Las habilidades básicas para la función directiva: uso del tiempo y toma de decisiones

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• Dos acciones básicas para mejorar la gestión del tiempo.

Uno de los principales problemas a los que todo Director se enfrenta es a la gestión del tiempo
que dedica a su tarea profesional, ciertamente hay días a los que parezcan faltarles horas.

Una gestión eficaz del tiempo nos hace más productivos y nos ayuda a conseguir realizar nuestras
tareas del día a día para finalmente ir cumpliendo objetivos generales que nos hayamos marcado.

La gestión del tiempo es, quizás, una de las cuestiones críticas en el entorno laboral,
especialmente en la función directiva. Según las estadísticas, la mayor parte de los Directores pasan
una gran parte de su jornada laboral (alrededor del 60%) en reuniones o realizando tareas rutinarias
y solucionando imprevistos. Esto significa que tan sólo un 40% del tiempo de cada Director es
dedicado a realizar las tareas para las que fuimos contratados.

Es importante realizar análisis sobre la utilización del tiempo para poder identificar los fallos,
consumos innecesarios, acciones que implican costo y generan poco valor.

1) Mantener mi entorno ordenado: Puede parecer básico, pero no por ello deja de ser
imprescindible. Un entorno ordenado (tanto física como digitalmente) en el que todos los
documentos, recursos y otros elementos necesarios para la actividad diaria estén ordenados,
facilitan su uso y evitan duplicidades.
Para que este orden sea tal, el criterio debe ser lógico, de manera que todo el trabajo realizado por
cualquier miembro de la organización sea de fácil acceso en el momento en que deba utilizarse.
Y no sólo para la persona que lo realizó, sino también para otros compañeros que deban utilizarlo.

2) Definir objetivos, tareas y prioridades: Aquí me refiero, nuevamente, a objetivos imprescindibles y

básicos. Evidentemente, cualquier institución debería tener muy claros sus objetivos, así como las
tareas y procesos para conseguirlos y las prioridades en su ejecución. Quizá este último punto es el
más complicado, ya que en el día a día es muy difícil mantener el foco en lo que es prioritario.

Seguido nos encontramos ante el eterno dilema entre “qué es importante y qué es urgente”. Y aún
más: “¿cómo gestiono lo que es importante y lo que es urgente?”.

Es complicado eliminar esta disyuntiva, pues siempre surgirán imprevistos, pero ayuda (y mucho) el
tener completamente claros tus objetivos prioritarios, tanto globales, como semanales o cotidianos.

Será valioso tenerlos por escrito ayuda a mantener el foco y no dejarnos llevar por las urgencias.

Un “truco” para que este procedimiento sea viable es contar siempre en mi planificación con un
tiempo diario para urgencias. El tenerlas previstas hace que no quite tiempo de otras tareas
prioritarias para solucionarlas, y reducirá mi estrés y sensación de no llegar a todo.
3) Planificar: He aquí uno de los consejos más importantes para la gestión del tiempo. Una correcta y
detallada planificación de las tareas de todos los miembros de la institución puede significar el éxito
total de la misma. Una vez los objetivos y prioridades de la escuela están definidos, debo planificar
los procedimientos y las tareas para alcanzarlos, así como decidir quién será el responsable de cada
una de ellas y la fecha en la que deben estar realizadas (entre otros detalles).

Esta planificación debe ser global, pero también concreta (trimestral, mensual e incluso diaria), y
debe quedar reflejada, como mínimo, en una agenda. Con ello, puedo corregir rápidamente posibles
desviaciones (por ejemplo, cálculos de tiempo erróneos para realizar una tarea). Para una correcta
planificación debes ser realista con las fechas, ya que muchas veces “querer no es poder” y es mejor
no comprometerse a nada que sepa que no puedes cumplir.

Algunos detalles que pueden ayudarme a planificar mejor son: a) Conocer las horas de mayor
rendimiento, las horas de menor rendimiento son después de comer y justo antes de terminar el
horario laboral.

b) Detecta los “ladrones del tiempo”: Estos son las principales situaciones en las que habitualmente
perdemos tiempo. – Interrupciones– Improvisación – Reuniones improductivas:

4) Delegar: Puede que sea quién mejor conoce la escuela y la función, pero eso no quiere decir que
seas experto en todo. Hay muchas tareas a las que no llego o que no conozco tan bien, o
simplemente que otro conoce mejor. Aprovechar el talento de mis compañeros, pueden ayudar, lo
harán mejor, en menos tiempo y yo podré dedicarme a aquello en lo que soy realmente bueno.

5) Medir y analizar: Como he dicho anteriormente, los inconvenientes surgen, y se trata de adaptarse
a ellos, y en el futuro de aprender. A medida que me acostumbre a trabajar con una agenda, con
planificación y estructurando mi tiempo, aprovecharé mejor mis horas. Para ello es imprescindible
medir y analizar. Resulta muy sencillo analizar todo tipo de variables y desviaciones, así como
recoger toda la información para optimizar la planificación del plantel.
• Infografía que recupera la información más relevante respecto a la toma de decisiones.