LECTURE NOTES

Week 1

An Overview of IT Project
Management

ISYS6310 – Information System Project Management

 LEARNING OUTCOMES
Setelah menyelesaikan pertemuan ini, mahasiswa dapat:
Memahami apakah IT Project Management, kebutuhan manajemen proyek, serta faktor –
faktor yang menyebabkan keberhasilan dan kegagalan dalam proyek TI.
Merencanakan langkah-langkah/tahapan-tahapan dalam manajemen proyek
Memahami Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

OUTLINE MATERI :
- Introduction
- The State of IT Project Management
- The Context of Project Management
- Extreme Project Management
- The Project Life Cycle and IT Development
- Project Management Body of Knowledge (PMBOK)

ISYS6310 – Information System Project Management

 ISI MATERI

1. Pendahuluan.
Proyek TI merupakan investasi bagi organisasi. Ketika sebuah organisasi membangun atau
mengimplementasikan solusi TI, organisasi membutuhkan waktu, biaya, serta sumberdaya terkait
dengan proyek yang dijalankan dengan harapan memperoleh value dari hasil proyek. Untuk
meningkatkan kesempatan sukses dalam proyek, IT Project Management dibutuhkan untuk
mengelola proyek TI, termasuk mengelola proses, peralatan, serta teknik selama proyek
berlangsung.
Dalam kehidupan sehari-harinya, manusia membutuhkan informasi. Untuk menghasilkan
informasi yang berguna bagi manusia, tidak akan terlepas dari data. Untuk mengolah data
menjadi informasi dibutuhkan berbagai komponen yang saling terkait. Salah satuhya adalah
Komputer. Komputer yang ada dewasa ini merupakan hasil evolusi dari penemuan manusia yang
sangat panjang. Sebelum memasuki pemahaman akan manajemen Proyek teknologi informasi
(IT Project Management), rasanya perlu juga diketahui bagaimana komputer yang ada saat ini
dihasilkan.
Komputer pada dasarnya adalah alat yang digunakan untuk mengolah data, oleh sebab itu
komputer juga dikenal sebagai salah satu bentuk dari teknologi informasi dalam kaitannya
mengolah data. Secara umum, komputer bisa digolongkan dalam 4 golongan besar.
a. Manual: Merupakan peralatan pengolahan data yang sangat sederhana, dimana peralatan ini
bekerja dengan menggunakan tenaga manusia. Contohnya adalah Abacus (lihat gambar
1.1), yang muncul sekitar 5000 tahun yang lalu di Asia kecil dan masih digunakan di
beberapa tempat hingga saat ini. Abacus ini diakui sebagai awal mulanya alat komputasi.

Gambar 1.1. Abacus

b. Mekanik: Peralatan yang sudah berbentuk mekanik ini, tetap bekerja dengan dengan bantuan
tangan secara manual. Contohnya adalah Pascaline yang ditemukan pada tahun 1642 oleh

ISYS6310 – Information System Project Management

 Blaise Pascal dan disempurnakan oleh Gottfred Wilhem von Leibniz pada tahun 1694.
Pascaline ini berbentuk kotak persegi (lihat gambar 1.2) dari kuningan yang mempunyai
kemampuan untuk menjumlahkan bilangan sampai dengan 8 angka. Alat ini bekerja dengan
menggunakan delapan roda putar bergerigi.

Gambar 1.2. Pascaline

c. Mekanik Elektronik: Peralatan golongan ini bekerja secara mekanik tetapi sudah bisa
bergerak secara otomatis oleh motor elektronik. Komputer yang pertama kali ditemukan oleh
Charles Babbage pada tahun 1822 yang digunakan untuk perhitungan persamaan differensil.
Oleh sebab itu mesin ini dinamakan Mesin Differensial. Mesin ini bekerja dengan
menggunakan tenaga uap, dan mempunyai kemampuan untuk menyimpan program dan dapat
juga melakukan kalkulasi serta mencetak hasilnya secara otomatis. Mesin ini bertahan selama
kurang lebih 10 tahun dan kemudian dikembangkan kembali oleh Babbage dan diberi nama
Analytical Engine.
d. Elektronik: Peralatan ini bekerja secara elektronik penuh. John V. Atanasoff dan Clifford
Berry memulai penelitiaannya pada tahun 1903 untuk mencoba mencoba membuat komputer
elektrik yang menerapkan aljabar Boolean pada sirkuit elektrik. Sampai dengan tahun 1940,
mereka menemukan komputer elektrik pertama. Komputer elektrik pertama ini menerapkan
kondisi benar/salah ke dalam sirkuit listrik.
Perkembangan peralatan ini cukup pesat, dimana sekitar tahun 1950 – 1970 an dikenal
dengan era EDP (Electronic Data Processing). Dimana pada era ini, komputer-komputer
masih berbentuk sangat besar dan fungsinya sudah bukan sebagai alat hitung, tetapi sudah
beralih sebagai alat pengolahan data yang sebenarnya. Pada era ini dikenal berbagai jenis
komputer, diantaranya IBM 1401 (lihat gambar 1.3).

ISYS6310 – Information System Project Management

 Gambar 1.3. IBM 1401
Para produsen komputer tidak berhenti sampai disana, mereka menyadari bahwa kebutuhan
komputer bukan hanya milik perusahaan besar. Perusahaan kecil dan orang-orang biasa juga
membutuhkan alat tersebut. Sekitar pertengahan tahun 1970an, produsen komputer
menawarkan produk komputer ke masyarakat umum. Komputer jenis ini disebut
minicomputer atau personal computer (PC).

Pada awal 1980an, manusia sudah dituntut dengan kebutuhan bersama. Manusia sudah
menyadari akan kebutuhan lain yang mampu mempermudah pekerjaan mereka. Sehingga
produsen-produsen komputer mengeluarkan teknologi baru yang dikenal dengan teknologi
jaringan. Teknologi jaringan ini merupakan awal mulanya orang menyadari globalisasi, yang
diwujudkan sampai sekarang dengan teknologi internet dan mobil.

Gambar 1.4 IT and Modern Day Project Management

ISYS6310 – Information System Project Management

1. IT Project Management
Manajemen proyek bisa berupa alat, aplikasi, dan teknik untuk mengelola aktivitas dalam
rangka menjalankan/mengembangkan sebuah proyek sistem informasi. Dimana didalam aktifitas
tersebut tercakup pengelolaan dari teknologi informasi dan manusia yang terlibat guna
memberikan nilai tambah kepada keberhasilan sebuah proyek sistem informasi.
Secara umum aktivitas dari manajemen proyek mencakup evaluasi proyek yang telah
diidentifikasi melalui proses perencanaan strategis dan pengusulan baru, persetujuan studi
kelayakan proyek yang sedang berlangsung, pengkajian-ulang argumen bisnis proyek, dan
pengkajian-ulang terhadap kemajuan proyek dalam rangka mencapai argumen bisnis secara
regular. Dari uraian tersebut, aktivitas manajemen proyek dapat diuraikan sebagai berikut;
a. Perencanaan proyek. Dimana aktivitas ini akan menghasilkan informasi manajerial yang
menjadi dasar dari justifikasi proyek termasuk didalamnya adalah biaya, manfaat dan
dampak strategis dari sebuah proyek. Dalam perencanaan proyek ini pun harus berisi ruang
lingkup dan tujuan proyek yang membentuk konteks untuk solusi teknis, dimana hasil
akhirnya merupakan jadwal proyek dan alokasi sumber daya yang akan menjadi kerangka
kerja dari manajemen proyek. Dalam pelaksanaannya, perencanaan proyek ini mencakup
sepuluh aktivitas yang saling berkaitan, yaitu:
Mendefinisikan ruang lingkup, tujuan, stakeholder, dari proyek yang terkait.
Memaparkan hasil analisis dan menyusun skenario nilai tambah dan manfaat dari proyek.
Mendefinisikan persyaratan kualitas.
Memilih strategi pengembangan proyek.
Menganalisis risiko proyek dan menyusun manajemen risiko.
Menyusun daftar tugas yang akan dikerjakan.
Menyusun estimasi dari tugas proyek dan menyusun anggaran proyek.
Menyusun jadwal proyek atau rencana pelaksanaan proyek.
Mengalokasikan sumberdaya manusia dan menyusun perjanjian proyek.
Memperhitungkan tingkat pengembalian investasi (ROI)
b. Penelusuran proyek. Aktivitas ini melibatkan proses pemantauan selama proyek belangsung
untuk menjamin kesuksesan dari proyek, yang mencakup kemajuan aktual proyek

ISYS6310 – Information System Project Management

 dibandingkan dengan rencana, pengumpulan metrik kunci (risiko, biaya, tingkat kecacatan,
dll), dan pemantauan kinerja team secara menyeluruh.
c. Pelaporan proyek. Banyak yang mengatakan bahwa aktifitas ini dilakukan pada Akhir
proyek, tetapi dalam kenyataannya, aktifitas ini harus dilakukan selama proyek berlangsung.
Hal ini dikarenakan dalam aktifitas ini akan mencakup kegiatan penggabungan informasi
mengenai rincian proyek ke dalam sistem pelaporan, kemudian melakukan pembaruan
argumen bisnis, menyediakan informasi mengenai status proyek, biaya, dan informasi lain
yang terkait dengan para sponsor proyek, stakeholder, dan manajer proyek dari proyek yang
terkait. Baru pada akhirnya menyusun persetujuan penyerahan utama proyek dan, jika
diperlukan, persetujuan pelaksanaan sesi-sesi perencanaan selanjutnya.
Perlu diingat, walaupun manajemen proyek telah disusun sedemikian rupa, dalam
kenyataannya masih banyak terjadi kegagalan dalam pengembangan sebuah proyek. Terutama
proyek teknologi informasi. Salah-satu pemicunya adalah susahnya menyatukan pendapat dan
keinginan dari manusia-manusia yang terlibat dalam proyek tersebut mulai dari usernya sampai
ke pengembang. Komunikasi dan peran top manajemen menjadi faktor pendukung mulusnya
suatu proyek teknologi informasi.
Sejauh ini, tingkat keberhasilan sebuah proyek teknologi informasi masih rendah. Merujuk
pada survei pertengahan tahun 1990-an lalu (http://www.it-cortex.com/Stat_Failure_Rate.htm),
hanya sekitar 10% proyek teknologi informasi khususnya pengembangan software yang
diselesaikan sesuai dengan budget dan jadwal yang telah dianggarkan. Data lain dari Standish
Group Study (CHAOS) menemukan bahwa pada tahun 1995 hanya 16,2% proyek teknologi
informasi yang sukses, sementara lebih dari 31% dibatalkan sebelum proyek selesai
(http://www1.standishgroup.com/newsroom/chaos_2009.php).
Dari uraian dan artikel yang dipublish, terlihat masih kurangnya pemahaman akan
manajemen proyek sehingga acapkali manajemen proyek ini terlewatkan atau belum dijalankan
dengan baik.
Dari beberapa sumber yang dapat disimpulkan bahwa manajemen proyek teknologi informasi
merupakan kegiatan sumber daya yang tersedia dari sebuah proyek pengembangan yang

ISYS6310 – Information System Project Management

menggunakan teknologi informasi sebagai solusi sehingga dapat dihasilkan suatu sistem solusi
yang memenuhi tujuan yang telah ditetapkan.
Sumber daya proyek teknologi informasi mencakup sumber daya manusia, peralatan dan
fasilitas kerja (baik hardwarde maupun software), biaya, dan logistik. Manajemen proyek
teknologi informasi mengendalikan tiga aspek yakni produk yang dihasilkan, waktu, dan biaya.
Sebuah proyek harus dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan dengan
tingkat keberhasilan yang dapat ditolerir dan menggunakan biaya sesuai dengan anggaran.

3. Pendekatan Knowledge Management Untuk Mendukung Manajemen Proyek

Teknologi Informasi.

Globalisasi sudah merambah kemana-mana, sehingga membuat perusahaan semakin

menyadari kebutuhan akan teknologi informasi. Hal ini membuat banyak perusahaan saat ini
melakukan investasi dengan anggaran yang tidak sedikit di bidang sistem informasi pada
umumnya dan teknologi informasi khususnya. Hal ini menunjukkan besarnya kepedulian akan
pentingnya penggunaan teknologi informasi untuk mencapai tujuan perusahaan.
Kalau dikaji lebih jauh dan diukur dengan tolok ukur manfaat dan biaya, pemanfaatan
teknologi informasi mulai dari sistem informasi manajemen yang sederhana sampai dengan yang
rumit seperti Enterprise Resource Planning, banyak orang memberikan janji akan keuntungan
bagi perusahaan yang menggunakannya. Namun kalau ditinjau dari besarnya investasi ternyata
tidak berbanding lurus dengan hasil yang diharapkan, sebagaimana sering didengung-
dengungkan orang. Banyak perusahaan yang telah melakukan investasi teknologi informasi dan
akhirnya tidak mengetahui akan manfaat dari investasi tersebut bagi perusahaan. Apabila hal ini
dibiarkan maka dikhawatirkan akan menimbulkan ketidakpercayaan bagi para stakeholder
terhadap pentingya investasi teknologi informasi.
Ada beberapa hal yang membuat gagalnya investasi terhadap teknologi informasi, antara
lain:
a. Tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Bukan berita baru lagi, kalau ada beberapa (sering) perusahaan yang melakukan
peremajaan terhadap komputer yang mereka miliki hampir tiap tahunnya, hal ini

ISYS6310 – Information System Project Management

 dilakukan agar teknologi informasi yang digunakan merupakan teknologi yang terkini.
Selain itu, ada juga perusahaan yang menganggarkan biaya hanya untuk mengikuti tren
sebuah perangkat lunak tertentu. Hal ini terlihat bahwa investasi yang dilakukan bukan
berdasarkan kebutuhan. Bahkan yang lebih parah, kalau sebuah perusahaan tidak tahu
apa yang harus mereka lakukan dan mereka hanya meniru apa yang sudah dilakukan
oleh pesaingnya, tanpa memperdulikan kesesuaian dengan kebutuhan ataupun kondisi
perusahaan.
Terkadang, memang kita perlu melihat sebuah tren dan melakukan benchmark guna
memberi masukan tentang posisi perusahaan kita dibandingkan dengan pesaing. Tetapi
karena setiap perusahaan mempunyai visi, misi, tujuan dan kondisi yang berbeda-beda,
maka kebutuhannya pun tidak akan sama. Oleh sebab itu, investasi teknologi informasi
seharusnya dilakukan berdasarkan penilaian terhadap visi, misi, tujuan, sasaran dan
kondisi dari setiap perusahaan tersebut.
b. Kurangnya peran pemimpin.
Perlu menjadi perhatian dan disadari, bahwa semakin besar sebuah perusahaan, maka
semakin penting juga peran seorang pemimpin. Tanpa kepemimpinan yang kuat dan
tepat maka inisiatif teknologi informasi sulit untuk mencapai efektifitas dan efisiensi
yang berdampak signifikan bagi perusahaan.
c. Tidak dikelola dengan baik.
Inisiatif teknologi informasi diwujudkan dengan bentuk proyek. Hal inilah yang sering
menimbulkan masalah. Masalah tersebut disebabkan karena proyek tersebut dikelola
dengan tidak memadai, sehingga sering terjadi melebihi anggaran dan/atau melebihi dari
jadwal yang telah ditetapkan. Prinsip dasar manajemen proyek yang baik perlu untuk
dikuasai dan menjadi acuan bagi setiap manajer proyek agar masalah yang dialami
selama implementasi dapat diatasi dengan baik.
d. Change management
Tidak perlu dipungkiri, bahwa setiap kali melakukan Penerapan sistem informasi, pasti
akan menimbulkan pertentangan (pro/kontra). Hal ini wajar saja, karena setiap kali
menerapkan sistem informasi yang baru tentu akan menimbulkan perubahan pada

ISYS6310 – Information System Project Management

 bagian-bagian yang terkait. Kegagalan implementasi sistem informasi, sering terjadi
bukan karena teknologinya kurang bagus, tetapi lebih dikarenakan kurangnya
pengelolaan atas perubahan yang akan terjadi, sehingga perusahaan yang akan
menerapkan sistem informasi tersebut tidak siap dan akhirnya mengalami kegagalan.
Agar perubahan yang terjadi tidak berdampak negatif bagi perusahaan maka perubahan
tersebut harus dikelola dengan baik. Change management memastikan setiap perubahan
mengalami proses perencanaan dan evaluasi, sehingga risiko negatif dapat dikurangi
seminimal mungkin.
e. Investasi teknologi informasi bukan pengadaan teknologi informasi
Banyak orang mengartikan bahwa investasi teknologi informasi merupakan pengadaan
teknologi informasi. Sebenarnya kedua hal tersebut tidaklah sama. Implementasi
teknologi informasi melibatkan orang dan ada tahapan prosesnya Sedangkan pengadaan
sifatnya hanya membeli. Oleh sebab itu, kegagalan investasi teknologi informasi dalam
memberikan value kepada perusahaan selama ini terjadi akibat penggunanya belum siap
untuk menggunakannya dan/atau proses bisnis yang baru belum disosialisasikan dengan
baik.
Proyek TI gagal dikarenakan beberapa faktor sebagai berikut :

ISYS6310 – Information System Project Management

 Untuk memastikan bahwa teknologi informasi dapat memberikan manfaat bagi
perusahaan maka hal-hal di atas perlu diperhatikan. Dalam hal inilah pentingnya it governance,
dimana perusahaan mengetahui dengan pasti bagaimana it governance terhadap sistem informasi
tersebut sehingga teknologi informasi dapat memberikan manfaat bagi perusahaan.

Faktor – faktor penyebab keberhasilan proyek menurut CHAOS Study :

4. Disiplin dalam manajemen proyek.

Menentukan personil dalam sebuah manajemen proyek, tidak bisa dilakukan secara
sembarangan. Karena keberhasilan dari sebuah proyek sangat tergantung pada personil yang
terlibat. Di dalam pekerjaan sebuah proyek, sumber daya manusia adalah suatu faktor penting.
Sebagai bagian dari perencanaan proyek, seorang proyek manager harus bisa memperkirakan
ketrampilan, kemampuan, beban kerja, dan perkiraan waktu untuk sumber daya manusia dalam
melaksanakan pekerjaan masing-masing. Oleh sebab itum seorang personil yang terlibat dalam
proyek sistem informasi, dibutuhkan mereka yang memiliki knowledge dan skill. Sehingga

ISYS6310 – Information System Project Management

dibutuhkan pelatihan bagi personil bukan saja dari sisi Ketrampilan tetapi dari sisi
pengembangan pribadi (soft skill).
Perlu diperhatikan bahwa setiap tahap kerja proyek, harus menghasilkan sesuatu yang
dipakai sebagai ukuran. Seperti pada tahap perencanaan proyek. Pada tahap ini harusnya ada
dokumen yang dapat dihasilkan. Adapun document tersebut dikenal dengan Statemen Kerja atau
biasa dikenal dengan istilah SOW (Statement of Work). Dokumen ini merupakan sebuah
dokumen yang berisi uraian dari aktifitas kerja, waktu penyerahan dan timeline vendor untuk
mengeksekusi pekerjaan.
Singkatnya, dalah tahap perencanaan proyek ini, merupakan bagian yang digunakan oleh
para manajer atau panitia proyek dalam menentukan kelayakan proyek. Oleh sebab itu, dalam
tahap ini biasanya menggunakan dua jenis diagram. Kedua diagram itu akan digunakan selama
pelaksanaan proyek berlangsung. Adapun kedua diagram tersebut adalah :
a. PERT atau CPM
Diagram PERT (Project Evaluation and Review Technique) merupakan alat manajemen
proyek yang digunakan untuk menyusun jadwal, mengatur dan mengkordinasi pekerjaan
proyek. Diagram PERT ini adalah sebuah diagram yang dikembangkan oleh Angkatan Laut
Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk mengatur program misil. Suatu tabel PERT
melukiskan apa dikenal sebagai suatu urutan aktivitas kritis yang mengambil yang terpanjang
untuk dilengkapi. Suatu tabel PERT oleh karena itu membantu para manajer menaksir
dampak kelicinan tugas dan tidak menunjukkan tugas pada jalur kritis dimana akan ada
beberapa slack sumber daya. Sedangkan CPM (Critical Path Method) mempunyai fungsi
yang sama dengan PERT, hanya saja dikembangkan oleh sector swasta. Untuk lebih jelasnya
lagi akan dibahas pada bab berikutnya.
b. Gantt Chart.
Gantt chart merupakan suatu diagram yang memberikan perkiraan waktu yang harus
diimplementasikan untuk tugas masing-masing anggota proyek. Tugas yang digambarkan
dalam diagram ini berupa suatu grafik bar yang menggambarkan jangka waktu waktu yang
diperkirakan untuk tugas dari masing-masing aktifitas pada suatu penanggalan linier berupa
menit, jam, hari, atau minggu bahkan bulan untuk sebuah perencanaan yang menyangkut

ISYS6310 – Information System Project Management

 proyek. Diagram ini mempunyai hubungan dengan PERT/CPM, dimana setiap aktifitas
dalam tabel dicerminkan dari tanggal dimulainya sampai dengan tanggal berakhirnya
aktivitas, dan tugas yang overlapping dapat dengan mudah terlihat. Perbedaannya terletak
pada Penjadwalan dan progress dari aktifitas proyek. Tabel PERT/CPM hanya dapat
menunjukkan periode waktu untuk aktifitas, Sedangkan Gannt chart lebih dari sekedar itu.
Gantt Chat dapat menampilkan penjadwalan proyek dan dapat menunjukkan progress dari
proyek.
Banyak perangkat lunak yang dapat digunakan dalam menggambarkan gantt chart ini. Salah
satunya adalah Microsoft Proyek, dimana perangkat lunak ini digunakan untuk membantu
manager proyek dan para pemimpin regu lain untuk memonitor tugas proyek.

Kunci sukses implementasi proyek terletak pada komunikasi antara pelaksana proyek dengan
stakeholders. Karena sebuah proyek yang besar berdampak pada bisnis, sehingga para sponsor
proyek sering dengan tegas mengkomunikasikan dan mempresentasikan beberapa peraturan
umum untuk anggota team proyek. Hal ini dipercaya dapat membantu para top manajer
memusatkan pada tindakan korektif untuk keadaan pengecualian, seperti perubahan di dalam
pelaksanaan untuk menghindari suatu kemacetan atau revisi yang besar atas perencanaan proyek.
Salah satu dari sasaran manajemen proyek adalah untuk mengurangi resiko atas kegagalan
proyek.
Karena besarnya resiko kegagalan sebuah proyek, maka kegagalan tersebut harus bisa
dimanage, hal ini disebut manajemen resiko. Manajemen resiko termasuk identifikasi resiko
proyek, menaksir konsekwensi, merencanakan tindakan dalam memperkecil resiko dan
mengawasi resiko. Identifikasi resiko harus dilakukan, hal ini dapat berdasarkan pengalaman atas
proyek serupa. Biasanya penilaian resiko untuk proyek berpengaruh terhadap keputusan tentang
susunan kepegawaian proyek dan alternatif teknis untuk menurunkan total resiko.

ISYS6310 – Information System Project Management

5. Role dan impact Proyek TI
Resiko dalam aktivitas manusia merupakan kenyataan yang muncul dan tidak dapat
dihindari. Demikian pula dengan setiap inisiatif pengembangan teknologi informasi pasti akan
muncul bayangan sejumlah resiko, baik yang berskala rendah, menengah, maupun skala tinggi.
Resiko berakibat pada pengurangan (perkiraan) total manfaat yang akan diperoleh perusahaan.
Untuk itu sebuah resiko harus bisa dipantau. Pemantauan terhadap resiko biasanya dilakukan
dengan tiga tahapan.
a. Lakukan pengukuran terhadap besarnya resiko. Besar kecilnya sebuah resiko proyek
ditentukan oleh beberapa faktor, seperti: ruang lingkup proyek, kompleksitas proyek,
kesiapan organisasi, ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi, dan
lain sebagainya. Sebuah resiko proyek dapat dilakukan dengan menggunakan teknik scoring.
b. Lakukan perbandingan antara manfaat dengan resiko.
c. Tentukan daerah resiko. Perhatikan dan tentukan bagian mana dari proyek yang sesuai
dengan strategi bisnis perusahaan, sehingga proyek yang berada di daerah tersebut sajalah
yang akan dikembangkan.

6. Pendekatan umum struktur pengembangan sistem.

Gambar 1.5 : Triple Constraint

Triple constraint biasa disebut juga dengan segitiga manajemen proyek (project management
triangle). Dimana dalam manajemen proyek, biasa dibahas tentang tiga hal yang membatasi

ISYS6310 – Information System Project Management

sebuah proyek, ketiga hal tersebut adalah cakupan proyek (scope), biaya proyek (budget), dan
waktu proyek (time), seperti pada Gambar 1.5. Dari gambar tersebut terlihat bahwa sebuah
proyek tidak bisa tidak dilengkapi dengan penyusunan anggaran yang dialokasikan dalam waktu
yang sudah ditentukan dan harus memenuhi harapan dari stakeholder.

Agar tidak terjadi kegagalan dari sebuah proyek yang disebabkan oleh ekpektasi yang
berbeda, perlu dipahami masing-masing sisi dari ketiga sisi proyek. Adapun maksud dari ketiga
sisi tersebut adalah;
Sisi scope, merepresentasikan kesepakatan proyek dan kebutuhan proyek.
Sisi time, merepresentasikan waktu yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek.
Sisi Budget, merepresentasikan perkiraan total biaya proyek seluruhnya. Dalam hal ini, perlu
dilakukan perhitungan atas Sumber daya yang mengacu pada manusia dan peralatan yang
digunakan, serta kualitas atas kepuasan dari harapan stakeholder.
Sebenarnya, pengelolaan atas proyek dengan memperhatikan usaha dari tim proyek agar
mempunyai motivasi yang besar untuk menyelesaikan proyek. Hal ini akan memberikan
kesempatan bagi tim proyek untuk memusatkan perhatian pada proyek dan tidak terganggu oleh
kegiatan lain di sekitarnya.

7. Project Life Cycle (PLC) dan Systems Development Life Cycle (SDLC)
Manfaat dari sebuah teknologi informasi baru dapat dirasakan apabila teknologi informasi
tersebut benar-benar dibangun dan diterapkan. Mengingat bahwa hampir semua pengembangan
sistem informasi dilakukan dengan menggunakan pendekatan proyek, maka target atas manfaat
dari sistem informasi tersebut haruslah benar-benar dipahami secara langsung maupun tidak
langsung oleh segenap stakeholder.
Manager Proyek merupakan orang yang paling bertanggung jawab untuk tercapainya
manfaat dari sistem informasi umumnya dan teknologi informasi khususnya dalam setiap
inisiatif proyek yang dikerjakan. Berdasarkan konsep manejemen proyek terintegrasi dan konsep
Project Manejemen Body Of Knowledge (PMBOK), terdapat empat tahap utama yang perlu
diperhatikan untuk mengelola sebuah proyek, terutama dalam kaitannya meningkatkan
keberhasilan dari sebuah proyek. Adapun keempat tahap tersebut adalah:

ISYS6310 – Information System Project Management

• Preconditioning. Tahap ini merupakan suatu penanaman pemahaman kepada seluruh
stakeholder akan tujuan dari sebuah proyek.
• Project in action. Tahap ini merupakan serangkaian proses yang dimulai dari pengdeklarasian
sebuah proyek sampai pada tahap penyelesaian.
• Transition management. Tahap ini merupakan tahapan pasca proyek, dimana hasil dari
proyek tersebut harus diintegrasikan dengan proses bisnis dari secara menyeluruh dalam
bentuk manajemen perubahan.
• Continuous improvement. Tahap ini merupakan mekanisme yang ada di dalam perusahaan
yang merupakan komitmen untuk selalu memperbaharui diri ke arah yang lebih baik. Hal ini
harusnya ditunjukkan dengan perbaikan atas kinerja.
Berdasarkan keempat tahap utama tersebut, banyak dikembangkan tahapan-tahapan dalam
pengembangan sistem termasuk manajem proyek sistem informasi. Diantaranya adalah Generic
project life cycle (lihat gambar 1.6),

Gambar 1.6. Generic Project Life Cycle

Dari gambar 1.6, dapat dilihat ada lima tahapan dalam siklus project. Kelima tahapan
tersebut adalah:
Define project goal. Dalam tahapan ini mencakup kegiatan awal dari sebuah proyek dan
didalamnya terdapat hal yang paling penting, yaitu memahami tujuan Akhir dari proyek
tersebut. Biasanya, banyak proyek yang gagal dikarenakan gagalnya tahapan ini.

ISYS6310 – Information System Project Management

 Plan project. Setelah tujuan dari proyek dapat dipahami, maka aktivitas selanjutnya adalah
menyusun perencanaan dari proyek yang mencakup penyusunan struktur perincian kerja, dan
jadwal serta biaya.
Execute project plan. Aktivitas utama dari tahapan ini adalah pelaksanaan kerja aktual.
Dimana semua perencanaan dari proyek diwujudkan dalam tahap ini. Tahap ini merupakan
tahap yang paling kritis. Banyak hal yang membuat sebuah proyek gagal dalam tahap ini.
Diantaranya adalah kurangnya kerja sama dan komunikasi dari anggota proyek. Serta hal
yang menyumbangkan kegagalan terbesar dalam tahap ini adalah kesalahan klasik. Dimana
kesalahan tersebut muncul dari kebiasaan jelek anggota proyek. Dalam tahap ini termasuk
juga aktifitas pengendalian dan pengawasan atas proyek yang dijalankan.
Close project. Tahapan ini baru terjadi kalau semua aktifitas dalam proyek sudah
dilaksanakan dengan baik dan dinyatakan telah benar dan selesai. Oleh sebab itu, orang yang
menyatakan sebuah proyek sudah selesai atau belum adalah sponsor dari proyek.
Evaluate project. Setiap proyek harus selalu dievaluasi. Tujuan dari Evaluasi ini untuk
memberikan gambaran atas berjalannya proyek tersebut. Kalau ada kendala yang pernah
dihadapi, itu perlu dijadikan pembelajaran untuk proyek yang sejenis berikutnya.

Sedangkan untuk siklus pengembangan sistem pada dasarnya ada lima tahap, yaitu
Planning, Analysis, Design, Implementation dan Maintenance & Support (lihat gambar 1.3).
Dari kelima tahap tersebut berkembang berbagai model, diantaranya adalah waterfall model
yang merupakan model yang paling tua (lihat gambar 1.7).

Gambar 1.7. System Development Life Cycle.

Define
Requirements

ISYS6310 – Information System Project Management

 Design

Build

Test

Implement

Maintenance

Gambar 1.8. Waterfall Model

8. Extreme project management.
Banyak yang menyatakan, dalam manejemen proyek dewasa ini tidaklah cocok
menggunakan PERT. Karena pengerjaan proyek untuk sebuah perusahaan, tidaklah satu persatu.
Tuntutan proses bisnis dan persaingan membuat sebuah perusahaan perlu melaksanakan
beberapa proyek (multi-project) dalam waktu yang bersamaan. Hal inilah yang membuat PERT
dan beberapa model lainnya kurang/tidak cocok digunakan.
Karena kekomplekan dari sebuah proyek dewasa ini dan tuntutan waktu yang sangat
mendesak diperlukan model lain dalam pengembangan proyek. Dewasa ini, banyak proyek
dikembangkan secara modular dan kecil-kecil, tetapi dilaksanakan secara bersamaan. Untuk
memenuhi kebutuhan ini dikenal istilah Extreme Project Management. Dimana model ini
melakukan aktifitasnya dengan mengkombinasikan pemodelan proses dengan prinsip-prinsip
manajemen dalam pengelolaan interaksi manusia. Entreme Project Management banyak menjadi
pilihan, karena model ini banyak didukung oleh perangkat lunak mulai dari perancangan sampai
dengan pembangunan sistem.

ISYS6310 – Information System Project Management

 ®
9. Project Management Body Of Knowledge (PMBOK )
PMBOK pertama kali diperkenalkan pada tahun 1987 melalui white paper yang di
publikasikan oleh Project Management Institute (PMI) . PMBOK ini telah diakui oleh American
Standards Institude (ANSI) untuk digunakan sebagai panduan dan pengetahuan untuk memanage
proyek dan menjadi pengetahuan yang wajib dikuasai oleh seorang proyek manajer.
Dalam petunjuk PMBOK ini, tertulis dengan jelas definisi tentang Proyek. Adapun definisi
tersebut adalah; Proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan
produk atau jasa (service) yang unik.
Seperti yang tergambarkan pada gambar 1.9 dibawah ini, dalam PMBOK mempunyai
sembilan pengetahuan (atau sering disebut keahlian) yang harus dimiliki oleh manajer proyek.
Kesembilan pengetahuan tersebut adalah Project scope management, Project time management,
Project cost management, Project quality management, Project H. R. management, Project
communications management, Project risk management, Project procurement management,
Project integration management.

®
Gambar 1.9 Project Management Body Of Knowledge (PMBOK )

ISYS6310 – Information System Project Management

a. Project scope management, merupakan aktifitas awal dari proyek manajemen. Di sini
diperlukan keahlian seorang proyek manajer untuk mendefinisikan aktifitas dan pekerjaan
yang perlu dilakukan dalam proyek. Proyek manajer harus memastikan semua aktifitas dan
pekerjaan yang akan dikerjakan, sehingga mengurangi (atau menghilangkan) munculnya
pekerjaan tambahan yang tidak terprediksi diawal dan dapat menghilangkan aktifitas dan
pekerjaan yang tidak diperlukan. Dalam kegiatan ini tercakup fase inisialisasi, menentukan
lingkup, dan mendaftar hasil proyek.
b. Project time management, merupakan pengetahuan yang harus dimiliki oleh manajer proyek
untuk digunakan dalam mengelola proyek agar proyek tersebut dapat diselesaikan sesuai
dengan jadwal yang sudah ditentukan. Dalam keahlian ini, tercakup pengetahuan yang
mencakup penyusunan atau perbaikan struktur kerja, menentukan hubungan dan
ketergantungan antara tugas proyek, menyusun durasi dan jadwal proyek.
c. Project cost management, keahlian ini biasanya agak susah dimiliki oleh seorang manejer
proyek. Karena komponen biaya, sering muncul akibat dari hal-hal yang tidak terduga dan
tidak terkendali. Dalam keahlian ini, sorang manajer proyek harus mempunyai pengetahuan
untuk menentukan biaya proyek, estimasi penggunaan sumber daya, menyusun anggaran,
serta mengendalikan dan mengawasi biaya saat proyek berjalan.

d. Project quality management, merupakan keahlian yang digunakan untuk mengendalikan

kualitas dari proyek. Kualitas dari proyek ini memiliki tiga aspek, yaitu perencanaan,
kepastian, dan pengendalian dari kualitas. Saat merencanakan kualitas, seorang proyek
manajer harus mendefinisikan apa yang merepresentasikan kualitas dan bagaimana kualitas
tersebut diukur. Dalam memastikan kualitas, sorang proyek manejer wajib mengawasi
keseluruhan kualitas proyek mengacu pada standar yang sudah ditetapkan. Sedangkan untuk
pengendalian kualitas, proyek manajer harus selalu memeriksa hasil nyata dan melakukan
evaluasi terhadap kesesuaiannya dengan standar yang telah ditetapkan.
e. Project H. R. management, adalah keahlian yang harus dimiliki oleh proyek manajer untuk
berinteraksi dan memanage sumber daya manusia yang terlibat di dalam proyek. Keahlian ini
mencakup pengetahuan untuk merencanakan dan menentukan anggota yang memiliki
keahlian yang sesuai dengan kebutuhan dari tugas proyek, mendefinisikan peran dan

ISYS6310 – Information System Project Management

 tanggung jawab, serta memilih orang yang sesuai dengan tugas tersebut. Selain hal-hal
tersebut, seorang proyek manajer juga perlu melakukan pengembangan profesionalitas yang
diperlukan oleh semua anggota tim agar dapat meningkatkan kinerja mereka.
f. Project communications management, keahlian ini merupakan keahlian mutlak yang harus
dimiliki oleh seorang proyek manajer. Banyak proyek tidak berjalan dengan mulus,
dikarenakan kurang mampunya seorang proyek manajer melakukan komunikasi dengan
semua anggota team dan stakeholder. Keahlian ini meliputi pengelolaan informasi yang
harus disebarkan sehingga semua pihak dapat mengetahuinya dengan baik dan jelas.
g. Project risk management, keahlian ini sedikit unik, karena keahlian ini berawal dari
pengalaman. Seorang proyek manajer harus mampu mengidentifikasi risiko yang berpotensi
terjadi dalam proyek dan mempunyai kemampuan untuk memperkirakan bagaimana risiko
itu terjadi. Jika risiko tersebut benar-benar terjadi, maka seorang proyek manajer harus
mampu mengatasi agar tidak (mengurangi) berpengaruh terhadap proyek.
h. Project procurement management biasa juga disebut dengan manajemen kontrak. Keahlian
ini mencakup pengadaan barang dan jasa, termasuk menentukan apa yang akan diperoleh
serta menawarkan produk atau jasa, termasuk dalam memilih vendor juga membuat kontrak
dengan vendor.
i Project integration management, keahlian ini berguna untuk mengintegrasikan semua
pekerjaan. Manajemen integrasi mempunyai tujuan utama untuk menciptakan rencana dan
pelaksanaan proyek sehingga dapat terintegrasi dengan baik. Pengetahuan lain yang harus
dimiliki dalam pengetahuan ini adalah melakukan kontrol terhadap perubahan, baik pada saat
proyek dikembangkan maupun pelaksanaannya.

ISYS6310 – Information System Project Management

Keterkaitan antara process group dan knowledge area digambarkan dalam PMBOK Matrix
sebagai berikut :

ISYS6310 – Information System Project Management

 SIMPULAN

Dari statistic, proyek sistem informasi yang berhasil tidak lah lebih dari 20%. Hal ini terjadi
karena lemahnya penerapan manajemen proyek. Dimulai dari kurangnya pengetahuan
manajer proyek yang berakibat pada tidak akuratnya melakukan estimasi waktu dan biaya.
Faktor teknis lainnya adalah kurangnya pemahaman terhadap metodologi yang digunakan,
pemilihan metodologi akan menentukan keberhasilan suatu proyek.
Kesalahan lain yang kerap dilakukan dan berdampak pada gagalnya sebuah proyek sistem
informasi adalah kekeliruan menggunakan teknologi. Teknologi terakhir yang ada saat ini
diasumsikan sebagai solusi terbaik dari setiap permasalahan pada proyek sistem informasi.
Biasanya kegagalan terjadi pada saat proyek berjalan, dimana keterbatasan pengetahuan akan
teknologi baru muncul pada saat permasalahan tidak dapat diatas oleh teknologi baru.
Mengerjakan proyek sistem informasi tidak semudah seperti membangun sebuah rumah
diatas sebidang tanah. Kebutuhan user yang tidak jelas berdampak pada tidak akuratnya
perhitungan terhadap biaya dan waktu. Turnover staff TI pada saat berjalan tidak dengan
mudah dapat dilakukan seperti halnya kita mengganti tukang batu yang mengundurkan diri
pada saat membangun rumah yang kita idamkan
Penerapan manajemen proyek yang baik adalah langkah tepat untuk mengantisipasi
kegagalan dalam melaksanakan proyek sistem informasi. Tanpa dukungan anggota tim yang
memiliki kompetensi yang baik, manajemen proyek tidak akan berarti apa-apa.
PMBOK merupakan panduan penting dalam melaksanakan sebuah proyek, mulai dari
perencanaan sampai dengan Evaluasi.

ISYS6310 – Information System Project Management

 DAFTAR PUSTAKA
http://www1.standishgroup.com/newsroom/chaos_2009.php
http://www.epmbook.com/projectmanagementoverview.htm
http://www.it-cortex.com/Stat_Failure_Rate.htm
Marchewka, J. T. (2013). Information Technology Project Management. Fourth Edition.
Wiley. Chinnei. ISBN : 978-0-470-40948-0

ISYS6310 – Information System Project Management