LECTURE NOTES

Week 7

The Project’s Schedule and Budget

ISYS6310 – Information System Project Management

 LEARNING OUTCOMES

Setelah menyelesaikan pertemuan ini, mahasiswa dapat:

Menjelaskan Project Cost Management
Membuat Gantt Chart
Membuat Project Network Diagram
Menentukan jalur kritis

OUTLINE MATERI :
Developing the Project Schedule
Project Management Software Tools
Developing the Project Budget
Finalizing the Project Schedule and Budget

ISYS6310 – Information System Project Management

 ISI MATERI

Penjadwalan proyek adalah proses untuk mendefinisikan aktivitas proyek, menetapkan

urutan aktivitas dan menetapkan waktu untuk tiap aktivitas. Agar proyek dapat selesai dengan
sukses, seorang manajer proyek harus peduli terhadap semua aktivitas di dalam proyek.
Sedangkan angota tim mengelola dan menjaga seluruh aktivitas agar sesuai dengan jalur melalui
proses dekomposisi yang berarti memecah keseluruhan proyek menjadi bagian yang lebih kecil
yang dapat dikelola dan dikendalikan yang dikenal sebagai Work Breakdown Structure (WBS)
yang sudah dijelaskan pada pertemuan lalu. Setelah WBS ini terbentuk, barulah manajer proyek
dan anggota tim mulai menyusun estimasi waktu dan biaya.

1. Project Cost Management.

Project Cost Management lebih umum disebut dengan manajemen biaya merupakan metode
yang digunakan untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup proyek dan
biasanya menggunakan teknologi untuk membantu pengukurannya. Fungsi dari manajemen
biaya ini meliputi beberapa fungsi yang mencakup pengendalian pekerjaan, memberikan
estimasi, pengumpulan data, penjadwalan, akuntansi dan perancangan.
Biaya merupakan sumber daya yang harus dikeluarkan untuk mencapai tujuan dan biasanya
diukur dalam satuan uang seperti rupiah, rupiah dll. Sehingga manajemen biaya merupakan
proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan
anggaran yang telah disepakati.
Dalam manajemen biaya, data historis sangat penting. Karena data historis ini merupakan
data aktual yang pernah terjadi, sehingga dapat digunakan untuk merencanakan semua aspek
proyek. Sehingga pengendalian akan pekerjaan menggunakan data dari estimasi mulai dari
inisiasi proyek sampai proyek selesai.
Terdapat 3 tahapan dalam biaya manajemen proyek yaitu:
a. Cost estimating merupakan aktifitas untuk menyusun estimasi dari biaya dan sumber daya
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek.
b. Cost budgeting merupakan aktifitas pengalokasian semua estimasi biaya pada tiap tahap
pekerjaan untuk membuat sebuah baseline, agar dapat diukur kinerjanya.

ISYS6310 – Information System Project Management

c. Cost control merupakan aktifitas untuk melakukan pengendalian terhadap semua biaya agar
proyek dapat diselesaikan sesuai dengan anggaran yang sudah disepakati.

2. Develop a Gantt chart.

Gantt Chart ditemukan oleh Henry Gantt tahun 1800-an. Sejak ditemukan, gantt chart ini
digunakan untuk menjelaskan waktu pelaksanaan dari aktifitas atau tugas, dan sejak ditemukan,
gantt chart ini menjadi salah satu alat yang sangat popular baik untuk perencanaan maupun
untuk pengendalian proyek. Sebenarnya, diagram ini diciptakan untuk memeriksa estimasi dari
waktu tugas dibandingkan dengan waktu aktualnya. Semua itu dimaksudkan agar keadaan
aktifitas atau tugas dapat dimonitor dengan jelas dan dapat dengan mudah dipantau
perkembangan dari proyek tersebut.
Untuk membuat Gantt chart tidaklah sulit, hanya membuat diagram batang secara horizontal
pada aktifitas/tugas yang sudah ditentukan durasinya secara vertical. Untuk lebih jelasnya, gantt
chart ini dapat dilihat pada gambar 7.1 dibawah ini.

Gambar 7.1. Contoh Gantt Chart (Kidasa Software)

ISYS6310 – Information System Project Management

 Gambar 7.1 merupakan salah satu contoh bentuk gantt chart dari alat yang tersedia dipasaran.
Beda alat beda juga penampilannya, tetapi yang pasti semua alat gantt chart memberikan gaya
dan informasi yang sama. Perhatikan bagian paling bawah pada gambar 7.1, bagian itu
menunjukkan perbandingan antara budget dengan aktualnya.
Sampai saat ini, gantt chart dikenal secara luas sebagai alat fundamental yang sangat mudah
diterapkan oleh proyek manajer untuk melihat waktu mulai dan selesainya aktifitas/tugas beserta
dan sub-sub aktifitas/tugas dari proyek. Memang sampai saat ini gantt chart merupakan diagram
yang banyak digunakan orang dalam proyek, tetapi bukan berarti diagram ini tidak ada
kekurangannya. Tabel 7.1 Berikut ini menunjukkan kelebihan dan kekurangan dari gantt chart.
Tabel 7.1. Kelebihan dan Kekurangan dari Gantt Chart
Kelebihan Kekurangan
Sederhana, karena mudah dalam Sulit untuk mengetahui dampak yang
pembuatannya dan mudah juga diakibatkan oleh keterlambatan satu
dipahami. aktifitas/tugas terhadap jadwal
Dapat menggambarkan jadwal keseluruhan proyek, hal ini dikarenakan
aktifitas/tugas dan perkembangan dari diagram tidak menunjukkan secara
aktifitas.tugas. spesifik hubungan ketergantungan
Dapat digabungkan dengan metoda lain antara satu aktifitas/tugas dengan
dan dapat dipakai pada saat pelaporan. aktifitas/tugas lainnya.
Sulit mengadakan penyesuaian atau
perbaikan/pembaharuan bila
diperlukan.

3. Mengembangkan Project Network Diagram Menggunakan Tehnik Activity On The

Node (AON)
Ketika aktivitas terkecil proyek ditetapkan, tim manajemen proyek harus menetapkan urutan
untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Untuk membantu menetapkan bagaimana urutan dari
aktivitas tersebut, manajer proyek menetapkan kendala teknis, fokus pada efisiensi atau
keamanan, kebijakan, ketersediaan sumber daya, dan aktivitas yang harus dimulai setelah
aktivitas sebelumnya selesai. Salah satu alat bantu penjadwalan ini adalah “Project Network
Diagram,” yang membantu manajer proyek untuk memvisualisasikan hasil dari perencanaan
proyek.

ISYS6310 – Information System Project Management

 Project network diagram merupakan diagram yang menampilkan hubungan antara waktu
dengan langkah-langkah yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek. Diagram ini biaya
disingkat dengan PND dan biasa juga dikenal dengan Precedence Diagram. Tujuan utama dari
diagram ini adalah menunjukkan aktifitas yang dikerjakan dari awal sampai akhir proyek,
sehingga manajer proyek dan anggota tim mempunyai guideline yang jelas dan terukur tentang
apa dan kapan sesuatu aktifitas harus dilakukan serta siapa yang mengerjakannya. Sehingga
dengan diagram ini dapat terlihat dengan jelas langkah-langkah mana saja yang harus dilakukan
dan langkah-langkah mana yang bisa mendahului langkah lainnya. Untuk lebih jelasnya lihat
gambar 7.2.

Gambar 7.2. Contoh Network Diagram (Taylor, 2009)

Terdapat duah buah teknik untuk mengvisualisasikan network diagram, yaitu Precedence
Diagramming Method (PDM) dan Arrow Diagramming Method (ADM). Gambar 7.2 diatas
merupakan contoh project network diagram. Kalau dilihat dari gambar 7.2, PDM merupakan
teknik menggambarkan jaringan menggunakan notasi persegi panjang yang dihubungkan dengan
anak panah untuk menunjukkan urutan dan ketergantungan dari aktivitas proyek. Sedangkan
ADM atau dikenal juga dengan sebutan Activity On Arrow (AOA) merupakan teknik
menggambarkan network diagram yang menunjukkan kegiatan proyek atau aktivitas pada anak
panah di dalam diagram. Contoh dari ADM dapat dilihat pada gambar 7.3 berikut ini.

ISYS6310 – Information System Project Management

 Gambar 7.3. Contoh AOA (Florante, 2011)

Dalam PDM dikenal empat hubungan dasar, yaitu Finish-To-Start (FS), Start-To-Start (SS),
Finish-To-Finish (FF), dan Start-To-Finish (SF). Hubungan dari keempat yang disebutkan diatas
adalah seperti pada gambar 7.4 dibawah ini. Sedangkan cara membacanya dapat dilihat pada
Tabel 7.2 dibawah.

Gambar 7.4. PDM Relationships

ISYS6310 – Information System Project Management

 Tabel 7.2. Keterangan dari hubungan fundamental PDM
Hubungan Contoh Deskripsi
Finish-To-Start (FS) Task B tidak bisa bekerja sebelum Task
A selesai
Start-To-Start (SS) Task B tidak bisa mulai kalau Task A
belum mulai
Finish-To-Finish (FF) Task B tidak bisa selesai kalau Task A
belum selesai
Start-To-Finish (SF) Task B tidak bisa selesai kalau Task A
belum mulai

Perbedaan mendasar antara AOA dengan PDM adalah letak dari aktifitasnya. Kalau AOA
aktifitas ada pada anak panahnya, sedangkan aktifitas pada PDM terletak pada note yang
digambarkan dalam bentuk persegi seperti pada gambar 7.2 diatas. Karena aktifitas dari PDM
terletak pada note nya, maka PDM ini juga dikenal dengan sebutan Activity On Node (AON).
Di dalam melakukan pengurutan aktivitas dalam PDM, terdapat istilah “Lead Time” dan
“Lag Time”. Lead Time adalah waktu yang dibutuhkan oleh satu aktivitas sebelum aktivitas lain
dimulai. Sedangkan Lag Time adalah jumlah waktu tunda antara penyelesaian satu aktivitas dan
awal dari aktivitas berikutnya.
Sebelum kita menggambarkan AON, maka perlu dianalisis terlebih dahulu hubungan antar
aktifitas serta waktu yang diperlukan. Tabel 7.3. dibawah ini merupakan tabel yang
menggambarkan analisis dari aktifitas untuk kegiatan AON.

ISYS6310 – Information System Project Management

 Tabel 7.3. Contoh analisis dari aktifitas untuk kegiatan AON
Activity Description Estimated Predecessor
Duration (Days)

A Evaluate current technology platform 2 None

B Define user requirements 5 A
C Design Web page layouts 4 B
D Set-up Server 3 B
E Estimate Web traffic 1 B
F Test Web pages and links 4 C,D
G Move web pages to production environment 3 D,E
H Write announcement of intranet for corp. 2 F,G
newsletter
I Train users 5 G

J Write report to management 1 H,I

Sedangkan dari tabel 7.3 diatas, kalau digambarkan AON nya maka akan tergambar (secara
garis besar) seperti pada gambar 7.5.

Gambar 7.5. Contoh Activity on the Node (AON) Network Diagram

4. Mengembangkan Diagram PERT dan Mengidentifikasi Critical Path (Jalur Kritis)

Program Evalution Review Technique atau lebih dikenal dengan PERT merupakan metode
yang dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk mengatur
program misil yang tergabung dalam proyek U.S. Navy’s Polaris yang memiliki ribuan

ISYS6310 – Information System Project Management

kontraktor. PERT merupakan suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan
penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada didalam suatu
proyek yang divisualisasikan dengan bentuk diagram. Selain PERT ini dikenal juga sebuah
metode yang sama dengan PERT yang dikembangkan oleh pihak swasta yang dikenal dengan
Critical Path Method (CPM).
Visualisasi dari PERT berupa diagram yang mengilustrasikan akifitas dari proyek. Diagram
ini merupakan salah satu tehnik dari network diagram yang terbetuk dari beberapa titik (nodes)
yang merepresentasikan event atau suatu titik tempuh. Titik-titik saling berhubungan dengan
anak panah (vektor) yang merepresentasikan suatu pekerjaan (aktifitas) dalam sebuah proyek,
Sedangkan arah dari anak panah menunjukan suatu urutan pekerjaan.
Untuk menyelesaikan sebuh proyek agar sesuai dengan estimasi yang sudah ditentukan
bukanlah sebuah pekerjaan yang mudah. Karena sebuah proyek mengaitkan banyak aktifitas dan
component didalamnya. Sehingga dengan kekomplekan pengelolaan proyek, membutuhkan
identifikasi dan pemetaan atas rangkaian kegiatan yang harus dilakukan secara serial (berurutan)
atau paralel. Pemetaan inilah yang disusun dalam bentuk network. Sehingga dengan PERT ini
dimungkinkan terciptanya potensi pengurangan waktu dan biaya yang diperlukan untuk
penyelesaian proyek.
Dalam pengelolaan proyek dikenal aktivitas dan event, dimana aktivitas merupakan kegiatan
yang harus dikerjakan dan event merupakan tahapan penyelesaian dari kegiatan. Sebelum sebuah
kegiatan dapat dimulai, semua kegiatan yang menjadi prasyarat bagi kegiatan tersebut harus
sudah terselesaikan. Kedua hal tersebut (aktivitas dan event) merupakan komponen utama dalam
penggambaran diagram PERT.
Seperti yang sudah dijelaskan diatas, diagram PERT memiliki dua komponen utama yaitu
aktivitas dan event. Kedua komponen ini ditandai dengan anak panah dan titik berupa lingkaran,
dimana aktifitas digambarkan pada anak panah dan event digambarkan pada lingkaran. Gambar
7.6 dibawah ini merupakan contoh dari diagram PERT.
Dari gambar 7.6 dibawah ini terlihat bahwa (Wikimedia Foundation, Inc, 2012);
Aktifitas digambarkan oleh anak panah dan diberi kode A, B, C, D, E dan F. Kode A,
B, C, D, E dan F merupakan simbol untuk kegiatan yang sudah terdefinisikan.

ISYS6310 – Information System Project Management

 Pada Anak panah diberikan juga keterangan berapa lama perkiraan waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan aktifitas tersebut.

Event digambarkan pada titik (lingkaran) yang diberi nomor berurutan dari awal
hingga akhir diagram. Penomoran dengan kode 10, 20, 30, 40 dan 50. Penomoran ini
tidak mutlak harus begitu, kalaupun dalam contoh tersebut diberikan selang 10 karena
untuk memberi ruang apabila nantinya diperlukan penambahan aktifitas di antara
masing-masing titik, misalnya diantara titik 10 dan 20, akan ditambahkan titik 15.

Gambar 7.6. Contoh diagram PERT (Wikimedia Foundation, Inc, 2012)

Untuk menggambarkan diagram PERT, diperlukan proses perencanaan yang meliputi

langkah-langkah berikut:
a. Identifikasi aktifitas dan event dari proyek secara spesifik.
Sebuah aktivitas dalam proyek merupakan egiatan yang harus dikerjakan sedangkan
sebuah event merupakan tahapan penyelesaian dari satu atau lebih kegiatan. Output dari
tahapan ini adalah daftar tugas dalam tabel yang mencakup informasi tentang urutan dan
waktu pengerjaannya.
b. Tentukan urutan dari setiap aktifitas secara tepat.
Untuk menentukan urutan dari setiap aktifitas secara tepat, membutuhkan analisa yang
cukup mendalam mengenai hubungan dari setiap kegiatan. Sebelum sebuah aktifitas
dimulai, semua aktifitas yang menjadi prasyarat bagi aktifitas tersebut harus sudah
terselesaikan.

ISYS6310 – Information System Project Management

 c. Susun network diagram
Network diagram disusun dengan mengacu pada urutan kegiatan baik secara serial
maupun paralel. Susunlah beberapa alternatif untuk dapat secara benar menggambarkan
hubungan antar aktivitas.
d. Perkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing aktifitas.
Hari, minggu dan Bulan merupakan unit umum yang biasa digunakan untuk penyelesaian
kegiatan. Sebuah fitur yang membedakan PERT adalah kemampuannya untuk
menghadapi ketidak pastian di masa penyelesaian kegiatan. Untuk setiap aktivitas, model
biasanya mencakup tiga perkiraan waktu:

Waktu Optimis adalah perkiraan waktu yang paling singkat untuk penyelesaian
aktivitas
Waktu Perkiraan Paling Mungkin, waktu penyelesaian yang memiliki probabilitas
tertinggi
Waktu Pesimis adalah waktu terpanjang yang diperlukan dalam suatu kegiatan.
e. Tentukan tahapan dan jalur kritis.
Jalur kritis ditentukan dengan menjumlahkan waktu setiap kegiatan, mulai dari awal
hingga akhir proyek. Jumlah terpanjang dari sebuah variasi urutan kegiatan merupakan
jalur kritis. Dari contoh gambar 7.6 di atas, alur A – D – F = 3 + 1 + 3 = 7 mo dan alur B
– C = 4 + 3 = 7 mo, merupakan jalur kritis (critical path).
f. Lakukan pemantauan dan evaluasi serta koreksi pada diagram PERT selama
proyek berlangsung
Kalau diagram PERT tergambar dengan baik sangat bermanfaat bagi pengelolaan proyek,
karena diagram PERT ini menyediakan informasi;
Waktu penyelesaian proyek,
Kemungkinan penyelesaian proyek sebelum tanggal yang disepakati
Tahapan kegiatan yang dapat berdampak langsung terhadap waktu penyelesaian proyek,
Kegiatan yang memiliki tenggat waktu relatif longgar yang dapat dikelola sebagai
tambahan waktu bagi tahapan kegiatan kritis
Tanggal dimulainya dan tanggal berakhir aktifitas

ISYS6310 – Information System Project Management

 Diagram PERT ini memang sangat membantu, tetapi diagram ini juga mempunyai
kekurangan yang cukup mengganggu. Adapun kelemahan dari diagram ini terletak pada saat
menentukan estimasi waktunya. Dalam menentukan waktu yang dibutuhkan bagi masing-masing
kegiatan bersifat subyektif dan tergantung pada asumsi. Sehingga secara umum PERT cenderung
terlalu optimis dalam menetapkan waktu penyelesaian sebuah proyek.

ISYS6310 – Information System Project Management

 SIMPULAN

Penjadwalan proyek harus dilakukan tanpa memperhatikan ukuran dari suatu proyek.
Semakin akurat jadwal proyek disusun, semakin besar kemungkinan proyek tersebut berhasil.
Menjadwalkan suatu proyek sepertinya sesuatu yang sangat mudah untuk dilakukan, hanya saja
pelaksanaannya tidak semudah seperti yang diduga. Semakin sering seorang manajer proyek
menyusun jadwal, semakin berpengalamanlah manajer proyek tersebut,
Penjadwalan proyek sangat dipengaruhi oleh kemampuan manajer proyek dalam memahami
sumber daya yang dimiliki. Penggunaan teknologi baru, struktur sistem yang berbeda, sistem
informasi yang belum pernah ditangani sebelumnya akan menjadi suatu tantangan tersendiri bagi
manajer proyek.
Untuk mempermudah seorang manajer proyek melakukan penjadwalan proyek, ada baiknya
menggunakan alat bantu seperti Microsoft Project sehingga pekerjaan melakukan penjadwalan
menjadi lebih mudah.
Kehebatan seorang manajer proyek dapat diukur berdasarkan seberapa tepat waktu dan biaya
suatu proyek dikerjakan. Tentu saja hal ini ditentukan berdasarkan jadwal proyek yang sudah
direncanakan. Alokasi sumber daya manusia yang dilakukan juga mempengaruhi keberhasilan
jadwal proyek.
Gantt chart dikenal secara luas sebagai alat fundamental yang sangat mudah diterapkan oleh
proyek manajer untuk melihat waktu mulai dan selesainya aktifitas/tugas beserta dan sub-sub
aktifitas/tugas dari proyek.
Terdapat beberapa teknik untuk mengvisualisasikan network diagram, diantaranya PDM,
ADM, PERT dan CPM.
Precedence Diagramming Method (PDM) dan Arrow Diagramming Method (ADM).
PDM merupakan teknik menggambarkan jaringan menggunakan notasi persegi
panjang yang dihubungkan dengan anak panah untuk menunjukkan urutan dan
ketergantungan dari aktivitas proyek.
ADM atau dikenal juga dengan sebutan Activity On Arrow (AOA) merupakan teknik
menggambarkan network diagram yang menunjukkan kegiatan proyek atau aktivitas
pada anak panah di dalam diagram.

ISYS6310 – Information System Project Management

PERT dan CPM merupakan suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk
melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan
yang ada didalam suatu proyek.

ISYS6310 – Information System Project Management

 DAFTAR PUSTAKA

Florante. (2011, 04 29). Precedence Diagramming Method (PDM). Retrieved 03 27, 2012, from
Project Time Management: http://elearning.florantearoc.co.cc/?page_id=99
Fuller, M. A., Valacich, J. S., & George, J. (2008). Information Systems Project Management.
Washington: Prentice Hall.
Gordon, A. (2011, 7 14). What is a Work Breakdown Structure? Retrieved 03 11, 2012, from
Bright Hub: http://www.brighthub.com/office/project-management/articles/2645.aspx
Kidasa Software. (n.d.). About Gantt Charts. Retrieved 03 25, 2012, from Gantt Charts:
http://www.ganttchart.com/
Marchewka, J. T. (2013). Information Technology Project Management (4 ed.). Chinnei: Wiley.
Project Scope Planning. (2007, 12 31). Retrieved 03 11, 2012, from CDC Unified Process:
http://www2.cdc.gov/cdcup/library/practices_guides/CDC_UP_Scope_Planning_Practice
s_Guide.pdf
Suputra, I. G. (2011). PENJADWALAN PROYEK DENGAN PRECEDENCE DIAGRAM
METHOD (PDM) DAN RANKED POSITION WEIGHT METHOD (RPWM). Jurnal
Ilmiah Teknik Sipil , 15 (1), 18 - 28.
Taylor, M. D. (2009, 03 02). How to Plan and Organize a Project. Retrieved 03 27, 2012, from
Network Diagrams: http://www.pmhut.com/network-diagrams
Wikimedia Foundation, Inc. (2012, 03 25). Program Evaluation and Review Technique.
Retrieved 03 28, 2012, from Wikipedia, the free encyclopedia:
http://en.wikipedia.org/wiki/PERT
Work Breakdown Structure. (n.d.). What is a Work Breakdown Structure? Retrieved 03 10,
2012, from Work Breakdown Structure information and WBS samples:
http://workbreakdownstructure.com/

ISYS6310 – Information System Project Management