Anda di halaman 1dari 10

Administrasi Gugus Depan

ADMINISTRASI GUGUS DEPAN

A. PENGERTIAN
a. Administrasi dalam arti luas, adalah pengelolaan satuan yang meliputi : perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan pengendalian kegiatan kepramukaan di satuan.
b. Administrasi dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban secara tertulis atau kegiatan-
kegiatan yang disebut tata usaha dalam Gugus Depan Gerakan Pramuka.
B. FUNGSI
Admnistrasi berfungsi :
a. Untuk melaksanakan pengawasan, terhadap semua pekerjaan harus dilakukan menurut ketentuan.
b. Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan di lingkungan Organisasi Gerakan Pramuka.
C. PENGGOLONGAN ADMINISTRASI
Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis, maka di golongkan sebagai berikut :
1) Catatan
2) Laporan
3) Perencanaan, rencana dan program
4) Keputusan
5) Surat menyurat
D. SURAT MENYURAT
a. Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan permintaan
dan lain-lain kepada pihak lain.
b. Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya
pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan
penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.
c. Cara penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut :
1) Nomor urut surat keluar
2) Kode Kwartir
3) Kode Bidang / Gugus Depan
Contoh = 003/02.157-02.158 - C
003 = Nomor urut surat keluar
02.157-02.158 = Nomor Gudep
C = Kegiatan
d. Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada maupun tembusan.
e. Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :
1) Kepala surat, yang terdiri dari :
a. Nama organisasi/kesatuan
b. Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun
c. Nomor
d. Klasifikasi (sifat)
e. Lampiran
f. Perihal/Hal
g. Alamat
h. u.p (untuk perhatian), apabila perlu
2) Isi surat, terdiri dari :
a. Pendahuluan
b. Uraian/maksud
c. Kalimat penutup
3) Penutup surat, terdiri dari :
a. Nama Jabatan
b. Tanda Tangan
c. Nama Pejabat
d. Cap atau stempel
e. Tembusan
d. Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :
1) SURAT MASUK, ialah semua tulisan-tulisan atau berita-berita yang diterima dari instansi/pihak lain, yang
penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas itu.
2) SURAT KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang setiap konsep
untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepada Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi
wewenang meneliti.

E. ADMINISTRASI YANG DIPERLUKAN DI GUGUS DEPAN / AMBALAN :


1. Buku Induk Gugus Depan
2. Buku Keuangan
3. Buku Inventaris
4. Buku Tamu
5. Buku prestasi
6. Buku acara latihan dan notulen Dewan Ambalan
7. Log book /Daftar Peristiwa Penting
8. Buku Presensi dan Iuran
9. Buku Riwayat Ambalan
10. Buku Agenda Ambalan
11. Buku Catatan Ambalan
Buku-buku tersebut masih dapat ditambah lagi apabila memungkinkan untuk diadakan.

1. Buku Induk Gugus Depan


No Ortu/ Pekerjaan Tgl
NTA Nama TTL Agama Alamat Ket
Wali Ortu/ Wali Masuk

…………….., ….. …………… 20 ….


Pembina Gugus Depan,

(……………………..)
2. Buku Keuangan
Digunakan untuk mencatat keluar masuknya uang yang dimiliki Gudep/Ambalan baik dari kas mingguan, bulanan
maupun uang dari usaha lain. Pada setiap akhir bulan diadakan penutupan kas dan diketahui pembina.
Formatnya dapat dibuat sbb :

KAS BULAN = ...............................


Tanggal Uraian Debet Kredit Saldo

Jumlah

Pradana Bendahara

........................ ..........................
Pembina

........................

Kolom debet untuk mengisi uang masuk, sedangkan kolom kredit untuk mengisi uang keluar. Pada akhir bulan
diadakan penutupan kas dan pada baris jumlah, kolom debet dan kolom kredit harus sama/ diisikan pada bagian
saldo (kalau ada), bahkan mungkin minus.

3. Buku Inventaris
Mencatat tentang harta benda kekayaan milik Ambalan misalnya, Bendera Ambalan, Bendera Merah Putih,
Bendera Semaphore dan Bendera Morse, tali tongkat, tenda, dll.
Format kolomnya dapat dibuat seperti berikut :
Kode
No Nama Barang Jumlah Harga Tgl Pengadaan Ket
Barang

…………….., ….. …………… 20 ….


Pembina Gugus Depan,

(……………………..)

4. Buku Tamu

No Nama Alamat Jabatan Tujuan Saran/Pesan Paraf


5. Buku Prestasi
Mencatat tentang prestasi anggota Ambalan dalam pencapaian SKU dari tingkat Bantara dan Laksana.
Formatnya dapat dibuat seperti berikut :
PENEGAK BANTARA/LAKSANA KET
NO NAMA
Tgl lulus Tgl Lantik Yang Lantik Tempat Lantik
1.
2.
3.
Dst.

6. Buku Acara Latihan dan Notulen Dewan Ambalan


Memuat tentang hasil pertemuan Ambalan yang membahas tentang latihan dengan format sbb :
1. Hari dan Tanggal : .........................................................
2. Tempat : .........................................................
3. Hadir : ............................................... orang
4. Acara : 1. .....................................................
2. .....................................................
untuk notulen Dewan Ambalan formatnya sbb :
1. Hari dan Tanggal : .........................................................
2. Tempat : .........................................................
3. Hadir : ............................................... orang
4. Acara : 1. .....................................................
2. .....................................................
5. Keputusan yang diambil ..........................................................
..........................................................

7. Log Book
Mencatat tentang kejadian penting yang diambil regu. Kejadian penting yang perlu dicatat adalah kejadian yang
mengesankan dan lucu, disertai dengan gambar-gambar karikaturik yang jenaka dengan sedikit kata-kata yang
lucu namun sopan. Yang perlu dimasukkan ke log book adalah kesan-kesan yang positif, untuk kesan yang
negatif hindarkan agar tidak menimbulkan kenangan yang jelek.
Log Book dapat dibuat untuk masing-masing anggota Sangga

8. Buku Presensi dan Iuran


Buku ini digunakan untuk mencatat kehadiran anggota Ambalan serta iuran anggota Ambalan untuk setiap kali
latihan.

Format dapat dibuat seperti berikut :


PRESENSI MINGGU KE IURAN MINGGU KE
NO NAMA KET
I II III IV V I II III IV V
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Ambalan
Mencatat tentang anggota Ambalan, mulai masuk kedalam Ambalan, jabatan dalam Ambaln, kecakapan, hoby,
sekolah, dsb dengan disertai foto. Disamping itu riwayat Ambalan juga mencatat riwayat pimpinan regu mulai
regu itu berdiri, sampai dengan sekarang.
Formatnya dapat dibuat seperti berikut :
1. Nomor : .........................................
2. Nama : .........................................
3. Alamat : .........................................
4. Agama : .........................................
5. Tempat&Tanggal Lahir : ............................
6. Tanggal masuk ambalan : ............................
7. Pelantikan Kecakapan Umum
8. Masuk : tanggal ................ tempat ......................................
9. Penegak Bantara : tanggal ................ tempat ......................................
10. Penegak Laksana : tanggal ................ tempat ......................................
11. Jabatan dalam Ambalan
Tanggal ........................... jabatan .............................................
Tanggal ........................... jabatan .............................................
12. Kecakapan Khusus
Tanggal ........................... TKK ..................................................
Tanggal ........................... TKK ..................................................
Tanggal ........................... TKK ..................................................
13. 5. Hobby : .......................................................................
14. Sekolah
SD : lulus tanggal ..........................................
SMP Kelas 1 : tanggal .............................................
SMP Kelas 2 : tanggal .............................................
SMP Kelas 3 : tanggal .............................................
SMA Kelas 1 : tanggal .............................................
SMA Kelas 2 : tanggal .............................................
15. Kegiatan yang pernah diikuti
1. ................................................ di ..................................... tgl ...................................
2. ................................................ di ..................................... tgl ...................................
3. ................................................ di ..................................... tgl ...................................

10. Buku Agenda Ambalan


Mencatat tentang surat masuk dan surat keluar
Formatnya dapat dibuat sbb :
No Dari/Kepada Perihal Tanggal
Nomor Tanggal Kode
Terima kirim
Surat Surat Arsip

11. Buku Catatan Ambalan


Mencatat segala sesuatu yang menyangkut tentang materi kepramukaan baik teori maupun praktek. Digunakan
sebagai bahan acuan atau pedoman pada saat melaksanakan latihan maupun pada waktu mengikuti lomba
kepramukaan.

Contoh Surat :

GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal
Sekretariat : Jln HOS. Cokroaminoto 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara – 59417

Nomor : 001/05.157 – 05.158 – C Jepara, 16 Februari 2011


Sifat : Biasa
Lampiran :-
Perihal : Pemberitahuan Kegiatan

Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara

Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas Kelapa
Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada
tanggal 19 s.d 20 Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Berkenaan dengan hal tersebut diatas, perlu kami beritahukan bahwa peserta kegiatan dimaksud adalah anggota Pramuka Penegak Bantara
dan Penegak Laksana dengan jumlah 50 orang.
Demikian pemberitahuan kami sampaikan, dan untuk menjadikan periksa. Atas perhatiannya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BER BUDI BAWA LAKSANA

GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,

Drs. MUH. SATYA DHARMA

Tembusan Kepada Yth. :


1. Ketua Kwartir Cabang Jepara
2. Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwarcab Jepara
3. Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwarran Jepara
4. Kepala Sekolah SMA Tunas Kelapa Jepara selaku Kamabigus
5. Arsip.

GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal
Sekretariat : Jln HOS. Cokroaminoto 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara – 59417

Nomor : 001/05.157 – 05.158 – C Jepara, 16 Februari 2011


Sifat : Biasa
Lampiran :-
Perihal : Pemberitahuan Kegiatan

Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara

Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas Kelapa
Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada
tanggal 19 s.d 20 Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Berkenaan dengan hal tersebut diatas, perlu kami beritahukan bahwa peserta kegiatan dimaksud adalah anggota Pramuka Penegak Bantara
dan Penegak Laksana dengan jumlah 50 orang.
Demikian pemberitahuan kami sampaikan, dan untuk menjadikan periksa. Atas perhatiannya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BER BUDI BAWA LAKSANA

GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,

Drs. MUH. SATYA DHARMA


Tembusan Kepada Yth. :
1. Ketua Kwartir Cabang Jepara
2. Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwarcab Jepara
3. Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwarran Jepara
4. Kepala Sekolah SMA Tunas Kelapa Jepara selaku Kamabigus
5. Arsip.

GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal
Sekretariat : Jln. HOS. Cokroaminoto No. 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara – 59417

Nomor : 002/05.157 – 05.158 – C Jepara, 16 Februari 2011


Sifat : Penting
Lampiran :-
Perihal : Permohonan Pemateri

Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara

Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas Kelapa
Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada
tanggal 19 s.d 20 Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kiranya Kakak berkenan untuk dapat menugaskan 1 (satu) orang anggota
Dewan Kerja Pramuka Penegak & Pramuka Pandega Kwartir Ranting Jepara untuk dapat memberikan materi
“Administrasi Gugus Depan” pada kegiatan dimaksud. Dengan ketentuan sebagai berikut :
 Hari, tanggal : Sabtu, 19 Februari 2011
 Waktu : Pukul 19.30 s.d 20.30 WIB
 Tempat : Aula SMA Tunas Kelapa Jepara
 Pakaian : Pramuka Lengkap
 Keterangan : Jadwal kegiatan terlampir
Demikian permohonan kami, atas perhatian dan perkenaannya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BERBUDI BAWA LAKSANA

GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,

Drs. MUH. SATYA DHARMA

Tembusan Kepada Yth. :


Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwartir Ranting Jepara

GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal Sekretariat : Jln. HOS. Cokroaminoto No. 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara –
9417
Nomor : 003/05.157 – 05.158 – C Jepara, 16 Februari 2011
Sifat : Penting
Lampiran :-
Perihal : UNDANGAN

Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara

Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas Kelapa
Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada
tanggal 19 s.d 20 Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kiranya Kakak berkenan untuk dapat menugaskan 1 (satu) orang anggota
Dewan Kerja Pramuka Penegak & Pramuka Pandega Kwartir Ranting Jepara untuk dapat menghadiri Upacara
Pembukaan pada :
 Hari, tanggal : Sabtu, 19 Februari 2011
 Waktu : Pukul 14.00 WIB
 Tempat : Aula SMA Tunas Kelapa Jepara
 Pakaian : Pramuka Lengkap
Demikian permohonan kami, atas perhatian dan perkenaannya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BERBUDI BAWA LAKSANA

GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,

Drs. MUH. SATYA DHARMA

Tembusan Kepada Yth. :


Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwartir Ranting Jepara

GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal
Sekretariat : Jln. HOS. Cokroaminoto No. 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara – 59417

Nomor : 004/05.157 – 05.158 – C Jepara, 16 Februari 2011


Sifat : Biasa
Lampiran :-
Perihal : Laporan Kegiatan

Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara

Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas Kelapa Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011
telah melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada tanggal 19 s.d 20 Februari 2011 yang
bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Berkenaan dengan hal tersebut diatas, perlu kami beritahukan bahwa kegiatan dimaksud diikuti oleh anggota Pramuka Penegak Bantara
dan Penegak Laksana dengan jumlah 50 orang. Adapun laporan kegiatan sebagaimana terlampir.
Demikian laporan kami sampaikan dan untuk menjadikan periksa, atas perhatianya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BERBUDI BAWA LAKSANA

GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,

Drs. MUH. SATYA DHARMA

Tembusan Kepada Yth. :


1. Ketua Kwartir Cabang Jepara
2. Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwarcab Jepara
3. Ketua Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kwarran Jepara
4. Kepala Sekolah SMA Tunas Kelapa Jepara selaku Kamabigus
5. Arsip
Contoh : PEMBAGIAN KODE SURAT DAN KOMISI/BIDANG/KELOMPOK SBB :
KODE KOMISI/ BIDANG/ KELOMPOK
A Pimpinan, Staf, Tata Usaha
B Komisi Tekpram
C Komisi Giat Ops
D Komisi Keuangan
E Komisi Administrasi
F Lemdikacab
G Kehumasan
H Saka Bahari
J Saka Bakti Husada
K Saka Bhayangkara
L Saka Dirgantara
M Saka Kencana
N Saka Tarunabumi
P Saka Wanabakti
Q Badan Pengelola Unit Usaha Kwartir
R Unit Usaha Taman Rekreasi Pramuka
S Unit Usaha Bumi Perkemahan
T Unit Usaha Kedai Pramuka
U Unit Usaha Lain ( Percetakan, Koperasi dll)
V Yayasan Pramuka
Dalam pemberian Kode surat ada beberapa yang kode yang menyesuaikan perubahan komisi yang ada saat ini, seperti yang
dilakukan salah satu Kwartir Daerah dengan mengeluarkan SK untuk perubahan itu, seperti :
B Komisi Tekpram Komisi Binawasa
C Komisi Giat Ops Komisi Program Pendidikan
D Komisi Keuangan Komisi Keuangan (Tetap)
E Komisi Administrasi Komisi Manajemen
Catatan : Penggunaan Kode dengan Huruf I dan O ditiadakan untuk menghindari kesamaan dalam penulisan dengan angka
1(satu) atau 0 ( Nol ).
Jika terjadi penambahan kelompok maka dapat diberi kode huruf berikutnya dan bila telah sampai Z dapat dilanjutkan dengan
penulisan kode AA, BB dan seterusnya.

Anda mungkin juga menyukai