Petunjuk Penggunaan

E-Formasi III
Versi I.0
Pendahuluan

Petunjuk ini dibuat untuk memberikan langkah – langkah sistematis

dan penjelasan dalam melakukan input pada e-Formasi Versi III

Fitur baru

e-Formasi III mempunyai beberapa fitur baru, yaitu:

1. Data Kelas Jabatan
2. Data NIP
3. Cetak Excel
4. Rekapitulasi Lanjutan
Data Kelas Jabatan

Pengguna dapat melakukan input kelas jabatan pada halaman

struktur organisasi, kelas jabatan diisi dan melekat pada masing-
masing jabatan. Kelas jabatan dapat diisi dari 0 (nol) hingga 30 (tiga
puluh)
Data NIP

Pada formulir Struktur jabatan, ditambahkan 1 field untuk mengisi

Nomor Induk Pegawai (NIP), NIP akan di sinkronisasi dengan data
BKN untuk melihat keabsahannya.
• Pada posisi jabatan struktural, NIP hanya dapat diisi 1 kali
• Pada posisi jabatan fungsional, NIP dapat diisi lebih dari 1 kali
• NIP tidak dapat menduduki lebih dari 1 Jabatan
Data NIP (cont.)

Langkah Pengisian:
1. Isi NIP pada Field Nomor Induk Pegawai;
2. Tekan Tombol Hijau dikanan field tersebut;
3. NIP yang telah diinput akan tampil pada table dibawah;
4. Pengguna dapat melakukan penghapusan NIP dengan menekan tombol ;
5. Pengguna dapat melakukan validitas dengan menekan tombol
Cetak Excel

Pada e-Formasi versi III, cetak data dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu:
1. Cetak Bezzeting, fitur ini mencetak isi formulir bezzeting dengan membatasi
10.000 (Sepuluh Ribu) data untuk 1 File.
2. Cetak Usulan Formasi , fitur ini mencetak isi formulir bezzeting dengan
membatasi 1.000 (Seribu) data untuk 1 File.
Jenis cetak data ditambah dengan jenis Excel (xlsx)
Cetak Excel (cont.)

Pilih jenis pencetakan dengan menekan link sesuai dengan jenis cetak
Rekapitulasi Lanjutan

Fitur rekapitulasi adalah fitur yang

menampilkan data terkait jumlah
suatu jabatan yang dikelompokan
berdasarkan posisi jabatan. Jumlah
yang ditampilkan pada fitur
rekapitulasi yaitu:
1. Jumlah kebutuhan (ABK);
2. Jumlah PNS;
3. Jumlah kekurangan PNS;
4. dan Jumlah usulan formasi
Untuk melihat informasi lebih lengkap,
klik label jabatan yang diinginkan.
Rekapitulasi Lanjutan (cont.)

Fasilitas ini menampilkan informasi jabatan dengan kategori tertentu, sesuai

dengan kategori yang diinginkan pengguna pada halaman sebelumnya,
sistem akan menampilkan seluruh jabatan dengan kategori tersebut. Adapun
kelengkapan informasi yang disampaikan adalah:
1. Jumlah Kebutuhan (ABK);
2. Jumlah PNS;
3. Jumlah Kekurangan;
4. Jumlah Usulan Formasi;
Pengguna dapat melihat lebih detil terhadap jabatan tertentu dengan meng-
klik label jabatan yang diinginkan.
Rekapitulasi Lanjutan (cont.)

Pada halaman rekapitulasi ini, pengguna akan disajikan informasi

mengenai jabatan beserta tempat/kantor/unit kerja dari jabatan
tersebut
7 Langkah Pengisian

• Langkah 1. Halaman Depan dan Login Aplikasi

• Langkah 2. Pengaturan Pengguna
• Langkah 3. Input Struktur Organisasi
• Langkah 4. Input Bezzeting
• Langkah 5. Rincian Usulan Formasi
• Langkah 6. Input Analisa Jabatan
• Langkah 7. Pencetakan, dan Rekapitulasi
Halaman Depan

Halaman ini dibagi menjadi 3, yaitu:

1. Konten Pancasila
2. Pengumuman dan Formulir Login
3. Riwayat Versi E-Formasi
Melakukan Login Aplikasi

Langkah Pengisian:
1. Masukkan ID pengguna pada field
“ID Pengguna”
2. Masukkan Sandi pada field “Sandi”
3. Lalu Klik Masuk Aplikasi
*Untuk Kritik dan saran, dapat email di
formasi@menpan.go.id
Melakukan Login Aplikasi (Cont.)

Formulir profil akan tampil di awal login

aplikasi:
1. Lengkapilah profil pengguna dengan
informasi yang valid;
2. Isilah field sandi jika ingin merubah
sandi;
3. Tekan tombol simpan
Pengaturan Pengguna

Untuk mengakses pengaturan

pengguna, klik menu di kanan atas, klik
Manajemen pengguna
 Pengaturan Pengguna (Kantor)

1. Pilih Tambah Kantor

2. Isilah formulir sesuai
dengan isian
3. Klik simpan
4. Hasil inputan akan
tampil di daftar
 Pengaturan Pengguna (Kantor Cont.)

• Kantor yang baru

dibuat akan langsung
aktif, status kantor
dapat dilihat pada
kolom status;
• Klik Nonaktifkan jika
ingin menonaktifkan
kantor
• Klik ubah untuk
melakukan
perubahan pada data
kantor tersebut
 Pengaturan Pengguna (Pengguna)

1. Pilih tambah pengguna

2. Lakukan pengisian sesuai
dengan field yang
disediakan
3. Isi field kantor dengan
memasukan 3 huruf untuk
memulai pencarian, lalu
klik data yang diinginkan
4. Pilih peran menjadi Admin
Lokal
5. Lalu Klik Simpan
6. Pengguna Baru akan
tampil pada daftar
pengguna
 Pengaturan Pengguna (Pengguna Cont.)

• Status pengguna terlihat

pada kolom status, untuk
pengguna dengan status
non aktif, pengguna tidak
dapat melakukan login
• Untuk melakukan
perubahan dapat menekan
tombol ubah, dan akan
menampilkan data
pengguna, lakukan
perubahan, ID pengguna
tidak dapat diubah.
• Klik tombol aktifkan atau
nonaktifkan untuk merubah
status pengguna
Struktur Organisasi

1. Klik menu Template Struktur

2. Klik Struktur Organisasi
Struktur Organisasi

Halaman struktur jabatan dibagi 2 sisi, yaitu

1. Peta Jabatan, terletak disisi kiri
2. Formulir Jabatan, terletak disisi kanan
Struktur Organisasi (Cont.1)

• Klik tombol Tambah struktur baru

• Atau klik kanan pada jabatan yang ada

• Pilih menu sesuai yang anda inginkan
• Tambah struktur untuk menambah
jabatan baru tanpa induk
• Tambah struktur setara untuk
menambah jabatan baru dengan induk
yang sama dengan jabatan yang anda
pilih
• Tambah bawahan baru untuk
menambah jabatan dengan jabatan
yang anda pilih sebagai induk
Struktur Organisasi (Cont.2)
Langkah pengisian formulir jabatan:
1. Pilih posisi jabatan sesuai yang anda inginkan
2. Ketik minimal 3 huruf untuk melakukan pencarian jabatan, lalu klik jabatan
yang diinginkan sebagai induk.
3. Pilih posisi jabatan yang ingin anda tambah
4. Ketik nama jabatan jika anda menambah jabatan strukturan, atau ketik
minimal 3 huruf untuk pencarian jika anda memilih posisi jabatan
fungsional
5. Isi kelas jabatan
6. Isi NIP yang menduduki jabatan tersebut lalu klik untuk menampilkan
didaftar, setelah data tampil, klik untuk melakukan validasi NIP
7. Ketik minimal 3 huruf pada field analisis jabatan, dan pilih anjab yang
sesuai dengan jabatan (Jika anda telah memasukkan data anjab)
8. Ketik minimal 3 huruf pada field unit kerja dan pilih unit kerja (*Unit kerja
berfungsi sebagai tanda bahwa jabatan tersebut akan tampil pada
pengguna dengan unit kerja tersebut)
9. Lalu Tekan simpan
10. Jabatan yang anda masukkan akan tampil pada peta jabatan
Struktur Organisasi (Cont.3)

• Klik tanda untuk membuka dan

menampilkan data jabatan dibawah
jabatan tersebut
• Ulangi langkah dari awal untuk
menambahkan jabatan baru
Bezzeting

1. Klik menu Template Struktur

2. Klik Template Bezzeting
Bezzeting

Formulir Bezzeting dibagi 2:

1. Bagian atas adalah rekapitulasi dari bezzeting yang telah anda input.
2. Bagian tengah berisi penjelasan warna formulir
3. Bagian bawah berisi informasi bezzeting
 Bezzeting (Cont.)

Langkah pengisian
1. Klik untuk membuka peta jabatan
2. Klik 2 kali pada kolom yang ingin diisi, Kolom yang dapat diisi adalah kolom Kelas, ABK, PNS,
PPPK, CPNS, BUP N hingga N+5, dan Usulan Formasi
3. Masukkan jumlah angka yang anda inginkan, lalu tekan Enter
4. Akan tampil notifikasi
Rincian Usulan Formasi

1. Klik menu Template Struktur

2. Klik Rincian Usulan Formasi
Rincian Usulan Formasi (Cont.)

• Halaman ini akan menampilkan jabatan yang telah diajukan usulan formasi, hanya jabatan
fungsional yang akan tampil pada rincian tersebut
• Untuk usulan formasi tersebut, harus mempunyai anjab, lakukan pengisian anjab terlebih
dahulu
Analisis Jabatan

1. Klik menu Template Struktur

2. Klik Analisis Jabatan
Analisis Jabatan (Cont.)

Halaman ini akan

menampilkan data analisis
jabatan yang telah
dimasukkan
1. Klik tambah analisis
jabatan untuk membuat
anjab baru
Analisis Jabatan (Cont.)

1. Masukkan nama anjab

yang anda inginkan
2. Lalu klik buat
3. Halaman akan pindah ke
formulir anjab
Formulir Anjab

Formulir anjab dibagi menjadi:

1. Sisi kiri sebagai link halaman
2. Sisi kanan sebagai formulir
3. Klik link halaman untuk menampilkan
formulir
4. Isilah formulir sesuai dengan data anjab
anda
5. Lalu klik simpan
6. Lengkapilah seluruh formulir analisis
jabatan
7. Kembali ke daftar anjab jika sudah selesai
dan ingin membuat anjab baru
Set anjab pada struktur organisasi

• Buka kembali struktur organisasi, dan

pilihlah jabatan yang ingin anda set
analisis jabatan
• Klik kanan pada jabatan tersebut
• Lalu klik Edit
• Akan tampil formulir jabatan tersebut
Set anjab pada struktur organisasi (Cont.)

1. Untuk menset anjab pada jabatan tersebut

2. Ketik minimal 3 huruf pada field dikanan
analisis jabatan untuk melakukan
pencarian, isi lebih lengkap jika pencarian
tidak menampilkan anjab yang anda
inginkan
3. Klik data anjab yang anda inginkan
4. Lalu klik simpan

5. Anjab telah di set pada jabatan tersebut

Pencetakan

1. Klik menu Template Struktur

2. Klik Cetak
Pencetakan (Cont.)

Data yang telah anda

input dapat anda cetak
menjadi 2 bentuk, yaitu
PDF dan Excel
Klik salah satu

Untuk menampilkan
PDF atau mengunduh
Excel
Terima Kasih
Selamat mengerjakan