ADMINISTRASI

KESEHATAN

Planning/
organizing

DIANA .L .TUMILISAR
Bagian Ilmu Kesehatan Masyarakat
FK UKRIDA
Peranan manajemen dalam Program Pelayanan
Kesehatan Masyarakat

Dokter sebagai pimpinan organisasi pelayanan kesehatan

dituntut untuk memiliki keterampilan :
1. Technical Skill (medicus practicus)
2. Managerial Skill (public health services)

Pelayanan Kesehatan (Blum) perlu

1. Iptek Kedokteran
2. Iptek Administrasi
Manajemen

• Adalah ilmu atau seni tentang bagaimana

menggunakan sumber daya secara
efisien, efektif dan rasional untuk
mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan sebelumnya.
Administrasi

Adalah ilmu dan seni yang mempelajari

kerjasama sekelompok orang dalam suatu
organisasi untuk mencapai tujuan
bersama.
(ad = pada ,
ministare = melayani)

1. Kegiatan kerja sama secara rasional yang tercermin pada

pengelompokan kegiatan menutut fungsi yang dilakukan
( Dwight Waldo )
2. Kombinasi antara pengambilan keputusan dengan pelaksanaan
keputusan untuk mencapai tujuan (Robert D.Calkins)
3. Upaya mencapai tujuan dengan mempergunakan orang lain
(George R.Terry)
4. Upaya mencapai tujuan dengan meciptakan lingkungan kerja
yang menguntungkan ( Koontz O’Donnell)
5. Proses dengan mana upaya mencapai tujuan dapat
dilaksanakan dan diawasi (Social Science Encyclopedia)
Administrasi Kesehatan

Suatu proses perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan, pengawasan, pengkoordinasian
dan penilaian terhadap sumber, tatacara dan
kesanggupan yang dimiliki untuk memenuhi
kebutuhan dan tuntutan terhadap kesehatan,
perawatan kedokteran serta lingkungan yang
sehat dengan menyediakan dan menyelenggara
kan pelayanan kesehatan untuk
perorangan,keluarga,kelompok dan masyarakat.
Unsur unsur pokok :
1. Masukan ( management Tools )
KPAK-AS : Sumber , Tatacara , Kesanggupan
4M → 6M

2. Proses ( management function )

George Terry : POAC
Luther Gullick : POSDCORB
Henry Fayol : POCCC
KPAK-AS : PODCCE

3. Keluaran : Terselenggaranya pelayanan kesehatan

4. Sasaran : perorangan,keluarga,kelompok, masyarakat.

5. Dampak : Meningkatnya derajat kesehatan masyarakat ,

terpenuhinya
- kebutuhan / need
- tuntutan / demand
Perbandingan management function

G.Terry L. Gullick H.Fayol KPAK-AS

Planning Planning Planning Planning

Organizing Organizing Organizing Organizing

Actuating Staffing Commanding Directing

Directing Controlling
Coordinating Coordinating Coordinating
Controlling Reporting Controlling Evaluation
Budgeting
Fungsi Administrasi (George Terry) :

1. Perencanaan / planning : Budgeting

2. Pengorganisasian : Staffing

3. Pelaksanaan/ Implementing/ Actuating :

Pengarahan
Pengkoordinasian
Bimbingan
Penggerakan
Pengawasan
4. Penilaian (Evaluation) :
Perencanaan

• Proses kerja yang terus menerus yang meliputi

pengambilan keputusan yang akan dilaksanakan
• Mengorganisir secara sistematik
• Melaksanakan segala keputusan yang telah ditetapkan
• Mengukur keberhasilan dari pelaksanaan keputusan
yang telah diambil.
• Membandingkan hasil yang dicapai terhadap target
yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan umpan
balik yang diterima
Manfaat perencanaan

Untuk mengetahui :

1. Tujuan yang akan dicapai organisasi

2. Jenis dan struktur organisasi yang dibutuhkan
3. Jenis dan jumlah staf yang diinginkan
4. Kepemimpinan yang diperlukan
5. Standar pengawasan yang akan dilakukan
Aspek perencanaan :
1. Hasil perencanaan : bervariasi
2. Perangkat perencanaan : → organisasi → bervariasi
3. Proses perencanaan :
Langkah 2 untuk menyusun suatu rencana → sama

Ciri2 perencanaan :
1. Terpadu dengan sistem administrasi
2. Kontinue
3. Berorientasi pada masa depan
4. Dapat menyelesaikan masalah
5. Mempunyai tujuan.
6. Mampu kelola
UNSUR UNSUR RENCANA

1. Misi
2. Masalah
3. Tujuan Umum dan Khusus
4. Kegiatan : pokok dan bukan pokok
5. Asumsi perencanaan
6. Strategi pendekatan
7. Sasaran : langsung dan tidak langsung
8. Waktu kegiatan
9. Biaya ( budgeting)
10. Organisasi pelaksana
11. Kriteria keberhasilan.
Pengorganisasian

• Pengkoordinasian secara rasional

berbagai kegiatan dari jumlah orang
tertentu melalui pengaturan pembagian
kerja & fungsi menurut penjenjangan
secara bertanggung jawab untuk
mencapai tujuan bersama
I. Pengorganisasian sebagai wadah

• Organisasi :

1. Pesekutuan antara dua orang atau lebih yang

bersepakat secara bersama-sama mencapai tujuan
yang telah ditetapkan

2. Suatu sistem yang mengatur kerja sama antara

dua orang atau lebih sedemikian rupa sehingga
segala kegiatan dapat diarahkan untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan
Prinsip pokok organisasi

1. Mempunyai pendukung
2. Mempunyai tujuan
3. Mempunyai kegiatan
4. Mempunyai pembagian tugas
5. Mempunyai perangkat organisasi
6. Pembagian & pendelegasian wewenang
7. Kesinambungan kegiatan & kesatuan perintah
Manfaat pengorganisasian

1. Pembagian tugas untuk perorangan atau kelompok.

yang digunakan sebagai panduan kerja staf
2. Hubungan antar manusia yang menjadi anggota atau
staf terlihat dalam struktur organisasi
3. Pendelegasian wewenang dengan pelimpahan
wewenang kepada staf sesuai dengan tugas pokok
yang diberikan
4. Pemanfaatan staf dan fasilitas fisik yang dimiliki
organisasi yang diatur dan diarahkan semaksimal
mungkin untuk membantu staf untuk mencapai tujuan
organisasi.
Wewenang dalam organisasi

Wewenang adalah
• Pendelegasian kepada staf bawahan yang
dibatasi melalui uraian tugasnya sesuai dengan
fungsi dan kedudukan staf dalam organisasi.

• Dengan pendelegasian wewenang ini maka

dibedakan berbagai type organisasi : Organisasi
Lini , Organisasi Staf dan Organisasi Lini dan
Staf
Macam2 organisasi

1. Organisasi Lini
- Pelimpahan wewenang yg mengalir secara vertikal dari
atas kebawah
- Pengawasan langsung oleh pimpinan kepada staf yang
menerimanya.
ORGANISASI LINI

- Pelimpahan wewenang dari atas ke bawah

- Pengawasan langsung oleh pimpinan kepada staf yang
langsung menerimanya.
- Organisasi yang menggunakan wewenang lini disebut
organisasi lini
 ORGANISASI STAF

1. Mengembangkan wewenang staf

2. Wewenang yang mengalir kesamping.
3. Ada staf khusus yang mempunyai spesialisasi tugas
manajerial yang terkait dengan fungsi staf yang
membantu melancarkan tugas
 ORGANISASI
LINI & STAF

1. Merupakan perpaduan antara wewenang lini dan staf

2. Bentuk struktur organisasi yang paling umum dipakai
saat ini.
Pengembangan organisasi dalam bidang
kesehatan
Upaya pihak manager untuk mengembang kan sumber
daya manusia / staf untuk meningkatkan kapasitas
organisasi yang dipimpinnya dalam memecahkan
masalah.

Dengan adanya pembagian tugas dalam organisasi yang

sesuai dengan kemampuan staf, maka akan
dikembangkan kelompok kerja yang mempunyai
spesialisai tugas yang terarah.
Pengembangan organisasi dalam bidang
kesehatan
Ada 4 Paket kegiatan

1. Proses pengkajian internal & external dg Analisa SWOT

(Strength,Weakness,Opportunity,Threat)
2. Rumusan tujuan untuk arah rancangan pengembangan
organisasi
3. Merancangkan program pengembangan
4. Melakukan kegiatan sesuai dg wewenang dan tanggung
jawab
Pola kerjasama Pemerintah dan Pemerintah
Daerah

1. Desentralisasi : penyerahan wewenang pemerintah

kepada daerah otonom ( Departemen dalam negeri )
2. Dekonsentrasi : penyerahan wewenang dari pemerintah
kepada perangkat pusat di daerah ( Departemen
kesehatan )
3. Tugas perbantuan (medebewind)
Penugasan dari pemerintah kepada daerah dan dari
daerah kedesa untuk melaksanakan tugas tertentu
disertai pembiayaan , sarana , prasarana serta sumber
daya manusia.
 BAGAN ORGANISASI USAHA KES.MASY

DEPARTEMEN DEPARTEMEN
DALAM NEGERI KESEHATAN
RS
NASIONAL
GUBERNUR
KANTOR WIL.
DEP.KES.PROP
DINAS KES.
PROPINSI RS
BUPATI PROPINSI
GARIS
KOMANDO
DINAS KES. GARIS KER
KABUPATEN JA SAMA
CAMAT RS GARIS KO
KABUPATEN ORDINASI
GARIS
PUSKESMAS RUJUKAN
II. Pengorganisasian sebagai suatu proses

Langkah2 dlm menyusun fungsi pengorganisasian

1. Memahami tujuan organisasi

2. Memahami kegiatan
3. Mengelompokan kegiatan
4. Mengubah kelompok kegiatan dalam bentuk
jabatan
5. Melakukan pengelompokan jabatan
6. Membentuk satuan organisasi
7. Membentuk struktur organisasi
 ADMINISTRASI
KESEHATAN

(actuating/
evaluation)

DIANA L.TUMILISAR
Bagian lmu Kesehatan Masyarakat
FK UKRIDA
Setelah perencanaan dan pengorganisasian selesai ,
perlu dilaksanakan dengan menggerakan orang orang
dalam organisasi melaksanaka rencana yang
telah disusun (fungsi pengerakan /actuating)

Manajer sebagai seorang pemimpin harus mempunyai

kemampuan memotivasi bawahan dengan cara
mengkomunikasikan untuk mengarahkan dan
mengawasi kegiatan yang dilakukan.
Tujuan fungsi actuating

1. Meciptakan kerja sama yang lebih efisien.

2. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan staf
3. Menimbulkan rasa memiliki dan menukai pekerjaan
4. Menciptakan lingkungan kerja yang meningkatkan
motivasi dan prestasi kerja.
5. Organisasi berkembang secara dinamis.
1.Kepemimpinan
• Perpaduan pelbagai perilaku yang dimiliki
seseorang sehingga orang tsb memiliki
kemampuan mendorong orang lain bersedia
dan dapat menyelesaikan tugas tugas
tertentu yang dipercayakan kepadanya.
(Ordway Ted)

• Proses yang mempengaruhi seseorang atau

kelompok untuk mau berbuat dan mencapai
( Stogdill )
Kepemimpinan

Mampu menggerakan/memotivasi bawahan melakukan

tugas pokok organisasi sesuai kewenangan dan
tanggung jawab masing2

Untuk ini perlu pengetahuan tentang perilaku manusia.

Teori perilaku manusia : A.H. Maslow
Gaya kepemimpinan

• Tergantung dari perilaku bawahan.

• Menurut Mc Gregor :
- teori X - teori Y

Gaya kepemimpinan :
1. diktator 3. demokratis
2. otoriter 4. santai
2. Motivasi

Upaya menimbulkan rangsangan/dorongan pada

seseorang / kelompok agar mau berbuat &
bekerja sama secara optimal melaksanakan
sesuatu untuk mencapai tujuan .
Kebutuhan manusia

1. Pokok faali ( physical needs)

2. Rasa aman (security needs)
3. Hubungan sosial (social needs)
4. Dihargai dan dihormati (self esteem needs)
5. Penampilan diri (actualization needs)
Pendekatan pada motivasi

1. Keras
2. Memperbaiki
3. Tawar menawar
4. Persaingan efektif
5. Internalisasi
3. Komunikasi

Pertukaran pikiran atau keterangan untuk menciptakan

saling pengertian dan percaya sehingga terbentuk
hubungan serasi antara dua orang atau lebih

Pertukaran fakta, gagasan ,opini atau

emosi antar dua orang atau lebih
Faktor yang mempengaruhi komunikasi

1. Credibility
2. Content
3. Context
4. Continue & Consistent
5. Clarity
6. Channels
7. Capability of the audience
Proses penerimaan pesan.

• Awareness
• Interest
• Evaluation
• Trial
• Adoption

(Biel & Bohlen , 1957)

4. Pengarahan

• Upaya pengambilan keputusan terus menerus dalam

bentuk perintah / petunjuk yang dipakai sebagai
pedoman organisasi

• Memberikan bimbingan & mengendalikan pelaksana

program dalam melakukan tugas untuk mencapai tujuan
organisasi
Proses pengarahan

• Menyusun perintah atau petunjuk

• Melaksanakan pelatihan
• Motivasi
• Memelihara ketertiban dan kepatuhan
- insentif
- dis intensif
Manfaat pengarahan

• Informasi tepat dan lengkap

• Terhindar berbuat kesalahan
• Proses belajar mengajar
• Suasana kerja menguntungkan
5. Pengawasan.

Proses untuk mengukur dan mengawasi kinerja kegiatan /

program untuk mencapai tujuan organisasi

Objek pengawasan
1. Kuantitas & kualitas program
2. Biaya program
3. Pelaksanaan program
 Pengawasan
1. Bersifat khas
2. Mampu melaporkan penyimpangan
3. Fleksibel & berorientasi pada masa depan
4. Mencerminkan keadaan organisasi.
5. Mudah dilaksanakan.
6. Mudah dimengerti
Proses Pengawasan

1. Merumuskan rencana pengawasan

2. Mengukur penampilan
3. Membandingkan hasil dengan standard
4. Menarik kesimpulan
5. Melaksanankan tindak lanjut
Metode pengawasan
1. Laporan & analisis khusus
2. Observasi
3. Audit
4. Alat khusus

Manfaat pengawasan
1. Pencapaian tujuan sesuai rencana
2. Efisien pemakaian biaya .
3. Meningkatkan presrasi kerja
Penilaian

• Suatu proses untuk menentukan nilai/jumlah

keberhasilan dari pelaksanaan suatu program
dalam mencapai tujuanyang telah ditetapkan
(The American Public Association)
• Pengukuran terhadap akibat yang ditimbulkan
dari dilaksanakannya suatu program dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan
(Riecken)
Penilaian

• Suatu proses yang teratur dan sistematis dalam

membandingkan hasil yang dicapai dengan tolok ukur /
kriteria yang ditetapkan,dilanjutkan dengan pengambilan
kesimpulan serta penyusunan saran saran yang dapat
dilakukan pada setiap tahap dari pelaksanaan program
(The International Clearing House On Adolescent
Fertility Control for Population Options)
Macam2 penilaian

1. Formative Evaluation: tahap awal program

Sesuai dg masalah yang ditemukan

2. Promotive Evaluation: tahap pelaksanaan program

Program sesuai dengan rencana atau tidak

3. Summative Evaluation: tahap akhir program

Untuk melihat keluaran dan dampak
Ruang lingkup penilaian

Dengan pendekatan sistem

• Penilaian terhadap masukan
pemanfaatan sumber tenaga, dana dan sarana.
• Penilaian terhadap proses
mencakup tahap perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan program
• Penilaian terhadap keluaran
mencakup hasil yang dicapai dari pelaksanaan program
• Penilaian terhadap dampak
Mencakup pengaruh yang ditimbulkan dari dilaksanakan
nya suatu program.
 LANGKAH –LANGKAH
PENILAIAN

1.PAHAMI 2.MACAM 3.RENCA- 4.LAKSA 5.KESIM 6.SUSUN

PROGRAM & RUANG NA - -PULAN SARAN
LINGKUP NAKAN
• Latar *Macam •Tujuan Pengumpul •Keberhasil
belakang Tahap awal, penilaian an data, an program
• Masalah pelaksanaan •Macam data pengolah X2-X0
•Tujuan tahap akhir •Sumber an data X1-X0
•Kegiatan *Ruang data
•Organisasi lingkup: •Cara •Nilai
•Sumber daya -masukan mendapatkan program
-proses data (4) •Efektif
•Tolok ukur
-keluaran •Cara •Efisien.
-dampak menarik
kesimpulan
Perbandingan penilaian dan pengawasan
kriteria Penilaian Pengawasan
Sumber data Data primer & Data primer
sekunder
Pelaksana Pihak luar Pihak dalam
Waktunya Setelah kegiatan Setiap saat sesuai
dilaksanakan, tp dg fungsi manajer
bisa sebelum /
selama kegiatan
berlangsung

Sifatnya Evaluasi Formatif Promatif

Evaluasi Promotif
Evaluasi Sumatif
Sistem

1. Gabungan elemen yang dihubungkan oleh proses /

struktur yangberfungsi untuk menghasilkan sesuatu
yang telah ditetapkan

2. Suatu kesatuan yang utuh dan terpadu dari pelbagai

elemen yg berhubungan dan saling mempengaruhi
yang dengan sadar dipersiapkan untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
 LINGKUNGAN

-------- DAMPAK
MASUKAN --- PROSES -- KELUARAN

UMPAN BALIK

LINGKUNGAN
Pendekatan sistem

• Penerapan prosedur logis dan rasional dalam

merancang suatu rangkaian komponen yang
berhubungan sehingga berfungsi sebagai kesatuan
untuk mencapai tujuan (James Harvey)
• Strategi yang menggunakan analisa , desain dan
manajemen untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien
• Penerapan cara berpikir sistematis dan logis dalam
membahas atau keadaan yang dihadapi.
Analisa sistem

Penguraian secara operasional sistem

sehingga jelas :
• Tujuan
• Kegiatan
• Pelaksanaan kegiatan
• Situasi sistem
• Informasi yang dibutuhkan sistem
Langkah langkah

1.Uraikan sistem sehingga jelas bagian2 nya

2. Rumuskan masalah setiap bagian atau sistem
secara keseluruhan
3. Susun jalan keluar  model sistem
4. Uji coba --- perbaiki
5. Terapkan model – pantau
Metode dalam evaluasi program
kesehatan
Dengan pendekatan sistem dan analisa sistem melalui
pengumpulan data, pengolahan data, penyajian data,
analisa data sehingga dapat diketahui masalah yang ada
dalam kegiatan program tersebut sehingga masalah
tersebut dapat diselesaikan sehingga dapat disusun
saran untuk menyelesaikan program tsb.