggaran.

b. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan pembelanjaan.

c. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan dividen.

d. Merencanakan, mengatur dan mengontrol perencaaan, proposal dan

pembiayaan perusahaan.

e. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan

(cash flow).
f. Membuat dan menyampaikan laporan pendapatan perusahaan.

6. Divisi Logistik

Tugas bagian logistik secara umum adalah untuk melakukan manajemen

logistik yaitu mengurus sistem dalam mengawasi proses arus dari logistik dari

mulai penyimpanan, pengantaran yang strategis untuk material, bahan-bahan

atau suku cadang, dan juga barang jadi atau produk akhir agar dapat

dimanfaatkan secara maksimal oleh perusahaan. Tanggung jawab dari logistik

adalah mengelola dan merencanakan sistem operasi khusus untuk organisasi

terkait agar mampu mencapai tujuan bersama dengan memberi manfaat

maksimal bagi organisasi dengan biaya operasi seminimal mungkin.

Karakteristik utama dari logistik adalah hubungan erat dengan proses

pemindahan atau penyimpanan barang atau material di tempat yang strategis.

Divisi logistik memliki tanggung jawab untuk:

1. Melakukan pemilihan supplier dan pemesanan bahan baku.

Pemilihan supplier yang menghasilkan daging dan buah kluwih dengan

kualitas terbaik. Selain itu, divisi logistik juga bertugas untuk memastikan

bahwa supplier yang dipilih bersifat fleksibel, yaitu dapat memasok bahan

baku walaupun keadaan pasar tidak stabil.

2. Menentukan jadwal dan rentang waktu penerimaan dan pengiriman

barang. Kegiatan ini harus mendapatkan perhatian lebih dikarenakan

bahan baku berasal dari makhluk hidup (sapi, ayam) dan tanaman (buah

kluwih) sehingga memungkinkan terjadinya proses pembusukan.


3. Melakukan pencatatan (inventarisasi) terhadap bahan baku dan barang jadi

(produk abon). Item-item yang perlu dicatat, antara lain:

1. Tanggal pemesanan bahan baku ke supplier dan tanggal bahan baku

sampai. Hal ini bertujuan untuk menilai kinerja supplier dalam

memenuhi kebutuhan konsumen.

2. Tanggal produk abon didistribusikan dan tanggal produk abon sampai

ke tangan konsumen. Hal ini bertujuan untuk menilai ketepatan CV.

Sezera Abon dalam memenuhi kebutuhan konsumen.

3. Inventarisasi jumlah produk abon. Hal ini bertujuan untuk mengetahui

waktu yang tepat untuk melakukan produksi kembali. Selain itu, divisi

logistik harus memastikan jumlah pengadaan abon. Sehingga, apabila

terjadi pemesanan yang tidak terduga, CV Sezera Abon tetap dapat

memenuhi kebutuhan konsumen.

7. Divisi Human Resources and General Affairs (HRGA)

Dalam menjalankan kegiatan bisnis, fungsi divisi HRGA sangat dibutuhkan

untuk membantu pengeloaan perusahaan dengan baik. Di mana, dengan

pengelolaan yang baik, perusahaan akan lebih mudah berkembang. Divisi

HRGA bertugas untuk:

a. Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di

bidang pengelolaan dan pengembangan SDM (termasuk perekrutan dan

pemilihan kebijakan, disiplin, keluhan, konseling, upah dan

peryaratannya, kontrak-kontrak, pelatihan dan pengembangan,


perencanaan suksesi, moril dan motivasi, kultur dan pengembangan sikap

dan moral kerja).

b. Menetapkan dan memelihara sistem yang sesuai untuk mengukur aspek

penting dari pengembangan SDM.

c. Memonitor, mengukur dan melaporkan tentang permasalahan, peluang,

rencana pengembangan yang berhubungan dengan SDM dan

pencapaiannya dalam skala waktu dan bentuk/format yang sudah

disepakati.

d. Mengatur dan mengembangkan staff langsung (yang melakukan direct

report kepadanya).

e. Mengelola dan mengendalikan pembelanjaan SDM per departemen sesuai

anggaran-anggaran yang disetujui.

f. Bertindak sebagai penghubung dengan para manajer functional/manajer

departemen yang lain.

g. Berperan untuk evaluasi dan pengembangan strategi pengelolaan SDM

dan kinerja dalam pengimplementasian strategi tersebut, dengan bekerja

sama dengan tim eksekutif.

h. Sebagai penghubung dan penerima telfon, email dan lain-lainnya yang

berhubungan dengan administrasi umum.

i. Mengurus dan merencanakan acara-acara khusus perusahaan.

j. Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan kepada Kepala

Divisi HRGA dalam bidang hiring & firing tenaga kerja.

k. Menyusun prosedur seleksi dan rekrutmen karyawan baru.


l. Melakukan koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan rencana

permintaan karyawan setiap tahun dan membuat status data karyawan dan

turnover setiap bulan dari masing-masing divisi.

m. Memasang iklan lowongan kerja, melakukan sortir lamaran, melakukan

tes psikologi dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang

sesuai.

n. Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview

awal, serta mengatur jadwal interview lanjutan, agar proses rekruitmen

dapat berjalan dengan baik sesuai rencana.

o. Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta

mengupdate masa berlakunya kontrak kerja.

p. Menginput data karyawan dan ke sistem agar semua terdata dengan baik.

q. Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan

(tambahan anak, menikah, berhenti).

8. Divisi Health and Safety Environment (HSE)

Jabatan ini berfungsi untuk mengelola, merumuskan, merencanakan,

mengendalikan, dan pengembang penyelenggaraan program pencegahan dan

penganggulangan kecelakaan, kebakaran, peledakan, pencemaran/ kerusakan

lingkungan dalam upaya pengendalian kerugian operasi perusahaan dan untuk

pencapaian operasi perusahaann dalam mencapai zero acident menuju zero

risk serta pencapaian cost reduction dan value creation. Selain mengurus hal-

hal yang berhubungan dengan keselamatan karyawan, HSE juga mengurus

kesehatan dan jaminan sosial karyawan. Para anggota divisi HSE membantu
pengelolaan perusahaan secara tidak langsung dengan pengadaan ATK,

cleaning service, dan lain-lainnya.

4.5 Balas Jasa Tenaga Kerja

CV. Sezara Abon mengikuti peraturan pemerintah tentang balas jasa/upah

tenaga kerja perusahaan. Balas jasa atau kompensasi merupakan sesuatu yang

diterima karyawan sebagai pengganti kontribusi mereka pada perusahaan.

Pemberian kompensasi merupakan salah satu pelaksanaan fungsi MSDM yang

berhubungan dengan semua jenis pemberian penghargaan individual sebagai

pertukaran dalam melakukan tugas keorganisasian. Adapun sistem pemberian

insentif yang diberlakukan pada CV. Sezara Abon adalah sebagai berikut:

1. Bonus tahunan

Perusahaan menggantikan peningkatan pendapatan karyawan

berdasarkan jasa dengan pemberian bonus kinerja tahunan, setengah

tahunan atau triwulan. Bonus ini dibagikan sekali dalam setahun. Bonus

ini memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan peningkatan gaji.

Pertama, bonus meningkatkan arti pembayaran karena karyawan

menerima upah dalam jumlah yang lebih besar. Kedua, bonus

memaksimalkan hubungan antara bayaran dan kinerja. Tidak seperti

peningkatan gaji bonus ini harus diberikan secara terus-menerus dengan

kinerja diatas rata-rata dari tahun ke tahun.

2. Insentif langsung
Imbalan atas kinerja yang kadang-kadang disebut bonus kilat ini

dirancang untuk mengakui konstribusi luar biasa karyawan. Seringkali

penghargaan itu berupa sertifikat, plakat, uang tunai, obigasi tabungan,

atau karangan bunga.

3. Insentif individu

Insentif individu adalah bentuk bayaran insentif paling tua dan paling

popular. Dalam jenis program ini, standar kinerja individu ditetapkan dan

dikomunikasikan sebelumnya dan penghargaan didasarkan pada output

individu.

4. Insentif tim

Sasaran kinerja disesuaikan secara spesifik dengan apa yang perlu

dilaksanakan tim kerja. Secara strategis, insentif tim menghubungkan

tujuan individu dengan tujuan kelompok kerja (biasanya sepuluh orang

atau kurang), yang pada gilirannya biasanya dihubungkan dengan tujuan-

tujuan finansial.

5. Pembagian keuntungan

Program ini terbagi dalam tiga kategori. Pertama, program distribusi

sekarang menyediakan persentase untuk dibagikan tiap triwulan atau tiap

tahun kepada karyawan. Kedua, program distribusi yang ditangguhkan

menempatkan penghasilan dalam suatu dana titipan untuk pensiun,

pemberhentian, kematian, atau cacat. Ketiga, sekitar 20% perusahaan

dengan program pembagian keuntungan mempunyai program gabungan.

6. Bagi hasil (gainsharing)


Program ini dilandasi oleh asumsi adanya kemungkinan mengurangi

biaya dengan menghilangkan bahan-bahan dan buruh yang mubazir,

dengan mengembangkan produk atau jasa yang baru atau yang lebih

bagus, atau bekerja lebih cerdas.

Selain itu, upah yang diberikan pada setiap jabatan berpatokan pada UMR

Provinsi DIY tahun 2018 yaitu sebesar Rp. 1.454.154,15. Berikut ini adalah rincian

besaran UMK di DIY yang dapat dilihat pada Tabel 4.2.

Tabel 4.2 UMR DIY


Daerah UMR
Kota Yogyakarta Rp1.709.150
Kabupaten Sleman Rp1.574.550
Kabupaten Bantul Rp1.527.150
Kabupaten Kulonprogo Rp1.493.250
Kabupaten Gunungkidul Rp1.454. 200

Sedangkan nilai gaji/upah yang diberikan pada setiap tenaga kerja/jabatan

di CV. Sezara Abon dapat dilihat pada Tabel 4.3.

Tabel 4.3 Upah tenaga kerja


Jumlah
Bidang Gaji/bulan Total
(orang)
Presiden Direktur 1 Rp6.400.000,00 Rp6.400.000,00
Sekretaris 1 Rp4.800.000,00 Rp4.800.000,00
Kepala Divisi 6 Rp4.800.000,00 Rp28.800.000,00
Supervisor 12 Rp3.200.000,00 Rp38.400.000,00
Staff, Buruh/Operator, Satpam,
58 Rp1.600.000,00 Rp92.800.000,00
Cleaning Support & Service
Total Rp171.200.000,00

4.6 Jadwal Kerja

CV. Sezara Abon menerapkan pengaturan kerja kepada karyawan,

khususnya di area produksi yaitu dengan menerapkan jam kerja dan jam istirahat
pada waktu-waktu tertentu. Karyawan CV. Sezara Abon memulai pekerjaan pada

pukul 07.00 dan selesai pada pukul 14.00. Untuk jam istirahat pada pukul 12.00-

12.30.

CV. Sezara Abon mengoperasikan kegiatannya selama 30 hari dalam satu

bulan. Karyawan CV. Sezara Abon akan diliburkan pada hari libur nasional.