Anda di halaman 1dari 31

TABEL ANALISA RISIKO DAN REKOMENDASI PENGENDALIAN

BAGIAN/DEPT : FINANCE

NILAI RISIKO TOTAL EVALUASI & PEMBUKTIAN IMPLEMENTASI


No Aktivitas/Proses/Event Potensi Ketidakpastian/kegagalan Risiko yang dapat terjadi Kemungkinan Keparahan TINGKAT RISIKO REKOMENDASI PENGENDALIAN RISIKO Target
PxS Person in Charge Hasil Pelaksanaan
Probability (P) Severity (S) Tanggal

1 Cash Advance approval dokument tidak lengkap di tolak untuk dijalankan 3 2 6 Medium SOP harus lebih ketat dalam pengajuan dukumen

belum ditetapkannya mekanisme


dan waktu pengajuanCA (kasus perencanaan pengajuan dokument & tanggal
pencairan dana terlambat 5 4 20 High
urgent atau terlewat dari tanggal pengajuan yang tershcedule
kebutuhan)

realisasi lama, realisasi tidak di saldo cash advance yang belum


dukung bukti kwitansi etc, dipertanggung jawabkan semakin 5 4 20 High penentuan berapa lama realisasi harus dilakukan
menumpuk

Korespondensi perusahaan dokumen bisa hilang/tidak diterima dibuat mailling room sekaligus untuk cek
2 secara umum termasuk tidak ada mailing room 4 2 8 medium kelengkapan dokument dan mailing officer dengan
Invoice dari vendor oleh yang berkepentingan NDA

tidak ada penetapan tanggal Bagian AP ( Account payable) tidak bisa penetapan tanggal/ batas akhir tanggal untuk
penerimaan invoice hardcopy dari fokus pada pencatatan AP 5 4 20 High penerimaan invoice vendor
vendor
tidak ada penetapan tanggal untuk pengajuan approval pembayaran & 5 4 20 High penetapan tanggal/ jadwal pembayaran vendor
pembayaran AP pembayaran tidak efisien perusahaan

kurang/tidak ada data dari kesulitan untuk menetapkan jenis biaya ada laporan berkala atas penggunaan jasa 3rd party
3 Pencatatan AP departement terkait atas invoice yang terjadi, update perubahan, biaya 4 4 16 High perihal harga, upgrade, downgrade, terminate &
yang di terima tidak tercatat new subscribment

Bagian AP/pencatat biaya sekaligus Menetapkan Tim AP hanya melakukan pencatatan


journal biaya dan pembayaran. Proses pembayaran
Pengeluaran sebagai
4 Uang/Cek/Giro/bsd eksekutor/pembayaran/kasir & terdapat potensi untuk penyelewengan 5 3 15 High bank/buku cek dilakukan di dept finance, realisasi di
penerima realisasi cek oleh finance tim & pencatatan realisasi oleh tim
AP

ketersediaan menu dilingkungan potensi karyawan absen karena sakit


5 Makan Siang Karyawan kantor yang sehat biasanya mahal, cukup tinggi, salah satu penyebabnya 4 3 12 High pengadaan catering makan siang kantor yang murah
karyawan cenderung cari yang dan sehat
murah makanan
pengadaan sepatu kantor (akan ada rak sepatu
Penggunaan sepatu di karpet kantor berdebu/kotor/bau, karyawan di depan/ruang tertentu),pembersihan
6 Hujan, Debu, Bau, Kotoran lain 3 2 6 Medium karpet /vacum per 2hari, mengganti lantai bahan
kantor terlebih di musim penghujan karpet dengan vinyl/parkit sehinga mengurangi
tingkat debu dan lantai bisa di pel saja
Ketentuan untuk
monitoring konsumsi Gula pengurangan penggunaan gula maupun
& Kopi, etc.(kebutuhan Penggunaan kopi & gula yang sangat menyebabkan akumulasi penyakit pada kopi/mengganti penggunaan gula biasa ke gula yang
7 pantry) belum ditentukan banyak karyawan yang akan dirasakan 3 3 9 Medium rendah kalori / penyuluhan kesehatan untuk
tolak dikemudian hari meningkatkan awarness karyawan
ukurnya/parameternya

banyaknya pengguna media efektifitas kerja tidak maksimal, pembatasan jam penggunaan media hiburan hanya
8 Internet Browsing streaming & sosial media di jam 5 4 20 High pada jam makan siang dan di luar jam kantor
kerja mengganggu pekerjaan (terutama media streaming,media social)
security lebih sering lembur(uang
lembur & rentan sakit), waktu
banyaknya karyawan yang datang penggunaan listrik lebih panjang, akan penetapan 1 jam kerja/ 2 jam kerja batas maksimal
9 Jam kerja di kantor siang sehingga harus pulang malam ada kesenjangan ( apabila ada 3 3 9 Medium masuk jam 9 pagi, punishment & reward(uang
(jam kerja bergeser) karyawan yang minta masuk jan 11 makan utk yg tepat waktu)
siang pulang jam 9 malam untuk
Belum ada kebijakan untuk memenuhi 8 jam kerja)
10 Bonus Tahunan pembagian bonus terkait dengan penurunan motivasi dan produktivitas
4 3 12 High
penetapan kebijakan bonus karyawan dan
pencapaian KPI karyawan pengukuran tingkat kepuasan karyawan

uang lembur tidak sesuai standard ketidakadilan


diantara karyawan yang
11 Lembur karyawan lembur. Ex OB kantor akan di bayar
DEPNAKER (ditetapkan 1 nilai untuk sama 5 5 25 High penggunaan peraturan pemerintah dalam
semua & tidak dihitung perjam) dengan engineer yang bekerja perhitungan uang lembur karyawan
atau tim lain

Menyebabkan tidak adanya


penerimaan dana dari pihak customer,
1 BILLING Invoice tidak terbilling / tercetak sedangkan service sudah berjalan
(delivered) Berkomunikasi dengan pihak sales / admin untuk
4 4 16 HIGH mencari kelengkapan datanya

Menyebakan pihak customer complain.


Dimana mereka masih menerima
Invoice tercetak, sedangkan tagihan sedangkan servicenya sudah Berkoordinasi dengan pihak sales untuk
customer sudah terminate menginformasikan kepada customer untuk segera
terminate sedangkan tax sudah
dibayarkan mengirimkan surat terminate apabila service tidak
4 5 20 HIGH dipakai lagi (Terminate)

Bagian billing membutuhkan informasi lebih cepat


Terjadinya kerugian pembayaran pajak dari bagian sales / admin, sehingga faktur pajak
Faktur pajak tercetak, sedangkan dan pelaporan pajak. Sehingga bagian
customer sudah terminate tax/pajak harus melakukan revisi tidak tercetak apabila customer sudah terminate.
pelaporan pajak Sehingga pajaknya tidak perlu untuk dilaporkan
dahulu
4 5 20 HIGH

Pihak customer akan complain.


Dikarenakan bagian billing terlambat
mendapatkan informasi pada saat
customer upgrade / downgrade.
Sedangkan invoice dan faktur pajak
sudah di kirim ke customer, sehingga
bagian billing harus merevisi kembali Bagian admin/ sales harus memberitahukan ke
Terlambatnya informasi untuk invoice dan faktur pajaknya bagian finance lebih awal sebelum invoice di cetak
customer yang upgrade / dan dikirim ke customer. Invoice & faktur pajak harus
downgrade 4 5 20 HIGH di revisi dibulan berikutnya

Menyebabkan pembayaran tertunda.


Dikarenakan invoice dan faktur pajak Harus adanya pemberitahuan dari pihak admin/
sudah dikirimkan ke customer sales, sebelum masa berakhirnya kontrak
sedangkan faktur pajak sudah dibayar berlangganan
dan dilaporkan
Berakhirnya masa kontrak customer 3 5 15 HIGH
Menyebabkan invoice dan faktur pajak
tidak dapat di cetak. Terkadang SO &
Pihak sales harus segera menanyakan kepada pihak
Bussiness partner sudah di create, akan customer untuk data NPWP-nya. Dimana
tetapi tidak bisa cetak billing dan
kelengkapan data customer harusnya tepat waktu
Faktur pajak karena belum mendapat
NPWP dari customer
NPWP terlambat dikirim dari pihak
customer 4 5 20 HIGH

Berkoordinasi dengan pihak kurir untuk mengatur


waktu pengantaran invoice sehingga tepat waktu.
Dan pihak kurir harus dapat bekerjasama dan
memberi penjelasan yang jelas jika berhalangan.
Penagihan dan pembayaran tertunda Dan apabila menggunakan jasa pengiriman, kurirnya
harus mengambil dokumen tepat waktu. Dan segera
menginformasikan ke bagian terkait bahwa invoice
tidak terkirim (contoh: alamat salah, customer
pindah alamat, nama PIC tidak ada)
Pengiriman invoice terlambat / tidak
terkirim 3 2 6 MEDIUM

Berkoordinasi dengan ke bagian billing dan sales


Tidak adanya penerimaan dari untuk kelengkapan data . Khususnya bagi new
customer sehingga menghambat cash customer agar diinformasikan ke bagian AR setiap
2 AR COLLECTION Invoice tidak tertagih flow. Pendapatan perbulan menjadi 4 4 16 High ada customer baru, sehingga AR dapat membantu
menurun mengecheck apakah pengisian data sudah lengkap
pada system (contoh: Contact PIC, telepon & email)

Keterlambatan cetak invoice karena Keterlambatan tanggal cetak billing Berkoordinasi dengan bagian billing untuk di check
info dari sales admin tidak update menyebakan tanggal penagihan ikut 4 5 20 High pada bagian terkait perihal keterlambatan
tertunda pencetakan invoice

Terjadinya selisih penerimaan dari


Nominal atas service yang di billing customer dengan invoice yang dibilling Melakukan komunikasi dengan pihak customer via
tidak sesuai dengan nominal dana telepon & email reminder. Melakukan rekon uang
yang diterima (kurang atau serta pencatatan di pembukuan 4 3 12 High masuk dan penyesesuaian pencatatan pada system
kelebihan pembayaran) sehingga terjadi ketidaksesuaian (apabila sudah terjadi transaksi)
pencatatan

Terhambatnya waktu penagihan dan Seluruh pelanggan diwajibkan mengisi dengan


menyebabkan tertundanya lengkap pengisian formulir berlangganan (Seperti :
Kesulitan pada saat melakukan pembayaran dari cutomer, yang PIC Finance, telepon, alamat email). Kedekatan
penagihan ke pihak customer/ menimbulkan outstanding dan 5 4 20 High bagian sales dgn pihak customer sehingga lebih
customer tidak dapat dihubungi kemungkinan terjadinya invoice terselip dapat mempelajari apakah customer tsb sehat/ tdk
dan terlewat jadwal pembayarannya sehat kondisi perusahaannya.

Menerapkan prosedur penagihan kepada customer.


Dengan memberikan jangka waktu pembayaran
sesuai aturan yang berlaku (SP1, SP2, SP3). Langkah
pertama pihak collection melakukan penagihan via
email atau by phone. Apabila dalam kurun waktu 35
hari belum ada pembayaran maka customer
dikirimkan SP1 setiap tgl 6 dibulan berikutnya.
Penagihan Customer tidak melakukan Munculnya outstanding invoice 5 5 25 High Apabila tidak ada pembayaran juga maka akan
pembayaran tepat waktu dikirimkan SP2 setiap tanggal 15 untuk penurunan
kapasitas 50% (service diturunkan baru surat SP2
dikirimkan ke msg* cust), dimana sebelumnya pihak
sales harus notice untuk membantu followup ke
customer msg*. Dan setelah SP 2 juga masih belum
ada pembayaran, maka akan dikirimkan SP 3 setiap
tgl 25 untuk dilakukan isolir sampai diterimanya
pembayaran

Penyelesaian ke pihak customer dengan cara


kunjungan ke customer. Customer diberikan jangka
waktu 90 hari untuk konfirmasi jadwal pelunasan
Timbulnya AR outstanding yang lama seluruh pembayaran. Diberikan tempo 90 hari
Penagihan Piutang tidak tertagih dan tidak terbayarkan 5 5 25 High bahwa dalam jangka waktu tsb kemungkinan
customer masih akan melanjutkan berlangganan.
Dan apabila tidak terselesaikan akan ditempuh jalan
legal action.

Terhambatnya waktu pencatatan Menginformasikan kepada customer agar


Check mutasi rekening pembukuan di system untuk closing
Kesulitan mendeteksi dana masuk di pembukuan/ mengirimkan bukti transfer setiap pembayaran
rekonsiliasi. Dan kesulitan 5 5 25 High sudah dilakukan. Pihak AR harus melakukan check
koran bank mutasi rekening bank dari customer mendapatkan respon dari cust pada secara manual antara uang masuk dengan invoice
saat rekon pada system

Menyebabkan ketidakcocokan
pencatatan, perubahan pada laporan
keuangan dan data pada system tidak Memeriksa dengan benar setiap penerimaan
Pencatatan/ posting Kesalahan pencatatan 4 2 8 MEDIUM sebelum dilakukan posting pembukuan
dapat di cancel apabila sudah closing
pembukuan

Memberitahukan ke customer agar pembayaran


Menyebabkan keterlambatan waktu dapat dilakukan dengan cara transfer,untuk
Pengambilan pembayaran Mengcollect cheque dan giro pengambilan giro/ check dan dapat menghindari kehilangan pada saaat pengambilan
tagihan terjadi resiko kehilangan giro/ cheque. 4 2 8 MEDIUM cheque/ giro dari customer. Diberlakukan ketetapan
Lupa ambil tagihan waktu untuk pengambilan cheque/giro seminggu
sekali (Misal: setiap hari Selasa)

Kesalahan pelaporan faktur pajak Sehingga harus melakukan revisi Memeriksa dan menghitung dengan benar dalam
3 TAX / PAJAK (Misal : kesalahan potong PPH, 4 3 12 HIGH
pelaporan pajak penyusunan pelaporan pajak dan pembayaran pajak
NPWP invalid)

Revisi faktur pajak karena customer


berhenti berlangganan sedangkan Bagian pajak melakukan pembetulan 4 5 20 HIGH Berkoordinasi dengan bagian penagihan untuk
kita sudah melaporkan ke kantor pelaporan pajak meminta kepada customer nota pembatalan
pajak

Aplikasi online pajak loadingnya Menghambat waktu pelaporan pajak 5 2 10 MEDIUM Menunggu aplikasi yang lebih cepat dari pajak
lama terutama pelaporan PPN online
Berkomunikasi dengan pihak customer sehingga
Kekurangan pemotongan PPH Pembetulan di bulan berikutnya 3 3 9 MEDIUM kekurangan pemotongan dapat dilakukan pada
bulan berikutnya

Pihak vendor tidak memberikan


Menghambat waktu pelaporan pajak Berkoordinasi dengan vendor untuk melampirkan
faktur pajak pada saat submit 4 4 16 HIGH
terutama pelaporan PPN faktur pajak pada saat mengirimkan invoice
invoice

Menghambat waktu pelaporan pajak Diberlakukan ketetapan waktu untuk pengambilan


Pengambilan bukti potong,
SSP (customer :Oil & gas) Keterlambatan pelaporan pajak terutama pelaporan PPH 23 & SSP PPN 4 4 16 HIGH bukti potong & SSP PPN seminggu sekali (Misal:
dari customer setiap hari Kamis)

Tempat duduk pada closet basah,


wastafel basah, tisue terkadang
kurang, ruangan toilet bau kurang Kesadaran akan kebersihan masing* pengguna toilet
4 Kebersihan toilet sedap, pemakaian tisue habis pakai gangguan pada kesehatan karyawan 5 1 5 LOW lebih ditingkatkan lagi
tidak terbuang dengan baik pada
tempatnya, aliran air pembuangan
closet harus ditekan berkali*

Tersedianya ruangan penyimpanan data finance


Tebatasnya tempat untuk menyimpan yang cukup luas sebagai ruangan tempat
Tempat penyimpanan dokumen
5 Filling cabinet kurang memadai file* terutama yang berhubungan 3 3 9 MEDIUM menyimpan data* perusahaan. Dimana
dengan dokumen finance memudahkan pencarian dokumen* apabila
sewaktu* masih dibutuhkan

Tersedianya penyaring udara bersih, dikarenakan


Berdampak pada kondisi kesehatan ruangan tertutup kaca dan tidak adanya sirkulasi
6 Ruangan kerja Sirkulasi udara diruangan kerja karyawan kurang sehat (contoh: mudah 5 2 10 MEDIUM udara yang baik. Perawatan AC, ruangan kerja,
terserang flu, batuk*, alergi) karpet lantai yang juga harus sering dibersihkan/
vacum.
TABEL ANALISA RESIKO DAN REKOMENDASI PENGENDALIAN
BAGIAN/DEPT : HRD

NILAI RISIKO TOTAL EVALUASI & PEMBUKTIAN IMPLEMENTASI


Kemungkinan Keparahan SARANA DAN MEDIA
No Aktivitas/Proses/Event Potensi Ketidakpastian/kegagalan Risiko yang dapat terjadi TINGKAT RISIKO REKOMENDASI PENGENDALIAN RISIKO Kendala Yang
PxS PEMANTAUAN Target Tanggal Dept/Fungsi terkait Hasil Pelaksanaan
Probability (P) Severity (S) dihadapi

Mencari & menyeleksi kandidat sesuai


1 Rekrutmen Tidak mendapatkan kandidat yg Tidak bisa menjalankan pekerjaan sesuai dengan 2 2 4 Low kualifikasi bukan hanya sesuai Test Psikotest Internal dan Juni - Desember HRD
diharapkan Target Pihak Eksternal 2019
rekomendasi internal

2 Jobs Spefication Tidak dapat Menjalankan Pekerjaan terlambatnya melaksanakan jobsdesk 3 4 12 High Membuat Jobs Spesification seluruh Meeting Management Juni - Desember Semua Management
dengan maksimal Jabatan 2019

Rekap Absensi finger print


3 Absensi Sering terlambat masuk kerja Pekerjaan terhambat 4 3 12 High Melakukan pemantauan absensi tiap dan kontrol form ijin Juni - Desember HRD dan Semua
bulan dan diberlakukan sanksi Datang Terlambat 2019 Divisi

Dibuat aturan cut off laporan


4 Perubahan status sales Cabang sering terlambat Kendala dg sistem di ERP dan pembayaran komisi di 4 2 8 Medium perubahan status sales pada akhir Informasi surel Juni - Desember HRD dan semua
mengajukan perubahan status sales finance 2019 Kepala Divisi
bulan

Job Desc tidak dibuat oleh Job Desc harus dibuat oleh Juni - Desember HRD dan Semua
5 Job Desc user/atasannya Terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan pekerjaan 3 3 9 Medium user/atasannya Interview 2019 Divisi

Pekerjaan tidak dapat di over handle kepada rekan Pengajuan cuti harus 2 minggu sebelum Juni - Desember HRD dan Semua
6 Cuti Mengajukan cuti mendadak kerjanya 3 1 3 Low hari pertama cuti SOP dan Form Cuti 2019 Divisi

Kurang adanya komunikasi antar Melaksanakan general meeting semua Annual Meeting Semester Juni - Desember Semua Manager dan
7 Komunikasi departemen / cabang Pekerjaan terhambat / Miskomunikasi 3 1 3 Low departemen secara berkala dan Tahunan 2019 Kepala Cabang

HRD harus dilibatkan dalam penilaian Juni - Desember HRD dan semua
8 Penilaian kinerja Yang menilai harus minimal 2 org Bila yg menilai kurang dari 3 org,kurang objektif 2 1 2 Low Interview User
kinerja karyawan 2019 Kepala Divisi

Kursus / pelatihan (in


Terlambatnya dalam pengembangan kualitas SDM, HRD wajib membuat jadwal
9 Training tidak dilaksanakan pelatihan peningkatan skill dan keterampilan menjadi 4 4 16 High training/pelatihan (training internal house trainin maupun Juni 2019 - Juni 2020 HRD
terhambat dan daya saing menurun maupun eksternal) training oleh lembaga -
Lembaga)
Risk Matrix

High

Medium

Low

Probability Severity
Impact Biaya
1 Sangat Jarang = Terjadi 1x dalam kurun 3 tahun 1 Sangat Kecil = 0 – 10 juta
2 Jarang = Terjadi 1x dalam setahun 2 Kecil = 10 – 25 juta
3 Cukup = Terjadi > 2x dalam kurun 6 bulan 3 Sedang = 25- 50 juta
4 Sering = Terjadi 1x dalam sebulan 4 Besar = 50 – 100 juta
5 Sangat Sering = Terjadi >= 1x setiap seminggu 5 Sangat Besar = Lebih dari 100 juta
5 Sangat Besar = Lebih dari 100 juta
Decision for Risk Result High = Top Management Decission
Medium = Dikelola oleh Manager
Low = Dikelola di masing-masing fungsi tugas
Severity
Impact terhadap Waktu Impact terhadap Health & Safety
Terlambat 1 - 5 hari kerja Cidera/Penyakit ringan (P3K)
Terlambat 6 – 10 hari kerja Cidera/Penyakit dgn tindakan medis
Terlambat 11 – 20 hari kerja Cidera/Penyakit dgn rawat inap
Menyebabkan cacat /
Terlambat 21 – 40 hari kerja
kehilangan anggota tubuh
Terlambat lebih dari 40 hari kerja Menyebabkan kematian / fatality
Terlambat lebih dari 40 hari kerja Menyebabkan kematian / fatality