INFORME: GESTIÓN Y CODIFICACIÓN DE INVENTARIOS

ANDREA MARCELA MONTILLA PERDOMO

ERICA NATALIA OCHOA MENDOZA

SENA- SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

GESTIÓN EMPRESARIAL

FICHA 907037

2015
INFORME: GESTIÓN Y CODIFICACIÓN DE INVENTARIOS

ANDREA MARCELA MONTILLA PERDOMO

ERICA NATALIA OCHOA MENDOZA

EDUARDO ARIAS

INSTRUCTOR

SENA- SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

GESTIÓN EMPRESARIAL

FICHA 907037

2015
 INTRODUCCION

Para toda empresa es de vital importancia saber la cantidad existente que se

debe tener de productos en su respectivo inventario, para así de esta manera
mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de producción. Por
esta razón en el presente trabajo se mostrara que sistema y que método de
inventario utiliza la unidad productiva objeto de estudio DECOR JS, por otra
parte también se identificara si la empresa cuenta con un sistema de
codificación de inventario.
 1. SISTEMA DE INVENTARIOS

En la actualidad el manejo de inventarios en la empresa DECOR J.S, es nulo

ya que no tienen en cuenta un control de materia prima para la elaboración
de sus muebles ni tampoco un sistema de productos terminados porque según
ellos la elaboración de los mismos es por pedido y se sabe muy bien cuanto
gastan e invierten en cada producto, además cada vez que elevaron un
mueble y sobra materia prima de este producto, lo que ellos hacen es coger
los retales y los van acumulando, para que estos les sirvan para completar otro
mueble y así de esta manera ellos ahorran costos en la compra de más
madera. Una de las razones por las que están tan seguros de su modo de
manejar el control de sus gastos en sus productos es porque ellos los elaboran
cuando el cliente realice un abono o los cancele en su totalidad.

Analizando el tema anterior se puede evidenciar que en DECOR J.S, se

confían solo cuando un cliente aparta un producto dejando en claro que a ellos
es lo que más le interesa, pero no tienen en cuenta que pueden estar
desperdiciando material o pueden agotarlo sin darse cuenta atrasando la
fabricación y elaboración de los muebles incumpliendo con las fechas
pactadas de la entrega con los clientes, además no prevén que los
proveedores no pueden entregar en el momento las materias primas o
insumos que ellos necesiten en ese mismo momento.

Por esta razón el GAES sugiere un sistema de inventarios JUSTO A TIEMPO,

ya que ingresan los suministros y materia prima en el momento que se
necesitan, esto ayuda a tener un control acertado porque facilita reconocer
falencias desde un comienzo y se evitan errores desde el momento de la
fabricación hasta el final del producto terminado evitando retrasos en cada
proceso también se sabe que cantidades de productos se van a realizar,
además se tiene en cuenta el proveedor para pactar la fecha de entrega de
materias primas para que llegue puntual y lograr tener una comunicación
precisa con los mismos para que tengan en cuenta el stop de todas las
materias primas que se necesita DECOR J.S, para llegar a terminar un mueble
que ha sido solicitado por un cliente. y no atrasar la entrega al consumidor
final, para esto se necesita tener en cuenta los siguientes aspectos

1.1 Procedimiento

Que en DECOR J.S, se implemente lo más antes posible un sistema de

inventarios JUSTO A TIEMPO llevando un procedimiento adecuado y para
esto se necesita tener en cuenta los siguientes ítems.

 Comprar los suministros que se necesitan para la producción de

muebles.
 Tener el ara de producción abastecida únicamente con lo que esta
necesita.
 No desperdiciar material elaborar en el dia únicamente lo que se ha
requerido por los clientes.
 Entregar el producto al cliente final.

De esta manera se determina y se analiza cuanto suministros y materias

primas se han reducido en el inventario al terminar el producto.

1.2 Costos

En esta parte se puede analizar que cuánto dinero se está invirtiendo de

acuerdo a la rotación que tiene el inventario, cuánto dinero le cuesta a DECOR
J.S mantener un inventario, por eso la empresa debe tener en claro que
materia prima rota y no gastar dinero en la que poco rota.
1.3 Nivel de ventas

En esta parte es necesario tener en cuenta cuantos productos realmente se

mueven y en cuanto tiempo se venden los diferentes productos para poder
estudiar cómo estos mismos rotan los productos en el mercado.

1.4 Control de inventarios

Para la empresa es fundamental llevar un control de inventarios ya que este

permite analizar qué productos rotan más, que existencias hay, que faltantes
se tienen en el momento de realizar un producto.

1.5 Ventajas

 Reducción de costos de almacenamiento, ya que no tendría que pagar

bodegas alternas para guardar la mercancía.
 Satisfacción del cliente, porque se le entregan los productos en las
fechas que ellos quieren el producto.
 Menos desperdicio de los productos ya que no se acumulan evitando
que se degeneren con el tiempo.

2. METODO DE INVENTARIO

En DECOR J.S, no manejan una técnica para evaluar los inventarios ni los
factores monetarios que giran en el entorno de un producto al momento de
elaborarlo y venderlo en diferentes periodos.
Los métodos principales son:

 Primeras en entrar primeras en salir (PERS) son los productos de

madera que realiza la empresa que se venden tan pronto se elaboran.

 Últimos en entrar primeros en salir (UEPS) son los productos que no se

venden rápido, por eso tiene que venderlos en la brevedad posible para
que no sufran alguna trasformación y se desperdicie el producto.

 Promedio Ponderado: En DECOR J.S, se dividiría las existencias con

las ventas, para saber el promedio real.

Por esta razón el Gaes realiza un cuadro comparativo para simular y evaluar
los métodos de inventario ya que la empresa DECOR J.S no tiene cifras claras
para realizar esta actividad y así poder proponer un método de inventario
acorde a la empresa.
 METODO DE INVENTARIOS DE JUEGOS DE CAMAS
produccion muebles valor Venta
MESES UNIDADES COSTO UNITARIO VALOR DE COMPRA 21
COSTO DE VENTA SIN
ENERO 2 $ 800.000,00 $ 1.600.000,00 MATERIA PRIMA $ 750.000,00
PROMEDIO PRODUCTO
FEBRERO 2 $ 800.000,00 $ 1.600.000,00 FINAL $ 1.800.000,00
MARZO 3 $ 800.000,00 $ 2.400.000,00
ABRIL 2 $ 800.000,00 $ 1.600.000,00
MAYO 1 $ 800.000,00 $ 800.000,00
JUNIO 3 $ 800.000,00 $ 2.400.000,00
JULIO 1 $ 800.000,00 $ 800.000,00
AGOSTO 3 $ 800.000,00 $ 2.400.000,00
SEPTIEMBRE 1 $ 800.000,00 $ 800.000,00
OCTUBRE 2 $ 800.000,00 $ 1.600.000,00
NOVIEMBRE 2 $ 800.000,00 $ 1.600.000,00
DICIEMBRE 4 $ 800.000,00 $ 3.200.000,00
TOTAL 26 $ 9.600.000,00 $ 20.800.000,00 PROMEDIO VALOR $ 800.000,00

PEPS UEPS PROMEDIO PONDERADO

VENTAS $ 37.800.000,00 $ 37.800.000,00 $ 37.800.000,00
$ 15.750.000,00 $ 15.750.000,00 $ 15.750.000,00
2 $ 1.200.000,00 $ 2.400.000,00 4 $ 800.000,00 $ 3.200.000,00
3 $ 1.200.000,00 $ 3.600.000,00 2 $ 800.000,00 $ 1.600.000,00
2 $ 1.200.000,00 $ 2.400.000,00 2 $ 800.000,00 $ 1.600.000,00
1 $ 1.200.000,00 $ 1.200.000,00 1 $ 800.000,00 $ 800.000,00
3 $ 1.200.000,00 $ 3.600.000,00 3 $ 800.000,00 $ 2.400.000,00
COSTO DE VENTA SIN
MATERIA PRIMA 1 $ 1.200.000,00 $ 1.200.000,00 1 $ 800.000,00 $ 800.000,00
3 $ 1.200.000,00 $ 3.600.000,00 3 $ 800.000,00 $ 2.400.000,00
1 $ 1.200.000,00 $ 1.200.000,00 1 $ 800.000,00 $ 800.000,00
2 $ 1.200.000,00 $ 2.400.000,00 2 $ 800.000,00 $ 1.600.000,00
3 $ 1.200.000,00 $ 3.600.000,00 2 $ 800.000,00 $ 1.600.000,00
$ 25.200.000,00 $ 800.000,00 $ -
$ 16.800.000,00 $ 16.800.000,00
UTILIDAD BRUTA $ 12.600.000,00 $ 21.000.000,00 $ 37.800.000,00
IMPUESTOS 33% $ 4.158.000,00 $ 6.930.000,00 $ 12.474.000,00
UTILIDAD NETA $ 8.442.000,00 $ 14.070.000,00 $ 25.326.000,00

FUENTE AUTORAS

Una vez ya realizado los tres métodos de inventarios se analizaran los datos
recolectados en cada caso.
2.1. Método de Primeras en entrar primeras en salir

Como se pudo observar anteriormente con el ejemplo realizado del juego de

alcobas, se puede identificar que se pronostica tener en ventas $37.800.000 y
basadas en que las primeras alcobas realizadas son las primeras en salir, de
esta manera se obtiene de utilidad bruta $12.600.000, en los impuestos que
en este caso se aproximaron al 33% de las ventas se pagaría $4.158.000 y
por ultimo como utilidad neta es decir la ganancia se obtendría $8.442.000.

2.2. Método Últimos en entrar primeros en salir

Como se pudo observar anteriormente con el ejemplo realizado del juego de

alcobas se puede identificar que se pronostica tener en ventas $37.800.000 y
basadas en que las ultimas alcobas realizadas son las primeras en salir, de
esta manera se obtiene de utilidad bruta $21.000.000, en los impuestos que
en este caso se aproximaron al 33% de las ventas se pagaría $6.930.000, y
por ultimo como utilidad neta es decir la ganancia se obtendría $14.070.000.

2.3. Método de promedio ponderado

Como se pudo observar anteriormente con el ejemplo realizado del juego de

alcobas se puede identificar que se pronostica tener en ventas $37.800.000 y
basadas en que las ultimas se dividiría las existencias de alcobas con las
ventas, para saber el promedio real, de esta manera se obtiene de utilidad
bruta $37.000.000, en los impuestos que en este caso se aproximaron al 33%
de las ventas se pagaría $12.474.000, y por ultimo como utilidad neta es decir
la ganancia se obtendría $25.323.000.
Una vez analizado los tres métodos de inventarios anteriores, el Gaes le
sugiere a la unidad productiva objeto de estudio DECOR JS, que aplique el
método del PROMEDIO PONDERADO puesto que en este, es en el que mayor
ganancias se obtiene , puesto que se presentan $25.326.000 de utilidad neta,
es decir casi el triple de más que en el PERS, también es de notar que en los
impuestos, con este método se pagaría más que en los otros dos, puesto que
se contribuiría con $12.474.000, pero la ventaja es que hay muchas formas de
que los impuestos hoy en día bajen como por ejemplo si la empresa realizara
donaciones, u optando por darle un contrato de aprendizaje a un estudiante
del Sena lo cual no sería beneficioso para DECOR JS, solo para bajar
impuestos sino también porque este aprendiz le podría ofrecer sus
conocimientos a la organización por 6 meses por un sueldo muy bajo.

Evidencia
Inventarios (129073).xlsx

2.4. Inventario EOQ

Gracias a la implementación de este sistema, se puede determinar cada

cuento rota el inventario en la empresa y cada cuanto hay que emitir una orden
de compra.

Por esta razón el Gaes le sugiere a la unidad productiva objeto de estudio la

implementación de esta en una muy buena herramienta como lo es Excel, para
que así se obtengan los beneficios anteriormente nombrados.

A continuación se puede evidenciar el cuadro aplicando este sistema

 DECOR J.S H= Costo asociado a mantener en el año H= $ 20.000.000,00
EOQ D= Demanda D= 21
S= Costo de emitir una orden S= $ 500.000,00
FORMULA Q= √ 2 DS/H Q= Cantidad a ordenar

Q= 1,024695077
Q REDONDEADA= 7 camas

PUNT O DE REORDEN L= Dias de Espera L= 3

d= D/ 365 (dias del año) d= 0,05753425
FORMULA ROP= d*L

ROP= 0,17260274
ROP REDONDEADO= 1 cama cada una cama me toca subir el pedido

Fuente autoras

Como se pudo identificar en el cuadro anterior donde el costo asociado a tener

los juegos de alcobas en el año es de $20.000.000, la demanda se asume
que es de 21 alcobas, y el costo de emitir las órdenes en el año son de
$500.000, luego de determinar estos valores se realizó la respectiva operación
y esta arrojo lo siguiente:

 Podríamos validar que la demanda de la empresa en el mes de

Diciembre tiene un mayor incremento, se generan un promedio de 4
juegos de alcobas.
Punto de re orden

 Los días de espera para realizar la orden de pedido y que esta se realice
con 3.

 Cada vez que la empresa solamente tenga 1 alcoba (inventario) se

debe generar un nuevo pedido de materia prima para que vuelva a
generarse el stock.

La implementación del anterior sistema traería consigo para la empresa

DECOR JS, la oportuna información de cada cuanto debe realizar un pedido.

3. ESTRATEGIAS DE INVENTARIO

Es importante identificar las estrategias que se van a utilizar en el momento

de implementar un sistema y un método de inventarios por esa razón el Gaes
sugiere las siguientes:

 Adquirir un software donde se permita que los proveedores y DECOR

J.S, estén enlazados en el mismo sistema y tengan acceso a la misma
información y puedan estar pendientes del movimiento de los
suministros que necesita para su abastecimiento.

 Crear un grupo donde periódicamente se realicen los inventarios, donde

se encargue de revisar las devoluciones, realizar ajustes y mantener
informada a la empresa que insumos ha rotado.
 Realizar un cronograma de las órdenes de pedido para estar al tanto
cuando entregan los proveedores los suministros y evitar retrasos en la
retroalimentación del inventario.

 Tener en cuenta que productos rotan y cuales no en el momento de

realizar el inventario. • Adquirir un programa donde se pueda
contabilizar por medio de código de barras para que en el sistema se
realice automáticamente el conteo y así se reflejen las existencias y los
faltantes de suministros.
 Mantener a primera mano las órdenes donde estipulen las fechas de
entrega de los productos para sí despachar los suministros y se pueda
elaborar el producto sin retraso.

 Almacenar adecuadamente los suministros y productos terminados

donde se eviten factores que puedan desgastar su vida útil.

 Establecer espacios separados para ubicar estantes para separar los

productos y suministros por medio de codificación para hallar más
rápido su ubicación.

 Contratar a un experto en inventarios (staff) para que lo realice

periódicamente.

 Tener el control de los costos y gastos que se emplean periódicamente

en la orden de insumos.
 4. DIAGNOSTICO ACTUAL DEL SISTEMA DE CODIFICACIÓN EN
DECOR JS

En la actualidad DECOR JS, no utiliza ningún método o sistema de

codificación para sus inventarios ya que por ser una empresa pequeña, no lo
ven necesario, además desconocen las ventajas de la implementación del
mismo. Lo anterior ha traído consigo una serie de falencias a la organización,
puesto que, como sus datos no son codificados se gasta más tiempo en su
organización o búsqueda lo cual general menos eficiencia por parte de la
empresa.

Por lo anterior el GAES le sugiere a la unidad productiva DECOR JS

implementar un sistema de codificación tal como se puede ver a continuación:

4.1. Identificación de codificación de inventarios

4.1.2. Referencia

La referencia que identifica un producto es aquella que ofrece al cliente donde

describe el producto e identificación del producto dentro de un catálogo de
productos para PVP (precio de venta al público).

EN este caso se implementaría una serie de referencias por producto

codificado, para la obtención del código EAN se consulta al GS1

4.2. GS1 COLOMBIA

GS1 Colombia, organización miembro de la red mundial GS1, brinda
soluciones de conectividad a las empresas de diferentes sectores del país
haciendo visible la información de sus productos a través de estándares de
identificación y comunicación.

Es una organización sin ánimo de lucro que a través de su sistema de

identificación (el más conocido y punto de partida para múltiples soluciones, el
código de barras proporciona un marco que permite que los productos,
servicios, y la información, se muevan de manera eficiente y segura para el
beneficio de las empresas y el mejoramiento de la vida de los clientes todos
los días, y en todas partes. Los estándares GS1 aseguran intercambios
eficaces entre las empresas, y actúan como guías básicas que facilitan la
interoperabilidad y proporcionan estructura para muchas industrias.1

Ejemplo:

Se verifico el código EAN en la GSI donde llevaría un número de 13 códigos

puesto que este es utilizado para la identificación de unidades de consumo,
las cuales son escaneadas en los puntos de venta2

8 412345 678905

4.3. Ventajas de su implementación

1
http://www.gs1co.org/serviciosysoluciones/identificaci%C3%B3n/c%C3%B3digodebarras.aspx
consultado el 02 de septiembre de 2015

2
http://www.gs1gt.org/productos/codigo_de_barras/tipos_de_codigos.html
consultado el 04 de septiembre de 2015
Los beneficios que nos ofrecen el código de barras es exactamente un bien
común para la unidad productiva objeto de estudio DECOR JS, con la
aplicación de recolección de datos del código de barras así la captura de estos
datos son más rápidas y sencillas los costos que podemos ofrecer por
nuestros productos son más económicos, ya la realización y conteo de
inventario es más fácil.

El gaes le propone este sistema de codificación a la empresa DECOR JS, ya

que gracias a este, se tendría una manera más óptima y rápida de identificar
los productos, puesto que esto le ahorraría mucho tiempo a la empresa al
momento de averiguar qué productos tienen en existencia, para así de esta
manera mantener el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de
producción.

Entre otros beneficios encontramos:

 Maximiza los procesos de entradas y salidas de mercancía, facturación

e identificaría al cliente y vendedor más fácilmente en el momento de
generar pedidos sea al por mayor o menor.

 Identificación propia de los productos

 Modernizarse teniendo acceso a los productos electrónicamente

4.4. CATALOGO DE PRODUCTOS PARA DECOR JS

En la unidad productiva aunque no maneja un sistema de codificación de

productos dentro del sistema de grupo y familia de productos de DECOR JS,
se ha otorgado y se ha aplicado a la empresa un catálogo de distintas
referencias seleccionando la línea o categoría con diferentes referencias de
productos donde se estudió cada código EAN.
A continuación propondremos el siguiente catalogo codificado para la unidad
productiva objeto de estudio DECOR JS y clientes varios.

Actualizado el 07 de junio de 2015 CATALOGO DE PRODUCTOS

EAN 13 Codigo Cocina integral EMB P.V.U P.V. TOTAL

768524132828 OL8 Cocina Integral Moca 1 $1.900.000 $1.900.000
768524132829 PL6 Cocina Integral Prema 1 $1.700.000 $1.700.000
768524133225 UJ5 Cocina Integral Kinn 1 $1.100.000 $1.100.000
Juego de alcoba
761410111214 UY5 Juego de alcoba Rocca 1 $1.400.000 $1.400.000
761410114858 ER2 Juego de alcoba Pizza 1 $1.200.000 $1.200.000
761410117896 OL3 Juego de alcoba Deco 1 $1.000.000 $1.000.000
Camas
761415204710 PO3 Cama de 1 metro 1 $280.000 $280.000
761415206932 PL7 Cama de 1.20 1 $300.200 $300.200
761415207485 YL3 Cama de 1.40 1 $360.000 $360.000
761415201020 RT8 Cama de 1.60 1 $460.000 $460.000

Closet
760204151415 CN2 closet de 1.20 x 180 1 $800.000 $800.000
760204150102 CN3 closet de 1.80 x 1.20 1 $1.200.000 $1.200.000
760204151485 CN1 closet de 1 mtro x 1.20 $500.000 $500.000
Escritorio
762021234142 NB5 Escritorio sencillo 1 $450.000 $450.000
762021230203 MN2 Escritorio especial 1 $750.000 $750.000
Cajonera
7612344253 MJH Cajonera de 4 cajones 1 $250.000 $250.000
7612340108 215 Cajonera de 6 cajones 1 $290.000 $290.000
7612344293 BNG Cajonera de 5 cajones con espacio para dvd 1 $350.000 $350.000
Comedor
7698747478 856 comedor de 4 puestos 1 $900.000 $900.000
7698747963 YU4 comedor de 6 puestos 1 $1.200.000 $1.200.000
7698741010 TB2 comedor de 8 cuartos 1 $1.700.000 $1.700.000

Mesita de noche
7636989999 RG1 mesita de noche de dos cajones 1 $160.000 $160.000
7636981111 RG2 mesita de noche de tres cajones 1 $180.000 $180.000
7636980201 WQ1 mesita de noche deco 1 $130.000 $130.000
Tocador
7674127857 UY8 Tocador sencillo 1 $250.000 $250.000
7674126363 XS5 tocador especial 1 $380.000 $380.000
Biblioteca
79670250285 yh4 Biblioteca de 1 mt x 1.80 1 $600.000 $600.000
79670250286 jh5 Biblioteca de 1.80 x 1.20 1 $1.300.000 $1.300.000
79670250456 jm5 Biblioteca de 1.20 x 1.80 1 $900.000 $900.000

Fuente autoras
Como se pudo evidenciar anteriormente en el cuadro los productos de la
unidad productiva DECOR JS, quedaron clasificados por familias y por grupos
donde a cada uno se le asignó un código EAN, es decir número de verificación
donde gracias a este se puede verificar toda la información que se requiera del
mueble, como por ejemplo cuantos productos hay en existencia, el precio
entre otras cosas.

CONCLUCIONES

 Se le sugirió a la unidad productiva objeto de estudio DECOR JS un

sistema y un método de inventario más óptimo para la misma.
 Se le sugirió a la empresa la codificación de sus inventarios de acuerdo
a la normatividad vigente y se le recomendó un catálogo de sus
productos.

REFERENCIAS

 http://biblioteca.sena.edu.co/ dar clic en Bases de datos y puede

acceder a: e-brary, Gale, Galé Cengage Learning, Océano para
Administración, Knovel, Océano universitas P&M, Proquest.
 Competencias comunicativas. Proponer y argumentar RUIZ HENAO
Oscar Darío. Universidad Cooperativa de Colombia págs. 125 fecha de
publicación 2006 e ISBN: 9781449212292 p ISBN: 9789588205670.

 http://www.gs1co.org/