PT.

AMAN SEJAHTERA

SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA

Judul Dokumen Prosedur Pengendalian Record K3

No. Dokumen SMK3 – Prosedur - 12
No. Revisi 00
Tanggal Berlaku 20 / 06 / 2006

Jabatan Nama Tanda Tangan

Disusun
Oleh

Diperiksa
Oleh
Disetujui
Oleh

Dokumen ini milik PT. Aman Sejahtera dan tidak boleh disalin atau
digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa
persetujuan manajemen PT. Aman Sejahtera

Distribusi Dokumen
Copy Copy Copy
01 04 07
02 05 08
03 06 09
 No.Dokumen SMK3-Prosedur-12
PROSEDUR Tanggal 14 – 12 – 2004
PENGENDALIAN RECORD K3 Revisi 00
Halaman 2/5

1. TUJUAN

Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengendalian record dalam ruang lingkup
Sistem Manajemen K3.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dipakai di semua bagian dan untuk semua record K3 yang perlu dikendalikan,
baik yang berasal dari dalam perusahaan maupun yang berasal dari luar.

3. REFERENSI
- OHSAS 18001:2007
- Manual SMK3

4. DEFINISI
Record K3 adalah jenis dokumen K3 yang menjadi bukti pelaksanaan suatu kegiatan atau
bukti kesesuaian..

5. TANGGUNG JAWAB
5.1.1 Pengendali record K3 bertanggung jawab menjaga rekaman agar dapat dikenali,
ditemukan / siap ditunjukkan bila diperlukan, dan dapat dibaca selama masa
simpannya..

6. URAIAN PROSEDUR
6.1 Record K3 harus disimpan dan dijaga dengan baik selama masa simpan yang
ditentukan. Record K3 dapat dalam bentuk hard copy (kertas) atau dalam bentuk soft
copy (komputer)
6.2 Record K3 diberi identifikasi yang jelas, seperti pada lokasi dimana record disimpan.
6.3 Record K3 harus selalu dalam keadaan baik dan tetap mudah terbaca selama masa
simpannya.
 No.Dokumen SMK3-Prosedur-12
PROSEDUR Tanggal 14 – 12 – 2004
PENGENDALIAN RECORD K3 Revisi 00
Halaman 3/5

6.4 Record tidak dapat dirubah isinya. Bila ada kesalahan penulisan dalam record, maka
tulisan lama tidak boleh dihapus, cukup di coret saja dan dicantumkan yang sebenarnya
didekatnya, serta diberi tanda pengenal yang memperbaikinya.
6.5 Record tidak boleh dibawa keluar perusahaan kecuali salinan/copy-nya. Peminjaman
record K3 sebaiknya dicatat.
6.6 Rekaman yang hilang atau musnah sebelum masa simpannya terlewati harus dibuatkan
catatan atau berita acara kehilangan rekaman

7. Rekaman
8. Daftar Record K3 (SMK3-Form-01)
9. Berita acara pemusnahan dokumen (SMK3-Form-04)

8. Lampiran
A. Flow Chart Pengendalian Record

9. Riwayat Revisi Dokumen

Tidak ada
 No.Dokumen SMK3-Prosedur-12
PROSEDUR Tanggal 14 – 12 – 2004
PENGENDALIAN RECORD K3 Revisi 00
Halaman 4/5

Lampiran A. Flow chart Pengendalian Dokumen