Cartilha de Boas Práticas de Uso Do SEI PDF

Cartilha de
Boas Práticas
Sistema Eletrônico de Informações (SEI)
EQUIPE DE ELABORAÇÃO
Yuri Scancetti Falcão

Policial Rodoviário Federal
Chefe da Divisão de Gestão Documental
Presidente da Comissão Nacional do SEI (CNSEI)
Luciene Sicuti Damazo

Agente Administrativa
Chefe do Núcleo de Gestão Documental/MT
Presidente da Comissão Nacional do SEI - substituta
José Luis Pinheiro Gomes

Membro da CNSEI
Ricardo Maciel Sarachaga

Membro da CNSEI
Rubens Gonçalves Feitosa

Chefe do Núcleo de Tecnologia da Informação e Comunicação/MA
Membro da CNSEI
Georthon Lopes Santos

Chefe do Núcleo de Gestão Documental/GO
Membro da CNSEI
Rodrigo de Carvalho e Silva

Membro da CNSEI
Marcelo Rodrigues da Silva

Divisão de Gestão Documental
Cartilha de Boas Práticas do SEI | 2

SUMÁRIO
1 APRESENTAÇÃO 5
1.1 Objetivos 6
1.2 Público-Alvo 6
2 BOAS PRÁTICAS PARA TODOS OS USUÁRIOS 6

2.1 Padronizar procedimentos 6
2.2 Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informações 7
2.3 Dar preferência ao editor do SEI 7
2.4 Realize a capacitação de uso do SEI 7
2.5 Tire suas dúvidas, em primeiro lugar, através do próprio esforço 9
2.5.1 Registre sua dúvida 10
2.6 Siga sempre a cadeia hierárquica 11
2.7 Receba seus processos e tome alguma providência 11
2.8 Limpe a sua “área de trabalho” 12
2.9 Mantenha sua informação organizada 13
2.10 Evite a poluição da árvore do processo 14
2.11 Evite a inclusão de documentos externos. Use referências internas (links). 15
2.11.1 Cuidado ao referenciar um documento com acesso restrito 16
2.12 Envie correspondência eletrônica (e-mail) dentro do SEI 16
2.13 Não utilize o SEI como repositório de arquivos 17
2.14 Nunca altere o assunto de um processo 19
2.15 Não abra muitas abas do navegador 19
2.16 Tenha muita atenção ao cancelar ou excluir documentos 20
2.17 Utilize o tipo documental minuta 21
2.18 Utilize a assinatura de documentos sempre da maior autoridade para a menor 22
2.19 Utilize as extensões de navegador relacionadas ao SEI 23
2.20 Utilize preferencialmente um documento interno, ao invés da funcionalidade “Atualizar
Andamento” 25
2.21 Não crie processo para concentrar tipos de documentos específicos 26
2.22 Envie os processos e documentos em suporte físico para arquivamento 26
2.23 Detalhe o máximo possível as informações dos processos 27
2.24 Conheça e utilize o Grupo de Envio 27
2.25 Localize processos facilmente 28
2.26 Utilize a funcionalidade “enviar e-mail de notificação” com muita parcimônia 30
2.27 Corrija você mesmo a tipificação e as especificações erradas de processos e/ou
documentos 31
2.28 Lembre-se de tirar a anotação (post it) antes de encaminhar os processos 31
2.29 Cadastre modelos de Documento e de Texto-Padrão na unidade 32
2.30 Cadastre grupo de envio de e-mail da unidade 33
2.31 Utilize a funcionalidade “Retorno Programado” somente quando necessário 34
2.32 Utilize cores diferentes para ambientes diferentes 34
2.33 Não confunda anexar processo com relacionar processo 36

2.34 Não confunda as seções Conteúdo do Texto com Anexo 38
2.35 Evite impressões desnecessárias 41
2.35.1 Evite enviar fisicamente documentos eletrônicos 42
3 BOAS PRÁTICAS RELACIONADAS A ACESSO A INFORMAÇÃO 42

3.1 Acesso como regra e o sigilo como exceção 43
3.2 Entenda sobre níveis de acesso 43
3.3 Desclassifique o documento preparatório ao final 46
3.4 Documento formalmente classificado em grau de sigilo, nos termos da LAI, não deve ser
incluído no SEI 47
3.5 Classifique corretamente o nível de acesso 48
3.6 Transfira os processos sigilosos ao sair de uma unidade 49
4 BOAS PRÁTICAS PARA COORDENADOR DE UNIDADE 50

4.1 Revise constantemente as permissões de acesso 51
4.2 Evite utilizar a funcionalidade “permissão estendida” 52
4.3 Conceda corretamente as permissões de acesso 52
4.4 Não retire as próprias permissões de Colaborador 53
5 BOAS PRÁTICAS DE SEGURANÇA 53

5.1 Nunca forneça a sua senha do SEI a outras pessoas 54
5.2 Não faça internamente o cadastro de usuários externos 54
5.3 Não deixe o SEI aberto. Ao sair, bloqueie a tela do seu computador. 54

1 APRESENTAÇÃO
_________________________________
Caro leitor,
O SEI é um sistema que traz inúmeras vantagens para a Administração Pública, e em diversos
campos. Talvez as melhorias sejam mais visíveis quando se pensa na eficiência em sentido
estrito, como a economia de recursos materiais. Entretanto, a produção e a tramitação eletrônica
dos processos e documentos também amplia as possibilidades para aprimorar o trabalho em
outras dimensões. Exemplo disso é a oportunidade que o uso do SEI traz na produção coletiva
dos trabalhos, fato que tem impactos na gestão da organização e na gestão do conhecimento,
especialmente porque traz possibilidades adicionais de combinar novas informações para
aprimorar a ação da administração pública. Enfim, o SEI muda pra melhor a relação das
instituições e das pessoas com a informação e o conhecimento.
Esta Cartilha de Boas Práticas de Uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) foi elaborada
pela Divisão de Gestão Documental (DIGED) e pela Comissão Nacional de Acompanhamento e
Gerenciamento do SEI (CNSEI) para auxiliar os usuários internos do SEI da Polícia Rodoviária
Federal no uso adequado, otimizado e seguro do sistema, com o objetivo de proporcionar uma
boa experiência na utilização do sistema, tirando o máximo proveito de todos os recursos e
funcionalidades do sistema, bem como evitando-se retrabalho.
O SEI é um Software de Governo que está bastante difundido na administração pública de todas
as esferas e dos três poderes. Pensando nisso, elaboramos essa Cartilha com o objetivo de
orientar e esclarecer sobre as melhores práticas e os cuidados durante o uso do sistema e suas
funcionalidades.
A cartilha será sua companheira do dia-a-dia, auxiliando-o em vários momentos do seu trabalho.
Cuide bem dela, e se quiser dar alguma sugestão, ou fazer correções, encaminhe sua
contribuição para o endereço eletrônico sei@prf.gov.br.
Boa leitura!

1.1 Objetivos
A presente cartilha tem por objetivo orientar sobre as melhores práticas para uso do SEI na Polícia
Rodoviária Federal - SEI/PRF , quanto a aspectos relacionados a economia de tempo, economia
de recursos, otimização de esforço e redução de retrabalho.
1.2 Público-Alvo
A Cartilha de Boas Práticas de Uso do SEI é destinada a todos os usuários internos do SEI/PRF,
sejam servidores públicos ou colaboradores.
2 BOAS PRÁTICAS PARA TODOS OS USUÁRIOS
_________________________________
Depois de um tempo, e com a utilização constante do SEI, algumas práticas têm-se mostrado
eficientes na busca de um melhor aproveitamento dos recursos e ferramentas do Sistema,
permitindo assim alcançar os resultados pretendidos de maneira eficaz.
Em que pese cada usuário do SEI ter sua própria forma de utilizar as funcionalidades, atalhos, e
possibilidades do sistema, algumas boas práticas são entendidas como imprescindíveis para a
maximização e otimização das ferramentas disponíveis.
Essas Boas Práticas não apenas permitem a padronização de procedimentos, como também
minimizam erros e otimizam os esforços de todos os envolvidos. Além disso, as Boas Práticas
facilitam, por exemplo, o treinamento de futuros usuários.
Aqui, relacionamos o que acreditamos ser de bom uso, independente do papel que o usuário
desempenha dentro do Sistema.
2.1 Padronizar procedimentos
Por ser uma solução bastante flexível, o SEI permite não só utilizar suas funcionalidades de
diversas formas, mas também adaptá-las a diferentes realidades. Por isso, é importante que
órgãos e instituições padronizem procedimentos em diversos níveis, tanto por meio da
implementação de normas de utilização do sistema, quanto pela padronização de processos de

trabalho em cada unidade. A instituição de normas e procedimentos proporciona segurança da
informação e a organização do trabalho. Padronizações no âmbito das unidades (tais como tipos
de documentos, metodologias e nomenclaturas comuns) facilitam a utilização de recursos que o
sistema oferece, tais como pesquisa e medição de desempenho dos processos.
2.2 Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informações
O SEI proporciona instrumentos para medição e monitoramento dos processos. Também

proporciona meios de manter um processo ou conjuntos de processos em permanente
acompanhamento, sem que isso interfira nos fluxos de atividades e andamentos. Por isso, é
importante cumprir cada etapa de maneira eficiente, para a correta medição de desempenho dos
processos. Da mesma forma, a consulta a informações contidas no Sistema devem ser feitas
utilizando as funcionalidades de pesquisa e acompanhamento.Um exemplo de boa prática é a
conclusão do processo ou seu envio para outra unidade tão logo as atividades pertinentes na
unidade sejam finalizadas, sem mantê-lo desnecessariamente aberto na unidade atual.
2.3 Dar preferência ao editor do SEI
Embora o sistema permita importar alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os

documentos formais do órgão devem ser redigidos no próprio sistema (Documento Interno). É
possível a customização de tipos de documentos em obediência aos padrões e formatação
estabelecidos por instrumentos legais, tais como o Manual de Redação da Presidência da
República. Os tipos de documentos também podem ser configurados de acordo com a realidade
dos órgãos e instituições. Outras vantagens do uso de Documentos Internos são seus formatos
padronizados e automatizados (data, numeração, endereço da unidade, processo de referência e
número SEI), além da possibilidade dos documentos que exigirem publicação oficial serem
publicados diretamente no SEI em Veículo de Publicação, interno (p. ex. Boletim de Serviço).
2.4 Realize a capacitação de uso do SEI
O SEI é um sistema que possui um grande número de funcionalidades diferentes e específicas.

Muitas delas podem facilitar enormemente o trabalho dos usuários do sistema, como podem ser
motivo para retrabalho ou dificuldade de uso do sistema quando utilizadas de maneira indevida ou
equivocada.
Assim, é essencial que os usuários conheçam bem as funcionalidades do sistema, visando tirar o

máximo proveito delas, otimizando o seu dia a dia.
Para isso, recomenda-se o curso Sei-Usar, em parceria com a Escola Nacional de Administração
Pública (ENAP) e está disponível gratuitamente para todos os órgãos.
Este curso apresenta as principais funcionalidades do Sistema Eletrônico de Informações (SEI),

utilizado na Administração Pública federal para aprimorar a gestão documental e facilitar o acesso
de servidores e cidadãos às informações institucionais, propiciando celeridade, segurança e
economicidade. O objetivo do curso é capacitar as pessoas que atuam na gestão de documentos
para utilizar o SEI e usufruir dos seus benefícios no dia a dia de trabalho.
O curso Sei-Usar possui o seguinte Conteúdo Programático:
1 Introdução
1.1 Acesso ao Sistema
1.2 Elementos da tela inicial
1.3 Recebimento e atribuição de processos
1.4 Inclusão de Anotações
2 Operações com processos
2.1 Criação, abertura e exclusão
2.2 Relacionamento e anexação
2.3 Sobrestamento, duplicação e envio
2.4 Conclusão, Retorno programado e Pontos de controle
3 Operações com documentos
3.1 Criação e edição
3.2 Barra de ferramentas
3.3 Assinatura
3.4 Padrões e modelos
3.5 Documentos externos
3.6 Exclusão e cancelamento
3.7 Manifestação de Ciência
4 Utilização de Blocos
4.1 Assinatura em unidades diferentes
4.2 Consultas
4.3 Visualização de minutas em Blocos de Reunião
4.4 Inclusão e visualização de processos em Blocos Internos

5 Recuperação de informações
5.1 Histórico do processo
5.2 Acompanhamento Especial
5.3 Reabertura de processos
5.4 Exportação de documentos
5.5 Base de conhecimentos e estatística de processos
6 Usuários Externos
6.1 Cadastro
6.2 Visualização e assinatura de processos
6.3 Envio de mensagens eletrônicas
A inscrição no curso Sei-Usar pode ser realizada no Portal Único de Escolas do Governo
, através do link https://www.escolavirtual.gov.br/curso/74
2.5 Tire suas dúvidas, em primeiro lugar, através do próprio esforço
Muitas vezes, quando temos dúvidas, recorremos às soluções mais fáceis. Isso é inato do ser
humano. É muito comum que colegas sejam procurados, pessoalmente, por e-mail, ou mesmo via
aplicativos de mensagens instantâneas como whatsapp ou telegram.
Porém, para que um conhecimento seja melhor interiorizado por uma pessoa, é essencial que ela
utilize um processo de auto-aprendizagem mais sólido, percorrendo todas as fases da
aprendizagem.
Atualmente existe uma grande rede de informações sobre o SEI, que destacamos a seguir:
● Manuais do Usuário - disponibilizado pelo Ministério da Economia (ex-Ministério do

Planejamento), em formato pdf (que pode ser baixado) ou em formato on-line. Pode ser
acessado no Portal do Software Público no link https://softwarepublico.gov.br/social/sei, no
menu Ajuda;
● Perguntas Frequentes - Normalmente a sua dúvida já foi sanada em outra oportunidade,

para outro usuário. É sempre bom consultar primeiro essa informação. No link acima, no
mesmo “menu Ajuda” há também um link para Perguntas Frequentes;
● Vídeos - Uma enorme quantidade de vídeos já foram produzidos sobre o SEI e estão
disponíveis ao público em geral. Podemos citar algumas fontes:
○ Portal do Software Público - disponível no mesmo “menu Ajuda” já citado acima;
○ Canal PRF no YouTube - Disponível através do menu principal do SEI, no link
Ajuda ou no link: https://www.youtube.com/channel/UCh2SUgBRomtW-2frdOLoitA

○ Youtube - disponível em www.youtube.com.br, onde pode ser pesquisado qualquer
informação, incluindo sobre o SEI e suas funcionalidades;
○ “Para saber +” - disponível na barra de ferramentas do SEI, no link:
● WikiPRF - Ferramenta interna da PRF, disponível em www.prf.gov.br/wikiprf, onde podem

ser buscadas informações sobre o SEI, que são alimentadas e atualizadas por todos os
usuários do órgão e estão categorizadas "Sistema Eletrônico de Informações - SEI";
● PRF Respostas - Ferramenta interna da PRF, disponível em www.prf.gov.br/prfrespostas,

que contém várias perguntas e respostas sobre diversos temas do órgão. Contém vasto
conteúdo sobre o SEI e suas funcionalidades;
● Orientações Gerais para Uso do SEI (OG) - Documento criado com a colaboração de
vários servidores envolvidos e ambientados com o uso do SEI na PRF, com informações e
padronização de procedimentos que estão sendo realizados de forma difusa pelas diversas
unidades. As OG são facilmente localizáveis dentro do próprio SEI da PRF, através do link
Orientações Gerais para Uso do SEI.
Observação: Só atente para possíveis alterações nos procedimentos adotadas pelas
Áreas, mas que ainda não foram contempladas nas OG, tendo em vista a constante
necessidade de atualização.
Desta forma, recomenda-se que para sanar suas dúvidas, você procure inicialmente as
informações através dos diversos canais disponíveis. Através do seu próprio esforço alcançará
uma aprendizagem sólida sobre o assunto. Além disso, a possibilidade de receber uma
informação equivocada de um colega bem intencionado fica minimizada.
Trata-se do velho clichê do “aprender a pescar” e não, meramente, “ganhar o peixe”.
2.5.1 Registre sua dúvida
Não esqueça também de proporcionar que a solução da sua dúvida sobre o SEI seja aproveitada
por outra pessoa. Muitas vezes, nossas dúvidas são as mesmas dos outros.
Para isso, recomendamos que todas as dúvidas sejam inseridas no PRF Respostas
(www.prf.gov.br/prfrespostas), para que ele se torne um grande repositório de perguntas e
respostas do órgão, para que possa ser consultado por todos.

2.6 Siga sempre a cadeia hierárquica
Deve ser evitado o envio de processo ou documentação de forma que não siga a cadeia
hierárquica. A tramitação de Processos/Documentos entre unidades deve ocorrer sempre por
intermédio da cadeia de comando formal, o que, via de regra, se dá através do(a) Chefe
Imediato(a).
Quando um processo ou documento é enviado sem que seja observada essa boa prática, os
assuntos são tratados sem conhecimento de alguns setores, o que gera ruído na comunicação,
prejudicando inclusive o correto tratamento da demanda. Um exemplo prático disso ocorre quando
um(a) servidor(a) solicita algum direito que lhe é devido (exemplo: Auxílio Transporte), evoluindo o
processo diretamente para a área de Gestão de Pessoal, sem que antes tenha sido analisado
pelo(a) Chefe da unidade.
Em qualquer situação, a cadeia hierárquica deverá ser seguida. Esta boa prática deverá ser
adotada tanto numa concepção “top-down” (de cima para baixo), como “bottom up” (de baixo para
cima).
2.7 Receba seus processos e tome alguma providência
Uma situação que ocorre com bastante frequência é o recebimento automático de processos por
parte de um usuário, e a consequente visualização do seu conteúdo sem que nenhuma
providência seja tomada em seguida.
Estes processos, que antes estavam na tela “Controle de Processos” com numeração na cor
vermelha, passam a ficar com a numeração da cor azul (na mesma sessão) ou preta (em outra
sessão). Isto ocorre porque o Sistema "entende" que o processo foi recebido na Unidade.
A prática de apenas receber os novos processos, sem no entanto tomar providências à respeito
do seu conteúdo, causa confusão para os demais usuários que trabalham na mesma unidade,
pois eles não saberão se o processo contém alguma demanda pendente de providências. Sem
esse controle, a demanda poderá cair em esquecimento.

Por este motivo, o chefe ou responsável pela unidade deverá padronizar os procedimentos com
a sua equipe (ver também 2.1 Padronizar procedimentos), definindo a providência a ser tomada
quando algum usuário receber um processo. Sugerimos:
- Inserir uma anotação (post-it) amarela ou vermelha, informando ou indicando a providência
a ser tomada naquele processo;
- Atribuir o processo a um usuário específico, pois, teoricamente, indica que determinado

processo está sob responsabilidade deste usuário. Entretanto, é importante frisar que a
mera atribuição de um processo, por si só, não é suficiente para formalizar legalmente que
determinada demanda passou à responsabilidade do outro usuário. Normalmente, a
pessoa para quem você pretende atribuir o processo está trabalhando no mesmo local, por
isso, é interessante avisar o colega sobre esta ação e sobre o que trata o processo.
Porém, caso seja necessário, utilize outros meios oficiais para formalizar legalmente a
atribuição de uma responsabilidade a um usuário, através de documentos ou comunicação
oficial;
- Utilize outra funcionalidade que julgar interessante (Bloco Interno, Ponto de Controle,
Marcador), para indicar que há alguma providência a ser tomada em determinado
processo, isto levando em consideração a rotina de trabalho adotada pela unidade. Por
exemplo: uma unidade pode utilizar um Ponto de Controle do tipo “Pendências” ou “A
serem despachados”, e colocar todos os novos processos nesta situação.
Não sabe o que é um Ponto de Controle no SEI? Realize sua capacitação SEI-Usar
(https://www.escolavirtual.gov.br/curso/74) ou consulte o Manual do Usuário do SEI, disponível no
Portal do Software Público, no link:
https://softwarepublico.gov.br/social/articles/0004/9746/sei-doc-usuario.pdf
2.8 Limpe a sua “área de trabalho”
A tela de “Controle de Processos” (normalmente chamada de área de trabalho) possui muitas
funcionalidades e por consequência muitos ícones ficam visíveis.

Com a utilização da extensão Sei++ (saiba mais no item 4.16) , e com as atualizações das versões
SEI, com as novas funcionalidades disponíveis, embora sua utilização seja bastante recomendada,
esta situação tende a aumentar, já que muitos novos ícones podem ficar visíveis na Área de
Trabalho, a depender das configurações aplicadas

Desta forma, sugerimos que a “área de trabalho” seja constantemente “despoluída”, e para isso,
recomenda-se que seja dado andamento aos processos com a maior brevidade possível. Deve-se
evitar que os processos fiquem abertos desnecessariamente, principalmente se for para apenas
acompanhar o seu andamento. Para isso, utilize as ferramentas corretas que o SEI disponibiliza,
como o Bloco Interno e o Acompanhamento Especial. Além disso, também podem ser adotados
os procedimentos constantes na norma de uso do SEI, que dispõe sobre a conclusão de
processos.
Instrução Normativa nº 116, de 16 de fevereiro de 2018
(...)
Seção IX
Da Conclusão e Reabertura do Processo Eletrônico
Art. 40. No SEI, a conclusão de processos deverá observar as seguintes situações:

I - quando o processo estiver aberto em várias unidades, poderá ser concluído na unidade
em que não houver mais nenhuma ação a ser tomada, não obstante poder continuar aberto
nas outras unidades; e
II - quando o processo estiver aberto apenas em uma unidade, poderá ser concluído:
a) se já tiver alcançado o seu objetivo em todas as unidades, sendo arquivado de forma
digital; ou
b) em caráter excepcional, mesmo que possua ato processual a ser tomado, para fins
de organização da unidade, desde que mantido em acompanhamento através de uma
ou mais funcionalidades do SEI e que seja reaberto para a conclusão do ato
processual pendente.
(...)
Observe que a utilização das ferramentas de acompanhamento, como "Bloco Interno",

"Acompanhamento Especial" ou "Ponto de Controle" são exigência da norma nesses casos.
Com a adoção desta boa prática, a área de trabalho se torna mais limpa, facilitando o uso do SEI,
devido a uma melhor organização da informação na unidade. Além disso, manter a área de
trabalho com poucos processos evita que informações importantes fiquem perdidas em meio a
outros processos abertos desnecessariamente.
2.9 Mantenha sua informação organizada
Diante da grande quantidade de informações existente na sociedade moderna, é muito comum

que as pessoas estejam sobrecarregadas de conteúdos diversos, seja em seus afazeres pessoais
ou mesmo profissionais.

Com a adesão ao SEI, os órgãos têm observado um fenômeno do aumento substancial de
informações em circulação, em relação à realidade anterior, em que essas mesmas informações
tramitavam em suporte físico.
Por conta disso, manter a informação constantemente organizada é algo imprescindível para
permitir a rápida recuperação caso haja necessidade de consulta, e também para evitar o
desperdício ou o excesso de informação.
O SEI possui algumas ferramentas que possibilitam a organização da informação dentro da

Unidade, e a utilização dessas ferramentas são boas práticas que recomendamos enfaticamente.
São elas:
● Anotação: insere um comentário em forma de ícone de “post-it” , podendo ser de cor
amarela, ou vermelha (urgente).
● Atribuição: utilizado para distribuir os processos. Informa que o processo está sob a
responsabilidade de um usuário da unidade.
● Bloco Interno: servem para organizar conjuntos de processos que possuam alguma
ligação entre si. É uma organização interna somente visível pela unidade.
● Marcadores: funcionalidade com administração pela própria Unidade por meio do menu
“Marcadores”, serve para organizar os processos por etiquetas coloridas, com 10 opções
de cores.
● Ponto de Controle: funcionalidade que serve para registrar um status ou situação, em que
determinado processo se encontra. É ideal para quem utiliza processos que tramitam
dentro de fluxos de trabalho.
● Relacionamento de Processos: funcionalidade para agrupar processos que possuam
alguma ligação entre si (por exemplo, informações complementares ou correlatas).
Com exceção da Anotação e do Relacionamento de Processos, todas as demais ferramentas

apresentadas podem ser utilizadas para filtrar processos nas quais estejam sendo utilizadas.
2.10 Evite a poluição da árvore do processo
Processos que possuem uma previsão ou estimativa de serem muitos extensos, devem ser
“quebrados” em processos menores, e estes devem estar relacionados ao processo principal.
Exemplo: Uma Operação temática de grande vulto (exemplo: Olimpíadas). O processo principal
deve ser enxuto, e as demais ações e desdobramentos devem ser tratadas em processos
específicos, como por exemplo, processos em trâmite nas regionais, ou eventos específicos como
escoltas, fiscalizações etc.

Para que essa “despoluição” seja possível, são necessárias duas boas práticas:
● Evitar o encaminhamento do processo principal às áreas demandadas. Deve-se

encaminhar um e-mail no processo principal, juntando o documento em questão (exemplo:
ordem de serviço, etc), solicitando que a área demandada inicie novo processo relacionado
ao principal.
● A área que receber algum processo em que for verificada a repercussão interna, deve, de
ofício, iniciar novo processo, relacionado ao primeiro, evitando assim a “poluição” do
processo principal. No processo recebido deve ser incluída apenas a resposta da área,
com as informações internas já consolidadas.
2.11 Evite a inclusão de documentos externos. Use referências internas (links).
Esta boa prática tem muita relação com a dica “2.4 Dar preferência ao editor do SEI”.
Por uma questão de herança vinda do procedimento que era comumente realizado nos processos
em suporte físico (papel), nos acostumamos a inserir uma cópia de determinado documento em
outros processos. Bastava “tirar um xerox” de uma Instrução Normativa, de um Portaria ou
qualquer outro documento, e juntá-lo ao processo corrente, para que desse mais robustez,
deixando o processo com todos os documentos, até para facilitar sua leitura e entendimento.
Acontece que com a implantação do SEI, por se tratar de um processo eletrônico, outras
possibilidades se abriram, dispensando totalmente a adoção desta prática.
No mundo eletrônico não é mais necessário que se junte cópias de documentos em processos
administrativos. Geralmente (quase sempre, pra falar a verdade) os documentos, por serem
eletrônicos, já estão no banco de dados do SEI e já estão disponíveis para serem utilizados em
outros processos, mesmo que estes estejam em outras unidades, ou até mesmo concluídos.
Para que essa “mágica” seja possível, basta usarmos os recursos de “hyperlinks” , que nada mais
são que uma espécie de “ligação eletrônica”, ou seja, é uma referência dentro de um documento
a outro documento. O mesmo pode ser feito com documentos de fontes externas. Uma Lei, por
exemplo, que precise ser citada no processo, para permitir melhor entendimento. Não há
necessidade de se incluir uma cópia da Lei no processo, basta que a Lei esteja citada através de
“hyperlink” e será facilmente acessível, sem poluir o processo.

Desta forma, com esta boa prática, evita-se que se tenha diversas vezes um mesmo documento
em diversos processos diferentes, desnecessariamente. Basta que o documento exista em um
único processo, para que seja utilizado em todo o SEI, em qualquer processo.
Maiores informações sobre esta funcionalidade podem ser obtidas no item “Referenciar
Documentos ou Processos” no Manual do Usuário do SEI, disponível no Portal do Software
Público, no link:
2.11.1 Cuidado ao referenciar um documento com acesso restrito
No que tange ao uso de links, é importante tomar cuidado ao referenciar documentos ou

processos com nível de acesso restrito.
Embora seja possível fazer essa referência, o documento que possui nível de acesso restrito só
pode ser visualizado nas unidades por onde o processo tramitou. O mesmo ocorre com
documentos que possuem o nível de acesso público, mas que estão em processo restrito
(classificado com esse nível de acesso ou contaminado por outro documento do processo que
seja restrito).
Assim, ao fazer referência a documento de outro processo, observe sempre se o documento e o

processo possuem o nível de acesso público, evitando a referência nos casos em que houver
restrição de acesso.
2.12 Envie correspondência eletrônica (e-mail) dentro do SEI
A recomendação aqui é bem simples. Caso você tenha necessidade de encaminhar e-mail
relacionado a algum assunto que já está sendo tratado no SEI, dê sempre preferência ao envio
deste email “por dentro” do SEI.
É bem comum, até pelo hábito que desenvolvemos ao longo do tempo, que os emails sejam
enviados pelas demais ferramentas de comunicação, como softwares e aplicativos de mensagens
eletrônicas. O nosso Webmail é um exemplo disso.
Porém, quando enviamos correspondência eletrônica “por fora” do SEI, se houver necessidade de
juntar este documento futuramente ao sistema, teremos que inseri-lo em formato digital, como
documento externo. O que aumenta consideravelmente o tamanho do arquivo, em comparação ao

documento nativo do SEI.
Uma outra vantagem do envio de correspondência eletrônica usando a funcionalidade própria do

SEI é que o sistema conta com toda a proteção em relação à temporalidade de guarda do
documento e sua preservação digital ao longo do tempo. Ou seja, pelo SEI é mais segura a
guarda da comunicação eletrônica.
2.13 Não utilize o SEI como repositório de arquivos
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é um sistema desenvolvido para o negócio “Processo

Eletrônico”, ou seja, ele possui regras de negócio específicas para o qual foi desenvolvido, além
de atender a legislação arquivística em vigor, sobretudo as que tratam da classificação, avaliação
e destinação de documentos, reguladas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
A formação de processos deve ocorrer quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises,
informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas dos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal.
A utilização do SEI como repositório de documentos contraria o escopo para o qual ele foi
desenvolvido, e pode até causar certos problemas. Imaginemos que documentos sejam
“guardados” no SEI, fazendo-o de repositório de arquivos eletrônicos, utilizando-se tipos de
processos que possuem prazo de guarda muito pequeno (1 ou 2 anos). Ao término deste tempo, é
muito provável que este processo seja eliminado do SEI. Ou seja, o repositório feito pela unidade
estará totalmente comprometido.
Para se ter uma ideia do tamanho do desafio, o Conselho Nacional de Arquivos regulamentou o
tema através da Resolução nº 43, de 04 de setembro de 2002, que estabelece diretrizes para a
implementação de repositórios digitais confiáveis (RDC-Arq) para a transferência e recolhimento
de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas dos órgãos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
Um outro ponto importante a ser observado é a finalidade de um processo administrativo. Sob o

ponto de vista legal, temos o seguinte:
LEI Nº 9.784 , DE 29 DE JANEIRO DE 1999

(...)
Art. 2º A Administração Pública obedecerá, dentre outros, aos princípios da
legalidade, finalidade, motivação, razoabilidade, proporcionalidade, moralidade,
ampla defesa, contraditório, segurança jurídica, interesse público e eficiência.

Parágrafo único. Nos processos administrativos serão observados, entre
outros, os critérios de:
I - atuação conforme a lei e o Direito;
II - atendimento a fins de interesse geral, vedada a renúncia total ou parcial de
poderes ou competências, salvo autorização em lei;
III - objetividade no atendimento do interesse público, vedada a promoção
pessoal de agentes ou autoridades;
IV - atuação segundo padrões éticos de probidade, decoro e boa-fé;
V - divulgação oficial dos atos administrativos, ressalvadas as hipóteses de sigilo
previstas na Constituição;
VI - adequação entre meios e fins, vedada a imposição de obrigações, restrições
e sanções em medida superior àquelas estritamente necessárias ao atendimento
do interesse público;
VII - indicação dos pressupostos de fato e de direito que determinarem a
decisão;
VIII – observância das formalidades essenciais à garantia dos direitos dos
administrados;
IX - adoção de formas simples, suficientes para propiciar adequado grau de
certeza, segurança e respeito aos direitos dos administrados;
X - garantia dos direitos à comunicação, à apresentação de alegações finais, à
produção de provas e à interposição de recursos, nos processos de que possam
resultar sanções e nas situações de litígio;
XI - proibição de cobrança de despesas processuais, ressalvadas as previstas
em lei;
XII - impulsão, de ofício, do processo administrativo, sem prejuízo da atuação
dos interessados;
XIII - interpretação da norma administrativa da forma que melhor garanta o
atendimento do fim público a que se dirige, vedada aplicação retroativa de nova
interpretação.
Uma outra legislação que regula o tema, na administração pública federal, é a Portaria
Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, dispõe o seguinte:
PROCESSO - Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e

ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui uma unidade de
arquivamento.
Ou seja, pela análise da legislação vigente, bem como da própria natureza do SEI, percebe-se
claramente, que o sistema não é um repositório de arquivos e documentos eletrônicos.
Assim sendo, a boa prática recomendada é: Não utilize o SEI como repositório de arquivos!
Para a finalidade de armazenamento de arquivos digitais, as unidades da PRF possuem

infraestrutura de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), baseada em servidores de
arquivos locais. Existe a previsão que futuramente a PRF irá migrar para uma solução em nuvem.

2.14 Nunca altere o assunto de um processo
Os assuntos de processos no SEI-PRF já foram previamente selecionados e configurados por

pessoal especializado em gestão documental e arquivística.
Para cada tipo de processo no SEI, há um assunto correspondente. E cada assunto corresponde
a uma temporalidade específica.
Na arquivística, a classificação é uma atividade de alto grau de importância e que precede todas
as outras atividades. A classificação de documentos arquivísticos causa impacto em todo o ciclo
de vida dos documentos e é imprescindível à eficiente administração de documentos correntes.
A mera seleção de um assunto no SEI corresponde exatamente a função arquivística de

Classificação, e “todos os outros aspectos de um programa que vise ao controle de documentos
dependem desta classificação.”
Desta forma, como a classificação em assuntos já foi previamente realizada por pessoal
especializado, a boa prática é: nunca altere o assunto de um processo!
Adotando essa prática, você não estará interferindo na classificação arquivística do processo (e
sua temporalidade). Além disso, você terá uma preocupação a menos.
Lembre-se que todas as ações no SEI ficam registradas e podem ser recuperadas via auditoria!
2.15 Não abra muitas abas do navegador
O SEI na PRF possui uma das maiores estruturas tecnológicas - senão a maior - entre todos os
órgãos da Administração Pública que o utilizam.
A peculiaridade refere-se ao fato do SEI ser utilizado pela área de negócio de multas, que possui
grande volume de informações e demanda grande infraestrutura tecnológica para sustentar um
sistema com essa magnitude.
Desta forma, visando otimizar a utilização do SEI na PRF, para o melhor aproveitamento e
desempenho por todos os usuário, foram estabelecidas regras de sessões, sejam limitando o
tempo de abertura do sistema, de forma contínua, bem como o número de acessos simultâneos
ao sistema pelo mesmo usuário.

Então, como boa prática, sugere-se que não sejam abertas muitas abas nos navegadores, para
que: 1.) não prejudique o desempenho local na estação de trabalho do usuário, ou até mesmo o
desempenho global do sistema; 2.) as ferramentas de controle de sessões nas estações de
trabalho não interpretem as diversas abas abertas como acessos simultâneos (e, portanto,
tecnicamente indevidos), e derrubem a conexão.
Esta “derrubada” de conexão não é incomum na PRF, e pode causar, inclusive, perda de
informação em casos de documentos em edição e ainda não salvos.
2.16 Tenha muita atenção ao cancelar ou excluir documentos
O cancelamento ou exclusão de um documento é aberto aos usuários que possuem permissão

básica no SEI (servidores públicos) e vedado aos demais (Terceirizados e estagiários).
Estas funcionalidades são protegida pelo sistema por meio de de regras de negócio específicas, a
saber:
- Cancelamento de documentos: é necessário solicitar o cancelamento ao Gestor Documental
Regional formal e justificadamente
- Exclusão de documento: Só é permitido se o documento não gerou efeitos jurídicos ainda (se
não foi assinado ou ainda não visualizado por terceiros).
Em todos os casos, as ações ficam registradas no histórico do processo e também nos registros
de auditoria do sistema, podendo ser recuperados pelo sistema.
O cancelamento de documento no SEI, em específico, trata-se de uma ação similar às figuras do

desmembramento ou desentranhamento, quando nos processos em suporte físico.
Eles são assim definidos pela Portaria Interministerial nº 1.677/2015/MJ/MP:
esmembramento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma

“D
definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade
ou a pedido do interessado, para a formação de um novo processo. O desmembramento só
poderá ser executado pela unidade protocolizadora, mediante solicitação, por despacho, da
autoridade competente, justificando a operação.
Desentranhamento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma

definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade
ou a pedido do interessado. O desentranhamento ocorre, também, quando se constata a
anexação indevida ou duplicada de documentos, bem como quando há necessidade de
utilizar o original de um documento junto a terceiros (pessoa física, pessoa jurídica, órgãos ou
entidades públicos, entre outros) ou em outro processo já existente. O desentranhamento só
poderá ser executado pela unidade protocolizadora, mediante solicitação, por despacho, da
autoridade competente, justificando a operação.
Desta forma, solicitamos especial atenção ao se excluir ou solicitar cancelamento de um

documento de um processo, devido às implicações que podem decorrer, sobretudo no que refere
ao seguinte:
● Implicações legais, sejam civis, administrativas ou até criminais, dependendo do

caso;
● Legitimidade para realizar a ação. Lembre-se: tudo fica registrado no SEI!;
● Possibilidade (ou não) de recuperação da informação perdida;
● Custo envolvido na recuperação da documentação cancelada ou excluída, caso
seja necessário dispor de suporte técnico ou empresa especializada para executar
tal ação;
● Perda de tempo útil para recuperação da informação cancelada ou excluída. Às
vezes, dependendo da quantidade de demandas em andamento, a recuperação
pode levar algumas horas ou dias, podendo causar transtornos em trabalhos em
em andamento.
2.17 Utilize o tipo documental minuta
Diferentemente da época dos documentos em papel, alguns parâmetros do documento eletrônico

são preenchidos no momento de sua criação. Podemos citar: o cabeçalho, a data, a numeração
completa com as siglas (Exemplo: Ofício nº 1/2019/NUTIC/SAF/SRPRF).
Na realidade anterior, em papel, de certa forma era mais simples produzir um documento para a
assinatura de uma autoridade: bastava criá-lo com os elementos identificatórios da própria
autoridade, com o cabeçalho e numeração da unidade da autoridade signatária.
Já no processo eletrônico, muitas outras facilidades foram criadas e incorporadas ao cotidiano,

como os blocos de assinatura, por exemplo.
Tem sido observado que um certa prática tem se tornado comum na PRF: que é uma unidade de
suporte ou apoio, preparar um documento final no SEI, e colocá-lo em bloco de assinatura para a
autoridade assinar. Mas esse procedimento, embora célere, causa um grande problema - os
elementos identificatórios do documento final saem da unidade produtora, ou seja, dos Núcleos,
Seções, Gabinetes, entre outros no âmbito da Superintendência, por exemplo, e não da Unidade
da autoridade signatária - a SRPRF-UF.

De forma semelhante ocorre na Sede da PRF, com as Direções, Coordenações-Gerais e
Coordenações.
Então, para sanar esse problema, foi uma forma de trabalho que agregasse tanto as
funcionalidades e facilidades do processo eletrônico com o pragmatismo que a produção de
documento necessita.
Para esse tipo de situação, no SEI/PRF existe o tipo documental “Minuta”, que tem um campo
editável, que pode ser complementado com “de Portaria”, “de Ofício”, etc, figurando na árvore do
processo como “Minuta de Portaria”, “Minuta de Ofício”, e assim por diante.
Então, a boa prática recai na utilização do tipo documental “Minuta”, para produção de
documentos das autoridades finais.
Após a minuta finalizada, o processo deve ser encaminhado para a unidade da autoridade
signatária final, para que o documento definitivo seja produzido por lá, gerando os elementos
identificatórios definitivos (Cabeçalho, data, numeração), na unidade correta.
Porém, devemos lembrar que a minuta, que serviu de embasamento para a produção do
documento definitivo, deve ser assinada. E por se tratar de uma minuta, que é uma versão
preliminar de documento sujeita a aprovação, e portanto, ainda sem efeito jurídico, qualquer
usuário pode assiná-la, sem qualquer prejuízo.
Com a adoção dessa boa prática, os documentos produzidos por uma autoridade sairão com os
elementos identificatórios, corretamente descritos.
É exatamente assim que funciona a produção documental do Diretor-Geral da PRF.
2.18 Utilize a assinatura de documentos sempre da maior autoridade para a menor
Normalmente, a prática usual, advinda da época dos processos em suporte físico, era que os
documentos deveriam ser assinados sempre da autoridade de menor hierarquia para a maior
hierarquia. Este fluxo permitia que a autoridade de maior hierarquia tivesse segurança para
assinar determinado documento, uma vez que ele já estava com o “aval” da cadeia de comando
toda.

Entretanto, no SEI, por se tratar de um sistema de processo eletrônico, essa lógica se inverte.
Como todas as ações já ficam nativamente registradas no sistema, a autoridade de maior

hierarquia já possui segurança de que seus subordinados já tomaram ciência ou participaram da
elaboração do referido documento.
O SEI foi “pensado” e desenvolvido para potencializar as possibilidades do processo Eletrônico.

Desta forma temos a ferramenta de “Bloco de Assinatura”, que permite que o documento
eletrônico seja encaminhado diretamente para a assinatura de maior hierarquia.
Esta boa prática permite que se evite o retrabalho que ocorria no mundo físico, onde um
documento tinha que ser refeito diversas vezes, em diversas versões, até que o texto final fosse
aprovado pela autoridade de maior hierarquia. Ou seja, com a adoção da boa prática, essa
“dinâmica” do retrabalho torna-se desnecessária.
Quando a autoridade de maior hierarquia assina o documento final em primeiro lugar, significa que
o texto final já foi aprovado de forma definitiva, sendo desnecessário que ele seja refeito. Com
isso, tem-se a segurança somada a praticidade proporcionada pelo mundo digital.
Para que tudo funcione perfeitamente, a unidade que disponibilizar um documento via Bloco de
Assinatura deve fazê-lo sem assinar o documento primeiro. Com esta medida, o documento
disponibilizado fica editável para a autoridade de maior hierarquia alterar o que for preciso.
Caso esta autoridade de maior hierarquia julgue que o texto do documento não está adequado,
basta retornar o Bloco de Assinatura com as devidas observações para correção. Ou seja, não é
necessário que o documento eletrônico seja previamente assinado, e depois tenha a assinatura
da autoridade de menor hierarquia retirada, para ser novamente assinado por ela após as
correções necessárias.
Na prática, o documento é elaborado e disponibilizado, e casualmente volta à edição para

correções, até o texto final estar a contento. Após esses trâmites (que ficam todos registrados), é
que se faz a assinatura conforme descrito, ou seja, da maior hierarquia para a menor.
2.19 Utilize as extensões de navegador relacionadas ao SEI
Extensões são códigos que modificam a funcionalidade do navegador. Eles são escritos usando
as tecnologias padrões da Web - JavaScript, HTML e CSS - além de APIs JavaScript dedicadas.

Entre outras coisas, extensões podem adicionar novas funcionalidades para o navegador, ou
mudar sua aparência, ou o conteúdo de páginas particulares.
Algumas extensões são leves, não prejudicam o desempenho do navegador e não oferecem risco
de segurança.
Neste sentido, indicamos duas extensões de navegador que são interessantes e podem facilitar o
trabalho no SEI, tornando-se, portanto, uma boa prática:
1) Sei++ - Desenvolvida conjuntamente entre a Anatel e a PRF, ela adiciona novas
funcionalidades ao Sistema Eletrônico de Informações - SEI (Requer uma versão do SEI
maior ou igual a 3.0.0).

Suas principais funcionalidades são:
● Prazo de Atendimento: inclui na tela de Controle de Processo a coluna “Prazo” e realiza o

controle do prazo de atendimento se for atribuído Marcador sobre o processo com o texto
iniciando no formato "ATE dd/mm/aaaa";
● Quantidade de Dias: inclui na tela de Controle de Processo a coluna “Dias” e realiza o
controle do prazo de atendimento se for atribuído Marcador sobre o processo com o texto
iniciado formato “dd/mm/aaaa”;
● Ordenação das tabelas: Não possui opção de configuração e é ativada por padrão nas
tabelas de controle de processos;
● Tema preto (SEI Black): Deixa o SEI com estilo preto tipo alto contraste;
● Checar bloco de assinaturas: Faz a checagem se tem algum bloco de assinaturas e mostra
na tela inicial;
● Menu do sistema suspenso: Altera a aparência e localização do menu do SEI, que
aparecerá ao clicar no logo do SEI;
● Autopreechimento do andamento: Coloca o ícone dos correios nos ofícios para preencher
automaticamente o andamento do processo;
● Ponto de controle em cores: Coloca cada ponto de controle com uma cor/estilo diferente;
● Click menos: Faz o autopreenchimento dos dados em novos documentos externos.;
● Atalho para novo documento em todos documentos abertos na árvore;
● Funcionalidades de filtragem e pesquisa de processos na tela de controle;
● Funcionalidade para copiar o número do processo e do documento;
● Retirar sobrestamento e reabrir processos que estão nos blocos (Assinatura, Reunião,
Interno);
● Tela de configurações do complemento dentro da tela de configurações do SEI;
● Mostra o conteúdo da anotação do processo na árvore de processo. (Exibe a anotação no
Estilo bloco adesivo);
● Funcionalidade para colorir processos por palavras chaves da especificação.

rmite a integração entre o
2) Sei + Trello - desenvolvido de forma autônoma por PRF, pe
Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e o Trello.

Atualmente, a extensão conta com as seguintes funcionalidades:
● Na página controle de processos, o cartão Trello vinculado a um processo aparece no lugar
do número do Processo;
● O cartão Trello que aparece no SEI mostra o nome do cartão, a descrição, as etiquetas,
onde se encontra (quadro e lista) e a data de entrega relacionada ao cartão. Se a data está
próxima, ou atrasada, um destaque aparece junto à data;

● É possível criar um cartão novo no Trello, vinculado a um Processo. Este cartão já vem
preenchido com a especificação do processo (nome do cartão) e as observações da
unidade (descrição), se houver alguma;
● É possível editar o nome do cartão e a descrição pelo SEI;
● É possível filtrar os processos vinculados aos cartões.

2.20 Utilize preferencialmente um documento interno, ao invés da funcionalidade

“Atualizar Andamento”
A funcionalidade “Atualizar Andamento” até é prevista na legislação, com o seguinte texto:
PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 1.677, DE 7 DE OUTUBRO DE 2015

(...)
2.9 - Despacho
Despacho é a forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma
ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos. Os
despachos podem ser informativos ou decisórios. Os despachos informativos, ou
despachos de mero expediente, objetivam dar prosseguimento ao documento, avulso
ou processo, enquanto que os despachos decisórios envolvem uma decisão
administrativa sobre matérias e assuntos submetidos à apreciação da autoridade
competente.
(...)
2.9.2 - Quanto aos processos digitais:
Nos processos digitais o despacho pode ser realizado por meio de inserção de
documento digital no processo ou p or meio de registro em campo apropriado do
sistema informatizado. No caso do despacho ser registrado em campo do
sistema informatizado, toda vez que o processo for visualizado, os documentos e
os respectivos despachos tem que ser apresentados na ordem em que foram
inseridos no processo.
Assim sendo, entende-se que a funcionalidade “Atualizar andamento” atende parcialmente aos
requisitos previstos na legislação. A dificuldade é que o andamento que for registrado por esta
funcionalidade não são apresentados de forma automática, quando se visualiza um processo, ou
seja, os andamentos não são incluídos na árvore do processo, e sim no histórico do processo.
Desta forma, a boa prática é que seja dada preferência a utilização do documentos internos ao
invés de se utilizar a funcionalidade “Atualizar andamento”.
Os documentos internos (ofícios, despachos, comunicações internas etc) ficam disponíveis

diretamente na árvore do processo, e não de forma “escondida” como ocorre com os andamentos.
Eles ficam disponíveis também quando o processo é convertido em formato pdf ou zip, o que não
acontece com o histórico do processo.
Normalmente, podemos utilizar a funcionalidade “Atualizar andamento” somente para meros

encaminhamentos “muito simples”, que a sua ausência na árvore do processo não prejudique o

entendimento de quem tiver acesso ao processo. Uns exemplos de andamentos simples seriam:
“Para providências”, ou “Para encaminhamento”, ou algo similar.
2.21 Não crie processo para concentrar tipos de documentos específicos
Tem-se verificado que algumas unidades têm criado processos específicos para agrupar
determinados tipos de documentos. Por exemplo: um processo em que são gerados todos os
ofícios, ou um processo que agrupa todos os requerimentos.
Este procedimento não é adequado, tendo em vista que um processo é “um conjunto de
documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação
administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento”, ou seja, um processo representa
uma ação administrativa e está relacionada a um assunto, que conta com temporalidade própria e
específica.
Quando uma unidade utiliza um processo no SEI com a finalidade de agrupar tipos de
documentos específicos, ela, na verdade, está pensando no processo como um simples
repositório, e não exatamente como um processo administrativo, propriamente dito. E neste
sentido, esta prática recai em outra, também não ideal, que é a utilização do SEI como repositório.
Veja neste manual a boa prática específica relacionada à questão do repositório de arquivos.
Assim sendo, a boa prática, neste caso, é: não crie um processo com a finalidade de agrupar
tipos de documentos. Utilize o processo eletrônico para a sua finalidade, que é representar o
conjunto de documentos de uma determinada ação administrativa.
2.22 Envie os processos e documentos em suporte físico para arquivamento
Essa boa prática não diz respeito exatamente ao SEI, mas está intimamente relacionada com ele.
Caso o seu setor de trabalho ainda possua processos ou documentos avulsos em suporte físico,
seja papel, disquetes, CDs, DVDs, Mapas ou outros, providencie o envio para arquivamento,
registrando no SEI este envio.
Logicamente, esta dica deve ser tratada com as áreas responsáveis pelo arquivamento na
regional, devido aos fatores limitantes como espaço físico, condições de salubridade etc.

O envio para arquivamento dispensa a digitalização do conteúdo, conforme previsto na legislação
interna sobre o tema. A digitalização e a posterior captura no SEI será realizado sob demanda,
quando da necessidade de acesso ao processo ou documento avulso.
2.23 Detalhe o máximo possível as informações dos processos
Quando iniciamos um Processo, o SEI nos permite detalhar informações importantes, como o
campo “especificações”, o campo “interessados”, e o campo Observações desta Unidade”, por
exemplo.
O correto preenchimento dessas informações facilitará o controle e a consulta futura. Entretanto,

percebe-se que o preenchimento dos campos disponibilizados é negligenciado de forma
recorrente.
A boa prática aqui proposta é simples: Detalhe o máximo possível as informações dos
processos!
A melhor forma de qualificar um processo com informações precisas e detalhadas é preenchendo

corretamente a especificação do processo. O ideal é que se utilizem termos que facilitem a busca
do processo, caso isso venha a ser necessário (ver também item 2.1 Padronizar
procedimentos).
O correto preenchimento do campo “interessados” também é um recurso que auxilia no momento

da busca pelo processo. É importante lembrar que esse campo aceita mais de uma informação,
podendo ser o próprio servidor, uma determinada unidade, ou ambos.
Por fim, uma boa prática que pode ser muito útil é a utilização do campo “Observação nesta
Unidade”, que também permite uma pesquisa mais qualificada, em caso de necessidade. O
interessante quanto a utilização dessa ferramenta, é que a observação incluída por uma
determinada unidade é passível de ser recuperada através dos mecanismos de pesquisa, e
diferentemente das demais informações (como Especificação e Interessados), só poderá ser
alterada pela própria unidade que a criou.
2.24 Conheça e utilize o Grupo de Envio
Um recurso bastante interessante, que ainda é um pouco subutilizado, é o Grupo de Envio, no

encaminhamento de processos.

Esta boa prática consiste na utilização deste recurso com mais frequência, visando facilitar o uso
de encaminhamento de processos no SEI.
O Grupo de Envio do SEI possui dois grandes grupos: Institucional ou Unidades. O grupo
“Institucional” é configurado pela administração nacional do SEI e é composto por unidades
agrupadas por regionais e também agrupadas por eixos temáticos. O outro grupo é o da
“Unidade”, que pode ser configurado conforme necessidade da própria área.
Com a funcionalidade Grupo de Envio, o encaminhamento de processos fica extremamente

facilitado, pois o usuário não precisa executar procedimentos repetitivos para incluir as unidades
de destino, ou seja, os destinatários do encaminhamento do processo podem ser incluídos em
lote, de forma ordenada.
Segue abaixo, como exemplo, o Grupo de Envio “Superintendentes Regionais”:
Maiores informações sobre a funcionalidade podem ser obtidas no Manual do Usuário do SEI,
disponível no Portal do Software Público, no link
2.25 Localize processos facilmente
Não raramente podemos ficamos meio perdidos para localizar um processo no SEI, diante da
grande quantidade de informações existentes no sistema.

Desta forma, relembraremos as formas de localização de um processo no SEI, visando que as
boas práticas sejam pensadas de forma preventiva:
As formas de recuperar um processo são as seguintes:
● Por meio do número do processo, usando o campo de pesquisa na barra superior do SEI.
● Clicando em "Pesquisa" no Menu Principal (menu à esquerda da tela). Essa funcionalidade

te remeterá a uma pesquisa avançada, em que você poderá pesquisar o processo pelo
nome do interessado, pelas observações inseridas na unidade, pelo nome de quem
assinou, pelo tipo de processo... Por isso é tão importante preencher aquela primeira
“folha” do processo com o máximo de informações!
● Pelo “Acompanhamento Especial” (menu à esquerda da tela), em que você terá acesso a
todos os processos que foram registrados para serem acompanhados. Essa funcionalidade
serve para acompanhar o processo enquanto ele está tramitando, sem precisar mantê-lo
aberto em sua unidade. Exemplo: um processo está aberto em seu setor e é necessário
dar o devido prosseguimento às próximas unidades, pois ali não há mais nenhuma
atividade a ser realizada. Contudo, diante da necessidade de acompanhar o andamento do
processo até sua conclusão final, antes de tramitá-lo para o próximo setor, você deverá
criar um grupo de “Acompanhamento Especial” e incluir o processo específico. Na hora de
tramitar, pode concluir o processo em sua unidade. Pelo link “Acompanhamento Especial”,
você poderá ter acesso a todos os processos que incluiu nesse grupo. Uma outra
vantagem do “Acompanhamento Especial” é que você consegue acompanhar até mesmo
processos que não tenham tramitado pela sua unidade, visualizando os documentos desde
que o nível de acesso do processo seja público.
● Por fim, ainda há a possibilidade de localizar os processos concluídos no botão Estatísticas

(menu à esquerda da tela). Selecionando a opção Unidade e um período determinado,
você consegue verificar todos os processos criados, todos que ainda estão abertos na
unidade e todos que foram concluídos. Essa funcionalidade é útil, por exemplo, quando um
processo é concluído por acidente e o usuário não dispõe de informações que permitam
que ele seja localizado pela “Pesquisa”: basta definir como data inicial e data final no
período determinado a data em que o processo foi concluído, e, nos resultados de
“Processos com andamento fechado na unidade ao final do período”, ele será facilmente
localizado numa tabela que lista todos os processos que foram concluídos na unidade
naquela data, separados por “Tipo”.

2.26 Utilize a funcionalidade “enviar e-mail de notificação” com muita parcimônia
Ao encaminhar um processo no SEI, pode-se selecionar a opção “Enviar e-mail de notificação”,

que faz com que, ao mesmo tempo em que o processo é enviado via SEI, um e-mail seja
disparado à unidade de destino do processo..
Pode parecer interessante no início, pois nos dá uma sensação de segurança quanto ao fato de
que a Unidade destinatária vai receber um aviso, na sua caixa de correio eletrônico, sobre a
chegada de um novo Processo, e assim dará continuidade ao andamento do processo.
Mas pensemos um pouco mais a nível macro!!!
Imagine uma Unidade que recebe diariamente centenas de processos, encaminhados por várias
unidade distintas. Essa realidade é comum na PRF, onde algumas Unidades responsáveis pelo
protocolo, ou pelo processamento de defesas, recursos, ou identificação de condutores infratores
recebem todos os dias algumas centenas de documentos.
Agora imagine que todas as vezes que alguém encaminhasse um processo para essas Unidades
resolvesse também usar a funcionalidade “Enviar e-mail de notificação”. É fácil perceber que as
caixas de mensagens do correio eletrônico dessas Unidades ficariam abarrotadas de mensagens,
inviabilizando o controle e criando sérios problemas para a gestão.
Por isso, leve em consideração que você não é o único interessado que está encaminhando um
processo para um determinada Unidade. Outras pessoas podem estar fazendo a mesma coisa no
mesmo momento que você.
O SEI já se utiliza de ferramentas que permitem à Unidade controlar a chegada de processos na

área de trabalho, tornando desnecessário “Enviar e-mail de notificação” todas as vezes que um
processo seja encaminhado.
Ainda assim, se achar necessário o envio do e-mail de notificação, sinta-se à vontade para fazê-lo.
Entretanto, a boa-prática nos ensina que devemos utilizar esta funcionalidade com parcimônia.

2.27 Corrija você mesmo a tipificação e as especificações erradas de processos
e/ou documentos
Nós já tratamos do detalhamento das informações dos processo (item 3.22), mas gostaríamos de
trazer mais uma boa-prática relacionada ao assunto.
Diante do enorme volume de processos e documentos criados e inseridos no SEI diariamente na

PRF (dezenas de milhares), provavelmente você já deve ter se deparado com algum processo ou
documento que contivesse alguma informação errada. Às vezes, a tipificação, alguma
especificação ou até mesmo o interessado preenchido errado.
Com a grande quantidade de processos e documentos sendo criados diariamente, seria difícil
imaginar que erros de preenchimento não ocorreriam. O detalhe é que não é necessário devolver
o processo para a unidade que o criou para que as informações erradas sejam corrigidas.
Esse procedimento de correção, quer seja da tipificação, quer seja de alguma outra especificação,
pode ser feito por você mesmo, na sua Unidade, desde que o processo tenha tramitado pela
mesma.
As funcionalidades que permitem essas correções são a “Consultar/Alterar Processo” e a

“Consultar/Alterar Documento”.
Elas permitem que você altere não só o tipo do processo ou do documento, mas também a
especificação e o interessado (no caso dos processos), e o Tipo, número/nome na Árvore e
interessados (no caso dos documentos).
Agindo assim você colabora com as Unidades que trabalham com a criação grande número de
processos, evitando que os processos e/ou documentos que contenham erros no preenchimento
das informações básicas fiquem tramitando sem necessidade, onerando as unidades.
2.28 Lembre-se de tirar a anotação (post it) antes de encaminhar os processos
Essa é fácil. Basta pensar em como funcionavam as anotações, recados e bilhetinhos colocados
nos processos físicos.
O SEI permite que o usuário coloque anotações nos processos, que funcionarão como
“bilhetinhos” que ficam agarrados ao processo. Da mesma forma se fazia antes, quando os
processos eram físicos e a gente colocava um pedaço de papel preso com um clipe de papel.
Com relação aos processos físicos, se você não se lembrasse de tirar o bilhetinho, ele ficava
eternamente agarrado ao documento, independente de ter tramitado em unidades distintas. O
processo seguia o seu curso, mas o bilhete estava sempre lá, preso a ele. Se um dia o processo
voltasse para sua mesa, você veria o seu recado preso a ele. Uma anotação antiga, que não tinha
mais sentido, mas que poderia atrapalhar o entendimento de alguém.
O SEI segue a mesma dinâmica. Se você não lembrar de tirar a anotação do processo antes de
encaminhá-lo para outra unidade, quando o processo voltar um dia para a sua Unidade/mesa, a
anotação que você esqueceu de tirar voltará a aparecer para todos.
Imagine que você colocou a seguinte anotação: Fulano, assinar documento XXX URGENTE!!!
Tempos depois, com o tal documento XXX devidamente assinado, você encaminha o processo
para uma unidade a fim de se dar continuidade, mas esqueceu de tirar a anotação. Se algum dia
este processo voltar para a sua Unidade, voltará com a mesma anotação: Fulano, assinar
documento XXX URGENTE!!!
Se você ainda estiver na Unidade, e se for você que trabalhará no processo, é provável que não
se atrapalhe com esta informação equivocada. Mas se for outra pessoa, facilmente perderá algum
tempo tentando entender porque o processo tem uma anotação para um documento seja
assinado, quando na realidade o documento já foi assinado há bastante tempo.
Por isso, lembre-se sempre de tirar a anotação (post it) antes de encaminhar os processos. Isso
evitará problemas no futuro.
Entretanto, se a anotação tiver informações que sejam úteis no retorno do processo à unidade,
como por exemplo, o motivo pelo qual o processo foi encaminhado à outra unidade, nesse caso, a
boa prática é que não se retire a anotação (post it).
2.29 Cadastre modelos de Documento e de Texto-Padrão na unidade
No SEI, cada unidade poderá cadastrar modelos de documentos que se repetem com frequência,
como despachos que são sempre utilizados, e textos-padrão que são muito repetidos, a exemplo
de vocativos ou desfechos de memorandos.
Para criar um Modelo Favorito, acesse o processo, selecione o documento que escolheu para ser
o modelo e clique no ícone “Adicionar aos modelos favoritos”. Na tela seguinte, selecione o grupo
na barra de rolagem do campo “Grupo de Modelos”, preencha o campo “Descrição” e clique em
“Salvar”. Um novo grupo também poderá ser criado.
O modelo de documento que foi salvo poderá ser selecionado no momento da criação do novo
documento. Verifique sempre as adaptações necessárias, como número do processo e nome do
interessado. Recomenda-se que se utilize um modelo do mesmo tipo documental que está sendo
produzido. Ou seja, deve-se evitar utilizar um modelo de memorando para gerar um novo ofício,
por exemplo.

Para criar o Texto Padrão, Selecione a opção “Texto Padrão” no Menu Principal e, na tela
seguinte, a opção “Novo”. Preencha os campos “Nome”, “Descrição” e “Conteúdo” e clique em
“Salvar”. Pronto! O texto está salvo dentro de sua unidade.
O texto padrão pode ser selecionado no momento da criação do documento ou dentro do editor de
textos, por meio do botão “Autotexto”.
2.30 Cadastre grupo de envio de e-mail da unidade
Uma excelente funcionalidade do SEI, porém ainda subutilizada, é o grupo de envio de e-mail.
As próprias unidades pode criar e gerenciar os seus próprios grupos de envio de e-mail, não
sendo necessária nenhuma intervenção da área técnica.
A funcionalidade de grupo de envio de e-mail permite que sejam gerenciados (incluídos, alterados
ou excluídos) os endereços eletrônicos de e-mails, conforme necessidade da unidade.
Segue exemplo:
Dentro de cada grupo de envio, os endereços pode ser administrados. Segue exemplo:

A boa prática, neste caso, é que as unidades cadastrem e utilizem a funcionalidade de grupo de
envio de e-mail quando precisarem difundir suas informações, encaminhar documentos ou outras
ações pertinentes, sem que seja necessário fazê-lo de forma individualizada, para cada
destinatário.
2.31 Utilize a funcionalidade “Retorno Programado” somente quando necessário
O retorno programado é livre, mas deve ser usado apenas quando existe prazo legal ou quando
haja alguma urgência que o justifique. O setor que o receber deve responder no prazo indicado,
mas não há devolução automática do processo ao setor que estipulou o retorno programado,
apenas a indicação de que o prazo foi extrapolado.
Um processo que esteja na sua unidade com “Retorno programado” para a unidade remetente
não pode ser concluído ou enviado para outra unidade que não a remetente sem marcar a opção
“Manter processo aberto na unidade atual”. O retorno programado será retirado quando a unidade
atender às demandas solicitadas e enviar o processo de volta para a unidade demandante.
Desta forma, a boa prática aqui é: utilize a funcionalidade retorno programado somente quando
totalmente necessário e imprescindível!
2.32 Utilize cores diferentes para ambientes diferentes
O SEI possui uma funcionalidade que até é normalmente utilizada, porém ainda de uma forma
aquém de suas possibilidades.

É a funcionalidade “Configurações do Sistema”, que permite ao usuário alterar o esquema de
cores do sistema. São quatro cores disponíveis: azul celeste, cereja, verde limão e vermelho.
Você conseguirá alterar as cores na barra de ferramentas superior, através do ícone:
A boa prática indicada consiste na utilização de cores para diferenciar os ambientes do SEI.
Exemplo:
Ambiente de Produção - Vermelho
Ambiente de Treinamento - Azul celeste
Ambiente de Homologação - Verde-Limão
E, assim por diante.
Na PRF, o ambiente utilizado por todos os usuários é o ambiente de produção.
Já o ambiente de treinamento é disponibilizado livremente para acesso de todos os usuários da

PRF. Através dele, você poderá praticar as funcionalidades sem risco das implicações legais.
Um outro ambiente existente no SEI é o de homologação. Ele serve para testes de

funcionalidades, instalação de módulos, implantação de tipos de documentos etc e é acessado
somente pelos administradores do SEI.
Com isso, um usuário pode possuir acesso a mais de um ambiente do SEI. Em algumas
situações, pode ter acesso em até três ambientes diferentes, o que pode causar confusão no
momento da utilização do sistema.
Alguns casos foram relatados em que documentos foram produzidos em um ambiente e

disponibilizados para assinatura de determinada autoridade, mas a autoridade que deveria assinar
os documentos não encontrava nada em seu bloco de assinatura - isso porque o usuário produziu
o documento no ambiente de treinamento pensando estar logado no ambiente de produção,um
caso clássico de confusão entre ambientes do SEI. A utilização de cores diferentes para identificar
cada ambiente evitaria essa confusão.
Então, resumindo, a boa prática é: utilize cores diferentes, ao seu gosto pessoal, para ambientes
diferentes.

2.33 Não confunda anexar processo com relacionar processo
Normalmente, quando pretendemos “unir” dois processos com assuntos semelhantes, podemos
facilmente nos confundir sobre qual funcionalidade utilizar: “Anexar Processo” ou “Relacionar
Processo”. Esta confusão ocorre porque, para o público não habitual na área administrativa, os
termos podem soar como sinônimos. Mas não são!
Por isso, a boa prática é estar sempre atento a estes conceitos para não confundi-los.
Vamos lá:
A funcionalidade é utilizada para agrupar processos que

possuam alguma ligação entre si (por exemplo, informações complementares), mas que,
apesar disso, continuam autônomos..
Não há hierarquia entre processos relacionados. Ao contrário da anexação, um processo não

passa a fazer parte do outro e o vínculo pode ser desfeito a qualquer tempo.
Já a anexação de processos é uma funcionalidade que permite juntar de maneira permanente

processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e com o mesmo objetivo, uma vez verificado
que as informações deveriam ou poderiam estar agregadas em um processo único.
Como regra, o processo mais novo é anexado ao processo mais antigo, de modo que o mais novo
passa a compor a árvore de documentos do mais antigo. No processo anexado será indicado o
processo principal.
A anexação deverá ser utilizada somente quando houver necessidade de unificação permanente
de processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e com o mesmo objetivo e, portanto,
deverão ser tratados de forma conjunta. Uma vez anexado a um processo principal, o processo
acessório deixa de ter independência, não sendo mais possível nenhuma ação isolada, tal como
inclusão de novos documentos.
Atenção especial deve ser dada à anexação de processos, pois ela só pode ser desfeita pela
unidade de protocolo da regional.

3.37 Não envie processos de encaminhamento de documentação física com antecedência
No mundo do processo eletrônico, por vezes, ainda é necessário encaminhar documentos físicos
de uma unidade para outra. O que permite essa movimentação dentro da PRF é a utilização do
processo do tipo “Gestão Documental: Encaminhamento de Documentação Física”.
Nele, a unidade que pretende encaminhar a documentação física inclui um documento interno do
tipo “Termo de Encaminhamento Físico”, onde relaciona todos os documentos físicos que
precisam ser entregues à outra Unidade. Em seguida, o setor envia o processo para a unidade
destino, a fim de que recebam a documentação, através do documento “Termo de Recebimento
Físico”.
O problema ocorre quando a Unidade remetente envia o processo com muita antecedência,
deixando para levar os documentos físicos, propriamente ditos, somente tempos depois.
Quando o processo chega na Unidade destino, a rotina impõe que ele seja recebido e analisado,
mas o fato da documentação física ainda não ter chegado ao setor cria uma situação que
impossibilita a inclusão do “Termo de Recebimento Físico”. Isso só será possível quando os
documentos realmente chegarem fisicamente na Unidade.
Como não é possível saber ao certo quando esta documentação finalmente chegará no setor, os
responsáveis ficam de mãos atadas, com um processo aberto na unidade, sem previsão para seu
andamento.
Agora imaginem isso acontecendo em uma Unidade que recebe dezenas de processos desta
natureza diariamente! A gestão desta situação é, no mínimo, complicada.
Por isso, como boa prática, sempre que houver necessidade de encaminhar documentação física
para algum setor, certifique-se de enviar o processo específico somente quando tiver certeza de
que os documentos já estão a caminho da unidade destino.
3.38 Conclua os processos que tenham atingido seus objetivos
Este item tem relação com o item 3.5 Receba seus processos e tome alguma providência.

Mas como sei que o processo está encerrado? Quando todos os trâmites para resolver o
problema ou a necessidade que iniciou aquela solicitação já foram tomados e a situação está
resolvida!
Se sua Unidade foi demandada através de um processo, e a demanda já foi atendida, não há
necessidade de poluir a tela “Controle de Processos” deixando os processos abertos. Quanto
menos informação na “mesa” para controlar melhor, e processos abertos sem necessidade só
contribuem para dificultar a gestão.
Se você ainda tem interesse em acompanhar a tramitação do processo em questão, não há

necessidade de deixá-lo aberto na sua Unidade. Basta utilizar uma das funcionalidades citadas no
item 3.5.
A mesma regra serve ao se enviar um processo para outra unidade: NÃO o mantenha aberto em
sua unidade!
Esse recurso deverá ser utilizado APENAS em necessidade justificável de continuar a instruir o
processo enquanto a outra unidade também trabalha nele.
2.34 Não confunda as seções Conteúdo do Texto com Anexo
Os documentos eletrônicos do SEI são estruturados em seções, que são as subdivisões dele. As
seções são configuradas pelos administradores do sistema, de forma transparente aos usuários
finais. Como exemplo mais comum, podemos citar: Cabeçalho, Título, Data e Hora, Corpo do
Texto, Assinatura e Rodapé, da seguinte forma:

Porém, alguns tipos documentais possuem uma seção extra, denominada “Anexo”, que, como o
próprio nome já diz, serve para anexar conteúdo(s) ao documento principal.
Acontece que a seção “Anexo” é a última de todas, e se localiza logo após a seção “assinatura”. A
questão é que essa “assinatura” se refere ao documento principal, e não ao Anexo.
Não entender perfeitamente as seções de um documento, principalmente nos tipos documentais

que contém a seção do tipo “Anexo”, como por exemplo Portarias e Contratos, acaba provocando
equívocos frequentes.
Quando não se domina esse detalhe sobre as seções do SEI, é comum que o conteúdo do
documento seja inserido na última seção (Anexo), ao invés de ser colocado na seção correta
(Corpo do Texto).
Desta forma, quando a autoridade assina o documento é que se percebe o engano, pois o
documento fica com aspecto confuso, justamente devido ao erro cometido na elaboração dele.

Segue abaixo um exemplo de um documento (fictício) com o erro citado:
As seções “Conteúdo do texto” e “Anexo” são bem fáceis de identificar, pois possuem conteúdos
já pré-definidos bastante claros e uma linha divisória no modelo do documento, conforme imagem
abaixo:

A boa prática é: não confunda a seção “Anexo” com a seção “Corpo do texto”.
Caso isso ocorra, refaça o documento desde o início, visando a sua correção.
2.35 Evite impressões desnecessárias
Evitar o desperdício de papel é uma das ações mais rápidas que podem ser feitas para cortar
custos desnecessários nas organizações públicas ou privadas.
A implantação do processo eletrônico nos órgãos públicos e, em especial, a implantação do SEI
na Polícia Rodoviária Federal, causou um enorme mudança da cultura organizacional. Porém, em
cenário de mudanças substanciais, como ocorreu no nosso órgão, é bastante comum que alguns
usuários ainda continuem com práticas antigas, até por terem sido adotadas por longos anos, nas
atividades que desempenhavam até então. Entendemos que esse procedimento seja até natural
nas pessoas.
Entretanto, com as facilidades proporcionadas pelo SEI, sobretudo a disponibilidade de acesso
aos documentos 24 horas por dia e 7 dias por semana, essa prática de imprimir documentos,
simplesmente para que lhe sejam tangíveis, ou seja, para que o documento esteja fisicamente em
mãos, não é mais recomendada.

Até por uma questão de sustentabilidade ambiental e preservação da natureza, o ideal hoje em
dia é que não se imprima mais os documentos que já constam no SEI, consultando-os
diretamente em formato eletrônico, quando necessário.
Outrossim, este assunto está até regulado no PRF, conforme trecho abaixo, extraído na Portaria
nº 15, de 22 de janeiro de 2018:
(...)
Art. 6º São deveres de todos os usuários do SEI:
(...)
VI - evitar a impressão de documentos, restringindo-se apenas aos casos necessários

e devidamente justificados;
Então, a boa prática aqui indicada é: evite impressões desnecessárias, a começar por esta
própria Cartilha de Boas Práticas!
2.35.1 Evite enviar fisicamente documentos eletrônicos
Uma das facilidades do processo eletrônico é justamente ser desnecessário que os documentos
eletrônicos sejam impressos, seja para serem lidos ou mesmo para serem encaminhados para os
destinatários finais.
Desta forma, considerando a boa prática sobre impressão desnecessária de documentos,
destaca-se, de igual forma, que devem ser evitados os envios de documentos impressos a partir
do SEI: opte, sempre que possível, pelo envio eletrônico, seja por e-mail ou por disponibilização
de acesso externo.
Resumindo, a boa prática é: dê preferência ao envio eletrônico dos documentos!
3 BOAS PRÁTICAS RELACIONADAS A ACESSO A INFORMAÇÃO
_________________________________

3.1 Acesso como regra e o sigilo como exceção
A transparência é um instrumento de controle social que proporciona meios para garantir a correta
atuação do Estado. A Lei 12.527/2011 representa uma mudança de paradigma em matéria de
transparência pública, pois estabelece que o acesso é a regra e o sigilo, a exceção.
O SEI adota a filosofia da transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de
acesso a processos e documentos em casos específicos. O sistema tem como princípio a
transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo. O ideal é que se facilite e priorize
a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema.
Assim, a regra é que o nível de acesso de documentos e processos seja sempre público e
que os níveis de acesso restrito e sigiloso sejam utilizados apenas em casos específicos, com o
devido amparo legal.
3.2 Entenda sobre níveis de acesso
Essas boas práticas surgem para compartilhar as possibilidades e as formas mais adequadas
para classificar os processos e os documentos no SEI quanto ao nível de acesso.
Esta boa prática não se propõe a funcionar como um rol taxativo ou uma norma interna sobre o
assunto sigilo das informações, mas tão somente servir de guia orientativo acerca das
possibilidades do sistema.
A boa prática, desta forma, recai sobre a seguinte dica: conheça a legislação sobre o tema e
aplique-as caso a caso, pois não há “receita de bolo” específica que possa agregar todos os casos
concretos, ou seja, como diz o próprio título da boa prática: “Entenda sobre níveis de acesso”!
Acostume-se a buscar o auto-aprimoramento técnico-profissional a respeito do assunto “sigilo das

informações”. Ou seja, mantenha-se constantemente atualizado sobre o tema.
Como sugestão inicial, sem prejuízo das futuras atualizações, sugerimos que seja realizada leitura
das seguintes legislações sobre o tema:
● Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso a Informação - LAI), que regula
o acesso à informação;
● Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei de Acesso a Informação;

● Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012, que regulamenta procedimentos para
credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau
de sigilo.
Já em relação ao que concerne especificamente ao SEI, visando agregar conhecimento ao tema

em questão, podemos orientar o seguinte:
Ao iniciar um processo ou incluir um documento, o usuário deve classificá-los quanto ao nível de

acesso. O sistema permite os seguintes tipos de classificação:
A. Público: quando o conteúdo de todos os documentos em um determinado processo são
visualizados por qualquer usuário cadastrado no SEI;
B. Restrito: quando o acesso ao conteúdo dos documentos em um processo é restrito às
unidades pelas quais esse processo tramitar, e, obviamente, à todas as pessoas que
estiverem vinculadas àquelas unidades; e
C. Sigiloso: quando o acesso aos documentos e ao processo é exclusivo às pessoas a quem
for atribuída permissão específica. Significa que cada processo sigiloso tem um rol de
usuários credenciados. Cabe enfatizar que a regra geral é classificar os processos e
documentos como públicos.
Entretanto, conforme já exposto, a regra geral deve conviver em harmonia com a proteção à
informação sigilosa e pessoal, e também deve respeitar a proteção relativa às informações
utilizadas como subsídio para a tomada de algumas decisões ou para a edição de ato normativo.
Portanto, é preciso atenção no momento de classificar um documento inserido ou criado no SEI.

Embora a publicidade seja a regra, existem casos em que a restrição de acesso e até mesmo o
sigilo devem ser observados, sob pena de violação de normas constitucionais e legais.
As orientações a seguir tratam das exceções à regra geral e informam as situações nas quais um
processo ou documento deve ser classificado como restrito ou sigiloso.
Documentos Restritos
Ao classificar um documento como restrito é preciso justificar a razão da restrição. Significa que
após a classificação como restrito o sistema oferece opções para indicar o motivo. De modo
agregado, são 3 as razões:
1. Documentos preparatórios, tais como algumas notas técnicas e notas informativas;
2. Documentos que contenham informações pessoais;

3. Demais documentos que contenham outras hipóteses de restrição de acesso.
I – Documentos preparatórios. O próprio nome já sugere do que se trata. São exemplos desses
documentos as notas técnicas, pareceres e as notas informativas que subsidiam algumas
decisões dos dirigentes, tais como documentos que embasam decisões de política econômica,
fiscal, tributária, monetária e regulatória. Além desses, também há uma proteção especial para os
documentos que trazem argumentos e conteúdo para os processos que culminarão com edição de
algum ato normativo. A restrição temporária de acesso nesse caso é prevista no art. 20 do
Decreto 7724/2012 e aplica-se somente até o momento em que haja uma posição final sobre o
assunto que é objeto do documento ou processo, ou, ainda, quando seja editado o ato que aquele
documento ou processo subsidiou. Logo, quando expirar a causa da restrição deve ser alterada a
classificação do processo ou documento de restrito para público.
II – Documentos que contenham informações pessoais. Da mesma forma que no caso anterior, o
título já sugere do que se trata. São documentos que trazem informações de determinada pessoa
identificada ou identificável. A restrição de acesso respeita o disposto no art. 55 do Decreto nº
7.724/2012, que garante proteção às informações pessoais relativas à intimidade, vida privada,
honra e imagem que estejam na posse dos órgãos e entidades. Nesse caso, as informações são
restritas aos agentes públicos legalmente autorizados e à própria pessoa. A análise quanto à
existência de informações pessoais deve ser feita diante de um caso concreto. Entretanto,
seguem alguns exemplos de informações pessoais a título de ilustração: Dados relativos a
documentos de identificação pessoal (RG, CPF, Título de Eleitor, Documento de Reserva etc.);
Informações sobre o estado de saúde do servidor ou familiares; Informações financeiras ou
patrimoniais de determinada pessoa; Informações sobre alimentandos, dependentes ou pensões;
Endereço pessoal ou comercial de determinada pessoa; Número de telefone ou endereço
eletrônico de determinada pessoa; Origem racial ou étnica, orientação sexual, convicções
religiosas, filosóficas ou morais; opiniões políticas, filiação sindical, partidária ou a organizações
de caráter religioso, filosófico ou político.
III - Documentos que contenham informações protegidas por outras hipóteses legais de restrição
de acesso. Nesta categoria, a restrição de acesso mais comum é a de apuração de
responsabilidade de servidor, protegida pela Lei nº 8.112/1990. O SEI traz ainda 3 outras
hipóteses relacionadas à segurança das informações sobre as empresas estatais, a saber: Sigilo,
contábil, empresarial e fiscal. Entretanto, é necessário informar que esse rol pode mudar,
dependendo da superveniência de novas hipóteses legais que fundamentam a restrição de
acesso.

Cabe destacar que a inclusão de um documento restrito em um processo público torna aquele
processo restrito, mas é possível acompanhar o trâmite de processos restritos. Só não será
possível que todas as pessoas tenham acesso absoluto ao teor dos documentos constantes
daquele processo.
Documentos Sigilosos
No SEI, por orientação do Ministério da Economia (antigo Ministério do Planejamento), não se
deve inserir documentos classificados sigilosos, ou seja, aqueles que foram formalmente
classificados, através da publicação do Termo de Classificação da Informação (TCI), sendo
incluído no rol de documentos sigilosos da PRF.
A título de informação, o rol de documentos classificados da PRF encontra-se disponível no link
https://www.prf.gov.br/portal/acesso-a-informacao/ClassInfo.
Entretanto, no SEI há a possibilidade de marcação do nível de acesso como sigiloso, que nesse
caso, seria considerado como “sigiloso não classificado”.
As opções para documentos sigilosos não classificados são:

I – Documentos que contenham informação pessoal. Da mesma forma que a opção acima,
referente ao nível de acesso restrito, são documentos que trazem informações de determinada
pessoa identificada ou identificável. A diferença nesse caso é que se necessita que a informação
pessoal esteja restrita apenas a pessoas específicas, e não a unidade toda. Podemos citar um
exemplo de uma informação sobre uma doença, onde a pessoa não deseja que esta informação
seja compartilhada com seus colegas lotados na mesma unidade.
II – Documentos que contenham informações sob apuração de responsabilidade de servidor. Este

caso é semelhante à hipótese legal de igual nome (apuração de responsabilidade de servidor), no
nível de acesso restrito, mas que difere daquela em razão da possibilidade de visualização de
usuários não autorizados.
III - Documentos que contenham informações protegidas por outras hipóteses legais de sigilo, tais
como acidente aéreo, materiais e sistemas sigilosos, necessidade de conhecer, entre outras.
3.3 Desclassifique o documento preparatório ao final
Um prática ruim que tem se mostrado cada vez mais recorrente, infelizmente, é um documento
que foi inicialmente classificado como preparatório não ter seu nível de acesso alterado para
público, ao término do motivo que ensejou a sua classificação.

Esta prática ruim faz com que todo o processo permaneça restrito por tempo indefinido, violando a
boa prática de que a regra é que os processos sejam públicos, com a restrição de acesso como
exceção.
Isso acontece porque, como já explicado, um documento classificado como restrito “contamina”
um processo público, ou seja, ele torna todo o processo também restrito. E isso é um “efeito
colateral” que talvez não seja o desejado por quem classificou o documento como preparatório.
A boa prática nesse caso é: desclassifique os documentos preparatórios assim que cessar a
motivação da classificação, ou seja, volte o nível de acesso do documento para público tão logo a
decisão da autoridade seja tomada com base nos documentos previamente classificados como
preparatórios
3.4 Documento formalmente classificado em grau de sigilo, nos termos da LAI, não
deve ser incluído no SEI
A Constituição Federal de 1988, a Lei 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação) e o Decreto nº

7.724/2011, que a regulamenta, estabelecem critérios legais para a publicidade de documentos,
bem como para a restrição de acesso e até a preservação da intimidade e a vida privada dos
indivíduos.
O assunto é bem amplo e encontra amparo em diversas legislações no ordenamento jurídico

nacional.
O Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012, que regulamenta procedimentos para

credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo,
e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento é uma norma que também se dispõe a
regular assuntos relacionados ao tema Acesso à Informação.
Basicamente, este Decreto nº 7.845/2012, dispõe que informações classificadas em grau de sigilo
devem atender a dois preceitos fundamentais:
a) Rede Segmentada; e
b) Criptografia de Estado.
Segue abaixo o texto legal, para consulta:
Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012

(...)
Art. 38. No tratamento da informação classificada deverão ser utilizados
sistemas de informação e canais de comunicação seguros que atendam

aos padrões mínimos de qualidade e segurança definidos pelo Poder
Executivo federal.
§ 1o A transmissão de informação classificada em qualquer grau de sigilo
por meio de sistemas de informação deverá ser realizada, no âmbito da
rede corporativa, por meio de canal seguro, como forma de mitigar o risco
de quebra de segurança.
(...)
Art. 40. A cifração e a decifração de informação classificada em qualquer
grau de sigilo deverão utilizar recurso criptográfico baseado em algoritmo
de Estado.
Parágrafo único. Compete ao Gabinete de Segurança Institucional da
Presidência da República estabelecer parâmetros e padrões para os
recursos criptográficos baseados em algoritmo de Estado, ouvido o Comitê
Gestor de Segurança da Informação previsto no art. 6o do Decreto no
3.505, de 13 de junho de 2000.
(...)
Desta forma, o Ministério da Economia (ex-Ministério do Planejamento), órgão coordenador do

Processo Eletrônico Nacional (PEN), vem orientando os órgãos que utilizam o SEI a não utilizarem
documentos classificados em grau de sigilo (Ultrassecreto, Secreto ou Restrito).
Desta forma, a boa prática, neste caso, é: não gere documentos classificados no SEI, e
também não inclua documentos externos oficialmente classificados com base na LAI no
SEI.
3.5 Classifique corretamente o nível de acesso
Ao abrir um processo ou criar um documento no SEI, deverá ser indicado o nível de acesso. A
correta classificação desse nível de acesso repercute em vários aspectos relacionados ao
processo e ao documento criado, como, por exemplo, se as informações contidas serão
recuperáveis pela funcionalidade de pesquisa, ou se serão registradas nas estatísticas do
sistema.
Os níveis de acesso permitidos (público, restrito ou sigiloso) são configurados durante o

cadastro do tipo de processo, mas também podem ser alterados posteriormente, caso seja
necessário. Via de regra, a maioria dos tipos de processos não deve possuir restrição de
acesso. No entanto, há casos em que permitir o acesso à informação em um momento
inoportuno pode causar danos. Para estes casos, é importante restringir o acesso à
informação, informando a hipótese legal que ampara tal situação.

É importante lembrar que o nível de acesso de um documento pode contaminar todo o
processo. Assim, em um processo com nível de acesso público, se for incluído um documento
com nível de acesso restrito ou sigiloso, todo o processo ficará com o mesmo nível de acesso.
Tenha atenção redobrada ao classificar processos e documentos quanto ao grau de acesso,

pois a responsabilidade sobre o uso indevido também é sua.
3.6 Transfira os processos sigilosos ao sair de uma unidade
Os processos sigilosos respeitam uma regra própria no que se refere a possibilidade de

visualização e de serem trabalhados. Somente quem possui credencial de acesso para o processo
em questão é que detém essa faculdade. Além disso a credencial é válida para o servidor
somente dentro de uma Unidade específica. Mesmo que o servidor trabalhe em mais de uma
Unidade SEI, somente na unidade em que ele criou o processo, ou onde ele recebeu a credencial
de terceiros, é que será possível trabalhar no processo.
Quando um servidor que possuía credencial para trabalhar com um determinado processo
Sigiloso deixa a unidade, por mudança de lotação ou remoção (por exemplo), e o processo não
possui credencial ativa para um outro servidor, o processo fica “órfão”.
É um processo sigiloso, que só pode ser acessado por quem tem credencial para tal, mas que não
possui nenhum servidor com credencial ativa para acessá-lo -rfão.
Por isso, para evitar que os processos sigilosos fiquem órfãos (sem credencial ativa), ao sair de
uma unidade não esqueça de transferir todos os processos sigilosos através da funcionalidade
“Processos com credencial de acesso nesta unidade”.
Em seguida, clique no botão “Transferir”:

Ao clicar no botão “Transferir”, é aberta uma janela para que seja indicado um novo usuário na
mesma unidade.
Normalmente, as credenciais de acesso na unidade devem ser transferidas para outro servidor na
mesma unidade. Mas em casos excepcionais, em processos que sejam de interesse unicamente
do próprio usuário, é imprescindível que seja concedida credencial de acesso a si próprio, já na
nova unidade de lotação, seguindo-se normalmente o procedimento para concessão de credencial
de acesso a processos sigilosos.
Maiores informações sobre a funcionalidade podem ser obtidas no Manual do Usuário do SEI,
disponível no Portal do Software Público, no link:
4 BOAS PRÁTICAS PARA COORDENADOR DE UNIDADE
_________________________________

Dentro da estrutura de governança do SEI, existe a figura do Coordenador de Unidade do
Sistema, que entre outras atribuições, tem que administrar as permissões de acesso nas unidades
coordenadas, gerenciar a disponibilização de acesso a usuários externos e solicitar ao Gestor
Documental Regional a inclusão ou exclusão do cadastro de usuários no SEI, quando necessário.
Via de regra, o(s) Coordenadores de Unidades SEI são o Titular e o Substituto da Unidade, com a
possibilidade de haver delegação de competência para mais um servidor do setor.
Essas atribuições exigem cuidado e atenção, principalmente quanto às permissões de acesso.

Por isso, seguem algumas boas práticas.
4.1 Revise constantemente as permissões de acesso
As constantes movimentações de pessoal dentro da estrutura organizacional da PRF, quer seja de

servidores, prestadores de serviços terceirizados, ou mesmo estagiários, exigem que os
Coordenadores de Unidade SEI mantenham as permissões de acesso da sua unidade sempre
atualizadas.
Lembre-se que um estagiário cujo contrato foi encerrado continuará tendo acesso ao SEI
enquanto a permissão de acesso que lhe foi concedida não for excluída. Da mesma forma, um
servidor que foi removido para outra unidade deverá ter sua permissão de acesso excluída da
unidade de onde foi removido.
Imagine que a Unidade SEI é uma sala, cuja chave é de responsabilidade dos Coordenadores de
Unidade SEI. A regra é entregar essa “chave” para todos os que trabalham na mesma sala para
que possam ter acesso aos Processos e Documentos de interesse do Setor.
Pensando assim, é fácil perceber que, se acontecer de um Servidor, Prestador de serviços

Terceirizado, ou Estagiário ser removido do Setor, não há motivos para que a “chave” da sala
permanece em seu poder.
Por isso, através do Sistema de Permissões do SEI, o SIP, no endereço https://sei.prf.gov.br/sip/,

revise sempre as permissões concedidas para acesso ao Setor onde você exerce a função de
Coordenador de Unidade.

4.2 Evite utilizar a funcionalidade “permissão estendida”
Apesar do SIP permitir que, ao conceder permissões de acesso, o Coordenador da Unidade possa
estender a permissão para as subunidade subordinadas, a boa prática nos ensina que utilizar
essa possibilidade não traz benefícios.
Por vezes, ocorrem casos em que a permissão do Usuário foi excluída em uma determinada
Unidade, mas como a permissão foi inicialmente concedida com a extensão para as Subunidades,
o Usuário continua aparecendo na relação de “Atribuição de Processos”, causando confusão e
transtornos ao Setor.
Por isso, sempre que for conceder a permissão de acesso para um Usuário e houver a
necessidade de fazê-lo para mais de uma Unidade, faça-o concedendo a permissão Unidade por
Unidade, sem utilizar a “permissão estendida”.
4.3 Conceda corretamente as permissões de acesso
A concessão de permissão de acesso no SEI é um passo bastante importante na gestão do

Coordenador de Unidade.
Recomendam-se as boas práticas abaixo, a respeito dessa atividade:

● Conforme já falado no item acima, não utilize a “permissão estendida”.
● Evite utilizar a data de vencimento da permissão, pois acaba caindo em esquecimento,
desativando o usuário. A melhor prática é que seja internalizado que a permissão deve ser
retirada ao final do trabalho.
● Verifique corretamente os perfis de acesso. É bem comum que as permissões de acesso
sejam concedidas de forma equivocada. Cada perfil tem configuradas exatamente as
funcionalidades que são devidas a cada cargo ou função. Basicamente são:
○ Básico - Utilizado para Servidor Público
○ Colaborador - Utilizado para Prestadores de serviços e Estagiários
○ Gestor Documental Regional - Utilizado para Núcleos de Gestão Documental
○ Arquivamento - Utilizado para Núcleos de Gestão Documental
○ Colaborador externo - Utilizado para colaboradores externos que desempenham
função interna restrita. Exemplo: Membros da JARI, que não servidores da PRF.

4.4 Não retire as próprias permissões de Colaborador
Uma prática não muito rara é um Coordenador de Unidade verificar que lhe foi concedido um perfil
de “Colaborador”, que é voltado a terceirizados e estagiários, e pensar: “acho que alguém se
enganou, pois não sou terceirizado ou estagiário! Então vou excluir esse perfil de colaborador
aqui.”
Acontece que todos os Coordenadores de Unidades (CDU) devem ter esse perfil sim. Isso não
está errado. Isso se deve ao fato de que, para um CDU conceder permissões de acesso a um
usuário, ele próprio deve possuir a mesma permissão de acesso que está concedendo.
Ou seja, para que um CDU possa conceder as permissões de “Colaborador” a terceirizados e

estagiários, deve ele próprio também possuir esta permissão. Caso essa permissão seja excluída,
o CDU não mais poderá concedê-la, prejudicando a administração das permissões na Unidade.
Então, aqui a boa prática é: Se você for Coordenador de Unidade (CDU), não retire suas
permissões de “Colaborador”.
Lembre-se: o SEI registra todas as ações de administração realizadas no sistema. Nos casos
analisados pela CNSEI, sobre exclusão de permissão de “Colaborador” de um CDU, todos, sem
exceção, foram excluídos pelo próprio CDU.
5 BOAS PRÁTICAS DE SEGURANÇA
_________________________________
A segurança da informação visa garantir a integridade, confidencialidade, autenticidade e

disponibilidade das informações em um órgão.
A informação é um ativo muito importante para qualquer instituição, podendo ser considerada,
atualmente, o recurso patrimonial mais crítico. Informações adulteradas, não disponíveis, sob
conhecimento de pessoas de má-fé ou de concorrentes, podem comprometer significativamente,
não apenas a imagem da instituição perante terceiros, como também o andamento dos próprios
processos institucionais. É possível inviabilizar a continuidade de uma instituição se não for dada a
devida atenção à segurança de suas informações.
Listamos abaixo algumas orientações para o uso seguro do SEI.

5.1 Nunca forneça a sua senha do SEI a outras pessoas
O fornecimento ou empréstimo de senha que possibilite o acesso de pessoas não autorizadas a

sistemas de informações é crime, tratado, por exemplo, no Código Penal. Portanto, resguarde com
responsabilidade seu login e senha, que são pessoais e intransferíveis, para que não seja
responsabilizado pelo mau uso do SEI, na esfera criminal, como também na administrativa e na
civil.
Art. 325 - Revelar fato de que tem ciência em razão do cargo e que deva permanecer em
segredo, ou facilitar-lhe a revelação:
Pena - detenção, de seis meses a dois anos, ou multa, se o fato não constitui crime mais
grave.
§ 1o Nas mesmas penas deste artigo incorre quem: (Incluído pela Lei nº 9.983, de 2000)
I - permite ou facilita, mediante atribuição, fornecimento e empréstimo de senha ou
qualquer outra forma, o acesso de pessoas não autorizadas a sistemas de
informações ou banco de dados da Administração Pública; (Incluído pela Lei nº
9.983, de 2000)
5.2 Não faça internamente o cadastro de usuários externos
O cadastro de usuário externo deve ser realizado EXCLUSIVAMENTE pelo próprio usuário
externo.
A realização de cadastro externo por servidores internos à PRF, com fornecimento posterior de
senha ao usuário externo, viola os princípios da necessidade de conhecer e da inviolabilidade da
senha do usuário.
5.3 Não deixe o SEI aberto. Ao sair, bloqueie a tela do seu computador.
A responsabilidade pelo uso indevido do SEI é do USUÁRIO!
Portanto, para evitar que outro usuário utilize o sistema inapropriadamente se passando por você,
o SEI ou bloqueie a tela de seu computador quando se ausentar de sua mesa ou
faça o logoff d
local de trabalho.
Prevenir é a melhor solução!

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Cartilha de

Yuri Scancetti Falcão

Luciene Sicuti Damazo

José Luis Pinheiro Gomes

Ricardo Maciel Sarachaga

Rubens Gonçalves Feitosa

Georthon Lopes Santos

Rodrigo de Carvalho e Silva

Marcelo Rodrigues da Silva

Cartilha de Boas Práticas do SEI | 2

2 BOAS PRÁTICAS PARA TODOS OS USUÁRIOS 6

Cartilha de Boas Práticas do SEI | 3

3 BOAS PRÁTICAS RELACIONADAS A ACESSO A INFORMAÇÃO 42

4 BOAS PRÁTICAS PARA COORDENADOR DE UNIDADE 50

5 BOAS PRÁTICAS DE SEGURANÇA 53

Cartilha de Boas Práticas do SEI | 4

Cartilha de Boas Práticas do SEI | 5

2 BOAS PRÁTICAS PARA TODOS OS USUÁRIOS

2.1 ​Padronizar procedimentos

Cartilha de Boas Práticas do SEI | 6

2.2 Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informações

O SEI proporciona instrumentos para medição e monitoramento dos processos. Também

2.3 Dar preferência ao editor do SEI

Embora o sistema permita importar alguns formatos de arquivo (Documento Externo), os

2.4 Realize a capacitação de uso do SEI

O SEI é um sistema que possui um grande número de funcionalidades diferentes e específicas.

Cartilha de Boas Práticas do SEI | 7

Este curso apresenta as principais funcionalidades do Sistema Eletrônico de Informações (SEI),

O curso Sei-Usar possui o seguinte Conteúdo Programático:

Cartilha de Boas Práticas do SEI | 8

2.5 Tire suas dúvidas, em primeiro lugar, através do próprio esforço

● Manuais do Usuário - disponibilizado pelo Ministério da Economia (ex-Ministério do

● Perguntas Frequentes - Normalmente a sua dúvida já foi sanada em outra oportunidade,

Cartilha de Boas Práticas do SEI | 9

● WikiPRF - Ferramenta interna da PRF, disponível em ​www.prf.gov.br/wikiprf​, onde podem

● PRF Respostas - Ferramenta interna da PRF, disponível em ​www.prf.gov.br/prfrespostas​,

Trata-se do velho clichê do “​aprender a pescar​” e não, meramente, “​ganhar o peixe​”.

2.5.1 Registre sua dúvida

Cartilha de Boas Práticas do SEI | 10

2.7 Receba seus processos e tome alguma providência

Cartilha de Boas Práticas do SEI | 11

- Atribuir o processo a um usuário específico, pois, teoricamente, indica que determinado

2.8 Limpe a sua “área de trabalho”

Cartilha de Boas Práticas do SEI | 12

Instrução Normativa nº 116, de 16 de fevereiro de 2018

Da Conclusão e Reabertura do Processo Eletrônico

Art. 40. No SEI, a conclusão de processos deverá observar as seguintes situações:

Observe que a utilização das ferramentas de acompanhamento, como "Bloco Interno",

2.9 Mantenha sua informação organizada

Diante da grande quantidade de informações existente na sociedade moderna, é muito comum

Cartilha de Boas Práticas do SEI | 13

O SEI possui algumas ferramentas que possibilitam a organização da informação dentro da

Com exceção da Anotação e do Relacionamento de Processos, todas as demais ferramentas

2.10 Evite a poluição da árvore do processo

Cartilha de Boas Práticas do SEI | 14

● Evitar o encaminhamento do processo principal às áreas demandadas. Deve-se

2.11 Evite a inclusão de documentos externos. Use referências internas (links).

Cartilha de Boas Práticas do SEI | 15

2.11.1 Cuidado ao referenciar um documento com acesso restrito

No que tange ao uso de ​links​, é importante tomar cuidado ao referenciar documentos ou

Assim, ao fazer referência a documento de outro processo, observe sempre se o documento e o

2.12 Envie correspondência eletrônica (e-mail) dentro do SEI

Cartilha de Boas Práticas do SEI | 16

2.1 Padronizar procedimentos

● WikiPRF - Ferramenta interna da PRF, disponível em www.prf.gov.br/wikiprf, onde podem

● PRF Respostas - Ferramenta interna da PRF, disponível em www.prf.gov.br/prfrespostas,

Trata-se do velho clichê do “aprender a pescar” e não, meramente, “ganhar o peixe”.

No que tange ao uso de links, é importante tomar cuidado ao referenciar documentos ou

PROCESSO - Conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e

esmembramento consiste na retirada de folhas/documentos do processo de forma