para la
Gerencia Fundamental de Proyectos
CASO DE ESTUDIO
El Caso de Estudio propuesto ha sido construido para enfatizar el seguimiento de los procesos
planteados por el PMI en el PMBOK® 5° EDICIÓN, con excepción de aquellos en los cuales el autor
plantea consideraciones de divergencia.
En los aspectos relativos a MS Project, se tomó como base un caso original de Eric Uyttewaal, PMP,
el cual ha sido sustancialmente modificado para reflejar las diferentes situaciones que se pretende
plantear, así como las consideraciones y propuestas propias del autor. Especialmente ha sido
modificado el aspecto de seguimiento y control.
Alberto Restrepo
Gerente General
MICO Ltda.
© Germán Gutiérrez Pacheco, PMP
Habiendo dado inicio al Proyecto, usted debe realizar el proceso “Identificar los
Stakeholders del Proyecto”, para lo cual es necesario:
Paso 1:
Identificar a todos los posibles stakeholders
Paso 2:
Identificar el impacto potencial o soporte que cada stakeholder puede
generar
Clasificar y priorizar a los stakeholders para generar, para cada uno,
una estrategia de comunicación y manejo de sus expectativas.
Paso 3:
Evaluar las actitudes y potenciales reacciones de los stakeholders
claves.
Paso 4:
Crear el Registro de Stakeholders y desarrollar la estrategia de manejo
para cada uno.
Como resultado de la Identificación de los Stakeholders, deben entregarse los dos
resultados principales: el “Registro de Stakeholders” (Ver APÉNDICE B en GFP
Notas de Clase) y las “Estrategias de Manejo de los Stakeholders”.
Registro de Stakeholders
Identificación:
Identificación, nombre, rol, ubicación, información de contacto
Clasificación
Clase: Interno / Externo
Actitud: Partidario / Neutro / Opositor
Evaluación:
Poder, Interés, (P+I)
Estrategia
Genérica
Específica
Necesidades, expectativas, deseos
Estrategias de Manejo de los Stakeholders
(Mediante la Matriz de Análisis de Stakeholders).
Enfoque para aumentar el soporte y minimizar los impactos negativos:
Interés específico en el Proyecto.
Evaluación del impacto potencial.
Posibles estrategias para incrementar el soporte.
Posibles estrategias para reducir los obstáculos.
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 01
El proyecto ha sido autorizado y usted ha sido asignado como Gerente del Proyecto.
Cree un nuevo archivo MS Project:
Archivo, Nuevo, Proyecto en blanco, Crear.
Establezca como fecha de inicio el 3 de agosto de 2037:
Proyecto, Información del proyecto, Fecha de comienzo, Aceptar.
Despliegue el diálogo de Propiedades: Archivo, Información, Información del
Proyecto, Propiedades avanzadas…
El título del proyecto es NUEVA_SEDE_DE_MICO.
Usted es el Gerente de Proyecto responsable. Por lo tanto, ingrese su nombre como
Administrador.
Ingrese MICO Ltda. como Organización
Escriba una frase que muestre la esencia del proyecto de Montaje de la Nueva Sede e
ingréselo en el campo de Comentarios.
Cierre el diálogo y guarde el archivo (Archivo, Guardar como) con el nombre
01-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP.
Continúe trabajando en su archivo 01-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP, ingresando
solamente las siguientes opciones:
Membrete Opción seleccionada
General Formato de fecha: 28 ene’09
Nombre de usuario: su nombre
Mostrar Opciones de moneda
Símbolo: m$ Dígitos decimales: 0
Ubicación: m$ 1 Moneda: COP
Mostrar estos elementos:
Barra de entrada
Programación Opciones de Calendario:
Hora de comienzo predeterminada: 08:00 a.m.
Hora de fin predeterminada: 04:30 p.m.
Jornada laboral: 7.5
Semana laboral: 37.5
Días por mes: 20
Programación
Mostrar mensajes de programación (Scheduling)
Mostrar unidades de asignación como: Valores Decimales
Opciones de programación para este proyecto:
Nuevas tareas creadas: Programada automáticamente
Tareas programadas automáticamente programadas para el:
Fecha de comienzo del proyecto
Mostrar la duración en: días
Mostrar el trabajo en: días
Tipo de tarea predeterminado: Trabajo fijo
Las nuevas tareas están condicionadas por el esfuerzo
Las tareas siempre respetan las fechas de restricción
Vincular automáticamente las tareas insertadas o desplazadas
Cálculo
Calcular el proyecto después de cada modificación: Activado
Opciones de cálculo para este proyecto:
Actualizar el estado de la tarea actualiza el estado del recurso
Project siempre calcula los costos reales
DECLARACIÓN DE ALCANCE
PROYECTO: MONTAJE DE LA NUEVA SEDE DE MICO LTDA.
Código de proyecto: REU001
Necesidad de Negocios
MICO LTDA. está en pleno crecimiento y requiere oficinas más amplias para acomodar a todo el
personal, el cual está en expansión.
Objetivos del Proyecto
Haber realizado el trasteo y estar operativos en la nueva sede el 16 de octubre de 2037.
Mantenerse dentro del presupuesto disponible de COP $130 millones.
Alcance del Producto (Entregables):
Especificaciones consolidadas con base en los requerimientos expresados por los
stakeholders.
Una nueva ubicación, arrendada o bajo “leasing”.
Los contratos con el arrendador, el contratista general y la compañía de transportes.
Unas instalaciones adecuadas para MICO, con una capacidad mínima de 150 puestos de
trabajo.
o Debe tener acceso para personas con limitaciones físicas.
o Debe proveer facilidades de estacionamiento para 50 automóviles, por lo menos.
o Debe proveer puestos de trabajo en forma de cubículos y además un espacio
abierto.
El trasteo físico de la gente y los equipos.
1
Esta es una Declaración de Alcance muy simplificada, utilizada únicamente como ilustración y no
pretende ser un ejemplo del formato ni del detalle de una Declaración de Alcance real.
CASO DE ESTUDIO – © 2017 Germán Gutiérrez Pacheco, PMP
Página 8
CASO DE ESTUDIO
Alcance del Proyecto (Trabajo)
Desarrollar especificaciones.
Seleccionar la nueva ubicación.
Contratar a los proveedores (contratistas).
Remodelar la nueva sede..
Realizar el traslado y poner en operación la nueva sede.
Exclusiones
El Proyecto no incluye el costo de materiales, equipos y elementos, los cuales serán
pagados directamente a los proveedores por la compañía.
MONTAJE
DE LA NUEVA SEDE
DE MICO LTDA.
GERENCIA
SEDE
DEL PROYECTO
DICCIONARIO DE LA WBS
Cuenta Nombre Descripción Unidad
Código Elementos
Nivel de del del Organizacional
WBS dependientes
Control Elemento Trabajo del Elemento Responsable
1 1 GERENCIA DEL
PROYECTO
Gerencia del Proyecto “Montaje de la Nueva
Sede de Mico Ltda.”
NA Gerente del Proyecto
legales.
2 2.3 CONTRATACIÓN Seleccionar contratistas, discutir los contratos,
revisar el cronograma de trabajo, negociar los
NA Planta física
contratos.
2 2.4 REMODELACIÓN Reubicar las divisiones; instalar electricidad,
red de área local y puestos de trabajo; pintar;
NA Contratistas
colocar tapete
2 2.5 TRASTEO Seleccionar transportador, empacar, trastear,
desempacar.
NA Servicios
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 02
Abra su archivo 01-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
y guárdelo como 02-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
1. Verifique que, en Archivo, Opciones, Programación, estén vigentes las siguientes
opciones:
Programación Tipo de tarea predeterminado: Trabajo fijo
Las nuevas tareas están condicionadas por el esfuerzo
2. Ingrese la WBS, de acuerdo con la siguiente tabla:
WBS Nombre de tarea
1 GERENCIA DEL PROYECTO
2 SEDE
2.1 ESPECIFICACIONES
2.2 UBICACIÓN
2.3 CONTRATACIÓN
2.4 REMODELACION
2.5 TRASTEO
3. Observe los campos de Comienzo y Fin de todas las tareas.
R: Comienzo: 03 ago ‘37
R: Fin: 03 ago ’37
Algunas personas observan en el campo Fin: 04 ago ’37. ¿Por qué?
4. Abra el diálogo Archivo, Opciones, General y especifique Formato de fecha:
mié 28/01/09 12:33. Observe nuevamente los campos de Comienzo y Fin de
todas las tareas.
R: Comienzo: lun 03/08/37 08:00
R: Fin: lun 03/08/37 16:30
Algunas personas observan en el campo Comienzo: lun 03/08/37 09:00 y en el
campo Fin: mar 04/08/37 9:00. ¿Por qué?
Ayuda: Examine las Opciones de calendario y el horario de trabajo en el Calendario del proyecto. También
observe la hora de comienzo del proyecto (Proyecto, Propiedades, Información del proyecto, Fecha de
comienzo) y cámbiela de ser necesario. La razón para lo que acaba de suceder, es que en MS Project las
opciones no son retroactivas.
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 03
1. Abra su archivo 02-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
y guárdelo como 03-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
2. Usted y su equipo han descompuesto cada paquete de trabajo de la WBS en
actividades, como se muestra a continuación. Ingrese, en MS Project, las tareas
correspondientes.
3. Dé sangría a las tareas de detalle para que queden bajo las tareas de resumen
(consolidadas) correspondientes.
4. Como las tareas Especificaciones documentadas, Ubicación seleccionada, Contratista
Contratado, Ubicación remodelada y Nueva sede en operación son hitos, para indicarlo a
MS Project, ingrese cero en su campo de duración.
ID WBS Nombre de tarea
1 1 GERENCIA DEL PROYECTO
2 2 SEDE
3 2.1 ESPECIFICACIONES
4 2.1.1 Analizar los requerimientos del personal
5 2.1.2 Documentar las especificaciones
6 2.1.3 Especificaciones documentadas
7 2.2 UBICACIÓN
8 2.2.1 Seleccionar la firma de finca raíz
9 2.2.2 Visitar los sitios
10 2.2.3 Evaluar los sitios
11 2.2.4 Realizar reunión para escoger la ubicación
12 2.2.5 Realizar la revisión legal de la ubicación
13 2.2.6 Ubicación seleccionada
14 2.3 CONTRATACIÓN
15 2.3.1 Seleccionar los contratistas
16 2.3.2 Realizar reunión para discutir los contratos
17 2.3.3 Realizar la revisión legal de los contratos
18 2.3.4 Negociar los contratos
19 2.3.5 Contratistas contratados
20 2.4 REMODELACION
21 2.4.1 Reubicar divisiones
22 2.4.2 Instalar alambrado eléctrico
23 2.4.3 Instalar LAN
24 2.4.4 Pintar
25 2.4.5 Secado de la pintura
26 2.4.6 Instalar puestos de trabajo
27 2.4.7 Colocar tapete
28 2.4.8 Sede remodelada
29 2.5 TRASTEO
30 2.5.1 Seleccionar transportador
31 2.5.2 Empacar
32 2.5.3 Trastear
33 2.5.4 Desempacar
34 2.5.5 Nueva sede en operación
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 04
Abra su archivo 03-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
y guárdelo como 04-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
Ingrese las siguientes dependencias utilizando la Herramienta Vincular tareas del
grupo Programación, ya que esta es la mejor herramienta para vincular varias tareas
secuencialmente dependientes:
1. Las tareas del entregable o Paquete de Trabajo ESPECIFICACIONES son todas
secuencialmente dependientes una de otra.
2. Las tareas del entregable o Paquete de Trabajo UBICACIÓN son todas
secuencialmente dependientes una de otra.
3. Las tareas del entregable o Paquete de Trabajo CONTRATACIÓN son todas
secuencialmente dependientes una de otra. La dependencia entre Seleccionar los
contratistas y Realizar la reunión para discutir los contratos tiene una posposición o
retardo (lag) de 5 días, pues se requiere ese tiempo para lograr que todos los
participantes puedan reunirse.
4. Las tareas del entregable o Paquete de Trabajo REMODELACIÓN, con la excepción
de Instalar LAN, son secuencialmente dependientes una de otra.
Ayuda: Manteniendo oprimida la tecla CTRL, seleccione las tareas 21, 22 y 24 a 28 y luego seleccione la Herramienta de
vinculación.
5. Las tareas del entregable o Paquete de Trabajo TRASTEO son todas
secuencialmente dependientes una de otra.
Utilice el Formulario de la tarea con su opción Predecesoras y sucesoras para
establecer las siguientes dependencias:
6. En el entregable o Paquete de Trabajo REMODELACIÓN, la tarea Instalar LAN tiene
como predecesora la tarea Reubicar divisiones y como sucesora la tarea Pintar. En
otras palabras, Instalar alambrado eléctrico e Instalar LAN se realizan en paralelo.
Finalmente, es necesario establecer las dependencias entre los entregables o Paquetes
de Trabajo. Ingrese las siguientes dependencias:
7. La tarea Visitar los sitios puede iniciar cuando se cumpla el hito Especificaciones
documentadas.
8. La tarea Seleccionar los contratistas puede iniciar después de que se cumpla el hito
Ubicación seleccionada.
9. La tarea Reubicar divisiones puede iniciar después de que se cumpla el hito
Contratistas contratados.
10. La tarea Seleccionar transportador puede iniciar después de Ubicación seleccionada.
11. La tarea Empacar puede iniciar después de que se cumpla el hito Sede remodelada.
12. Observe Archivo, Información, Información del proyecto, Propiedades avanzadas
¿Cuál es la duración del proyecto?
R: 24 d?
Guarde su archivo como 04-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP y ciérrelo.
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 05
Abra su archivo 04-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
y guárdelo como 05-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
1. Inserte las columnas Tipo, Duración y Trabajo en la planilla de la vista
Diagrama de Gantt
2. Verificar en Archivo, Opciones, Programación, que Mostrar trabajo en esté
especificado en días.
3. Ingrese la información siguiente en la planilla. Si en la tabla no se especifica
duración para una tarea, no ingrese información en la planilla. MS Project
llenará la Duración predeterminada con 1d?. Si en la tabla no se especifica
trabajo para una tarea, no ingrese información en ese campo de la planilla. MS
Project llenará el Trabajo predeterminado con 0d.
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 06
Abra su archivo 05-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
y guárdelo como 06-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP.
En la siguiente tabla encontrará los recursos disponibles para el proyecto de Montaje
de la Nueva Sede de MICO. Note que hay recursos genéricos como los
“transportadores”. Usted ya documentó, en la siguiente tabla, las tarifas que encontró
o estimó. No hay Costo/Uso para estos recursos.
Etiqueta de
Capacidad
Acumular
Genérico
Material
estándar
máxima
(miles)
Grupo
Tasa
ID Nombre del Recurso Tipo
b. Es posible que Pablo Marmolejo deba trabajar algún fin de semana, por lo cual
es necesario definir su tarifa para el fin de semana como m$40/h. Ayuda: Doble
clic en el recurso Pablo Marmolejo, lo cual despliega la Información del recurso. Seleccionar la pestaña Costos y,
en ella, seleccionar la Tabla de tasas de costos B. Especificar allí la Tasa estándar m$40/h.
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 07
Abra su archivo 06-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
y guárdelo como 07-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
Ingrese las asignaciones especificadas en la tabla siguiente, pero antes realice las
siguientes acciones:
1. Adicione los campos Tipo, Duración y Trabajo a la vista Diagrama de Gantt, en
forma tal que se parezca a los campos de tarea de la tabla siguiente. Recuerde que
no puede agregar los campos de asignación, ya que ellos están disponibles
mediante el diálogo Asignar Recursos.
2. Active el Formulario de Tareas con la opción Recursos y predecesoras.
Ayuda: Vista, Vista en dos paneles, Formulario de tareas. Clic en el formulario y seleccionar Formato,
Detalles, Recursos y predecesoras.
5. Asegúrese de que todas las tareas, excepto las de Trabajo fijo, queden marcadas
como no condicionadas por el esfuerzo (Una tarea de Trabajo fijo es, por
naturaleza, condicionada por el esfuerzo.)
Ayuda: Seleccionar todas las tareas, seleccionar la Tareas, Información de la tarea y, en Avanzado, poner en
blanco el selector Condicionada por el esfuerzo.
2
Revisar la asignación de Mónica Jaramillo. ¿Fue exitosa? En caso negativo, asegurar que Mónica
quede asignada pero sin trabajo (Trabajo = 0d) y la tarea sea resaltada en amarillo.
3
Revisar la asignación de Mónica Jaramillo. ¿Fue exitosa? En caso negativo, asegurar que Mónica
quede asignada pero sin trabajo (Trabajo = 0d) y la tarea sea resaltada en amarillo.
Debido a que este problema se ha repetido, se sugiere mostrar la escala temporal de acuerdo con el
calendario de Mónica Jaramillo para que sus vacaciones sean visibles. Escala temporal, Período no
laborable, Calendario, Mónica Jaramillo.
4
¿Cuál es la diferencia entre una asignación de 0.5 unidades a una tarea de duración 1.0 d y una
asignación de 1.0 unidades a una tarea de 0.5 d?
CASO DE ESTUDIO – © 2017 Germán Gutiérrez Pacheco, PMP
Página 18
CASO DE ESTUDIO
CAMPOS DE TAREA CAMPOS DE ASIGNACIÓN
Tarea Tipo Duración Trabajo Recursos Unidades
CONTRATACIÓN Duración fija
Seleccionar los contratistas Duración fija 4d Pablo Marmolejo 1.0
Realizar reunión para discutir los Duración fija 1d Consultores LAN 1.0
contratos
Remodeladores 1.0
Pablo Marmolejo 1.0
Pedro Rojas 1.0
Mónica Jaramillo5 1.0
Realizar revisión legal de los Duración fija 4d Pedro Rojas 1.0
contratos
Negociar los contratos Duración fija 1d Consultores LAN 1.0
Remodeladores 1.0
Pablo Marmolejo 1.0
Contratista contratado Duración fija 0d
REMODELACIÓN Duración fija
Reubicar divisiones Trabajo fijo 100d Remodeladores 10.0
Instalar alambrado eléctrico Trabajo fijo 25d Remodeladores 5.0
Instalar LAN Trabajo fijo 60d Consultores LAN 5.0
Pintar Trabajo fijo 16d Remodeladores 4.0
Secado de la pintura Duración fija 4dt
Instalar puestos de trabajo Trabajo fijo 40d Remodeladores 8.0
Colocar tapete Trabajo fijo 60d Remodeladores 6.0
Sede remodelada Duración fija 0d
TRASTEO Duración fija
Seleccionar transportador Duración fija 2d Pablo Marmolejo 1.0
Empacar Duración fija 2d Empleados 35.0
Cajas 400.0
Trastear Duración fija 2d Pablo Marmolejo 1.0
Transportadores 20.0
Desempacar Duración fija 2d Empleados 35.0
Nueva sede en operación Duración fija 0d
5
Revisar la asignación de Mónica Jaramillo.
CASO DE ESTUDIO – © 2017 Germán Gutiérrez Pacheco, PMP
Página 19
CASO DE ESTUDIO
En Trastear, dar doble clic sobre la asignación Pablo Marmolejo. Se despliega el
diálogo Información de la Asignación. En la pestaña General, seleccionar Tabla
de tasas de costo B.
8. Regrese a la vista Diagrama de Gantt.
¿Cuál es la fecha de terminación del proyecto?
R: Fin: mar 24/11/37 04:30 p.m.
¿Cuál es la duración, cuál el trabajo y cuál el costo del proyecto?
R: Duración: 77d? - Trabajo: 597d – Costo m$177,500
¿Cuál es la duración y cuál el trabajo de GERENCIA DEL PROYECTO?
R: Duración: 77d? - Trabajo: 77d – Costo m$43,313
¿Cuál es la duración y cuál el trabajo de SEDE?
R: Duración: 77d? - Trabajo: 520d – Costo m$134,188
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 08
Abra su archivo 07-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
y guárdelo como 08-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
1. Inserte las columnas Margen de demora total (Holgura total) y Demora permisible
(Holgura libre). Agregue la barra de holgura: Formato, Estilos de barra, Demora.
2. [OPCIONAL] Si lo desea, vaya al ANEXO A – PRÁCTICAS OPCIONALES
y realice la PRACTICA OPCIONAL A08-2, referente a definir nuevos estilos
de barra para la Holgura total, la Holgura libre y la Holgura negativa.
3. Establezca fechas límite para los siguientes hitos, y examine el efecto en la holgura de la
tarea:
ID WBS Hito Fecha límite
6 2.1.3 Especificaciones documentadas 14 de agosto de 2037
13 2.2.6 Ubicación seleccionada 21 de agosto de 2037
19 2.3.5 Contratistas contratados 4 de septiembre de 2037
28 2.4.8 Sede remodelada 9 de octubre de 2037
34 2.5.5 Nueva sede en operación 16 de octubre de 2037
4. El presidente, Sr. Alberto Restrepo, estará fuera del país hasta el 25 de agosto de 2037.
Ingrese la siguiente restricción:
ID WBS Tarea Restricción
11 2.2.4 Realizar reunión para escoger la ubicación No comenzar antes del 26 de agosto de 2037
Note que la restricción que acaba de establecer (ALAP) es contraria a la programación del resto del proyecto (ASAP).
Una vez establecidas las fechas para esta tarea, MS Project tratará de mantenerlas lo más tarde posible, por lo cual será
necesario mantener una estricta vigilancia sobre ella.
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 09
Abra su archivo 08-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
y guárdelo como 09-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
En esta práctica se tratará de optimizar el tiempo.
1. Resalte las barras de Gantt de la ruta crítica
Vista, Diagrama de Gantt
Formato, Estilos de barra
Tareas críticas (Seleccionar)
2. Resalte el texto de la ruta crítica
Formato, Formato, Estilos de texto
Cambiar: Tareas críticas
Color: (Rojo)
Aceptar
3. Ordene las tareas por su duración
Vista, Datos, Ordenar
Ordenar por …
Primer criterio Duración, Descendente
Renumerar las tareas permanentemente
Conservar la estructura del esquema
Ordenar
Vista, Datos, Filtro, Tareas críticas
Formato, Mostrar u ocultar,
Tareas de resumen
Alternativamente se podría utilizar la facilidad de Agrupar por el campo Duración.
10. Los electricistas podrían iniciar su trabajo en el momento en que haya sido
reubicada la primera división. Cambie la relación existente de manera que las
tareas Reubicar divisiones e Instalar alambrado eléctrico tengan una dependencia
FF+1d. ¿Cuál es ahora la duración del proyecto? ¿Cambió? ¿Por qué? ¿Qué
sucedió?
11. Los Consultores LAN podrían iniciar su trabajo en la tarea Instalar LAN en el
momento en que haya sido reubicada la primera división. Cambie la relación
existente de manera que las tareas Reubicar divisiones e Instalar LAN tengan una
dependencia CC+1d. ¿Cuál es ahora la duración del proyecto? ¿Cambió? ¿Por
qué? ¿Qué sucedió?
R: Duración: 59d? Se redujo 5 días. .Trabajo: 580 días. Se redujo 5 días.
[Ayuda: Revisar la tarea Empacar, pues tiene un régimen de programación Lo más tarde posible y MS Project no permite su
adelanto automático. Cambiar el régimen de programación a Lo antes posible y volverlo a cambiar a Lo más tarde
posible].
12. La pintura empieza a secar desde el momento en que se pinta la primera división.
Cambiar la dependencia entre Pintar y Secado de la pintura a FF+1d. ¿Cuál es ahora
la duración del proyecto? ¿Cambió? ¿Por qué? ¿Qué sucedió?
R: Duración: 54d? Se redujo 5 días. .Trabajo: 575 días. Se redujo 5 días.
[Ayuda: Revisar la tarea Empacar, pues tiene un régimen de programación Lo más tarde posible y MS Project no permite
su adelanto automático. Cambiar el régimen de programación a Lo antes posible y volverlo a cambiar a Lo más tarde
posible].
13. Es posible Colocar tapete a medida que se vaya realizando la tarea Instalar puestos de
trabajo. Cambiar la dependencia entre Colocar tapete e Instalar puestos de trabajo a
CC+1d. Para evitar que el fin de la tarea Instalar puestos de trabajo quede suelto,
adicione a la tarea Sede remodelada una dependencia FC de dicha tarea. ¿Cuál es
ahora la duración del proyecto? ¿Cambió? ¿Por qué? ¿Qué sucedió?
R: Duración: 50d? Se redujo 4 días. .Trabajo: 571 días. Se redujo 4 días.
[Ayuda: Revisar la tarea Empacar, pues tiene un régimen de programación Lo más tarde posible y MS Project no permite
su adelanto automático. Cambiar el régimen de programación a Lo antes posible y volverlo a cambiar a Lo más tarde
posible].
14. Incrementar los Remodeladores a 12 unidades para la tarea Colocar tapete. ¿Cuál es
ahora la duración del proyecto? ¿Cambió? ¿Por qué? ¿Qué sucedió?
R: Duración: 45d? Se redujo 5 días. .Trabajo: 566 días. Se redujo 5 días.
[Ayuda: Revisar la tarea Empacar, pues tiene un régimen de programación Lo más tarde posible y MS Project no permite
su adelanto automático. Cambiar el régimen de programación a Lo antes posible y volverlo a cambiar a Lo más tarde
posible].
15. El Empaque debería estar terminado idealmente cuando la sede esté remodelada.
Cambiar la dependencia entre Sede remodelada y Empacar a FF. ¿Cuál es ahora la
duración del proyecto? ¿Cambió? ¿Por qué? ¿Qué sucedió?
R: Duración: 45d? No cambió. .Trabajo: 566 días. No cambió.
[Ayuda: La tarea Empacar no cambió, pues tiene un régimen de programación Lo más tarde posible].
16. En caso de que las vacaciones de Mónica Jaramillo interfieran con sus
asignaciones, probar dos alternativas: cambiarlas a la semana anterior (del 10 al
14 de agosto) o a la semana siguiente (del 24 al 28 de agosto).
¿Cuál es ahora la duración del proyecto? ¿Cambió? ¿Por qué? ¿Qué sucedió?
¿Debe mantenerse este cambio?
R: Duración: 45d? No cambió. .Trabajo: 567 días. Mover las vacaciones a la
semana anterior causa más problemas; por lo tanto, se movieron las vacaciones a
la semana siguiente. El Trabajo aumentó un día, pues Mónica Jaramillo ahora
puede participar en la tarea Realizar la reunión para discutir los contratos.
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 10
Abra su archivo 09-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
y guárdelo como 10-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
Una vez realizado cada cambio, deben revisarse los asuntos críticos de este proyecto:
b) Debe revisarse la situación de la tarea Empacar, pues MS Project tratará de mantenerla
lo más tarde posible.
c) Deberá analizarse la situación de Mónica Jaramillo en las tareas en las cuales participa,
pues la programación de sus vacaciones podrá interferir con sus asignaciones. En caso
de interferencia, deberá examinarse la posibilidad de arreglarla.
d) Deberá revisarse la sincronización de los campos de duración de las tareas GERENCIA
DEL PROYECTO y SEDE para asegurar que no se ha perdido el vínculo entre sus campos
de Duración.
2. Usted ha encontrado algunos nuevos recursos: Ha encontrado la compañía
Tapeteros, especializada en colocar tapetes, que está en disposición de realizar el
trabajo necesario en la tarea Colocar Tapete.
Antes de seguir adelante, tome los siguientes datos:
a) ¿Cuál es la Duración, cuál el Trabajo y cuál el Costo actual de la tarea Colocar
tapete?
R: Duración: 5d? Trabajo: 60d Costo: m$ 13,500
b) Cree este nuevo recurso, de acuerdo con la información de la tabla siguiente.
Revise la agrupación por Grupo.
del Recurso
Genérico
Nombre
Cap. Tasa
Grupo
Tipo
Genérico
Cap. Tasa
Grupo
Tipo
Genérico
Cap. Tasa
Grupo
Tipo
Ahora debe ajustar su WBS y su Diccionario de la WBS (Debe tramitar una solicitud
de cambio).
MONTAJE
DE LA NUEVA SEDE
DE MICO LTDA.
GERENCIA
SEDE
DEL PROYECTO
DICCIONARIO DE LA WBS
Cuenta Nombre Descripción Unidad
Código Elementos
Nivel de del del Organizacional
WBS dependientes
Control Elemento Trabajo del Elemento Responsable
1 1 GERENCIA DEL
PROYECTO
Gerencia del Proyecto “Montaje de la Nueva
Sede de MICO Ltda.”
NA Gerente del Proyecto
legales.
2 2.3 CONTRATACIÓN Seleccionar contratistas, discutir los contratos,
revisar el cronograma de trabajo, negociar los
NA Planta física
contratos.
2 2.4 REMODELACIÓN 2.4.1, 2.4.2,
2.4.3
NA
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 12
Abra su archivo 10-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
y guárdelo como 12-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
3. ¿Cuál es la Duración, cuál el Trabajo y cuál el Costo actual del proyecto?
R: Duración: 44 d? Trabajo: 466d Costo: m$ 124,538.
4. Establezca Recurso, Redistribuir, Opciones de redistribución,
Redistribución Manual
5. Abra la vista aconsejada
Vista
Más vistas…
Seleccionar Asignación de recursos
Aplicar
6. Vea, en la escala de tiempo, una fecha anterior al comienzo del proyecto y, luego,
seleccione Recurso, Redistribuir, Ir a la sobreasignación siguiente.
7. ¿Cuáles recursos presentan sobreasignaciones? Pablo Marmolejo es el único
recurso realmente sobreasignado (El trabajo en fin de semana para Trastear es
mostrado por MS Project como una sobreasignación, pero fue planeado en esa
forma).
8. ¿Qué cambios recomienda para nivelar manualmente la carga de trabajo de los
recursos sobreasignados?
Pablo presenta varias sobreasignaciones:
Los días 3 y 4 de agosto presenta una carga de 1.5 unidades, debido a
coincidencia de las tareas Analizar los requerimientos del personal (1.0
unidades, duración 4 d)) y Seleccionar la firma de finca raíz (0.5 unidades,
duración 2 d).
Examine el significado de una asignación de 0.5 unidades a una tarea de 1 día de duración. ¿Es
igual asignar 0.5 unidades en un horario de tiempo completo que asignar 1.0 unidad en un horario
de medio tiempo?
Pablo no tiene carga de trabajo el día lunes 10 de agosto. Si se cambia la
dedicación a 1 unidad a la tarea Seleccionar la firma de finca raíz y ésta se
reprograma para el 10 de agosto, se resuelve la primera sobreasignación.
Ayuda: Considerando el tipo de tarea adecuado (¿Cuál es?), cambie la duración a 1 día, la
dedicación a 1 unidad y aplique un Retraso por redistribución de 7dt.
Seleccione Ir a la sobreasignación siguiente. Pablo presenta una sobreasignación
de 2d el jueves 13 de agosto, por conflicto entre las tareas Realizar reunión para
escoger la ubicación (4 unidades – 4 recursos, duración 1 d) y Seleccionar los
contratistas (1 unidad, duración 4 d). Es lógico retrasar esta última tarea, pues
solamente tiene a Pablo como recurso.
Ayuda: Aplique un Retraso por redistribución de 1dt. Esto soluciona la segunda sobreasignación.
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 13
Compare sus dos cronogramas optimizados:
11-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
12-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
Seleccione aquel que esté libre de situaciones anómalas y mejor cumpla con los
objetivos de alcance, tiempo y costo, y guárdelo como
13-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP.
Es preferible el cronograma 12, pues no presenta conflictos con Mónica Jaramillo.
1. ¿Cuál es la duración del proyecto? R.: 49 d?
2. ¿Cuál es la fecha planeada de terminación del proyecto?
R.: mar 13/10/37 04:30 p.m.
3. ¿Cuál es el costo del proyecto? R.: m$ 127,350.
Revise detalladamente todas y cada una de las actividades para asegurar que su
programación (fechas, duración, esfuerzo, recursos) es correcta. Analice
cuidadosamente cualquier situación que parezca ser anómala. Corrija cualquier
inconsistencia.
¿Están solucionados todos los problemas causados por las vacaciones de Mónica
Jaramillo? En caso negativo, este es el momento de buscar una solución definitiva.
Aún quedan algunas duraciones estimadas, las cuales deben aceptarse (Eliminar las
interrogaciones). Seleccione todas las tareas (Esquina superior izquierda). Hacer clic
en Información de la tarea. Project abre el diálogo Información de Tareas
múltiples. En Avanzado, poner en blanco el selector Estimada y Aceptar.
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 14
Abra su archivo 13-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
y guárdelo como 14-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
¿Cuál es la Duración prevista o Duración de línea base del proyecto? R: 49 d
¿Cuál es la fecha de Fin de línea base del proyecto? R: mar 13/10/37 04:30 p.m.
¿Cuál es el Costo previsto o Costo de línea base del proyecto? R: m$ 127,350.
Con el fin de lograr la aprobación de su cronograma base, usted debe preparar una
presentación adecuada del mismo.
1. Cambie a la vista Gantt de Seguimiento y dé formato a la Escala temporal del
Gantt de seguimiento, en la siguiente manera:
Vista, Zoom, Escala temporal, Escala temporal…
Nivel intermedio Nivel inferior
Unidades Intermedio
Semanas Inferior
Días
Etiqueta 25 ene ‘09 D, L, M …
Contador 1 1
Alineación Izquierda Centro
Tamaño 80% 80%
2. Dé formato a los días no hábiles: Vista, Zoom, Escala temporal, Escala temporal,
Período no laborable, Dibujar: Detrás de las barras de tareas, Color: Lima.
3. Establezca las líneas de la cuadrícula:
Formato, Formato, Cuadrícula…
Filas de Gantt, Tipo: ______, Color: Azul claro
Columna de nivel inferior, Tipo: _______, Color: Azul claro
Fecha de estado, Tipo: _______, Color: Rojo
5. Utilice la herramienta Copiar imagen para producir un archivo GIF que muestre la
vista de Gantt de seguimiento completa.
Seleccionar todas las filas (desde la última tarea hasta la primera)
Tarea, Portapapeles, Copiar imagen,
Para archivo de imagen GIF
Filas seleccionadas
Escala temporal Desde: jue 30/07/37 Hasta: vie 18/10/37
6. Dé formato a las cabeceras, pies de página y leyendas del Gantt de seguimiento, en
la siguiente manera:
Archivo, Imprimir, Configurar página
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 15
Abra su archivo 14-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
y guárdelo como 15-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP
Teniendo establecida la línea base, es posible determinar el presupuesto (PV) para el
PROYECTO (tarea 0) y para el PRODUCTO (tarea 2).
1. En MS Project el valor de PV para una fecha determinada se encuentra en el
campo CPTP. Inserte el campo CPTP al lado del campo Costo previsto (o
Costo de línea base). Abra dos copias de la Calculadora de ES. Una para
PROYECTO y otra para PRODUCTO, y tome los valores de CPTP de acuerdo
con la Fecha de estado.
Para PROYECTO (MONTAJE DE LA NUEVA SEDE DE MICO):
CPTP
Semana Fecha (PV)
miles $
0 31/07/2037 0
1 07/08/2037 4088
2 14/08/2037 11738
3 21/08/2037 15863
4 28/08/2037 21713
5 04/09/2037 32150
6 11/09/2037 51588
7 18/09/2037 68275
8 25/09/2037 85938
9 02/10/2037 101110
10 09/10/2037 112125
11 16/10/2037 127350
CPTP
Semana Fecha (PV)
miles $
0 31/07/2037 0
1 07/08/2037 1838
2 14/08/2037 6675
3 21/08/2037 8550
4 28/08/2037 11588
5 04/09/2037 19213
6 11/09/2037 35838
7 18/09/2037 49713
8 25/09/2037 64563
9 02/10/2037 76923
10 09/10/2037 85125
11 16/10/2037 99788
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 16
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 17
Actualización de Tareas
Abra su archivo 16-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP y guárdelo como
17-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP.
1. Verifique que está utilizando la vista combinada Vista SyC Comb.
2. Estado al 7 de agosto de 2037
a. Establezca la Fecha de estado como 7 de agosto de 2037 (Aunque es día
festivo). Verifique la línea en el diagrama que representa la Fecha de estado.
b. Ingrese el estado del proyecto mediante actualización de las tareas.
Al 7 de agosto de 2037 la situación es:
Esta semana todas las tareas, incluida la GERENCIA DEL PROYECTO se
realizaron como estaba programado. Ayuda: Las tareas que han debido comenzar,
comenzaron oportunamente. Las tareas que han debido terminar, terminaron oportunamente. Las
tareas que debían estar en proceso, han avanzado de acuerdo con lo previsto. Utilice Tarea,
Programación, Actualizar según programación, Actualizar según programación.
4. Describa, en sus propias palabras, el estado del proyecto y de cada una de sus
fases, con base en la información que ve.
5. Observe la tabla Tabla SYC y analice el estado del proyecto.
6. Observe la tabla Tabla EVM y analice el estado del proyecto.
7. Abra una copia de la Calculadora de ES. Lleve los valores de PV, EV y AC de
las tareas 0 y 2 en Tabla EVM, a la primera línea de trabajo de las Calculadoras
ES. Analice el estado del proyecto desde los puntos de vista de EVM y ES.
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 20
Abra su archivo 19-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP y guárdelo como
20-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP.
1. Estado al 28 de agosto de 2037
a. Establezca la Fecha de estado como 28 de agosto de 2037. Verifique la línea
en el diagrama que representa la Fecha de estado.
b. Ingrese el estado del proyecto mediante actualización de las tareas.
Al 28 de agosto de 2037 la situación es:
o Todas las tareas de los entregables o Paquetes de Trabajo
ESPECIFICACIONES y UBICACIÓN están completas.
o Esta semana la tarea GERENCIA DEL PROYECTO avanzó de acuerdo
con la programación.
o Esta semana las actividades Realizar la revisión legal de los contratos
y Negociar los contratos se completaron de acuerdo con lo programado
y, por lo tanto, se cumplió el hito Contratistas contratados. El
entregable o paquete de trabajo CONTRATACIÓN quedó completo.
o Las tareas restantes aún no han comenzado.
2. No olvide verificar si hay duraciones restantes programadas antes de la fecha de
estado. En ese caso, reprográmelas después de la fecha de estado. También
verifique si hay duraciones reales después de la fecha de estado, y reprográmelas
antes de esa fecha. Ayuda: Observe la tarea Seleccionar Transportador, la cual debía haberse
iniciado y terminado esta semana, pero no ha iniciado. Reprográmela (Seleccionar la tarea y
especificar Reprogramar trabajo).
3. Describa, en sus propias palabras, el estado del proyecto y de cada una de sus
fases, con base en la información que ve.
4. Observe la tabla Tabla SYC y analice el estado del proyecto.
5. Observe la tabla Tabla EVM y analice el estado del proyecto.
6. Lleve los valores de PV, EV y AC de las tareas 0 y 2 en Tabla EVM, a la línea de
trabajo correspondiente en las Calculadoras ES. Analice el estado del proyecto
desde los puntos de vista de EVM y ES.
Para PROYECTO:
PV = 21713
EV = 21188
AC = 21188
Para PRODUCTO:
PV = 11588
EV = 11063
AC = 11063
7. Analice, de acuerdo con las diferentes fuentes de información
a. ¿Cuál será el costo del proyecto cuando termine?
b. ¿Cuál será la fecha de terminación del proyecto?
Guarde su archivo 20-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP y ciérrelo.
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 22
Abra su archivo 21-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP y guárdelo como
22-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP.
1. Estado al 11 de septiembre de 2037
a. Establezca la Fecha de estado como 11 de septiembre de 2037.
b. Ingrese el estado del proyecto mediante actualización de las tareas.
Al 11 de septiembre de 2037 la situación es:
o La tarea GERENCIA DEL PROYECTO ha avanzado de acuerdo con
la programación.
o En la tarea Reubicar divisiones, el contratista entregó la siguiente
actualización:
Tarea: Reubicar divisiones
Comienzo real: 7 de septiembre. Ayuda: Herramienta Actualizar tareas
Duración real: 3.0d. Ayuda: Herramienta Actualizar tareas
¿Qué sucedió con la fecha de comienzo real? Ayuda: Las opciones
escogidas podrían mover la fecha de Comienzo real para que la porción realizada termine
en la Fecha de estado.
Duración restante: 9.0d
Ayuda: Herramienta Actualizar tareas. Recordar que Duración = Duración real +
Duración restante. La Duración real es 3 días. La Duración restante debe incluir los 2
días trabajados sin resultados y 7 días de trabajo programados a partir del próximo lunes.
Aunque en esta semana, en la tarea Reubicar divisiones se realizó
únicamente el trabajo programado para tres días, los recursos
humanos trabajaron los cinco días completos.
Mostrar la vista Vista SYC. Analice, para los recursos
REMODELADORES y PRACTICANTES, las horas trabajadas
durante los días jueves y viernes.
En Archivo, Opciones, Programación, Opciones de cálculo para
este proyecto, especifique:
Actualizar el estado de la tarea actualiza el estado del recurso
Complete las horas realmente trabajadas. En algunas versiones de MS
Project, con determinados niveles de actualización, la opción
Actualizar el estado de la tarea actualiza el estado del recurso no
funciona. En este caso, es necesario aceptar lo dicho en Trabajo real para
medir el AC, y medir el EV por % físico completado, especificando éste
en 30%.
o Las tareas restantes aún no han comenzado.
CASO DE ESTUDIO – © 2017 Germán Gutiérrez Pacheco, PMP
Página 44
CASO DE ESTUDIO
2. Especifique: Actualizar el estado de la tarea actualiza el estado del recurso
3. No olvide verificar si hay duraciones restantes programadas antes de la fecha de
estado (no en progreso). En ese caso, reprográmelas después de la fecha de
estado.
También verifique si hay duraciones reales después de la fecha de estado, y
reprográmelas antes de esa fecha.
4. Describa, en sus propias palabras, el estado del proyecto y de cada una de sus
fases, con base en la información que ve.
5. Observe la tabla Tabla SYC y analice el estado del proyecto.
6. Observe la tabla Tabla EVM y analice el estado del proyecto.
7. Lleve los valores de PV, EV y AC de las tareas 0 y 2 en Tabla EVM, a la línea de
trabajo correspondiente en las Calculadoras ES. Analice el estado del proyecto
desde los puntos de vista de EVM y ES.
Para PROYECTO:
PV = 51588
EV = 30199 (30246 dependiendo del nivel de actualización de MS Project)
AC = 34438
Para PRODUCTO:
PV = 35838
EV = 15638
AC = 18688
8. Analice, de acuerdo con las diferentes fuentes de información
c. ¿Cuál será el costo del proyecto cuando termine?
d. ¿Cuál será la fecha de terminación del proyecto?
9. En Archivo, Opciones, Programación, Opciones de cálculo para este proyecto,
especifique:
Actualizar el estado de la tarea actualiza el estado del recurso, para dejar
las opciones listas para la siguiente fecha de estado.
PRÁCTICA DE MS PROJECT N° 23
Abra su archivo 22-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP y guárdelo como
23-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP.
1. Establezca la Fecha de estado como 18 de septiembre de 2037.
2. El siguiente es el estado del proyecto:
o La GERENCIA DEL PROYECTO, naturalmente (¿por qué?), ha avanzado
de acuerdo con la programación.
GERENCIA
SEDE
DEL PROYECTO
DICCIONARIO DE LA WBS
Cuenta Nombre Descripción Unidad
Código Elementos
Nivel de del del Organizacional
WBS dependientes
Control Elemento Trabajo del Elemento Responsable
1 1 GERENCIA DEL PROYECTO Gerencia del Proyecto “Montaje de
la Nueva Sede de MICO Ltda.”
NA Gerente del Proyecto
pintar.
3 2.4.2 RED LAN Instalar cableado de LAN, instalar
HW de LAN, instalar SW de LAN
NA Consultores LAN
ANEXO A
PRÁCTICAS OPCIONALES
PRÁCTICA OPCIONAL A05-11
(OPCIONAL) En su archivo 05-NUEVA_SEDE_DE_MICO.MPP, seleccionar la Escala
de tiempo.
En Formato, Mostrar u ocultar, Tareas existentes, marcar los paquetes de trabajo
(REQUERIMIENTOS, UBICACIÓN, CONTRATACIÓN, REMODELACIÓN y
TRASTEO) y dar Aceptar. Se mostrarán las barras de tareas.
Seleccionar la barra de ESPECIFICACIONES y seleccionar Selección actual, Mostrar como
llamada.
Seleccionar la barra de UBICACIÓN y, en Fuentes, seleccionar Color de fondo. Repetir lo
anterior para las barras de CONTRATACIÓN, REMODELACIÓN y TRASTEO,
seleccionando diferentes colores.
Finalmente seleccionar Formato, Copiar, Copiar escala de tiempo, Tamaño completo. Esto
dejará su gráfico en el “portapapeles” y, por lo tanto podrá pegarlo en el documento que usted
escoja.