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Introducción a ISO 9001:2015 Galli Maria

Actividad Unidad 2

Enfoque a procesos
El enfoque basado en procesos permite entender las interrelaciones que surgen entre los
mismos dentro de la organización y deja de lado la visión estructura de las organizaciones. En
relaciona a la anterior reflexión Mallar (2010) opina lo siguiente:

“Considerar los procesos aporta una visión integral que permite entender la globalidad de
una actividad. Así tendremos una idea de que se está construyendo un edificio con una
visión mucho mayor que el solo hecho de considerar la actividad de pegar ladrillos. El
enfoque hacia el proceso ofrece una visión horizontal de la organización y da respuesta a
un ciclo completo, desde que se realiza el primer contacto con el cliente, hasta el
momento en que éste recibe satisfactoriamente el producto o servicio, e incluso la
atención posterior” (pág. 9)

Siguiendo con la misma línea de pensamiento y relacionado el enfoque basado en procesos


con la gestión por resultados; Hernandez Palma, Martinez Sierra, & Cardona Arbelaez
(2012) resaltan la importancia entre dicho enfoque y la capacidad de generar valor en
forma interna y externa:

“Una organización competitiva es aquella capaz de generar valor a sus clientes internos y
externos, al tiempo que mejore su productividad, optimice sus costos operativos y de
gestión e incremente sus niveles de rentabilidad. Esto es posible en la actualidad, a través
del sistema de gestión basado en procesos, el cual permite a las compañías tener una
dirección orientada hacia los resultados, en función de procesos sistémicos que depende
directamente de la planeación e integración de los recursos, entre ellos, el más
importante, el humano” (pág. 1)

Pensamiento basado en riesgos


Teniendo en cuenta lo planteado en el punto anterior, un enfoque basado en riesgo es
fundamental para que la organización pueda cumplir con los objetivos planificados y de esta
manera, lograr los resultados deseados. En relación a lo anteriormente dicho Alzate-Ibañez, A.
M. (2017) determina que:

“El énfasis en la administración de los riesgos permite a las organizaciones minimizar los
impactos negativos que pueden llegar a afectar la capacidad de la organización para el
cumplimiento de los objetivos del sistema de gestión de calidad, aumentar la confianza y
satisfacción de las partes interesadas, y el aprovechamiento de las oportunidades.” (pág.
4)

Por lo cual es riesgo es inherente a cada organización, ese es un punto clave para comenzar a
tener en cuenta en forma prioritaria, ya que repercute sobre la operatoria de la organización y
por ende en el cumplimiento de sus objetivos.

Ciclo planificar-hacer-verificar-actuar
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En esta oportunidad enfoque mi búsqueda sobre la importancia de utilizar este enfoque dentro
de la organización. Al mismo tiempo es una herramienta flexible que permite llevarse a cabo en
todos los niveles y para cada proceso que integra la organización.

“Dentro del contexto de un sistema de gestión de la calidad, el ciclo PHVA es un ciclo que
está en pleno movimiento. Que se puede desarrollar en cada uno de los procesos. Está
ligado a la planificación, implementación, control y mejora continua, tanto para los
productos como para los procesos del sistema de gestión de la calidad”. (Garcia, Quispe, &
Ráez, 2003, pág. 5)

Entender también que la mejora es continua, por lo tanto, lo cual permite detectar errores
incorporando mejoras a los procesos por medio de la acción.

Ejemplos desde la práctica en el ciclo (Garcia, Quispe, & Ráez, 2003):

Planificar: - Involucrar a la gente correcta - Recopilar los datos disponibles - Comprender las
necesidades de los clientes - Estudiar exhaustivamente el/los procesos involucrados - ¿Es el
proceso capaz de cumplir las necesidades? - Desarrollar el plan/entrenar al personal

Hacer: - Implementar la mejora/verificar las causas de los problemas - Recopilar los datos
apropiados

Verificar: - Analizar y desplegar los datos - ¿Se han alcanzado los resultados deseados? -
Comprender y documentar las diferencias - Revisar los problemas y errores - ¿Qué se aprendió?
- ¿Qué queda aún por resolver?

Actuar: - Incorporar la mejora al proceso - Comunicar la mejora a todos los integrantes de la


empresa - Identificar nuevos proyectos/problemas

Alcance del sistema de gestión de calidad


La determinación del alcance del SGC depende de la trascendencia pretendida por la empresa
(Marcelino Aranda & Ramirez Herrera, 2014, pág. 107).

En relación a todos los conceptos anteriores desarrollados, la determinación del alcance viene
acompañado de la determinación de los procesos, teniendo en cuenta el aporte de valor de cada
uno de ellos para el resultado final del a la organización. Un sistema basado en procesos permite
enfocarse en actividades que producen resultados, tanto final como en cada una de las etapas.
(Marcelino Aranda & Ramirez Herrera, 2014)
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ACTIVIDAD ENFOCADA A LOS PROCESOS DE UNA ORGANIZACIÓN

1. ¿los procesos que podrían formar el sistema de gestión de la calidad (SGC)


en una organización que les resulte conocida?
Antes de listar los procesos que podrían formar parte del SCG dentro de la Tesoreria General de
la Provincia de Buenos Aires (TGP), es importante comprender la función de dicha organización
dentro del ámbito de la administración financiera provincia.

La Tesorería General de la Provincia, como Órgano Rector del Tesoro Provincial, se encuentra
normada en cuanto a su organización, competencias y atribuciones de su titular, por los artículos
82, 156 y 158 de la Constitución de la Provincia de Buenos Aires, por la Ley de Administración
Financiera (Ley Nº 13767) y su Decreto Reglamentario (Decreto Nº 3260/08 y modificatorios),
por la Ley de Procedimiento Administrativo (Ley Nº 7647 y modificatorias) y por las Leyes Nº
10430 y Nº 13375 El Organismo es un actor protagónico en el gerenciamiento de la planificación
financiera del Sector Publico Provincial, asumiendo la responsabilidad de programar y
administrar los recursos puestos a su disposición, atendiendo los principios de eficacia,
eficiencia, economicidad y transparencia en su gestión. Aunado a ello va su responsabilidad.

Luego de la breve descripción los procesos que podrían formar parte del SGC dentro de la TGP:

1. Planificación del caja diario y mensual.


2. Ingreso de Expedientes
3. Análisis Preliminar de expedientes de pago
4. Confirmación de retenciones impositivas a los acreedores
5. Pago de expedientes
6. Rendición de Expedientes

2. ¿Son realizados en esas instalaciones o contratados externamente?


Todos los procesos anteriormente descriptos son realizados internamente.

3. ¿Qué información necesita para asegurar que esos procesos resulten eficaces?

La información que se necesita para asegurar que dichos procesos han sido eficaces se extrae
del sistema informático denominado SIGAF PBA, el cual es transversal a todos los procesos
operativos (procesos de pago) dentro de la TGP como de los procesos estratégicos (planificación
financiera).
La información principal que se necesita es la cantidad de expedientes gestionados y pagados
en tiempo y forma diariamente, en función de cada uno de los conceptos. Por otro lado, los
desvíos diarios y mensuales entre lo planificado y lo verdaderamente pagado.

Otra información relevante es la cantidad de errores descubiertos en el análisis del expediente,


que hace que los mismos retrasen el pago. Dichos errores pueden ser a causa de falencias al
momento de cargar la factura, errores en las cuentas bancarias del acreedor, situación
impositiva desactualizada, entre otras.
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Bibliografía
Alzate-Ibañez, A. M. (2017). ISO 9001:2015 base para la sostenibilidad de las organizaciones en
países emergentes. Revista Venezolana de Gerencia, 22(80).

Garcia, M. P., Quispe, C. A., & Ráez, L. G. (agosto de 2003). Mejora continua de la calidad de los
procesos. Industrial Data. Revista de Investigación, 3(1), 89-94.

Hernandez Palma, H. G., Martinez Sierra, D., & Cardona Arbelaez, D. (2012). Enfoque basado
en procesos como estrategia de dirección para las empresas de transformación. Sabe,
Ciencia, 11(1), 141-150.

Mallar, M. Á. (Junio de 2010). La Gestión por procesos: un enfoque de gestión eficiente.


Revista Científica. Visón de Futuro. Universidad de Cuyo, 13(1).

Marcelino Aranda, M., & Ramirez Herrera, D. (2014). Administración de la calidad nuevas
perspectivas. Mexico D.F: Grupo Editorial Patria.