A. PENGERTIAN
a. Administrasi dalam arti luas, adalah pengelolaan satuan yang meliputi : perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan pengendalian kegiatan kepramukaan di satuan.
b. Administrasi dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban secara tertulis atau kegiatan-
kegiatan yang disebut tata usaha dalam Gugus Depan Gerakan Pramuka.
B. FUNGSI
Admnistrasi berfungsi :
a. Untuk melaksanakan pengawasan, terhadap semua pekerjaan harus dilakukan menurut ketentuan.
b. Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan di lingkungan Organisasi Gerakan Pramuka.
C. PENGGOLONGAN ADMINISTRASI
Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis, maka di golongkan sebagai berikut :
1) Catatan
2) Laporan
3) Perencanaan, rencana dan program
4) Keputusan
5) Surat menyurat
D. SURAT MENYURAT
a. Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan permintaan
dan lain-lain kepada pihak lain.
b. Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya
pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan
penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.
c. Cara penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut :
1) Nomor urut surat keluar
2) Kode Kwartir
3) Kode Bidang / Gugus Depan
Contoh = 003/02.157-02.158 - C
003 = Nomor urut surat keluar
02.157-02.158 = Nomor Gudep
C = Kegiatan
d. Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada maupun tembusan.
e. Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :
1) Kepala surat, yang terdiri dari :
a. Nama organisasi/kesatuan
b. Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun
c. Nomor
d. Klasifikasi (sifat)
e. Lampiran
f. Perihal/Hal
g. Alamat
h. u.p (untuk perhatian), apabila perlu
2) Isi surat, terdiri dari :
a. Pendahuluan
b. Uraian/maksud
c. Kalimat penutup
3) Penutup surat, terdiri dari :
a. Nama Jabatan
b. Tanda Tangan
c. Nama Pejabat
d. Cap atau stempel
e. Tembusan
d. Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :
1) SURAT MASUK, ialah semua tulisan-tulisan atau berita-berita yang diterima dari instansi/pihak lain, yang
penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas itu.
2) SURAT KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang setiap konsep
untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepada Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi
wewenang meneliti.
(……………………..)
2. Buku Keuangan
Digunakan untuk mencatat keluar masuknya uang yang dimiliki Gudep/Ambalan baik dari kas mingguan, bulanan
maupun uang dari usaha lain. Pada setiap akhir bulan diadakan penutupan kas dan diketahui pembina.
Formatnya dapat dibuat sbb :
Jumlah
Pradana Bendahara
........................ ..........................
Pembina
........................
Kolom debet untuk mengisi uang masuk, sedangkan kolom kredit untuk mengisi uang keluar. Pada akhir bulan
diadakan penutupan kas dan pada baris jumlah, kolom debet dan kolom kredit harus sama/ diisikan pada bagian
saldo (kalau ada), bahkan mungkin minus.
3. Buku Inventaris
Mencatat tentang harta benda kekayaan milik Ambalan misalnya, Bendera Ambalan, Bendera Merah Putih,
Bendera Semaphore dan Bendera Morse, tali tongkat, tenda, dll.
Format kolomnya dapat dibuat seperti berikut :
Kode
No Nama Barang Jumlah Harga Tgl Pengadaan Ket
Barang
(……………………..)
4. Buku Tamu
7. Log Book
Mencatat tentang kejadian penting yang diambil regu. Kejadian penting yang perlu dicatat adalah kejadian yang
mengesankan dan lucu, disertai dengan gambar-gambar karikaturik yang jenaka dengan sedikit kata-kata yang
lucu namun sopan. Yang perlu dimasukkan ke log book adalah kesan-kesan yang positif, untuk kesan yang
negatif hindarkan agar tidak menimbulkan kenangan yang jelek.
Log Book dapat dibuat untuk masing-masing anggota Sangga
Ambalan
Mencatat tentang anggota Ambalan, mulai masuk kedalam Ambalan, jabatan dalam Ambaln, kecakapan, hoby,
sekolah, dsb dengan disertai foto. Disamping itu riwayat Ambalan juga mencatat riwayat pimpinan regu mulai
regu itu berdiri, sampai dengan sekarang.
Formatnya dapat dibuat seperti berikut :
1. Nomor : .........................................
2. Nama : .........................................
3. Alamat : .........................................
4. Agama : .........................................
5. Tempat&Tanggal Lahir : ............................
6. Tanggal masuk ambalan : ............................
7. Pelantikan Kecakapan Umum
8. Masuk : tanggal ................ tempat ......................................
9. Penegak Bantara : tanggal ................ tempat ......................................
10. Penegak Laksana : tanggal ................ tempat ......................................
11. Jabatan dalam Ambalan
Tanggal ........................... jabatan .............................................
Tanggal ........................... jabatan .............................................
12. Kecakapan Khusus
Tanggal ........................... TKK ..................................................
Tanggal ........................... TKK ..................................................
Tanggal ........................... TKK ..................................................
13. 5. Hobby : .......................................................................
14. Sekolah
SD : lulus tanggal ..........................................
SMP Kelas 1 : tanggal .............................................
SMP Kelas 2 : tanggal .............................................
SMP Kelas 3 : tanggal .............................................
SMA Kelas 1 : tanggal .............................................
SMA Kelas 2 : tanggal .............................................
15. Kegiatan yang pernah diikuti
1. ................................................ di ..................................... tgl ...................................
2. ................................................ di ..................................... tgl ...................................
3. ................................................ di ..................................... tgl ...................................
Contoh Surat :
GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal
Sekretariat : Jln HOS. Cokroaminoto 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara – 59417
Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara
Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas Kelapa
Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada
tanggal 19 s.d 20 Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Berkenaan dengan hal tersebut diatas, perlu kami beritahukan bahwa peserta kegiatan dimaksud adalah anggota Pramuka Penegak Bantara
dan Penegak Laksana dengan jumlah 50 orang.
Demikian pemberitahuan kami sampaikan, dan untuk menjadikan periksa. Atas perhatiannya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BER BUDI BAWA LAKSANA
GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,
GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal
Sekretariat : Jln HOS. Cokroaminoto 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara – 59417
Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara
Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas Kelapa
Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada
tanggal 19 s.d 20 Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Berkenaan dengan hal tersebut diatas, perlu kami beritahukan bahwa peserta kegiatan dimaksud adalah anggota Pramuka Penegak Bantara
dan Penegak Laksana dengan jumlah 50 orang.
Demikian pemberitahuan kami sampaikan, dan untuk menjadikan periksa. Atas perhatiannya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BER BUDI BAWA LAKSANA
GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,
GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal
Sekretariat : Jln. HOS. Cokroaminoto No. 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara – 59417
Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara
Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas Kelapa
Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada
tanggal 19 s.d 20 Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kiranya Kakak berkenan untuk dapat menugaskan 1 (satu) orang anggota
Dewan Kerja Pramuka Penegak & Pramuka Pandega Kwartir Ranting Jepara untuk dapat memberikan materi
“Administrasi Gugus Depan” pada kegiatan dimaksud. Dengan ketentuan sebagai berikut :
Hari, tanggal : Sabtu, 19 Februari 2011
Waktu : Pukul 19.30 s.d 20.30 WIB
Tempat : Aula SMA Tunas Kelapa Jepara
Pakaian : Pramuka Lengkap
Keterangan : Jadwal kegiatan terlampir
Demikian permohonan kami, atas perhatian dan perkenaannya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BERBUDI BAWA LAKSANA
GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,
GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal Sekretariat : Jln. HOS. Cokroaminoto No. 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara –
9417
Nomor : 003/05.157 – 05.158 – C Jepara, 16 Februari 2011
Sifat : Penting
Lampiran :-
Perihal : UNDANGAN
Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara
Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, untuk merealisasi program kerja Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas Kelapa
Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011 akan melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada
tanggal 19 s.d 20 Februari 2011 yang bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kiranya Kakak berkenan untuk dapat menugaskan 1 (satu) orang anggota
Dewan Kerja Pramuka Penegak & Pramuka Pandega Kwartir Ranting Jepara untuk dapat menghadiri Upacara
Pembukaan pada :
Hari, tanggal : Sabtu, 19 Februari 2011
Waktu : Pukul 14.00 WIB
Tempat : Aula SMA Tunas Kelapa Jepara
Pakaian : Pramuka Lengkap
Demikian permohonan kami, atas perhatian dan perkenaannya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BERBUDI BAWA LAKSANA
GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,
GERAKAN PRAMUKA
GUGUS DEPAN 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Logo Cikal
Sekretariat : Jln. HOS. Cokroaminoto No. 3 Telp. : (0291) 595 941 Jepara – 59417
Kepada Yth.:
Ketua Kwartir Ranting Jepara
Di -
Jepara
Salam Pramuka,
Disampaikan dengan hormat bahwa, Gugus Depan 05.157 – 05.158 SMA Tunas Kelapa Jepara Tahun Pelajaran 2010/2011
telah melaksanakan kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Kepramukaan (LDKP) pada tanggal 19 s.d 20 Februari 2011 yang
bertempat di SMA Tunas Kelapa Jepara.
Berkenaan dengan hal tersebut diatas, perlu kami beritahukan bahwa kegiatan dimaksud diikuti oleh anggota Pramuka Penegak Bantara
dan Penegak Laksana dengan jumlah 50 orang. Adapun laporan kegiatan sebagaimana terlampir.
Demikian laporan kami sampaikan dan untuk menjadikan periksa, atas perhatianya kami menyampaikan terima kasih.
IKHLAS BHAKTI BINA BANGSA BERBUDI BAWA LAKSANA
GERAKAN PRAMUKA
GUDEP 05.157 – 05.158
SMA TUNAS KELAPA JEPARA
Pembina Gudep,