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FLÓREZ Y CIA. S.A.S.

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PC-P-001
BIENES QUE SON PROPIEDAD DEL CLIENTE

1. OBJETIVO
Establecer pautas para identificar, verificar y proteger los bienes que son propiedad del cliente, con el fin de cuidarlos
mientras estén siendo utilizados por la Empresa.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los bienes que son propiedad del cliente y que estén siendo utilizados por Industrial
de Alimentos Flórez y Cía. S.A.S. bajo la modalidad de servicio descentralizado. En el caso de la modalidad centralizada
se controlan los bienes propiedad de Industrial de Alimentos Flórez y Cía S.A.S., que se encuentren tanto en el centro de
Producción como en los centros de distribución (sede del cliente).
Entre los bienes que se controlan están: planta física, equipos, menaje y/o utensilios. Cubre desde la identificación y
verificación del bien, el mantenimiento cuando sea apropiado, hasta la terminación del contrato.

3. DEFINICIONES
3.1. EQUIPO
Hace referencia al equipo mecánico o automático necesario en todo el proceso de producción de alimentos. Incluye:
equipo de recibo, equipo de conservación de alimentos, equipo de producción, equipo de servida, equipo de lavado,
equipo de emergencia y demás equipo auxiliar.

3.2. MENAJE
Constituido por otras herramientas necesarias para la producción de la alimentación, tales como: ollas, sartenes,
cacerolas, latas, charoles, moldes. En términos generales este menaje también es denominado “batería”.

Versión N°
APROBÓ:
REVISÓ:
Nombre: Sandra Florez
Nombre: Marcela Franco Alzate
Cargo: Gerencia
8
Cargo: Jefe de Calidad
Fecha: Mayo 31 de 2018 Fecha: Mayo 31 de 2018
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BIENES QUE SON PROPIEDAD DEL CLIENTE
3.3. UTENSILIOS
Son instrumentos de diversos usos como: cuchillos, cucharones, coladores, recipientes, herramientas de cocina,
tablas de teflón, canastillas, canecas, loza, cubiertos, entre otros.

4. RESPONSABLE
El responsable de establecer, mantener y actualizar este procedimiento es la Gestora de Producción. Los responsables
de su cumplimiento son el Gestor de Compras, los Administradores y Servicios Generales.

5. DESARROLLO

Revisar Manual de Buenas Prácticas Integrales de Manufacturas PC - M - 005

ACTIVIDAD ¿REQUIERE EXPLICACIÓN? RESPONSABLE DOCUMENTOS
Qué hace? Cómo lo hace? Quién lo hace? Qué registros son
generados en la actividad
1. Identificar y verificar Una vez se establece un contrato, se observa dentro de las instalaciones Gerente, Gestora Inventario de equipos,
los bienes del cliente del servicio de alimentación del cliente, las condiciones de la planta física y de Producción y/o menaje y utensilios FI-
equipos existentes, revisando que se encuentren en buen funcionamiento. Administradores F-002
Se hace un inventario físico inicial de la dotación de equipos, menaje y
utensilios entregada por el cliente al definir el contrato.
Este registro es archivado en los contratos de cada cliente y es actualizado
anualmente por los líderes de los Servicios de Alimentación.

2. Informar faltantes Se informan los faltantes de equipos, menaje y/o utensilios no incluidos en Gerente y/o Solicitud y/o reporte
el inventario inicial o reposiciones requeridas para garantizar la prestación Gestora de de equipo, menaje y/o
del servicio de alimentación, a través de PC-F-002 informando a: Producción al utensilios PC-F-002
iniciar un contrato
 El cliente, entregándole una copia para su aprobación y tramitación. La Administradores Reposición y
original de este formato queda en el archivo del administrador. suministro de loza
 El área de compras de la Empresa, enviándole original para su CO-F-020
aprobación y compra.
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Qué hace? Cómo lo hace? Quién lo hace? Qué registros son
generados en la actividad
Nota: Los líderes de los Servicios de Alimentación deben reportar el
inventario de loza al área de Compras los primeros 5 días del mes, y esta
última área deberá realizar la reposición de loza los primeros 5 días del
mes siguiente de cada mes.
3. Adquirir equipo, Una vez aprobada la solicitud, el Gestor de Compras efectúa la adquisición Gestor de Control suministro de
menaje y utensilios de los bienes y los envía al servicio de alimentación con el CO-F-014 Compras equipo, menaje y
mensualmente vía correo electrónico para soportar la entrega. utensilios CO-F-014
Cuando el equipo, menaje o utensilio sea de un valor representativo y
requiera ser recuperado por la Empresa, el administrador hace firmar por
parte del cliente, el PC-F-002.
Siempre que el administrador recibe equipos (ya sean dotados por el Hoja de vida del
cliente o por la Empresa), debe abrir la hoja de vida respectiva. equipo y control de
mantenimiento SG-F-
Nota 1: La hoja de vida de los equipos propiedad del cliente, ubicados en Administradores 009
los centros de distribución es diligenciada y controlada por los
administradores.
Nota 2: Una vez realizada la compra, los equipos de mayor cuantía que Servicios
son propiedad de la empresa, deben ser identificados con una placa que Generales
indican que son propiedad de Industrial de alimentos Florez y CIA S.A.S.
Esta acción la lleva a cabo el área de servicios de generales.
4. Proteger Para garantizar protección en el manejo de los equipos, estos deben ser Administradores Instrucción en el
operados de acuerdo con las especificaciones técnicas, por ello cada manejo de equipos de
administrador da la instrucción del manejo de equipos al personal producción PC-F-004
asignado. Ver Procedimiento para la Administración del Talento Humano
GH-P-001 y Manual de manejo de equipos SG-M-001, este manual es
actualizado por la Coordinadora de Salud Ocupacional y Servicios
generales.

Además como medida preventiva de incendio causado por los equipos, se Manipuladores de Lista de chequeo
diligencia la lista de chequeo para verificación de apagado de equipos. Alimentos apagado de equipos
Este formato sólo aplica para los servicios de alimentación que no laboran PC-F-033
las 24 horas, quedando sin personal a cargo, es decir, es diligenciado por
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Qué hace? Cómo lo hace? Quién lo hace? Qué registros son
generados en la actividad
la última persona que salga de las instalaciones.

La Empresa diligencia (al inicio de un contrato y en adelante cada año), el Calidad Decreto 3075/97 del
perfil higiénico sanitario de acuerdo con la reglamentación legal contenida Ministerio de salud
en el decreto 3075/97, resolución 2674/13. Los capítulos I Edificación e Resolución 2674/13
instalaciones y II Equipos y utensilios, son responsabilidad del cliente,
en los que se detallan los requisitos a cumplir que permitan el
funcionamiento del establecimiento para procesar y expender alimentación.

Se informa a través de comunicado al cliente la situación encontrada en su Gerente

planta física, con el fin de que este efectúe las mejoras necesarias.
Así Industrial de Alimentos Flórez y Cía. S.A.S., participa al cliente de la
responsabilidad conjunta que tienen ambas partes en la inocuidad de la
alimentación producida.
5. Controlar Para el control de los bienes del cliente, se hace un inventario físico de Administradores Inventario de equipos,
equipos, menaje y utensilios en uso y almacenados, diligenciando el menaje y utensilios FI-
formato FI-F-002. Si dentro del servicio de alimentación existen equipos F-002
que no son propiedad del cliente, estos son relacionados en el inventario
identificando el propietario, que puede ser Industrial de Alimentos Flórez y
Cía. S.A.S., o proveedores que presten equipos en comodato.

Dicho control se verifica a través del personal de Servicios Generales,

quien recibe los inventarios por servicio de alimentación, cruzando la Servicios
información con los formatos PC-F-002. Generales

Con una periodicidad mensual se hace inventario de los utensilios de

servida: platos, tazas, vasos, cubiertos y charoles; esto en el formato digital Administradores
proporcionado por el área de Compras, esto para efectos de reposición de
dicho menaje.
6. Reponer Si por algún medio se identifica que un bien de propiedad del cliente está Administradores Solicitud y/o reporte
perdido, es inservible (deteriorado o dañado), o es inadecuado para su de equipo, menaje y/o
uso, se diligencia el formato PC-F-002 para presentar a: utensilios PC-F-002
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Qué hace? Cómo lo hace? Quién lo hace? Qué registros son
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 El cliente para su conocimiento y reposición, este se envía por correo al

cliente como evidencia de que ha sido informado. Dicho registro se
archiva digitalmente en el servicio de alimentación.
 El área de compras de la Empresa cuando el equipo, menaje o utensilio
es propiedad de Industrial de Alimentos Flórez y Cía. S.A.S., junto con el
bien deteriorado como evidencia para la reposición del mismo. Este
registro se archiva digitalmente en los servicios de alimentación.

Los bienes que se encuentran en reserva (por reintegro de los servicios de Gestión Compras
alimentación o compra) son almacenados en un área específica para su
control, considerando las entradas y salidas de los mismos para su
trazabilidad.
7. Mantener los Cuando el mantenimiento de los equipos es por cuenta del cliente, la Administradores
equipos Empresa a través de los administradores hace el requerimiento respectivo
por correo electrónico, telefónica o personalmente.
Para el caso en que el mantenimiento esté a cargo de Industrial de
Alimentos Flórez y Cía. S.A.S. Ver Procedimiento para mantenimiento de
equipos de producción SG-P-001.
Cualquiera de las empresas que sea la responsable del mantenimiento de Administradores Hoja de vida del
los equipos, se hace un seguimiento, registrando las revisiones preventivas Salud equipo y control de
y las reparaciones correctivas en la hoja de vida del equipo y control de Ocupacional y mantenimiento SG-F-
mantenimiento. Servicios 009
Generales

6. NORMAS O DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 Procedimiento para mantenimiento de equipos de producción SG-P-001.
 Manual de manejo de equipos SG-M-001.
 Decreto 3075/97 del Ministerio de Salud.
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BIENES QUE SON PROPIEDAD DEL CLIENTE
 Resolución 2674/2013

7. ULTIMO CAMBIO DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE/
VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN
CARGO
Se incluye nota 2: Una vez realizada la
compra, los equipos de mayor cuantía
que son propiedad de la empresa,
Actividad 3: Adquirir
deben ser identificados con una placa Dora García- Coordinadora
8 31/05/2018 equipo, menaje y
que indican que son propiedad de administrativa
utensilios
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