URAIAN TEORITIS
Menurut Bagyono (2012) front office berasal dari bahasa inggris “Front”
departement di hotel yang letaknya di bagian depan. Tepatnya tidak begitu jauh dari
pintu depan hotel atau lobby. Area ini merupakan tempat paling sibuk di hotel.
Dengan lokasi di bagian depan maka Front office termasuk departement yang paling
mudah di cari dan di lihat oleh tamu. Untuk menyebut front office, sebagian hotel
menggunakan isitilah yang lain, Yaitu guest service area (area pelayanan tamu ).
Oleh karena itu kepala departemennya di sebut Guest Service Manager. Sedangkan
petugasnya di sebut guest service agent. Namun demikian istilah front office masih
Front office juga dikenal sebagai the first and the impression of the guest.
Artinya bagian inilah yang pertamadan yang terakhir dari tamu. Tamu akan di hotel
akan dating dulu di bagian front office dan pada waktu check-out pun tamu harus
berhubungan dengan staff di front office.Jadi sudah sewajarnya bila kesan yang
Kantor depan hotel juga merupakan pusat informasi juga hampir segala
6
7
tangani dan di urus oleh bagian kantor depan (chek-in procedure) dan juga ketika
tamu meninggalkan hotel yang juga di urus dan di tangani kembali oleh kantor depan
(check-out procedure).
1. Menjual kamar
rangkaian kegiatan penjualan kamar, terdapat tugas dan tanggung jawab yang
d. Melaksanakan pendaftaran.
e. Menentukan kamar.
8
Mengingat lokasinya yang sangat strategis, kantor depan juga berfungsi sebagai
b. Fasilitas umum (public service) dan segala sesuatu yang berkaitan dengan
yang baik melalui berbagai macam media dapat mempermudah alur koordinasi.
Status kamar adalah informasi yang sangat penting bagi kantor depan. Tanpa
kesulitan dalam menjualnya. Oleh karena itu status status kamar harus selalu
housekeeping. Status kamar yang perlu di susun dan di laporkan antara lain :
d. Perpindahan kamar.
khusus rekening tamu, baik secara tunai maupun kredit, dan juga deposit kamar.
Akunting.
Bagi hotel, kunjungan tamu adalah nafas kehidupan. Riwayat tamu yang oernah
datang dan menginap akan dicatat dan diarsip dengan baik agar bilamana tamu
itu suatu saat kembali lagi, hotel telah memiliki data-data penting tentang dirinya,
seperti kamar yang diinginkannya, kesukaannya, dan hal-hal lain yang dapat
statistik hotel.
Hotel yang baik memiliki standard penyelengaraan komunikasi yang baik pula,
ditinjau dari segi peralatan dapat diidentifikasi sejumlah alat komunikasi yang
Menurut Bagyono dan Sambodo (2006) kantor depan merupakan salah satu
bagian terpenting yang mutlak harus ada sebuah organisasi hotel. Kantor depan
umumnya berlokasi di bagian depan bagunan hotel agar mudah didapatkan oleh
11
tamu. Untuk memperluas ruang gerak para tamu , di area kantor depan juga di bangun
sebuah lobby
Bagyono (2012) menjelaskan Departemen kantor depan misi yang sangat vital
bagi keberhasilan bisnis hotel. Sebab produk yang menjadi pendapatan utama (main
adalah dari makanan dan minuman (food and beverage). Peran kantor depan bagi
1. Kesan pertama dan sekaligus kesan terakhir bagi tamu yang menginap di hotel.
6. Jantungnya hotel.
7. Sumbunya hotel.
2.4.Pengertian Check-In
Menurut bagyono dan sambodo Check-in adalah suatu proses yang dilalui
ketika tamu hendak menginap di hotel, mulia dari kedatangan tamu di pintu utama,
respsionis, proses registrasi, sampai pada tahap terakhir, yaitu tamu diantar oleh
departemen kantor depan dalam menangani proses check-in merupakan langkah awal
yang memilik arti penting dalam membentuk citra tamu terhadap hotel, yang
Sasaran akhirnya adalah agar tamu akan kembali lagi untuk menginap di hotel.
terlebih dahlu. Metode check-in ini ada bermacam-macam. Ada yang konvensional
seperti check-in pada umumnya, dimana setelah tiba di lobi tamu akan di sambut oleh
door man, bell man dan GRO. Tamu akan menuju ke receptionist counter. Disana
tamu disambut hanya dan ditanya apakah sudah melakukan reservasi. Proses check-in
akan berlangsung, di mana tamu mengisi Registration Card dan membubuhkan tanda
mulai tamu keluar dari kamar, menuju reception, mengembalikan kunci kamar,
membayar rekening kamar sampai tamu naik mobil untuk meninggalkan hotel.
kesan tamu pada saat terakhir berada di hotel (the last impression).Inti dari
13
termasuk biaya kamar, makan, minum, telepon, transportasi, laundry, dan sebagainya.
Pengelolaan yang baik atas rekening tamu adalah dengan menghindari kesalahan
dalam membebankan biaya pada rekening. Menangani check out merupakan salah
satu tugas dari kasir kantor depan, atau dapat juga resepsionis.
Tugas utama resepsionis ialah menyambut kedatangan tamu yang akan check-
in dan memprosesnya dengan efesien, tepat, cepat, ramahtamah dan santun sehingga
tamu memperoleh kesan baik. Tugas dan Tnggung jawab resepsionis ialah sebagai
berikut :
e. Memberikan guest card, welcome drink dan kunci kamar tamu pada saat check-
in.
g. Memberikan kunci cadangan bagi tamu yang kunci tertinggal atau hilang.
i. Membuat pesan-pesan dalam log book atau flag, bila waktu kerja habis
yang sudah check-out, yang baru saja check-in atau yang pindah.
k. Memeriksa reservasi, baik VIP, FIT (Free individual traveller), maupun yang
grup/rombongan.
l. Mencek room rack dan membuat agar house count selalu akurat.
ini :
d. Mampu berkomunikasi.
h. Kesegaran jasmani.
DepartemenLain
Menurut Sugiarto, hampir semua jenis pekerjaan yang ada di hotel adalah kerja
tim(team work). Front office departemenbanyak dibantu oleh departemen lain dalam
menjalankan tugasnya. Hal ini berhubungan dengan kenyataan bahwa pada dasarnya
HousekeepingDepartement adalah :
menghasilkan pendapatan terbesar kedua bagi hotel setelah bagian kamar.Bagian ini
&BeverageDepartement adalah :
MaintenanceDepartement
yang ada.
office.
keuangan hotel.
Bagian sales & marketing adalah bagian yang berhubungan dengan masalah
Hubungan kerja antara front office departemen dengan sales & marketing
2. Penentuan harga kamar (room rates) khusus untuk tamu grup atau ad hoc adalah
atas informasi dari bagian sales & marketing ke reservation dan jajaran staff di
front office
3. Untuk penjualan paket khusus juga memerlukan komunikasi yang jelas antar
4. Jika tamu bermasalah dengan pembayaran karena adanya tambahan layanan dan