Keputusan Direksi PLN No. 687

Hakam@pln.co.
id
Buku 00i - 016 OK.pmd 1 2/3/11, 15:41

dffdffdf
i
Buku 00i - 016 OK.pmd 2 2/3/11, 15:41

dffdffdf

KEPUTUSANDIREKSINOMOR687.K/DIR/2010

Buku 00i - 016 OK.pmd 3 2/3/11, 15:41

iii
Buku 00i - 016 OK.pmd 4 2/3/11, 15:41

iv
Buku 00i - 016 OK.pmd 5 3/3/11, 17:54

DAFTARISI

KATAPENGANTAR.........................................................................................................................i
KEPUTUSANDIREKSINOMOR687.K/DIR/2010..............................................................................ii
DAFTARISI............................................................................................................................... ............v
LAMPIRANKEPUTUSANDIREKSINOMOR687.K/DIR/2010.........................................................ix
BAGIANSATUUMUM....................................................................................................................1
BABI PENDAHULUAN..................................................................................................................1
1.1 RuangLingkup..................................................................................................................... 2
1.2 MaksuddanTujuan............................................................................................................2
BABII PERGUDANGAN..................................................................................................................4
2.1 DefinisiUmum.....................................................................................................................4
2.2 FungsiPergudangan...........................................................................................................4
2.3 JenisdanBentukGudang...................................................................................................4
2.4 FasilitasdanPeralatanGudang..........................................................................................5
2.5 Pengamanan,KeselamatandanKenyamanan..................................................................8
BAGIANDUATATAKELOLAPERGUDANGANSECARAMANUAL(NONERP/SAP)....................11
BABI PROSEDURPENERIMAANBARANG................................................................................12
1.1 ProsedurPenerimaanDariFungsiPembelian................................................................12
1.2. ProsedurPenerimaanDariMutasiAntarGudang..........................................................19
BABIIPROSEDURPENYIMPANANBARANG.............................................................................21
2.1 MetodePenyimpanandanIdentitasBarang..................................................................21
2.1.1 ProsedurPenyimpananBarang.......................................................................................22
2.1.2 Identitas(Pencatatan)Barang.........................................................................................25
2.2 MetodePerawatanDanPenanganan(Handling)Barang..............................................29
BABIII PROSEDURPENGELUARANBARANGͲBARANG/SPAREPARTSUNTUKUNITͲUNIT...34
3.1 DaftarPermintaanBarangͲbarangdanSpareParts.......................................................34
3.1.1 DaftarPermintaanBarangͲbarang..................................................................................34
3.1.2 DaftarPermintaanSpareParts........................................................................................36
3.2 PengeluaranBarangͲbarang/SpareParts........................................................................38
3.2.1 TindakandiPLNKantorWilayah,P3B,Pembangkitan...................................................38
3.2.2 TindakandiGudangPengirim..........................................................................................39
3.2.3 TindakandiGudangPenerima.........................................................................................42
3.2.4 TindakanFungsiTataUsahaGudangPenerima.............................................................42
3.2.5 TindaklanjutdiGudangPengirim....................................................................................42
3.2.6 PembebananBarangͲbarang/SparePartsyangrusakatauhilang................................43
BABIV PROSEDURPENGELUARANBARANGͲBARANG/SPAREPARTSUNTUKPEMAKAIAN44
4.1 BonPemakaian.................................................................................................................44
4.2 TindakandiGudang..........................................................................................................45

Buku 00i - 016 OK.pmd 6 2/3/11, 15:41

4.3 TindakanFungsiTataUsahaGudang...............................................................................46
BABVPENGEMBALIANBARANGͲBARANG/SPAREPARTSLEBIH...........................................49
5.1 TindakanPetugasyangMengembalikanBarangͲbarang...............................................49
5.3 TindakanFungsiTataUsahaGudang...............................................................................51
BABVI BARANGͲBARANG/SPAREPARTSYANGBERASALDARIPEMBONGKARAN..............52
6.1 PengembaliankeGudang.................................................................................................52
6.2 BarangͲbarang/SparePartsyangMemerlukanPerbaikan............................................52
6.3 BarangͲbarang/SparePartsBekas...................................................................................52
6.4 BarangͲbarang/SparePartsAsalPembongkaranyangLangsungDipergunakanuntuk
ProyekLain........................................................................................................................ 52
6.5 PemakaianBarangͲbarang/SparePartsasalPembongkaran........................................53
BABVII BARANGͲBARANG/SPAREPARTSYANGMEMERLUKANPERBAIKAN........................54
7.1 RencanaPerbaikan...........................................................................................................54
7.2 TindakanFungsiPerbekalan.............................................................................................54
7.4 TindakandiBengkel..........................................................................................................56
7.5 TindakLanjutdiGudang...................................................................................................56
BABVIII PENCADANGANBARANGͲBARANG/SPAREPARTS.......................................................57
8.1 SumberͲsumberPencadangan.........................................................................................57
8.2 NotaPencadangan............................................................................................................57
BABIX BARANGͲBARANG/SPAREPARTSKELEBIHANPERSEDIAAN........................................60
9.1 Realisasi(Kelebihan)Persediaan.....................................................................................60
9.2 PerlakuanUntukBarangͲbarang/SparePartsKelebihan..............................................61
BABX INVENTARISASI(STOCKOPNAME).................................................................................62
10.1 PemahamanUmum..........................................................................................................62
10.2 RuangLingkupStockOpname.........................................................................................63
10.3 MetodedanWaktuPelaksanaanStockOpname...........................................................63
10.4 KeanggotaanTimStockOpname.....................................................................................64
10.5 PelaksanaanPemeriksaan(StockOpname)...................................................................65
10.6 TindakanFungsiGudang..................................................................................................67
10.7 TindakanFungsiTUKG......................................................................................................67
10.8 PenelusuranSelisihBarangͲbarang/SpareParts............................................................68
10.9 TindakLanjutdiTUKG......................................................................................................68
10.10 PenutupandanPembukaanKartuPersediaan...............................................................69
10.11 KlasifikasiKriteriaStatusBarang......................................................................................69
LAMPIRANTATAUSAHAGUDANG(TUG).....................................................................................70
BAGIANTIGATATAKELOLAPERGUDANGANERP/SAP.............................................................124
BABI MENGELOLAMOBILECOMPUTINGͲMMWM020......................................................125
1.1 Tujuan.............................................................................................................................. 125

vi
Buku 00i - 016 OK.pmd 7 2/3/11, 15:41

1.2 DeskripsiEventBisnis.....................................................................................................125
1.2.1 PenempatanBarang.......................................................................................................125
1.2.2 PengambilanBarang.......................................................................................................125
1.2.3 PerhitunganFisik.............................................................................................................125
1.2.4 PengisianKembali/PemindahanAntarBin..................................................................126
1.3 DiagramAlirProsesBisnis:MengelolaMobileComputing.........................................126
1.4 DeskripsiProsesBisnis....................................................................................................132
1.4.1 SubProses:MemeliharaPenempatanBarang(WM020Ͳ010).....................................132
1.4.2 SubProses:MemeliharaPengambilanBarang(WM020Ͳ020)....................................135
1.4.3 SubProses:PerhitunganFisik(WM020Ͳ030)...............................................................139
1.4.4 SubProses:ProsesPemindahanAntarBin(WM020Ͳ040)..........................................142
BABII MENGELOLAPENERIMAANBARANGDARIVENDOR(REKANAN)ͲMMIM010.......146
2.1 Tujuan.............................................................................................................................. 146
2.3 DiagramAlirProsesBisnis:MengelolaPenerimaanBarangdariVendor(Rekanan)146
2.4.1 SubProses:PenerimaanBarangdenganReferensikeSuratPesanan
(MMIM010.010).........................................................................................................148
2.4.2 SubProses:PenerimaanBarangdenganPemberitahuanPengirimanBarang
(AdvancedShippingNotification)(MMIM010.020).....................................................150
BABIIIMENGELOLAPENGEMBALIANBARANGKEVENDOR(REKANAN)ͲMMIM030.......152
3.1 Tujuan.............................................................................................................................. 152
3.3 DiagramAlirProsesBisnis:PengembalianBarangkeVendor(Rekanan)..................152
3.4.1 SubProses:MMIM030.010ͲProsesMengembalikanBarangkeVendor(Rekanan) 155
BABIVMENGELOLAPENGEMBALIANBARANGKEGUDANGͲMMIM040...........................157
4.1 Tujuan.............................................................................................................................. 157
4.3 DiagramAlirProsesBisnis:MengelolaPengembalianBarangkeGudang................157
4.4.1 SubProses:MMIM040.010ͲMengembalikanBarangkeGudangͲProyek/Kelebihan.160
4.4.2 SubProses:MMIM040.020ͲMengembalikanBarangkeGudangͲPerbaikan/Retrofit162
BABV MENGELOLAPENGELUARANBARANGͲMMIM050...................................................164
5.1 Tujuan.............................................................................................................................. 164
5.3 DiagramAlirProsesBisnis:MengelolaPengeluaranBarang......................................164
5.4.1 SubProsesPengeluaranBarangdenganReferensikePemesanan(MMIM050.010)168
5.4.2 SubProsesPengeluaranBarangtanpaPemesanan(Darurat)(MMIM050.020)........170
5.4.3 SubProsesPengeluaranBaranguntukPenghapusan(MMIM050.030).....................172
vii
Buku 00i - 016 OK.pmd 8 2/3/11, 15:41

BABVI MENGELOLAPEMINDAHANBARANGͲMMIM060....................................................173
6.1 Tujuan.............................................................................................................................. 173
6.3 DiagramAlirProsesBisnis:MengelolaPemindahanBarang.....................................173
6.4.1 SubProses:MMIM060.010–MemeliharaPemindahanStok:PlantkePlant...........178
6.4.2 SubProses:MMIM060.020–MemeliharaPemindahanStok:GudangkeGudang
(1Langkah)...................................................................................................................... 181
6.4.3 SubProses:MMIM060.030–MemeliharaPemindahanStok:GudangkeGudang
(2Langkah)...................................................................................................................... 182
6.4.4 SubProses:MMIM060.040–MemeliharaTransferPosting:MaterialkeMaterial..185
BABVII MENGELOLAPERHITUNGANFISIK(STOKOPNAME)ͲMMIM070............................187
7.1 Tujuan.............................................................................................................................. 187
7.3 DiagramAlirProsesBisnis:MengelolaPerhitunganFisik...........................................187
7.4.1 SubProses:MembuatDokumenInventoriFisik(MMIM070.010)..............................189
BABVIIIMENGELOLAPEMERIKSAANBARANGYANGDITERIMAͲMMQM020....................192
8.1 Tujuan.............................................................................................................................. 192
8.2.1 PembuatanLotPemeriksaan.........................................................................................192
8.2.2 PenyimpananHasil.........................................................................................................192
8.2.3 MengambilKeputusanPenggunaan..............................................................................192
8.3 DiagramAlirProsesBisnis:MengelolaPemeriksaanBarang......................................192
8.4 DeskripsiBisnisProses....................................................................................................194
8.4.1 SubProses:QM020Ͳ010PemeriksaanBarangyangDiterima.....................................194
LAMPIRANCONTOHFORMULIRLOGISTIKAPLIKASIERPPLN..................................................195

viii
Buku 00i - 016 OK.pmd 9 2/3/11, 15:41

LAMPIRANKEPUTUSANDIREKSINOMOR
687.K/DIR/2010

Buku 00i - 016 OK.pmd 10 2/3/11, 15:41

BAGIANSATU
UMUM

Buku 00i - 016 OK.pmd 11 2/3/11, 15:41

BABIPENDAHULUAN

1.1 RuangLingkup
Ruang Lingkup Sistem Tata Kelola Pergudangan meliputi pengaturan pelaksanaan
pengelolaan pergudangan material di lingkungan PT PLN (Persero) baik ditingkat
Pusat,unitpelaksana(KantorWilayah/Distribusi/Pembangkitan/P3B)danunit–unit
dibawahnya(Cabang/Sektor/UPT)yangmelakukankegiatanpergudangan.
Sistem Tata Kelola Pergudangan ini terdiri dari Pengelolaan secara Manual (Non –
ERP/SAP)denganmenggunakanformulirTataUsahaGudang(TUG1s/dTUG16)dan
Pengelolaan dengan menggunakan Sistem Informasi yaitu Enterprise Resource
Planning(ERP/SAP).
1.2 MaksuddanTujuan
a. Maksud
Maksud Sistem Tata Kelola Pergudangan adalah untuk memberikan/
menyamakanpemahamandanmemberikanpedomanpelaksanaanteknisdan
administrasiyanglebihjelasmengenaitatakelolapergudangan.
b. Tujuan
Tujuannya adalah adanya keseragaman implementasi pengelolaan
pergudangan di lingkungan PT PLN (Persero) dan agar persediaan gudang di
lingkungan PT PLN (Persero) senantiasa dikelola dengan baik, terawat,
memenuhipersyaratanteknisyangdipersyaratkan,untukmenunjangkegiatan
pekerjaan pemeliharaan dan operasional Pembangkitan, Transmisi dan
Distribusi serta terciptanya kegiatan administrasi yang tertib dan lengkap
didalamPengelolaanPergudangan.
1.3 SistimatikaIsiSistemTataKelolaPergudangan
Sistem Tata Kelola Pergudangan dibagi kedalam 3 (tiga) Bagian utama yang terdiri
daribeberapaBab,yaitu:
x BagianSatu:Umum,terdiridari:
o BabIPendahuluan,menjelaskanruanglingkup,maksuddantujuan.
o BabIIPergudangan,menjelaskantentangpergudangansecaraumumyang
dapat diterapkan untuk pengelolaan pergudangan secara Manual ( Non
ERP/SAP)maupunyangtelahmenggunakanSistemInformasi(ERP/SAP).
x BagianDua:TataKelolaPergudangansecaraManual(NonERP/SAP).
x Bagian Tiga : Tata Kelola Pergudangan secara ERP/SAP (Modul Inventory
Management,WarehouseManagementdanQualityManagement).
Buku 00i - 016 OK.pmd 12 2/3/11, 15:41

Alur dan Deskripsi Proses Bisnis Tata Kelola Pergudangan dengan ERP yang
tercantum dalam buku ini adalah versi yang sama dengan yang terdapat dalam
Portal ERP PLN saat ini. Karena alasan kepraktisan, dalam buku ini tidak diuraikan
semua modul terkait secara rinci termasuk juga User Guide atau petunjuk cara
pengoperasian fungsi – fungsi Modul ERP tersebut. Untuk itu para pengguna bisa
mengakseslangsungportalPLNdenganalamat:
x http://portal_wfe1:8090/lab/default.aspx kemudian pilih menu Aplikasi
Korporat dan pilih Sub Menu OLQR, akan muncul Modul – modul ERP/SAP,
atau;
x http://10.1.8.27:8888/nav/
Apabiladalamperkembanganselanjutnyaterjadiperubahanataupenyempurnaan
Proses Bisnis maka akan dilakukan juga penyesuaian terhadap Buku Sistem Tata
KelolaPergudanganini.

Buku 00i - 016 OK.pmd 13 2/3/11, 15:41

BABIIPERGUDANGAN

2.1 DefinisiUmum
a. Pergudangan
Pergudangan/ Warehouse/ Storage adalah suatu areal/ lokasi/ tempat yang
terbukaatautertutupdandiperlukanuntukmenyimpanmaterial.Didalamnya
terdapat kegiatan administrasi serta tenaga kerja untuk melakukan kegiatanͲ
kegiatan tersebut yang merupakan titik awal didalam pengelolaan,
pengendalian,dantransaksimaterialpersediaan.
b. Manajemenpergudangan
Manajemen pergudangan merupakan salah satu fungsi atau bagian dalam
proses manajemen material yang didalamnya dilakukan pengelolaan seluruh
transaksi material persediaan yang meliputi: penerimaan, penyimpanan,
perawatan, pengamanan, pemindahan/mutasi, pengendalian persediaan,
pengeluaran,pengembalian/material,stockopname.
2.2 FungsiPergudangan
SecaraumumfungsidanperandarisuatusistemPergudanganadalah:
a. Melakukan tata usaha (administrasi) atas material yang masuk dan keluar
gudang.
b. Melakukanpenyimpananmaterialsecarateraturdantertib,sehinggamaterial
terhindar dari kerusakan/kehilangan dan dapat dengan cepat memberikan
pelayanan.
c. Melakukan perawatan atas material selama penyimpanan, mengatur dan
memeliharatempatpenyimpananmaterial.
d. Merencanakan tempat yang memenuhi syarat untuk material yang belum
mendapat tempat yang semestinya, dan material yang direncanakan akan
diterima.
e. Mengadakanpencatatanmaterial.
2.3 JenisdanBentukGudang
SecarafisikdanfungsiGudangdibedakanmenjadi:
a. Gudangtertutup,yaitu:
1) Gudangyangberatapdanberdindingsamping,memakaipintudanjendela
sertaadanyaventilasi.
2) Gudangyangberataptetapitidakberdindingsamping.
Buku 00i - 016 OK.pmd 14 2/3/11, 15:41

b. Gudangterbukaialahsuatulapanganterbukayanggunanyauntukmenyimpan
material yang tidak terpengaruh oleh keadaan cuaca. Gudang terbuka terbagi
dalam2jenisyaitu:
1) Gudangterbukayangdiolah
Adalah suatu lapangan terbuka yang sudah diratakan, permukaannya
diperkeras atau dilapisi alat/bahan lain yang siap untuk menerima
beban/muatan yang diletakkan diatasnya, mempunyai konstruksi yang
baik dalam arti mempunyai sistem pengeringan yang baik sehingga bila
kehujanan segera cepat kering sehingga selalu bebas air. Fungsi
pengerasan pada gudang tersebut memberikan perlindungan pada
tempatpenempatanmaterialjugauntukmemudahkanpelaksanaankerja
denganalatmaupuntenagamanusia.
2) Gudangterbukayangtidakdiolah
Pembuatan gudang semacam ini tidak memerlukan tenaga dan biaya
besar, pemakaian tanah tidak memerlukan pengolahan, artinya
permukaan tanah tidak selalu dirapikan atau dibuat sistem pengeringan
khusus,gudanginiharusmempunyai:
a. Tempatuntukbongkar/muat
b. Tempatuntukmemeriksamaterialmasuk/keluar
c. Tempatuntukkegiatanadministrasi
2.4 FasilitasdanPeralatanGudang
Untuk dapat mengoptimalkan fungsi dan peran dari sistem pergudangan, maka
disampingfisikbangunanyangmemadai,jugasangatdiperlukanadanyadukungan
fasilitas dan peralatan dengan kualitas dan jumlah yang memadai, baik untuk
fungsi penerimaan, fungsi penyimpanan, fungsi perawatan, fungsi pengamanan
dankeamanansertafungsipengeluaran.
Adapunfasilitasdanperalatangudangyangharusdipenuhiadalahsebagaiberikut:
a. FasilitasdanPrasaranaPendukung
Kebutuhan dasar sehariͲhari dari pelaksana (pegawai) harus tersedia dengan
baik dan standar. Untuk itu dalam merencanakan tata ruang gudang harus
dipikirkan kebutuhan pegawai antara lain kamar mandi, toilet, peralatan P3K
dan lainnya, dimana lokasinya tidak terlalu jauh dari gudang sehingga tidak
memakanwaktudantenaga.
b. RuangPenerimaanBarang(ImportArea)
Yaitusuaturuangyangberadadalamareagudangdanterpisahdengantempat
penyimpanan barang atau yang lazim disebut dengan ”Area Karantina
Material”.
Buku 00i - 016 OK.pmd 15 2/3/11, 15:41

Area ini berfungsi sebagai tempat penerimaan awal atau kedatangan barang
secara fisik barang, sebelum dilakukan proses pemeriksaan sampai dengan
dikeluarkannya Berita Acara Penerimaan dan dilakukan transaksi penerimaan
secarasistemakuntansimaupunSistemInformasiTerpadu,dalamkondisiini
materialtersebutbiasanyadisebut’MaterialdalamKarantina’.
Apabila memungkinkan area ini sekaligus bisa difungsikan sebagai tempat
untuk pemeriksaan barang oleh tim pemeriksa, khususnya untuk barangͲ
barangyangtidakmemerlukanpengetesansecarasistem.
Untukmemudahkanidentifikasidanefektifitasproses,areainidibagimenjadi
beberapa area ( yang dilengkapi dengan identitas area dan daftar barang
disetiaparea)yaitu:
1) Areauntukbarangyangbarudatangmenungguprosespemeriksaan
2) Areauntukbarangyangsudahdilakukanpemeriksaan,yangterdiridari:
a) Barang di Terima, siap untuk ditransaksikan dan atau ditaruh di
GudangsebagaibarangPersediaan.
b) BarangdiTolak,untukdikembalikankepemasok.
c. RuanganPengeluaranBarang(ExportArea)
Yaitusuaturuanganatauareayangterpisahdenganareapenyimpananbarang
danberfungsiuntuktransaksipenyerahanbarangdaripenggunaataupeminta
denganpetugasgudangatausebagaitempattransitsementarabarangͲbarang
yang sudah ditransaksikan pengeluaran baik di sistem akuntansi atau Sistem
InformasiTerpadu(SIT)dansudahdikeluarkandarirakpenyimpanan(BinLock)
tetapimasihmenunggupengambilanolehpenggunaataupemintabarang.
Dengan demikian selain petugas gudang tidak diperbolehkan masuk di area
penyimpananbarang.
d. SaranaSistemInformasiTerpadu(SIT)
Untukmeningkatkanefektifitasdanefisiensiprosesbisnissistempergudangan
adalahdenganmenggunakansisteminformasiterpaduyangbaik,handaldan
online serta mencakup semua aspek transaksi yang ada, sehingga proses
monitoring,pengendaliandanpelaporanbisaberjalansecaracepatdanakurat
serta menyeluruh. Namun, apabila ada proses bisnis yang belum bisa
diakomodasi oleh SIT, maka proses bisnis tersebut tetap dilaksanakan secara
manual.
e. Rak
Salahsatucarayangefisiendanefektifdalamprosespenyimpananbarangdi
gudangadalahdenganmenggunakansaranaRak.
Buku 00i - 016 OK.pmd 16 2/3/11, 15:41

Umumnya bentuk rak berkotakͲkotak dengan ukuran yang bervariasi
tergantungpadaarealnya,contohnyarakyangmempunyaidimensipxlxt=
0,30/0,50x0,90x2meter,untukmenghematruanganrakdapatberukuran
lebihkecildisusunrangkap2,salingbertolakbelakangketinggianbisakurang
dari 2 meter dengan demikian sedapat mungkin kita harus menghindari
pengambilanbarangdenganmenggunakantangga.
Penyusunan rak secara memanjang sedapat mungkin dihindari, celahͲcelah
harusdisediakanpadajarakpalingjauh6metertergantungdarikontruksidan
ukuran gudang. Papan pada bagian atas dan bawah rak hendaknya dibuat
rata/lapangagardapatdimasukibarangdenganmudah.
f. Bantalan/Ganjal
Untuk pengamanan material dalam penyimpanan dari pengaruh lingkungan,
untuk menambah penguatan dalam penumpukan dan untuk memudahkan
penanganan pengangkatan dan pengangkutan, maka harus dipergunakan
bantalan (ganjal) sesuai dengan kebutuhan, yang berfungsi sebagai pengisi
antara(spacers).
Adapunjenisbantalan(ganjal)yangharusdipergunakanadalah:
1) BantalanLantai
Yaitu bantalan yang berupa lembaran triplek atau papan dengan tujuan
untuk memberikan pengamanan terhadap material yang mudah rusak
karenakelembabanlantai,contohnyaadalahbahankertas,tekstildll.
2) BantalanPanjang(balokpanjang)
Bantalan dapat juga digunakan sebagai bantalan (ganjal) lantai, dengan
tujuan untuk memperoleh kekuatan/kemampuan tumpukan, terutama
untuk barangͲbarang dengan bentuk tak menentu atau barang yang
mudahhancur.
3) BantalanPendek(balokpendek)
Digunakan sebagai pengisi petiͲpeti sehingga memungkinkan bagi forklift
untuklebihmudahmengangkatnya.
g. Pengikat
Terbuat dari serpih kertas, kain goni, tali rafia atau jenis lainnya, digunakan
untukmengikatkelompokmaterialmenjadisatu.
h. Pallet
Adalah suatu alas dari papan yang disatukan dengan kayu balok guna
penumpukanmaterialsepertisemen,minyakdalamdrum,barangdalampeti
ataukotaksehinggamudahdiangkatolehforklift.
Buku 00i - 016 OK.pmd 17 2/3/11, 15:41

Adapun tujuan dari penggunaan pallet adalah untuk memudahkan
pengangkutan,penghematanbiaya,waktudantenaga.
Ukuran pallet harus disesuaikan dengan kontruksi, maksud dan tujuan
penggunaannya.
i. Alatbantuteknikgudang
Untuk memudahkan dalam penanganan (handling) baik dalam proses
penerimaan, penyimpanan, pemindahan dan pengeluaran barang di gudang,
makadalamsistempergudanganharusdisediakanalatbantuteknik.
Adapun alat bantu teknik gudang harus dipenuhi dalam sistem pergudangan
adalah:
1) Alatbantuteknikbergerak
Traktor,forklift,keretadorongrodaempatdanrodadua,keretadengan
tenaga,keretadenganalatuntukmenaikkan,derek,rodapemisahdll.
2) Alatbantuteknikstatis
Timbangan duduk, alat ukur panjang (meteran), literan, mikrometer,
jangka sorong, pompa tangan, gergaji besi, gunting, tang kombinasi,
palu, linggis, catut, majun, alat penyedot debu/vacuum cleaner dengan
hoseyangcukup,dll.
2.5 Pengamanan,KeselamatandanKenyamanan
Dengan mengelola nilai asset yang tidak kecil bahkan rataͲrata bernilai milyaran
rupiah, maka Keamanan dan Keselamatan dalam sistem pergudangan adalah
merupakan hal yang sangat mutlak harus dilaksanakan, baik terhadap manusia
selaku pelaksana dan penanggung jawab pergudangan, maupun terhadap barang
yangdisimpandalamgudang.
Petunjuk dan pengamanan serta ketentuanͲketentuan mengenai pengamanan,
keamanandankeselamatanbaikterhadapmanusiamaupunmaterialharusmudah
dimengertidanmudahdilaksanakansertaharusdilaksanakandengandisiplindan
konsekuen.
Pengamananpadasuatukomplekpergudanganmeliputi:
a. PengamananIntern
Yaitusistemkeamananterhadapkemungkinangangguanintern,gudangharus
selalu dikunci selama tidak ada orang yang bekerja dan kegiatan diluar jam
kerja harus dibatasi pada orang orang tertentu. Kepala gudang harus ikut
mengawasisecaralangsungdanbertanggungjawab.

Buku 00i - 016 OK.pmd 18 2/3/11, 15:41

b. PengamananEkstern
Yaitusistemkeamananterhadapkemungkinangangguanekstern,diantaranya
berupa pagar, keberadaan pintu keluar masuk harus dibatasi seminimal
mungkin,angkutankeluarmasukharusdiperiksadanhanyabolehmembawa
materialyangdilengkapidengandokumenyangsah,harusdiadakanpenjagaan
yangbiasanyamenjadisatudalamsistempenjagaankomplekperusahaan.
c. Pengamananbahayakebakarandankecelakaan
Bahaya kebakaran dan bahaya kecelakaan sangat rentan terjadi di area
pergudangan, baik itu yang disebabkan oleh faktor manusia, lingkungan,
peralatan bahkan dari material yang disimpan itu sendiri. Untuk itu sistem
KeselamatanKetenagalistrikan(K2)harusmenjadibagianyangpentingdalam
sistempergudangan.
HalͲhal penting yang harus diperhatikan terkait dengan keamanan dan
keselamatanadalahsebagaiberikut:
1) Mobil pemadam kebakaran harus mudah untuk masuk dan keluar,
sehinggajalandanpintudibuatselebarmungkinminimal3,60meter.
2) Alat pemadam kebakaran harus ditempatkan pada tempat yang tepat
dalamgudangdandiadakanpengecekansecaraberkala.
3) Petunjuk cara memadamkan harus ada dan jelas, serta seringkas
mungkin,tempatyangmempunyaipotensibahayakebakaranharusdiberi
tandayangjelas.
4) Tempatsampahharusdisediakandandibersihkansecaraberkala.
5) Material yang mudah meledak, mudah terbakar harus ditempatkan
tersendiriatauterpisahdarigudanglainnya.
6) Materialyangmengandungracunataubahankimiayangberbahayaharus
adaperlakuandanpenanganansecarakhusus.
7) Penggunaanperalatandansaranakerjaharussesuaidenganprosedurdan
petunjuk(SOP/StandingOperationProcedure)yangada.
8) Tersedia alatͲalat pelindung yang standar meliputi sarung tangan,
sepatu/safety shoes, masker tutup hidung/mulut, safety helmet, kaca
mata,penutuptelinga,dll.
9) TataruangdanpenempatanrakharusmemperhatikansistemK2.
10) Tersediaalatkomunikasi(telepon,radiokomunikasidll).
11) Sistem penerangan dan sirkulasi udara harus cukup, penerangan sangat
bermanfaat untuk memperlancar jalannya tugas, juga untuk fungsi
keamanan,sedangkelembabanudaraakansangatberpengaruhterhadap
Buku 00i - 016 OK.pmd 19 2/3/11, 15:41

materialyangdisimpan,sirkulasiudaraperlujugadiperhatikanagarsuhu
ruanggudangselaludapatdipertahankan.
12) Harus diusahakan agar dalam gudang tidak ada tiangͲtiang, supaya tidak
mengganggu penempatan rak dan material, bergeraknya manusia/alatͲ
alatdankegiatanlainnya.
13) Dayapikullantai
Rencanapenggunaangudangsangatmenentukandayapikullantai,jangan
sampai lantainya rusak karena beban berat material yang disimpan
sehingga mengganggu penyelenggaraan gudang itu sendiri, umumnya
bataskekuatanlantaiberkisarantara0,5sampai1tonpermeterpersegi.
14) Ukuranbangunanataulapangan
Dimensinyatergantungdarirencanaperuntukanbangunantersebutuntuk
menyimpanberapabanyakmaterialyangakandisimpan,agartidakterjadi
pemborosan.

10
Buku 00i - 016 OK.pmd 20 2/3/11, 15:41

dffdffdf

BAGIANDUA
TATAKELOLAPERGUDANGANSECARAMANUAL
(NONERP/SAP)

Buku 00i - 016 OK.pmd 21 2/3/11, 15:41

BABIPROSEDURPENERIMAANBARANG

Penerimaanbarang/materialadalahsalahsatufungsidanmerupakankegiatanawaldari
sistempergudangan.
Penerimaanbarang/materialdalamsistempergudanganberasaldaribeberapasumber,
yangdiantaranyaadalah:
PenerimaandariFungsiPembelian
Penerimaan dari mutasi (transfer) antar Gudang (internal unit, antar Unit, lintas
UnitdilingkunganPTPLN(Persero))
1.1 ProsedurPenerimaanDariFungsiPembelian
a. PemantauandanPenjadwalanrencanakedatanganbarang
1) Petugas gudang harus melakukan pemantauan dan merencanakan
penerimaan terhadap barangͲbarang yang akan diserahkan oleh Pengirim
barang (Supplier). Perencanaan tersebut sedapat mungkin harus dilakukan
jauhͲjauhhari(±2minggu)sebelumkedatanganbarang.
2) Tujuanpemantauandanperencanaantersebutadalah:
2.1) MengetahuibahwaadabarangͲbarangyangakanmasukgudang.
2.2) Melakukan persiapan sarana dan prasarana yang diperlukan, serta
merencanakanjadwaldansumberdayayangdibutuhkan.
3) Pemantauan dan jadwal kedatangan barang agar dibuat informatif serta
tersajidenganbaik,sehinggabisadiketahuiolehsemuapetugasgudangdan
pihakterkaityangberkepentingan.
4) Informasikedatanganbarangdapatdiperolehdari:
4.1) Tembusan atau foto copy Purchase Order (PO)/Kontrak /Surat
Perjanjian (SP) yang diperoleh dari bagian pengadaan baik Unit atau
Pusat.
4.2) Aplikasisistempemantauan/monitoringyangada.
b. Penerimaankedatanganbarangtahapawal
1) Tindakanpengirimbarang/Supplier(pemasok):
1.1) Menyerahkanbarangsesuaidenganpesanan.
1.2) Menyerahkan surat jalan/ surat pengantar serta dokumenͲdokumen
lainnyayangtelahdipersyaratkandalamPurchaseOrder/Kontrak/Surat
Perjanjian.
1.3) Penyerahandilakukandiruangpenerimaanbarang(importarea).

12
Buku 00i - 016 OK.pmd 22 2/3/11, 15:41

1.4) Menandatanganiformulirpemeriksaanfisikkedatanganbarang.
2) TindakanPetugasGudang:
2.1) Melakukanpemeriksaan fisik (visual) dan kelengkapan dokumen, yang
meliputi:
Kualitasfisikbarang.
KuantitasBarangsesuaiPO/Kontrak/SP.
KelengkapanDokumenyangtelahdipersyaratkan,yangantaralain
: copy PO/Kontrak/SP, Nota / Surat Pengantar Barang, Sertifikat,
Manual Book dan dokumen – dokumen lainnya yang telah
dipersyaratkandalamPO/Kontrak/SP.
Mengisi dan menandatangani formulir pemeriksaan fisik
kedatanganbarang.
2.2) Menandatangani surat jalan/surat pengantar sebagai bukti
kedatangan barang, apabila barang yang dikirim sudah memenuhi
persyaratanfisikdankelengkapandokumen,sebagaimanabutir2.1.
2.3) Melakukanpencatatanpenerimaanbarangtahapawal,yangdalamhal
inidisebutmaterialdalamkarantina.
2.4) Menempatkanbarangdalamareakarantina/areapenerimaan(import
area) di sub area barang belum diperiksa, untuk menunggu tahapan
pemeriksaanselanjutnya.
2.5) Apabilahasilpemeriksaanfisikdankelengkapandokumenmenyatakan
tidak atau belum memenuhi syarat, maka barang dinyatakan belum
datang, selanjutnya barang beserta dokumen diserahkan kembali ke
pihakpengirimbarang.
2.6) MelaporkankepadaTim/PanitiaPemeriksaBarang,maksimum2(dua)
hari kerja setelah kedatangan barang, tentang adanya penerimaan
barangdanharussegeradilakukanpemeriksaan.
c. PemeriksaandanPengecekanbarang
1) BarangͲbarangyangtelahditerimaolehPetugasgudangpadatahapawaldari
Pemasokbarang/Suppliersebagaimanadimaksuddalambutirbtersebutdi
atas, maka untuk selanjutnya Tim / Panitia Pemeriksa Barang melakukan
pemeriksaansecarateknisyangmeliputikuantitasdankualitasbarangserta
dokumenͲdokumenyangtelahdipersyaratkandalamPO/Kontrak/SP.
2) PelaksanaanPemeriksaandilaksanakanbersamaͲsamaolehpetugasgudang,
TimPemeriksabarangsesuaibidangterkaitdanPemasokbarang(supplier).
13
Buku 00i - 016 OK.pmd 23 2/3/11, 15:41

3) Untuk barangͲbarang yang tidak memerlukan pengetesan lebih lanjut,
pemeriksaandilakukandiruangpenerimaanbarang(importarea),sedangkan
untuk barangͲbarang yang memerlukan pengecekan lebih lanjut
pelaksanaannyaakanditentukankemudianolehTim/PanitiaPemeriksaatau
dilaksanakanditempatyangtelahdisepakatidalamPO/Kontrak/SP.
4) PemeriksaandanPengecekankualitasbarangharusmencakup:
4.1) Pemeriksaan visual untuk memastikan bahwa tidak terdapat cacat,
kesesuaian dimensi dan kelengkapan yang diharuskan pada material
yangdatang.
4.2) Testoperasionalsecaraindividubilamanadiperlukanterhadapmaterial
yang berjenis alat/ peralatan untuk mengetahui dan memastikan
bahwabarangberfungsisecaranormal.
4.3) Test sistem bilamana barang tersebut perlu diuji coba secara online,
pelaksanaan menyesuaikan operasional unit dan harus ada
kesepakatanantarkeduabelahpihak.
4.4) Berkenaan dengan barangͲbarang yang memerlukan tes terkait
metalurgi atau kimia, jika dianggap perlu oleh Manajemen, maka
pelaksanaannyadapatdilakukandilabolatoriumindependen.
5) Hasil pemeriksaan dan pengecekan sebagaimana dimaksud dalam butir 4 di
atas yang bersifat pengetesan, harus ditunjukkan dengan bukti hasil
pengetesan yang resmi, bisa berupa berita acara atau sertifikat atau
dokumenlainnya,danberfungsisebagailampiranBeritaAcaraPemeriksaan.
6) Panitia Pemeriksa Barang menerbitkan Berita Acara hasil Pemeriksaan
berdasarkan hasil pemeriksaan dan pengecekan sebagaimana butir 4, yang
menyatakanbahwabarangditerimaatauditolak.
7) Penandatanganan Berita Acara Pemeriksaan Barang sebagaimana butir 5,
harus dilakukan pada hari dan tanggal pelaksanaan pemeriksaan dan
dilaksanakan oleh semua anggota Tim atau sekurangͲkurang ½ + 1 dari
jumlahanggotaTim/PanitiaPemeriksaBarang.
d. BeritaAcaraPemeriksaanBarangͲbarang/Spareparts
Sebelum membuat Bon Penerimaan BarangͲbarang/Spare parts, terlebih dahulu
harus dibuatkan Berita Acara Pemeriksaan BarangͲbarang/Spare parts (bentuk
formulirTUG4).
BeritaAcaradibuatolehFungsiGudangdalamrangkap6(enam).
lbr.keͲ1 :untukRekanan/Pengirimbarang/yangberkepentingan
untukklaim
14
Buku 00i - 016 OK.pmd 24 2/3/11, 15:41

lbr.keͲ2 :untukFungsiPembelian
lbr.keͲ3+6 :untukFungsiTUKG.(lbr.keͲ6untuklampiranNota)
lbr.keͲ4 :untukFungsiGudang
lbr.keͲ5 :untukFungsiPerbekalan
Pada Berita Acara tersebut dicantumkan barangͲbarang spare parts yang
rusak/hilang/kurang/lebih.
Dalamhalbarangditerimadenganbaikdancukup,makapadaBeritaAcaraditulis:
“Seluruhnyaditerimadenganbaikdancukup,sesuaiSuratPesanan"
BeritaAcaratersebutdapatpuladipergunakanuntukkoreksipersediaanapabila
sewaktudiadakanpemeriksaanterdapatselisihatauterdapatrusak.
Dalam hal Berita Acara mengenai penghapusan barangͲbarang rusak/hilang,
selainditandatanganiolehpetugas/Timpemeriksasepertitersebutdiatas,harus
disahkanolehKepalaUnityangbersangkutan.

ALURBERITAACARAPEMERIKSAANBARANGͲBARANG/SPAREPARTS

FUNGSIGUDANG FUNGSI FUNGSI FUNGSITUKG REKANAN/PENGIRIM
PEMBELIAN PERBEKALAN BARANG

TUG 4
TUG 4
TUG
TUG44

TUG 4

TUG 4

1.LembarkeͲ4 1.Untukkeperluan 1. Lembarke5 1.Untuk 1.Untuk
dilampirkan Klaimkepada dilampirkanpada keperluan kepentingan
padaBerita Rekanan. BPBdisimpan Klaimkepada Pengirim
padasatumap. Barang/Rekanan,
Acara 2.Lembarke2 Pengirim
terkaittagihan/
Pemeriksaaan disimpan barang.
pembayarandll.
Barang(BPB) bersamaBPB. 2.Lembar,keͲ6

untuk
lampiranNota
Klaim.

15
Buku 00i - 016 OK.pmd 25 2/3/11, 15:41

BeritaAcaraPemeriksaanbarangͲbarang,sparepartsmemuatlajurͲlajursebagai
berikut:
Pada sudutͲsebelah kiri atas tercantum PT PLN (Persero) harus diisi dan
dicetakpadaformulirdengan:KantorPusat,Wilayah,P3B,Pembangkitan
dst.
Dalam kotak sebelah kanan atas, juga diisi : Kantor Pusat, Wilayah, P3B,
Pembangkitan dst beserta nama Cabang, Sektor atau Bengkel yang
bersangkutan(pengisiantersebutdilakukanpadasaattiapͲtiappembuatan
BeritaAcara).
No.: yaitu nomor Berita Acara yang harus diselenggarakan secara berurut,
dandicantumkanpadasaatpembuatanBeritaAcara.
Tanggal:yaitutanggal,bulandantahunpemeriksaan.
Nomorurut,nama,jabatandantandatanganpetugaspemeriksa.
Bagianbawahformulir:
No. urut, nama barang/spare parts, nomor normaIisasi/parts, satuan,
banyaknyadaripadabarangͲbarang/sparepartsyangbersangkutan.
Catatan:yaitucatatanatauhalͲhalyangperlusebagaipenjelasanmengenai
barangͲbarangyangtercantumpadaBeritaAcaratersebut,misalnya:rusak,
hilangataukedapatanlebih.
KodeAkun:yaitunomorKodeAkunPersediaan.
No.Perintahkerja:yaitunomordantanggalperintahkerja.
Fungsi:yaitunomorkodefungsi(Distribusi,PembangkitanatauTransmisi).
Kepala : yaitu tanda tangan Kepala Unit yang mengesahkan Berita Acara
tersebut.
e. HalͲhalyangharusdiperhatikanpadapemeriksaanbarang
1) Waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan penerimaan barang maksimal
adalah21harikerja,terhitungsejaktanggaldimanabarangdatangdiGudang
dandinyatakanditerimaataumemenuhiketentuanpadatahappenerimaan
kedatanganbarangtahapawal,sampaidengantanggaldikeluarkannyaBerita
AcaraPemeriksaandanPenerimaanBarangdanbataswaktutersebutdapat
diperpendek dengan penetapan General Manager Unit Pelaksana Induk
denganmemperhatikanjenisbarangyangdiadakan.
Apabila pelaksanaannya melebihi batas waktu tersebut, maka barang
dianggapsudahditerimadanpihakpengirimbarangberhakmemintaBerita
AcaraPemeriksaandanPenerimaanBarang.
16
Buku 00i - 016 OK.pmd 26 2/3/11, 15:41

2) Penjelasan sebagaimana butir 1 diatas, tidak berlaku apabila untuk
mengetahui kualitas dan unjuk kerja dari barang tersebut memerlukan
pengetesan dalam keadaan beroperasi, sehingga tidak ada kepastian waktu
karena ada ketergantungan dengan operasi unit, terkait hal ini harus ada
kesepakatanbersamaantarakeduabelahpihak.
3) Bila terjadi keterlambatan pengiriman, dengan cara melihat selisih antara
tanggalbataspengirimanpadaPO/Kontrakdengantanggalnotapengiriman/
SuratJalandantanggalpenyerahankelengkapandokumenlainnyayangtelah
dipersyaratkan dalam PO/Kontrak, maka petugas gudang harus
menginformasikan keterlambatan tersebut kepada Tim / Panitia Pemeriksa
Barang sebagai dasar Tim / Panitia Pemeriksa Barang untuk
menginformasikan lebih lanjut kepada Pejabat Pengadaan atau Manajemen
Unit.
4) Bilamana terjadi ketidaksesuaian antara barang yang dipesan dengan yang
datang,maka:
4.1) Petugas gudang beserta Tim / Panitia Pemeriksa Barang berhak
menolak, dan meminta agar pihak pemasok segera mengganti sesuai
yangtercantumpadaPO/Kontrak.
4.2) Menerimadengansyarat,apabila:
a) Peralatan tersebut dapat digunakan setelah dites secara individu
maupunsistem.
b) Adanya informasi tertulis dari pabrikan, terkait dengan
ketidaksesuaiannyabarangyangdikirim.
c) Memberikan catatan tersendiri pada Berita Acara tentang
ketidaksesuaianbarang.
5) Petugas gudang beserta Tim / Panitia Pemeriksa Barang berhak meminta
informasi ringkas mengenai pengoperasian bilamana yang datang adalah
alat/peralatan.Informasitambahanmengenaiapakahmaterialtersebutperlu
penanganan khusus dikarenakan sifatnya yang mudah terbakar/ meledak
atau mudah berubah warna/bentuk karena suhu penyimpanan yang tidak
sesuaidaninformasilainnyayangdianggapperlu.
f. PenyelesaianadministrasipenerimaanbarangͲbarang
Setelah selesai melaksanakan pemeriksaan barangͲbarang dimana jumlah dan
kualitascocok/sesuai(conform),makapetugasGudangmenandatangani
penerimaanpada"SuratPengantarBarang".
Untuk pembukuan penerimaan barangͲbarang tersebut, petugas Fungsi Gudang
membuat"BonPenerimaanBarangͲbarang/SpareParts"(bentukformulirTUG.3)
dalamrangkapenam:
17
017 - 041 OK.pmd 17 2/3/11, 15:50

lembarke1dan6 : untukTUKG
lembarke2 : untukFungsiPembelian
lembarke3 : untukFungsiGudang
lembarke4 : untukFungsiPerbekalan
lembarke5 : untukRekanan/Pengirimanbarang
FormulirTUG.3memuatlajurͲlajursebagaiberikut:
Bagianatasformulir:
Nomor : yaitu nomor untuk formulir ini harus dicetak pada formulir sudut
sebelah kanan atas secara berurutan. Nomor tersebut adalah untuk
keperluanreferensidanuntukpengawasanpemakaianformulir.
PLN (dalam kotak), harus diisi : Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan
dst. Cabang/Sektor/Bengkel : harus diisi Nama Cabang, Sektor atau Bengkel
yangbersangkutan.
Diterimatanggal:yaitutanggalditerimabarang.
Dari:yaitunamaRekananataunamapengirimbarang.
Dengan:yaitunamapengangkutbarang.
Biayaangkutan/AsuransiRp.:yaitubiayaangkutan/biayaasuransi(diisioleh
FungsiTUKGsebagaipengawasan).
Pembelian di tempat, lihat faktur/Bukti Kas No. : yaitu diisi apabila barang
tersebutberasaldaripembelianlangsung(tidakadasuratpesanannya).
DiterimaBonPengeluaran/SuratPengantarNo.dantgl.: yaitunomordan
tanggaldaridokumen(BPatauSP)yangmenyertaibarangͲbarang(dalamhal
inibarangͲbarangyangditerimadariunitlain).
Menurut surat Pesanan/Daftar Permintaan No. dan Tanggal : yaitu nomor
dantanggal"SuratPesananBarang"atau"DaftarPermintaanBarang".
Bagiantengahformulir:
Nomorurut:cukupjelas.
Namabarang/spareparts:yaituuraiandannamabarangatauspareparts.
Nomor normalisasi/parts : yaitu nomor normalisasi barangͲbarang atau
nomorpartdarispareparts.
Satuan, banyaknya, harga satuan dan jumlah harga dicantumkan menurut
dataͲdata yang ada pada surat pesanan barang, kecuali ada ketentuan lain
(banyaknyabarangsesuaikenyataanyangditerimadenganbaik).

18
017 - 041 OK.pmd 18 2/3/11, 15:50

Bagianbawahformulir:
NotaNo.:yaitunomornota(akandiisiolehFungsiTUKG).
Perintahkerja:yaitunomorperintahkerja(jikadiketahui).
Fungsi:yaitunomorfungsiDistribusi,PembangkitanTransmisi.
Jumlah:yaitujumlahhargadalamrupiah.
TandatanganpemeriksadanKepalaGudang.
Bon Penerimaan BarangͲbarang/spare parts yang telah dibuat harus
ditandatanganiolehKepalaGudang,kemudiandiselesaikanlebihlanjut(dibagikan
menurutketentuandiatas).
g.PembukuandiFungsiGudang
Berdasarkanlembarke3"BonPenerimaanBarangͲbarang/spareparts",petugas
FungsiGudang(pemegangKartuPersediaan)membukukanpenerimaantersebut
kedalamKartuPersediaan.
Tanggal,nomorbon,jumlahyangditerimadicatatpadalajuryangbersangkutan,
dansisasebagaiakibatdaripenerimaantersebutdiperbaiki.
Setelah selesai pembukuan ke dalam kartu persediaan, bon lembar ke 3 difile
tersendirisesuainomorurut.
h. TindaklanjutdiGudang
BarangͲbarangyangmasukGudangdanyangtelahselesaidiperiksa,diberitanda
dandikelompokkan,kemudiandisimpanpadalokasinyamasingͲmasing.
Penerimaan tersebut dibuatkan "kartu gantung" atau bila telah ada kartu
gantungnya tinggal mencatat pada kartu gantung yang telah ada mengenai
penerimaantersebut.
1.2. ProsedurPenerimaanDariMutasiAntarGudang
TindakandanadministrasiyangharusdilaksanakanolehPetugasgudangadalah:
a.Melakukan persiapanͲpersiapan seperlunya terkait rencana penerimaan barangͲ
barang, berdasarkan pemberitahuan dari pihak terkait berupa tembusan Surat
Pengantar/Notadinas.
b.Melakukan pemeriksaan terlebih dahulu item barang yang datang termasuk
jumlahdankondisi/mutumaterialbersamaͲsamapihakterkait.
c.Melakukanpenyelesaianadministrasipenerimaanbarangyangmeliputi:
19
017 - 041 OK.pmd 19 2/3/11, 15:50

1) Menandatangani surat pengantar barang/surat jalan dari unit lain
(berdasarkanwaktupenerimaanbarangtersebut),setelahmemeriksabahwa
barangtersebutsesuai.
2) MembuatBonPenerimaanbarang.
3) MelakukanprosespenerimaanmenjadipersediaanGudang.
4) Segera mencatat pemasukkan material tersebut pada kartu gantung dan
merangkumuntukdibuatlaporannya
d.Melakukanpenerimaanfisikbarang,antaralain:
1) Menyiapkan segala sesuatunya (peralatan bantu) untuk mengangkat dan
memindahkanbarangpadarakbarangyangtelahdisiapkan.
2) Meletakkan barang kedalam rak barang sesuai dengan kondisi dan jenis
barangsesuairakpenyimpananyangtelahditentukan.
e.Membuatlaporanpergerakanmaterialpadaperiodetersebut.
ALURBONPENERIMAANBARANGͲBARANG/SPAREPARTS
FUNGSIGUDANG FUNGSI FUNGSI FUNGSITUKG REKANAN/PENGIRIM
PEMBELIAN PERBEKALAN BARANG

Daftar
Pengantar
Barang2
TUG3

TUG3 TUG3

TUG3

TUG3

1.Pembukuan 1.Dicatat 1.Dicatat 1.Dicatatdalam 1.Untukdilampirkan
kedalamkartu dalambuku dalamkartu kartu padaNota
persediaan pembelian Persediaan Persediaan penagihan,oleh
2.Setelah 2.Disimpan 2.Disimpan TUKG rekanan
selesai dalammap map 2.LembarkeͲ1 2.Atauuntukbukti
pembukuan, tersendiri tersendiri disimpan bahwabarang
kemudian dalammap telahditerima,dan
lembarke3 tersendiri kemudiandisimpan
disimpan 3.LembarkeͲ6 olehUnitPLN
dalammap untuk pengirimbarang.
tersendiri lampiranNota.

20
017 - 041 OK.pmd 20 2/3/11, 15:50

dffdffdf
BABIIPROSEDURPENYIMPANANBARANG

Cakupan dalam pembahasan prosedur penyimpanan meliputi beberapa aspek
diantaranya:
MetodePenyimpanandanIdentitas
MetodePerawatandanPenanganan(handling)
2.1 MetodePenyimpanandanIdentitasBarang
Sasaranyanghendakdicapaidalamsistempenyimpananbarang/materialadalah:
Adanyapenyimpanansertapenyusunanmaterialyangrapihdantertib.
Dapat diketahui lokasi setiap jenis material yang disimpan dengan cepat dan
tepat.
Memperolehkepastianbahwasetiapjenismaterialyangdisimpanselaludalam
keadaan baik, tidak mengalami kerusakan, dan siap untuk dipergunakan
sewaktudibutuhkan.
Terhindarnya kerugian Perusahaan yang disebabkan oleh kerusakan mutu
materialkarenasalahpenanganan.
Terciptanyaiklimkerjayangtertib,sehatdanmenyenangkan.
Tingkatefisiensikerjatinggisertapelayananyanglancar.
Untuk mencapai sasaran tersebut di atas, maka sebelum menyimpan
barang/materialharusmemperhatikanterlebihdahuluhalͲhalsebagaiberikut:
Ukuran/Dimensibarang
Beratatauringannyabarang
Jumlah/Volumebarang
SifatͲsifatkhususbarang(beracun,mudahpecah,mudahterbakar,dsb)
Dengan demikian akan dapat direncanakan metode penyimpanan barang sesuai
dengankondisigudang,denganmemperhatikan:
a. Denahatautataruanggudang
Denahgudangperludiaturdandirencanakansedemikianrupa,sehinggatersedia
gang Ͳ gang yang cukup lebar yang memungkinkan dapat dilalui oleh berbagai
macambentukalatangkutataualatͲalatkerjalainnyayangdiperlukan.
b. Tataletakpenempatanrakdanbarangdalamrak
1) Agar penempatan material gudang bisa sistematis dan teratur, maka perlu
direncanakanrak–rakbarangyangsesuai.
21
017 - 041 OK.pmd 21 2/3/11, 15:50

2) PenempatanrakͲrakdidalamgudangharusdiaturdenganbaikdanefektif.
3) Setiap gudang harus diberi nomor berurutan, begitu pula rakͲrak barang,
petakͲpetakpadatiapͲtiaprak,lantairakdanderetanrakharusdiberinomor
dengan huruf atau angka yang jelas. NomorͲnomor tersebut sangat penting
untuk menentukan lokasi dari suatu jenis barang yang akan disimpan di
dalamgudang.
c. Metodepenanganan
1) Metode penanganan barang disini termasuk bagaimana cara yang akan
digunakan untuk menangani / merawat barang yang sudah di terima di
gudang, agar kondisi dan kualitasnya tetap terjaga, tidak rusak dengan
berjalannya waktu dan siap dipakai setiap saat apabila diperlukan. Dalam
merawat barang perlu diperhatikan penanganan untuk barang yang mudah
berkarat,barangyangtidaktahanterhadapudaralembab,barangyangtidak
tahanterhadapudarapanas,barangyangdapatmerusaklingkungan,barang
yangberbahayadanmudahterbakar.
2) Penanganan/perawatanbarangsebagaimanaayat1tersebutdiatas,harus
direncanakan supaya kualitas barang tetap terjaga dan tidak berpengaruh
terhadapkeselamatandankesehatankerja.
d. Alatkerjaataualatangkut
1) Alatkerjaataualatangkutyangakandigunakanharusbisadigunakanuntuk
mengangkat/mengangkutsemuabarangyangdisimpandigudang,danharus
disesuaikandengankondisimaterialyangakandiangkatmaupundiangkut.
2) Tidakdiperbolehkanmenggunakanalatangkat/angkutdengankondisiyang
sudahtidaklayakpakaikarenasudahusangmaupunsudahrusak(patah,dll),
yangdipaksakanuntukdigunakan.
3) Menggunakan alat sesuai dengan fungsinya, contoh yang tidak tepat Tang
digunakan untuk Palu atau kesalahan penggunaan lainnya. Hal seperti ini
tidak akan terjadi apabila sebelumnya sudah direncanakan dengan baik
semua kebutuhan alat angkat/alat angkut di gudang yang mencukupi/
memadai.
2.1.1 ProsedurPenyimpananBarang
a. Hal pokok dalam proses penyimpanan barang di gudang adalah Alamat
Penyimpanan.
1) Alamat penyimpanan / lokasi barang sangat penting dalam prosedur
penyimpananbarangdigudangkarenaakanmempermudahpencarian
dan mencegahterjadinyaduplikasibarang.
22
017 - 041 OK.pmd 22 2/3/11, 15:50

2) Metodealamatpenyimpananbarangdigudangdilakukandalamdalam2
hal, yaitu metode alamat penyimpanan secara fisik dan metode alamat
penyimpanansecaraSIT.
3) Metode alamat penyimpanan material secara SIT, secara rinci sesuai
sistemyangadadiunitsetempat.
b.Metodealamatpenyimpananbarangsecarafisikadalahsebagaiberikut:
1) PenyusunanrakͲrak
a) Semua rak ditempatkan melintang didalam ruangan gudang,
berderetͲderetkebelakang.
b) Apabila ruangan gudang cukup memuat lebih dari satu deret maka
antara deretan yang satu dengan yang lain, harus terdapat lorong
yangcukuplebaruntuklalulintasbarang.
c) Setiap rak dibuat dengan empat lantai/tingkat dan setiap lantainya
dibagi dalam kotakͲkotak dengan menggunakan papan pemisah
ditengah secara memanjang, maupun papan pemisah secara
memotong pada kedua belah sisi papan pemisah memanjang tadi.
Setiap kotak berukuran luas kurang lebih setengah meter persegi,
kecuali rak untuk menyimpan barangͲbarang yang panjang misal :
Pipa,Besilonjor,dll.
2) PemasangantandaͲtandanomorkodederetanrakdannomorurutrak
a) Pada rak yang ditempatkan terdepan dari tiapͲtiap deretan rak,
dibagian tengah lantai teratas dipasang tanda nomor kode deretan
rak.
b) Pada sisi rak bagian tengah lantai teratas yang menghadap lorong
dipasangtandanomorkodeurutanrakdalamderetanraktersebut,
dimulaidenganrakyangterdepansecaraberurutansampaikepada
rakyangpalingbelakang.
c) Untuksetiapderetanrak,nomerurutanrakdimulaidengannomor
satu.
3) PemasangantandaͲtandanomorkodepadasetiaprak
a) Setiaprakdilengkapidengantandanomorlantaidisetiaplantainya
danmulaidaribawahkeatas.
b) Tanda nomor tersebut sebaiknya dipasang pada ujung rak yang
menghadapkelorong.
23
017 - 041 OK.pmd 23 2/3/11, 15:50

c) Padatiaplantaikotak,dipasangtandanomorkotaksecaraberurutan
mulaidarisisilorongdarikirikekanan,memutardanberakhirpada
kotakyangbelakang/membelakangidengankotakpertama.
4) Sistimpenyimpananbarangdiatasrak
a) Susunan penyimpanan barang pada rak pada dasarnya dilakukan
menurut ukuran ringan dan beratnya atau besar dan kecilnya
barang.
b) Dimulai dari yang terkecil atau teringan pada rak terdepan sampai
yangterbesaratauterberatpadarakpalingbelakang.
c) Barang yang pemakaiannya sering (fast moving) disimpan pada
tempat yang tidak jauh dari pintu gudang, sedangkan barang yang
pemakaiannya jarang (slow moving) ditempatkan agak jauh dari
pintugudang.
d) Penyusunan didalam kotak rak harus rapih dan teratur, sehingga
jumlahnyadapatdihitungdenganmudahdancepat.
e) Barangyangberat,disimpandilantairakpalingbawah.
5) Sistemnomorkodelokasi
Setelah semua barang yang disimpan di atas rak selesai dikerjakan dan
tandanomorgudangsertaderetanrak,nomorlantairakdannomorbak
rak juga selesai dipasang, maka dibuatkan kartu gantung barang. Pada
bagian kanan atas pada kartu tersebut ditulis nomor kode lokasi yang
diambildarikodeͲkoderakyangbersangkutanyangterdiridari:

a) Notasipertama : Nomorgudang
b) Notasikedua : Nomorderetandantingkatlantairak
c) Notasiketiga : Nomordaribarispadarak
d) Notasikeempat : Nomordaripetakrak

ContohkodelokasiI.A2.2.2

GudangI
RakNomorA
Lantairaknomor2
Barispadaraknomor2
Padabarisraknomor2dipetaknomor2

24
017 - 041 OK.pmd 24 2/3/11, 15:50

6) SistimnomorkodeGudang
Untuk mengetahui gudang mana suatu barang ditempatkan dan untuk
keperluanproseskomputerisasi,setiapgudangharusmempunyaiNomor
kode Gudang sendiriͲsendiri. Untuk kode gudang ini terdiri dari 4
characternumericdanharusdimulaidariG(Gudang).Pemberiannomor
kodegudanginidiatursendiriolehmasingͲmasingUnit.
2.1.2 Identitas(Pencatatan)Barang
Untuk tiap jenis barang yang disimpan di dalam gudang harus mempunyai
identitasyangbaku,standardanterpoladiantaranya(untuksparepartmesin)
meliputi:
Nama(ItemName)
Deskripsi/Spesifikasibarang
Pabrikan/Manufacturer
Partnumber
Satuan
Peruntukan(equipment,engine,entitasunit)
Pengkodeankhusus(stockcode)
Seperti halnya metode alamat penyimpanan, dalam metode identitas barang di
gudangjugadilakukandalam2(dua)metode,yaitumetodeidentitassecarafisik
danmetodeidentitassecaraSITyangadadiunitsetempat
a.MetodeidentitasbarangsecaraSIT,yaituidentitasbarangsecaradetailsudah
dijabarkan dalam sistem pengoperasian SIT di stream material management
modulCatalogingdanInventoryControl.
b. Metodeidentitasbarangdigudangsecaramanual(fisik),yaituidentitasbarang
yangharusditulissecaramanualsebagaiberikut:
1) Label Barang, yaitu identitas yang ditempelkan pada masingͲmasing item
barang.
2) KartuGantungBarang,yaitukartuyangdigantungkanpadalokasibarang
danposisinyamudahdilihat.
Kartu gantung dimaksud adalah bentukͲbentuk formulir TUG 2 untuk
barangͲbarang umum yang berwarna merah muda, dan bentuk formulir
TUG2auntuksparepartsyangberwarnahijau.
FormulirTUG2memuatlajurͲlajursebagaiberikut:
Bagianataskartu:
Namabarang : yaitunama/uraianbarangyangharusditulis
denganlengkap.
25
017 - 041 OK.pmd 25 2/3/11, 15:50

NomorNormalisasi
: yaitunomorpengenalbarang
Satuan : yaitu satuan barang (buah, kg, meter dan
lainͲlain)
Lokasi : yaitunomorlokasi
No.Kartu : yaitunomordarilembarͲlembarkartuyang
dipakai untuk tiap jenis barang (kartu yang
sudah penuh harus dikeluarkan dan diganti
denganyangbaru).
PenggantianTUG2selanjutnyasesuaikebutuhanatausekalisetahunpada
waktustockopname.
Bagianmutasi:
Tanggal : yaitutanggalmasuk/keluar(tanggalmutasi)
No.Bon : yaitu nomor bukti mutasi (nomor : BPS, BP
dansebagainya)
Masuk : yaitulajurpenerimaan
Keluar : yaitulajurpengeluaran
Sisa : yaitulajurpersediaan
Catatan : YaitulajuruntukcatatanͲcatatanyangperlu
ditambahkan
FormulirTUG2amemuatlajurͲlajursebagaiberikut:
Bagianataskartu:
Namaspareparts : yaitu nama dan uraian spare parts yang
harusditulisdenganlengkap
Mesin&type : yaitu nama dan type mesin untuk mana
sparepartstersebutakandipergunakan
Nomorpart : yaitu nomor part yang ditetapkan oleh
pabrik
Satuan : yaitusatuanbarang(buah,setdanlainͲlain)

Bagianmutasi:SamasepertiTUG2
CaramengerjakanKartuGantung:
Kartu gantung dibuat setelah barangͲbarang/spare parts disusun pada
lokasinya.
Setiapkaliadamutasi(masukataukeluar),padasaatitujugaharusdicatat
tanggal, jumlah yang diterima atau jumlah yang dikeluarkan. Kemudian
sisasetelahmutasiharusdikoreksiataudiperbaiki.
PetugasGudangyangmencatatpadakartugantungharusmembubuhkan
parafnyapadakartutersebutsetelahmutasidansisaselesaidikerjakan.
26
017 - 041 OK.pmd 26 2/3/11, 15:50

Sedapat mungkin persediaan menurut kartu gantung harus dicek dengan
kenyataanbarangyangsebenarnya,apabilaterdapatselisih,harussegera
diadakankoreksi.
KartuPersediaan:
Sebagai kunci daripada kontrol persediaan adalah Kartu Persediaan atau
“Stock Card”. Kartu Persediaan harus dilaksanakan untuk semua jenis
barang/sparepartpersediaanGudang.
KartuPersediaanBarangͲbarang:
KartupersediaanuntukbarangͲbarang(barangͲbarangumumdanalatͲalat
listrik) yaitu seperti bentuk formulir TUG 1, yang berwarna kuning, dan
memuatlajurlajursebagaiberikut:
Bagianataskartu:
Padasudutsebelahkiri : KantorPusat,Wilayah,P3B,
atas,tercantumPTPLN Pembangkitandst(harusdicetakpada
(Persero)diisi formulir).
Kodeakun : yaitunomorKodeAkunPersediaan
No.Normalisasi : yaitu nomor pengenal barangͲbarang
yangberlakudiPLN
Uraian : yaitunamadanuraianbarangyangharus
ditulisselengkapͲlengkapnya
Lokasi : yaitunomorlokasi
KartuNo : yaitunomorlembaranͲlembarankartu
yangdipakaiuntuksatujenisbarang
(lembarͲlembaryangpenuhdikeluarkan
dandisimpantersendiri).
Rekanan : yaitunamadanalamatrekanan(pabrik
ataupenyalur)tempatmemesanbarang
–barang.
Bagiansampingkartu:
Tingkat pesanan ulang : yaitu jumlah minimum persediaan yang
diizinkan, ditambah dengan perkiraan pemakaian selama masa
(periode)antarapenempatanpesanandanpenyerahanbarang.
Bilamana jumlah persediaan telah mencapai tingkat pesanan ulang
maka permintaan harus segera diajukan untuk pengisian persediaan
baru.
Persediaan maksimum : yaitu jumlah atau tingkat persediaan yang
tertinggi yang tidak boleh dilampaui. Angka tersebut didasarkan pada
pertimbangankeuangan,lajunyapemakaianataukeperluan.
27
017 - 041 OK.pmd 27 2/3/11, 15:50

Persediaan minimum: yaitu persediaan yang paling sedikit harus ada,
yang didasarkan kepada pertimbangan jumlah pemakaian (misalnya
mingguan)yangdapatdijadikanbatasyangaman.
Satuan pembelian dan satuan pemakaian harus disebutkan (buah,
meter,kg,setdansebagainya).
M. (singkatan dari Minta/Permintaan): yaitu angka (indeks) yang
menunjukkanbahwajumlahtertentusedangdimintakan.
P. (singkatan dari pesanan): yaitu indeks yang menunjukkan, bahwa
jumlahtertentusedangdalampesanan(pesanandalampelaksanaan).
B. (singkatan dari Perbaikan): yaitu indeks yang menunjukkan, bahwa
jumlahtertentusedangdalamperbaikan.
C. (singkatan dari Cadangan): yaitu indeks yang menunjukkan, bahwa
jumlahtertentuyangdicadangkan.
Bagiandalamkartu:
No. Permintaan & tanggal : yaitu nomor dan tanggal "Daftar
PermintaanBarang".
No.Pesanan&tanggal:yaitunomordantanggalsuratPesanan.
Rekanan : yaitu nama rekanan (pabrik atau distributor) tempat
memesanbarang.
Jumlahyangdiminta:menurut"DaftarPermintaanBarang".
Jumlahyangdipesan:menurutsuratPesanan.
Jumlah yang diterima : menurut kenyataan yang diterima dalam
keadaanbaik.
Terlambat/tanggal terima : yaitu tanggal penerimaan barang menurut
suratpesanan.
Hargasatuan:yaituhargasatuanmenurutsuratPesanan.
Catatan:yaitucatatanͲcatatanyangperIuditambahkan.
Bagianmutasi:
Tanggal:yaitutanggalmutasi
Dokumen : yaitu nama dokumen (BPB, BP dsb), nomor dokumen
(nomorBPB,nomorBPdsb).
Masuk:yaitujumlahbarangyangditerima,sesuaiyangtercantumpada
BPB.
Keluar : yaitu jumlah barang yang dikeluarkan, sesuai yang tercantum
padaBP.
Persediaan:
"Fisik" :yaitujumlahpersediaanseluruhnya(termasukcadangan).
"Tersedia":yaitujumlahpersediaandiluarcadangan.
"Statistik":yaitudiagrammengenaipemakaianbulanan.
28
017 - 041 OK.pmd 28 2/3/11, 15:50

KartuPersediaanSpareParts:
Kartu persediaan untuk spare parts adalah bentuk formulir TUG 1a yang
berwarnahijau,yangmemuatlajurͲIajursebagaiberikut:
Bagianataskartu:
Nomor spare parts : yaitu tiga angka pertama (dalam kotak)
menunjukkan nomor fungsi (Distribusi, Pembangkitan atau Transmisi)
menurutkodeakun.
Mesin/Perlengkapan/Peralatan:yaitunamamesinatauperlengkapan/
peralatandarimesinyangbersangkutan.
Uraianspareparts:yaitunamadanuraiansparepartsybs.
Lokasi:yaitunomorlokasi.
Nomor kode pabrik : yaitu nomor kode yang ditetapkan oleh pabrik,
seperti yang terdapat pada Buku Spare Parts yang dikeluarkan oleh
pabrik.
Kartu No. : yaitu nomor lembarͲlembar dari kartu yang dipakai untuk
satujenispart(KartuͲkartuyangsudahpenuhdikeluarkandandisimpan
tersendiri).
Rekanan: yaitu nama dan alamat rekanan dari mana spare parts
dipesan.
Referensi pabrik : yaitu referensi mengenai spare parts pada rencana
ataubrosurpabrik.
Jumlah dipakai : yaitu banyaknya part jenis tersebut yang sedang
beroperasidalamPusatListrik,SektorDistribusiatauUnit.
LajurͲlajurselanjutnyasamadenganlajurͲlajurpadaformulirTUG1.
PenyimpananKartuͲkartuPersediaan:
KartuͲkartu persediaan harus disimpan dalam posisi berdiri dalam kotakͲ
kotak dan disusun menurut kelompok barang/part, sedemikian rupa
sehinggadapatmempercepatpencarian/referensi.
SatusetberkascatatanbarangͲbarangharusadapadaFungsiGudangdan
satusetlagiuntukkontroldiFungsiTUKG.
2.2 MetodePerawatanDanPenanganan(Handling)Barang
Agarbarangyangdisimpandigudangtidakcepatrusak,makaperludipeliharaatau
dirawat dengan baik secara berkala dan periodik. Cara perawatan material harus
sesuai dengan standar dan prosedur yang telah ditetapkan untuk masingͲmasing
karakteristik,sifatdanjenisdaribarangyangdisimpansebagaiberikut:

29
017 - 041 OK.pmd 29 2/3/11, 15:50

a. Barangyangsangatberbahayadanmudahterbakar
1) Jenis barangͲbarang yang berbahaya dan mudah terbakar diantaranya
adalah:
a) Nitrogen,Butan,Acrosal,Ethanol
b) Propane,Parafin,Spiritus
c) Acetylene,Oxygen
d) Premium,HSDdll.
2) Carapenyimpanandanperawatannyaadalah:
a) Harusdisimpanditempatkhusus,terpisahdarigudangmateriallain.
b) Ruangandiusahakanharustetapsejuk.
c) Sinarmataharitidakbolehlangsungjatuhkeruangpenyimpanan.
d) Harusdilengkapidengantandaperingatanbahaya.
e) Apabiladisimpandalamjumlahbesar,sebaiknyadisimpandalamtangki
dibawahtanah,ataudalamdrumtetapidiatasnyadiberiatap.
f) Khusus untuk Ethanol harus hatiͲhati saat pengangkutan atau
pemindahan.SimpanEthanolpadaruanganteduhdanberventilasi.
g) Jauhkandarisumbernyalaapidanpanas.
h) Lakukanpengukuranuntukmencegahelectrostaticcharging.
i) Tutuprapatdengantempatyangberventilasibaik.
b. Barangyangtidaktahanlembab
1) Jenisbarangyangtidaktahanlembabdiantaranya:
a). Calciumcarbide,weldingelectrode,oilseal.
b). Semen,bahanbahanisolasi,materialdarikayu,karet,komponenlistrik
dll.
a) Barangharusditempatkanditempatyangudaranyakering,dengansuhu
udaraantara30Ͳ40OC.
b) Khususuntukcalciumcarbidearusdisimpandengantutupselalurapat.
c) Welding electrode harus disimpan ditempat yang dipanaskan seperti
dalam peti atau lemari yang dipasang lampu 100 W dinyalakan terus
menerus terutama apabila pembungkusnya tidak kedap udara, atau
menggunakanpirantilaindenganmemakaiweldingroddryercase.
d) Bankendaraanharusdiolesikapurkhusus(Frenchchalk),disimpandiatas
alaskayudalamposisiberdiridantumpukannyatidakbolehlebihdari1
meter.
c. Barangyangtidaktahanudarapanasataudingin
1) Jenisbarangyangtidakudarapanasataudingindiantaranyaadalah:
- Relaylistrik,MeterͲmeterlistrikdll.

30
017 - 041 OK.pmd 30 2/3/11, 15:50

- Harus disimpan dalam ruangan dengan suhu + 20 OC konstan dan kering
sertaterlindungdaridebu.
d. Barangyangmudahberkarat
1) Jenisbarangyangmudahkarat
- Sukucadangmesin,materialyangtidakdicat,dll.
- Selama dalam penyimpanan harus diolesi minyak atau gemuk/grease
pelindungterhadapkarat,ataumamakaizatpenahankarat.
e. BarangPenghantar
1) Jenisbaranginiadalah
- Kawatdanbarangdarialuminium,penghantar,dll.
- Tidak boleh disimpan bersentuhan dengan besi, karena reaksi kimia
elekrolitdapatterjadiantarabesidanaluminium,dengandemikianpada
rakbesiharusdiberialasdanpenghalangkayuatauhardboard.
f. Barangyangdapatmerusaklingkungan
1) Jenisbaranginiadalah
- CairanHCl,KOH,NaOH,H2SO4,cairanAcidataubahankimialainnya
2) RisikodanBahayayangbisaditimbulkanadalah:
a) Bila terhirup dapat menyebabkan iritasi pada hidung, tenggorokan dan
saluranpernafasanataukerusakanparuparu.
b) Bilaterkenakulitdapatmenimbulkanlukabakar.
c) Bilaterkenamatadapatmenimbulkaniritasipadamatadankebutaan.
d) Pada konsentrasi 1000 – 2000 ppm sangat berbahaya meskipun
penghirupanhanyasebentar.
e) Bilaseringterhirupdapatmenyebabkanbronkhitiskronisdandermatitis
apabilaseringkontakdengankulit.
f) Menyebabkaniritasi,perih,kaburbahkandapatmenyebabkanbutapada
mata.
g) Menyebabkaniritasidanlukabakardanmerusakjaringankulit.
h) Bila terhirup atau tertelan dapat menyebabkan kerusakan sistem
pernafasan,radangparuͲparudankeracunan.

31
017 - 041 OK.pmd 31 2/3/11, 15:50

a) Baranginiharusdisimpandiruanganterpisah.
b) Ruanganmempunyaisirkulasiudarayangbaik.
c) HarushatiͲhatisaatprosespengangkutandanpemindahan.
d) Waspadaiterhadapkebocorangas.
e) JauhkandaribahankimiaOksidatordanbahanAlkali,SianidadanSulfida.
f) LakukanpemeriksaanterhadaptangkipenyimpananH2SO4.
g) GunakanAlatPelindungDiri(APD)seperti:sarungtangankaretkedap
air,sepatukaret,kacamata,pelindungmuka/masker.
h) TempatPenyimpananharustahanKorosi(Plastik/StainlessSteel)yang
dilengkapidenganlubangpengeluaran.
i) TutupkemasandenganRapat.
j) Dipisahkan dari Bahan Kimia Asam Kuat, Logam, senyawa OrgananoͲ
halogendanNitro.
k) Lakukan Inspeksi periodik terhadap kebocoran wadah/tempat
penyimpanan sebab dapat merusak lantai dan mencemari lingkungan
sekitar.
g. Barang/Peralatankontrol
Untuk menjamin barangͲbarang kontrol tidak cepat rusak dan tetap berfungsi
sebagaimanamestinya,makacarapenyimpanandanperawatannyaadalah:
1) Gudangpenyimpananmempunyaitemperature18°C.
2) Jauhkandarisumbernyalaapiyangpanas.
3) SediakanperalatanpemadamkebakaranCO2atauPowderdanbusa.
4) Bebasdarikotoran/debu,ruangantertutupdanberAC
5) Jauhkandarikimiayangberpotensipenyebabkorosif.
6) Simpan barang barang kontrol diruangan yang mempunyai sinar terang /
lampuTL.
7) Tersusunrapi(tidakbolehditumpukterlalubanyak)
8) Melakukanpengecekanrutinkondisimaterial.
9) UntukbarangDIALGATEpenempatannyaharusdiposisikanvertikal.

32
017 - 041 OK.pmd 32 2/3/11, 15:50

h. BahayaBahanKimiaKurilex
1) Bahayayangdapatditimbulkanadalah:
a) Baikkristalmaupunlarutannyabersifatiritanbilaterkenamatadankulit.
b) Dapat menyebabkan keracunan bila terkena air dan terserap ke dalam
kulitatauterhirup.
c) Bilaterkenapadabagiantidakterlindungiakanmenyebabkangangguan
padakesehatanyangserius.
2) CaraPenyimpanandanPerawatannyaadalah:
a) HarushatiͲhatisaatprosespengangkutandanpemindahan.
b) Simpan ditempat yang kering atau jauh dari air, karena kristal dapat
meleleh.
c) Simpanpadaruanganyangdingindanberventilasi.
d) Ketikamenggunakannyajanganmakan/minumataumerokok.
e) Hindarikontaklangsungdenganmatadankulit.
f) Hindarijangansampaiterhisapdalampernafasan.
g) Wadah bekas bahan kimia ini tidak boleh digunakan untuk keperluan
yang lain dan sebaiknya dimusnahkan atau didaur ulang sesuai
ketentuan.
h) Bersihkan bagian yang terkena tumpahan untuk mencegah kontak
dengankulitataumata.
i) Tumpahandapatdiserapolehairataubahanyangtidakmudahterbakar.
j) GunakanAlatPelindungDiri(APD)seperti:sarungtangankaretkedap
airsepatukaret,kacamata,pelindungmukadanmasker.
k) SediakanAlatangkutForklift,alatukur(timbangan).

33
017 - 041 OK.pmd 33 2/3/11, 15:50

dffdffdf
BABIII PROSEDURPENGELUARANBARANGͲBARANG/SPAREPARTSUNTUKUNITͲUNIT

PadadasarnyapengeluaranbarangͲbarangdarigudangadalahsuatutransaksipelayanan
terhadap permintaan akan kebutuhan barang untuk unit, baik untuk kegiatan
pemeliharaanatauuntukkegiatanmendukungoperasionalmaupunkegiatanlainnya.
Oleh sebab itu unitͲunit yang memerlukan barangͲbarang dan spare parts, harus
mengajukanpermintaanmenurutproseduryangberlaku.
Permintaan barangͲbarang umum dipisahkan dari permintaan spare parts , misalnya :
sparepartsuntukmesinpembangkittenagalistrik.
3.1 DaftarPermintaanBarangͲbarangdanSpareParts
3.1.1 DaftarPermintaanBarangͲbarang
UntukpermintaanbarangͲbarangumumdanalatͲalatlistrikdipergunakan"Daftar
permintaanbarangͲbarang"(disingkatDPB)sepertibentukformulirTUG.5.
Semua permintaan antar Unit Pelaksana yang satu Unit Induk maupun yang
berbedaUnitIndukharusmelaluiKantorUnitInduk.
Formulir ''Daftar Permintaan BarangͲbarang" tersebut memuat lajurͲlajur sebagai
berikut:
PadasudutsebelahkiriatastercantumPTPLN(Persero),diisidanharusdicetak
padaformulir:KantorPusat,Wilayah,P3B,Pembangkitandst.
No.:yaitunomorpermintaanyangberurutandandilakukanolehmasingͲmasing
unitpadatiapͲtiappembuatandaftarPermintaan.
Dalam kotak sebelah kanan atas diisi : Kantor Pusat, Wilayah, P3B,
PembangkitandstberikutnamaCabang/Sektor/BengkelyangmemintabarangͲ
barang.
Kepada:yaitunamaPLNtempatpermintaanakandiajukan.
Harap dikirim ke (alamat) : yaitu nama PLN dan alamat tempat pengiriman
barangyangdikehendakiolehpeminta.
No.Urut:yaitunomorurutbarangͲbarangyangdiminta.
Namabarang:yaitunamadanuraianbarangdenganlengkap,type,ukurandsb.
No.Normalisasi:yaitunomornormalisasi/pengenalbarang.
Satuan:yaitusatuanbarang(kg,buah,dsb).
Pemakaian rataͲrata tiap bulan : yaitu banyaknya pemakaian tiap bulan untuk
tiapjenisbarang(rataͲrata).
34
017 - 041 OK.pmd 34 2/3/11, 15:50

Sisa persediaan : yaitu sisa persediaan sebenarnya pada saat permintaan
diajukan.
Permintaan : yaitu jumlah (kuantitas) barang yang diminta menurut keperluan
yangsebenarnya.
Diberikan:Banyaknya,DONo.,tgl.:yaitujumlahbarangyangdapatdiberikan,
nomor dan tanggal perintah pengeluaran (DO). LajurͲlajur ini akan diisi oleh
pengirimbarang.
Keterangan:yaituketerangan/catatanyangperlu.
Perintah kerja : yaitu nomor dan tanggal perintah kerja, atas dasar mana
permintaanitudiajukan(bilaada)
Fungsi:yaitunomorfungsiDistribusi,PembangkitanatauTransmisi.
Tanggal:yaitutanggalpermintaan.
Kepala:yaitutandatangankepala/pejabatyangmemintabarangͲbarang.
Kepala/pejabatyangmengesahkanpermintaantersebut.

ALURDARIDAFTARPERMINTAANBARANGBARANG&PERINTAHPENYERAHAN
(DELIVERYORDER)

FUNGSIGUDANG FUNGSI FUNGSI FUNGSITUKG FUNGSIGUDANG
PERBEKALAN PERBEKALAN

TUG7
TUG5 TUG5 TUG7

TUG7

1.LembarkeͲ1 1.DibuatkanDO 1.DOlembarkeͲ 1.Disimpan 1.BarangͲ
dan2 rangkaptiga 1dikirimke sebagaiArsip barang
diajukan 2.Lembarke1 Gudang disiapkanoleh
2.DOlembarkeͲ petugas
kepadaFungsi dan2TUG5
2dikirim gudang
Perbekalan disimpandi kepadaTUKG 2.Pengiriman
2.Lembarke3 Fungsi 3.DOlembarke Barang
untukarsip Perbekalan 3untukarsip
peminta Fungsi
barang perbekalan

35
017 - 041 OK.pmd 35 2/3/11, 15:50

UnitͲunit yang memerlukan barangͲbarang harus mengisi "Daftar permintaan
barangͲbarang tersebut dalam tangkap 3 (tiga) yaitu : lembar ke 1 dan 2 untuk
dikirimkepadaalamat/tempatmemintabarang,lembarke3disimpanuntukarsip
pemintabarang.
Daftar permintaan barangͲbarang dibuat apabila persediaan di Gudang telah
mencapaitingkat"pesananulang".
DaftarpermintaanbarangͲbarangharusditandatanganidandisahkanolehpejabat
Ͳpejabatyangberwenangsebagaipenanggungjawabataskebenaranpermintaan
tersebut.
3.1.2 DaftarPermintaanSpareParts
UntukpermintaansparepartsmesinͲmesinpembangkitlistrikdanperkakaskhusus
untuk mesinͲmesin tersebut, dipergunakan "Daftar Permintaan Spare parts"
(disingkatDPS)sepertibentukformulirTUG6.
FormulirͲformulirTUG6iniantaralainmemuatlajurͲlajursebagaiberikut:
No.:yaitunomorurutDPSyangdiselenggarakanolehmasingͲmasingunit,dan
dibuatsetiapkalimembuatDPS.
Dalam kotak di sebelah kanan atas diisi : Kantor Pusat, Wilayah, P3B,
Pembangkitandst,sertanamaCabangatauSektoryangmemintaspareparts.
Dalamkotaksebelahkiriatas,PerintahKerja:yaitunomordantanggalperintah
kerja.
Fungsi:yaitufungsiDistribusi,PembangkitanatauTransmisi.
DataͲdata teknik dan sebagainya dari mesin atau bagianͲbagian mesin yang
dimintakansparepartsͲnya.
No.Urut:urutannomorsparepartsyangdiminta(apabilalebihdarisatujenis).
Nama spare parts : yaitu nama dan uraian spare parts yang selengkapͲ
lengkapnya.
No.Gambar:yaitunomorgambarsparepartsmenurutbukusparepartsyang
dikeluarkanolehpabrikpembuatmesin/spareparts.
No. Kode : yaitu nomor kode yang diberikan oleh pabrik (disamping no. part,
adakalanyapabrikmemberikanpulaNo.Kode).
No. Part : yaitu nomor kode pabrik atau nomor part menurut ketentuan dari
pabrik.
Stn:yaitusatuanbarang(buah,setdansebagainya).

36
017 - 041 OK.pmd 36 2/3/11, 15:50

Pemakaian rataͲrata tiap tahun : yaitu banyaknya pemakaian tiap tahun,
dihitungrataͲrata,terutamasparepartspemeliharaan.
Sisapersediaan:yaitusisapersediaansebenarnyapadasaatPermintaandibuat.
Permintaan : yaitu jumlah dari tiapͲtiap spare parts yang diminta sesuai
keperluanyangsebenarnya.
Diberikan:banyaknya,DONo.,tanggal:akandiisiolehpengirimspareparts.
Keterangan : yaitu keteranganͲketerangan/catatanͲcatatan yang perlu
sehubungandenganPermintaansparepartstersebut.
NamatempatdantanggalpembuatanDaftarPermintaanSpareparts.
Kepala(dibawahtanggal):yaitupemintaspareparts.
Kepala, nama jabatan dan tanda tangan pejabat yang mengesahkan Daftar
PermintaanSparepartstersebut.

ALURDAFTARPERMINTAANSPAREPARTS&PERKAKASKHUSUS
KANTORWILAYAH FUNGSI FUNGSITUKG FUNGSIGUDANG

CABANG/SEKTOR /PEMBANGKITAN PERBEKALAN
FUNGSI
PERBEKALAN

TUG7
TUG6 TUG6 TUG7

TUG7

1.LembarkeͲ1 1.DibuatkanD.O 1.DOlembarkeͲ 1.Disimpan 1.SpareParts
s/d2dikirim rangkap3u/ 1dikirimke sebagaiArsip disiapkanoleh
kepadaFungsi memenuhi Gudang petugas
Perbekalan permintaan 2.DOlembarkeͲ gudang
padaKantor dariCabang/ 2dikirim 2.Pengiriman
Indukunit Sektor(sesuai kepadaTUKG SparePartke
ybs. permintaan) 3.DOlembarke Cabang/
2.LembarkeͲ3 2.Lembarke1 3untukarsip Sektor
untukarsip danke2TUG Fungsi
Cabang/ 6ditahanoleh perbekalan
Sektoryang Fungsi
meminta Perbekalan
spareparts. KantorInduk.

37
017 - 041 OK.pmd 37 2/3/11, 15:50

UnitͲunit(CabangdanSektor)yangmemerlukanspareparts,harusmengisi"Daftar
PermintaanSpareparts"(DPS)dalamrangkap3(tiga):
lembar ke 1 s/d 2 untuk Kantor Induk (apabila kebutuhan melibatkan Kantor
Induk), apabila kebutuhan dipenuhi oleh Cabang/Sektor/Unit setempat
prosesnya sama dengan Permintaan BarangͲbarang dengan menggunakan
TUG.5.
lembarke3untukCabang/Sektoryangbersangkutan.
DaftarPemintaanSparepartsdibuatdandiajukanapabilatingkatpersediaantelah
mencapaitingkatpesananulang.
Daftar Permintaan Spare parts harus ditandatangani dan disahkan oleh pejabat Ͳ
pejabatyangberwenang.
3.2 PengeluaranBarangͲbarang/SpareParts
3.2.1 TindakandiPLNKantorWilayah,P3B,Pembangkitan
Sejakditerimanya“DaftarPermintaanBarang”(DPB)dan/atau"DaftarPermintaan
SpareParts"(DPS),FungsiPerbekalanakanmenelitiDPB/DPStersebutdanmelihat
persediaan yang ada, kemudian dibuatkan "Perintah Penyerahan /Delivery Order
(DO)”sepertibentukformulirTUG7.
FormulirDO/TUG7memuatlajurͲlajursebagaiberikut:
SudutsebelahkiriatastercantumPTPLN(Persero)diisidandicetak:Wilayah,
P3B,Pembangkitandst.
No.:yaitunomorDOuntuksetiapDOyangdikeluarkan,danberurutan.
Kepada : yaitu nama dan alamat Gudang yang akan mengeluarkan barangͲ
barang/spareparts.
Untuk : yaitu nama dan alamat tempat barangͲbarang/spare parts akan
dikirimkan.
Berdasarkan:yaitunomordantanggal"DaftarPermintaan"(DPBatauDPS)dari
pemintabarangͲbarang/spareparts.
Atas beban rekening : yaitu nama unit yang harus memikul biaya dan harga
barangͲbarang/sparepartsyangakandikirim.
No. urut, nama barang/spare parts, nomor normalisasi/parts, satuan dan
banyaknyabarangͲbarang/sparepartsyangakandikirim.
Harga (satuan dan jumlah harga) dari barangͲbarang/spare parts yang akan
dikirim(diisiolehTUKG).
38
017 - 041 OK.pmd 38 2/3/11, 15:50

Keterangan : yaitu keteranganͲketerangan atau catatanͲcatatan yang
diperlukan.
Kepala:yaitunama,jabatanyangmenandatangani/mengesahkanDOtersebut.
Perintahkerja:yaitunomordantanggalperintahkerjamenurutDPB/DPS.
Fungsi:Distribusi,PembangkitanatauTransmisi.
DOdibuatdalamrangkap3(tiga)denganrinciansebagaiberikut:
lembarke1untukGudang(untukmengambilbarang)
lembarke2untukTUKG(sebagaikontrol)
lembarke3untukarsippembuatDO
3.2.2 TindakandiGudangPengirim
Berdasarkan "Perintah Penyerahan" (DO) lembar ke 1, petugas Gudang
mempersiapkan barangͲbarang/ spare parts sesuai yang tercantum pada DO
tersebut.
Tanggalpengeluaran,nomorDO,banyaknyabarang/Sparepartsyangdikeluarkan,
dicatatpadakartugantungyangbersangkutan,dansisapersediaansebagaiakibat
daripengeluarantersebutharusdiperbaharui.
BarangͲbarang/spare parts tersebut kemudian dibawa ke ruang pengeluaran
(export area) untuk diserahkan kepada petugas peminta barang/spare parts atau
dibawakeruangpengepakanuntukdilakukanpengepakan.
DO yang telah selesai disiapkan barangͲbarang/spare partsnya, oleh petugas
GudangdikirimkankepadapetugasFungsiTataUsahaGudang.
SetelahmenerimaDOlembarke1daripetugasGudang,makapetugasFungsiTata
Usaha Gudang mempersiapkan "Bon Pengeluaran barangͲbarang/spare parts"
(disingkatBP),yaitubentukformulirTUG.8.
"Bon Pengeluaran barangͲbarang/spare parts" dibuat dalam rangkap 6 (enam)
sebagaiberikut:
lembarke1dan6untukTUKG(lembarke6untuklampirannota).
lembarke2untukPenerimabarang
lembarke3untukBuktiPenerimaan
lembarke4untukFungsiGudang.
lembarke5untukFungsiPerbekalan.

39
017 - 041 OK.pmd 39 2/3/11, 15:50

FormulirTUG.8memuatlajurͲlajursebagaiberikut:
PadasudutkiriatastercantumPTPLN(Persero)diisidandicetakpadaformulir:
KantorPusat,Wilayah,P3B,Pembangkitandst.
No. pada sudut kanan atas : yaitu nomor formulir harus dicetak untuk
keperluanreferensidanpengawasanpemakaianformulir.
Dalam kotak sebelah kanan atas diisi : Kantor Pusat, Wilayah, P3B,
Pembangkitan dst dan Cabang atau Sektor yang mengeluarkan barangͲ
barang/spareparts.
Dikirimkepada,tgl:yaitunamadanalamatunitpenerimabarang/spareparts
dantanggalpengiriman.
Menurut:yaitunomordantgl.DO.
Dikirimdengan:yaitualatpengangkutan.
Sudah/belumdibayar:yaituketerangantentangbiayapengiriman.
Biayapengiriman/pembungkus:diisibiladiketahui(olehFungsiTUKG).
No.urut, nama barang/spare parts, nomor normalisasi/parts, satuan dan
banyaknyatiapjenisbarang/sparepartsyangdikirim.
Keterangan:yaituketeranganͲketerangan/catatanyangperlu.
Harga:satuandanjumlahdalamrupiah(diisiolehFungsiTUKG).
NotaNo.:(diisiolehFungsiTUKG).
KodeAkun:yaituKodeAkunPersediaan
Perintahkerja:yaitunomorperintahkerjasesuaidenganDO.
Fungsi:yaitunomorfungsisesuaiDO.
Diperiksa oleh : yaitu tanda tangan pejabat yang memeriksa kebenaran dari
padaBPtersebut.
Yangmenerima:yaitutandatanganpetugaspenerimabarang.
KepalaGudang:yaitutandatanganKepalaGudangpengirimbarang.
3.2.2.1 BarangͲbarang/Sparepartsyangdiserahkanlangsungkepadapeminta
ApabilaunitpemintamengambilsendiribarangͲbarang/spareparts,makapetugas
Gudang pengirim menyerahkan barangͲbarang/spare parts kepada petugas yang
akanmengambilbarangͲbarang/sparepartstersebut.
Sebelum barangͲbarang/spare parts tersebut diangkut/dibawa oleh petugas
peminta, terlebih dahulu harus diadakan serah terima antara petugas Gudang
pengirimdanpetugaspenerima.
40
017 - 041 OK.pmd 40 2/3/11, 15:50

Petugas yang akan menerima barangͲbarang/spare parts tersebut harus
menandatanganipenerimaanpadalajurBPyangbersangkutan.
BPlembarke2diserahkankepadapetugaspenerimabarang.

ALURDARIBONPENGELUARANBARANGͲBARANG/SPAREPARTS

PENGIRIMBARANG
FUNGSIGUDANG FUNGSI FUNGSITUKG GUDANGPENERIMA

PERBEKALAN BARANG

TUG8
TUG8

TUG8

TUG8

1. Pembukuan 1. Pembukuanke 1. Pembukuan 1. DibuatkanBPB
kedalamkartu dalamkartu 2. Pemberian (TUG3)
persediaan persediaan harga 2. Pembukuan
2. LembarkeͲ4 2. Lembarke5 3. Notakepada kedalamkartu
disimpandalam disimpan penerima persediaan
maptersendiri dalammap barang 3. Lembar,keͲ3
sebagaiarsip tersendiri. dilampiri ditandatanganidan
lembarkeͲ6 dicap,kemudian
4. LembarkeͲ1 dikembalikan
disimpan kepadaGudang
dalammap pengirimBarang
tersendiri 4. LembarkeͲ2
disimpandimap
sebagaiarsip

3.2.2.2BarangͲbarang/Sparepartsyangdikirimmelaluipihakketiga
Apabila barangͲbarang/ spare parts untuk sesuatu unit tidak diambil sendiri oleh
unityangbersangkutan,makaprosesyangharusdilakukanadalahsebagaiberikut:
lembarke3dikirimdenganPoskealamatpenerimabaranguntukdimintakan
tandatangandancapsebagaitandaterimaresminya(jikabarangdiserahkan
kepadapetugaspenerima).
Jika barangͲbarang/spare parts dikirim melalui pihak ke 3 (ekspedisi), maka
BPlembar2dan3besertapackinglistlembarke1dan2dikirimdengansurat
pengantarviaPoskepadaalamatpenerimabarang.
41
017 - 041 OK.pmd 41 2/3/11, 15:50

BP lembar ke 3 diminta dikembalikan ke alamat pengirim barang setelah
ditandatangani dan cap tanda terima oleh penerima barang berikut "Berita
AcaraPemeriksaan”.
BPlembarͲIembarlainnyadibagikansesuaitujuanmasingͲmasinglembar.
Berdasarkan BP lembar ke 4 petugas Fungsi Gudang membukukan
pengeluarantersebutkedalamkartupersediaan.
Tanggal, nomor Bon Pengeluaran dan jumlah yang dikeluarkan dicatat pada
Kartu Persediaan, Sisa persediaan sebagai akibat dari pengeluaran tersebut
diperbaiki.
Setelah selesai dibukukan ke dalam kartu persediaan, BP lembar ke 4 difile
sesuai nomor urut dan dikelompokkan menurut UnitͲunit/CabangͲ
cabang/SektorͲsektoruntukmemudahkankontrol.
3.2.3 TindakandiGudangPenerima
BarangͲbarang/sparepartsyangditerimadariunitlainharusdiperiksadenganteliti
dandicekdenganBPlembarke2sertapackinglistyangmenyertaibarangͲbarang
tersebut,kemudian:
BarangͲbarangyangbaikdisimpanpadalokasinyamasingͲmasing.
BarangͲbarang yang rusak, kurang/hilang atau terdapat kelebihan, dibuatkan
laporanuntukdibuatkanBeritaAcaraPemeriksaan.
3.2.4 TindakanFungsiTataUsahaGudangPenerima
Berdasarkan BP lembar ke 2 dari pengirim barang serta laporan dari petugas
Gudang, maka petugas Fungsi TU Gudang penerima akan membuat "Bon
Penerimaan BarangͲbarang/spare parts" (TUG 3) dan “Berita Acara Pemeriksaan
BarangͲbarang/spareparts"(TUG4).
BerdasarkanBPBlembarke3petugasFungsiTUGudangmembukukanpenerimaan
tersebutkedalamkartupersediaan.
Setelahselesaidibukukan,BPBlembarke3besertaBPlembarke2daripengirim
barang,difilesesuainomorurut.
BPBlembarke5besertaBeritaAcaraPemeriksaanlembarke1,berikutBPlembar
ke3daripengirimbarang(setelahditandatanganiterimadandicap),dikirimkanke
alamatpengirimbarangdisertaidengansuratpengantar.
3.2.5 TindaklanjutdiGudangPengirim
Berdasarkan laporan/Berita Acara dari Gudang penerima, Gudang pengirim akan
mengadakan pengecekan apabila pada Berita Acara tersebut terdapat barangͲ
barangsparepartsyanghilang/kurangataulebih.
42
Buku 042 - 066 OK.pmd 42 2/3/11, 15:49

Hal pengecekan dilaporkan kepada Fungsi Perbekalan dan Fungsi TUKG dengan
tembusan kepada penerima barang. Kemudian diadakan koreksi pembukuan
seperlunya.
3.2.6 PembebananBarangͲbarang/SparePartsyangrusakatauhilang
Apabilakerusakanataukehilanganitudisebabkanolehkelalaianpengirimbarang,
makaakanmenjadibebanpengirimbarang.
Apabila kerusakan atau kehilangan disebabkan oleh kelalaian pihak ketiga
(ekspedisi), maka akan menjadi beban (diklaim) pihak ketiga. Klaim akan dituntut
olehpengirimbarangkepadapihakketiga.
Adakalanya penggantian (ganti rugi) dari pihak ketiga tidak diterima sepenuhnya,
makadalamhaliniselisihkekuranganakanmenjadibebanpengirimbarang.
AdakemungkinanbarangͲbarang/sparepartsyangdinyatakanhilang/kurangdalam
BeritaAcara,setelahdicekternyatatertinggaldiGudangpengirim,makadalamhal
ini harus dimasukkan kembali ke dalam persediaan. Kemudian apabila diperlukan
untukdisusulkanpengirimannya,harusdibuatkanBonPengeluaranyangbaru.
Untuk barangͲbarang/spare parts yang diserahkan langsung kepada petugas
penerima barang (seperti yang telah diuraikan pada butir 3.2.2.1), maka apabila
terjadikerusakan/kehilanganakanmenjadibebanpenerimabarangsepenuhnya.

43
Buku 042 - 066 OK.pmd 43 2/3/11, 15:49

BABIV PROSEDURPENGELUARANBARANGͲBARANG/SPAREPARTS
UNTUKPEMAKAIAN

4.1 BonPemakaian
Untuk memperoleh barangͲbarang atau spare parts dari Gudang, untuk keperluan
pemakaian(untukpemasanganbaru/perbaikan/perubahan/pemeliharaandanlainͲ
lain),dipergunakanformulir"BonPemakaian"(bentukformulirTUG.9).
Petugas yang memerlukan barangͲbarang atau spare parts untuk pemakaian harus
mengisi "Bon Pemakaian" (satu Bon Pemakaian untuk satu jenis barang yang
diperlukan).
Formulir"BonPemakaian”(TUG.9)tersebutberwarnaputihdanmemuatlajurͲlajur
sebagaiberikut:
PadasudutsebelahkiriatastercantumPTPLN(Persero),diisidandicetakpada
formulir:KantorPusat,Wilayah,P3B,Pembangkitandst.
Padasudutsebelahkananatas:Nomorurutformuliryangharusdicetakpada
formuliruntukkeperluanreferensidankontrol.
Dalam kotak : diisi Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst, berikut
namaCabang/Sektor/Bengkeltempatpemakaianbarang.
Pekerjaan : yaitu sifat pekerjaan (Pemasangan baru/perluasan/perbaikan/
perubahan/Pemeliharaan),untukmanabarangtersebutakandipergunakan.
No. PP : yaitu nomor perintah kerja, sebagai dasar Permintaan barang
tersebut.
Nama/alamat:yaitunamadanalamattempatpekerjaanyangakandilakukan.
Banyaknya:yaitujumlahbarangyangdiperlukansebenarnya.
Satuan:yaitusatuanpemakaian(buah,kg,meter,setdsb).
Namabarang/spareparts:yaitunamabarangdanuraianbarang/spareparts,
harusditulisdenganjelasdanlengkap.
No.Norm/part:yaitunomornormalisasibarangatauno.partspareparts.
Jumlah uang : yaitu jumlah harga barang yang bersangkutan dalam rupiah
(diisiolehTUKG).
Akunpembebanan:yaitunomorKodeAkunPembebanan
Tanggal:yaitutanggalpembuatanBonPemakaian(tanggalpengeluaranakan
dibuat oleh Gudang dengan mempergunakan ''Stempel Tanggal" yang akan
dipakaisebagaitanggalmutasi).
44
Buku 042 - 066 OK.pmd 44 2/3/11, 15:49

Setuju:yaitutandatangandannamalengkappejabatyangmengesahkan.
KepalaGudang:yaituparafkepalaGudang
Pemeriksa:yaitutandatangandannamajelaspemeriksa
Penerima :yaitutandatangandannamalengkappetugaspenerima
Banyaknyaseharitiapbarang:yaitujumlahpengeluarandaritiapjenisbarang
setiapharinyasetelahdisortir(diisiolehpetugasFungsiGudang).
"BonPemakaian"dibuatdalamrangkaptiga:
lembarke1untukFungsiTUKG
lembarke2untukFungsiGudang
lembarke3untukarsippemintabarang
Setelah "Bon Pemakaian" ditandatangani oleh pejabatͲpejabat yang berwenang,
kemudianlembarke1dan2diserahkankepadaGudang.
PadatingkatUnit(Cabang)yangmenandatanganiBonPemakaian(TUG.9)adalah:
Penerima:yaitupetugasyangmenerimabarangdariGudang,
Pemeriksa: yaituPengawas
Setuju : yaitu pejabat yang menentukan/berwenang untuk mengijinkan
pengeluaranbarang.Tanpatandatanganpejabattersebut,barangtidakboleh
dikeluarkan.
4.2 TindakandiGudang
"Bon Pemakaian" yang diterima di Gudang harus diparaf lebih dahulu oleh Kepala
Gudang. Kemudian petugas Gudang menyiapkan barangͲbarang (dikeluarkan dari
lokasinyasesuaijumlahyangtercantumpadaBonPemakaian).
Nomor Bon Pemakaian, tanggal pengeluaran, jumlah barang menurut Bon
Pemakaian dicatat pada "Kartu Gantung” dan sisa sebagai akibat dari pengeluaran
diperbaikiolehpetugasGudangyangmenyiapkanbarang.KemudianbarangͲbarang
dibawakeruangpengeluaran(eksportarea).
BarangͲbarang diserahkan oleh petugas Gudang kepada petugas peminta barang.
PetugaspemintabarangmenerimabarangͲbarangdanmenandatanganipenerimaan
pada"BonPemakaian"lembarke1danke2.
Bon Pemakaian lembar ke 1 dan ke 2 oleh petugas Gudang diserahkan kepada
petugasFungsiTUGudanguntukdiselesaikanadministrasinyaIebihlanjut.
45
Buku 042 - 066 OK.pmd 45 2/3/11, 15:49

4.3 TindakanFungsiTataUsahaGudang
"Bon Pemakaian" lembar ke 1 dan ke 2 oleh petugas Fungsi TU Gudang disortir
sebagai berikut : BonͲbon yang sama jenis barangnya dan sama tanggalnya
dikumpulkanmenjadisatu,kemudiandijumlahkan.
PadaBonyangpalingatasdicatatjumlahbarangpadalajur"Banyaknyaseharitiap
barang".Jumlahtersebutdicatatpada"DaftarMutasiHarian"(formulirTUG11).
"DaftarMutasiHarian"(TUG11)berwarnaputihdibuatdalamrangkapdua(lembar
ke 1 untuk TUKG, lembar ke 2 untuk Fungsi TU Gudang) dan memuat lajurͲlajur
sebagaiberikut:

ALURDARIBONPEMAKAIANDANBONPENGEMBALIAN

PEMINTA FUNGSI FUNGSITUKG PENGEMBALI FUNGSI FUNGSITUKG
BARANG GUDANG GUDANG

TUG9 TUG9
TUG9 TUG10 TUG10 TUG10

1.LembarkeͲ 1. Barang 1. Pemberian 1.LembarkeͲ3 1. Barang 1. Pemberian
3disimpan diserahkan harga ditahanoleh diperiksa harga
oleh kepada 2. Pembukuan pengembali dan 2. Pembukuan
peminta peminta kedalam diterima kedalam
barang barang Kartu 2. Fungsi Kartu
2. LembarkeͲ2 Persediaan Gudang Persediaan
ditahanoleh 3. LembarkeͲ1 membuat 3. LembarkeͲ1
Fungsi disimpan daftar disimpan
Gudang dalammap Mutasi dalammap
3. Dibuatkan 4. Pembukuan Harian 4. Pembukuan
daftarmutasi kedalam 3. Pembukuan kedalam
harian BukuͲ kedalam BukuͲ
4. Pembukuan Pemakaian Kartu Pemakaian/
dalamkartu Persediaan Pengambilan
persediaan 4. LembarkeͲ
2ditahan
olehFungsi
Gudang
46
Buku 042 - 066 OK.pmd 46 2/3/11, 15:49

PadasudutkiriatastercantumPTPLN(Persero),diisi:KantorPusat,Wilayah,
P3B,Pembangkitandst(salahsatu)dandicetakpadaformulir
Nomor:yaitunomorurutyangharusdicetakpadaformulirdisudutkananatas.
Nomortersebutadalahuntukkeperluanreferensidanuntukkeperluankontrol
pemakaianformulir.
Pos:yaitunomorpos/nomorurutbarangͲbarangyangdimutasikan.
Namabarang/spareparts:yaitunamadanuraianlengkapbarangͲbarang/Spare
parts.
No. Norm./part : yaitu nomor normalisasi atau nomor part menurut yang
tercantumpadaBonPemakaian.
Keluar : yaitu jumlah pengeluaran menurut jumlah setelah BonͲbon disortir
(jumlahyangdicatatpadalembarBonpalingatas).
Kembali : yaitu jumlah pengembalian berdasarkan hasil sortir "BonͲbon
Pengembalian”(TUG10).HaliniakandiuraikanlebihlanjutpadaBabV.
Terpakai:yaitujumlahbarang/sparepartsyangterpakai(jumlahyangdiminta
menurut Bon Pemakaian, dikurangi jumlah yang dikembalikan menurut Bon
Pengembalian).
Dibuat : tanggal, yaitu tanggal mutasi harian (tanggal ini harus sama dengan
tanggal pengeluaran seperti yang tercantum pada Bon Pemakaian menurut
stempel tanggal dari Gudang), kemudian diparaf oleh petugas Fungsi Gudang
yangmembuatdaftarmutasihariantersebut.
Diperiksa : tanggal dan paraf, yaitu tanggal diperiksa dan paraf petugas yang
memeriksadaftarmutasihariantersebut(setelahdiperiksakebenarannya).
Dibukukan : tanggal dan paraf, yaitu tanggal dibukukan ke dalam Kartu
Persediaandanparafpetugasyangmembukukan(olehpetugasFungsiGudang
padalembarke2danolehpetugasTUKGpadalembarke1).
Kepala Gudang : yaitu tanda tangan Kepala Gudang setelah "Daftar Mutasi
Harian"tersebutselesaidibuat.
"Daftar Mutasi Harian” setelah dibuat harus diperiksa dahulu kebenarannya oleh
petugaspemeriksakemudianditeruskankeKepalaGudanguntukditandatangani.
Setelah "Daftar Mutasi Harian" ditandatangani oleh Kepala Gudang maka petugas
FungsiGudangakanmelakukan:
BonͲbonPemakaianlembarke1dikirimkepadaTUKG,denganpengantarBonͲ
bonGudang.
Setelahdisortir,BonPemakaianlembarke2dibuatkan"DaftarMutasiHarian"
olehpetugasFungsiGudang.
47
Buku 042 - 066 OK.pmd 47 2/3/11, 15:49

Daftar Mutasi Harian lembar ke 1 berikut BonͲbon Pemakaian lembar ke 1
dikirimkankepadaTUKGdengan"DaftarPengantarBonͲbonGudang"(formulir
TUG12).
DaftarPengantarBonͲbonGudang(TUG12)dibuatdalamrangkapdua(lembarke1
untuk TUKG dan lembar ke 2 untuk arsip Fungsi Gudang) dan memuat lajurͲ lajur
sebagaiberikut:
Pada sudut kiri atas tercantum PT PLN (Persero) , diisi dan dicetak pada
formulir:KantorPusat,Wilayah,P3B,Pembangkitandst.
Tanggal:yaitutanggaldaftar.
No.urut:yaitunomorurutBonͲbon/daftarͲdaftaryangakandikirimkeTUKG
(bilalebihdarisatu).
No.Bon:yaitunomorBonͲbon/DaftarͲdaftaryangakandikirimkepadaTUKG.
LajurͲIajuryanglainnya:Cukupjelas.
Berdasarkan lembar ke 2 "Daftar Mutasi Harian" petugas Fungsi Gudang
membukukan pengeluaran tersebut ke dalam Kartu Persediaan. Nomor daftar,
tanggal, banyaknya yang dikeluarkan dicatat pada Kartu Persediaan. Sisa sebagai
akibatdaripengeluarandiperbaharui.
SetelahselesaipembukuankedalamKartuPersediaan,maka"DaftarMutasiHarian"
lembar ke 2 dan "Bon Pemakaian" lembar ke 2 difile masingͲmasing sesuai nomor
urut.

48
Buku 042 - 066 OK.pmd 48 2/3/11, 15:49

dffdffdf
BABVPENGEMBALIANBARANGͲBARANG/SPAREPARTSLEBIH

5.1 TindakanPetugasyangMengembalikanBarangͲbarang
BarangͲbarangatausparepartsyangtelahdikeluarkansepertiyangtelahdiuraikan
pada Bab IV di atas, karena kelebihan dari pemakaian harus dikembalikan ke
Gudang.
Pengembalianituharusdisertaidengan"BonPengembalian"(formulirTUG10)yang
dibuat oleh petugas yang akan mengembalikan barangͲbarang spare parts dalam
rangkaptiga:
lembarke1untukTUKG.
lembarke3untukarsippembuatbon.
SatuBonuntuktiapjenisbarangyangakandikembalikan.
Bon Pengembalian (formulir TUG 10) berwarna kuning, dan memuat lajurͲlajur
sebagaiberikut:
PadasudutkiriatastercantumPTPLN(Persero)diisisalahsatu:KantorPusat,
Wilayah,P3B,Pembangkitandst,dicetakpadaformulir.
Sudutsebelahkananatas:yaitunomorBonPengembalianyangberurutandan
dicetak pada formulir untuk keperluan referensi dan pengawasan pemakaian
formulir.
Dalamkotak:diisiKantorPusat,Wilayah,P3B,Pembangkitandstberikutnama
Cabang/Sektor/Bengkel.
Pekerjaan : yaitu nama/macam pekerjaan : Pemasangan baru /perluasan
/Perbaikan / Perubahan/Pemel./Pembong. (coret yang tidak perlu), asal
penggunaanbarangͲbarangtersebutsebelumdikembalikan.
No. PP : yaitu nomor Perintah Kerja, menurut yang tercantum pada "Bon
Permintaan",semulauntukmemperolehbarangͲbarangitudariGudang.
Nama/alamat:yaitunamadanalamatasalbarangtersebut(tempatpekerjaan).
Banyaknya:yaitujumlahbarangyangdikembalikan.
Satuan:yaitusatuanpemakaianbarang(kg,buah,meter,setdsb.).
b/r/p.:yaitusingkatandaribaik/rusak/perbaikansesuaidengankeadaanbarang
yangdikembalikan(akanditentukanoIehpetugaspemeriksadiGudang).
Namabarang/spareparts:yaitunamadanuraianbarang/sparepartyangakan
dikembalikan.
49
Buku 042 - 066 OK.pmd 49 2/3/11, 15:49

No.Norm/part:yaitunomornormalisasibarangataunomorpartspareparts.
Jumlahuang:yaitujumlahharga(diisiolehTUKG).
Kode Akun : yaitu kode Akun Persediaan, menurut yang tercantum pada "Bon
Pemakaian"padawaktumanabarang/spareparttersebutdimintadariGudang.
Akun Pembebanan : yaitu nomor kode akun biaya pembebanan (diisi oleh
TUKG).
Tanggal:yaitutanggalBonPengembalian(tanggalterimadiGudangakandiberi
stempeltanggalolehpetugasGudang).
Pengembali:yaituparafpetugasyangmengembalikanbarang.
Setuju : yaitu tanda tangan dan nama lengkap pejabat yang berwenang
menyetujuipengembalianbarangitu.
Kepala Gudang: yaitu tanda tangan dan nama lengkap Kepala Gudang tempat
barangdikembalikan.
Pemeriksa: yaitu tanda tangan dan nama lengkap petugas yang memeriksa
kebenaranBondankeadaansertajumlahbarangyangdikembalikan..
Banyaknya sehari tiap barang: yaitu jumlah dari jenis barang tersebut yang
dikembalikan dalam satu hari, setelah disortir (akan diisi oleh petugas Fungsi
Gudang).
Bon Pengembalian setelah dibuat dan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang,
lembar ke 1 dan ke 2 dibawa ke Gudang bersamaͲsama dengan barang/spare part
yangakandikembalikantersebut.
Setelah menerima barangͲbaranng spare parts bersama Bon Pengembaliannya
lembar ke 1 dan ke 2, Kepala Gudang bersamaͲsama dengan petugas/panitia
penilaian, akan melakukan pemeriksaan dan penilaian terhadap barangͲ
barang/sparepartyangdikembalikanitu.
BarangͲbarang/sparepartsyangmasihbaikakandimasukkankedalampersediaan.
BarangͲbarang/spare parts yang rusak/tak dapat dipakai lagi akan disisihkan dan
disimpantersendirisebagaibarangbekas.
BarangͲbarang/sparepartsyangrusak,tetapimasihdapatdiperbaikiakandisimpan
tersendirihinggabarangͲbarangsparepartstersebutdiperbaiki.
Bon Pengembalian lajur b/r/p dicoret salah satu, yang tidak dicoret menurut
keadaan barang/spare parts yang dikembalikan tersebut. Kemudian Bon
PengembaliandiparafolehKepalaGudang.OlehpetugasGudang,BonPengembalian
50
Buku 042 - 066 OK.pmd 50 2/3/11, 15:49

lembar ke 1 dan ke 2 disampaikan kepada Fungsi TU Gudang untuk diproses Iebih
lanjut.
5.3 TindakanFungsiTataUsahaGudang
Bon Pengembalian disortir menurut jenis barang dan tanggal serta keadaan
barang.
Jumlahmutasiperjenisbarangdijumlahkan.
MembuatDaftarMutasiHarian(BonPengembaliandimasukkankedalamDaftar
MutasiHarian).
DaftarMutasiHarianlembarke1berikutBonPengembalianlembarke1dikirim
kepadaTUKGdengan"DaftarPengantarBonͲbonGudang".
Berdasarkan "Daftar Mutasi Harian" lembar ke 2, petugas Fungsi Gudang
membukukankedalamkartuPersediaanuntukbarangͲbarang/sparepartsyang
keadaanbaik.
Membuat/mengecek Kartu Persediaan bagi barangͲbarang/spare parts yang
masihperludiperbaiki.
Kartu ini hanya merupakan kontrol sampai barangͲbarang / spare parts yang
bersangkutanselesaidiperbaiki.
Membuka/mengecek Kartu Persediaan (sebagai kontrol) bagi barangͲbarang /
sparepartsyangrusak(barangbekas).
KartuͲkartu barangͲbarang/spare parts yang perlu diperbaiki dan KartuͲkartu
barangͲbarang/spare parts bekas, masingͲmasing disimpan sendiriͲsendiri, dan
dipisahkan dari tempat penyimpanan KartuͲkartu barangͲbarang/spare parts
baru.
Setelahselesaidibukukan,makaBonͲbonPengembalianlembarke2danDaftar
MutasiHarianlembarke2difilemasingͲmasingsesuainomorurut.

51
Buku 042 - 066 OK.pmd 51 2/3/11, 15:49

dffdffdf
BABVIBARANGͲBARANG/SPAREPARTSYANGBERASALDARIPEMBONGKARAN

6.1 PengembaliankeGudang
BarangͲbarang/spare parts yang diperoleh dari pembongkaran suatu aktiva tetap,
harusdikembalikankeGudangdisertaiBonPengembalian.
Bon Pengembalian tersebut harus dibuat oleh petugas, yang memimpin
pembongkaranitu.Selanjutnyadiprosesmenurutyangtelahdiuraikanpadabutir5.2
dan5.3.
6.2 BarangͲbarang/SparePartsyangMemerlukanPerbaikan
AkandiuraikanlebihlanjutpadaBabVII.
6.3 BarangͲbarang/SparePartsBekas
Semua barangͲbarang/spare parts yang dikembalikan ke Gudang, dari hasil
pemeriksaanyangdiklasifikasikansebagaibarangbekasataulimbah,harusdisimpan
terpisah dari ruang penyimpanan barangͲbarang yang masih baik/bagus, dan
dikelompokkansebagaiberikut:
Tembagatua;
Besitua;
Kuningantua;
Alumuniumtua;
Logamtua;campuran.
MasingͲmasingdibuatkankartucatatanuntuk(dicatatdalamKg)dandiberinomor
normalisasi/kodemenurutketentuanyangberlaku.
Barang – barang yang masuk kategori Aktiva Tetap Tidak Beroperasi (ATTB) untuk
dihapus,agardipisahkandandiprosessesuaiketentuanyangberlaku.
6.4 BarangͲbarang/SparePartsAsalPembongkaranyangLangsungDipergunakan
untukProyekLain
ApabilabarangͲbarang/sparepartsyangdiperolehdaripembongkaransuatuaktiva
tetap, yang langsung dipergunakan untuk proyek/pekerjaan lain, harus dibuatkan
"Bon Pengembalian" sekaligus dibuatkan "Bon Pemakaian" untuk setiap jenis
barang/sparepartsyangdipindahkanitu.
BonͲbon tersebut harus dibuat oleh petugas yang memimpin pembongkaran itu,
kemudiandisampaikankepadaGudang.BonͲbontersebutdiselesaikansepertibiasa.
52
Buku 042 - 066 OK.pmd 52 2/3/11, 15:49

Jika barang tersebut akan dipakai oleh unit lain maka dikelompokkan dulu sebagai
ATTBuntukrelokasi.
6.5 PemakaianBarangͲbarang/SparePartsasalPembongkaran
BarangͲbarang/spare parts asal pembongkaran sedapat mungkin harus dikeluarkan
lebihdahuluuntukpemakaian,daripadabarangͲbarang/sparepartsyangbaru.

53
Buku 042 - 066 OK.pmd 53 2/3/11, 15:49

BABVIIBARANGͲBARANG/SPAREPARTSYANGMEMERLUKANPERBAIKAN

7.1 RencanaPerbaikan
Sebelum suatu barang/spare parts diperbaiki, terlebih dahulu harus ditinjau segi
ekonomisnya.Adakemungkinanbahwa,biayaperbaikanakanlebihtinggidaripada
harga barang/spare parts yang baru. Apabila ekonomis (menguntungkan), maka
perbaikanbisadilaksanakan.
7.2 TindakanFungsiPerbekalan
Untuk pelaksanaan perbaikan, Fungsi Perbekalan membuat "Permintaan
perbaikan/PembuatanBarang"(formulirTUG16)yangditujukankepadaBengkel.
Permintaanperbaikan/pembuatanbarang(WorkOrder/WO)tersebutdibuatdalam
rangkaplima:
lembarke1untukBengkel
lembarke2untukTUKG.
lembarke4untukarsipFungsiPerbekalan.
FormulirTUG16memuatlajurͲlajursbb.:
Nomor : yang dicetak pada sudut kanan atas formulir adalah untuk keperluan
referensidanuntukkontrolpemakaianformulir.
Kepada:yaitunamadanalamatBengkelyangakandimintauntukmemperbaiki
barangͲbarang/sparepartstersebut.
Dalam kota : diisi PLN Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst, berikut
Cabang/Sektoryangmemintaperbaikan.
No.urut,namabarang/spareparts,nomornormalisasi/nomorparts,satuandan
banyaknyabarang/sparepartsyangakandiperbaiki.
Keterangan:yaituketeranganͲketeranganyangperlumengenaibarangͲbarang/
sparepartsyangakandiperbaikiitu.
Selesaitanggal:yaitutanggalselesainya,perbaikan.
TempatdantanggalpembuatanWorkOrder
Kepala:yaitutandatanganKepalaBagianPerbekalan.
Mengetahui, Kepala : yaitu tanda tangan Kepala/Pejabat yang mengesahkan/
menyetujuiperbaikanbarangͲbarang/spareparts.
54
Buku 042 - 066 OK.pmd 54 2/3/11, 15:49

Permintaanperbaikan/pembuatanbarangsetelahselesaidibuatdanditandatangani
olehpejabatͲpejabatyangbersangkutan,kemudiandibagikansesuaitujuanmasingͲ
masinglembar.
BerdasarkanTUG.16lembarke1,GudangmenyerahkanbarangͲbarang/spareparts
yangakandiperbaikiitukepadaBengkel,disertai"BonPengeluaran".

ALURPERMINTAANPERBAIKANDANPEMBUATANBARANG

FUNGSIPERBEKAlAN FUNGSIGUDANG FUNGSITUKG BENGKEL

TUG16 TUG16
TUG16

TUG16

1. LembarkeͲ4 1. Mengirimkan 1. Mencatat 1. Menerima/mengam
ditahanoleh BarangkeBengkel seperlunya bilbarangdari
Fungsi berdasarkanWO 2. LembarkeͲ2 Gudanguntuk
Perbekalan tersebut disimpan perbaikan
2. Penyelesaianadm. 2. Selesaidikirim
selanjutnya kembalikeGudang
3. LembarkeͲ3 3. LembarkeͲ1
disimpan disimpan

BonPengeluaranyangdibuatuntukbarangͲbarang/sparepartsyangakandiperbaiki
itu ditujukan kepada Bengkel dan dibubuhi cap "UNTUK PERBAIKAN", kemudian
setelahditandatanganiolehKepalaGudang,diselesaikansepertibiasa.
Pembukuan oleh petugas Fungsi Gudang ke dalam Kartu Persediaan yang khusus
dibuatuntukbarangͲbarang/sparepartsyangakandiperbaikiitu.
Pada Kartu Persediaan barangͲbarang/spare parts yang baru, harus diberi tanda
padaindeksB(untukKartuPersediaanbarang/sparepartsyangsejenisdenganyang
akandiperbaiki).
Haltersebutadalahuntukmengesahkanbahwa,adasejumlahbarangsedangdalam
prosesperbaikan.KemudianTUG.16lembarke4difiletersendirisesuainomorurut.
55
Buku 042 - 066 OK.pmd 55 2/3/11, 15:49

7.4 TindakandiBengkel
SesuaidenganTUG.16lembarke1,BengkelakanmelaksanakanperbaikanbarangͲ
barang/sparepartsyangditerimanyadariGudang.
Setelahperbaikanselesaidikerjakan,barangͲbarang/sparepartstersebutdikirimkan
kembalikeGudangdengandisertaiSuratPengantarpenyerahanbarang.
7.5 TindakLanjutdiGudang
BarangͲbarang/spare parts yang diterima dari Bengkel (setelah selesai diperbaiki),
diperiksa dan bila hasilnya baik akan dimasukkan ke dalam persediaan sebagai
barangbaru.Kemudiandibuatkan"BonPenerimaan"dandibukukansepertibiasa.

56
Buku 042 - 066 OK.pmd 56 2/3/11, 15:49

dffdffdf
BABVIII PENCADANGANBARANGͲBARANG/SPAREPARTS

Untuk keperluan suatu rencana pekerjaan/proyek penting dan bersifat khusus, biasanya
diperlukanbarangͲbarang/sparepartskhususuntukpekerjaantersebut.
Oleh sebab itu perlu disediakan sejumlah barangͲbarang/spare parts tertentu sebagai
cadangan.
Dalamhaliniperludiperhatikanbahwapencadangantersebuttidakakanmengakibatkan
penyimpananbarangͲbarang/sparepartssecaraberlebihan.
8.1 SumberͲsumberPencadangan
Pertama dari Fungsi Perbekalan sehubungan dengan barangͲbarang/spare parts
untuk suatu pekerjaan/Proyek khusus. Kedua dari pejabat terkait sehubungan
denganbarangͲbarang/sparepartsyangdiperlukanuntukpekerjaankhusus,dimana
banyaknya barangͲbarang/spare parts diperlukan melebihi pengeluaran yang biasa
daribarangͲbarang/sparepartstersebut.
Dalam kedua hal tersebut, pencadangan akan dilakukan oleh Fungsi Perbekalan,
sehingga segala informasi yang lengkap akan tersedia pada Bagian atau Fungsi
tersebut.
8.2 NotaPencadangan
Sebagai dokumen untuk pencadangan barangͲbarang/spare parts dipergunakan
"Nota Pencadangan BarangͲbarang/spare parts" di singkat NCB (formulir TUG 13)
yangberwarnamerahmudadanmemuatlajurͲlajursebagaiberikut:
PadasudutkiriatastercantumPTPLN(Persero),diisidandicetakpadaformulir
:KantorPusat,Wilayah,P3B,Pembangkitandst.
Nomor(sudutkananatas):yaitunomorurutformulir(harusdicetak).
Nomor tersebut adalah untuk keperluan referensi dan untuk kontrol
pemakaianformulir.
Dalamkotaksebelahkiriatas:
o Tanggal:yaitutanggalpencadangan.
o No.PP:yaitunomorperintahkerja
o Fungsi:yaitunomorkodefungsi(Distribusi/Pembangkitan/Transmisi).
o Perkiraanbiaya : yaitu nomor kode perkiraan biaya pembebanan (diisi
olehTUKG).
Dalam kotak sebelah kanan atas : diisi PLN Kantor Pusat, Wilayah, P3B,
Pembangkitandst,berikutCabang/Sektoryangbersangkutan.
57
Buku 042 - 066 OK.pmd 57 2/3/11, 15:49

No. urut : yaitu nomor urut barangͲbarang/spare parts yang akan
dicadangkan.
Jumlahyangdiminta:yaitujumlah(kuantitas)barangͲbarang/sparepartsyang
akandicadangkan.
Persediaantersedia:yaitujumlahbarangͲbarang/sparepartsyangtersediadi
Gudang.
Stn:yaitusatuanbarang(kg,buah,meter,setdsb.).
Uraian:yaitunamadanuraianlengkaptiapjenisbarang/sparepartsyangakan
dicadangkan.
Nomor normalisasi/part dari tiap jenis barang/spare parts yang akan
dicadangkan.
Yangmeminta:yaitutandatanganpejabatyangmemintapencadangan.
Pemeriksa : yaitu tanda tangan petugas yang memeriksa kebenaran Nota
Pencadangantersebut.
Setuju:yaitutandatanganpejabatyangmenyetujuipencadangantersebut.
ALURDARINOTAPENCADANGANBARANGͲBARANG/SPAREPART
PEJABATYANG FUNGSI FUNGSI FUNGSITUKG

MEMINTA PERBEKALAN GUDANG
PENCADANGAN

TUG13 TUG13 TUG13

TUG13

1.Mengatursesuatu 1.Mencatatdalam 1.Mencatatdalam
pemindahan,atau KartuPersediaan Kartu
mengadakanbila 2.Padatgl.yang Persediaan
pesediaantidak ditentukanGudang 2.MembuatKartu
mencukupi akanmencadangkan tersendiriuntuk
2.Catatanseperlunya barang2tsb. barang2
dalamKartu 3.MembuatKartu cadangantsb
Persediaan tersendiriuntuk 3.LembarkeͲ1
3.LembarkeͲ3ditahan barang2cadangan. diarsip.
olehFungsi 4.LembarkeͲ2diarsip
Perbekalan

58
Buku 042 - 066 OK.pmd 58 2/3/11, 15:49

NotaPencadangandibuatolehpejabatyangmemintapencadangandalamrangkap
tiga:
lembarke1untukTUKG.
lembarke3untukFungsiPerbekalan.
Nota Pencadangan, setelah selesai dibuat dan ditandatangani oleh pejabatͲpejabat
yangbersangkutan,segeradisampaikankepadaFungsiPerbekalan(lembarke1s/d
ke3).

59
Buku 042 - 066 OK.pmd 59 2/3/11, 15:49

dffdffdf
BABIXBARANGͲBARANG/SPAREPARTSKELEBIHANPERSEDIAAN

9.1 Realisasi(Kelebihan)Persediaan
Dalam menentukan tingkat persediaan maksimum dan minimum, realisasi
persediaanmasingͲmasingbarang/sparepartselamasetahunberselangakandicatat
oleh petugas Fungsi Gudang dan dilaporkan kepada Fungsi Perbekalan dan TUKG
dengan mempergunakan formulir "Daftar Kelebihan Persediaan" (bentuk formulir
TUG14).
DaftarKelebihanPersediaandibuatdalamrangkaptiga:
lembarke1untukFungsiPerbekalan
lembarke2untukTUKG
FormulirTUG14memuatlajurͲlajursebagaiberikut:
PadasudutkiriatastercantumPTPLN(Persero),diisi:KantorPusat,Wilayah,
Tanggal:yaitutanggalpembuatandaftar
Nomor pada sudut kanan atas : yaitu nomor urut daftar yang harus dicetak
padaformulir.
Fungsi:yaitunomorkodefungsi.
Dalam kotak kanan atas : diisi Kantor Pusat, Wilayah, P3B, Pembangkitan dst
berikutCabang,Sektoryangbersangkutan.
No.urut :yaitunomorposbarangͲbarang/sparepartsyangakandilaporkan.
Persediaan :yaitujumlahpersediaanuntuktiapjenisbarang/spareparts.
Lebih :yaitujumlahkelebihan.
Sisa :yaitusisapersediaansetelahdikurangidengankelebihan.
Stn. :yaitusatuanbarang(buah,kg,meter,setdsb).
Uraian :yaitunamadanuraianbarangyangharusditulisdenganlengkap.
No.Normalisasi/Part:NomorPartdaribarangͲbarang/spareparts.
HargasatuandanjumlahhargabarangͲbarang/spareparts(diisiolehTUKG).
TandatanganpejabatͲpejabatyangberwenang.
"Daftar Kelebihan Persediaan" beserta dataͲdatanya akan dipergunakan untuk
menentukankelebihanpersediaansertauntukmemulaitatacarapelepasannya.

60
Buku 042 - 066 OK.pmd 60 2/3/11, 15:49

ALURDARIDAFTARKELEBIHANPERSEDIAAN

FUNGSIGUDANG FUNGSIPERBEKALAN FUNGSITUKG

TUG14 TUG14

TUG14

1. LembarkeͲ3 1. Menghubungkan 1. Untukdigunakan
disimpandandiarsip denganpermintaanͲ seperlunya
olehFungsiGudang permintaandariunit– 2. LembarkeͲ2
unituntuk disimpan
membursakan
barangͲbarang
kelebihantsb.
2. LembarkeͲ1ditahan
olehFungsi
Perbekalan

9.2 PerlakuanUntukBarangͲbarang/SparePartsKelebihan
Darilaporantingkatpersediaandanpermintaanunit–unit,Bagian/FungsiPerbekalan
akan mengevaluasi laporan dan permintaan tersebut. Apabila cukup aman dan
menguntungkan maka kelebihan persediaan tersebut bisa dibursakan atau dikirim
kepadaunityangmemerlukan.

61
Buku 042 - 066 OK.pmd 61 2/3/11, 15:49

BABXINVENTARISASI(STOCKOPNAME)

Untuk mengetahui dengan pasti keadaan persediaan sebenarnya di Gudang dan untuk
mengoreksi pembukuan, harus diadakan pemeriksaan secara fisik (inventarisasi /stock
opname)terhadapsemuajenisbarangͲbarang/sparepartsyangtersimpandiGudang.
10.1 PemahamanUmum
a. Secara umum mekanisme pelaksanaan pemeriksaan terhadap persediaan
gudangdibedakanmenjadi:
1) Pemeriksaanyangbersifathariandanberskalakecilyanghanyadilakukan
olehpetugasgudangyaitudisebutStockcount.
2) Pemeriksaanyangbersifatberkaladanberskalabesaryangdilakukanoleh
TimyaitudisebutStockOpname.
b. StockCount
Adalahpemeriksaanrutinharianterhadapkesesuaianjumlahstocksuatuitem
barang antara fisik dan catatan, yang hanya dilakukan untuk barangͲbarang
yang ada pergerakan (mutasi), baik keluar maupun masuk dan dilaksanakan
padaakhirjamkerjaataudiawaljamkerjahariberikutnya,dengantujuan:
1) Memastikansejakdini,bahwatidakterjadiselisihjumlahstockantarafisik
dancatatanuntuksetiapitembarangyangtersimpandigudang.
2) Lebihmemudahkansaatpelaksanaanstockopname.
3) Memudahkan dan mempercepat penelusuran, terhadap penyebab
kemungkinanterjadinyaselisih.
4) Membuatberitaacarapemeriksaan(TUG15).
c. StockOpname
Adalah pemeriksaan rutin secara berkala, menyeluruh dan detail terhadap
kondisisemuaitembarangpersediaandigudang,yangdilakukanminimalsatu
kalidalam1tahun,dengantujuanuntuk:
1) Memastikan bahwa barang yang tersimpan dalam kondisi baik dan siap
untukdigunakanuntukunit.
2) MemastikanbahwabarangyangtersimpandigudangadalahbenarͲbenar
yangmasihdibutuhkanolehunit.
3) Memastikan bahwa tidak terjadi selisih jumlah stock untuk setiap item
barangyangtersimpandigudangantarafisikdancatatan.

62
Buku 042 - 066 OK.pmd 62 2/3/11, 15:49

10.2 RuangLingkupStockOpname
a. Melakukan pemeriksaan terhadap kondisi setiap item barang yang tersimpan
digudang,apakahdalamkondisibaikatautidakbaik,yangditinjaudarisisifisik
maupunfungsi.
b. Melakukanpengecekanterhadapkondisisetiapitembarangyangtersimpandi
gudang,apakahbarangbenarͲbenarmasihdibutuhkanolehunit.
c. Melakukanperhitunganterhadapjumlahsetiapitembarangyangtersimpandi
gudang secara fisik, kemudian mencocokkan terhadap jumlah item barang
tersebutdalamsistempencatatan.
d. Melakukanpendataandanmelakukanjurnalterhadaphasilpemeriksaanbaik
dalamsistemmanualmaupunsistemkomputerisasi(IT).
e. Melakukanpenelusuranterhadapterjadinyaselisih,apabilaterjadiperbedaan
jumlahantarafisikdancatatan.
f. Membuatlaporansecaraterstruktur,detaildansistematisuntukdisampaikan
kepadapihakmanajemen.
g. Mengusulkan kepada manajemen, untuk menindaklanjuti terhadap barangͲ
barangyangsudahdinyatakantidaklayakpakaisesuaiketentuan(perbaikan,
bursa,penghapusan).

10.3 MetodedanWaktuPelaksanaanStockOpname
a. ManajemenUnitbertanggungjawabataspelaksanaanstockopname.
b. Sebagai pembina pelaksanaan opname sebagaimana dimaksud dalam butir
10.3a,ditingkatunitpelaksanaindukadalahGeneralManagerdanditingkatPT
PLNKantorPusatadalahDirektoratKeuangandanDirektoratOperasi.
c. Dalam pelaksanaannya Unit Pelaksana Induk membentuk suatu Tim Stock
OpnameataumerupakanbagiandariTimInventarisasiAssetyangbertanggung
jawabkepadaGeneralManager
d. Tim bertanggung jawab membuat laporan hasil stock opname kepada
Manajemen Unit Induk, selanjutnya Manajemen Unit melaporkan hasil stock
opname ke Manajemen Kantor Pusat cq Direktorat Keuangan dan Direktorat
Operasi.
e. Stock opname dilakukan minimal sekali dalam satu tahun atau sesuai
kebutuhan, dengan memperhatikan efektifitas pengendalian internal dan
prinsipasasmanfaat(biaya).
63
Buku 042 - 066 OK.pmd 63 2/3/11, 15:49

f. Dengan pertimbangan jumlah dan jenis barang yang banyak dan beragam,
makastockopnamedapatdilaksanakansecarabertahapdenganskalaprioritas
berdasarkanarea,bidang,waktuatauyanglainnya.
g. Untuk efektifitas pelaksanaan harus dibuat jadwal pelaksanaan secara detail,
jelasdanadatargetpenyelesaian.
h. Manajemen Unit Pelaksana Induk akan melakukan evaluasi terhadap hasil
stockopname.

10.4 KeanggotaanTimStockOpname
a. KerangkaSusunanTim
Susunan Tim unit pelaksana induk terdiri dari Pembina, Ketua, Wakil Ketua,
Sekretaris,danAnggotayangmewakilifungsiͲfungsiAkuntansi(sebagaiKetua
adalahManajerBidangKeuangan),PerbekalandanTeknik.
b. TimEvaluasiKantorPusat
Susunan Tim evaluasi kantor pusat terdiri dari Pembina, Ketua, Wakil Ketua,
Sekretaris,danAnggotayangmewakilifungsiͲfungsiAkuntansi(sebagaiKetua),
Perbekalan,TeknikdanSistemInformasi.
c. FungsidanTugasAnggotaTim
1) Melakukanreviewdanidentifikasimaterialsecarafisikuntukmengetahui
dan memastikan kejelasan status fungsi dan status manfaat material
sesuaikriteria.
2) Menghitungdanmencocokanjumlahstockantarafisikdigudangdengan
catatan.
3) Mengidentifikasidanmendatamaterial–materialduplikat.
4) Membuat rekomendasi terhadap status barang yang meliputi asas
manfaatdanfungsinya.
5) MembuatLaporandanBeritaAcara“Stockopname”(sesuaiformTUG15)
untukdisampaikankepadamanajemen.
6) Melakukan koreksi pencatatan atau pembukuan berdasarkan hasil
opnamesecarafisikdanakuntansi.
7) Melakukan koordinasi dengan Tim Penarikan Aktiva Operasi menjadi
Aktiva Tidak Beroperasi untuk menggolongkan Persediaan Material yang
akandiusulkanpenarikandariasset.
8) Menindaklanjuti hasil stock opname, termasukmenyelesaikan selisih dan
permasalahanyangtimbulselamapelaksanaanstockopname.
64
Buku 042 - 066 OK.pmd 64 2/3/11, 15:49

10.5 PelaksanaanPemeriksaan(StockOpname)
HasilͲhasil pemeriksaan dicatat oleh Tim pada "Daftar Pemeriksaan barangͲ
barang/spareparts"(bentukformulirTUG.15)yangdibuatdalamrangkap3(tiga):
lembarke1untukTUKG.
lembarke.2untukFungsiPerbekalan.
Daftar Pemeriksaan barangͲbarang spare parts (formulir TUG.15 ) memuat lajurͲ
lajursebagaiberikut:
SebelahkiriatastercantumPTPLN(Persero),diisi:KantorPusat,Wilayah,
Padatanggal:yaitudiisitanggalpemeriksaan.
Gudang : diisi nama Gudang tempat barangͲbarang/spare parts yang
diperiksa.
Dalam kotak sebelah kanan atas, diisi PLN : Kantor Pusat, Wilayah, P3B,
Pembangkitandst.
Cabang/Sektor/Bengkel:yaituCabang,Sektor/Bengkelyangbersangkutan.
Pos : yaitu nomor pos atau nomor urut barangͲbarang/spare part yang
diperiksa.
Namabarang/spareparts:yaitunamadanuraianbarang/spareparts
No. Norm./part : yaitu nomor normalisasi barangͲbarang atau nomor part
darispareparts.
Satuan:yaitusatuanbarang(kg,meter,setdsb).
Banyaknya:
Menurutkartu:yaitujumlahbarang(quantity)menurutKartuPersediaan,
dimanalajuriniakandiisiolehpetugasTUKGdanFungsiGudang.
Kenyataan : yaitu jumlah barang menurut kenyataan yang sebenarnya
sesuaidenganhasilͲhasilpemeriksaan(lajurinidiisiolehparapetugasregu
pemeriksa).
Perbedaan:
Lebih :yaituselisihantara"menurutkartu"dan"menurutkenyataan"
(bilaadaselisihJebih).
Kurang :yaituselisihantara"menurutkartu"dan"menurutkenyataan"
(bilaadaselisihkurang).
65
Buku 042 - 066 OK.pmd 65 2/3/11, 15:49

Keterangan : yaitu keteranganͲketerangan yang perlu dicantumkan
mengenaibarangͲbarangyangdiperiksatersebut.
Tanda tangan pemeriksa: yaitu tanda tangan dan nama terang petugas/
regupemeriksa(sekurangͲkurangnyatigaorang).
Jumlahbarang(quantity)tiapjenisbarangmenurutkenyataanhasilpemeriksaan,
dicatat oleh petugasͲpetugas Tim pemeriksa pada lajur "sisa persediaan" Kartu
gantung. Tanggal pemeriksaan juga dicatat pada lajur tanggal Kartu Gantung.
KemudiandiparafolehpetugasyangmemimpinTimpemeriksaantersebut.
DaftarpemeriksaansetiapharinyaharusdibagikanselambatͲlambatnyapadahari
berikutnyasetelahselesaidibuatolehpetugaspemeriksa.

ALURDARIDAFTARPEMERIKSAANBARANGͲBARANG/SPAREPARTS

PETUGAS FUNGSIPERBEKALAN FUNGSIGUDANG FUNGSITUKG
PEMERIKSA

TUG15 TUG15
TUG15
TUG15

1.Mencatatdalam 1.Mencatatdalam 1. Mencatat
Kartu. kartupersediaan dalamkartu
2.KontrollainͲlain 2. Pengecekan persediaan
seperlunya mengenaiselisih 2.Membuat
3. Laporan–laporan daftarselisih
lainyangperlu 3. KoreksikartuͲ
dikoreksi kartu
4. LembarkeͲ3 persediaan
disimpan 4. Lembarke1
disimpan

66
Buku 042 - 066 OK.pmd 66 2/3/11, 15:49

10.6 TindakanFungsiGudang
PetugasFungsiGudangcqpemegangKartuPersediaansetelahmenerimalembar
ke 3 "Daftar Pemeriksaan barangͲbarang/spare parts", akan melakukan tindakanͲ
tindakanberikut:
Mengisi lajur "menurut kartu" pada lembar ke 3 Daftar Pemeriksaan tersebut
sesuaidenganjumlahsisapadakartuPersediaan.Tanggalpemeriksaandanjumlah
menurutkenyataanhasilpemeriksaandicatatpadaKartuPersediaan.Bilaterdapat
"selisih"akanditelusuribersamaͲsamadenganpetugasFungsiTUKG.
Lembar ke 3 "Daftar Pemeriksaan barangͲbarang/spare parts" difile tersediri
setelahselesaidikerjakan.
10.7 TindakanFungsiTUKG
Setelah menerima lembar ke 1 "Daftar Pemeriksaan barangͲbarang/spare parts",
petugas
TUKGakanmelakukantindakanͲtindakansebagaiberikut:
Padalajur"menurutkartu"pada lembarke1"DaftarPemeriksaan"diisi menurut
sisa pada kartu persediaan TUKG. Tanggal pemeriksaan dan jumlah menurut
kenyataanhasilpemeriksaan,dicatatpadaKartuPersediaan.
ALURDARIDAFTARSELISIHBARANGͲBARANG/SPAREPARTS

FUNGSITUKG FUNGSI KONTROLINTERN FUNGSIGUDANG
PEMBUKUAN

TUKG 6
TUKG 6
TUKG 6 TUKG 6

1. Penelusuran 1. Koreksi 1. Kontrolseperlunya 1. Penelusuran
bersamaFungsi Pembukuan 2. LembarkeͲ2difile bersamaFungsi
sesuainomorurut
Gudang seperlunya TUKG

2. Koreksi 2. LembarKeͲ1Untuk 2. KoreksiKetua

Pembukuan lampiranNeraca Gudang

seperlunya 3. LembarkeͲ3difile
3. LembarkeͲ4difile sesuainomorurut
sesuainomorurut

67
Buku 067 - 091 OK.pmd 67 2/3/11, 15:48

Membuat "Daftar selisih barangͲbarang/spare parts" (bentuk formulir TUKG 6)
dalamrangkap4(empat):
lembarkeͲ1:untukFungsiPembukuan
lembarkeͲ2:untukKontrolIntern
lembarkeͲ3:untukFungsiGudang,
lembarkeͲ4:untukTUKG.
MenelusuriselisihtersebutbersamaͲsamadenganpetugasFungsiGudang.
Lembar ke 1 “Daftar pemeriksaan barangͲbarang/spare parts" difile tersendiri
setelahselesaidikerjakan.
10.8 PenelusuranSelisihBarangͲbarang/SpareParts
Selisih antara Kartu Persediaan dengan kenyataan menurut hasil pemeriksaan
seperti yang tercantum pada “Daftar selisih barangͲbarang/spare parts" yang
dibuatolehFungsiTUKG,harusditelusuriolehpetugasFungsiGudang.
Berdasarkan hasil penelusuran (sebabͲsebab terjadi selisih dan buktiͲbuktinya),
makapetugasFungsiTUKGdanpetugasFungsiGudangakanmengadakankoreksi
pembukuanmasingͲmasing.Akantetapi,jikabuktiͲbuktimengenaiselisihtersebut
tidakdiketemukan,makatindakanselanjutnyaadalahsebagaiberikut:
Selisih"kurang"atau"rusak"
Dari hasil pemeriksaan yang terdapat kurang, di mana barangͲbarangnya bernilai
rendah sekali, atau terdapat rusak, harus dibuatkan "Berita Acara pemeriksaan
barangͲbarang/spareparts".
Kemudian berdasarkan Berita Acara tersebut, dibuatkan "Bon Pengeluaran" guna
penghapusan.Akantetapi,apabilabarangͲbarangyangterdapatkurangitubernilai
tinggi, tidak mungkin untuk dihapuskan begitu saja. Dalam hal ini Berita Acara
harus dibuat, tetapi tindakan selanjutnya akan ditentukan oleh pejabat yang
berwenang.
Selisih“lebih"
Apabila dari hasil pemeriksaan terdapat kelebihan, Berita Acara harus dibuat
dengancatatanterdapatkelebihan.
Berdasarkan Berita Acara tersebut, dibuatkan "Bon Penerimaan" guna keperluan
koreksipembukuan.
10.9 TindakLanjutdiTUKG
PadatiapͲtiapakhirtahunpetugasFungsiTUKGakanmembuat"DaftarsisabarangͲ
barang/spareparts"(bentukformulirTUKG).Olehkarenapemeriksaan(stock
68
Buku 067 - 091 OK.pmd 68 2/3/11, 15:48

opname)dilakukanterusͲmenerus,makaangkaͲangkauntukpembuatan"Daftar
sisabarangͲbarang/spareparts"cukupdiambildariKartuPersediaanTUKG."Daftar
sisabarangͲbarang/spareparts"tersebutdibuatrangkapsesuaidengankebutuhan
padamasingͲmasingunit.
10.10 PenutupandanPembukaanKartuPersediaan
Semua Kartu Persediaan harus ditutup pada tanggal 31 Desember, dan dibuka
kembalipadatanggal1Januaritahunberikutnya.
10.11 KlasifikasiKriteriaStatusBarang
a. PersediaanMaterialNormal(Kategori1/K1)
Adalahpersediaanmaterialbaruyangmasihdalamkondisibaik.
b. PersediaanMaterialRetrovit(Kategori2/K2)
Adalah apabila persediaan material berasal dari persediaan baru yang telah
dilakukanperbaikanataurekondisi(retrovit).
c. PersediaanMaterialBaru,RusakBisaDiperbaiki(Kategori3/K3)
Adalah persediaan material baru yang telah menurun kondisinya atau rusak
dantidaklayakpakai,tetapibisadiperbaiki
d. PersediaanMaterialBaru,Bursa(Kategori4/K4)
Adalahpersediaanmaterialyangakandibursakankeunitlainkarenakelebihan
atauketinggalanteknologiatautidakdigunakanlagidiunityangbersangkutan,
tetapimasihlayakpakaidiunitlain.
e. PersediaanMaterialBaru,RusakTidakBisaDiperbaiki(Kategori5/K5)
Adalah persediaan material telah menurun kondisinya atau rusak dan tidak
layak pakai dan tidak bisa diperbaiki atau tidak ekonomis jika diperbaiki atau
dibursakansehinggadirencanakandandiusulkanuntukdihapus.
f. PersediaanMaterialBekas,LayakPakai(Kategori6/K6)
Adalah persediaan material bekas yang berasal dari kegiatan pemeliharaan
maupuninvestasiyangmasihbagusdanlayakpakai.
g. PersediaanMaterialBekas,RusakBisaDiperbaiki(Kategori7/K7)
maupuninvestasiyangsudahrusakdansecarateknisdanekonomismasihbisa
diperbaiki.
h. PersediaanMaterialBekas,TidakLayakPakai(Kategori8/K8)
maupuninvestasiyangsudahrusakdantidaklayakpakaidantidakekonomis
jikadiperbaiki.
69
Buku 067 - 091 OK.pmd 69 2/3/11, 15:48

LAMPIRANTATAUSAHAGUDANG(TUG)

Buku 067 - 091 OK.pmd 70 2/3/11, 15:48

PTPLN(PERSERO)
KARTUPERSEDIAANBARANG
TUG.1
Buku 067 - 091 OK.pmd

Uraian:
Lokasi
Kartu
Rekanan
No......
PESANAN
71
Nomor Nomor JumlahYangDi Terlambat/
Tanggal Tanggal REKANAN HargaSatuan Catatan
Pemintaan Pesanan Minta Pesan Terima Tgl.Terima
Tingkat
Minimum PesananUlang
Persediaan
um
71
Maximu
Persediaaan
Satuan
Pembelian
Satuan
Pemakaian
2/3/11, 15:48
MUTASI
an
M Dokumen Persediaan Dokumen Persediaan
Untuk
Tanggal Masuk Keluar Tanggal Masuk Keluar
Dimintak
Nama Nomor Fisik Tersedia Nama Nomor Fisik Tersedia
baiki Pesanan
DiperͲ Dalam
C
PencaͲ
dangan
STATISTIK

72
Jumlah/Bulan MUTASI
Dokumen Persediaan Dokumen Persediaan

72
2/3/11, 15:48
PTPLN(PERSERO)
KARTUPERSEDIAANSPAREPART
Lokasi
TUG.1a
Mesin/Perlengkapan/Aparat : NomorKodePabrik
UraianSparePart :

Referensi Jumlah
Kartu Pabrik Dipakai
No..........
Rekanan
PESANAN
Nomor Nomor JumlahYangDi Terlambat/
Tanggal Tanggal REKANAN HargaSatuan Catatan
Pemintaan Pesanan Minta Pesan Terima Tgl.Terima
Tingkat
PesananUlang
73
Minimum
Persediaan
Maximum m
Persediaan
Satuan
73
Pembelian
Satuan
Pemakaian
MUTASI
M Dokumen Persediaan Dokumen Persediaan
takan
Untuk
DiminͲ
2/3/11, 15:48
B
baiki Pesanan
DiperͲ Dalam
C
PencaͲ
dangan
MUTASI
Dokumen Persediaan
Tanggal Masuk Keluar
Nama Nomor Fisik Tersedia

74
MUTASI
Dokumen Persediaan
Tanggal Masuk Keluar
Nama Nomor Fisik Tersedia
74
2/3/11, 15:48
PTPLN(PERSERO) TUG2
KARTUGANTUNGBARANG Lokasi
NamaBarang:..............................................
Kartu ............................................................ Satuan
No................ .............................................................
SisaPersediaan
Tgl. No.Bon Masuk Keluar Catatan
Rak Peti Jumlah
75
Buku 067 - 091 OK.pmd 75 2/3/11, 15:48

PTPLN(PERSERO) TUG2a
KARTUGANTUNGBARANG Lokasi
NamaBarang:..............................................
Kartu ............................................................ Satuan
No................ .............................................................
SisaPersediaan
Tgl. No.Bon Masuk Keluar Catatan
Rak Peti Jumlah
76
Buku 067 - 091 OK.pmd 76 2/3/11, 15:48

PTPLN(PERSERO) TUG.3
No.000001
BON PENERIMAAN BARANG-BARANG / SPARE PART 1UntukTUKG
PLN

Cab./Sek./APJ.
DiterimaTgl. :.......................................................... Pembelianditempat,lihatfaktur/BuktiKas No.....................................................
Dari :.......................................................... DiterimaBonPengeluaran/Suratpengantar No............................... tgl...................
Dengan :..................... Biayaangkutan/Ass.Rp............... MenurutSuratPesanan/DaftarPermintaan No............................... tgl...................
77
No. Nomor HartaStn. Jumlah
NamaBarang/SparePart(DitulisLengkap) Stn. Banyaknya Keterangan
Urut Norm./Part (Rp.) (Rp.)
77
2/3/11, 15:48
NotaNo.: KodeAkun PerintahKerja Fungsi Jumlah
DiperiksaOleh KepalaGudang
(......................) (............................)
No.000001
BON PENERIMAAN BARANG-BARANG / SPARE PART 2UntukFungsiPembelian
PLN

Cab./Sek./APJ.
78
78
2/3/11, 15:48
(......................) (............................)
No.000001
BON PENERIMAAN BARANG-BARANG / SPARE PART 3UntukFungsiGudang
PLN

Cab./Sek./APJ.
79
79
2/3/11, 15:48
(......................) (............................)
No.000001
BON PENERIMAAN BARANG-BARANG / SPARE PART 4UntukFungsiPerbekalan
PLN

Cab./Sek./APJ.
80
80
2/3/11, 15:48
(......................) (............................)
No.000001
BON PENERIMAAN BARANG-BARANG / SPARE PART 5UntukRekanan/PengirimBarang
PLN

Cab./Sek./APJ.
81
81
2/3/11, 15:48
(......................) (............................)
No.000001
BON PENERIMAAN BARANG-BARANG / SPARE PART 6UntukTUKG
PLN

Cab./Sek./APJ.
82
82
2/3/11, 15:48
(......................) (............................)
PT PLN (PERSERO)
TUG 4
Pengirim Barang
1 Untuk
Yang Berkepentingan
PLN
Cab./Sek./Bkl.
BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG/SPARE PARTS
No. : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pada hari tgl. para pemeriksa terdiri dari :
No Nama Jabatan Tanda tangan
telah mengadakan pemeriksaan atas barang-barang/spare parts milik PT PLN (Persero) yang berada
di/diterima dari : tgl. menurut Surat Pesanan/B.P.
No. tgl. Gudang
dan menyatakan sebagai berikut :
No. Nomor
Nama Barang/Spare part Stn. Banyaknya*) Catatan
Urut Norm./Part
No. Kode Akun No. Perintah Kerja Fungsi :
*) Diisi jumlah yang rusak/hilang/lebih saja PT PLN (PERSERO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)
83
Buku 067 - 091 OK.pmd 83 2/3/11, 15:48

PT PLN (PERSERO)
TUG 4
2 Untuk Fungsi Pembelian
PLN
Cab./Sek./Bkl.
No. : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
telah mengadakan pemeruksaan atas barang-barang/spare parts milik PT PLN (Persero) yang berada
No. tgl. Gudang
No. Nomor
Urut Norm./Part
Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)
84
Buku 067 - 091 OK.pmd 84 2/3/11, 15:48

PT PLN (PERSERO)
TUG 4
3 Untuk TUKG
PLN
Cab./Sek./Bkl.
No. : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
No. tgl. Gudang
No. Nomor
Urut Norm./Part
Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)
85
Buku 067 - 091 OK.pmd 85 2/3/11, 15:48

PT PLN (PERSERO)
TUG 4
4 Untuk Fungsi Gudang
PLN
Cab./Sek./Bkl.
No. : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
No. tgl. Gudang
No. Nomor
Urut Norm./Part
Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)
86
Buku 067 - 091 OK.pmd 86 2/3/11, 15:48

PT PLN (PERSERO)
TUG 4
5 Untuk Fungsi Perbekalan
PLN
Cab./Sek./Bkl.
No. : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
No. tgl. Gudang
No. Nomor
Urut Norm./Part
Kepala . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)
87
Buku 067 - 091 OK.pmd 87 2/3/11, 15:48

PT PLN (PERSERO) TUG 5
DAFTAR PERMINTAAN BARANG - BARANG (MATERIAL UMUM)
No........................ 1FungsiPerbekalan
Kepada PLN
HarapDikirimke Cab./Sekt./Bkl.

Alamat
Pemakaian Diberikan
No. NamaBarang Sisa
Nomor Stn. rataͲrata Permintaan Keterangan
Urut (ditulisselengkapnya) Persediaan Banyaknya DONo. tgl.
perbulan
88
88
PerintahKerja: KodeAkun Fungsi:
Kepala........................ ...............,...........,20.......
2/3/11, 17:11
Kepala........................
(..............................) (..............................)
88
Kepada PLN

Alamat
Pemakaian Diberikan
No. NamaBarang Sisa
perbulan
89
89
Kepala........................ ...............,...........,20.......
2/3/11, 17:11
Kepala........................
(..............................) (..............................)
89
No........................ 3UntukArsipPemintaBarang

Kepada PLN
Alamat
Pemakaian Diberikan
No. NamaBarang Sisa
perbulan
90
90
2/3/11, 15:48
Kepala........................ ...............,...........,20.......
Kepala........................
(..............................) (..............................)
DAFTAR PERMINTAAN BARANG - BARANG (SPARE PART)

Kepada PLN
Alamat
Pemakaian Diberikan
No. NamaBarang Sisa
pertahun
91
91
2/3/11, 15:48
Kepala........................ ...............,...........,20.......
Kepala........................
(..............................) (..............................)

Kepada PLN
Alamat
Pemakaian Diberikan
No. NamaBarang Sisa
pertahun
92
92
2/3/11, 15:48
Kepala........................ ...............,...........,20.......
Kepala........................
(..............................) (..............................)
No........................ 3UntukArsipPemintaSparePart

Kepada PLN
Alamat
Pemakaian Diberikan
No. NamaBarang Sisa
93
pertahun
93
2/3/11, 15:48
Kepala........................ ...............,...........,20.......
Kepala........................
(..............................) (..............................)
................,.............20....
PERINTAHPENYERAHANBARANG
DELIVERYORDER
No........................
Kepada :.........................................................................................
Untuk :.........................................................................................
Berdasarkan :.........................................................................................
Atasbebanrekening :.........................................................................................
DenganpenyerahanlembaraslidaripadaPerintahpenyerahaniniharapmenyerahkan/mengirimkandaripersediaan
gudangkealamattersebutdiatas,barangͲbarang/Sparepartssbb:
No. Nomor Harga

Namabarang/Sparepart Stn. Banyaknya Keterangan
Urut Norm./part Stn. Jumlah
PerintahKerja: KodeAkun Fungsi
Lembarke.........
Kepala........................
(..............................)
94
Buku 092 - 116 OK.pmd 94 2/3/11, 15:48

No.000001
BON PENGELUARAN BARANG-BARANG / SPARE PART 1UntukFungsiKeuanganPersediaan
PLN

Cab./Sek./APJ.
DikirimkepadaP:...................................... tgl.................. Dikirimdengan :........................................................................
............... tgl.................. Sudah/belumdibayar :........................................................................
BiayaPengiriman :Rp...................(..................................................)
95
BiayaPembungkus :Rp...................(..................................................)

95
2/3/11, 15:48
Yangmenerima DiperiksaOleh KepalaGudang
(......................) (......................) (............................)

No.000001
BON PENGELUARAN BARANG-BARANG / SPARE PART 2UntukPengantar
PLN

Cab./Sek./APJ.
96

NamaBarang /SparePart(DitulisLengkap) Stn. Banyaknya Keterangan
96
2/3/11, 15:48
(......................) (......................) (............................)

No.000001
BON PENGELUARAN BARANG-BARANG / SPARE PART 3UntukBuktiPenerimaan
PLN

Cab./Sek./APJ.
97

97
2/3/11, 15:48
(......................) (......................) (............................)

No.000001
BON PENGELUARAN BARANG-BARANG / SPARE PART 4UntukTUGudang
PLN

Cab./Sek./APJ.
98

98
2/3/11, 15:48
(......................) (......................) (............................)

No.000001
BON PENGELUARAN BARANG-BARANG / SPARE PART 5UntukTUPerbekalan

PLN
Cab./Sek./APJ.
99

99
2/3/11, 15:48
(......................) (......................) (............................)

No.000001
BON PENGELUARAN BARANG-BARANG / SPARE PART 6UntukTUKeuanganPersediaan
PLN

Cab./Sek./APJ.
100

100
2/3/11, 15:48
(......................) (......................) (............................)

PTPLN(PERSERO) TUG9
BONPEMAKAIAN A.No.000001
1UntukTUKG
PLN: Cab./Sekt./Bkl.
Pekerjaan:Pas.Baru/Perluas./Perbaik./Perub./Pemel./Pembongk. No.P.P.
NAMA/ALAMAT
Banyaknya Satuan NamaBarang/SparePart No.Norm.Par JumlahUang
AkunPembebanan: KodeAkun:1023... Tanggal:

Setuju KepalaGudang: Pemeriksa: Penerima: Banyaknyasehari
tiapbarang:
PTPLN(PERSERO) TUG9
BONPEMAKAIAN B.No.000001
1UntukTUKG
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
PTPLN(PERSERO) TUG9
BONPEMAKAIAN C.No.000001
1UntukTUKG
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
PTPLN(PERSERO) TUG9
BONPEMAKAIAN D.No.000001
1UntukTUKG
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
101
Buku 092 - 116 OK.pmd 101 2/3/11, 15:48

PTPLN(PERSERO) TUG9
2UntukFungsiGudang
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
PTPLN(PERSERO) TUG9
2UntukFungsiGudang
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
PTPLN(PERSERO) TUG9
2UntukFungsiGudang
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
PTPLN(PERSERO) TUG9
2UntukFungsiGudang
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
102
Buku 092 - 116 OK.pmd 102 2/3/11, 15:48

PTPLN(PERSERO) TUG9
3UntukArsipPemintaBarang
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
PTPLN(PERSERO) TUG9
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
PTPLN(PERSERO) TUG9
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
PTPLN(PERSERO) TUG9
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
103
Buku 092 - 116 OK.pmd 103 2/3/11, 15:48

PTPLN(PERSERO) TUG10
BONPENGEMBALIAN A.No.000001
1UntukTUKG
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
BONPENGEMBALIAN B.No.000001
1UntukTUKG
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
BONPENGEMBALIAN C.No.000001
1UntukTUKG
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
BONPENGEMBALIAN D.No.000001
1UntukTUKG
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
104
Buku 092 - 116 OK.pmd 104 2/3/11, 15:48

2UntukFungsiGudang
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
2UntukFungsiGudang
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
2UntukFungsiGudang
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
2UntukFungsiGudang
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
105
Buku 092 - 116 OK.pmd 105 2/3/11, 15:48

3UntukArsipPengembaliBarang
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
NAMA/ALAMAT

tiapbarang:
106
Buku 092 - 116 OK.pmd 106 2/3/11, 15:48

PTPLN(PERSERO)
DAFTARMUTASIHARIAN
TUG11
No.000001
1UntukTUKG
No. Mutasi
Pos NamaBarang/SparePart
Norm/Part Keluar Kembali Terpakai
Tanggal Paraf KepalaGudang

Dibuat : :
Diperiksa : :
Dibukukan : : (.......................)
107
Buku 092 - 116 OK.pmd 107 2/3/11, 15:48

PTPLN(PERSERO)
DAFTARMUTASIHARIAN
TUG11
No.000001
2UntukFungsiGudang
No. Mutasi
Pos NamaBarang/SparePart
Norm/Part Keluar Kembali Terpakai
Tanggal Paraf KepalaGudang

Dibuat : :
Diperiksa : :
Dibukukan : : (.......................)
108
Buku 092 - 116 OK.pmd 108 2/3/11, 15:48

PTPLN(PERSERO)
DAFTARPENGANTARBONͲBONGUDANG
TUG12
No.000001
1UntukTUKG
No.
NomorBon NomorBon NomorBon NomorBon NomorBon
Urut
Tanggal Paraf
Dibuat : :
Diperiksa : :
Dibukukan : :
109
Buku 092 - 116 OK.pmd 109 2/3/11, 15:48

PTPLN(PERSERO)
DAFTARPENGANTARBONͲBONGUDANG
TUG12
No.000001
2UntukFungsiGudang
No.
NomorBon NomorBon NomorBon NomorBon NomorBon
Urut
Tanggal Paraf
Dibuat : :
Diperiksa : :
Dibukukan : :
110
Buku 092 - 116 OK.pmd 110 2/3/11, 15:48

PTPLN(PERSERO)
NOTAPENCADANGANBARANGͲBARANG
TUG13
Tanggal No.P.P. No.000001
1UntukTUKG
Fungsi PerkiraanBiaya PLN
Cab./Sekt./Bkl.
No. Jumlah Persediaan Nomor

STn. URAIAN
Urut Diminta Tersedia Normalisasi/Part
Setuju: Pemeriksa: YangMeminta
111
Buku 092 - 116 OK.pmd 111 2/3/11, 15:48

PTPLN(PERSERO)
TUG13
2UntukFungsiGudang
Cab./Sekt./Bkl.

STn. URAIAN
112
Buku 092 - 116 OK.pmd 112 2/3/11, 15:48

PTPLN(PERSERO)
TUG13
3UntukFungsiPerbekalan
Cab./Sekt./Bkl.

STn. URAIAN
113
Buku 092 - 116 OK.pmd 113 2/3/11, 15:48

No.000001
DAFTARKELEBIHANPERSEDIAAN 1UntukFungsiPerbekalan

Tanggal Fungsi PLN
Cab./Sekt./Bkl.
No. Nomor
Persediaan Lebih Sisa Stn URAIAN HargaSatuan JumlahHarga
Urut Normalisasi/Part
114
114
2/3/11, 15:48
DiperiksaOleh KepalaUrusanTeknik KepalaUrusanAdministrasi KepalaGudang Jumlah
Harga
No.000001
DAFTARKELEBIHANPERSEDIAAN 2UntukTUKG

Tanggal Fungsi PLN
Cab./Sekt./Bkl.
No. Nomor
115
115
2/3/11, 15:48
Harga
No.000001
DAFTARKELEBIHANPERSEDIAAN 3UntukFungsiGudang

Tanggal Fungsi PLN
Cab./Sekt./Bkl.
No. Nomor
116
116
2/3/11, 15:48
Harga
DAFTARPEMERIKSAANBARANGͲBARANG/SPAREPARTS 1UntukFungsiKeuanganPersediaan

PadaTanggal :............................ PLN
Gudang :............................ Cab./Sekt./Bkl.
Banyaknya Perbedaan
No.
Pos NamaBarang/SparePart(DitulisLengkap) Satuan Menurut Keterangan
Norm/Part Kenyataan Lebih Kurang
Kartu
117
117
2/3/11, 15:47
TandaTanganPemeriksa:
1.................................................
2.................................................
3.................................................
DAFTARPEMERIKSAANBARANGͲBARANG/SPAREPARTS 2UntukFungsiPerbekalan

PadaTanggal :............................ PLN
Banyaknya Perbedaan
No.
Kartu
118
118
2/3/11, 15:47
1.................................................
2.................................................
3.................................................
DAFTARPEMERIKSAANBARANGͲBARANG/SPAREPARTS 3UntukFungsiGudang

PadaTanggal :............................ PLN
Banyaknya Perbedaan
No.
Kartu
119
119
2/3/11, 15:47
1.................................................
2.................................................
3.................................................
PTPLN(PERSERO)
TUG16
PERMINTAANPEMBUATAN/PERBAIKANBARANG No.000001
1UntukBengkel
KEPADA :.......................................... PLN
.......................................... Cab./Sekt./Bkl.
Harapdibuatkan/diperbaiki/ditestbarangͲbarangsbb:
No. Nomor
NAMABARANG Stn Banyaknya Keterangan
Urut Norm./Part
Selesaitgl.:.............,20.... Mengetahui ...................,20.....
Kepala................. Kepala.................
(.......................) (.......................)
120
Buku 117 - 141 OK.pmd 120 2/3/11, 15:47

PTPLN(PERSERO)
TUG16
2UntukTUKG
KEPADA :.......................................... PLN
.......................................... Cab./Sekt./Bkl.
No. Nomor
Urut Norm./Part
Kepala................. Kepala.................
(.......................) (.......................)
121
Buku 117 - 141 OK.pmd 121 2/3/11, 15:47

PTPLN(PERSERO)
TUG16
3UntukFungsiGudang
KEPADA :.......................................... PLN
.......................................... Cab./Sekt./Bkl.
No. Nomor
Urut Norm./Part
Kepala................. Kepala.................
(.......................) (.......................)
122
Buku 117 - 141 OK.pmd 122 2/3/11, 15:47

PTPLN(PERSERO)
TUG16
4UntukFungsiPerbekalan
KEPADA :.......................................... PLN
.......................................... Cab./Sekt./Bkl.
No. Nomor
Urut Norm./Part
Selesaitgl.:.............,20.... Mengetahui ..................,20.....
Kepala.............. Kepala.................
(......................) (.......................)
123
Buku 117 - 141 OK.pmd 123 2/3/11, 15:47

dffdffdf

BAGIANTIGA
TATAKELOLAPERGUDANGANERP/SAP

Buku 117 - 141 OK.pmd 124 2/3/11, 15:47

BABIMENGELOLAMOBILECOMPUTINGͲMMWM020

1.1 Tujuan
Dokumen ini menjelaskan aktivitas rinci dari alur proses bisnis dan menyoroti perubahanͲ
perubahan utama yang terkait dengan bisnis sebagai konsekuensi dari implementasi sistem
ERP.

1.2 DeskripsiEventBisnis
Prosesbisnisinimemandupenggunadalammenjalankanfungsidasarpadaaktivitasmobile
computing:
1. PenempatanBarang
2. PengambilanBarang
3. PerhitunganFisik
4. Pengisiankembali/pemindahanantarbin(tempatpenyimpanan)

1.2.1 PenempatanBarang
Inimembantupengguna(user)untukmelaksanakanaktivitaspenempatanbarangdigudang
dengan menggunakan Warehouse Management. Untuk pergerakan barang masuk, Sistem
Warehouse Management akan membantu pengguna (user) untuk menggunakan kapasitas
gudangyangtersediadengansecaraotomatismenentukanlokasipenyimpananbarangyang
diterima ketempatyang kosong (tersedia), sesuai dengan strategi penempatan barang (put
away) yang sudah didefinisikan sebelumnya di material master. Pengguna (user) dapat
mengubah bin penyimpanan tujuan, jika terjadi ketidakkonsistenan dan kapasitas bin yang
sudahtidakcukuplagiuntukmenampungbarang/material.

1.2.2 PengambilanBarang
Inimembimbingpengguna(user)untukmenjalankanaktivitaspengambilanbarangdigudang
yang menggunakan Warehouse Management. Untuk pemindahan barang keluar, Sistem
Warehouse Management akan membantu pengguna (user) untuk menentukan lokasi yang
terbaik yang secara otomatis akan menunjukkan bin, yang juga didukung dengan strategi
pengambilan barang yang tentunya sudah didefinisikan terlebih dahulu. Pengguna (user)
dapat mengubah bin asal, jika terjadi ketidakkonsistenan dan persediaan di bin tujuan yang
tidakcukupuntukmengisikebutuhan.

1.2.3 PerhitunganFisik
Ini membimbing user dalam melaksanakan perhitungan inventori untuk gudang yang
menggunakan Warehouse Management. Dalam proses ini, user akan membandingkan
persediaan (stok) material yang ada secara fisik dengan data yang dikelola di Sistem
Manajeman Gudang. Proses ini termasuk memasukkan perbedaan inventori, sesuai dengan
yang dicatat dalam hasil inventori fisik, untuk memperbaharui sisi keuangan dari data
persediaan(stok).

125
Buku 117 - 141 OK.pmd 125 2/3/11, 15:47

1.2.4 PengisianKembali/PemindahanAntarBin
Ini akan membantu user untuk mengetahui bagaimana proses memindahkan material antar
bindidalamgudangyangsama.

1.3 DiagramAlirProsesBisnis:MengelolaMobileComputing
126
Buku 117 - 141 OK.pmd 126 2/3/11, 15:47

127
Buku 117 - 141 OK.pmd 127 2/3/11, 15:47

128
Buku 117 - 141 OK.pmd 128 2/3/11, 15:47

129
Buku 117 - 141 OK.pmd 129 2/3/11, 15:47

130
Buku 117 - 141 OK.pmd 130 2/3/11, 15:47

131
Buku 117 - 141 OK.pmd 131 2/3/11, 15:47

1.4 DeskripsiProsesBisnis
1.4.1 SubProses:MemeliharaPenempatanBarang(WM020Ͳ010)
No. Aktivitas/Nama Tugas Aktivitas /Deskripsi Tugas Tipe
(Sistem/Manual)
1 Membuat Transfer 1. Selama penerimaan barang dan Sistem
Order (TO) dengan pemindahan persediaan (stok),
referensi Transfer Transfer Requirement (TR) akan
Requirement (TR) dibuat secara otomatis.
2. Periksa Transfer Requirement (TR)
untuk dokumen material yang
terkait (Dokumen Penerimaan
Barang)
3. Buat Transfer Order (TO)
berdasarkan Transfer Requirement
(TR). Transfer Order (TO) dapat
dibuat di background (Sistem akan
menunjukkan lokasi untuk
penempatan barang) atau di
background (jika user ingin
menentukan lokasi bin-nya sendiri/
secara manual)
2 Mencetak Transfer 1. Transfer Order (TO) akan dicetak Sistem
Order (TO) untuk proses selanjutnya.
3 Menyerahkannya 1. Transfer Order (TO) yang telah Manual
kepada dicetak akan diserahkan kepada
operator/pegawai operator/pegawai gudang untuk
gudang diproses lebih lanjut (untuk
aktivitas penempatan barang)
4 Mengumpulkan seluruh 1. Seluruh Transfer Order (TO) yang Manual
Transfer Order (TO) relevan akan dikumpulkan untuk
yang relevan, diproses (ditaruh/ditempatkan ke
berangkat dan bawa bin yang dituju)
perlengkapan yang 2. Pergi ke bin yang dituju dan bawa
dibutuhkan ke bin yang perlengkapan yang dibutuhkan
dituju. untuk menempatkan material
kedalam bin
3. Jika sistem bar-coding belum
diterapkan, lanjutkan ke langkah
ke-5, jika tidak, silahkan lanjutkan
ke langkah 13.
5 Verifikasi material, 1. Bagian Operasi Gudang akan Manual
lokasi dan jumlah memeriksa Transfer Order (TO)
dalam Transfer Order untuk lokasi yang dituju dan jumlah
(TO) dengan kondisi material yang disebutkan dalam
aktual Transfer Order (TO) melanjutkan
langkah berikutnya
2. Jika bin yang dituju tidak cukup,
silahkan lihat (lanjutkan) ke
langkah 6.
3. Jika bin yang dituju masih memiliki
kapasitas yang cukup untuk
menyimpan material, lanjutkan ke
langkah ke-8.
6 Beritahukan/laporkan 1. Jika terjadi kasus bin yang dituju Manual
kepada Admin Gudang tidak cukup untuk menampung
perihal barang/material yang diterima,
ketidakkonsistenan operator gudang akan
memberitahukan Admin Gudang
132
Buku 117 - 141 OK.pmd 132 2/3/11, 15:47

(Sistem/Manual)
perihal ketidakkonsistenan dan
memberikan laporan bin yang
tersedia pada kondisi saat itu
(aktual)
7 Menyelidiki 1. Admin gudang akan menyelidiki Manual
ketidakkonsistenan penyebab ketidakkonsistenan
2. Jika ketidakkonsistenan tersebut
dapat diatasi dengan
memindahkan jumlah fisik untuk
menyesuaikan dengan keadaan /
jumlah yang ada didalam sistem
(tidak diperlukan pemindahan
antar bin), lanjutkan ke langkah ke-
5 (tanpa bar-coding) atau ke
langkah 15 (dengan bar-coding)
3. Jika ketidakkonsistenan perlu
diperbaiki dengan menggunakan
pemindahan antar bin, kemudian
lanjutkan ke Proses Pemindahan
antar bin (WM020-040 Proses Bin
Transfer)
8 Sesuaikan/koreksi 1. Setelah aktivitas pemindahan antar Sistem & Manual
Transfer Order (TO) bin (yang dilaksanakan karena
dengan benar ketidakkonsistenan yang
ditemukan selama aktivitas
penempatan barang) selesai,
Admin Gudang akan memberikan
koreksi/perbaikan untuk Transfer
Order (TO) didalam sistem
berdasarkan strategi yang sudah
dibuat didalam sistem.
2. Buat perbaikan didalam Lembar
Transfer Order (TO) dan tanda
tangani.
3. Lanjutkan ke langkah ke-3
9 Menaruh/menempatkan 1. Material akan ditempatkan didalam Manual
material didalam bin bin penyimpanan seperti yang
tertulis dalam Transfer Order (TO)
(setelah dilakukan
perbaikan/koreksi, jika ada)
10 Memperbaharui slip 1. Jika memang sistem bar-coding Manual
Transfer Order (TO) belum diterapkan, Bagian Operasi
Gudang akan menandai barang-
barang Transfer Order (TO)
kedalam slip Transfer Order (TO)
2. Jika masih ada barang/bagian
pada Transfer Order (TO) yang
sama untuk diproses, lanjutkan ke
langkah 11, jika tidak, silahkan
lanjutkan ke langkah ke-12
11 Lanjutkan dengan 1. Bagian Operasi Gudang akan Manual
barang / Transfer Order mengulangi langkah 5 sampai
(TO) berikutnya. langkah 10 untuk barang/ Transfer
Order (TO) berikutnya.
12 Mengembalikan 1. Jika seluruh barang pada Transfer Manual
Transfer Order (TO) Order (TO) telah
yang telah diperbaharui ditaruh/ditempatkan, Bagian
ke admin Gudang Operasi Gudang akan
133
Buku 117 - 141 OK.pmd 133 2/3/11, 15:47

(Sistem/Manual)
mengembalikan Transfer Order
(TO) yang telah diperbaharui
tersebut kepada Admin Gudang
13 Mengkonfirmasi 1. Admin Gudang akan Sistem
Transfer Order (TO) mengkonfirmasikan selesainya
Transfer Order (TO) didalam
sistem
14 Mendokumentasikan 1. Transfer Order (TO) yang telah Manual
Transfer Order (TO) dikonfirmasi akan
yang telah dikonfirmasi didokumentasikan untuk referensi.
2. Proses penempatan barang
selesai.
15 Memasukkan nomor 1. Bagian Operasi Gudang akan Sistem
dokumen Transfer memasukkan nomor dokumen
Order (TO) Transfer Order (TO)
menggunakan RF
lokasi dan jumlah memeriksa Transfer Order (TO)
didalam Transfer Order untuk lokasi yang dituju dan
(TO) dengan kondisi jumlah material seperti yang
aktual disebutkan didalam dokumen
Transfer Order (TO) untuk
melanjutkan langkah berikutnya
2. Jika kapasitas bin yang dituju tidak
cukup lagi, lihat langkah ke - 6
3. Jika bin yang dituju masih
mencukupi (muat) untuk
menyimpan material, lanjutkan ke
langkah 17
17 Menempatkan material 1. Material akan ditempatkan di bin Manual
kedalam bin penyimpanan seperti yang
disebutkan di Transfer Order (TO)
(setelah dilakukan koreksi, jika
ada)
18 Memperbaharui 1. Jika menggunakan bar-coding, Sistem
Transfer Order (TO) penyelesaian barang/bagian
(menggunakan RF) Transfer Order (TO) akan ditandai
di dokumen Transfer Order (TO)
tersebut dengan menggunakan RF
2. Jika ada barang/bagian pada
dokumen Transfer Order (TO)
yang sama atau pada Transfer
Order (TO) yang lain yang akan
diproses, lanjutkan ke langkah 19,
jika tidak, lanjutkan ke langkah 20.
19 Lanjutkan dengan 1. Bagian Operasi Gudang akan Manual
barang/bagian atau mengulangi langkah 15 sampai
Transfer Order (TO) langkah 19 untuk Transfer Order
berikutnya. (TO) berikutnya.
20 Kembalikan Transfer 1. Jika seluruh bagian (item) pada Manual
Order (TO) yang telah Transfer Order (TO) telah
dikonfirmasi ke Admin ditempatkan, Bagian Operasi
Gudang Gudang akan mengembalikan
yang telah diperbaharui kepada
Admin Gudang.
2. Lanjutkan ke langkah 14
134
Buku 117 - 141 OK.pmd 134 2/3/11, 15:47

1.4.2 SubProses:MemeliharaPengambilanBarang(WM020Ͳ020)
(Sistem/Manual)
1 Membuat dokumen 1. Selama pengeluaran barang, Sistem
Transfer Order (TO) Kebutuhan Permintaan secara
dengan referensi Transfer otomatis akan dibuat.
Requirement (TR) 2. Periksa Transfer Requirement
(TR) untuk dokumen material
yang terkait (dokumen
pengeluaran barang)
3. Membuat Transfer Order (TO)
berdasarkan Transfer
Requirement (TR). Transfer
Order (TO) dapat dibuat di
background (Sistem akan
memberitahukan lokasi
pengambilan barang) atau di
background (jika user ingin
menentukan lokasi
pengambilan (bin) secara
manual)
2 Mencetak Transfer Order 1. Transfer Order (TO) akan Sistem
(TO) dicetak untuk proses
selanjutnya.
3 Menyerahkan Dokumen 1. Dokumen Transfer Order (TO) Manual
Transfer Order (TO) kepada akan diserahkan kepada
pegawai/operator Gudang pegawai/operator Gudang
untuk diproses lebih lanjut
untuk aktivitas pengambilan
barang
4 Mengumpulkan seluruh 1. Seluruh Transfer Order (TO) Manual
dokumen Transfer Order yang relevan akan
(TO) yang relevan dikumpulkan dan diproses
(diambil dari bin yang
terkait/dituju)
2. Pergi ke bin yang dituju dan
bawa perlengkapan yang
diperlukan untuk membawa
material dari bin
3. Jika bar-coding belum
diimplementasikan, lanjutkan
ke langkah 5, jika tidak
lanjutkan ke langkah 18.
5 Verifikasi lokasi, material, 1. Bagian Operasi Gudang akan Manual
dan jumlah didalam memeriksa Transfer Order
Transfer Order (TO) sesuai (TO) untuk lokasi yang dituju
dengan keadaan aktual. dan jumlah materialnya sesuai
dengan yang disebutkan dalam
Transfer Order (TO) untuk
melanjut ke langkah
berikutnya.
2. Jika kapasitas bin yang dituju
tidak cukup, lanjut ke langkah 6.
cukup untuk mengisi
kebutuhan, lanjut ke langkah 8.
135
Buku 117 - 141 OK.pmd 135 2/3/11, 15:47

(Sistem/Manual)
6 Beritahu dan laporkan ke 1. Jika jumlah fisik bin tidak cukup Manual
admin Gudang perihal untuk mengisi kebutuhan,
ketidakkonsistenan bin Bagian Operasi Gudang akan
memeriksa bin terdekat yang
memiliki persediaan (stok)
untuk mengisi kebutuhan
2. Bagian Operasi Gudang
memberitahukan Admin
gudang perihal inkonsistensi
bin dan memberikan laporan
keadaan aktual.
7 Menyelidiki 1. Admin Gudang akan Manual
ketidakkonsistenan memeriksa penyebab
ketidakkonsistenan
2. Jika ketidakkonsistenan tsb
dapat diatasi dengan
memindahkan jumlah fisik agar
sesuai dengan yang ada pada
sistem (tidak perlu ada
pemindahan antar bin),
lanjutkan ke langkah 5 (tanpa
barcoding), atau langkah 18
(dengan menggunakan bar-
coding)
3. Jika ketidakkonsistenan dapat
diatasi dengan melakukan
pemindahan antar bin,
kemudian lanjut ke proses
Pemindahan Antar Bin
(WM020-040)
8 Menyesuaikan/memperbaiki 1. Jika aktivitas pemindahan Sistem & Manual
Transfer Order (TO) tsb. antar bin (yang dilakukan
karena ditemukannya
ketidakkonsistenan selama
aktivitas penempatan barang)
selesai, Admin Gudang akan
memberikan koreksi untuk
Transfer Order (TO) didalam
sistem berdasarkan strategi
yang telah dibuat didalm
sistem.
2. Membuat perbaikan/koreksi
didalam dokumen Transfer
Order (TO) dan
menandatanganinya.
3. Lanjutkan ke langkah 3
9 Memindahkan 1. Jika jumlah fisik didalam bin Manual
barang/material dari bin masih cukup atau perbaikan
lokasi bin sudah dilakukan,
barang-barang/material akan
dipindahkan dari bin tersebut.
136
Buku 117 - 141 OK.pmd 136 2/3/11, 15:47

(Sistem/Manual)
10 Beri tanda / tandai pada 1. Sehubungan dengan Manual
dokumen Transfer Order selesainya aktivitas
(TO) pengambilan sebuah barang
yang terdapat pada dokumen
Transfer Order (TO), Bagian
Operasi Gudang akan
memberikan tanda pada
2. Jika ada bagian yang sama
pada dokumen Transfer Order
(TO) atau dokumen Transfer
Order (TO) yang lain yang
akan diproses, lanjutkan ke
langkah 11, jika tidak lanjutkan
ke langkah 12.
11 Lanjutkan dengan bagian 1. Bagian Operasi Gudang akan Manual
berikutnya (yang terdapat mengulangi langkah ke 5
pada Transfer Order (TO)) sampai ke 11 untuk
bagian/material berikutnya
(yang terdapat pada Transfer
Order (TO))
12 Pindahkan barang-barang 1. Seluruh barang/material yang Manual
yang dikumpulkan ke area telah diambil dari bin akan
pengeluaran barang untuk dikumpulkan dan dipindahkan
pengepakan (packing) ke area pengeluaran barang
untuk pengepakan (packing).
13 Pengepakan (packing) 1. Pengepakan barang/material Manual
yang akan dikeluarkan (jika
perlu)
14 Menyerahkan dokumen 1. Jika seluruh barang/bagian dan Manual
Transfer Order (TO) kepada Transfer Order (TO) telah
admin gudang selesai untuk aktivitas
pengambilan, Bagian Operasi
Gudang akan mengembalikan
yang sudah diperbaharui
kepada admin gudang.
15 Mengirimkan 1. Barang/material yang telah Manual
barang/material kepada diambil dari bin akan
konsumen atau membuat dikirimkan ke konsumen atau
muatan (untuk akan dimuatkan untuk tujuan
pemindahan) pemindahan.
2. Pekerjaan untuk Bagian
Operasi Gudang dalam
aktivitas pengambilan selesai.
16 Mengkonfirmasikan 1. Admin gudang akan Sistem
Transfer Order (TO) mengkonfirmasikan Transfer
Order (TO) yang telah selesai
di dalam sistem
17 Mendokumentasikan 1. Transfer Order (TO) yang Manual
Transfer Order (TO) yang sudah dikonfirmasi
sudah dikonfirmasi didokumentasikan untuk
referensi di masa yang akan
datang.
137
Buku 117 - 141 OK.pmd 137 2/3/11, 15:47

(Sistem/Manual)
18 Memasukkan nomor 1. Jika barcode sudah Sistem
Transfer Order (TO) diimplementasikan, Bagian
(menggunakan RF) Operasi Gudang akan men-
scan dokumen Transfer Order
(TO) dengan menggunakan
RF.
19 Memverifikasi lokasi, 1. Bagian Operasi Gudang akan Manual
material, dan jumlah memeriksa dokumen Transfer
didalam dokumen Transfer Order (TO) untuk lokasi yang
Order (TO) dengan kondisi dituju dan jumlah material
aktual (sebenarnya) seperti yang tertulis
didalamnya untuk melanjutkan
langkah berikutnya
2. Jika kapasitas bin tidak cukup,
cukup untuk menampung
kebutuhan, lanjutkan ke
langkah 20.
20 Pindahkan barang dari bin 1. Jika jumlah fisik didalam bin Manual
masih cukup atau
perbaikan/koreksi lokasi bin
sudah dilakukan, barang akan
dipindahkan dari bin.
21 Memperbaharui Transfer 1. Setelah aktivitas pengambilan Sistem
Order (TO) (dengan barang selesai, Bagian
menggunakan RF ) Operasi Gudang akan
memperbaharui dokumen
Transfer Order (TO)
menggunakan RF.
2. Jika masih terdapat
barang/bagain pada dokumen
Transfer Order (TO) yang
sama mauapun yang lain,
yang akan diproses, silahkan
lanjutkan ke langkah 22, jika
tidak kembali ke langkah 12.
22 Melanjutkan barang/bagian 1. Bagian Operasi Gudang akan Manual
berikutnya (pada Transfer mengulangi langkah 18 sampai
Order (TO)) langkah 20 untuk
bagian/material berikutnya.
(pada Transfer Order (TO))
138
Buku 117 - 141 OK.pmd 138 2/3/11, 15:47

1.4.3 SubProses:PerhitunganFisik(WM020Ͳ030)
No. Aktivitas/Nama Aktivitas /Deskripsi Tugas Tipe
Tugas (Sistem/Manual)
1 Mengelola aktivitas 1. Admin Gudang menerima perintah Manual
perhitungan invetori untuk melakukan perhitungan
fisik persediaan (stok) / pengambilan
persediaan (stok)
2. Mempersiapkan rencana untuk
perhitungan invetori fisik (misal:
waktu, orang/pegawai, dokumen-
dokumen, dll).
2 Memberitahukan 1. Setelah waktu untuk perhitungan Manual
user aktivitas fisik dibuat, admin gudang akan
pengambilan memberitahu user material dari
persediaan (stok) aktivitas pengambilan persediaan
dan mengelola tim (stok). Pada waktu yang sama,
admin gudang juga akan
memberitahukan dan mengelola
anggota tim untuk melakukan
perhitungan.
3 Membuat daftar bin 1. Admin gudang akan membuat daftar Sistem
dan material bin penyimpanan yang akan
dihitung.
4 Membuat dokumen 1. Dokumen Inventori Fisik (Physical Sistem
inventori fisik. Inventory Document (PID)) akan
dibuat sebagai lembar perhitungan.
2. Mengaktifkan Dokumen Inventori
Fisik sebelum menyimpannya
(before save).
5 Mencetak Lembar 1. Mencetak Lembar Perhitungan dari Sistem
Perhitungan sistem
6 Menyiapkan (Set) 1. Selama pehitungan persediaan Sistem
Block Indicator untuk (stok), perpindahan material harus
pergebinan dalam diblok/ditutup (blocked). Untuk
tipe persediaan. perhitungan fisik didalam gudang,
blocking akan dibuat untuk setiap
tipe tempat penyimpanan (storage
type). Oleh karena itu manajer
gudang akan menyiapkan block
indicator untuk storage type dimana
perhitungan fisik akan dilakukan.
2. Jika bar-coding belum
diimplementasikan, lanjutkan ke
langkah 7, jika tidak, lanjutkan ke
langkah 9.
7 Melakukan 1. Melakukan perhitungan fisik Manual
perhitungan dan 2. Hasil perhitungan fisik akan ditulis
memasukkan secara manual dalam lembar
jumlahnya dan perhitungan
menandatangi 3. Anggota tim perhitungan persediaan
Dokumen Inventori (stok) akan menandatangai
Fisik (Physical Dokumen Inventori Fisik (Physical
Inventory Document Inventory Document (PID))
(PID)) 4. Jika masih terdapat material yang
akan dihitung, langkah ini akan terus
diulangi, tapi jika tidak, lanjutkan ke
langkah 8.
139
Buku 117 - 141 OK.pmd 139 2/3/11, 15:47

8 Memasukkan jumlah 1. Setelah perhitungan persedian (stok) Sistem
yang terdapat dalam telah dilakukan untuk seluruh
lembar perhitungan material, Admin gudang akan
(PID) kedalam memasukkan jumlahnya kedalam
sistem. sistem.
9 Men-scan PID, bin 1. Aggota tim perhitungan persediaan Sistem
dan nomor material (stok) akan men-scan PID, bin, dan
nomor material dengan
menggunakan RF
10 Melakukan 1. Hasil dari perhitungan persediaan Sistem
perhitungan dan (stok) akan dimasukkan ke dalam
memasukkan jumlah sistem menggunakan RF.
(menggunakan RF) 2. Jika masih ada beberapa bin lagi
yang akan dihitung, tim perhitungan
stok akan mengulangi langkah 9 dan
10.
3. Jika tidak ada bin yang akan dihitung
lagi, tim akan memeriksa apakah
terdapat perbedaan antara hasil
perhitungan dan record didalam
sistem. Jika terdapat perbedaan,
lanjutkan ke langkah 11, Jika tidak
ada perbedaan lanjutkan ke langkah
12.
11 Memeriksa 1. Manajer gudang (bersama dengan Manual
perbedaan admin gudang dan orang yang
terkait) akan menyelidiki penyebab
perbedaan tersebut.
12 Membereskan daftar 1. Jika tidak ada perbedaan setelah Sistem
perbedaan dalam perhitungan persediaan (stok),
Warehouse manajer gudang akan menutup
Management perhitungan persediaan (stok)
dengan membereskan (clearing)
perbedaan dalam Warehouse
Management. Setelah itu, proses
akan dilanjutkan ke langkah 14.
2. Setelah investigasi selesai (saat
perbedaan terjadi) dan penyebab
perbedaan telah ditemukan, Manajer
Gudang akan membereskan
(clearing) daftar perbedaan dalam
Warehouse Management dan
dilanjutkan dengan langkah 13.
13 Membereskan 1. Setelah Membereskan (clearing)
(clearing) daftar perbedaan di Warehouse
perbedaan di Management, Admin Gudang akan
Manajemen Inventori Membereskan (clearing) didalam
dengan alasan Manajemen Inventori, dengan
(berdasarkan alasan* .
persetujuan dari tim
perhitungan
persediaan (stok))
14 Membuka blokir tipe 1. Membuka blokir untuk tipe Sistem
penyimpanan penyimpanan (storage type)
140
Buku 117 - 141 OK.pmd 140 2/3/11, 15:47

15 Mendokumentasikan 1. PID akan didokumentasikan sebagai Manual
PID untuk referensi referensi untuk masa yang akan
datang
2. Proses perhitungan fisik di gudang
selesai
*)CatatanTambahan(dariPakGunadidanPakKismayadi):
1. Tidakadatoleransiperbedaan(kecualiBBM),olehkarenaitutidakadaperbedaanyang
dimasukkantanpamemilikialasan.Dengankatalain,seleuruhperbedaanharusdiselidiki.
2. Kemungkinansebabterjadinyaperbedaan(berkurang/negative):
- Pencurian
- SalahCatat
- Gangguan
- KelalaianPetugas
- LainͲlain
3. Kemungkinansebabterjadinyaperbedaan(bertambah/positif):
- SalahCatat
- KelalaianPetugas
- LainͲlain
141
Buku 117 - 141 OK.pmd 141 2/3/11, 15:47

1.4.4 SubProses:ProsesPemindahanAntarBin(WM020Ͳ040)
1 Mengidentifikasi 1. Admin Gudang mengidentifikasi Manual
kebutuhan/alasan kebutuhan atau alas an untuk
pemindahan memindahkan persediaan (stok) dari
sebuah bin ke bin lain. Pemindahan
dari bin ke bin dapat terjadi karena
proses tata letak ulang,
restrukturisasi, atau pembersihan
gudang.
2 Menampilkan 1. Menampilkan laporan status bin Sistem
persediaan (stok) untuk melihat daftar bin dan material
dalam bin 2. Jika terdapat barang/bagian yang
hilang, perhitungan fisik perlu
dilakukan. Dalam kasus ini, lanjutkan
ke proses perhitungan fisik (WM020-
030).
3. Jika tidak ada barang/bagian yang
hilang, aktivitas pemindahan antar
bin akan dilanjutkan ke langkah ke-
3.
3 Membuat Transfer 1. Pilih bagian/barang (material & lokasi Sistem
Order (TO) untuk bin) yang akan dipindahkan
pemindahan antar 2. Tentukan lokasi tujuan dari bin
bin penyimpanan
4 Mencetak Transfer 1. Transfer Order (TO) akan dicetak Sistem
Order (TO) untuk proses lebih lanjut.
5 Menyerahkan 1. Dokumen Transfer Order (TO) akan Manual
Dokumen Transfer diserahkan ke pegawai/operator
Order (TO) ke gudang untuk diproses lebih lanjut
operator/pegawai guna aktivitas pemindahan antar bin
gudang 2. Jika bar-coding belum
diimplementasikan, lanjutkan ke
langkah 6, jika sudah, lanjutkan ke
langkah 17
lokasi, dan jumlah memeriksa dokumen Transfer Order
dalam dokumen (TO) untuk lokasi yang dituju dan
Transfer Order (TO) jumlah material sesuai dengan yang
dengan kondisi tertulis pada dokumen Transfer
aktual Order (TO) untuk melanjutkan
langkah berikutnya
7 Memindahkan 1. Material seperti yang disebutkan Manual
persediaan (stok) dalam dokumen Transfer Order
dari bin asal ke bin (TO), diambil dari bin asal dan
tujuan dipindahkan ke bin tujuan.
2. Jika kapasitas bin tujuan yang
diinginkan cukup untuk menerima
pemindahan tersebut, lanjutkan ke
langkah 11, jika tidak lanjutkan ke
langkah 8.
142
Buku 142 - 166 OK.pmd 142 2/3/11, 15:46

8 Memberitahukan dan 1. Jika kapasitas bin yang dituju tidak Manual
melaporkan kepada cukup untuk menerima pemindahan,
admin gudang Bagian Operasi Gudang akan
perihal memeriksa bin terdekat yang masih
ketidakkonsistenan tersedia untuk menerima
bin pemindahan.
2. Bagian Operasi Gudang akan
memberitahukan Admin gudang atas
ketidakkonsistenan bin dan
memberikan laporan tentang bin
terdekat yang masih tersedia pada
saat itu juga (kondisi aktual).
9 Menyelidiki 1. Admin gudang akan menyelidiki
ketidakkonsistenan penyebab ketidakkonsistenan
tersebut.
2. Jika ketidakkonsistenan tersebut
disebabkan oleh pencatatan
kapasitas bin dalam master data,
maka ikuti langkah pada proses
Mengelola Master Data Gudang
(WM010-010) dan diikuti dengan
langkah 10.
3. Jika ketidakkonistenan TIDAK
disebabkan oleh kesalahan
kapasitas bin dan ada barang yang
hilang, maka lanjutkan ke Proses
Pemindahan Antar Bin (WM020-
040)
4. Jika ketidakkonsistenan TIDAK
disebabkan oleh kesalahan
kapasitas bin dan Tidak ada barang
yang hilang, maka hal ini dapat
diatasi dengan memindahkan jumlah
fisik untuk menyesuaikannya dengan
keadaan aktual pada sistem. Dalam
kasus ini, lanjutkan ke langkah 11
(untuk yang tanpa bar-coding) atau
ke langkah 20 (untuk yang
menggunakan bar-coding)
10 Menyesuaikan / 1. Admin gudang akan memberikan Sistem
memperbaiki Order perbaikan untuk Transfer Order (TO)
Pemesanan dalam sistem berdasarkan pada
strategi yang telah dibuat di sistem
dan masukan (input) dari Bagian
Operasi Gudang.
2. Memberikan koreksi / perbaikan
dalam Dokumen Transfer Order
(TO) dan ditandatangani.
3. Lanjutkan ke langkah 5.
11 Menempatkan 1. Bagian Operasi Gudang akan Manual
(menaruh) dalam bin menempatkan material di bin tujuan
yang dituju (tanpa seperti yang telah ditulis dalam
RF) dokumen Transfer Order (TO)
143
Buku 142 - 166 OK.pmd 143 2/3/11, 15:46

12 Berikan tanda 1. Bagian Operasi Gudang akan Manual
(menandai) pada slip menandai barang/bagian Transfer
Transfer Order (TO) Order (TO) yang telah selesai pada
slip Transfer Order (TO).
2. Jika ada barang/bagian yang lain
pada Transfer Order (TO) yang
sama ataupun pada Transfer Order
(TO) yang lain yang akan diproses,
lanjutkan ke langkah 13, jika tidak
13 Melanjutkannya 1. Bagian gudang operasi akan Manual
dengan mengulangi langkah 6 sampai
barang/bagian dengan langkah 13.
berikutnya (pada
Transfer Order (TO))
14 Mengembalikan 1. Jika seluruh barang/bagian pada Manual
Dokumen Transfer Transfer Order (TO) telah
Order (TO) yang dipindahkan/diisi kembali, Bagian
telah ditandai Operasi Gudang akan
kepada Admin mengembalikan dokumen Transfer
Gudang Order (TO) yang telah diperbaharui
kepada Admin Gudang.
15 Mengkonfirmasi 1. Admin Gudang akan Sistem
Transfer Order (TO) mengkonfirmasikan selesainya
Transfer Order (TO) dalam sistem.
16 Mendokumentasikan 1. Dokumen Order yang sudah Manual
Dokumen Transfer dikonfirmasi akan didoumentasikan
Order (TO) yang untuk dijadikan referensi.
telah dikonfirmasi.
17 Men-Scan atau 1. Bagian Operasi Gudang akan men- Sistem
memasukkan nomor scan Transfer Order (TO) dengan
Transfer Order (TO) menggunakan RF.
(Menggunakan RF)
18 Memverifikasi 1. Bagian Operasi Gudang akan Manual
material, lokasi dan memeriksa Transfer Order (TO)
jumlah dalam untuk lokasi yang dituju dan jumlah
Transfer Order (TO) material seperti yang disebutkan
dengan kondisi dalam Transfer Order (TO) dan
aktual (dengan melanjutkan langkah berikutnya.
menggunakan RF)
19 Memindahkan 1. Material seperti yang disebutkan Manual
persediaan (stok) dalam Transfer Order (TO) diambil
dari bin asal dari bin asal untuk dipindahkan ke
bin tujuan.
2. Jika kapasitas bin tujuan cukup
untuk menerima pemindahan,
lanjutkan ke langkah 20, jika tidak,
silahkan ke langkah 8.
20 Menempatkan / 1. Bagian Operasi Gudang akan Manual
menaruh material menempatkan (menaruh) material
dalam bin tujuan dalam bin tujuan seperti yang
(menggunakan RF) dituliskan pada dokumen Transfer
Order (TO) (setelah dilakukan
koreksi / perbaikan)
144
Buku 142 - 166 OK.pmd 144 2/3/11, 15:46

21 Mengkonfirmasikan 1. Transfer Order (TO) yang telah Sistem
Transfer Order (TO) selesai akan ditandai pada Dokumen
(menggunakan RF) Transfer Order (TO) dengan
menggunakan RF.
2. Jika masih terdapat barang/bagian
(pada Transfer Order (TO)) yang
akan diproses, lanjutkan ke langkah
22, jika tidak, kembali ke langkah 17.
22 Melanjutkan 1. Bagian Operasi Gudang akan Manual
barang/bagian mengulangi langkah 17 hingga 22.
berikutnya (pada
Transfer Order (TO))
145
Buku 142 - 166 OK.pmd 145 2/3/11, 15:46

dffdffdf
BABIIMENGELOLAPENERIMAANBARANGDARIVENDOR(REKANAN)ͲMMIM010

2.1 Tujuan

ERP.

ProsesbisnisinimemanduAdminGudangdalamprosespenerimaanbarangkegudanghingga
penyimpanan ke sistem, dan juga langkahͲlangkah yang diambil sebelum dan sesudahnya.
Tindakandapatdilakukandenganmengacukepadadokumenyangdibuatsebelumnya:Surat
Pesanan atau Pemberitahuan Pengiriman Barang (Advance Shipping Notification/Inbound
Delivery)

Beberapaasumsiyangdigunakan:
x SlipDeliveryOrder(DO)darivendorselalumenyertaisetiappenerimaan
x AdminGudangakanmendapatkansatusalinanDOdanmenyimpannyauntukkeperluan
Audit
x Ada juga kasus di mana vendor telah mengirim Pemberitahuan Pengiriman sebelum
mengirim barang ke gudang. Pemberitahuan Pengiriman yang telah divalidasi terhadap
KHS atau Surat Pesanan kemudian dapat digunakan sebagai dokumen referensi ketika
memverifikasibarangyangditerima
x Pemberitahuan Pengiriman Barang akan dimasukkan ke dalam sistem sebelum tanggal
pengiriman

2.3 DiagramAlirProsesBisnis:MengelolaPenerimaanBarangdariVendor(Rekanan)
146
Buku 142 - 166 OK.pmd 146 2/3/11, 15:46

147
Buku 142 - 166 OK.pmd 147 2/3/11, 15:46

2.4.1 SubProses:PenerimaanBarangdenganReferensikeSuratPesanan(MMIM010.010)
(Document the future process based on requirements. Note which tasks are system vs. manual transaction.)
(Sistem/Manual)
1 Memeriksa keberadaan (1) Ketika pengiriman dari vendor Sistem
Surat Pesanan sampai, Admin Gudang akan
mendapatkan form Delivery
Order dari Vendor dan
menggunakannya untuk
memverifikasi bahwa Surat
Pesanan/KHS/Kontrak Payung
dengan pengantaran terjadwal
(scheduling agreement) ada pada
sistem
2 Mengembalikan ke (1) Tanpa Surat Pesanan yang Manual
Vendor valid, pengiriman harus ditolak
dan dikembalikan ke vendor
3 Membongkar muat & (1) Dengan Surat Pesanan yang Manual
memeriksa barang valid, Admin Gudang akan
membongkar muat dan
memeriksa barang
(2) Admin Gudang hanya
melakukan pemeriksaan visual
kualitas dan kondisi. Jika
kuantitas/jumlah yang akan
diperiksa banyak, misal barang
yang diterima relatif kecil,
pemeriksaan yang teliti akan
dilakukan hanya ketika
pemeriksaan
4 Menyetujui DO dan (1) Admin Gudang hanya akan Manual
memberikan DO ke menerima jumlah sesuai
transportir vendor dengan yang tertera pada Surat
sebagai bukti penerimaan Pesanan. Kelebihan harus
dicantumkan pada DO dan
dikembalikan ke vendor.
Admin Gudang juga harus
memverifikasi jumlah fisik yang
dikirimkan terhadap jumlah
yang tertera pada DO.
Ketidakcocokan harus
dicantumkan pada DO, yang
akan dikembalikan ke
transportir vendor sebagai
bukti penerimaan
(2) Barang yang diterima hanya
diklaim sebagai barang yang
dimiliki PLN setelah diperiksa
dan disetujui dari Stok dalam
Pemeriksaasn (karantina)
5 Melakukan Penerimaan (1) Berdasarkan DO yang Sistem
Barang diperbaharui (update), Admin
Gudang akan membuat
(posting) Penerimaan Barang di
dalam sistem. Slip Penerimaan
148
Buku 142 - 166 OK.pmd 148 2/3/11, 15:46

(Sistem/Manual)
Barang dicetak
6 Menyimpan DO yang (1) DO yang diakui (salinan Manual
diakui & Slip Penerimaan gudang) & Slip Penerimaan
Barang Barang akan disimpan
7 Menempatkan barang (1) Admin Gudang akan Manual
pada lokasi pemeriksaan menempatkan barang pada
& memberitahukan lokasi pemeriksaan &
pemohon untuk memberitahukan “Tim
memeriksa barang Pemeriksa Barang” untuk
memeriksa barang dengan
menggunakan Slip Penerimaan
Barang
149
Buku 142 - 166 OK.pmd 149 2/3/11, 15:46

2.4.2 SubProses:PenerimaanBarangdenganPemberitahuanPengirimanBarang(Advanced
ShippingNotification)(MMIM010.020)

(Sistem/Manual)
1 Memeriksa keberadaan (1) Ketika pengiriman dari vendor Sistem
Pemberitahuan tiba, Admin Gudang harus
Pengiriman Barang memeriksa keberadaan
(Advanced Shipping dokumen Pemberitahuan
Notification) Pengiriman Barang (Advanced
Shipping Notification) dan
menggunakannya untuk
memverifikasi bahwa barang
yang diterima cocok jumlahnya
2 Membuat Pemberitahuan (1) Untuk material tertentu yang Sistem
Pengiriman Barang Pemberitahuan Pengiriman
(Advanced Shipping Barang (Advanced Shipping
Notification) Notification) nya dikirim
sebelum Penerimaan Barang,
dokumen Pemberitahuan
Pengiriman Barang harus
didapatkan dan dibuat pada
sistem, jika tidak maka
Penerimaan Barang tidak dapat
dilakukan
3 Membongkar muat & (1) Dengan dokumen Manual
memeriksa barang Pemberitahuan Pengiriman
Barang (Advanced Shipping
Notification) yang valid, Admin
Gudang akan membongkar
muat dan memeriksa barang.
Jika Pemberitahuan Pengiriman
Barang tidak dapat ditemukan,
penerimaan harus diverifikasi
terhadap Surat Pesanan
(mengacu ke sub proses 4.1.)
4 Mengakui DO dan (1) Admin Gudang hanya akan Manual
memberikan DO ke menerima jumlah sesuai
transportir vendor dengan yang tertera pada
sebagai bukti penerimaan Pemberitahuan Pengiriman
Notification). Kelebihan harus
diakui pada DO dan
dikembalikan ke vendor.
Admin Gudang juga harus
memverifikasi jumlah fisik yang
dikirimkan terhadap jumlah
yang tertera pada DO.
Ketidakcocokan harus diakui
pada DO, yang akan
dikembalikan ke transportir
vendor sebagai bukti
penerimaan
5 Melakukan Penerimaan (1) Berdasarkan DO yang Sistem
Barang diperbaharui (update), Admin
Gudang akan membuat
(posting) Penerimaan Barang di
150
Buku 142 - 166 OK.pmd 150 2/3/11, 15:46

(Sistem/Manual)
dalam sistem. Slip Penerimaan
Barang dicetak
6 Menyimpan DO yang (1) DO yang diakui (salinan Manual
diakui & Slip Penerimaan gudang) & Slip Penerimaan
Barang Barang akan disimpan
7 Menempatkan barang (1) Admin Gudang akan Manual
pada lokasi pemeriksaan menempatkan barang pada
& memberitahukan lokasi pemeriksaan &
pemohon untuk memberitahukan pemohon
memeriksa barang untuk memeriksa barang
dengan menggunakan Slip
Penerimaan Barang
151
Buku 142 - 166 OK.pmd 151 2/3/11, 15:46

BABIIIMENGELOLAPENGEMBALIANBARANGKEVENDOR(REKANAN)ͲMMIM030
3.1 Tujuan

ERP.


Proses bisnis ini memandu pengguna dalam membuat (posting) Pengiriman Pengembalian
dengan Referensi ke Surat Pesanan di dalam sistem dan membuat Catatan Pengiriman
Pengembaliandarisistemdimanapernyataan(remark)dimasukkanuntukmenandaiapakah
pengembalianuntukpenggantianatauPermintaanuntukKredit.Prosesinidapatditerapkan
pada barang yang telah diterima pada sistem melalui transaksi Penerimaan Barang dari
Vendor (dengan referensi ke nomor Surat Pesanan atau nomor dokumen Pemberitahuan
PengirimanBarang)

3.3 DiagramAlirProsesBisnis:PengembalianBarangkeVendor(Rekanan)

152
Buku 142 - 166 OK.pmd 152 2/3/11, 15:46

153
Buku 142 - 166 OK.pmd 153 2/3/11, 15:46

154
Buku 142 - 166 OK.pmd 154 2/3/11, 15:46

3.4.1 SubProses:MMIM030.010ͲProsesMengembalikanBarangkeVendor(Rekanan)
1 Mengidentifikasi (1) Proses pengembalian ke vendor ini Manual
barang yang akan dapat diterapkan pada material yang
dikembalikan ke telah dimasukkan ke gudang melalui
vendor Penerimaan Barang dari Vendor
(2) Berdasarkan hasil Pemeriksaan
Kualitas saat menerima material,
pengguna/orang bagian teknik akan
mengidentifikasi material yang cacat
untuk dikembalikan ke vendor
2 Membuat (1) Selanjutnya, pengguna/ orang bagian Manual
permohonan untuk teknik akan mengeluarkan
pengembalian Permohonan untuk Pengembalian ke
barang ke vendor Admin Gudang dengan memberikan
nomor Surat Pesanan, alasan
pengembalian dan jumlah yang
dikembalikan
3 Memverifikasi form (1) Admin Gudang akan memverifikasi Manual
permohonan dengan form permohonan, kebenaran Surat
barang fisik & Pesanan dengan barang fisik
menentukan nomor
Surat Pesanan untuk
barang yang akan
dikembalikan
4 Memeriksa pada (1) Setelah diverifikasi, Admin Gudang Manual
“Pengawas akan mencoba untuk mendapatkan
Lapangan” / informasi Surat Jaminan (warranty)
“Direksi Pekerjaan” pada gudang (beberapa tertulis pada
melalui telepon/e- “Kartu Gantung”). Jika info tidak
mail tersedia, dia akan memeriksa dengan
“Pengawas Lapangan”/“Direksi
Pekerjaan” melalui telepon atau e-
mail
5 Memberitahukan (1) “Pengawas Lapangan”/“Direksi Manual
Admin Gudang Pekerjaan” akan memeriksa apakah
melalui telepon/e- barang yang ditolak dapat
mail dikembalikan ke vendor. Jika tidak,
misal karena masa jaminan sudah
terlewat, mereka harus memutuskan
apakah material yang ditolak dapat
diperbaiki (retrofit) atau dikeluarkan
untuk dibuang. Keputusan harus
diinformasikan ke Admin Gudang
(misal melalui telepon/email) untuk
tindakan lebih lanjut
6 Menulis ke vendor (1) Jika material yang akan dikembalikan Manual
untuk mengambil masih dalam masa jaminan, Manager
barang dari gudang Gudang akan menulis ke vendor
untuk mengambil barang dari
gudang
7 Mengatur (1) Manager Gudang juga akan Manual
pengiriman mengatur dengan staf Gudang untuk
pengembalian ke menyiapkan barang yang ditolak
vendor untuk pengambilan oleh vendor
155
Buku 142 - 166 OK.pmd 155 2/3/11, 15:46

8 Mengembalikan ke (1) Ketika vendor/transportir tiba di Manual
vendor gudang, staf gudang akan
menyerahterimakan barang sesuai
dengan form permohonan yang
diterima sebelumnya
(2) Admin Gudang kemudian akan Sistem
memasukkan rincian Pengembalian
Barang pada sistem
9 Membuat (posting) (1) Selanjutnya, Admin Gudang akan Sistem
Referensi membuat (posting) Pengiriman
Pengiriman Pengembalian dengan Referensi ke
Pengembalian ke Surat Pesanan/Kontrak Payung
Surat Pesanan di dengan pengantaran terjadwal
dalam sistem (scheduling agreement) di dalam
sistem, sesuai yang tertera pada form
permohonan pengembalian
10 Menyimpan Catatan (1) Catatan Pengiriman Pengembalian Manual
Pengiriman dicetak ketika pembuatan di dalam
Pengembalian, sistem (posting) dilakukan.
mengirim salinan ke Pernyataan (remark) dimasukkan
vendor & bagian untuk menandakan apakah
Keuangan pengembalian untuk penggantian
atau permohonan kredit untuk
pembayaran berikutnya. Salinannya
dikirim ke vendor dan bagian
Keuangan
11 Meninjau & (1) Admin Account Payable(AP)/hutang Manual
memverifikasi dari bagian Keuangan akan meninjau
Catatan Pengiriman dan memverifikasi catatan
Pengembalian pengiriman pengembalian (return
delivery note)
12 Memblokir tagihan (1) Jika pengembalian harus diganti oleh Sistem
untuk pembayaran vendor dengan barang yang tidak
sampai barang cacat dan pembayaran belum
pengganti dilakukan, Admin AP akan
diserahkan memblokir Pembayaran sesudah
barang pengganti diserahkan
(2) Jika vendor tidak dapat mengirim
barang pengganti dengan alasan
tertentu, memo kredit dapat diproses
untuk mengurangi total pesanan (PO)
dengan material yang dikembalikan.
Memo Kredit dapat juga
mengandung biaya penalti. Untuk
tindakan rinci lebih lanjut, dari sisi
Keuangan, silahkan mengacu ke alur
proses (process flow) FMAP040.070
(3) Jika barang sudah dibayar, Admin
Gudang harus meminta dan
menunggu barang pengganti dari
Vendor
156
Buku 142 - 166 OK.pmd 156 2/3/11, 15:46

dffdffdf
BABIVMENGELOLAPENGEMBALIANBARANGKEGUDANGͲMMIM040

4.1 Tujuan

ERP.


Prosesbisnisinimemandupenggunadalammengelolakelebihanyang:
Sebelumnyadiambildarigudang(barangstok);atau
Tidak digunakan/berlebih dari pengeluaran langsung (barang nonͲstok) dari
pesanan/proyek.
4.3 DiagramAlirProsesBisnis:MengelolaPengembalianBarangkeGudang

157
Buku 142 - 166 OK.pmd 157 2/3/11, 15:46

158
Buku 142 - 166 OK.pmd 158 2/3/11, 15:46

159
Buku 142 - 166 OK.pmd 159 2/3/11, 15:46

4.4.1 SubProses:MMIM040.010–MengembalikanBarangkeGudang–Proyek/Kelebihan
1 Mengidentifikasi (2) Pemohon (bisa pengguna/ orang Manual
material sisa proyek bagian teknik) akan
untuk dikembalikan mengidentifikasi material yang
/diserahterimakan tidak digunakan untuk
dikembalikan/diserahterimakan
ke gudang
(3) Material Berlebih dalam bentuk
bagian-bagian kecil yang tidak
dapat digunakan (misal kabel 5 M)
harus dimasukkan ke tipe stok
“Pembuangan/Hapus”
2 Membuat (1) Selanjutnya, pemohon akan Manual
Permohonan untuk mengeluarkan Permohonan untuk
Pengembalian Pengembalian dengan
barang menyebutkan material, jumlah
/penyerahterimaan yang dikembalikan dan
mendapatkan persetujuan dari
masing-masing Kepala
Departemen
3 Mengatur (1) Berdasarkan Permohonan untuk Manual
pertemuan dengan Pengembalian, suatu
perwakilan dari pertemuan/diskusi akan diadakan
gudang bersama perwakilan dari gudang
dan keuangan. Tujuan dari
pertemuan adalah untuk
mendiskusikan dan memutuskan
tindakan yang diambil pada
kelebihan barang
4 Memverifikasi Form (1) Saat persetujuan untuk Manual
Permohonan dengan menyimpan kelebihan barang,
barang fisik pemohon akan mengirim
kelebihan barang ke gudang.
Kemudian, Admin Gudang akan
memverifikasi form permohonan
terhadap material yang
dimasukkan ke gudang
5 Meminta Kataloger (1) Setelah diverifikasi, Admin Manual
Material untuk Gudang akan memeriksa apakah
membuat Master master material terdapat pada
Material sistem. Jika master material tidak
ada, permohonan untuk membuat
master material baru akan diajukan
ke Kataloger Material
(2) Jika master material sudah ada,
lanjutkan ke no 7
6 Membuat Master (1) Kataloger Material akan Sistem
Material memverifikasi permohonan
material baru dan jika
permohonan valid, dia akan
melanjutkan dengan pembuatan
Master Data Material
160
Buku 142 - 166 OK.pmd 160 2/3/11, 15:46

7 Membuat (posting) (1) Jika penempatan stok fisik dari Sistem
catatan pembalik barang yang dikembalikan telah
(reversal selesai, Admin Gudang akan
entry)/pengembalian membuat (posting) catatan
barang ke dalam pembalik (reversal entry) ke dalam
sistem sistem untuk material-material
tersebut
(2) Nilai dari material yang
dikembalikan dapat ditentukan
dari proyek yang mengembalikan
material tersebut berdasarkan nilai
awal pembelian
8 Menempatkan (1) Setelah transaksi Pengembalian Manual
kelebihan barang Barang dilakukan, Admin Gudang
pada rak masing- akan menempatkan barang stok
masing dalam lokasi pada rak masing-masing dalam
lokasi
9 Menyimpan (1) Sebagai langkah terakhir, Admin Manual
Permohonan Gudang akan menyimpan Form
Pengembalian Permohonan Pengembalian Barang
Barang
161
Buku 142 - 166 OK.pmd 161 2/3/11, 15:46

4.4.2 SubProses:MMIM040.020–MengembalikanBarangkeGudang–Perbaikan/Retrofit

(Sistem/Manual)
1 Mengidentifikasi (1) Pemohon (bisa pengguna/ orang Manual
material untuk bagian teknik) akan
diperbaiki/retrofit mengidentifikasi material yang
tidak digunakan untuk
diperbaiki/retrofit
2 Membuat Permintaan (1) Selanjutnya, pemohon akan Sistem
Pembelian untuk mengeluarkan permohonan
perbaikan/retrofit perbaikan/retrofit dengan
membuat Permintaan Pembelian
untuk barang yang akan
diperbaiki
3 Memeriksa untuk (1) Admin Pembelian akan Sistem
retrofit KHS memproses Permintaan
Pembelian untuk memeriksa
apakah KHS retrofit ada
4 Menyiapkan & (1) Jika KHS yang diperlukan tidak Manual

Melaksanakan Tender ada, Admin Pembelian akan
bekerjasama dengan Tim
Pengadaan untuk menyiapkan
dan melaksanakan Tender
5 Membuat Surat (1) Jika KHS ada, maka Admin Sistem
Pesanan untuk barang Pembelian akan membuat Surat
yang Pesanan untuk barang yang
diperbaiki/retrofit diperbaiki dengan referensi ke
KHS Perbaikan/Retrofit yang
ada
6 Menulis ke kontraktor (1) Selanjutnya, Admin Pembelian Manual
dan mengatur untuk akan menulis kepada kontraktor
logistik/transportasi (cc ke transportir) dan mengatur
dengan transportir logistik/transportasi dengan
transportir
7 Mengisi Form (1) Sebelum menyerahterimakan Manual
Permohonan barang untuk perbaikan ke
Perbaikan/Retrofit vendor, Admin Gudang akan
mengisi Form Permohonan
Perbaikan/Retrofit
8 Menyerahterimakan (1) Saat perintah dari kontraktor Manual
barang untuk dan pengaturan dengan gudang,
perbaikan/retrofit transportir akan mengambil
kepada transportir barang dari gudang. Admin
Gudang akan
menyerahterimakan barang
untuk perbaikan/retrofit ke
transportir dan mengakui Form
Permohonan Perbaikan
9 Menunggu vendor (1) Admin Gudang akan menunggu Manual
mengembalikan vendor untuk mengirim barang
barang yang yang diperbaiki saat selesai
diperbaiki/retrofit saat
selesai
10 Menerima material (1) Transportir akan mengirim Manual
yang barang yang diperbaiki ke
diperbaiki/retrofit gudang. Admin Gudang akan
162
Buku 142 - 166 OK.pmd 162 2/3/11, 15:46

(Sistem/Manual)
dari transportir ke menerima material yang
gudang diperbaiki dari transportir ke
gudang dan mengakui tanda
penerimaan Form Permohonan
Perbaikan/Retrofit
(2) Dengan itu, Admin Gudang
akan melakukan Penerimaan
Barang dengan Referensi ke
Surat Pesanan yang dibuat
sebelumnya (dengan atau tanpa
Pemberitahuan Pengiriman
Notification))
163
Buku 142 - 166 OK.pmd 163 2/3/11, 15:46

dffdffdf
BABVMENGELOLAPENGELUARANBARANGͲMMIM050
5.1 Tujuan
ERP.

Prosesbisnisinimemandupenggunadalammelakukanfungsidasarpadapengeluaranbarang
denganreferensikepemesanan/reversal
x Membuat(posting)PengeluaranBarangdidalamsistem
Memandu pengguna untuk membuat (posting) pengeluaran barang di dalam sistem
denganatautanpareferensikepemesanandariplantyangmengeluarkan/lokasi
x MencetakSlipPengeluaranBarang
Memandu pengguna dalam mencetak slip pengeluaran barang untuk tujuan pengakuan
(acknowledgement)danpeyimpanan

5.3 DiagramAlirProsesBisnis:MengelolaPengeluaranBarang

164
Buku 142 - 166 OK.pmd 164 2/3/11, 15:46

165
Buku 142 - 166 OK.pmd 165 2/3/11, 15:46

166
Buku 142 - 166 OK.pmd 166 2/3/11, 15:46

167
Buku 167 - 191 OK.pmd 167 2/3/11, 15:45

5.4.1 SubProsesPengeluaranBarangdenganReferensikePemesanan(MMIM050.010)
(Sistem/Manual)
1 Mengambil Material dari (1) Pemohon akan menghubungi Manual
gudang Admin Gudang untuk
menyiapkan Pengeluaran
Barang berdasarkan Daftar
Pemesanan. Pemohon akan
memiliki dokumen pemesanan
dan memberitahukan daftar
atau nomor pemesanan ke
Admin Gudang
2 Memverifikasi (1) Admin Gudang akan Sistem

Pemesanan memverifikasi dokumen
pemesanan (disetujui oleh
Manager Teknik) terhadap data
yang disimpan pada sistem
3 Mencetak Daftar (1) Untuk lokasi yang tidak Sistem
Pemesanan mengimplementasikan fungsi
barcode, konfirmasi & validasi
pengguna akan berdasarkan
Daftar Pemesanan yang dibuat
sebelumnya, sehingga Admin
Gudang harus mencetaknya
4 Mengambil Material (1) Berdasarkan dokumen Manual
pemesanan, Admin Gudang
akan mengambil material dari
lokasinya
5 Menyiapkan & (1) Admin Gudang akan Manual
mengemas material menyiapkan & mengemas
material berdasarkan Daftar
Pemesanan
6 Membuat (posting) (1) Admin Gudang akan Sistem
Pengeluaran Barang ke memastikan bahwa semua
dalam sistem barang dalam pemesanan siap
untuk dikeluarkan. Dia akan
membuat (posting) Pengeluaran
Barang ke dalam sistem,
menspesifikasikan nomor
pemesanan, tepat sebelum
barang dikeluarkan dari
gudang
(2) Nomor dokumen material (Slip
Pengeluaran Barang) akan
dibuat setelah pembuatan
(posting) Pengeluaran Barang ke
dalam sistem
7 Pengeluaran Barang (1) Admin Gudang akan Manual
mengeluarkan material ke
lokasi yang diminta oleh
pemohon
8 Mencetak Slip (1) Admin Gudang akan mencetak Sistem
Pengeluaran Barang Slip Pengeluaran Barang
168
Buku 167 - 191 OK.pmd 168 2/3/11, 15:45

(Sistem/Manual)
(2) Tanda tangan dari kedua pihak
(pemohon & pengeluar barang)
diperlukan pada Slip
Pengeluaran Barang untuk
menyetujui Pengeluaran Barang
(3 salinan diperlukan untuk
mencocokkan proses saat ini)
(3) Selanjutnya Admin Gudang
akan menyimpan Slip
Pengeluaran Barang yang
diakui
9 Mengakui Tanda Terima (1) Pengguna akan Manual
menandatangani tanda terima
yang dikeluarkan, hanya jika
mereka datang untuk
mengambil material
10 Menyimpan Dokumen (1) Pengguna akan meyimpan Manual
Material/Slip cetakan Slip Pengeluaran
Pengeluaran Barang Barang untuk referensi
dokumen mereka
169
Buku 167 - 191 OK.pmd 169 2/3/11, 15:45

5.4.2 SubProsesPengeluaranBarangtanpaPemesanan(Darurat)(MMIM050.020)

(Sistem/Manual)
1 Permohonan untuk (1) Untuk setiap kasus gangguan Manual
Mengeluarkan Material (breakdown), pemohon harus
untuk gangguan selalu datang dengan Laporan
(breakdown) & menunggu Gangguan (Breakdown Report)
persetujuan dari Manager (2) Pemesanan tidak diperlukan
Teknik untuk kasus gangguan
(breakdown)
2 Menyetujui Laporan (1) Manager Teknik menyetujui Manual
Gangguan (Breakdown Laporan Gangguan (Breakdown
Report) Report)
(2) Jika orang bagian teknik tidak
ada untuk menyetujui laporan,
pengguna masih dapat
melanjutkan untuk
mendapatkan material dari
gudang
Catatan : Manager harus dicoba
untuk dihubungi terlebih dahulu
melalui SMS atau telepon sebelum
menyatakan ketidakbisaannya.
Alasan ketidakbisaan harus ditulis
pada Laporan Gangguan
(Breakdown Report)
3 Mengidentifikasi material (1) Admin Gudang yang menerima Sistem
untuk dikeluarkan Laporan Gangguan (sudah
disetujui atau belum) akan
mengidentifikasi material untuk
dikeluarkan untuk gangguan
(breakdown)
4 Membuat (posting) (1) Tepat sebelum mengeluarkan Sistem
Pengeluaran Barang barang, Admin Gudang akan
tanpa Pemesanan ke membuat (posting) pengeluaran
dalam sistem barang ke dalam sistem
(2) Tipe perpindahan 911
(Pengeluaran Barang untuk Cost
Center) akan digunakan untuk
membuat (posting) pengeluaran
barang untuk gangguan
(breakdown) – dibebankan ke
Cost Center
(3) Nomor dokumen material (Slip
Pengeluaran Barang) akan
dibuat setelah pembuatan
(posting) Pengeluaran Barang ke
dalam sistem
(4) Pembuatan (Posting) ke dalam
sistem dilakukan melalui layar
SAP (SAP screen)
5 Mengeluarkan Material (1) Setelah pembuatan (posting) ke Manual
untuk Gangguan dalam sistem selesai, Admin
(breakdown) Gudang akan menyelesaikan
pengeluaran material untuk
gangguan (breakdown)
170
Buku 167 - 191 OK.pmd 170 2/3/11, 15:45

(Sistem/Manual)
6 Menyimpan salinan pada (1) Jika Laporan Gangguan Manual
file sementara (Breakdown Report) belum
disetujui, Admin Gudang perlu
menyimpannya pada file
sementara untuk persetujuan di
masa yang akan datang
(2) Admin Gudang harus
melakukan pemeriksaan
berkala untuk file sementara
(laporan yang belum
ditandatangani) untuk
memastikan bahwa semua
laporan disetujui
7 Mengembalikan salinan (1) Salinan laporan yang belum Manual
laporan yang belum disetujui dikembalikan ke
ditandatangani untuk pemohon untuk persetujuan
persetujuan Manager Teknik
8 Pemohon untuk (1) Pemohon akan meminta Manual
mendapatkan Persetujuan persetujuan dari supervisor
mereka/Manager Teknik
9 Orang bagian teknik (1) Manager Teknik akan Manual
menyetujui Laporan menyetujui Laporan Gangguan
Gangguan (Breakdown (Breakdown Report) jika dia ada
Report)
10 Mencocokkan laporan (1) Admin Gudang akan Manual
yang disetujui dengan mencocokkan Laporan
laporan yang belum Gangguan (Breakdown Report)
ditandatangani yang disetujui dengan laporan
yang belum ditandatangani
yang disimpan pada file
sementara
11 Menyimpan Laporan (1) Setelah memverifikasi laporan Manual
Gangguan (Breakdown yang disetujui, Admin Gudang
Report) akan meyimpannya pada file
yang telah lengkap
171
Buku 167 - 191 OK.pmd 171 2/3/11, 15:45

5.4.3 SubProsesPengeluaranBaranguntukPenghapusan(MMIM050.030)
(Sistem/Manual)
1 Mengisi Form (1) Admin Gudang akan memulai Manual
Permohonan proses berdasarkan
Penghapusan permohonan pengguna dengan
mengisi Form Permohonan
Penghapusan serta
menspesifikasikan barang yang
akan dihapus, jumlahnya, nilai
dan lokasinya
2 Meninjau dan Menyetujui (1) Manager Gudang akan Manual
Permohonan meninjau dan menyetujui
permohonan
3 Memasukkan form yang (1) Setelah permohonan disetujui Manual
disetujui untuk akan dimasukkan untuk
persetujuan sampai persetujuan
tingkat GM (2) Terdapat proses persetujuan
yang panjang untuk
menghapus material.
Persetujuan di atas tingkat GM
(oleh Direksi PLN - Dewan
Komisaris - Menteri Keuangan)
akan dilakukan offline
4 Menunggu persetujuan (1) Permohonan penghapusan Manual
untuk memasukkan form yang disetujui akan
ke gudang dikembalikan ke gudang untuk
proses lebih lanjut
5 Membuat (posting) (1) Setelah disetujui, Admin Sistem
Pengeluaran Barang Gudang akan membuat
untuk Penghapusan ke (posting) pengeluaran barang
dalam sistem untuk penghapusan ke dalam
sistem
(2) Material yang dapat dihapus
harus sudah dikategorikan
menjadi tipe stok
“Scrap/Hapus”
6 Mencetak Slip (1) Slip Pengeluaran Barang yang Manual
Pengeluaran Barang dan dibuat (posting) pada sistem
dilampirkan pada Form kemudian dicetak dan
Permohonan disimpan bersama Form
Penghapusan Permohonan Penghapusan
yang disetujui
7 Menyimpan Form (1) Terakhir, form permohonan Manual
Permohonan akan disimpan oleh Admin
Penghapusan Gudang
172
Buku 167 - 191 OK.pmd 172 2/3/11, 15:45

dffdffdf
BABVIMENGELOLAPEMINDAHANBARANGͲMMIM060
6.1 Tujuan

ERP.


Proses bisnis ini memandu pengguna dalam melakukan Pemindahan Persediaan (Stok) dan
TransferPosting:
x PemindahanPersediaanantaraPlantkePlant
Memandupenggunauntukmemindahkanmaterialdalamsatuplantatauantaradua
plantataucompanycode.

x PemindahanPersediaanantaraGudangkeGudang
Memandupenggunauntukmemindahkan/mentransfermaterialdarigudangpada
satulokasikelokasilaindalamsebuahplant.
Prosedur Pemindahan barang (stock) ini mengurangi korespondensi jenis stok
padaGudangyangmengeluarkandanmeningkatkanstokyangsamapadaGudang
Penerima.

x TransferpostingMaterialkeMaterialatauantaraTipePersediaan/Stokyangberbeda
Transfer posting biasanya melibatkan perubahan pada persediaan material
(contohnya, dari Penggunaan tak terbatas menjadi persediaan yang diblokir, dari
pemeriksaankualitasmenjadiPenggunaantakterbatas).
Materialdapattetappadagudangasalataudipindahkan.

6.3 DiagramAlirProsesBisnis:MengelolaPemindahanBarang
173
Buku 167 - 191 OK.pmd 173 2/3/11, 15:45

174
Buku 167 - 191 OK.pmd 174 2/3/11, 15:45

175
Buku 167 - 191 OK.pmd 175 2/3/11, 15:45

176
Buku 167 - 191 OK.pmd 176 2/3/11, 15:45

177
Buku 167 - 191 OK.pmd 177 2/3/11, 15:45

6.4.1 SubProses:MMIM060.010–MemeliharaPemindahanStok:PlantkePlant
1 Memeriksa (1) Admin MRP (atau Manajer Sistem
Kebutuhan dan Logistik/Gudang) pada plant yang
Ketersediaan meminta akan memeriksa
Material kebutuhan dan ketersediaan
stok/persediaan mereka
(2) Jika persediaan mereka tidak dapat
memenuhi kebutuhan, mereka perlu
meminta pemindahan barang dari
plant penyuplai terdekat yang
mungkin
2 Mengkonfirmasi (1) Admin MRP (atau Manajer Manual
dengan plant yang Logistik/Gudang) pada plant yang
menyediakan meminta mengkonfirmasi dengan
plant yang menyediakan melalui
telepon apakah mereka mempunyai
persediaan untuk
dipindahkan/ditransfer
(2) Pemindahan/transfer akan hanya
dilakukan jika plant yang
menyediakan memiliki
persediaan/stok dan membolehkan
pemindahan ke plant yang meminta
3 Membuat Order (1) Admin MRP pada plant yang Sistem
Pemindahan meminta akan membuat Order
Persediaan (Stock Pemindahan Persediaan (Stock
Transport Order) Transport Order), serupa dengan
Surat Pesanan untuk meminta
Pemindahan Persediaan/Stok
(2) Keuntungan Order Pemindahan
Persediaan (Stock Transport Order)
adalah:
Tanda penerimaan barang
dapat direncanakan pada plant
yang menerima
Anda dapat memasukkan
transportir vendor pada Order
Pemindahan Persediaan (Stock
Transport Order)
Biaya pengiriman dapat
dimasukkan pada Order
Transport Order)
dapat dikirim langsung ke
konsumsi
Proses keseluruhan dapat
dimonitor melalui sejarah
pemesanan (order history)
4 Memeriksa/ (1) Admin MRP pada plant yang Sistem
Mendaftar Order mengeluarkan akan memeriksa/
Pemindahan mendaftar Order Pemindahan
Persediaan (Stock Persediaan (Stock Transport Order)
Transport Order) pada tempat mereka
178
Buku 167 - 191 OK.pmd 178 2/3/11, 15:45

5 Memeriksa (1) Admin MRP pada plant yang Sistem
Ketersediaan mengeluarkan akan memeriksa
Material ketersediaan material berdasarkan
daftar Order Pemindahan
6 Mengambil barang (1) Admin Gudang pada plant yang Manual
dari Gudang mengeluarkan akan menyiapkan
material dari gudang untuk
dipindahkan ke plant yang meminta
berdasarkan Order Pemindahan
yang diterima
7 Mencetak Order (1) Admin Gudang akan mencetak Sistem
Pemindahan Order Pemindahan Persediaan
Persediaan (Stock (Stock Transport Order) dalam
Transport Order) & dokumen hard copy
Memindahkan (2) Admin Gudang akan melakukan
persediaan fisik pemindahan persediaan fisik ke
plant yang meminta
8 Melakukan (1) Admin Gudang akan melakukan Sistem
Pengeluaran Barang Pemindahan Persediaan (stock
untuk Order transfer) dengan tipe perpindahan
Pemindahan 351 (Transfer posting ke Persediaan
Persediaan (Stock dalam Transit dari penggunaan
Transport Order) tidak terbatas) untuk plant yang
mengeluarkan
(2) Catatan Pemindahan Persediaan
(Stock Transfer Note) dibuat setelah
membuat (posting) Pemindahan
Persediaan ke dalam sistem
(3) Jika terjadi kecelakaan saat
pengiriman:
1. Jika ada asuransi: lanjutkan
dengan settlement di Keuangan
2. Jika tidak ada asuransi: lanjutkan
dengan menghapus barang-barang
yang dikirim
Catat kondisi dan aksi yang diambil
pada dokumen Order Pemindahan
9 Menerima Barang (1) Admin Gudang pada plant yang Manual
meminta akan menerima dan
memverifikasi barang berdasarkan
Catatan Pemindahan Persediaan
(Stock Transfer Note)
10 Melakukan (1) Saat menerima barang yang Sistem
Penerimaan Barang dipesan, Admin Gudang pada plant
untuk Order yang meminta akan melakukan
Pemindahan penerimaan barang dengan
Persediaan (Stock referensi ke Order Pemindahan
Transport Order) Persediaan (Stock Transport Order)
pada sistem dengan tipe
perpindahan 101
(2) Jika Warehouse Management

diimplementasikan, proses
179
Buku 167 - 191 OK.pmd 179 2/3/11, 15:45

Penerimaan Barang akan
dilanjutkan dengan proses
Penyimpanan pada masing-masing
rak penyimpanan
11 Mengakui tanda (1) Admin Gudang pada plant yang Manual
terima meminta akan mengakui Catatan
Transfer Note) dan barang yang
diterima di plant mereka dengan
menandatangani dokumen
12 Menyimpan Catatan (1) Catatan Pemindahan Persediaan Manual
Pemindahan (Stock Transfer Note) yang diakui
Persediaan (Stock akan dikembalikan ke plant yang
Transfer Note) mengeluarkan untuk tujuan
penyimpanan/dokumentasi
180
Buku 167 - 191 OK.pmd 180 2/3/11, 15:45

6.4.2 SubProses:MMIM060.020–MemeliharaPemindahanStok:GudangkeGudang(1Langkah)

(Sistem/Manual)
1 Mengidentifikasi (1) Admin MRP (atau Manajer Manual
material untuk Logistik/Gudang) dari Plant
dipindahkan/ditransfer gudang asal dan tujuan akan
mengidentifikasi material untuk
dipindahkan antara gudang
dalam plant.
Jika ada kebutuhan untuk
memindahkan, Admin MRP akan
memberitahu Admin Gudang
untuk melakukan pemindahan
material
2 Pemindahan Material (1) Admin Gudang akan Manual
memindahkan material di dalam
plant
3 Melakukan Transfer (1) Admin Gudang akan melakukan Sistem
posting Transfer posting dari gudang ke
gudang (1 langkah) dalam sistem
(2) transfer posting 1 langkah pada
SAP dapat dilakukan dengan atau
tanpa pemesanan
(3) Prosedur pemindahan persediaan
ini mengurangi tipe stok pada
gudang yang mengeluarkan dan
menambah tipe stok yang sama
pada gudang yang menerima
pemindahan persediaan (stock
transfer) dibuat (posting) pada
sistem
4 Mengambil Barang dari (1) Admin Gudang akan mengambil Manual
Gudang asal barang dari gudang asal
berdasarkan Catatan Pemindahan
Persediaan (Stock Transfer Note)
untuk memindahkan ke lokasi
baru
5 Menyimpan Catatan (1) Admin Gudang perlu menyimpan Manual
Pemindahan Catatan Pemindahan Persediaan
Persediaan (Stock (Stock Transfer Note) untuk
Transfer Note) referensi di masa yang akan
datang
181
Buku 167 - 191 OK.pmd 181 2/3/11, 15:45

6.4.3 SubProses:MMIM060.030–MemeliharaPemindahanStok:GudangkeGudang(2Langkah)
Sub proses ini sebenarnya serupa dengan sub proses MMIM060.030 – Pemindahan
Persediaan Gudang ke Gudang (1 Langkah). Pada sub proses ini, langkah tambahan
diperlukanuntukmengakomodasikasusdimanaLokasiasaldantujuansalingberjauhan,
walaupun masih berada dalam satu plant, sehingga perpindahan transportasi transit
diperlukan.AdminMRPpadakedualokasidapatorangyangberbeda,tetapidapatjuga
satuorangyangmengendalikangudang.

1 Memeriksa (1) Admin MRP (atau Manajer Sistem
Kebutuhan dan Logistik/Gudang) pada lokasi
Ketersediaan gudang yang meminta akan
Material memeriksa kebutuhan dan
ketersediaan stok/persediaan
mereka
(2) Jika persediaan mereka tidak dapat
memenuhi kebutuhan, mereka perlu
meminta pemindahan barang dari
lokasi gudang terdekat yang
mungkin
2 Mengkonfirmasi (1) Admin MRP (atau Manajer Manual
dengan gudang yang Logistik/Gudang) pada lokasi
menyediakan gudang yang meminta
mengkonfirmasi dengan admin
gudang yang menyediakan melalui
telepon apakah mereka mempunyai
persediaan untuk
dipindahkan/ditransfer
(2) Pemindahan/transfer akan hanya
dilakukan jika gudang yang
menyediakan memiliki
persediaan/stok dan membolehkan
pemindahan ke gudang yang
meminta
3 Membuat Order (1) Admin MRP pada gudang yang Sistem
Pemindahan meminta akan membuat Order
Transport Order) Transport Order), serupa dengan
Surat Pesanan untuk meminta
Pemindahan Persediaan/Stok
(2) Keuntungan Order Pemindahan
adalah:
dapat direncanakan pada
gudang yang menerima
Anda dapat memasukkan
transportir vendor pada Order
Transport Order)
Biaya pengiriman dapat
dimasukkan pada Order
Transport Order)
182
Buku 167 - 191 OK.pmd 182 2/3/11, 15:45

dapat dikirim langsung ke
konsumsi
Proses keseluruhan dapat
dimonitor melalui sejarah
pemesanan (order history)
4 Memeriksa/ (1) Admin MRP pada gudang yang Sistem
Mendaftar Order mengeluarkan akan
Pemindahan memeriksa/mendaftar Order
Transport Order) Transport Order) pada tempat
mereka
5 Memeriksa (1) Admin MRP pada gudang yang Sistem
Ketersediaan mengeluarkan akan memeriksa
Material ketersediaan material berdasarkan
daftar Order Pemindahan
6 Mengambil barang (1) Admin Gudang pada gudang yang Manual
dari Gudang mengeluarkan akan menyiapkan
material dari gudang untuk
dipindahkan ke gudang yang
meminta berdasarkan Order
Transport Order) yang diterima
7 Mencetak Order (3) Admin Gudang akan mencetak Sistem
Pemindahan Order Pemindahan Persediaan
Persediaan (Stock (Stock Transport Order) dalam
Transport Order) & dokumen hard copy
Memindahkan (1) Admin Gudang akan melakukan
persediaan fisik pemindahan persediaan fisik ke
gudang yang meminta
8 Melakukan (1) Admin Gudang akan melakukan Sistem
Pengeluaran Barang Pemindahan Persediaan (stock
untuk Order transfer) dengan tipe perpindahan
Pemindahan 351 (Transfer posting ke Persediaan
Persediaan (Stock dalam Transit dari penggunaan
Transport Order) tidak terbatas) untuk gudang yang
mengeluarkan
membuat (posting) Pemindahan
Persediaan ke dalam sistem
(3) Jika terjadi kecelakaan saat
pengiriman:
1. Jika ada asuransi: lanjutkan
dengan settlement di Keuangan
2. Jika tidak ada asuransi: lanjutkan
dengan menghapus barang-barang
yang dikirim
Catat kondisi dan aksi yang diambil
pada dokumen Order Pemindahan
9 Menerima Barang (1) Admin Gudang pada gudang yang Manual
meminta akan menerima dan
memverifikasi barang berdasarkan
Catatan Pemindahan Persediaan
183
Buku 167 - 191 OK.pmd 183 2/3/11, 15:45

(Stock Transfer Note)
10 Melakukan (1) Saat menerima barang yang Sistem
Penerimaan Barang dipesan, Admin Gudang pada
untuk Order gudang yang meminta akan
Pemindahan melakukan penerimaan barang
Persediaan (Stock dengan referensi ke Order
Transport Order) Pemindahan Persediaan (Stock
Transport Order) pada sistem dengan
tipe perpindahan 101
(2) Jika Warehouse Management
diimplementasikan, proses
Penerimaan Barang akan
dilanjutkan dengan proses
Penyimpanan pada masing-masing
rak penyimpanan
11 Mengakui tanda (1) Admin Gudang pada gudang yang Manual
terima meminta akan mengakui Catatan
Transfer Note) dan barang yang
diterima di gudang mereka dengan
menandatangani dokumen
12 Menyimpan Catatan (1) Catatan Pemindahan Persediaan Manual
Pemindahan (Stock Transfer Note) yang diakui
Persediaan (Stock akan dikembalikan ke gudang yang
Transfer Note) mengeluarkan untuk tujuan
penyimpanan/dokumentasi
184
Buku 167 - 191 OK.pmd 184 2/3/11, 15:45

6.4.4 SubProses:MMIM060.040–MemeliharaTransferPosting:MaterialkeMaterial
(Sistem/Manual)
1 Mengidentifikasi (1) Admin MRP perlu Manual
material untuk mengidentifikasi material untuk
dipindahkan/ditransfer dipindahkan/ditransfer dan tipe
transfer posting diperlukan apakah
pemindahan material ke material
atau pemindahan tipe persediaan
yang berbeda
(2) Alasan mengapa material perlu
dipindahkan/ditransfer yaitu::
Perubahan pada fitur didefinisikan
pada master material atau
Perubahan pada tipe persediaan
material
2 Melakukan transfer (1) Dengan perintah Admin MRP, Sistem

posting : Material ke Admin Gudang akan melakukan
Material proses transfer posting melalui
layar SAP
(2) Untuk pemindahan/transfer
material ke material, jumlah
material yang menerima akan
ditambah dengan jumlah material
yang dipindahkan/ditransfer
(3) Perubahan pada material yang
menerima dan yang
mengeluarkan akan direfleksikan
pada dokumen material dan
dokumen accounting yang dibuat
oleh sistem
(4) Berdasarkan stock control account
yang dipelihara untuk material
yang disebutkan, tidak ada
perubahan yang akan terlihat
dalam posisi keseluruhan dari
control account
(5) Jika pemicu dari transfer posting
akan mengkombinasikan
persediaan untuk nomor material
yang diduplikasi, proses akan
dilanjutkan dengan penghapusan
pengeluaran material
(menggunakan fitur penandaan
untuk penghapusan)
3 Melakukan transfer (1) Dengan perintah Admin MRP,

posting : Tipe Admin Gudang akan melakukan
Persediaan yang proses transfer posting melalui
Berbeda layar SAP
(2) Selanjutnya, untuk pemindahan
persediaan ke persediaan (stok ke
stok), hanya dokumen material
yang akan dibuat untuk
merefleksikan perubahan pada
tipe stok (contoh dari penggunaan
tak terbatas menjadi persediaan
185
Buku 167 - 191 OK.pmd 185 2/3/11, 15:45

(Sistem/Manual)
yang diblokir). Posisi (jumlah)
persediaan keseluruhan material
akan tetap
4 Melakukan (1) Jika perpindahan diperlukan, Manual
Pemindahan/Transfer Admin Gudang akan
fisik mengkoordinasikan pemindahan
fisik material. Contoh: Transfer
posting untuk Penggunaan tak
terbatas menjadi Persediaan yang
diblokir yang telah memiliki rak
yang ditentukan pada lokasi yang
berbeda
186
Buku 167 - 191 OK.pmd 186 2/3/11, 15:45

BABVIIMENGELOLAPERHITUNGANFISIK(STOKOPNAME)ͲMMIM070

7.1 Tujuan

ERP.


ProsesbisnisinimemandupenggunadalammembuatDokumenInventoriFisik.
MembuatDokumenInventoriFisik:
x Manual(online)untuksatumaterial
x Otomatis(melaluisuatubatchsession)untukbanyakmaterial

Dokumeninijugamemandupenggunadalammelakukanperhitunganfisikdanmendapatkan
hasilnya.
MelakukanPerhitungan:
x Prosesinimemberitahukanpenggunadalammelakukanperhitunganfisik

Mendapatkanhasil:
x Proses ini memberitahu pengguna dalam mendapatkan hasil perhitungan ke dalam
DokumenInventoriFisikdankemudianmemasukkanperhitungankedalamsistem

Sebagai tambahan proses bisnis ini memandu pengguna dalam memproses Laporan
PerbedaanInventorisetelahhasilperhitungandidapatkanpadasistem.

MencetakdanmenganalisaLaporanPerbedaan:
x Proses ini memberitahu pengguna dalam mencetak dan menganalisa Laporan
PerbedaandanlangkahͲlangkahyangharusdiambiljikaadaperbedaanharusdiatasi.

7.3 DiagramAlirProsesBisnis:MengelolaPerhitunganFisik

187
Buku 167 - 191 OK.pmd 187 2/3/11, 15:45

188
Buku 167 - 191 OK.pmd 188 2/3/11, 15:45

7.4.1 SubProses:MembuatDokumenInventoriFisik(MMIM070.010)
(Sistem/Manual)
1 Mengatur Kegiatan (1) Admin Gudang akan Manual
Perhitungan melakukan satu dari Metode
Inventori Fisik (Stok Inventori Fisik berikut:
Opname) a. Perhitungan 100% – sekali
dalam setahun
b. Perhitungan Berkala -
berdasarkan indikator yang
terdapat pada master material
2 Persiapan untuk (1) Terlepas dari Metode Inventori Manual

kegiatan Inventori Fisik, Admin Gudang akan
Fisik membuat persiapan sebagai
berikut:
a. Memberitahu pengguna
tentang tanggal kegiatan dan
perpindahan persediaan/stok
yang tidak dapat dilakukan
saat itu
b. Menggerakkan personil yang
akan terlibat dalam
perhitungan (Tim
Perhitungan)
c. Memberitahu saksi (Tim
Inventarisasi, dari berbagai
divisi) tentang tanggal
kegiatan dilakukan
perhitungan fisik
3 Membuat Daftar (1) Admin Gudang akan Sistem

Material & Lokasi melanjutkan untuk membuat
daftar material yang akan diacu
selama pembuatan Dokumen
Inventori Fisik/Lembar
Perhitungan
4 Pembuatan (1) Admin Gudang akan Sistem

Dokumen Inventori melanjutkan untuk membuat
Fisik/Lembar Dokumen Inventori
Perhitungan Fisik/Lembar Perhitungan
melalui cara berikut:
a. Pembuatan online (untuk
material yang baru)
b. Membuat batch session untuk
beberapa material (banyak)
dan selanjutnya memproses
session untuk mendapatkan
Dokumen Inventori Fisik
c. Untuk material yang akan
dihitung secara berkala
(diidentifikasi oleh suatu
indikator) pada view gudang
master material, (material
189
Buku 167 - 191 OK.pmd 189 2/3/11, 15:45

(Sistem/Manual)
master storage view), Admin
Gudang akan melakukan
program perhitungan berkala
dan Dokumen Inventori Fisik
akan dibuat untuk material
tersebut untuk perhitungan
fisik
5 Mengatur Indikator (1) Sebelum perhitungan fisik Sistem

Blokir untuk dilakukan, Manager Gudang
Perpindahan akan memblokir material dari
Material perpindahan apapun
6 Mencetak Dokumen (1) Jika Dokumen Inventori Fisik Sistem
Inventori sudah dibuat, dokumen tersebut
Fisik/Lembar akan dicetak dan diberikan
Perhitungan kepada tim perhitungan
persediaan/stok
7 Melakukan (1) Berdasarkan Dokumen Inventori Manual
perhitungan fisik & Fisik yang telah dibuat, dicetak
memasukkan dan dibagikan ke tim
jumlah persediaan perhitungan oleh Admin
fisik ke Dokumen Gudang, Operasional Gudang &
Inventori Fisik tim akan melakukan perhitungan
kemudian (Catatan: hanya dapat dilakukan
ditandatangani oleh untuk lokasi yang tidak
tim perhitungan mengimplementasikan fungsi
persediaan barcode)
(2) Setelah setiap material pada
Dokumen Inventori Fisik yang
relevan dihitung, jumlah
persediaan akan dimasukkan ke
dalam Dokumen Inventori Fisik
(3) Proses ini akan diulang hingga
semua material yang terdaftar
pada Dokumen Inventori Fisik
dihitung
(4) Melanjutkan dengan
menandatangani oleh masing-
masing tim perhitungan
persediaan/stok
8 Memasukkan ke (1) Dokumen Inventori Fisik yang Sistem
dalam sistem telah diisi akan diberikan ke
Admin Gudang untuk
mendapatkan perhitungan
Dokumen Inventori Fisik ke
dalam sistem
9 Mencetak & (1) Admin Gudang pada plant akan Manual & Sistem
Menganalisa mencetak Laporan Perbedaan
Laporan Perbedaan dari sistem dan menganalisa
(2) Saat menganalisa Laporan
Perbedaan, beberapa skenario
mungkin ditemukan:
a. Jika tidak ada perbedaan pada
laporan, Eksekutif Material
akan membuat (posting)
Dokumen Inventori Fisik ke
190
Buku 167 - 191 OK.pmd 190 2/3/11, 15:45

(Sistem/Manual)
dalam sistem
b. Jika terdapat perbedaan tetapi
dapat diterima, Manager
Gudang akan membuat
(posting) perbedaan ke dalam
sistem
c. Jika perbedaan tidak dapat
diterima, perhitungan ulang
dan penyelidikan akan
dilakukan
10 Menandatangani (1) Setelah menganalisa Laporan Manual

Laporan Perbedaan Perbedaan dan mengidentifikasi
alasan ketidaksesuaian
(2) Jika perbedaan diterima,
kemudian menandatangani
dokumen laporan perbedaan
oleh tim perhitungan
persediaan/stok
11 Membuat (posting) (1) Untuk menutup Dokumen Sistem
perbedaan ke dalam Inventori Fisik & menyetujui
sistem material untuk penggunaan
lebih lanjut, proses pembuatan
(posting) perbedaan ke dalam
sistem harus dilakukan,
walaupun tidak ada perbedaan
ditemui
12 Memulai (1) Proses perhitungan ulang sama Manual & Sistem
Perhitungan Ulang seperti proses perhitungan
normal di mana Lembar
Perhitungan Ulang (Dokumen
Inventori Fisik) akan dibuat,
diikuti oleh proses perhitungan
dalam mendapatkan hasil
perhitungan dan memproses
laporan perbedaan
Catatan:
[ProcessGap–14/07/2005]Perhitunganfisikdilakukanpadapertengahantahundanpadaakhir
tahunolehanggotatimyangterdiridaripengguna,logistik,danaccounting.(Formterkaitdengan
prosesini:TUG15)

191
Buku 167 - 191 OK.pmd 191 2/3/11, 15:45

dffdffdf
BABVIIIMENGELOLAPEMERIKSAANBARANGYANGDITERIMA–MMQM020

8.1 Tujuan
DokumeninimenjelaskanaktivitasrincidarialurprosesbisnisdanmenyorotiperubahanͲ
perubahanutamayangterkaitdenganbisnissebagaikonsekuensidariimplementasisistem
ERP.
Prosesbisnisinimenjelaskanprosespemeriksaankualitasyangdilakukansetiapmenerima
barang.
KeseluruhanprosesiniterbagimenjadibagianͲbagianberikutini:
8.2.1 PembuatanLotPemeriksaan
BagianinimeliputitindaklanjutdankoordinasiuntukpembuatanLotPemeriksaanKualitas
Barang.LotPemeriksaandibuatsecaraotomatispadasaatPenerimaanBarang.
8.2.2 PenyimpananHasil
Ketikalottelahdibuatdanmaterialtelahditerimadarigudang,pemeriksaankualitasbarang
dapatdilaksanakan.Bagianinimeliputikinerjadaripemeriksaanyangsebenarnyadan
penyimpananhasilpadasistem.
8.2.3 MengambilKeputusanPenggunaan
SetelahhasilͲhasilpemeriksaandisimpan,keputusanpenggunaandapatdiambil.Padasaat
keputusanpenggunaan,semuamaterialyangditerimadipindahkandarimaterialdalam
pemeriksaankualitasmenjadimaterialsiappakai.Nilaiuntukvendor(rekanan)juga
dialokasikanpadasaatKeputusanPenggunaan.
Catatan:
- IsmailD.A.(27/09/05):untukmemastikankelengkapandokumen(misal:dokumen
pengiriman,sertifikatasli,bukumanual,dll)adalahbagiandaripemeriksaanbarangyang
diterima.
- Jawaban:
Kelengkapandokumenakandidatadalamdokumenhasilpemeriksaan(TUG4)sebagai
catatankarakteristikpemeriksaan.
8.3 DiagramAlirProsesBisnis:MengelolaPemeriksaanBarang

192
Buku 192 - 238 OK.pmd 192 2/3/11, 15:45

193
Buku 192 - 238 OK.pmd 193 2/3/11, 15:45

8.4 DeskripsiBisnisProses
8.4.1 SubProses:QM020Ͳ010PemeriksaanBarangyangDiterima
No. Aktivitas/Nama Aktivitas/Deskripsi Tugas Tipe
1 Pembuatan Lot Lot pemeriksaan dibuat secara otomatis Sistem
Pemeriksaan pada saat Penerimaan Barang. Setelah
gudang membuat dokumen
Penerimaan Barang, sistem secara
otomatis membuat lot pemeriksaan
berdasarkan dokumen Penerimaan
Barang. Ketika barang diterima, lot
pemeriksaan tersebut secara otomatis
akan dikeluarkan ke Persediaan dalam
Pemeriksaan (barang tidak dapat
digunakan sebelum diperiksa).
2 Melakukan Setelah lot diterima dan dibuat dalam Sistem
Pemeriksaan dan sistem, tim QA melaksanakan
Penyimpanan Hasil pemeriksaan terhadap lot yang
terhadap Lot bersangkutan dan menyimpan hasilnya
Pemeriksaan ke dalam sistem.
3 Mengambil Setelah hasil disimpan, Manajer QA Sistem
Keputusan mengambil keputusan penggunaan,
Penggunaan apakah hasil pemeriksaan lolos atau
tidak.
4 Transfer posting dari Jika tidak ditemukan cacat untuk lot Sistem
persediaan QI pemeriksaan, atau terdapat cacat tetapi
dalam level yang dapat diterima,
pengeluaran pemindahan akan
dilaksanakan berdasarkan pada hasil
pemeriksaan. Barang-barang yang lolos
pemeriksaan akan dikeluarkan menjadi
persediaan siap pakai, sementara
barang-barang yang cacat akan
dikeluarkan untuk pengiriman
pengembalian.
5 Mencetak Berita Setelah keputusan penggunaan Sistem
Acara Pemeriksaan disimpan dalam sistem, Berita Acara
Barang (TUG 4) Pemeriksaan Barang (TUG 4) yang
dibuat berdasarkan Keputusan
Penggunaan, akan dicetak.
6 Penyetujuan TUG 4 Berita Acara Pemeriksaan Uji Mutu Manual
oleh anggota- akan disetujui oleh anggota tim QI
anggota tim QA
7 Mengembalikan Pada kasus dimana terdapat cacat Manual
Cacat dalam lot pemeriksaan, barang yang
cacat akan dikembalikan ke vendor
(rekanan). Kegiatan ini mengacu pada
sub proses MMIM030-010 Return to
Vendor.
8 Mengarsipkan Semua dokumen yang berkaitan Manual
semua dokumen dengan lot yang diterima akan
diarsipkan dan dilanjutkan dengan
proses verifikasi tagihan. Kegiatan ini
akan mengacu pada sub proses
MMIV010-010 Process Verify Invoice.
194
Buku 192 - 238 OK.pmd 194 2/3/11, 15:45

dffdffdf
LAMPIRANCONTOHFORMULIRLOGISTIK
APLIKASIERPPLN

Buku 192 - 238 OK.pmd 195 2/3/11, 15:45

Telp.,Fax.
FORMPERMINTAANPEMBELIAN/TRANSFER No.Sistem: Tanggal:
TujuanPermintan:
j
196
Item Kode Deskripsi No.WBS/ Plant Pemohon Tanggal Jumlah satuan Tipe Mata Harga Estimasi
Barang/ Order/ Pemohon penyrahan Stok Uang Estimasi Harga
Jasa Cost barang/sele Total
center saijasa
EstimasiHaragasatuanTotal 0
Terbilang:NolRupiah
196
Disetujuioleh:
()
2/3/11, 15:45
Telp.,Fax.
PERMINTAANPENAWRANHARGANo.: No.Sistem: Tanggal: Pekerjan:
Kepada:
K d Batasakhirpenawaran:
B t khi
197
No.Vendor:
TermofDelivery:
Item Kode Deskripsi TanggalPenyerahan Jumlah Satuan
Barang/Jasa barang/selesaiJasa
Disetujuioleh:
197
()
2/3/11, 15:45
Telp.,Fax.
PERMINTAANPENAWRANHARGANo.: No.Sistem: Tanggal: Pekerjan:
Kepada:
K d
198
No.Vendor:
TermofDelivery:
Item Kode Deskripsi Tanggal Satuan Mata HaragaSatuan HargaTotal
Barang/Jasa BatasAkhir Uang
Disetujui oleh :
Disetujuioleh:
198
()
( )
2/3/11, 15:45
Telp.,Fax.
SURATPESANANBARANG/JASA No.: No.Sistem: Tanggal: Pekerjan:
Kepada:
K d
199
No.Vendor:
TermofDelivery:
Kode Tanggal Mata
Item Deskripsi Jumlah Satuan HaragaSatuan HargaTotal
Barang/Jasa BatasAkhir Uang
Disetujui oleh :
Disetujuioleh:
199
()
( )
2/3/11, 15:45
Telp.,Fax.
FORMPERMINTAANPEMBELIAN/TRANSFER No.Sistem: Tanggal:
TTujuanPermintan:
j an Permintan
200
Item Kode Deskripsi No.WBS/ Plant Pemohon Tanggal Jumlah satuan Tipe Mata Harga Estimasi
Barang/Jasa Order/ Pemohon penyerahan Stok Uang Estimasi Harga
Cost barang/sele Total
center saijasa
EstimasiHaragasatuanTotal 0
Terbilang:NolRupiah
Disetujuioleh:
200
()
2/3/11, 15:45
Referensi:TUG7

SuratperintahpengirimanNo.eksternal: No.Sistem: Tanggal: Pekerjan:
Kepadasupplyingplant:
201
Tanggal
Item NoMaterial NamaMaterial Jumlah Satuan Tipe KodePembebanan ValuationType
Pengiriman
Disetujuioleh:
Tanggal:
201
2/3/11, 15:45
PTPLN(PERSERO)
PT PLN (PERSERO) Referensi:TUG3
Referensi : TUG 3

SLIPPENERIMAANBARANGͲBARANG/SPAREPARTS
(KARANTINA)
NomorSlip : TanggalTerima :
Plant : Dari :
202
StorageLocation : No.PurchaseOrder :
Mov.Type : 103GRINTOBLCKEDSTCK No.DeliveryOrder :
DeliveryText :
No. NomorMaterial NamaMaterial Jumlah Satuan Tipe KeteranganItem ValuationType
202
2/3/11, 15:45
YangMenyerahkan KepalaGudang
() ()
TanggalEntry:
PTPLN(PERSERO)
Referensi : TUG 3

(KARANTINA)
Plant : Dari :
203
StorageLocation : No.PurchaseOrder/STO :
Mov.Type : 101GRSTOCKINTRANSIT No.SuratJalan :
No.SlipPengeluaran :
203
2/3/11, 15:45
YangMenyerahkan YangMenerima
() ()
TanggalEntry:
PTPLN(PERSERO)
Referensi : TUG 3

(KARANTINA)
Plant : Dari :
204
Mov.Type : 301TFTRFRPLNTTOPLNT No.DeliveryOrder :
DeliveryText :
204
2/3/11, 15:45
YangMenyerahkan, KepalaGudang
() ()
TanggalEntry:
PTPLN(PERSERO)
( S O) Referensi:TUG3
e e e s UG 3

(PERSEDIAAN/PEMAKAIANLANGSUNG)
Plant : Dari :
205
Mov.Type : 101GRFORACCTASSIGNMENT No.DeliveryOrder :
DeliveryText
D li T t :
205

2/3/11, 15:45
() ()
TanggalEntry:
PTPLN(PERSERO)
( S O) Referensi:TUG3
e e e s UG 3

(KARANTINA)
Plant : WBSElement :
206
StorageLocation : No.DeliveryOrder :
Mov.Type : 921GRWHOTHER DeliveryText :
206
2/3/11, 15:45

() ()
TanggalEntry:
PTPLN(PERSERO) Referensi:TUG3

(KARANTINA)
NomorSlip
Nomor Slip : TanggalTerima
Tanggal Terima :
Plant : WBSElement :
StorageLocation : Dari :
207
Mov.Type : 941GRFR.NONͲPILOT No.DeliveryOrder :
DeliveryText :
207
2/3/11, 15:45
() ()
TanggalEntry:

(KARANTINA)
NomorSlip
Nomor Slip : TanggalTerima
Tanggal Terima :
Plant : Dari :
StorageLocation : No.DeliveryOrder :
208
Mov.Type : 921GRWHHIBAH DeliveryText :
208
2/3/11, 15:45
() ()
TanggalEntry:
1.untukPengirimanBarang
PLN
PT.PLN(Persero) Cab./Sekt.
BERITAACARAPEMERIKSAANBARANG/SPAREPART
No.
PadatanggalͲparapemeriksaterdiridari:
No Nama Jabatan TandaTangan
1
2
3
4
5
6
7
TelahmengadakanpemeriksaanatasbarangͲbarang/sparepartsmilikPT.PLN(Persero)yang
diterimadariͲtglmenurutstockTransferOrderNo.ͲTglͲ,PurchaseRequisition/TUG5
No.Ͳ,GI/TUG8No.ͲdiGudangdanmenyatakansebagaiberikut:
No. No.Lot Namabarang/spareparts Nomorpart Jumlah Jumlah Satuan Catatan

Urut Inspeksi Kondisi Kondisi
Baik Rusak
No.Perintahkerja: Fungsi.
Keterangan:
PT.PLN(Persero)
{}
209
Buku 192 - 238 OK.pmd 209 2/3/11, 15:45

2.untukArsipGudang

PLN
No.

1
2
3
4
5
6
7
No. No.Lot Namabarang/spareparts

g p p Nomorpart
p Jumlah Jumlah Satuan Catatan
U t I ki K di i K di i
Keterangan:
PT.PLN(Persero)
{}
210
Buku 192 - 238 OK.pmd 210 2/3/11, 15:45

3.untukAkuntansi

PLN
No.

1
2
3
4
5
6
7
Jumlah Jumlah
No. No.Lot
Namabarang/spareparts Nomorpart Kondisi Kondisi Satuan Catatan
Urut Inspeksi
Baik Rusak
Keterangan:
PT.PLN(Persero)
{}
211
Buku 192 - 238 OK.pmd 211 2/3/11, 15:45

4.untukpengadaan
PLN
No.

1
2
3
4
5
6
7
Jumlah
Jumlah Jumlah
Jumlah
N
No. N L t
No.Lot
Namabarang/spareparts Nomorpart Kondisi Kondisi Satuan Catatan
Urut Inspeksi
Baik Rusak
Keterangan:
PT.PLN(Persero)
{}
212
Buku 192 - 238 OK.pmd 212 2/3/11, 15:45


SLIPPENERIMAANBARANGͲ2/SPAREPARTS
(PERSEDIAAN)
N
NomorSlip
Sli : T
TanggalTerima
lT i :
Plant : Dari :
213
Mov.Type : 105GRFMBLOCKED No.DeliveryOrder :
DeliveryText :
213
2/3/11, 15:45
DiperiksaOleh, KepalaGudang,
() ()
TanggalEntry:

(PERSEDIAAN)
Plant : Dari :
StorageLocation : No.PurchaseOrder/STO :
Mov.Type : 321TFQITOUNR No.SuratJalan :
No.SlipPengeluaran :
214
214
2/3/11, 15:45
Mengetahui, KepalaGudang,
() ()
TanggalEntry:
Telp.,Fax.
PENERIMAANJASA(SERVICEACCEPTANCE)
No. No.PenerimaanJasa: No.FOSistem:
Dari:
No.Vendor: KeteranganPekerjaan: PenerimaanKe:
Jumlah
Jumlah Jumlah
Jumlah Harga
Harga
Item KodeJasa Deskripsi Satuan MataUang HargaTotal
Dipesan Diterima Satuan
Totalsebelumpajak
PPN10%
Totalsetelahpajak
Terbilang:RUPIAH
KeteranganTambahan
Disetujuioleh:
PihakKedua PihakPertama
Nama:
215
Buku 192 - 238 OK.pmd 215 2/3/11, 15:45

PTPLN(Persero)
FORMPEMESANAN(RESERVATIONSLIP)
( )
NOMOR:0000000000
PLANT: COSTCENTER:
NOV.TYPE: ORDERNO(HAR):
WBSELEMENT(PDP):
ASSETNO/SUBNUMBER(CADANG):Ͳ/Ͳ
BUSINESSAREA:
PEKERJAAN&LOKASI NOMORSPK
No NoMaterial NamaMaterial Jumlah Satuan Tanggal Gudang
Tanggal:
Peminta Pemeriksa
Tandatangan:
Nama: () ()
216
Buku 192 - 238 OK.pmd 216 2/3/11, 15:45


(PEMAKAIANRESERVASI)
N
NomorSlip
Sli : TTanggalKeluar
lK l :
Plant : No.Reservasi :
StorageLocation : InternalOrder :
217
Mov.Type : 261GIFORORDER WBSElement :
Pekerjaan : Asset/SubAsset :
No.SPK :
217
2/3/11, 15:45
Penerima, KepalaGudang, Disetujuioleh,
() () ()
TanggalEntry:

N
NomorSlip
Sli : TTanggalKeluar
lK l :
218
Mov.Type : 221GIFORPROJECT WBSElement :
No.SPK :
218
2/3/11, 15:45
() () ()
TanggalEntry:

NomorSlip : TanggalKeluar :
219
Mov.Type : 201GIFORCOSTCENTER WBSElement :
No.SPK :
219
2/3/11, 15:45
() () ()
TanggalEntry:

SLIPPENGEMBALIANBARANGͲBARANG/SPAREPARTS
StorageLocation : KodeInternalOrder :
Mov.Type : 104BRTOBLKDREV KodeWBSElement :
220
Pekerjaan : KodeAsset/SubAsset : /
TanggalKeluar :
No.SPK :
No. NomorMaterial NamaMaterial Jumlah Satuan Tipe KeteranganItem No.Batch
220
2/3/11, 15:45
YangMenyerahkan
Yang Menyerahkan KepalaGudang
Kepala Gudang DisetujuiOleh
Disetujui Oleh
() () ()

TanggalEntry:

SLIPPENGELUARANBARANGͲBARANG/SPAREPARTS
(PENGEMBALIANKEVENDOR)

NomorSlip
N Sli : TTanggalTerima
lT i :
Plant : Dari :
221
Mov.Type : 122GRRETURNTOVENDOR No.DeliveryOrder :
DeliveryText :
221

2/3/11, 15:45
Penerima KepalaGudang
() ()
TanggalEntry:

(TRANSFER)
NomorSlip
N Sli : TTanggalKeluar
lK l :
Plant : Ke :
StorageLocation : DeliveryOrder :
222
Mov.Type : 942GTTONONͲPILOT DeliveryText :
222
2/3/11, 15:45
Penerima KepalaGudang DisetujuiOleh
() () ()
TanggalEntry:

(TRANSFER)
NomorSlip
lK l :
Plant : No.Permintaan :
StorageLocation : No.PerintahPengiriman :
223
Mov.Type : 351TFTOSTCKINTRANS. Tujuan
Plant :
StorageLocation :
Transportasi :
BiayaPengiriman :
BiayaPembungkus :
223
2/3/11, 15:45
() () ()
TanggalEntry:

(PEMAKAIANEMERGENCY)
NomorSlip
lK l :
224
Mov.Type : 911GTEMERGENCY. WBSElement :
Pekerjaan : Asset/SubAsset : /
No.SPK :
224
2/3/11, 15:45
() () ()
TanggalEntry:
PTPLN(PERSERO)
SLIPTRANSFERPOSTING

NomorSlip :
TanggalDokumen
gg :
Mov.Type : 311TFINPLANT
Keterangan :
225
Storage
S KodeWBS
K d WBS
No. NomorMaterial NamaMaterial Jumlah Satuan Tipe Kondisi Plant KeteranganItem
Location Element
225
2/3/11, 15:45
() ()
TanggalEntry:
PTPLN(PERSERO)
SLIPTRANSFERPOSTING

NomorSlip :
TanggalDokumen
gg :
Mov.Type : 309TFtfrpa.mat.tomat
Keterangan :
226
Storage
S KodeWBS
K d WBS
Location Element
001 Dari
Ke
226
2/3/11, 15:45
() ()
TanggalEntry:
PTPLN(PERSERO)
SLIPTRANSFERPOSTING

NomorSlip :
TanggalDokumen
gg :
Mov.Type : 412TRPROJECTTOOWNRE
Keterangan :
227
Storage
S KodeWBS
K d WBS
Location Element
227
2/3/11, 15:45
() ()
TanggalEntry:
PTPLN(PERSERO)
SLIPTRANSFERPOSTING

NomorSlip :
TanggalDokumen
gg :
Mov.Type : 411TRPROJECTTOOWN
Keterangan :
228
Storage
Storage KodeWBS
Kode WBS
Location Element
228
2/3/11, 15:45
() ()
TanggalEntry:
KOMITEMANAJEMENMATERIAL
PTPLN(PERSERO)

PENGARAH
DirekturPengadaanStrategis
DirekturKeuangan
DirekturSDM
DirekturOperasiJawaBali
DirekturOperasiIndonesiaBarat
DirekturOperasiIndonesiaTimur

KETUA
W.BudiNugroho

SEKRETARIS
IwanPurwana

KOMISIKEBIJAKANDANATURAN
M.Choliq,sebagaiKetua
AchmadMudakkir
Widayanto
RisnandarHalid
Harmen
MiftahulHuda
SlametRiyanto
SemuaKetuaKomisi

KOMISIKEUANGANDANAKUNTANSI
AbdulHakam,sebagaiKetua
Kuswowo
AndiQuartikoA

KOMISIUNITPEMBANGKITAN
Purwoko,sebagaiKetua
IMadeSuardana
Mursalin

KOMISIUNITDISTRIBUSI
ParluhutanSamosir,sebagaiKetua
WinayuSiswanto
HedyNugroho

KOMISIUNITTRANSMISI
A.AmirHamzah,sebagaiKetua
AsepBurhan
KunariP

229
Buku 192 - 238 OK.pmd 229 2/3/11, 15:45

Keputusan Direksi PLN No. 687

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Keputusan Direksi PLN No. 687

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Hakam@pln.co.

Buku 00i - 016 OK.pmd 1 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 2 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 3 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 4 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 5 3/3/11, 17:54

Buku 00i - 016 OK.pmd 6 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 7 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 8 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 9 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 10 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 11 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 12 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 13 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 14 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 15 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 16 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 17 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 18 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 19 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 20 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 21 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 22 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 23 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 24 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 25 2/3/11, 15:41

Buku 00i - 016 OK.pmd 26 2/3/11, 15:41

017 - 041 OK.pmd 17 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 18 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 19 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 20 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 21 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 22 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 23 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 24 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 25 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 26 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 27 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 28 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 29 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 30 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 31 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 32 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 33 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 34 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 35 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 36 2/3/11, 15:50

KANTORWILAYAH FUNGSI FUNGSITUKG FUNGSIGUDANG

017 - 041 OK.pmd 37 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 38 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 39 2/3/11, 15:50

017 - 041 OK.pmd 40 2/3/11, 15:50

FUNGSIGUDANG FUNGSI FUNGSITUKG GUDANGPENERIMA

017 - 041 OK.pmd 41 2/3/11, 15:50

Buku 042 - 066 OK.pmd 42 2/3/11, 15:49

Buku 042 - 066 OK.pmd 43 2/3/11, 15:49

Buku 042 - 066 OK.pmd 44 2/3/11, 15:49

Buku 042 - 066 OK.pmd 45 2/3/11, 15:49

Buku 042 - 066 OK.pmd 46 2/3/11, 15:49

Buku 042 - 066 OK.pmd 47 2/3/11, 15:49

Buku 042 - 066 OK.pmd 48 2/3/11, 15:49

Buku 042 - 066 OK.pmd 49 2/3/11, 15:49