EMPRESA XXXXX

Cuestionario de validación de las prácticas actuales en gestión de proyectos

El propósito de este cuestionario es motivarlo para que evalúen el uso actual de la gestión de
proyectos en el seno de su organización.

Este documento les permitirá tener información relacionada con las competencias,
habilidades, herramientas, técnicas, metodología y programas informáticos utilizados en
gestión de proyectos. La compilación de los resultados permitirá elaborar un panorama
realista de la situación actual en gestión de proyectos y aportar, si es el caso, los correctivos
necesarios.

Gracias por su colaboración.

1. ¿Cuántos años lleva trabajando en gestión de proyectos? (incluyendo otros trabajos)

3 años aproximadamente

2. ¿Estudió la gestión de proyectos de manera formal en una institución de educación?

(Universidad u otra) y, en caso afirmativo, describa brevemente el contenido y la duración
de los cursos recibidos
Cursé una maestría online “Maestría en Diseño, Gestión y Dirección de Proyectos”, La
Maestría en Diseño, Gestión y Dirección de Proyectos (MDGDP) integra conceptos
vinculados al diseño, la gestión y la dirección de proyectos desde la formulación hasta el
análisis post-mortem de un proyecto, cualquiera que sea su origen y su finalidad.
El MDGDP permite que sus graduados puedan trabajar en el campo de proyectos, como
directores, gerentes de oficina de proyectos, consultores en proyectos, gestores de
proyectos de innovación tecnológica y del conocimiento, y cualquier otra función
vinculada a cargos ejecutivos y de asesoría dentro del amplio campo de proyectos.
La duración de esta maestría fue de 900 horas.

3. En porcentaje, indique cuanto tiempo dedica a las siguientes actividades en un proyecto:

- gestión de costos _5%__

- gestión de tiempos _15%_
- gestión de la calidad _5%__
- gestión del personal _10%_
- gestión de comunicaciones _25%_
- gestión del tamaño o magnitud del proyecto _20%_
- gestión de riesgos _5%__
- gestión de los suministros _10%_
- gestión de los “stakeholders” _5%__
Total 100%
4. De manera general, existe un plan de comunicaciones de proyecto, en su área o en la
corporación para:

a) Los clientes: sí
b) Los proveedores: sí
c) Los responsables / gerentes: sí
d) Los empleados: sí
e) Otros “stakeholders” importantes: sí

5. ¿Cómo mide el cumplimiento y la eficiencia (entrega a tiempo, respeto de presupuesto,

respeto de calidad), la eficacia (alcance de objetivos) y la efectividad (alcance de
resultados de su proyecto y del equipo (gerente de proyecto y sus jefes de equipo)?
Se realiza un seguimiento semanal, con reportes y reuniones, en donde se determina el
estatus de los proyectos. De esta manera se determina que se estén cumpliendo los
objetivos establecidos. Con esta forma de monitoreo, puede el gerente y los jefes de
equipos determinar e identificar cualquier riesgo que pueda presentarse.

6. ¿Qué programa informático de gestión de proyectos utiliza actualmente o ha utilizado en

el pasado?
En mi empresa se están utilizando dos programas para mejorar la gestión de
comunicación y de monitoreo. Estos son: Mindjet MindManager y el Microsoft Teams.

7. Por favor indique su apreciación frente a este (estos) programa (s)

Son herramientas efectivas que utilizadas adecuadamente pueden facilitar el trabajo
del equipo en gran medida.

8. ¿Cómo evalúa usted el empleo de la gestión de proyectos en el seno de su organización?

Es todo un reto, hay cosas que pueden mejorarse.

9. Enumere todos los reportes que utiliza durante un proyecto

______Reportes de estado, de riesgo, ejecutivos y de recursos.________________

10. ¿Cuál es o cuáles son los problemas más importantes que ha encontrado en la gestión de
proyectos?
En el caso particular de la organización a la que pertenezco, la gestión de
comunicaciones ha sido un reto, ya que la empresa está divida entre 3 países que tienen
diferencia horaria y cultural.

11. ¿Redacta usted un informe de cierre al final de su proyecto?

No me ha tocado la responsabilidad.

12. ¿Consulta usted el informe de cierre de un proyecto anterior antes de empezar un nuevo
proyecto?
El equipo se reune para repasar las lecciones aprendidas y planificar el nuevo proyecto
con miras de evitar los errores cometidos anteriormente.

13. En sus propias palabras, defina la gestión de proyectos

Puedo definir un proyecto como un esfuerzo temporal llevado a cabo para la creación
de un producto, un servicio o un resultado específico. Un proyecto tiene un principio y un
final definidos y sus resultados pueden ser tanto tangibles como intangible.
14. Según su concepción de la gestión de proyectos en el seno de su unidad, ¿dónde y cuándo
empieza un proyecto y dónde y cuándo termina?
Un proyecto inicia con la idea predeterminada de lo que se quiere hacer y que da lugar
a el desarrollo del mismo. Un proyecto termina una vez se hayan completado todos los
objetivos planteados.

15. Según usted, ¿cuál es la estructura organizacional de su unidad? (seleccione una sola
respuesta)
o Tradicional ____
o Funcional ____
o Matricial ____
o Por proyecto _X_
o No sé ____

16. ¿Ha tenido problemas de gestión o de coordinación de un proyecto dentro de su estructura

organizacional? (Describa brevemente)
Sí, el hecho de que los miembros del equipo de trabajo de mi empresa se encuentren
en diversas partes del mundo, ha hecho complicado en ocasiones la comunicación, por lo
que se ve afectada la coordinación del proyecto. También hemos tenido que adaptarnos a
las diversas culturas a las que nos enfrentamos.

17. Sabiendo que el tiempo, los costos y la calidad son tres variables importantes para el
gerente de proyectos, ¿cuál de éstas considera que es la más importante y por qué?
En lo particular las tres variables dependen de la otra para mantener un equilibrio en el
proyecto

18. ¿Utiliza o ha utilizado la SFT (Estructura de Fraccionamiento del Trabajo) o el WBS

(Work Breakdown Structure) en su planificación actual de proyectos?
Sí, con el programa MindJet: MindManager

19. ¿Utiliza o ha utilizado alguna matriz de responsabilidades en sus proyectos?

No por el momento

20. ¿Es usted responsable de los resultados de sus proyectos?

Soy responsable de una parte de los resultados, me encargo de recaudar las
permisologías y gestión ante las instituciones públicas de mis proyectos.

21. Según usted, ¿cuáles son las principales calificaciones / competencias necesarias para ser
un gerente de proyecto en el seno de su organización?
Un gerente de proyecto debe tener la capacidad de liderazgo, motivador, buen
comunicador, tener buenas habilidades interpersonales, capaz de manejar el estrés y
resolver los problemas, y gran manejo del tiempo.

22. ¿Cree que los gerentes de proyecto en el seno de su unidad son reconocidos y valorados
por la dirección, los colegas, etc.?
Pudieran estar mejor valorados.
23. En sus palabras, define « oficina de proyectos » y ¿cuál sería su papel?
Una oficina de proyectos es una parte de la organización que se encarga de
estandarizar los procesos y de facilitar entre los interesados el intercambio de recursos,
metodologías, herramientas y técnicas.
Su papel va desde el suministro de las funciones de soporte a la dirección del proyecto
hasta la propia dirección de los proyectos.

24. ¿Piensa que debería existir una oficina de proyectos en el seno de su organización?
Entiendo que es de gran valor para la organización y los proyectos contar con una
oficina de proyectos.

25. ¿Cuál es su nivel de autoridad en la ejecución de un proyecto? (seleccione una sola

respuesta)
Ninguno o poca ____
Limitado _X__
Limitado a moderado ____
Moderado a amplio ____
Amplio o casi totalmente ____

26. ¿Lo evalúan como gerente de proyecto, y si es el caso, con qué criterios de rendimiento?
No por el momento.

27. Según usted, ¿cuáles son los criterios utilizados para la contratación y la elección de un
gerente de proyectos?
Un Gerente de Proyectos es el encargado de definir, plantear y planificar los proyectos,
además debe ser capaz de establecer objetivos, realizar seguimiento a su equipo e
implementar soluciones de cambio para toda la empresa.

28. En su empresa, ¿existe un plan de carrera para el personal implicado en la gestión de

proyectos?
Sí, la empresa tiene como objetivo motivar e implicar a los empleados, capacitandolos
y de esta forma crear recursos eficientes que impulsan a la empresa a mejorar.

29. ¿Utiliza un sistema de codificación para sus proyectos y las actividades relacionadas?, y si
este es el caso, ¿cuál?
Se crean los códigos de acuerdo al país donde se realiza el proyecto, el año en que se
inició, y el número de proyecto de la empresa que corresponda.

30. ¿Cuáles son los principales mecanismos de control que utiliza durante la ejecución de su
proyecto?
De acuerdo al PMBOK 6ta Edición, las herramientas y técnicas de control son las
siguientes:
- Juicio de expertos
- Análisis de datos
- Toma de decisiones
- Reuniones

31. ¿Cuáles son los sistemas / herramientas que utiliza para soportar la gestión de proyecto?
(seleccione todas las respuestas que convienen) :
 a. Brief (resumen ejecutivo) __X___
b. La programación (scheduling) __X___
c. La planificación _____
d. El análisis financiero _____
e. La asignación de los recursos __X___
f. Los indicadores de resultado _____
g. La gestión del riesgo _____
h. La gestión de la calidad _____

32. ¿Hay un método o una herramienta utilizado para todos los proyectos de la empresa?
No lo tengo definido.

33. Según usted, ¿qué cambio(s) permitiría(n) mejorar la gestión de los proyectos en el seno
de su organización?
La gestión de comunicación y de asignación de tareas, entiendo son cambios que
tienen oportunidad de mejora en el seno de la organización.

34. Defina las principales fases de sus proyectos

Inicio
Planificación
Ejecución
Monitoreo y Control
Cierre

35. ¿Utiliza una metodología sugerida en gestión de proyectos? Y si es el caso, ¿cuál?

No.

36. ¿Cuántos proyectos en operación hay actualmente en el seno de su unidad? En el seno de

la Organización (toda la Empresa)?
En el país actualmente tenemos 1 proyecto en operación.

37. ¿Cuántos proyectos se añadirán en un futuro de corto plazo (menos de 6 meses) en el seno
de su unidad? En el seno de la Organización (toda la empresa)?
En el futuro a corto plazo tenemos la proyección de añadir 3 proyectos
nuevos.

Comentarios adicionales:
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Autora.
Estela Rios.
Phd, PMP