Centro de Estudios Galatea Correspondencia Comercial

TEMA 1. LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

La Correspondencia

La escritura es algo fundamental para el hombre. Quizá sea la forma más completa de comunicarse con
los demás, la que ofrece mayor número de posibilidades para expresar exactamente aquello que se
desea. La palabra escrita puede pensarse, valorarse, corregirse, hasta lograr encontrar la forma deseada.

Cuanto mayor es el nivel cultural de un país más importancia se da a la lengua escrita.

A pesar de la gran cantidad de medios de comunicación de que actualmente podemos valernos, el

lenguaje escrito no ha perdido ni perderá jamás su lugar preeminente. Además de ser la forma más culta
de expresión, tiene la ventaja sobre casi todos los demás de permanecer, dejar constancia. Puede
guardarse, archivarse, repasarse, y es, además, económico.

Nos permite también reflexionar a medida que escribimos, dominar y corregir sobre la marcha aquellos
impulsos de los que luego pudiéramos arrepentirnos.

Cuando redactemos una carta debemos tener siempre presente que el receptor de nuestro escrito verá
en ella nuestra imagen (en la correspondencia comercial, verá la imagen de la empresa); por lo que
debemos cuidarla como si de nuestra presencia física se tratase.

En la correspondencia es totalmente necesario el cuidar al máximo la forma, la claridad, el orden y la

pulcritud. Pero tan importante como escribir correctamente es hacerlo en forma y medida adecuada.
Conocer cuándo es oportuno comunicarse por medio de una carta, una nota, un saluda o una instancia.
Cuando tratemos cada tema en particular, hablaremos de su conveniencia y oportunidad.

El Escrito Comercial

Entendemos como escrito comercial a toda comunicación escrita que nace del campo laboral y tiene
como objetivo el incremento del negocio.

Su presentación puede variar, pero irán siempre mecanografiados o realizados a través del ordenador.

Es importante recordar que nunca debemos presentar un escrito a su firma, y mucho menos echarlo al
correo sin haberlo leído antes, aunque hayamos hecho borrador del mismo, ya que existe la posibilidad
de haber omitido equivocado algún dato, o cometido por despiste alguna falta de ortografía.

El escrito comercial abarca:

LA CARTA COMERCIAL

COMUNICACIONES BREVES
CORRESPONDENCIA
COMERCIAL COMUNICACIONES URGENTES

CORRESPONDENCIA VARIA

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A) LA CARTA COMERCIAL:

- Pedidos.
- Envíos.
- Respuesta a su pedido.
- Reclamaciones.
- Concesiones.
- Cobros.
- Ofertas.
- Relaciones Públicas.

B) COMUNICACIONES BREVES.

A) Notas interiores.
B) Saluda.
C) Formularios Administrativos.
D) Albaranes.
E) Facturas.

C) COMUNICACIONES URGENTES.

- Telegramas.
- Fax.

D) VARIOS.

- Informes.
- Circulares.
- Actas.

PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA REDACCIÓN COMERCIAL

Antes de redactar una carta comercial hay que tener en consideración los siguientes principios básicos.

CONCISIÓN

PRECISIÓN
PRINCIPIOS BÁSICOS DE
LA REDACCIÓN CLARIDAD
COMERCIAL

TONO

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A) Concisión: Consiste en expresar los conceptos con la menor cantidad de palabras, a la vez que con
la mayor exactitud. Para ello, habrá que:

- Eliminar expresiones inútiles.

- Colocar un concepto tras otro, sin divagar en detalles innecesarios.

- Evitar la repetición de ideas.

- Utilizar expresiones ágiles.

B) Precisión: Consiste en utilizar el término más apropiado para expresión de cada idea. Para ello,
habrá que:

- Evitar vocablos por precisos, tales como: “algo, cosa, esto, eso, algún...”

- Utilizar un diccionario de sinónimos, con objeto de facilitar la elección del término más apropiado.

C) Claridad: Un escrito posee claridad cuando el mensaje penetra sin dificultad en la comprensión del
lector. Para lograr claridad, hay que:

- Evitar el uso de expresiones rebuscadas.

- No alterar el orden lógico de expresión.

- Pensar despacio, para escribir deprisa.

- Eliminar los gerundios.

- Evitar el uso del pronombre.

- Utilizar expresiones con frases cortas o de mediana longitud.

D) El tono: Consiste en la adaptación de la expresión y del estilo al asunto. El tono ha de ser:

- Personal, y no frío e impersonal.

- Cortés, no egocéntrico, irritante, rudo ni vociferante.

- Ponderado, evitando las exageraciones y falsas promesas.

- Positivo, y no con actitud pesimista.

Para lograr un tono personal, cortés, ponderado y positivo, es conveniente:

- Escribir con naturalidad, sin exceso de familiaridad.

- Eludir el uso de frases convencionales.

- Escribir como si el destinatario estuviese cara a cara.

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- Evitar el uso de exceso de los pronombres “yo” y “nosotros”, sin abusar tampoco del Vd. ni del
“su”.

- No redactar los escritos en estado de irritación.

- Tratar de convencer, no de imponer.

BREVEDAD Y SENCILLEZ

La brevedad y sencillez son la clave de un escrito bien redactado. Las palabras cortas son casi siempre
más fáciles. Muchos creen que una palabra larga impresiona más y quedarán desprestigiados si utilizan
las cortas, pero esto está lejos de la realidad. Sir Ernest Growers dijo “Aquellos que utilizan palabras
largas son inexpertos y carecen de gusto. Confunden la pomposidad con la dignidad, la flacidez con la
facilidad y el volumen con la fuerza”.

Evite adornar sus escritos con palabras excesivamente largas y pomposas, con prefijos y sufijos
extranjeros. Siempre podrá encontrar dentro de nuestro idioma otra palabra que le sirva igual o mejor.
Del mismo modo, descubrirá que la sencillez y la claridad no son tan fáciles como parecen.

También es aconsejable utilizar frases cortas ya que esto dará a su escritura un estilo actual y sus cartas
resultarán más sencillas de leer y entender. Durante años se han realizado diversos estudios sobre lo que
hace que una forma específica de escribir sea fácil de leer, y se ha llegado a la conclusión de que es la
frase corta. Aparte del hecho de emplear palabras cortas, la manera de escribir frases cortas es
utilizando menos palabra, o sea, menos palabras para decir lo mismo.

Las frases hechas

No haga caso de los libros o folletos de “español comercial” que incluyen montones de cartas. No
utilice este tipo de ejemplo para redactar las suyas Seguidamente le presentamos una serie de frases
hechas que ha de intentar no utilizar en sus escritos:

Amable advertencia. En fecha no muy lejana.

Amable atención. Me place/ Nos place comunicarle...
Amable información Nos sentimos en la obligación de...
Agradecemos profundamente. Observamos con interés.
Confiamos su pronta... Observamos con placer.
Dios guarde a Vd. muchos años. Su seguro servidor.

SENSACIONES EN EL RECEPTOR

Es lógico que mediante una carta comercial le intente hacer sentir al receptor una serie de sentimientos
amistosos hacia quien la escribe y hacia su empresa. Esto exige un tono cortés y amistoso en todo
momento. Todos sabemos que es posible decir “no” con mucha amabilidad y cortesía. Por el
contrario, si un cliente debe mucho dinero a una empresa, y se lo piden de malas maneras, no será fácil
poder cobrarle. Por tanto, emplee siempre un tono amable a sus escritos, y procure que la brevedad no
llegue a convertirse en búsqueda.