PENYIMPANAN REKAM MEDIS

No. Dokumen :
SPO/VIII/UKP/55/2016
SPO No. Revisi :0
Tanggal Terbit : 4 April 2016
Halaman : 1/3
UPTD
Puskesmas II dr. Metta Saraswati
Baturraden NIP.197311212006042013

1. Pengertian Penyimpanan/ Retensi adalah proses pemisahan status rekam

medis yang aktif menjadi inaktif yaitu status rekam medis yang
tidak aktif selama 2 tahun terhitung kunjungan terakhir pasien
Pemusnahan adalah proses memusnahkan status rekam medis
yang sudah memenuhi syarat yaitu 2 tahun disimpan setelah
masa retensi.
2. Tujuan Sebagai acuan dalam melakukan penyimpanan rekam medis
dalam rangka menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi dan
mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah.
3. Kebijakan SK kepala puskesmas nomor 440/VIII/SK.01/1/2016 tentang
pelayanan penunjang klinis,pengelolaan obat, manajemen
informasi, manajemen lingkungan dan prasarana,manajemen
peralatan, manajemen sumber daya manusia ( SDM ) klinis
4. Referensi Instrumen Akreditasi Kementrian Kesehatan RI Direktorat Jendral
Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2015 kriteria 8.4.3 Ep 3

5. Prosedur 1. Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah

sakit (puskesmas) wajib disimpan sekurang – kurangnya untuk
jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir
pasien berobat.
2. Setelah batas waktu yang ditentukan terlampaui, rekam medis
dapat dimusnahkan.

A. Prosedur retensi status rekam medis

1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
 2. Setelah 2 tahun dari kunjungan terakhir
tersebut pasien tidak berkunjung ke puskesmas ,berkas
diambil dari rekam medis yang masih aktif ,kemudian catat
dalam buku retensi rekam medis.
3. Retensi dilakukan 1 tahun sekali setiap bulan
Desember

Prosedur pemisahan status rekam medis aktif menjadi Inaktif

1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
2. Rekam medis yang tidak aktif selama 2 tahun
terhitung dari kunjungan terakhir pasien , berkas dipisahkan
di ruang lain / terpisah dari status rekam medis aktif
kemudian catat dalam buku catatan rekam medis inaktif
3. Status rekam medis inaktif dikelompokkan
sesuai dengan tahun terakhir berkunjungan

Prosedur Pemusnahan
1. Status rekam medis yang sudah memenuhi
syarat untuk dimusnahkan dilaporkan kepada kepala
puskesmas
2. Kepala puskesmas membuat surat keputusan
tentang pemusnahan status rekam medis dan menunjuk tim
pemusnahan status rekam medis
3. Pembentukan tim pemusnahan dari unsur
rekam medis dan tata usaha dengan SK kepala puskesmas
4. Tim pemusnah membuat berita acara
pemusnahan yang ditanda tangani ketua dan sekretaris dan
diketahui kepala puskesmas
5. Berita acara pemusnahan status rekam medis
yang asli disimpan di puskesmas
6. Khusus untuk arsip status rekam medis yang
rusak / tidak dapat dibaca dapat langsung dimusnahkan
dengan terlebih dahulu dicatat dalam buku catatan
pemusnahan.
 Pemusnahan dilaksanakan dengan dibakar biasa disaksikan
pihak ketiga dan tim pemusnah

6. Diagram Alir
(bila perlu)
7. Unit terkait Ruang Pendaftaran

8.Rekaman No Yang diubah Isi Perubahan Tanggal mulai

Historis diberlakukan
Perubahan