Sop Lab Dasar
Sop Lab Dasar
1. Audit Keuangan adalah melakukan penilaian tentang pengelolaan keuangan dana yang dikelola.
Audit Kinerja untuk menentukan bagaimana suatu unit kerja mampu mengelola penggunaan sumber
daya secara ekonomis, efektif dan efisien dalam memenuhi misi dan tujuan program.
Audit Pengendalian Internal untuk mengetahui bahwa deSPIn dan implementasi pengendalian internal
telah memadai (baik).
1. Penelitian pendahuluan
Dalam perencanaan audit tahunan, anggota SPI dibagi pada unit-unit kerja berdasarkan kompetensi dan
tingkat risiko unit kerja yang bersangkutan secara lebih spesifik. Setiap unit kerja memiliki tingkat risiko yang
berbeda. Misal, Instalasi RJ mempunyai tingkat risiko yang lebih rendah dibandingkan dengan Instalasi
Farmasi.
Anggota Tim harus memperhatikan alur pekerjaan (flow of work) unit kerja, memahami tujuan unit kerja,
mengidentifikasi risiko, mengetahui pusat pengendalian utama, memahami gaya manajemen, dan
memperhatikan latar belakang karyawan.
Dengan demikian SPI dapat mengembangkan program audit sesuai kebutuhan, alokasi SDM dan menciptakan
landasan yang kuat untuk pelaksanaan audit.
1) Pengumpulan informasi
2) Analisis Informasi
Setelah informasi dari unit yang akan diaudit diperoleh, dilakukan analisa dengan cara :
3) Membuat Hipotesis
Berdasarkan hasil analisis informasi, SPI dapat membuat perkiraan mengenai kondisi pengendalian
yang ada di unit kerja auditee sekaligus risiko yang mungkin terjadi, baik risiko operasional maupun
risiko bawaan (inheritance risk).
Hipotesis diperlukan agar pemeriksaan lebih fokus dan pengendalian kualitas pemeriksaan atau untuk
memonitor aktivitas anggota tim.
Jika hipotesis tidak terbukti, Ketua Tim tidak boleh menerima begitu saja. Gali kembali informasi, jika
perlu lakukan lagi pengujian.
Contoh Hipotesis :
Berdasarkan hipotesis, SPI harus dapat menggunakan metode pendekatan, yang meliputi :
> Statistik
> Menilai sejauh mana sumber daya dimanfaatkan secara efektif dan efisien
> Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan, rencana, prosedur, hukum dan peraturan yang
mempunyai dampak signifikan terhadap operasional RS.
Teknik-teknik Audit :
3. Penetapan penugasan
Adalah pemberitahuan kepada auditor SPI sebagai dasar untuk melakukan audit sebagaimana telah ditetapkan
dalam rencana audit tahunan RS.
Penetapan penugasan
disampaikan oleh Kepala SPI
kepada Ketua Tim yang diketahui
Direktur RS dalam bentuk surat
penugasan.
Surat Penugasan Audit
No. : 234/SPI/Aud/1/2011
------------------------ -------------------------
Tujuan : membagi tugas, mengarahkan mereka yang bertugas di area yang mengandung risiko tinggi dan
memberi instruksi khusus.
Manfaat :
> Pengaturan kerja dan pengaturan tim saling melengkapi satu sama lain.
5. Pemberitahuan audit
Selain surat penugasan yang diserahkan kepada Tim Audit, dalam pelaksanaan audit harus dilengkapi dengan
surat pemberitahuan audit dari Kepala SPI kepada Auditee, yang berisi :
> Upayakan terjadi komunikasi yang positif, ada keterbukaan untuk menggali informasi
pendahuluan yang dapat mendukung efektivitas audit.
> Tunjukkan sikap profesional yang memberi kesan bahwa SPI akan memberi kontribusi positif
bagi RSUD umumnya dan auditee khususnya.
> Data yang diperlukan sudah dipersiapkan dalam bentuk daftar khusus dan disampaikan
kepada auditee dengan penjelasan yang cukup.
> Terdapat ruangan yang memadai agar auditor dapat bekerja dengan baik di tempat auditee.
Waktu penyusunan :
> Sebelum Tim Audit berangkat , namun tidak menutup kemungkinan dilakukan perubahan di
lapangan memperhatikan kondisi kerja yang ada.
> Merupakan dokumentasi program audit bagi SPI dalam mengumpulkan, menganalisis,
menginterprestasi, dan mendokumentasikan informasi selama pelaksanaan audit, termasuk
catatan untuk audit yang akan datang.
B. AUDIT KEUANGAN
1. Audit Kas
Tujuan :
Untuk memastikan bahwa uang kas yang ada sesuai dengan jumlah yang terlaporkan.
Prosedur :
Dasar Perhitungan :
Perhitungan :
2. Audit Bank
Tujuan :
Memastikan bahwa saldo dana di bank sesuai dengan jumlah yang dilaporkan, dan tidak ada pembatasan
penggunannya.
Prosedur
3. Audit Piutang
Prosedur
3. Lakukan vouching
4. Uji pisah batas, hubungkan dengan pengakuan pendapatan dan penerimaan bank
Prosedur
5. Cocokkan dengan saldo buku Piutang per 30 Juni 2011, misal Rp 3.000
6. Hitung selisih butir 4 – 5. Jika terdapat selisih, lakukan perhitungan ulang atas pengakuan piutang tiap
bulan dan minta penjelasan pihak yang bertanggung jawab atas selisih piutang tersebut.
1. Terlambat dalam pengakuan piutang akibat keterlambatan verifikasi dan proses klaim.
2. Kesalahan dalam perhitungan piutang akibat dari kesalahan komponen yang seharusnya dibebankan
kepada pasien.
Dasar :
Tujuan :
> Untuk mengetahui bahwa persediaan sesuai dalam jumlah dan jenis sesuai
dengan resep yang dikeluarkan
5. Cek mekanisme penerimaan, penataan dan pengeluaran barang, apakah dapat menjamin FEFO (first
expired first out)
Unit Cost Persediaan
Metode
Rata-rata tertimbang
Prinsip
Unit cost untuk menghitung nilai persediaan di neraca dan pengukuran nilai pemakaian bahan
Prosedur
3. Dapatkan rekapitulasi pemakaian bahan dan penjualan selama semester 1 tahun 2011
Dasar :
Dasar :
1. Seluruh pembelian barang dan jasa yang diterima dan ditagih telah dicatat.
2. Akrual dicatat untuk seluruh barang dan jasa yang diterima namun belum ditagih oleh pemasok.
3. Seluruh utang yang dicatat merupakan penerimaan barang atau jasa oleh RS.
4. Seluruh pembelian yang dicatat terjadi pada periode yang bersangkutan (cut off).
Program Audit :
5. Lakukan vouching.
6. Lakukan rekalkulasi pencatatan utang berdasarkan faktur (utang, PPN dan PPh)
Dasar
Kelancaran supply dengan tetap menjaga likuiditas. Misal ditetapkan 1 bulan, sama dengan
perputaran persediaan.
Tujuan :
1. Meyakini bahwa seluruh jasa layanan telah dicatat sesuai dengan periode
pengakuan pendapatan.
2. Akrual dicatat untuk seluruh biaya jasa layanan yang masih hars dibayar.
3. Seluruh jasa layanan yang dicatat terjadi pada periode yang bersangkutan (cut off).
Prosedur
Catatan :
Dasar :
Kelancaran pembayaran dengan tetap menjaga likuiditas dan citra RS. Misal
ditetapkan maksimal 1 bulan.
Tujuan :
2. Untuk memastikan bahwa pengendalian internal yang ditetapkan telah berjalan baik.
1. Pengendalian)
5. Monitoring (Pemantauan)
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan, prosedur yang mencerminkan sikap keseluruhan top
manajemen, direktur, dan pemilik suatu rumah sakit terhadap pengendalian dan pentingnya pengendalian tersebut bagi
rumah sakit.
Lingkungan Pengendalian
5. Struktur Organisasi
Penaksiran Risiko
Mekanisme untuk mengidentifikasikan, menganalisis, dan mengelola berbagai risiko dalam organisasi atau rumah sakit
dihubungkan dengan tujuan yang ingin dicapai
Penaksiran Risiko
Pertumbuhan cepat Tehnologi baru Produk atau aktivitas baru Restrukturisasi korporasi Operasional luar negeri Standar
baru
–––
––––––
Aktivitas Pengendalian
85
1.
Pengendalian perangkat keras dan lunak Pengendalian akses Pengendalian data dan prosedural
Application Control
2.
Direct physical control Indirect physical control Penghitungan berkala terhadap aset
•••
87
1.
2.
3.
Pemisahan tugas pelaksana, pencatatan, dan penyimpanan aset dari suatu transaksi
••••
88
Sistem informasi dan komunikasi memungkinkan orang dalam organisasi untuk mendapatkan dan berbagi informasi
yang diperlukan untuk mengelola, melaksanakan, dan mengendalikan kegiatan operasi.
Contoh:
Memperoleh informasi internal dan eksternal untuk diolah dan disajikan kpd manajemen
Menyajikan informasi relevan kepada pihak yang tepat secara tepat isi dan tepat waktu
1. Transaksi
Cukup detail
2. Audit atau transaction trail
–––––
90
Monitoring
Pengawasan oleh manajemen dan pegawai lain yang ditunjuk atas pelaksanaan tugas sebagai penilaian terhadap
kualitas dan efektivitas sistem pengendalian internal
1. 2. 3. 4.
91
4. Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar, peraturan dan regulasi yang ada.
Pertanyaan dasar :
Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi (termasuk pelatihan)?
•.
•. •.
Audit Perekrutan
1. Bagaimana mencari sumber daya untuk calon karyawan ?
4. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
1. Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan, misal manajerial, staff dan pekerja?
7. Apakah
8. Apakah
berlaku ?
9. Apakah berlaku ?
11. Apakah
pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan yang proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua
proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?
••
•••
Audit Ketenagakerjaan
Bagaimana perencanaan tenaga kerja dilakukan ? Bagaimana rencana suksesi untuk pimpinan dilakukan ?
Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabata dan semua lokasi ?
4. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
4. Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) XXX merupakan instalasi di bawah Bidang Penjunjang Medis. Fungsi IFRS
menyediakan obat dan alkes, menerima pengadaan, mendistribusikan kepada instalasi pelayanan dan menjual.
Pengadaan dilakukan jika diperoleh informasi bahwa persediaan menipis. Seringkali terjadi out stock (kehabisan) karena
miskomunikasi dalam jumlah sisa persediaan. Di lain pihak, untuk obat dan alkes tertentu terjadi perputaran yang lambat
sehingga seringkali terjadi kadaluwarsa. Jumlah persediaan yang kadaluwarsa setahun mencapai 10% dari sisa
persediaan akhir tahun.
Anggaran pengadaan obat dan alkes setahun mencapai Rp 85 milyar, atau sekitar 50% pendapatan jasa layanan. Baik
auditor eksternal atau direktur kaget dengan fakta ini, apalagi pendapatan IFRS hanya Rp 45 milyar setahun.
4. Fasilitas Ruangan
ventilasi.
Ruang penyimpanan barang umum : obat jadi, produksi, bahan baku dan alat kesehatan.
Ruang penyimpanan barang khusus : obat termolabil, alkes suhu rendah, mudah
5. Peralatan
Peralatan penyimpanan, peracikan dan pembuatan obat baik nonsteril maupun aseptik.
••
•••
DIMINTA:
1. Keuangan
TEMUAN AUDIT
1. Tindakan yang seharusnya dilakukan tetapi tidak dilakukan. Misalnya intensitas penagihan piutang.
2. Tindakan yang dilarang dan tercela. Misalnya pembelian BHP melebihi jumlah kebutuhan.
3. Sistem yang tidak memuaskan. Misalnya sistem pencatatan pemakaian BHP di ruang pelayanan.
4. Risiko yang seharusnya dipertimbangkan. Misalnya risiko kerugian karena ketidaksesuaian kompetensi
personil.
Dilaporkan
1. Cukup signifikan.
2. Didukung dengan fakta (bukan opini) dengan bukti memadai, kompeten dan relevan.
Pembahasan Temuan
4. Gunakan dengan bahasa yang baik dan benar, tidak menyerang individu tetapi menulis berdasarkan fakta.
Ruang Lingkup :
Internal
1. Pendahuluan
2. Kriteria
3. Kondisi
4. Penyebab
5. Dampak
6. Kesimpulan
7. Rekomendasi
Kriteria
3. Kualitas Pencapaian .
Kondisi
5. Auditee telah menyepakati fakta-fakta yang disajikan (lengkapi dengan jawaban auditee). Jangan pernah ada
perbedaan atas fakta.
Pendahuluan
Berisi tentang :
1. Latar belakang.
3. Tim audit.
Menjelaskan :
Penyebab
Dampak
1. Siapa/apa yang dirugikan?
2. Seberapa buruk?
3. Apa konsekuensi-konsekuensinya?
Dampak merupakan elemen yang dibutuhkan untuk meyakinkan auditee dan direktur bahwa jika dibiarkan terus terjadi
akan berakibat lebih besar dan kesulitan dalam memperbaikinya.
Kesimpulan
Jika SPI secara konsisten menyajikan kesimpulan yang dapat menghasilkan kinerja baru yang lebih tinggi, mengurangi
biaya dan meningkatkan kualitas pelayanan, menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu, meningkatkan utilisasi
sumberdaya, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan meningkatkan posisi positif RS, maka keberadaan SPI jelas
memberi NILAI bagi RS.
Rekomendasi
1. Menggambarkan tindakan yang perlu dipertimbangkan manajemen untuk perbaikan kondisi yang salah dengan
metode yang applicable.
3. Bahas dulu dengan auditee, dan nyatakan bahwa rekomendasi ini telah dibicarakan dengan auditee.
Rekomendasi merupakan tanggung jawab SPI dan melaksanakan rekomendasi menjadi tanggung jawab manajemen.
1.
TANGGAPAN AUDIT :
Laporan hasil audit harus dilengkapi dengan tanggapan dari pimpinan auditee yang bertanggung jawab mengenai
temuan dan kesimpulan serta tindak koreksi yang direncanakan. Auditor menyediakan form untuk tanggapan auditee ini.
Tanggapan yang diperoleh harus dievaluasi secara seimbang dan obyektif . Tanggapan yang berupa suatu janji atau
rencana untuk tindakan perbaikan tidak boleh diterima sebagai alasan untuk menghilangkan temuan yang signifikan
atau kesimpulan yang diambil.
2.
3. Apabila tanggapan auditee bertentangan dengan temuan dan kesimpulan dalam laporan hasil audit, tanggapan
tersebut tidak benar atau
apabila rencana tindak lanjut tidak sesuai dengan temuan dan kesimpulan, maka auditor harus menyampaikan
ketidak setujuannya beserta alasannya.
4. Ketidak setujuan tersebut harus disampaikan secara seimbang dan obyektif. Sebaliknya, auditor harus
memperbaiki laporannya apabila suatu saat dibuktikan bahwa tanggapan
tersebut benar.
5. Rencana tindak lanjut dari auditee harus dimonitor pelaksanannya dan dimasukkan
Lanjut
Temuan audit dan tindakan yang diperlukan untuk mengimplementasikan memiliki banyak variasi bentuk dan ukuran
sehingga tidak ada ukuran baku. Secara umum, tindakan perbaikan seharusnya :
2. Lengkap dalam memperbaiki semua aspek material dari kelemahan yang ada.
3. Berkelanjutan efektivitasnya.
DOKUMENTASI DAN
ADMINISTRASI
Kerja (working paper) atau disingkat WP berisi catatan informasi yang diperoleh dan analisis yang dilakukan
selama proses audit.
kali memulai pekerjaannya hingga mereka menelaah tindakan-tindakan dan mengakhiri proses audit.
Isi WP
3. Prosedur-prosedur yang digunakan, informasi yang diperoleh, dan kesimpulan yang dicapai.
Fungsi WP
Dokumentasi
3. Catatan wawancara.
Penyimpanan WP
1. File permanen
Dokumen disimpan untuk dipergunakan pada periode-periode berikutnya . Misalnya bagan organisasi dan uraian tugas,
kontrak, peraturan-peraturan.
3. File periode berjalan
Dokumen hasil pemeriksaan periode berjalan, dibuang dalam jangka waktu tertentu sesuai ketentuan SPI.