Información Gerencial
Semestre 2017 – II
Lectura 01:
Los Sistemas de Información
DEFINICIONES
• Dato:
– Puede ser un número, una palabra, una imagen
• Información:
– Son datos que dentro de un contexto dado tienen un significado para
alguien.
Información
• Datos que se han moldeado en una forma
significativa y útil para los seres humanos.
Datos
Secuencias de hechos en bruto y
representan eventos que ocurren en las
organizaciones o en el entorno físico antes
de ser organizados y ordenados de una
forma que las personas puedan entender y
utilizar.
¿Qué significa CALIDAD de INFORMACIÓN en los
negocios?
• Tres Dimensiones:
– Tiempo
• La información debe estar disponible cuando se necesita en el momento
oportuno
– Contenido
• La información debe proporcionarse sin errores, debe ser relevante respecto
a lo analizado, completa y no parcial
– Forma
• La información debe ser proveída en forma sencilla de entender, detallada o
en forma de resumen, ordenada con criterio
¿Qué es un sistema?
• Un sistema es un conjunto de elementos que se interrelacionan para producir un resultado (Nidia
Giorgis)
• Un sistema es el mecanismo por el cuál se generará información (Karen & Lares)
• Conjunto de componentes que al interactuar producen una salida (resultado).
– Identificar los componentes de la misma
• Locales o inmuebles, mobiliario y equipo, activos en general, Recurso humano y creatividad, métodos y procedimientos
– Salidas
• Generación de utilidades (generalmente)
• Las organizaciones de negocios son sistemas dinámicos, que toman recursos económicos como
insumos y los transforman a través de diversos procesos organizacionales para proveer de bienes
y/o servicios como salidas.
• Ejemplos:
– Una oficina (instalaciones físicas, mobiliario y equipo, capital, tiempo, materiales, procedimientos,
información, recurso humano)
– Organismo (sistema nervioso, digestivo, circulatorio, etc)
– Empresa productora de vehículos (la parte productiva y la parte administrativa)
¿Porqué Sistemas de Información?
– Es necesaria la información para sobrevivir y prosperar.
– Los SI ayudan a las compañías a ampliar su alcance hasta lugares muy
retirados, ofrecer productos y servicios nuevos, reformar empleos y
flujos de trabajo y quizá cambiar profundamente la manera de
conducir sus negocios.
Sistemas de Información
• Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan
entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Este
no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware).
• Se puede definir técnicamente como un conjunto de componentes
interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y
distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control
en una organización.
¿Qué incluyen los SI?
• Equipo computacional
• Recurso Humano
• Datos o Información fuente (Entrada)
• Programas (software)
• Telecomunicaciones
• Procedimientos (políticas y reglas de operación)
¿4 actividades básicas de un SI?
• Entrada de Información
– Manuales o automáticas (interfaces)
• Almacenamiento de Información
– Recuperar la información guardada
– Archivos, Bases de Datos (dispositivos de almacenamiento)
• Procesamiento de la Información
– Efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecidas
• Salida de Información
– Capacidad de sacar la información procesada o bien datos de entrada al
exterior (printers, plotters, etc.)
¿Actividades que producen información para un SI?
ENTORNO
Proveedores Clientes
ORGANIZACION
SISTEMA DE INFORMACIÓN
Retroalimentación
CLIENTES
GOBIERNO
Dinero
Labor
ORGANIZACIÓN
Dinero
Dinero
DEUDORES
PROVEEDORES
PROPIETARIOS /
ACCIONISTAS
Tecnologías de Información
• Information Technology (IT)
– Todas aquellas tecnologías que permiten y dan soporte a la
construcción y operación de los sistemas de Información, las cuales
pueden ser tecnologías de Hardware, Software, tecnologías de
almacenamiento y tecnología de comunicaciones.
– Todas estas tecnologías forman la infraestructura tecnológica de la
empresa, la cual provee una plataforma desde donde la compañía
puede construir y operar los sistemas de información.
Análisis del subsistema administrativo
SISTEMA CONTABLE
E P S
R
¿Qué es automatizar?
• Automatizar:
– Da la idea de realizar algo en forma automática, es
decir, con la mínima intervención humana.
– La cantidad necesaria de intervención humana en
la tarea a realizar determina el grado de
automatización de la misma.
– Sólo si la tarea se puede efectuar sin intervención
humana alguna, se dice que está totalmente
automatizada.
• Ej. Tienda alquiler de videos y etiquetas
• Tienda de abarrotes (códigos de barra, tarjetas).
¿Qué es una oficina?
• Sitio en donde se realizan tareas administrativas.
• Sitio:
– Habitación, edificio, diferentes locales geográficamente
separados
• Definición:
– Sistema de apoyo a la empresa, en el que trabajan
diferentes tipos de personas desempeñando diferentes
puestos y realizando diversas tareas.
• En general, todas las tareas que se realizan en la
oficina son susceptibles de ser automatizadas.
Automatización de Oficinas
• Se requiere considerar dos aspectos íntimamente ligados entre sí:
Sistematización y Equipamiento (se apoyan en la administración y la
tecnología).
• Automatizar la oficina es un proceso constante que debe ser reevaluado
cada cierto período.
• Definición (Larry Long):
– Referente en forma colectiva a las aplicaciones basadas en la computadora
asociadas con el trabajo general de oficina.
• Definición (Nidia Giorgis):
– Uso de cualquier equipo que pueda incrementar la eficiencia así como de la
revisión e implantación de procedimientos que garanticen el éxito de dicho
equipamiento.
Equipamiento y Sistematización
• Equipamiento:
– Dotar o proveer a la oficina del equipo necesario para realizar las
tareas administrativas.
• Productos de Software, equipos de cómputo, redes y comunicaciones.
• Sistematizar:
– Visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los
procedimientos y métodos de trabajo que en ella se realizan, para
que cualquier persona que ingrese a laborar pueda fácilmente
incorporarse y entender cómo llevar a cabo su trabajo.
¿Sistematización?
• Tipos de tareas
– Técnicas, Comerciales, Financieras, de Seguridad, Contables y administrativas (fayol).
• Porqué se realizan?
• Es importante que se realice?
• Equipamiento analizado a la luz de cada tarea que asisten o complementan.
• Tarea:
– Labor que realiza un trabajador para llevar a cabo sus funciones en una organización.
• Profundidad de la tarea
– Grado en que un individuo puede controlar su trabajo.
• Alcance de la tarea
– Número de operaciones diferentes que requiere un trabajo en particular y la frecuencia con que
puede repetirse el ciclo del mismo.
• A MENOR PROFUNDIDAD Y MÁS PEQUEÑO EL ALCANCE, MÁS ESPECIALIZADO SERÁ UN
TRABAJO.
– EJ. Recepcionista vrs. Gerente.
¿Razones para automatizar?
• Capacidad (producir estados de cuenta más rápido y entregarlos
oportunamente al cliente)
• Control (Mayor exactitud y consistencia en la información que se
produce. Cálculos)
• Comunicación (Mejoras en la comunicación e integración de las
áreas organizacionales)
• Costo (supervisión y reducción de costos)
• Competitividad (atracción de clientes, mejora servicios
proporcionados, proveer nuevos y originales productos)
¿Cuándo automatizar?
• Cuando es necesario actualizar el equipo y los procedimientos
existentes en la oficina, es característica fundamental de una
persona visionaria que automatiza con éxito.
• ¿QUE HAGO PARA AUTOMATIZAR?
• Conocimientos mínimos en equipos existentes
• Sistematización
• Conocer cómo organizar un proceso de automatización (análisis de
sistemas, auditoría de sistemas, O&M, metodología de la
investigación, etc.)
• Bolsillo de la empresa (Costo-presupuesto)
¿Qué no es automatizar?
• Poner a funcionar equipo de cómputo
• Comprar equipo de comunicaciones
• Hacer cambios en procedimientos
• Utilizar MSOFFICE para tareas
• Cambiar procedimientos sin estudiar el equipo que se requiere
• Todas estas acciones aisladas, pueden echar a la borda un
proceso de automatización.
Lectura 02:
Sistemas de Información
La información y la comunicación son dos elementos
claves en el quehacer institucional en función del
cumplimiento de sus objetivos
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Seguimiento
Actividades de
control
Sistemas de
Información
Valoración de
riesgos
Ambiente de
control
Información es un activo que
tiene un valor en la organización
Disponibilidad Confidencialidad
Integridad
SNC – CGR
“CONTROL INTERNO y
la Información”
Almacenada electrónicamente
Correo
Impresa o escrita en papel
Videos
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Tipos de información
Información
financiera
Información Información
administrativa operacional
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Importancia
Información que se
requiere
•Pertinente
•Financiera
Relacionada con
•No financiera
actividades y eventos
•Relevante
(externos e internos)
•Dirigida al usuario
adecuado
•Oportuna
Para quién ? Para qué ?
Todos los
niveles de la Cumplir sus
organización responsabilidades
Llevar a cabo el
control
Contribuir en el
logro de objetivos
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Calidad de la información
Contenido apropiado
Información oportuna
Información actual
Información exacta
Información accesible
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Calidad de la información
Valorpara la toma de
decisiones
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Datos e información
SISTEMA DE
DATOS INFORMACIÓN
Procesamiento de
Hechos brutos que datos generados
constituyen la internamente
materia prima para relacionados con las
generar la transacciones y
información aquellos datos sobre
eventos, actividades y
condiciones externas
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Sistemas de información
IMPORTANCIA
En ellos se produce la
transformación de datos
en información
CARACTERÍSTICAS DESEABLES
CARACTERÍSTICAS DESEABLES
Sistemas de información
• Estratégicos
Facilitan las iniciativas
estratégicas institucionales
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Sistemas de información
• Integrados
Es parte de las operaciones, capturan la
información necesaria en la toma de
decisiones para controlarlas
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Sistemas de información
LIMITACIONES
Sistemas de información
• Computadorizados, manuales o
una combinación de ambos
• Formales o informales (fuentes)
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Comunicación
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Comunicación
Interna y externa
Formal e informal
Lectura 03:
Tipos de SISTEMAS DE
INFORMACIÓN EN LA EMPRESA
SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA
OBJETIVOS
Principales aplicaciones:
Sistema de información de ordenes de ventas,
sistema de investigación de mercado, sistema de
fijación de precios
SISTEMAS DESDE LA PERSPECTIVA FUNCIONAL
SISTEMAS DE MANUFACTURA Y
PRODUCCIÓN
Principales aplicaciones:
Sistemas de planeación de materiales (MRP),
sistemas de control de órdenes de compra, sistemas
de ingeniería, sistemas de control de calidad
SISTEMAS DESDE LA PERSPECTIVA FUNCIONAL
Principales aplicaciones:
Sistema de Contabilidad general, cuentas por cobrar,
cuentas por pagar, presupuestos, sistemas de
administración de fondos
SISTEMAS DESDE LA PERSPECTIVA FUNCIONAL
Principales aplicaciones:
Nómina, registros de empleados, sistemas de
beneficios, sistemas de trayectoria de carrera,
sistemas de entrenamiento de personal
PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES
SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE
TRANSACCIONES (TPS):
• Sistemas básicos del negocio que sirven a
nivel operativo
• Un sistema computarizado que ejecuta y
registra todas las transacciones diarias y
rutinarias necesarias para manejar el
negocio.
PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES
Nivel Administrativo
Entradas: Altos volúmenes de datos
Procesamiento: Modelos simples
Salidas: Reportes Resumidos
Usuarios: Gerencia Media
Nivel Gerencial
Entradas: Bajos volúmenes de datos
Procesamiento: Interactivo
Salidas: Análisis de Decisión
Usuarios: Profesionales
Nivel Estratégico
Entradas: Datos Agregados
Procesamiento: Interactivo
Salidas: Proyecciones
Usuarios: Alta Gerencia
APLICACIONES EMPRESARIALES
ÁREAS
FUNCIONALES
Aplicaciones
empresariales
automatizan procesos
que abarcan múltiples
funciones y niveles de
organización y pueden
extenderse fuera de la
organización.
SISTEMAS QUE ABARCAN DE FORMA INTEGRAL LA EMPRESA
SISTEMAS EMPRESARIALES
• Recopila datos de diferentes funciones de la
empresa y almacena los datos en una central única
de almacenamiento.
• Resuelve el problema de conjuntos de datos
fragmentados, redundantes y sistemas
• Habilitan:
• Coordinación de las actividades diarias.
• Eficiente respuesta a pedidos de los clientes
(producción, inventario).
• Proporcionar información valiosa para mejorar la
toma de decisiones de la administración.
SISTEMAS QUE ABARCAN DE FORMA INTEGRAL LA EMPRESA
SISTEMAS EMPRESARIALES
Los sistemas empresariales integrarán los procesos clave del negocio de una empresa de todo en un único
sistema que permite que la información fluya sin problemas en toda la organización. Estos sistemas se
centran principalmente en los procesos internos, pero pueden incluir transacciones con clientes y
proveedores.
SISTEMAS QUE ABARCAN DE FORMA INTEGRAL LA EMPRESA
• Departamento de Sistemas de
Información:
• Unidad organizativa formal responsable de tecnología de la
información de servicios .
• Incluye programadores, analistas de sistemas, jefes de proyectos.
• Los administradores de sistemas de información a menudo
encabezados por chief information officer (CIO).
• End-users:
• Representantes de otros departamentos, para los cuales se
desarrollan aplicaciones.
LA FUNCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA
ORGANIZACIÓN DE
LA FUNCIÓN DE LOS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Hay otras formas de organización de
la función de los sistemas de
información dentro de la empresa:
dentro de cada área funcional.
LA FUNCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA
ORGANIZACIÓN DE
LA FUNCIÓN DE LOS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Como departamento independiente
con un control central.
LA FUNCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA
ORGANIZACIÓN DE
LA FUNCIÓN DE LOS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Representado en cada división de
una empresa grande con varias
divisiones pero con un control
central.
La nueva Economía del Siglo XXI.
Introducción
La Nueva Economía está siendo gobernada por un
desarrollo tecnológico profundo e interesante:
Las personas (individuos) y las compañías están
siendo ligadas electrónicamente de una manera que
antes no era posible imaginar.
Principio 1: Materia
La nueva Economía del Siglo XXI.
Principio 1: Materia
La nueva Economía del Siglo XXI.
Principio 1: Materia
La nueva Economía del Siglo XXI.
Mito #1
Las economías fuertes necesitan sectores de manufactura Poderosos.
Principio 1: Materia
La nueva Economía del Siglo XXI.
Mito #2
El valor es tangible.
A medida que los negocios se concentran más y más en el flujo de
Información y la velocidad en que se conectan a clientes y proveedores,
la Velocidad se ha convertido en un sustituto de la materia
Ejemplos:
United Colors of Benetton
(Creación de un sistema en el que provee a sus tiendas diariamente)
Mito #2
El valor es tangible.
Ejemplos:
Y que hay de las compañías que producen software?
Principio 1: Materia
La nueva Economía del Siglo XXI.
Recuerda:
En la Economía de hoy, el valor esta gobernado por las leyes
de la teoría de la información:
La velocidad es infinita
La distancia desaparece
Principio 1: Materia
La nueva Economía del Siglo XXI.
Principio 2: Espacio
La nueva Economía del Siglo XXI.
Principio 2: Espacio
La nueva Economía del Siglo XXI.
Análisis de un Metamediario:
Metamercado: Automóviles
Actividades: Los clientes pueden visitar Edmund’s para obtener informacion,
negociar, evaluar, comprar, financiar, asegurar y adquirir partes mecánicas.
De esta manera, ellos crean y capturan valor facilitando los intercambios entre
los clientes y los proveedores.
Principio 2: Espacio
La nueva Economía del Siglo XXI.
Principio 3: Tiempo
La nueva Economía del Siglo XXI.
El caso eBay
Conveniencia!
Principio 3: Tiempo
La nueva Economía del Siglo XXI.
Hoy más que nunca, la gente proporciona valor a una empresa mediante
ideas inteligentes, las cuales crean tecnologías innovadoras y modelos
de negocios exitosos.
Principio 4: Gente
La nueva Economía del Siglo XXI.
Caso 3M
Principio 4: Gente
La nueva Economía del Siglo XXI.
Esta es la llamada
“Mercadotecnia Viral”!
Principio 5: Crecimiento
La nueva Economía del Siglo XXI.
Caso Hotmail.
• Nació en 1995
• El crecimiento de la base de sus subscriptores es el mas rápido en toda
la historia.
• Primeros 18 meses > 12 millones de usuarios
• En el año 2001 posee más de 40 millones de usuarios
Cómo fue posible esto invirtiendo una cantidad de $500, 000 Dlls?
Porque mientras más personas utilicen ese software, más beneficio y valor
tendrá el mismo.
Principio 6: Valor