STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN

Jurusan Psikologi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Brawijaya

2018
 Standard Operating Procedure
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

Jurusan Psikologi
Universitas Brawijaya
Malang
2018
 LEMBAR IDENTIFIKASI

UN10/F11/13/HK.01.02.a/04
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
16 Agustus 2018

Revisi 3
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN Halaman 1 dari 6

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

Penanggung Jawab
Proses Tanggal
Nama Jabatan Tandatangan

1. Perumusan Ika Herani, S.Psi., Sekretaris

M.Si. Jurusan

2. Pemeriksaan Ika Herani, S.Psi., Sekretaris

M.Si. Jurusan

3. Persetujuan Cleoputri Al Yusainy, Ketua

S.Psi., M.Psi., Ph.D. Jurusan

4. Penetapan Cleoputri Al Yusainy, Ketua

S.Psi., M.Psi., Ph.D. Jurusan
Ketua Unit
5. Pengendalian Dr. Ika Widyarini,
Jaminan
MLHR.
Mutu

Hal. i
 DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI ---------------------------------------------------------------------------------------- i

DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ii

A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait ----------------------------------------------------------------- 1

C. Standar Mutu yang Terkait ------------------------------------------------------------------------------- 1

D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------ 1

E. Urutan Prosedur -------------------------------------------------------------------------------------------- 1

F. Bagan Alir ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

G. Referensi ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

H. Lampiran ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

Hal. ii
A. Tujuan
Menyusun dan mengendalikan semua dokumen (termasuk rekaman) yang
berhubungan dengan sistem manajemen mutu organisasi, sehingga semua pihak
mudah untuk mengakses dokumen yang diperlukan.

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

Prosedur ini berlaku dan dilaksanakan oleh Unit Jaminan Mutu (UJM) Jurusan Psikologi
dalam lingkup pengendalian dokumen-dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal
(SPMI) yang meliputi aktivitas penyusunan, pengesahan, pengidentifikasian,
penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, revisi, dan pemusnahan.

C. Standar Mutu yang Terkait

1. Manual Mutu FISIP
2. Manual Mutu Jurusan Psikologi

D. Istilah dan Definisi

1. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah satuan kerja fungsional yang dibentuk dan diberi
tugas untuk mengembangkan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) di Jurusan
Psikologi.
2. Pengelola adalah ketua dan sekretaris jurusan Psikologi.
3. Dokumen mutu adalah dokumen dalam bentuk hardcopy maupun softcopy yang
digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan standar penjaminan mutu
akademik dan standar penjaminan mutu internal, yang terdiri dari a) Visi, Misi, dan
Tujuan, b) Rencana Strategis (Renstra), c) Program Kerja (Proker), d) Manual Mutu,
e) SOP, f) Formulir.
4. Rekaman adalah bukti pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal dan sistem
penjaminan mutu akademik baik yang dapat berupa Formulir dan Berita Acara.

E. Urutan Prosedur
1. Sekretaris Jurusan mengusulkan pembuatan dokumen mutu kepada UJM. Usulan
pembuatan dokumen mutu dapat didasarkan atas umpan balik, temuan audit, atau
analisis yang dilakukan oleh pengelola.
2. UJM menuangkan usulan dari pengelola dalam bentuk dokumen mutu. Dalam
proses penyusunan usulan dokumen mutu, UJM dapat bekerja sama dengan

Hal. 1
 pihak-pihak yang terkait. Proses penyusunan dokumen mutu adalah maksimal 3
bulan untuk Manual Mutu dan 1 bulan untuk SOP beserta formulir yang diperlukan.
3. Draft usulan dokumen mutu diajukan oleh ketua UJM kepada pengelola melalui
Sekretaris Jurusan untuk kemudian melakukan proses kajian maksimal selama 1
bulan. Sekretaris jurusan, sebagai management representative memberikan
masukan revisi atau persetujuan draft usulan dokumen mutu. Dokumen mutu harus
memenuhi aturan dokumen naskah dinas Universitas Brawijaya.
4. Dokumen mutu yang telah direview diteruskan ke Ketua Jurusan untuk
mendapatkan persetujuan. Dokumen mutu yang telah disetujui, harus
ditandatangani oleh pihak-pihak yang terkait lainnya. Proses penandatanganan
dokumen mutu maksimal 1 minggu setelah persetujuan draft.
5. Draft yang telah ditandatangani diserahkan kepada Ketua UJM
6. Ketua UJM menyerahkan dokumen kepada Sekretaris UJM untuk ditindaklanjuti
dengan penggandaan dan distribusi dokumen mutu. Dokumen mutu yang telah
ditandatangani diberi cap “ASLI” dan disimpan sebagai dokumen internal UJM.
Dokumen tersebut digandakan untuk diserahkan kepada Sekretaris Jurusan dan
diberi cap “COPY”. Jika diperlukan dokumen mutu dapat diperbanyak untuk
dibagikan kepada stakeholder/unit pelaksana yang terkait dengan proses bisnis
yang diatur dan dokumen tersebut diberi cap “COPY”. Proses pendistribusian
maksimal 1 minggu setelah dokumen mutu ASLI disahkan.
7. Sekretaris UJM menyimpan dokumen mutu yang telah disahkan dalam bentuk
softcopy dan dipublikasikan melalui web Jurusan Psikologi dengan akses terbatas
untuk dosen dan tenaga kependidikan serta pemberitahuan melalui email kepada
pengguna.
8. Jika dokumen mutu yang telah disahkan merupakan revisi dari dokumen mutu
sebelumnya, maka akan berdampak pada tidak berlakunya dokumen lama.
Dokumen lama harus diberi tanda “KADALUWARSA” dan dapat disimpan sampai
masa retensi (minimal 1 tahun) kemudian dapat dimusnahkan.
9. Pemeliharaan dan pencatatan runtutan pembuatan/revisi dokumen mutu
diserahkan kepada sekretaris UJM.
10. Setiap kurun waktu 1 tahun sekali, UJM melakukan tinjauan dokumen mutu yang
disusun dan dikendalikan.

Hal. 2
F. Bagan Alir
Pelaksana Mutu Baku
No Kegiatan Keterangan
Ketua Jurusan Sekretaris Jurusan Ketua UJM Sekretaris UJM Unit Terkait Kelengkapan Waktu Output

1 Mulai

2 Umpan balik 3 hari Usul pembuatan

Sekretaris jurusan mengusulkan pembuatan dokumen mutu
kepada UJM. Usulan pembuatan dokumen mutu dapat temuan audit atau dokumen mutu
didasarkan atas umpan balik, temuan audit, atau analisis analisis pengelola
yang dilakukan oleh pengelola
UJM menuangkan usulan dari pengelola dalam bentuk Usul dokumen 3 bulan untuk Draft usulan
dokumen mutu. Dalam proses penyusunan usulan dokumen mutu Manual Mutu, 1 dokumen mutu
mutu, UJM dapat bekerja sama dengan pihak-pihak yang bulan untuk SOP
3
terkait. Proses penyusunan dokumen mutu adalah maksimal 3
bulan untuk Manual Mutu dan 1 bulan untuk SOP beserta
formulir yang diperlukan.
4 Draft usulan 1 bulan Draft usulan
Draft usulan dokumen mutu diajukan oleh ketua UJM kepada
dokumen mutu dokumen mutu
pengelola melalui sekretaris jurusan untuk kemudian
melakukan proses kajian maksimal selama 1 bulan. Sekretaris
jurusan, sebagai management representative memberikan
masukan revisi atau persetujuan draft usulan dokumen mutu.

Draft usulan 1 minggu Draft dokumen

Dokumen mutu yang telah direview diteruskan ke Ketua dokumen mutu mutu (Draft SOP
Jurusan untuk mendapatkan persetujuan. Dokumen mutu yang atau Draft MM)
5
telah disetujui, harus ditandatangani oleh pihak-pihak yang
terkait lainnya. Proses penandatanganan dokumen mutu
maksimal 1 minggu setelah persetujuan draft
6 Draft dokumen 1 hari Draft dokumen
mutu (Draft SOP mutu (Draft SOP
Draft yang telah ditandatangani diserahkan kepada Ketua UJM atau Draft MM) atau Draft MM)
yang telah yang telah
ditandatangani ditandatangani
Ketua UJM menyerahkan dokumen kepada Sekretaris UJM Draft dokumen maksimal 1 bulan Dokumen mutu
untuk ditindaklanjuti dengan penggandaan dan distribusi mutu (Draft SOP (SOP atau MM) ASLI
7 dokumen mutu. Dokumen mutu yang telah ditandatangani atau Draft MM)
diberi cap “ASLI” dan disimpan sebagai dokumen internal yang telah
UJM.
ditandatangani
8 Dokumen tersebut digandakan untuk diserahkan kepada Draft dokumen 3 hari Dokumen mutu
sekretaris jurusan dan diberi cap “COPY”. Jika diperlukan mutu (Draft SOP (SOP atau MM)
dokumen mutu dapat diperbanyak untuk dibagikan kepada atau Draft MM) COPY
stakeholder/unit pelaksana yang terkait dengan proses bisnis yang telah
yang diatur dan dokumen tersebut diberi cap “COPY”. Proses ditandatangani
pendistribusian maksimal 1 minggu setelah dokumen mutu
ASLI disahkan.

Dokumen mutu 1 minggu Unggahan dokumen

Sekretaris UJM menyimpan dokumen mutu yang telah
disahkan dalam bentuk softcopy dan dipublikasikan melalui telah disahkan mutu di website
9 web Jurusan Psikologi dengan akses terbatas untuk dosen dan bentuk soft copy dan email kepada
tenaga kependidikan serta pemberitahuan melalui email tenaga
kepada pengguna kependidikan

10 Selesai

G. Referensi
----

H. Lampiran
1. Formulir Pengajuan Dokumen Mutu
2. Template Manual Mutu
3. Template SOP
4. Formulir Catatan Rekaman Dokumen Mutu

Hal. 3
 FORMULIR PENGUSULAN DOKUMEN MUTU

Tanggal:

Dokumen Mutu yang

diusulkan:
Alasan pengusulan:

Gambaran Umum
Spesifikasi SOP:

Malang, ……………………, 20...

(Pengelola)

Hal. 4
 FORMULIR CATATAN REKAMAN DOKUMEN MUTU ASLI
Periode …………. s/d ………………….
Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Pengesahan Evaluasi Relevansi Rekomendasi

Malang, ……………………………
Penanggung Jawab Rekaman
Mengetahui,
Ketua UJM

(……………………………………..)
(………………………………….)

Hal. 5
 FORMULIR CATATAN REKAMAN DOKUMEN MUTU KADALUWARSA
Periode …………. s/d ………………….
Nama Dokumen No Dokumen Tanggal Pengesahan Tanggal Kadaluwarsa Rekomendasi

Malang, ……………………………
Penanggung Jawab Rekaman
Mengetahui,
Ketua UJM

(……………………………………..)
(………………………………….)

Hal. 6
 UNIT JAMINAN MUTU | 2018

Hal. 7