Modulo V Auditoria Interna Del SGI - 08.11.14 PDF

DIPLOMADO
SEGURIDAD INDUSTRIAL
DIPLOMADO
SEGURIDAD INDUSTRIAL
• UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO & SEMINARIO’S CONSULTING
MODULO V
INFORMACIONES PRACTICAS
Auditoría Interna del Sistema de
Gestión de Seguridad & Salud
Ocupacional
MODULO V
¿ Por que hacemos auditorias ?
Conceptos Generales de
la Auditoria
DEFINICIONES Y CONCEPTOS
Modelo de una empresa
Sistema de Gestión en SST
UN CONJUNTO ESTRUCTURADO DE
CONTROLES QUE ASEGURAN EL LOGRO DE
OBJETIVOS EN SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
LOS OBJETIVOS SE DEBEN ENMARCAR DENTRO DE DOS

PRINCIPIOS BASICOS
BASES DE UN SISTEMA DE GESTION EN SST
BASES DE UN SISTEMA DE GESTION EN SST
Estructura del Sistema de Gestión en SST
¿ Que es una Auditoria?
Clases de Auditoria
Auditoria del SGSST
Es un procedimiento sistemático, independiente y

documentado para Evaluar un Sistema de
Gestión de seguridad y Salud en el Trabajo, que
se llevara a cabo de acuerdo a la regulación que
establece el Ministerio de Trabajo y Promoción
del Empleo.
Diferencia entre Inspección y Auditoria
Inspecciones Auditorias
1.- Se desarrolla eminentemente en el 1.- No necesariamente se desarrolla en el
campo campo, y de incluírsele, representa sólo
una parte del proceso de auditoria
2.- Los hallazgos se dan a nivel de causas 2.- Los hallazgos se dan a nivel del
básicas en su mejor versión. sistema
3.- Son efectuadas por miembros de la 3.- Son efectuadas por auditores
organización, generalmente como parte de seleccionados por el ente auditor (el
sus responsabilidades. gobierno, la corporación, la misma
empresa)
4.- Se puede inspeccionar su propia área 4.- Debe preservar el carácter
de trabajo e incluso, su propio trabajo independiente, es decir, un auditor no
puede auditar su propio trabajo.
5.- Los hallazgos se basan en la 5.- Los hallazgos se basan en evidencias,
observación. elementos verificables, datos que
respaldan la existencia o veracidad de
algo
6.- Los informes son en general, reportes 6.- Los informes incluyen análisis y
de lo encontrado en el campo adjunto de evaluación en cuanto al criterio de
un plan de acción. auditoría, fortalezas encontradas, niveles
de cumplimiento, y un plan de acción.
Monitoreo
Proceso de seguimiento del desempeño
en comparación con lo planeado,
mediante la recolección y análisis de
datos de los indicadores establecidos.
El monitoreo provee información
continua sobre si se está avanzando
hacia el logro de resultados
Auditor de SGSST
Persona natural, independiente del empleador
auditado, debidamente registrada y
autorizada por la Autoridad Administrativa del
Trabajo para realizar Auditorias al Sistema de
Gestión de la Seguridad y salud en el Trabajo.
Auditado o Empleador Auditado

El empleador comprendido dentro del alcance
de la Ley 29783, cuyo Sistema de Gestión de
Seguridad y salud en el trabajo es objeto de
una Auditoria.
Auditor Interno
Persona calificada para realizar
auditorias Internas.
Auditor Externo
Persona calificada para realizar
auditorias Externas.
Registro
“Registro de Auditores autorizados para la
evaluación periódica del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo.
Solicitante
Persona natural que se representa ante la
Autoridad Administrativa de Trabajo para
solicitar la autorización y correspondiente
registro para brindar el servicio de
auditoria.
Criterios de auditoria
Conjunto de políticas, procedimientos o
requisitos usados corno referencia frente a
la cual se compara la evidencia de la
auditoria
Si los criterios de auditoria son requisitos legales

(incluyendo los reglamentarios), los términos " cumple" o
no "cumple" se utilizan a menudo en los hallazgos de
auditoría
Evidencia de la auditoria
Registros, declaraciones de hechos o
cualquier otra información que es
pertinente para los criterios de auditoría y
que es verificable
La evidencia de la auditoria puede ser

cualitativa o cuantitativa.
Hallazgos de la auditoria
Resultados de la evaluación de la
evidencia de la auditoría recopilada
frente a los criterios de auditoría
Los hallazgos de la auditoria pueden indicar conformidad o
no conformidad.
Los hallazgos de la auditoría pueden conducir a la

identificación de oportunidades para la mejora o el registro
de buenas prácticas.
Si los criterios de auditoría se seleccionan de entre los
requisitos legales u otros requisitos, el hallazgo de la
auditoria se denomina cumplimiento o no cumplimiento.
Conclusiones de la Auditoria
Resultados de una auditoria tras
considerar los objetivos de la auditoría y
todos los hallazgos de la auditoría
Equipo auditor
Uno o más auditores que llevan a cabo
una auditoría, con el apoyo, si es
necesario de expertos técnicos.
Un auditor del equipo se le designa como líder

del mismo ( Auditor Líder )
El equipo auditor puede incluir auditores en
formación
Experto técnico
Persona que aporta conocimientos o
experiencia específicos al equipo auditor
El conocimiento o experiencia específicos son los

relacionados con la organización, el proceso o la
actividad a auditar, el idioma o la orientación cultural
Un experto técnico no actúa como un auditor en el

equipo auditor
Observador
Persona que acompaña al equipo
auditor pero que no audita.
Un observador no es parte del equipo auditor y

no influye ni interfiere en la realización de la
auditoría
Un observador puede designarse por el auditado,

una autoridad reglamentaria u otra parte
interesada que testifica la auditoría.
Guía
Persona designada por el auditado que

asiste al equipo auditor.
Programa de Auditoria
Detalles acordados para un conjunto de

una o más auditorías planificadas para
un periodo de tiempo determinado y
dirigidas hacia un propósito específico.
Alcances
Extensión y límites de una auditoría
El alcance de la auditoría incluye generalmente

una descripción de las ubicaciones, las unidades
de la organización, las actividades y los
procesos, así como el periodo de tiempo
cubierto.
Plan de Auditoria
Descripción de las actividades y de los
detalles acordados de una auditoría.
Conformidad
Cumplimiento de un requisito.
No conformidad
Incumplimiento de un requisito
Para que hacer auditorias ?
 Conocer la capacidad del Sistema de Gestión en cumplir
con los requisitos de la Norma.
 Evaluar las fortalezas y debilidades del Sistema de
Gestión.
 Detectar oportunidades para la mejora continua.
 Verificar la capacidad de los procesos para cumplir con
los requisitos.
 Evaluar el compromiso del recurso humano con su
Sistema de Gestión.
 Validar el uso eficaz y eficiente de los recursos.
 Evaluar las relaciones con las partes interesadas.
 Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones:
correctivas, preventivas y de mejora
Cuando realizar una auditoria ?
 Cuando existen desviaciones al

desempeño esperado.
 Cuando se producen cambios en el

Sistema.
 Cuando se buscan oportunidades de

mejora.
 Cumplir con el programa de auditorias de
la empresa
Principios de Auditoria
PROCESO DE LA AUDITORIA
 La independencia es la base para la
imparcialidad de la auditoría y la
objetividad de las conclusiones de la
auditoría. Auditores
 La auditoría analiza el funcionamiento
del sistema, se busca la eficacia del Conducta Cuidado
sistema a lo largo de un período de ética profesional
tiempo.
 La auditoría busca, a través del análisis Presentación Justa
del pasado, soluciones para el futuro.
Se analizan los fallos del sistema.
 El método racional para alcanzar
conclusiones fiables y reproducibles es
el enfoque basado en la evidencia. La
evidencia de la auditoría es verificable.
Ejes de la Auditoria
Tipos de Auditoria
Tipos de Auditoria
Auditoria Interna Auditoria Externa
1.- Son efectuados por la organización en 1.- Obedece a requerimientos

base a sus necesidades. gubernamentales, corporativos, u otros
externos tales como auditorías de
certificación.
2.- Están limitadas en el alcance, 2.- El alcance, metodología y frecuencia están
metodología y frecuencia, definidas por la definidas por los entes auditores. Aunque en
organización auditorías de certificación, el alcance puede
ser definido por la organización.
3.- Son efectuadas por miembros de la 3.- Son efectuadas por auditores
organización o por personas contratadas seleccionados por el ente auditor (El
para tal fin. gobierno, la corporación o el consultor).
4.- Informa directamente al ejecutivo de la 4.- Informa a otros entes externos a la
organización para quien se esta auditando organización (gubernamentales, corporativos,
etc.)
Etapas de la Auditoria
Etapas de la Auditoria
Actividades de una Auditoria
Durante la auditoria se van a realizar 4 tipos de actividades :

 Inspecciones físicas
 Inspecciones de Registros
 Inspecciones Visuales
 Entrevistas
Teniendo en cuenta estas actividades, el auditor puede

preparar una serie de documentos de trabajo que le
ayudaran a desarrollar el proceso de auditoria de manera
adecuada.
Entre los documentos de trabajo se encuentran las listas de
chequeo.
Actividades de una Auditoria ( Bajo ISO 19011:2011)
1- INICIACION
1- Contacto inicial con el auditado, y
2- Determinación de la Factibilidad
2- PREPARACION de la Auditoria.
3- CONDUCCION
4- REPORTE FINAL
5- TERMINACIÓN
6- SEGUIMIENTO
1- INICIACION
2- PREPARACION 1- Revisión de documentos y registros,

2- Preparación del plan de auditoria,
3- CONDUCCION 3- Asignación del trabajo al equipo auditor, y
4- Preparación de documentos de trabajo.
4- REPORTE FINAL
5- TERMINACIÓN
6- SEGUIMIENTO
1- INICIACION
2- PREPARACION
3- CONDUCCION 1- Junta inicial/apertura,

2- Revisión de documentos y
registros durante la auditoria,
4- REPORTE FINAL 3- Comunicación durante la
auditoria,
4- Asignación de roles y
5- TERMINACIÓN responsabilidades a guías y
observadores,
5- Recolección y verificación de
6- SEGUIMIENTO
información,
6- Generación de hallazgos,
7- Preparación de conclusiones, y
8- Junta de cierre/salida.
1- INICIACION
2- PREPARACION
3- CONDUCCION
4- REPORTE FINAL 1- Preparación del reporte, y

2- Distribución del reporte.
5- TERMINACIÓN
6- SEGUIMIENTO
1- INICIACION
2- PREPARACION
3- CONDUCCION
4- REPORTE FINAL
5- TERMINACIÓN 1- Completado de la auditoria.
6- SEGUIMIENTO
1- INICIACION
2- PREPARACION
3- CONDUCCION
4- REPORTE FINAL
5- TERMINACIÓN
6- SEGUIMIENTO 1- Conducción de seguimientos.

(si se especifica en el plan de la
auditoria)
ETAPAS DE LA AUDITORIA
1 – PREPARACIÓN
2 – EJECUCIÓN
3 – INFORME
4 – SEGUIMIENTO
ETAPAS DE LA AUDITORIA
DISTRIBUCIÓN TÍPICA DE TIEMPOS
1.- PREPARACIÓN 40%

2.- EJECUCIÓN 40%
3.- INFORME 10%
4.- SEGUIMIENTO 10%
Elaboración del Plan de
Auditoria
PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA
FASE I –
Revisión documental
Auditor líder y equipo auditor
Preparación de la Auditoria
DESIGNACIÓN DEL LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR

 Se debe establecer en cada auditoría un líder del equipo auditor.
 Será el canal de comunicación con los auditados.
 Tiene la máxima autoridad entre los miembros del equipo auditor.
SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR

Consideraciones:
 Los objetivos, los criterios y la duración estimada de la auditoría;
 La competencia global del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la
auditoría;
 Los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y de acreditación/certificación,
según sea aplicable;
 La necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor con respecto a las
actividades a auditar y de evitar conflictos de intereses;
 La capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar eficazmente con el
auditado y trabajar conjuntamente ; y
 El idioma de la auditoría y la compresión de las características sociales y culturales
particulares del auditado.
COMPETENCIA GLOBAL DEL EQUIPO AUDITOR

Debe incluir:
 La identificación de los conocimientos y habilidades necesarias para
alcanzar los objetivos de la auditoría; y
 La selección de los miembros del equipo auditor de tal manera que
todo el conocimiento y las habilidades necesarias estén presentes en
el equipo auditor.
Si no es posible cubrir estas competencias, se debe incluir a un

Experto Técnico.
LÍDER DEL EQUIPO

Responsabilidades:
 Toma final de decisiones
 Preparación del plan de auditoría
 Asignación de las funciones del equipo
 Dar instrucciones al equipo
 Revisar los documentos de trabajo
 Representar al equipo durante las reuniones de apertura y cierre
 Reportar las No Conformidades críticas
 Reportar las desviaciones mayores
 Entregar el Informe de Auditoría
MIEMBROS DEL EQUIPO
Responsabilidades:
 Revisar toda la información relevante

 Preparar los documentos de trabajo
 Cumplir con los requisitos de la auditoría
 Llevar a cabo las tareas asignadas
 Reportar deficiencias y hallazgos de la auditoría al Líder del Equipo
 Cooperar y soportar al Líder del Equipo
MIEMBROS DEL EQUIPO
Estos deben:
 Ejecutar las actividades dentro del marco del alcance de la auditoría

 Comunicar los requisitos de auditoría
 Colectar evidencia objetiva
 Documentar las No Conformidades
 Reportar los hallazgos al auditado
 Verificar que las acciones correctivas tomadas dan respuesta a las No
Conformidades.
 Mantener y salvaguardar todos los documentos de la auditoría
CONTACTO INICIAL CON EL AUDITADO

Para:
 Establecer los canales de comunicación con el representante del
auditado,
 Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoría.
 Proporcionar información sobre las fechas y la duración propuestas y
la composición del equipo auditor,
 Solicitar acceso a los documentos pertinentes, incluyendo los
registros,
 Determinar las reglas de seguridad aplicables al lugar,
 Hacer los preparativos para la auditoría, y
 Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guías para el
equipo auditor.
¿En qué aporta al auditor la documentación...?
La documentación del sistema y

del proceso, es vital para entender
qué es lo que vamos a hacer como
auditores para orientarnos hacia el
objetivo del programa.
¿Qué podemos obtener de la

documentación del SGS&SO y del Proceso?
1. Manual del SGS&SO: La configuración del proceso y

sus propósitos.
2. Procedimientos, instructivos, guías, etc.:

Entender el hacer del proceso.
3. Reportes de auditoría, no conformidades,

acciones tomadas, etc.: La evolución del proceso y
su historia a través de resultados.
Preparación de la auditoria
Considerar:
 Importancia de la actividad, relacionada con los

resultados de las evaluaciones de riesgo.
 Estado de la actividad.
 Resultados de auditorías previas.
 Minimizar alteraciones en la Empresa.
 Disponibilidad de los auditados y auditores.
Un programa de auditoria ser anual o semestral

INFORMACIÓN PREVIA
 Informes de auditorías anteriores y
Revisiones de la Dirección.
 Documentos del Sistema:
procedimientos, métodos, manuales,
etc.
 Legislación y otros requisitos
aplicables
 Necesidades de la Gerencia
INFORMACIÓN DEL ÁREA A AUDITAR
• Qué hacen en el Área / Sector?

• Cuán grande es?
• Qué procesos operan?
• Qué criterios se deben cumplir?
• Complejidad de las operaciones
PREPARACIÓN DEL AUDITOR

ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS...
• Mapear el sistema
– Procesos
– Entradas & salidas
– Controles
– Secuencia de procesos
– Interacciones
• Elaborar el Plan de Auditoría!

PREPARACIÓN DEL AUDITOR

El auditor debe prepararse para...
 Seguir el proceso de un extremo hasta el otro,
verificando la eficacia del control
 No limitarse solo a determinar la conformidad de las

actividades con lo establecido en los procedimientos
 Evaluar también, y sobre todo, si el proceso es capaz y

produce los resultados intentados
El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad
de los procesos y del sistema para alcanzar los
objetivos establecidos !
PLAN DE AUDITORÍA
 Objetivo y alcance
 Lugares, fechas y recursos
 Criterio: Documentos o requisitos

aplicables
 Integrantes del Equipo de
Auditoría
 Cronograma de actividades, con tareas
asignadas a los auditores
Debe ser acordado con el auditado

PLAN DE AUDITORÍA
LISTA DE VERIFICACIÓN
► Guía para asegurar la continuidad de la

auditoría
► Mantiene claros los objetivos
► Ayuda a administrar el tiempo
► Define el camino de la
investigación
► Organiza la toma de notas

Lista de verificación
SISTEMAS INTEGRADOS FECHA:.............
MUNDIAL S.A. AUDITORIA INTERNA AUDITORIA:......
LISTA DE VERIFICACION
SECTOR/PROCESO:............................... AUDITADO:...........................
ALCANCE:................................................. AUDITOR:...................................
.
REQUISITOS PUNTOS A VERIFICAR Doc Reg HALLAZGOS NC
.
PLAN&
IMPLEMENT,
PROCESO
CONTROL
DEL
PROCESO
MEJORA
DEL
PROCESO
SIG
Resp.
Recursos
TOTAL AUDITORIA
TIPS A TENER EN CUENTA EN LA LISTA

DE VERIFICACIÓN
Mal uso de la Lista de Verificación:
► Omisión de investigar temas importantes por no

estar incluidos
► Realizar un ejercicio de preguntas y respuestas

(obstrucción de la comunicación)
► Tener una perspectiva estrecha del sistema de

Calidad
Formato Registro de auditorias
Formato Registro de auditorias
¿ Preguntas ?
Metodologías de
auditorias aplicables
Ejecución de la Auditoria
interna de seguridad
( recomendaciones y
aptitudes del auditor )
EJECUCION DE LA AUDITORIA
ETAPAS
 Reunión inicial
 Recopilación de evidencias
 Reunión final
REUNIÓN INICIAL
 Se establecen las reglas generales para
la realización de la Auditoría
 Contenidos:
 Presentaciones
 Exponer cuál es el propósito
de la Auditoría
 Revisión del Plan de Auditoría
 Identificar los responsables de las áreas a
ser auditadas (interlocutores válidos)
 Contenidos:
 Aclarar que la Auditoría es
una muestra
 Arreglos logísticos
 Aclaración de dudas
 Acordar horario de la
reunión final
 Acordar visitas guiadas a las instalaciones (si es
necesario)
La reunión inicial no se debe suprimir!

 DESCRIPCIÓN DE HALLAZGOS
RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS
 Información verificable
 Se basan en:
- entrevistas
- examen de documentos
- observación de actividades y condiciones
- resultados de mediciones y ensayo
- registros
ENTREVISTAS
Técnicas de preguntas:
qué
porqué
cuándo Muéstreme!
cómo
dónde
quién
Usar prudentemente las preguntas:

cerradas
aclaratorias
TÉCNICAS DE INDAGACIÓN
Preguntas abiertas
• ¿Qué? ¿por qué? ¿dónde? ¿quién? ¿para qué?

¿cómo?
• Dirija una respuesta informativa
• ¡No son ilimitadas, pueden cambiar una
conversación de rumbo!
Preguntas cerradas y directas

• Preguntas cerradas: Si/No
• Pregunta directa: pocas palabras
• Se intenta dirigirse a información muy
específica.
• Desventajas:
–No dan mucha información
–Si se usan muy seguido dan la sensación de
interrogatorio.
Preguntas aclaratorias
• Realizadas para clarificar información y

evitar malentendidos.
• Permiten completar la idea.
• Desventajas: Si se usan muy seguido crean
la impresión de que uno no escucha.
–Consumen mucho tiempo
–Si no está preparado para escuchar por
completo, no las haga.
RESUMEN
ENFOQUE EXITOSO DE LA AUDITORÍA

• Establecer clima adecuado
• Hacer que el auditado se sienta cómodo
• Usar preguntas apropiadas: abiertas
• Hacer preguntas cerradas y/o aclaratorias, sólo
cuando sea necesario
• Utilizar adecuado lenguaje corporal
• Ser amigable y diplomático
 El auditor mantiene el control
 Lista de participantes
 Auditar dentro de la actividad
planeada
 Tomar notas
 Recabar evidencias objetivas en
todas sus formas
 Investigar todo lo necesario

 Seguir la pista de auditoría
 Tomar muestras representativas
 Verificar la coincidencia entre
procedimientos escritos y la
realidad
 Verificar lo expuesto durante las
entrevistas
 Comunicar al auditado las No
Conformidades
 Determinar si las No Conformidades

constituyen casos aislados o si son
generalizadas
 Registrar las No Conformidades
NO CONFORMIDAD
Def 3.6.2 ISO 9000:2005

“Incumplimiento de un requisito”
Existe evidencia objetiva para demostrar que:

 No se ha considerado un requisito (diseño)
 La práctica difiere del sistema definido
(implantación)
 La práctica no es eficaz (eficacia)
NO CONFORMIDAD
NO CONFORMIDAD
El descubrimiento de no
conformidades presenta una
oportunidad de mejora a través de las
acciones correctivas.
Sea positivo!
REPORTE DE NO CONFORMIDAD
CONTENIDOS
Area/Proceso
Hallazgo (evidencia objetiva)
Requisito incumplido
Firma
Clasificación
EJEMPLO
Estación 5
Turno de la Mañana
 4 de 18 operarios fueron vistos no usando botas de seguridad. Se

dotó a todo el personal con botas de seguridad dos dos días antes.
 El instructivo WI4-01, claúsula 6, requiere que todo el personal que
entre a la Estación 5 debe usar las botas de seguridad. El cartel con
la indicación estaba claramente visible a la entrada del área.
REDACCIÓN EJEMPLO
23/12/2012
Fecha:.....................
INFORME DE NO CONFORMIDAD
Estación 5 AUD/01
NC Número...............
SECTOR/PROCESO :.....................................................
Area/Proceso OHSAS 18001:2007;

Requisito 4.4.6
Hallazgo Descripción
Requisito Durante el turno de la mañana 4 de 18

Firma trabajadores no usaban botas de seguridad en la
Clasificación zona de operaciones.
El instructivo WI4-01, claúsula 6, indica que todo
el personal en operación debe usar botas de
seguridad.
La norma requiere que la aplicación de controles
operacionales para la prevención de riesgos.
Auditor : A. U. Ditor
CORRECCIÓN
Acción de mitigación de las consecuencias,

reparación, reproceso o ajuste, usualmente
inmediata, derivada de una no conformidad
real.
ACCION CORRECTIVA
Acción tomada para eliminar
la causa de una no
conformidad DETECTADA u otra
situación no deseable para
prevenir su REPETICIÓN.
No solucione los síntomas

solamente!
¡Ataque la causa!
ACCION PREVENTIVA
Acción tomada para

eliminar la causa de
una no conformidad
POTENCIAL, para
prevenir su
OCURRENCIA.
REPORTE DE ACCIÓN CORRECTIVA
REPORTE DE ACCION CORRECTIVA/PREVENTIVA N°:
Area: Origen:
Norma *: Claúsula*:
Acción Correctiva ( ) Acción Preventiva ( ) Fecha:
DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD O NO CONFORMIDAD POTENCIAL
1 DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD O
NO CONFORMIDAD POTENCIAL
Generado por: Responsable del área:
ANÁLISIS DE LAS CAUSAS
2 ANÁLISIS DE LAS CAUSAS
Responsable: Fecha:
ACCION CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA:
3 ACCIÓN CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA

Fecha: Responsable: Fecha implementación:
SEGUIMIENTO O VERIFICACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN
Responsable :
Firma : Fecha:
VERIFICACION DE LA EFECTIVIDAD:
Responsable :
Firma : Fecha:
Corrección vs. Acción correctiva
Evidencias objetivas
del problema
NC
La CORRECCIÓN (acción
inmediata)
ataca al problema Síntomas
Causas
Su propósito es aparentes
limitar sus efectos
ALCANCE La ACCIÓN CORRECTIVA
y ponerlo bajo control
Alcance ataca a la causa
Implicancias ocultas
Implicancias ocultas
Su propósito es evitar
que el problema
vuelva a suceder
Causa raíz
Diagrama Causa – Efecto (ISHIKAWA)
MATERIALES MANO DE OBRA

(Repuestos) (Personal)
Equipo de Última Generación
Fuera de Especificación Capacitación
No Disponibles Nº parte erróneo

Comunicación
Personal no preparado
Falta de Stock Falta liderazgo

REPROCESO DEL
MANTENIMIENTO
Manual de Servicio
Desactualizado
Procedimientos Inadecuados
Herramientas e Instrumentos
No actualizados
Obsoleta
MÉTODOS MAQUINARIA Y
EQUIPO
REUNIÓN DE CIERRE
 Agradecimientos
 Objetivos y alcance de la Auditoría
 Aclarar que la Auditoría fue una muestra
 Conclusiones:
- existe un SySO?
- está implementado?
- es eficaz?
En relación al objetivo de la auditoría,
cuál es la conclusión?
REUNIÓN DE CIERRE
 No conformidades presentadas
por cada auditor
 Acordar fechas de verificación de

acciones correctivas
 Aclaración de dudas
EL AUDITOR
EL AUDITOR
► El rol del auditor es establecer para el cliente, la

información sobre hasta qué punto se
cumplieron los requisitos de la auditoría.
► Todas las conclusiones deben estar firmemente

basadas en evidencia objetiva.
► El auditor líder debe siempre estar a cargo de la

auditoría.
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
 Cumplir con los requisitos  Permanecer alerta

 Seguir plan y procedimientos  Reportar las observaciones
 Permanecer dentro del  Verificar acciones correctivas
alcance  Cooperar con el líder del equipo
 Comunicar y aclarar  Retener y proteger documentos de
requisitos de auditoría la auditoría
 Planear y realizar tareas  Mantener confidencialidad
individuales, acertada y
 Actuar de manera ética
responsablemente
 Recolectar y analizar
evidencia.
RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR LIDER
RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR LÍDER
 Recolectar toda la información  Liderar reuniones de apertura y
necesaria cierre
 Asistir al equipo de elección  Asegurar que la auditoría se
 Preparar plan global desarrolla de acuerdo al plan
 Asignar tareas individuales  Asegurarse que las reuniones de
 Asegurarse de que los enlace se realicen
documentos de trabajo estén periódicamente
preparados  Asegurar que los resultados de
 Auditoría de suficiencia la auditoría sean reportados
 Representar al equipo de claramente y a tiempo
auditoría
Competencia del auditor:
Educación
Experiencia de trabajo
Entrenamiento
Experiencia en auditorías
Independencia
Capacidad para entender las actividades
Proceso de comunicación
Emisor
ISO codifica
Mensaje
Receptor
decodifica
e interpreta
Realimentación
Escuchar con atención es ESENCIAL
► Elimine distracciones
► Escuche el contenido
► Suspenda los juicios
► Use el tiempo libre para análisis
► Pida aclaraciones
Malos hábitos que evitar
• Fingir atención
• Preocuparse
• Sobre reaccionar
• Interrumpir al que habla
• Mirar sin observar
• Oír solo lo que queremos ¡NO!
escuchar
• Usar el tiempo de escucha
para pensar
Elaboración del Informe
de auditoría y redacción
de los hallazgos
INFORME DE AUDITORIA
► Área auditada
► Lugar y Fecha
► Equipo de Auditoría
► Participantes
► Documentación aplicable
► Objetivo , Alcance y Conclusiones
► Resumen de los resultados, fortalezas y

debilidades del SySO
► No conformidades y observaciones
INFORME DE AUDITORIA Y SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO DE LA
IMPLEMENTACIÓN
EVIDENCIAS DE:
•CAPACITACIÓN
•NUEVOS PROCEDIMIENTOS
•CAMBIOS EN LA INFRAESTRUCTURA
•NUEVOS REGISTROS
SEGUIMIENTO A LA EFICACIA
NO HAY RECURRENCIA DE LA NC,

ACCIDENTE O INCIDENTE
“HAS LO QUE DICES Y DI LO QUE HACES”
“DEMUESTRA QUE HACES LO QUE DICES”

PROCESO DE CERTIFICACIÓN DEFINICIÓN
Es el proceso por el cual el

Sistema de Gestión de una
empresa es auditado por un
organismo independiente, en
base a la norma de referencia,
para verificar el cumplimiento
de sus requisitos.
PROCESO DE CERTIFICACIÓN ETAPAS
Pre - Auditoría
Auditoría inicial o de
Certificación
Auditorías de
Seguimiento
PRE - AUDITORÍA
Es opcional.
Es un examen previo al SG con
la intensidad de una auditoría
de certificación.
Nos permitirá hacer los
últimos ajustes si fuera
necesario.
AUDITORÍA DE CERTIFICACIÓN
Tiene 2 etapas:
Revisión
documentaria o Auditoría en sitio
estudio de escritorio
128
REVISIÓN DOCUMENTARIA
(O ESTUDIO DE ESCRITORIO)
No
OK
conformidades
Informe
>s <s
Procede la
No procede Auditoría Inicial
la Auditoría
Inicial
AUDITORÍA EN SITIO
No
conformidades
>s <s
CERTIFICACION
Auditoría
complementaria ISO ….
AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO
 Son revisiones posteriores al sistema,
llevadas a cabo por la empresa
certificadora y son programadas con
la debida anticipación.
 Debe llevarse a cabo por lo menos
una cada año luego de la
certificación.
 En ellas se evalúa que se sigan
cumpliendo las condiciones bajo las
cuales se dio la certificación y que el
sistema siga funcionando
correctamente.
VALIDEZ DE LA CERTIFICACIÓN
Se otorga por un periodo de 3 años.
Sujeta a los resultados de las auditorías de

seguimiento.
Vencido el periodo de vigencia es necesaria una

nueva certificación.
HABILIDADES EN LA REDACCIÓN
DE INFORMES
PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL

INFORME DE AUDITORÍA
Preparación del Informe
 Quien lo va a leer y para que ?
 Qué tan específico se requiere?
 Cual era el objetivo de la auditoría?

Informe de Auditoria
INFORME = DOCUMENTO QUE DESCRIBE EL ESTADO DEL SISTEMA DE GESTION
• Seguir las directrices dadas en el procedimiento de la empresa.
• Notas precisas, reales y fácilmente entendibles (lugares, proyectos,

registros)
• Redactar lo más pronto posible, de forma clara.
• Entregar oportunamente.
• Conclusiones claras, completas y coherentes.
• Buen uso del lenguaje y presentación.

Redacción de Informes de Auditoría
EVITE CITAR:
D Algunos … Equipos están con certificado de
calibración
D Muchos… Registros no tienen los resultados de ...
D Pocos…. Auditores no tienen la independencia
D Casi todos… Los contratos están vencidos
D Varios… Reclamos muestran despachos tardíos
D Ciertos… Operarios desconocen dónde están los
instructivos
Redacción con estilo
 Redactar de la misma forma en que se habla.
 Se estructura orientado hacia el cliente y por los

procesos
 Generar un informe breve en la medida en que sea

posible, sin adornos, pero que cubra el objetivo.
 Lograr que se describan los hechos.
 Basarse en los requisitos.

Uso del Lenguaje
Presentar consistencia en el lenguaje utilizado

y el presentado en el informe.
Evite el uso de jerga propia, modismos,

palabras inapropiadas.
Tener en cuenta siempre la ortografía y aplicar

reglas gramaticales.
HABILIDADES EN LA REDACCIÓN
DE HALLAZGOS
REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA IN SITU

criterios de evidencia de
la auditoría. vs la auditoría.
HALLAZGO DE LA AUDITORÍA
Oportunidades de mejora
Debilidades
+ Aspectos relevantes Aspecto por mejorar......etc.

Fortalezas
Aspectos a proyectar
Observación
No conformidad
-
Requisito incumplido +
evidencia
+ impacto.
La No Conformidad ...
... registra la evidencia objetiva
de una conclusión adversa al
cumplimiento de un requisito.
Esto se aplica si la falla es

completa o parcial del sistema.
La forma adecuada de establecer una No
Conformidad ...
¿QUE VI?
¿DONDE LO VI?
¿CONTRA QUE INCUMPLE?
Observación exacta de los hechos.
Dirigida al qué, cuándo, cuantos, dónde
Ayuda a lograr la implementación eficaz de

la acción correctiva.
Genera acciones aumentan la satisfacción del cliente

y mejoran el desempeño de la organización.
Redacción de No Conformidades
CON LA MENOR CANTIDAD DE PALABRAS POSIBLES / CORTA Y PRECISA.
“La orden de compra OC-879 del cliente XXX S.A.

que implica modificaciones en la presentación y forma
de la entrega no se revisó, según lo establecido en el
Procedimiento P013”
CLARA Y ENTENDIBLE.
QUE DESCRIBA EL INCUMPLIMIENTO
ESCRITAS EN FORMA OBJETIVA./ SIN ASPECTOS

SUBJETIVOS
BASADA EN EL REQUISITO QUE SE INCUMPLE

Errores en la Redacción de No
Conformidades:
NO CONFORMIDADES LARGAS
“La revisión por la dirección programada para ejecutarse el día 10 de
enero fue realizada en las instalaciones del club y el programa
elaborado coincidía con el evento de entrenamiento en calidad para los
procesos administrativos, por lo cual fue necesario posponerla hasta el
día siguiente (11 de enero) y como ocurrió un corte de energía, no se
dejó registro”.
REFERENCIA A NOMBRES
“El jefe de Entrenamiento no posee los registros que demuestran la
competencia del personal que realiza trabajos que afectan la calidad
del producto”.
Errores en la Redacción de No Conformidades:
EXPRESIÓN DE OPINIONES
“La metodología establecida para medir la percepción del cliente con
relación al cumplimiento de sus requisitos, no esta orientada como lo
indica la nueva teoría de gerencia del servicio ”.
IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS EQUIVOCADOS

“No se evidenció la competencia del personal que realiza las
actividades de compra de materias primas”.
(reportada contra el requisito 7.4)
Seguimiento de los
Hallazgos de auditoria
SEGUIMIENTO DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORIA
Cuando se realizan actividades de seguimiento se deben

verificar la s acciones tomadas :
Enunciados como: ¨anotado el cambio en

procedimiento o acción correctiva completa como se
menciona¨, no son aceptados
El seguimiento debe verificar la eficacia de las

acciones tomadas y por lo tanto pudiera requerirse, de
ser necesario, una auditoría parcial .
PLAN DE ACCIÓN INMEDIATO (PAI)
SEGUIMIENTO DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORIA
PLANEAMIENTO PARA SEGUIMIENTO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

ASUNTO: DATA:
AVANCE %
ITEM HALLAZGO AREA ACCIONES RESP. FECHA AVANCE % TOTAL MO HS APOIO EQUIPOS OBSERVACIONES
20 40 60 80 100
1 0
2 0
3 0
4 0
5 0
CHUMPI 0% 0 Carlos
0% 0 José
GENERAL 0% 0 General
Modelo de Plan de Acción para seguimiento de los hallazgos de auditoria

Taller aplicativo de
simulacro de auditoria.

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DIPLOMADO

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1.- Son efectuados por la organización en 1.- Obedece a requerimientos

Durante la auditoria se van a realizar 4 tipos de actividades :

Teniendo en cuenta estas actividades, el auditor puede

2- PREPARACION 1- Revisión de documentos y registros,

3- CONDUCCION 1- Junta inicial/apertura,

4- REPORTE FINAL 1- Preparación del reporte, y

5- TERMINACIÓN 1- Completado de la auditoria.

6- SEGUIMIENTO 1- Conducción de seguimientos.

1.- PREPARACIÓN 40%

DESIGNACIÓN DEL LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR

SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR

COMPETENCIA GLOBAL DEL EQUIPO AUDITOR

Si no es posible cubrir estas competencias, se debe incluir a un

LÍDER DEL EQUIPO

MIEMBROS DEL EQUIPO

 Revisar toda la información relevante

MIEMBROS DEL EQUIPO

 Ejecutar las actividades dentro del marco del alcance de la auditoría

CONTACTO INICIAL CON EL AUDITADO

¿En qué aporta al auditor la documentación...?

La documentación del sistema y

¿Qué podemos obtener de la

1. Manual del SGS&SO: La configuración del proceso y

2. Procedimientos, instructivos, guías, etc.:

3. Reportes de auditoría, no conformidades,

 Importancia de la actividad, relacionada con los

Un programa de auditoria ser anual o semestral

• Qué hacen en el Área / Sector?

PREPARACIÓN DEL AUDITOR

• Elaborar el Plan de Auditoría!

PREPARACIÓN DEL AUDITOR

 No limitarse solo a determinar la conformidad de las

 Evaluar también, y sobre todo, si el proceso es capaz y

 Lugares, fechas y recursos

 Criterio: Documentos o requisitos

Debe ser acordado con el auditado

► Guía para asegurar la continuidad de la

► Ayuda a administrar el tiempo

► Organiza la toma de notas

TIPS A TENER EN CUENTA EN LA LISTA

Mal uso de la Lista de Verificación:

► Omisión de investigar temas importantes por no