Función de los procedimientos contables

En la medida que las empresas crecen, estas van estableciendo normas y pautas acerca de
cómo se debe de llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen dos tipos de decisiones
que llevan a cabo los empleados: no rutinarias y rutinarias.

Decisiones no rutinarias: para llevar a cabo estas se requiere de un mayor conocimiento

tanto del funcionamiento operativo como de criterios sólidamente adquiridos en el
desempeño del cargo.

Decisiones rutinarias: son totalmente factibles de que sean estandarizadas, con el objeto de
que la compañía no vea improvisada su acción ante hechos de la misma naturaleza.

Una empresa establece procedimientos a seguir, para regular la actuación de todos los
empleados. Los procedimientos se estandarizan por varias razones: consistencia en la
actuación ante situaciones similares, reglamentación de la actuación de los empleados,
seguridad de la eficiencia de los procesos.

Existen básicamente dos tipos de procedimientos:

Procedimientos contables: son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos

que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa y
afecta los libros de contabilidad. Los procedimientos contables pueden ser clasificados de
acuerdo con los grupos generales de cuentas de los estados financieros.

Procedimientos no contables: no afectan las cifras en los estados financieros. Para

documentar y comunicar decisiones se utilizan varias técnicas, a saber: memorándums,
intructivos, circulares, manuales y narrativos.

 Memorándums: son comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una
pauta, norma o decisión de algún funcionario.
 Instructivos: son documentos que norman en forma detallada, la forma en que se
debe llevar a cabo una tarea o procedimiento específico.
 Circulares: son instrumentos para comunicar a un gran número de personas,
situaciones o guías de acción específica.
 Manuales: Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los
procedimientos bajo el esquema de libro actualizable. Son por excelencia los
 documentos organizativos y herramientas utilizadas para comunicar y documentar los
procedimientos contables y no contables.
 Narrativos: descripción de tallada y descriptiva de un procedimiento y todos los
pasos que lo componen.

Cada una de las técnicas de documentación posee sus ventajas y desventajas, por lo que ello
deberá ser tomado en cuenta al tomar unas decisiones respecto a cual usar.

Una vez descritos los procedimientos, estos deben graficarse a fin de que sean utilizados
como herramientas de apoyo para los empleados y la gerencia. Para graficar los
procedimientos, se disponen de los flujogramas que pueden ser: secuenciales, columnares y
analíticos.

 Los flujogramas secuenciales se caracterizan porque estos no separan la persona y/o

departamentos que se llevan a cabo las tareas, de tal forma que el flujo de la
información es presentado en forma totalmente secuencial.
 Los flujogramas columnares son más utilizados y se diferencian de los secuenciales
en la separación que se realiza de cada una de las tareas y responsabilidades de
personas y/o departamentos dentro de uno procedimiento.
 Los flujogramas analíticos se caracterizan por poseer una columna adicional para
comentarios, o sencillamente, con llamadas en el cuerpo de flujogramas se realizan
observaciones en una hoja adicional respecto a cualquier aspecto que se desee
destacar.