Ensayo Tablas de Retención Documental

Lina María Moreno Rincón

Instructor Carlos Alberto Pérez España

Sena

Organización Documental En El Entorno Laboral

Villavicencio-Meta
 Ensayo Tablas de Retención Documental

Mi concepto de Tablas de Retención Documental (T.R.D.)

Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por
las unidades administrativas de una entidad o institución, En cumplimiento de sus funciones, a las
cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO - ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE

La TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción
documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central, E histórico de las entidades. Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su
artículo 24 expresa: Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades
del Estado elaborar y adoptar Las respectivas tablas de retención documental.

La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.

Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:

* Establecimientos Públicos

* Empresas Social del Estado

* Industriales y comerciales del Estado

* Empresas de Economía Mixta

* Entidades descentralizadas indirectas

Unidades administrativas especiales E igualmente los entes descentralizados por administración

territorial tales como:

* Comunas

Corregimientos Los cuerpos o instituciones Legislativos:

* Senado de la República

* Cámara de Representantes

* Asambleas Departamentales

* Concejos municipales

Los Organismos de Control:

* Personería

* Contraloría

* Procuraduría

* Veedurías
Los Órganos de administración de Justicia:

* Cortes

* Consejo de la Adjuticatura

* Fiscalía

* Juzgados.

Las T.R.D. se basan en: La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar
Las series y subseries. Los períodos de retención en cada fase de archivo. La presentación,
aprobación, Difusión, aplicación y actualización. Tiene sus ventajas; Facilitan el manejo de la
información. Racionalizan la producción documental, Permiten brindar un servicio eficaz y
eficiente Facilitan el control y acceso a los documentos, Garantizan conservación de documentos
históricos. Regulan transferencias primarias y secundarias, Racionalizan procesos administrativos
Archivísticamente facilitan todos los procesos.

El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:

1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

2. Análisis e interpretación de la información recolectada

3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.

4. Aplicación

5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.